Hochschule Niederrhein

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1 Hochschule Niederrhein (HISQIS Modul POS Prüferfunktion) BEDIENUNGSANLEITUNG HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

2 1. Einleitung Mit dem können Prüfende der Hochschule Niederrhein über das Internet die aktuelle Zahl der Prüfungsanmeldungen und entsprechende Namenslisten einsehen und exportieren sowie ihre Prüfungsergebnisse direkt in die Datenbank des Prüfungsbüros übertragen, was das aufwendige Verschicken von Melde- und Zulassungslisten erübrigt. Das System für Prüfende (HISQIS Modul POS) wurde im Rahmen der Einführung von Selbstbedienungsfunktionen in der Studierendenverwaltung von der HIS GmbH in Hannover entwickelt. Weitere bereits eingesetzte Module sind: HISQIS Modul für Studierende Online-Service für Studierende (Online- Prüfungsanmeldung, Notenübersicht und Bescheinigungsdruck) HISQIS Modul ZUL (Onlinebewerbung und Einschreibung) HISQIS Modul FSV (Onlineauskunft für Konten und Projekte) 2. Login 2.1. Internetadresse des Online-Service Sie erreichen das System für Lehrende über die Internetadresse: 2.2. Zertifikatsabfrage https://studinfo.hsnr.de/qispos Die Datenübertragung erfolgt mit dem allgemein anerkannten SSL-Standard. SSL (Secure Socket Layer) ermöglicht eine abgesicherte Verbindung, indem es Verschlüsselungsverfahren bereitstellt, die die Integrität und Vertraulichkeit von Daten gewährleistet. Abbildung: Zertifikatsinformationen (Aussteller) HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

3 Das Zertifikat für den Online-Service wurde von der Zertifizierungsinstanz der Hochschule Niederrhein bei dem DFN-Verein ausgestellt. Das Zertifikat garantiert, dass die Kommunikation mit dem Server stattfindet und die Daten verschlüsselt und ordnungsgemäß übertragen werden. Das Zertifikat enthält den öffentlichen Schlüssel des Absenders, sowie Angaben, die den Absender eindeutig identifizieren Benutzername und Passwort Abbildung: Startseite Die Zugangsdaten Benutzername (eine 4-stellige Nummer) und ein Initialpasswort werden vom Prüfungsbüro vergeben. Das Passwort ändern Sie bitte nach der ersten Anmeldung (siehe Punkt 6) Für alle wichtigen Aktionen (Notenverbuchung etc.) werden aus Sicherheitsgründen so genannte Transaktionsnummern (TANs) benötigt. Nach der erstmaligen Anmeldung am Online-Service müssen Sie daher zunächst eine entsprechende TAN-Liste erzeugen und freischalten! Die hierfür benötigten beiden Initial-TANs werden automatisch vom Prüfungsbüro übersandt. Hinweise zum TAN-Verfahren finden Sie unter 3. TAN-Verwaltung Funktionsauswahl Nach erfolgreichem Login bekommen Sie die Seite mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen angezeigt: Abbildung: Hauptauswahlmenu HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

4 3. TAN-Verwaltung 3.1. Allgemeines / Sicherheit Um größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten, werden bei allen wichtigen Aktionen innerhalb des Online-Services Transaktionsnummern (TANs) benötigt. Jede TAN kann nur einmal verwendet werden. Vergessen Sie deshalb nicht, verbrauchte TANs in der Liste zu streichen. Jede TAN ersetzt in Verbindung mit der Benutzerkennung und dem Passwort Ihre Unterschrift. Bewahren Sie deshalb die Liste der TANs vor Unbefugten geschützt auf und notieren Sie darauf niemals Ihre Benutzerkennung und das Passwort. Sollten Sie einmal den Verdacht haben, dass Unbefugte Ihre TANs in Erfahrung gebracht haben oder sollten Sie die Liste verlegt oder verloren haben, setzen Sie sich bitte umgehend mit dem Prüfungsbüro in Verbindung, damit diese TANs gesperrt werden können TAN-Liste erstellen Bitte beachten Sie, dass Sie grundsätzlich zum Erzeugen einer neuen TAN-Liste zwei gültige TANs benötigen. Sofern Sie sich zum ersten Mal am anmelden, benötigen Sie die beiden vom Prüfungsbüro mitgeteilten Initial-TANs. Die erste TAN geben Sie bitte auf der linken Seite unter Transaktionsnummer erzeugen: ein und wählen die entsprechende Anzahl der gewünschten TANs (20 oder 50) aus. Anschließend klicken Sie auf den Button Erzeugen. HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

5 Nun erscheint auf der Seite ein Link: Ihre Tan-Liste als PDF-Dokument Wenn Sie auf diesen Link klicken, öffnet sich ein PDF-Dokument, auf dem nur die neu erzeugten TANs stehen. Diese TAN-Liste drucken Sie dann bitte aus. Nun müssen Sie noch die erzeugten TANs zur Verwendung freischalten und geben dazu auf der rechten Seite bei Alte TAN die zweite vom Prüfungsbüro mitgeteilte TAN ein. Darunter, in dem Feld Neue TAN, geben Sie bitte die erste TAN von der zuvor erzeugten TAN-Liste ein und klicken dann anschließend noch auf den Button Freischalten. Sofern dann auf der Seite der Hinweis erscheint Die TAN-Liste wurde aktiviert, können Sie die TANs verwenden. HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

6 Bevor Ihre TANs verbraucht sind, können Sie sich auf die gleiche Art und Weise eine neue TAN-Liste erstellen. Anstatt der beiden Initial-TANs benötigen Sie nun zwei TANs der alten TAN-Liste. 4. Notenansichten Mit der Funktion Notenansicht haben Sie die Möglichkeit sich die Ergebnisse aller Ihnen zugeordneten Prüfungen des aktuellen und ggf. der vergangenen Semester anzusehen und eine prüfungsbezogene Notenübersicht im PDF-Format zu erzeugen. Die Notenansicht kann wahlweise nach der Prüfungsnummer oder Studiengang sortiert und gruppiert werden. Das heißt zum Beispiel nach der Sortierung und Gruppierung nach Prüfungsnummer werden alle Prüfungen mit der gleichen Prüfungsnummer und Prüfungsname zusammen gefasst. Abbildung: Auswahlmenu der Funktion Notenansicht Abbildung: Notenansicht HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

7 Innerhalb der Notenansicht gibt es zwei weitere Funktionen die Sie auswählen können: 4.1. Noten-Ausprägungen / Vermerke (BewArt) Hier erfolgt die Anzeige der zulässigen Noten des betroffenen Studiengangs und Sie bekommen zusätzliche Informationen zu den Abkürzungen, die innerhalb der Notenansicht verwendet werden. Abbildung: Beispiel Noten-Ausprägungen / Vermerke 4.2. Prüfungsbezogene Notenansicht Hierüber können Sie sich eine Notenübersicht im PDF-Format erstellen. HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

8 Abbildung: Beispiel Prüfungsbezogene Notenübersicht HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

9 5. Notenverbuchungen 5.1. Hinweise Die über diese Funktion erfassten Prüfungsergebnisse werden unmittelbar in die Datenbank des Prüfungsbüros übertragen. Die Studierenden können sofort die erfassten Prüfungsergebnisse über das Internet (Online-Service für Studierende) abrufen. Wie bei der Notenansicht kann wahlweise nach der Prüfungsnummer oder Studiengang sortiert und gruppiert werden. Über die Funktion Notenverbuchung können Prüfungsergebnisse entweder direkt auf der Seite erfasst werden oder mit Hilfe einer EXCEL-Schnittstelle importiert werden, um anschließend in die Datenbank des Prüfungsbüros übertragen zu werden. Ebenso wie auf der Seite Notenansicht, gibt es hier auch die Funktionen Noten-Ausprägungen / Vermerke (siehe 4.1) und die Prüfungsbezogene Notenübersicht (siehe 4.2). Zunächst ist über das Auswahlmenu die Prüfung auszuwählen, für die Prüfungsergebnisse erfasst werden sollen. Abbildung: Auswahlmenu in der Funktion Notenverbuchung 5.2. Direkte Notenerfassung Nach Auswahl der entsprechenden Prüfung bekommen Sie eine Liste mit allen Studierenden angezeigt, die für diese Prüfung im aktuellen Semester angemeldet sind. Sofern es sich um die identische Prüfung verschiedener Studiengängen handelt und Prüfungsnummer und Prüfungsbezeichnung übereinstimmen, werden diese zusammengefasst. Die Nummer des Studiengangs finden Sie in der Spalte Stg und den dazu passenden Text in der Schlüsselübersicht im Anhang. HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

10 Abbildung: Ansicht der Seite Notenverbuchung mit Studierenden Bitte beachten Sie bei der Datenerfassung, dass die Datenbankverbindung aus Sicherheitsgründen nach 30 Minuten abgebrochen wird, sofern keine Aktion ausgeführt wird. Die Noteneingabe auf dieser Seite ist jedoch keine Aktion in diesem Sinne, da keine Kommunikation mit dem entfernten Server stattfindet! Bei einer großen Anzahl von zu verbuchenden Noten, sollten Sie daher die Export-/Import-Möglichkeit (siehe 5.3) mit EXCEL nutzen oder die Daten innerhalb des Zeitlimits zwischenspeichern. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Daten nicht mehr gespeichert werden können und neu erfasst werden müssen Eingabe des Pflichtfeldes Bewertung Das Feld Bewertung ist ein Pflichtfeld und muss daher in jedem Fall ausgefüllt werden, damit die Daten gespeichert werden können! Im Feld Bewertung sind nur folgende Eingaben zulässig: Die nach der für den Studiengang gültigen Prüfungsordnung zulässigen Notenwerte in dreistelliger Form ohne Komma (z.b. 200 anstatt 2,0 oder 330 anstatt 3,3 oder 500 anstatt 5,0). Welche Notenwerte zulässig sind, erfahren Sie auf der Seite über Notenausprägungen / Vermerke (siehe auch 4.1). + bei einer bestandenen unbenoteten Prüfungsleistung - bei einer nicht bestanden unbenoteten Prüfungsleistung NE bei Nicht erschienen mit Rücktrittsregelung, d.h. Note 5,00 HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

11 PNE bei Nicht erschienen ohne Rücktrittsregelung, d.h. Rücktritt Abbildung: Beispiel der Seite Notenverbuchung mit korrekt erfassten Note Speichern Die eingegebenen Daten müssen anschließend mit einer gültigen TAN gespeichert werden. Hierbei werden die Daten an die Datenbank des Prüfungsbüros übertragen und vorher auf Plausibilität überprüft. Den Speicher-Button finden Sie am Ende auf der Seite Notenverbuchung. Nach erfolgreicher Datenübertragung und Plausibilitätsprüfung bekommen Sie das Verbuchungsergebnis in der entsprechenden Spalte angezeigt. Abbildung: Beispiel der Seite Notenverbuchung nach erfolgreicher Übertragung Abbildung: Beispiel der Seite Notenverbuchung mit fehlerhafter Note Abschließen Mit dem Button Abschließen erfolgt ein Eintrag in der Datenbank, an dem das Prüfungsbüro erkennen kann, dass die Noten für diese Prüfung vollständig verbucht wurden. Danach ist es nicht mehr möglich, diese Prüfung über die Funktion Notenverbuchung aufzurufen und Änderungen vorzunehmen. Voraussetzung für das Abschließen einer Prüfung ist, dass es keinen Datensatz mit dem Status AN mehr gibt. Für diese Funktion ist ebenfalls die Eingabe einer gültigen TAN erforderlich. HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

12 5.3. Excel-Export / Import Funktion Mit der Excel- Export / Import Funktion kann eine Liste von angemeldeten Studierenden einer Prüfung als Excel-Tabelle exportiert und auf dem eigenen PC abgespeichert werden. In dieser Tabelle können dann die Daten komfortabel erfasst und bearbeitet werden, um sie anschließend wieder in die Erfassungsseite der Funktion Notenverbuchung zu importieren. Die Bearbeitung der Tabellen muss nicht zwingend mit Microsoft Excel erfolgen; so ist die Bearbeitung auch unter Linux-Systemen mit z.b. OpenOffice möglich Excel-Export Um die Daten einer Prüfung zu exportieren, klicken Sie auf der Seite Notenverbuchung den Button Excel Export an. Anschließend öffnet sich der Downloadmanager des jeweiligen Browsers (hier Firefox). Anschließend wählen Sie den von Ihnen gewünschten Speicherort der Excel-Tabelle auf Ihrem PC aus. Der Name der Tabelle kann dabei nach Ihren Wünschen abgeändert werden. Abbildung: Beispiel eines Fensters zur Dateiablage HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

13 Bearbeiten der Excel-Tabelle Abbildung: Beispiel einer exportierten Excel-Tabelle Damit die Daten der Tabelle wieder automatisch durch das Programm importiert werden können, sind folgende Grundsätze zu beachten: In dem Bereich, welcher durch starthissheet und endhissheet gekennzeichnet ist, dürfen keine weiteren Zeilen und Spalten eingefügt werden. Die Datensätze dürfen nicht umsortiert werden. Es dürfen nur Einträge in der Spalte bewertung (Note) entsprechend dem unter Punkt beschriebenen Formates vorgenommen werden. Außerhalb des oben genannten Bereichs können Änderungen vorgenommen werden und ggf. weitere Spalten eingefügt werden. Erläuterung der Spalten in der Tabelle: (Eine Schlüsselübersicht finden Sie im Anhang) stg = Schlüsselnummer des Studiengangs pnr = Prüfungsnummer mtknr = Matrikel-Nummer des Studierenden nachname = Nachname des Studierenden vorname = Vorname des Studierenden bewertung = Feld für die Note pstatus = Status der Prüfung (ist immer AN, die Umsetzung erfolgt beim Übertragen der Daten) pversuch = Versuchsanzahl psem = Prüfungssemester (z.b =Sommersemester 2005 / 20052=Wintersemester 2005/2006) pvermerk = Prüfungsvermerk pvorb = Vorbehaltskennzeichen Abbildung: Beispiel einer zu importierenden Excel-Tabelle HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

14 Excel-Import Beim Import der Excel-Tabelle werden lediglich die Daten aus der Tabelle in die Erfassungsseite der Funktion Notenverbuchung übertragen und dort im Feld Bewertung angezeigt. Es erfolgt noch keine Übertragung der Daten an die Datenbank. Abbildung: Excel-Import Um die Tabelle zu importieren klicken Sie bitte auf den Button Durchsuchen. Im nachfolgenden Fenster öffnen Sie dann die zu importierende Tabelle. Abbildung: Beispiel eines Fensters zur Dateiablage Der Dateiname wird nun übernommen: Klicken Sie nun auf Upload File um die Tabelle zu importieren. Nach erfolgreichem Import sehen Sie nun Ihre erfassten Daten. HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

15 Abbildung: Seite Notenverbuchung nach erfolgreichem Import Abschließend müssen Sie die Daten noch speichern (siehe Punkt 5.2.2) und abschließen (siehe Punkt 5.2.3) 6. Passwortänderung Bitte ändern Sie nach dem erstmaligen Login und anschließend in regelmäßigen Abständen Ihr Passwort. Abbildung: Passwortänderungsfunktion HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

16 7. Ansprechpartner Technischer Support IT-Support Inhaltlicher Support Bei Fragen und Problemen mit dem n wenden Sie sich bitte an die/den für den Studiengang zuständige/n Sachbearbeiter/in im Prüfungsbüro. Eine Übersicht finden Sie im Internet auf den Seiten für das Prüfungsbüro Krefeld: Link und für das Prüfungsbüro Mönchengladbach: Link 8. Anhang Schlüsselnummern Abschlussziel Schlüssel Bezeichnung 51 Diplom FH 84 Bachelor 90 Master Studiengang Schlüssel Bezeichnung 041 Maschinenbau 042 Verfahrenstechnik 043 Kooperativer Studiengang Maschinenbau 044 Kooperativer Studiengang Verfahrenstechnik 045 Bachelor Process Engineering 046 Bachelor Process Engineering (Kooperative Ingenieurausbildung) 047 Bachelor Mechanical Engineering 048 Bachelor Mechanical Engineering (Kooperative Ingenieurausbildung) 049 Masterstudiengang Computer Aided Process Engineering 410 Mechatronik BA 411 Mechatronik (Bachelor-Kooperative) 412 Bachelor Maschinenbau (6-sem.) 413 Bachelor KIA Maschinenbau (8-sem.) 414 Bachelor Verfahrenstechnik (6-sem.) 415 Bachelor Verfahrenstechnik (8-sem.) 416 Master Produktentwicklung im Maschinenbau (PRIMA) 050 Oecotrophologie CPS-Veranstaltungen 051 Oecotrophologie 052 Oecotrophologie 7-sem. 053 Oecotrophologie 8-sem. 054 Europäischer Studiengang Oecotrophologie 055 Tourismus, Catering und Hospitality Service 061 Sozialarbeit HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

17 062 Sozialpädagogik 063 Bachelor Studiengange Kulturpädagogik 064 Sozialmanagement 065 Weiterbildender Verbundstudiengang Sozialmanagement 066 Soziale Arbeit (Sozialarbeit/Sozialpädagogik) 067 Europäischer Bachelor-Studiengang Kulturpädagogik 068 Europäischer Master-Studiengang Kulturpädagogik 609 Masterstudiengang Kulturpädagogik 611 Bachelorstudiengang Soziale Arbeit 612 Master Verbundstudiengang Sozialmanagement 613 Bachelorstudiengang Soziale Arbeit Teilzeit 071 Textil- und Bekleidungstechnik 072 Textil- und Bekleidungstechnik mit Praxissemester 074 Bachelor of Science in Textile and Clothing Management 075 Master of Science in Textile and Clothing Management 076 Design-Ingenieur 077 KIA Textil- und Bekleidungstechnik 708 Bachelor Design Ingenieur 709 KIA Textiltechnik 080 Pool der Wahlfächer für den Fachbereich Wirtschaft (Diplom) 082 Betriebswirtschaftliches ext. Studium mit Präsenzphase BESP (Diplom) 083 Betriebswirtschaftlicher Zusatzstudiengang Wirtschaftsingenieurwesen (Diplom) 084 Verbundstudiengang Betriebswirtschaftslehre / Wirtschaftsrecht (Diplom) 085 Wirtschaftsinformatik (Diplom) 086 Deutsch-Französischer Studiengang Internationales Marketing (Diplom) 807 Business Administration (Bachelor) 808 Taxation and Auditing (Bachelor) 809 Information Systems (Bachelor) 810 Business Management (Master) 811 Information Systems (Master) 091 Wirtschaftsingenieurwesen 092 Europäischer Studiengang Wirtschaftsingenieurwesen/Logistik- Management 093 Dualer Studiengang Gesundheitswesen - Medizinisches Prozessmanagement und Biomedizintechnik 094 Grundständiger Studiengang Gesundheitswesen - Medizinisches Prozessmanagement und Biomedizintechnik 906 Health Care Management Bachelor (6-sem.) 907 Health Care Management Master 908 Health Care Management Bachelor (8-sem.) HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

18 Vermerke Schlüssel NE PNE PA TA WNE Bezeichnung Nicht erschienen (Nur Fachbereiche mit Rücktrittsregelung) Nicht erschienen (RT) (Nur Fachbereiche ohne Rücktrittsregelung) Prüfungsabbruch Täuschung Widerholfrist Nicht erschienen Status Schlüssel AN BE NB EN Bezeichnung angemeldet bestanden nicht bestanden endgültig nicht bestanden HIS-QIS-Dokumentation Version von 18

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