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1 LESEPROBE aus der Diplomarbeit Vorgehensmodell zur ERP-Einführung in kleinen und mittelständischen Unternehmen aus der Perspektive eines Softwarehauses von Lars Nielsen (2008) RECHTLICHER HINWEIS: Dieses Dokument ist eine Leseprobe und zeigt einen Auszug aus o.g. Diplomarbeit von Lars Nielsen (Autor). Es ist urheberechtlich und elektronisch geschützt. Es ist nicht gestattet ohne Genehmigung des Autors einzelne Texte oder Bilder aus diesem Dokument zu kopieren oder dieses Dokument zu zitieren! Die vollständige Version der Diplom-Arbeit können Sie als wissenschaftlich zitierfähiges Buch oder günstiges Ebook auf folgender Seite erwerben: Es ist jedoch gestattet, dieses Dokument als kostenlose Leseprobe im Ganzen und in unveränderter elektronischer Form unter o.g. Bedingungen weiterzugeben.

2 UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES Diplomarbeit Studiengang Betriebswirtschaft Thema der Diplomarbeit: Vorgehensmodell zur ERP-Einführung in kleinen und mittelständischen Unternehmen aus der Perspektive eines Softwarehauses Lars Nielsen Matrikel-Nr AIbert-Roßhaupter-Str München Prüfungskennzeichen: BW-WIH-P Erstgutachter: Prof. Dr. Herbert Fischer Zweitgutachter: Drs. Andreas Cramer

3 Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis...6 Abbildungsverzeichnis...7 Tabellenverzeichnis Aufbau und Zielsetzung der Arbeit Begriffe und Grundlagen Begriffsdefinitionen Softwarehaus Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) Enterprise Resource Planning (ERP) Software Vorgehensmodell Software- und ERP-Einführung Organisationskultur Rahmenbedingungen in KMU und ihre Auswirkungen Einfluss der Unternehmensgröße Einfluss der Organisationsstruktur Einfluss von Mitarbeiterverhalten und Organisationskultur Bedeutung der ERP-Software ERP-Einführungsziele Ziele der ERP-Käufer Ziele der ERP-Anbieter...26

4 3 Einführungsstrategien und Vorgehensmodelle Einführungsstrategien Unterscheidungsmerkmale der Strategien Simultane Einführung Sukzessive Einführung Differenzierung der sukzessiven Einführung Klassische Vorgehensmodelle Agile Vorgehensmodelle Bewertung der Strategien und Modelle Klassische Vorgehensmodelle Agile Vorgehensmodelle Ergebnis der Bewertung Praxis-Projekt: Ermittlung eines Vorgehensmodells zur ERP-Einführung für die D GmbH Vorstellung der D GmbH Unternehmensprofil Produktprofil Ist-Analyse der ERP-Einführungsprojekte Informationsgrundlagen Auswertung der Informationen Bewertung der Ist-Situation Entwicklung eines optimierten Vorgehensmodells Ziele des optimierten Modells Evaluierung allgemeiner Vorgehensmodelle...50

5 4.3.3 Anpassung des ausgewählten Vorgehensmodells Diskussion des optimierten Vorgehensmodells im Unternehmen Mit der Geschäftsleitung und den Beratern Ergebnisse und Vorschläge zur Verbesserung des Vorgehensmodells Vorstellung des optimierten Vorgehensmodells Optimiertes Vorgehensmodell Werkzeuge für das Projektmanagement Phase 1: Vorbereitung Phase 2: Projektimplementierung Phase 3: Nachbearbeitung Schlussbetrachtung Resümee Ausblick...74 Literaturliste...76 Anhänge...79 Anhang A Internet-Recherche Softwarehäuser...79 Anhang B On-Target -Vorgehensmodell von Microsoft...80 Anhang C ASAP -Vorgehensmodell von SAP...87 Anhang D Taget Enterprise -Vorgehensmodell von BAAN...89 Anhang E Anhang F Schnelle Implementierung von Shields...92 Agiles Projektmanagement von Gernert...95 Anhang G Fragebogen zum Vorgehen bei der ERP-Einführung...97

6 Anhang H Ergebnisse der Befragung zur ERP-Einführung...99 Antworten von Berater 1:...99 Antworten von Berater 2: Antworten von Berater 3: Antworten von Berater 4: Anhang I Gegenüberstellung des aktuellen Vorgehens der D GmbH zu agilen Vorgehensmodellen...112

7 Abkürzungsverzeichnis ARIS BPR ERP PMP PRINCE2 RUP UML XP Software für Geschäftsprozessmanagement von der IDS-Scheer AG (http://www.ids-scheer.com) Business Process Reengineering Enterprise Resource Planning Project Management Professional PRojects IN Controlled Environments Rational Unified Process Unified Modelling Language Extreme Programming

8 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Negative emotionale Reaktion Abbildung 2: Positive emotionale Reaktion Abbildung 3: ERP-Systeme im Leistungsprozess Abbildung 4: Klassisches Kosten-Nutzen-Verhältnis Abbildung 5: Zeitlich und sachlich abgestufte Einführungsstrategien Abbildung 6: Typische Phasen des Wasserfallmodells Abbildung 7: Phasenmodell des Rational Unified Process Abbildung 8: Aktuelles Vorgehen der D GmbH bei der ERP-Einführung Abbildung 9: Optimiertes Vorgehensmodell der D GmbH Abbildung 10: Was Werkzeuge bieten und wie sie genutzt werden Abbildung 11: Phasen des Wasserfallsmodells Abbildung 12: ASAP -Vorgehensmodell von SAP Abbildung 13: Taget Enterprise -Vorgehensmodell von BAAN Abbildung 14: Roadmap für schnelle Implementierungen Abbildung 15: Phasen und der Aufwand in einem agilen Projekt... 95

9 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Typologie KMU Tabelle 2: Umsatzminderung durch ERP-Einführung Tabelle 3: Größenbedingte Probleme ERP-Anbieter und -Käufer Tabelle 4: Bewertung von Einführungsstrategie und Vorgehensmodell... 36

10 1 Aufbau und Zielsetzung der Arbeit Ziel der Arbeit ist die Entwicklung eines optimierten Vorgehensmodells zur Einführung einer Enterprise Resource Planning (ERP) Software bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Als optimiertes Vorgehensmodell wird in dieser Arbeit ein auf die Situation der D GmbH angepasstes Vorgehensmodell zur ERP-Einführung verstanden. Das optimierte Vorgehensmodell soll dabei jedoch einen allgemeingültigen Anspruch für die Einführung eines ERP-Systems bei einem KMU durch ein mittelständisches Softwarehaus bewahren. Das entwickelte Vorgehensmodell basiert inhaltlich auf einem allgemeinen Vorgehensmodell, so dass in der Arbeit im Wesentlichen die Anpassungen des allgemeinen Modells auf die o.g. Situation im Zentrum stehen. Weitere Ziele für die D GmbH sind die Optimierung des ERP- Einführungsprozesses bei Neu-Kunden, die Standardisierung des Einführungsprozesses, sowie die effiziente Einarbeitung neuer Berater bei der D GmbH. Die D GmbH ist ein mittelständisches Softwarehaus mit 20 Mitarbeitern, das eine branchenneutrale ERP-Standardsoftware ganzheitlich anbietet. Dazu zählen Produktion, Vertrieb, Einführung, Beratung und Betreuung in allen Belangen der eigenen ERP-Software (vgl. Kap. 4.1). Der Autor ist seit mehreren Jahren als Leiter der Softwareentwicklungsabteilung für die D GmbH tätig. Die Aufgabe des Praxis-Projektes ist es, neben der Ist-Analyse und Bewertung des aktuellen ERP-Einführungsprozesses der D GmbH, einen Abgleich dieses Prozesses mit allgemeinen IT- bzw. ERP-Einführungsmodellen durchzuführen. Das Untersuchungsobjekt der Ist-Analyse ist das konkrete Vorgehen der Berater in der D GmbH. Als Untersuchungsmethode kommen, neben der Analyse der Literaturquellen, persönliche Interviews des Autors mit den Beratern zum Einsatz (vgl. Kap. 4.2). Aufgrund dieser Ergebnisse wird ein allgemeines Vorgehensmodell ausgewählt und entsprechend der Situation der D GmbH und ihrer Kunden angepasst (vgl. Kap. 4.3). Zur weiteren Optimierung des Modells wird es abschließend mit der Geschäftsleitung sowie

11 den Beratern diskutiert. Die Ergebnisse dieser Diskussion fließen in die Optimierung des Vorgehensmodells ein (vgl. Kap. 4.4). Im Anschluss wird das optimierte Vorgehensmodell in einer dem Rahmen dieser Arbeit angemessenen Tiefe vorgestellt (vgl. Kap. 4.5). Zum Erreichen dieser Ziele und in dem Bestreben allgemeine Grundlagen einer ERP-Einführung zu vermitteln, beschäftigt sich der erste Teil der Arbeit mit den theoretischen und begrifflichen Grundlagen, sowie mit den allgemeinen Rahmenbedingungen in KMU (vgl. Kap. 2). Des Weiteren werden die typischen Ziele und Erwartungen eines Unternehmens bei dem ein ERP- System eingeführt wird (also eines Kunden der D GmbH) dargestellt, da diese die Ziele einer ERP-Einführung bestimmen. In diesem Zusammenhang wird auch auf mögliche Zielkonflikte eingegangen (vgl. Kap. 2.3). Als weitere wesentliche Grundlage werden im ersten Teil der Arbeit allgemeine ERP-Einführungsmodelle und -strategien vorgestellt (vgl. Kap. 3). Aus diesen wird im Praxis-Projekt eines der Modelle für das o.g. Vorgehensmodell ausgewählt und angepasst (vgl. Kap. 4.3). Bei der Vorstellung der Modelle erfolgt eine Klassifizierung nach klassischen und agilen Modellen. Mit einem klassischen Modell ist in diesem Zusammenhang ein Modell gemeint, dessen Vorgehen sequenziell-linear ausgelegt ist. Bei agilen (wandelbaren) Modellen wird von einem parallelen, nicht-linearen Vorgehen ausgegangen (vgl. Kap. 3.4). Im Ergebnis dieser Arbeit wird ein optimiertes Vorgehensmodell vorgestellt, das Beratern eines mittelständischen Softwarehauses zur Einführung von ERP-Software bei KMU als Vorlage und Hilfestellung dienen kann (vgl. Kap. 4.5). 2 Begriffe und Grundlagen 3 Einführungsstrategien und Vorgehensmodelle

12 4 Praxis-Projekt: Ermittlung eines Vorgehensmodells zur ERP-Einführung für die D GmbH In diesem Kapitel wird das Praxis-Projekt vorgestellt, dessen Zielstellung die Ermittlung eines optimierten Vorgehensmodells zur ERP-Einführung bei KMU ist. Auch wenn das Modell möglichst allgemeingültig aufgebaut wird, so ist die Zielstellung, ein konkretes Vorgehensmodell zur Einführung der ERP- Software ERP-X bei zukünftigen Kunden der D GmbH zu entwickeln. Wie auch anhand der Kapitelstruktur ersichtlich ist, erfolgt das Praxis-Projekt in mehreren Phasen: Untersuchung des aktuellen Vorgehens der D GmbH bei der ERP- Einführung (Kapitel 4.2.1, 4.2.2) Bewertung des aktuellen Vorgehens (Kapitel 4.2.3) Ermittlung der Ziele für ein Vorgehensmodell (Kapitel 4.3.1) Evaluierung der vorgestellten Vorgehensmodelle (Kapitel 4.3.2) Anpassung des ausgewählten Vorgehensmodells (Kapitel 4.3.3) Diskussion des angepassten Vorgehensmodells mit den Beratern und der Geschäftsleitung sowie erneute Anpassung (Kapitel 4.4) Vorstellung des angepassten Vorgehensmodells (Kapitel 4.5) 4.1 Vorstellung der D GmbH 4.2 Ist-Analyse der ERP-Einführungsprojekte (..) 4.3 Entwicklung eines optimierten Vorgehensmodells

13 4.4 Diskussion des optimierten Vorgehensmodells im Unternehmen 4.5 Vorstellung des optimierten Vorgehensmodells Im Folgenden wird ein optimiertes Vorgehensmodell zur ERP-Einführung durch die Berater der D GmbH vorgestellt. Das Modell orientiert sich inhaltlich und strukturell an dem Modell Schnelle Implementierung von SHIELDS (2002) (vgl. Anhang E). Die Struktur der Phasen und Aktivitäten basiert auf dem aktuellen Vorgehen der D GmbH (vgl. Kap ), sowie der vorgeschlagenen Roadmap des Originalmodells (vgl. SHIELDS 2002, 43-87). Die detaillierten Inhalte der einzelnen Phasen und Aktivitäten können ebenfalls aus dem Modell von SHIELDS (2002), sowie dem On-Target -Vorgehensmodell von MICROSOFT in Anhang B entnommen werden. Das Vorgehen zielt auf die ERP-Einführung in KMU durch ein mittelständisches Softwarehaus mit einem oder zwei Beratern vor Ort. Daher ist zu beachten, dass im Modell einige typische Aktivitäten, wie sie in größeren Projekten notwendig wären, entfallen sind oder angepasst wurden. Als Beispiele können die Schulung eines Projektteams oder regelmäßige Teammeetings genannt werden Optimiertes Vorgehensmodell Dieses Kapitel zeigt das optimierte Vorgehensmodell als UML- Aktivitätsdiagramm in Anlehnung an SHIELDS (2002), mit den Anpassungen wie sie in Kapitel beschrieben wurden (vgl. Abbildung 9, unten). Die einzelnen Phasen werden in den Kapiteln bis vorgestellt. Die Inhalte der einzelnen Phasen wurden bereits in den Originalquellen beschrieben, daher werden in den einzelnen Phasen lediglich die folgenden ergänzenden Informationen dargestellt: Zu Beginn jeder Phase werden vorab wichtige Meilensteine aufgelistet.

14 Zu jeder Aktivität werden Verweise auf die entsprechenden Originalquellen in den Anhängen, sowie die wichtigsten Ergebnisse der Aktivität aufgelistet. Ergänzend finden sich ggf. noch Anmerkungen des Autors zur jeweiligen Aktivität.

15 Phase 3: Nachbereitung Phase 2: Projektimplementierung Phase 1: Vorbereitung Vorbereitung Inbetriebnahme Echt- Konvertierung Konfiguration Verbesserung Verände- rungen Tests Abbildung 9: Optimiertes Vorgehensmodell der D GmbH (ähnlich SHIELDS 2002, 45) Prototyp Projektplan Management Geschäftsmodell Infrastruktur Beleg- layouts Anforderugs- analyse Test- Konvertierung Leseprobe Organisation Zeit

16 4.5.2 Werkzeuge für das Projektmanagement In den folgenden Kapiteln werden die drei Projektphasen mit den einzelnen Aktivitäten beschrieben. Zu der jeweiligen Aktivität hat der Autor, ergänzend zum Originalmodell von SHIELDS (2002), sinnvolle Ergebnisse und Werkzeuge aufgelistet. Die Liste der Ergebnisse ist meist selbsterklärend. Bei den Werkzeugen handelt es sich jedoch um erklärungsbedürftige Projektmanagement-Hilfsmittel, die zum besseren Verständnis im Folgenden kurz beschrieben werden. Die hier aufgeführten Hilfsmittel wurden aus zwei Gründen ausgewählt: Einerseits werden sie bereits in dieser oder ähnlicher Form bei der D GmbH verwendet, andererseits sind sie in einem überschaubaren ERP-Einführungsprojekt ohne eine übermäßige Formalisierung einsetzbar. Checklisten Bei Checklisten kann es sich um eine Sammlung von Fragen zu einem bestimmten Thema mit dem Ziel, durch die Befragung den Istzustand einer Situation zu ermitteln

17 4.5.3 Phase 1: Vorbereitung Phase 2: Projektimplementierung Während der Projektimplementierung erfolgen die konkrete Umsetzung der geplanten Ziele und die vollständige Konfiguration des ERP-Systems, damit anschließend der Produktivbetrieb begonnen werden kann. Wichtige Meilensteine (nicht unbedingt in dieser Reihenfolge) 1. Prototyp und Spiel-Version des ERP-Systems laufen. 2. Wichtigste Beleglayouts sind eingerichtet und abgezeichnet. 3. ERP-System ist vollständig Konfiguriert. 4. Datenübernahme-Vorgehen ist dokumentiert. 5. Mitarbeiter sind geschult. 6. Erforderliche Tests sind erfolgreich abgeschlossen. 7. Alt-Daten sind vollständig übernommen oder entsprechende Neu- Erfassungsstrategien definiert. 8. ERP-System ist Bereit für den Echt-Betrieb.

18 Prototyp und Spiel-System Inhalt Konfiguration des installierten Ausgangsdatenbestandes anhand des Soll-Geschäftsmodells. Ergebnisse Prototyp des ERP-Systems. Eine Kopie des Prototyps als Spiel-System. Werkzeuge Checkliste mit wichtigen Konfigurationselementen. Konfigurationsbeschreibungen der Elemente. Referenzsysteme als Informationsquellen. Quellen Anhang B: Analyse, Konzeption, Anpassung Anhang E: Analysieren, Konfigurieren, Testen Anhang F: Initialisierung Beleglayouts Inhalt Konfiguration wichtiger Beleglayouts als Teil der Unternehmenspräsenz nach außen. Ergebnisse Ein Beleglayout als Vorlage (engl. Template ) Alternativ: als wichtig eingestufte vollständige Beleglayouts (vom Kunden abgezeichnet). Werkzeuge Checkliste mit typischen Layout-Vorgaben. Referenzlayouts als Beispiele und Vorlagen. Best-Practise Empfehlungen zur Layoutgestaltung. Quellen Anhang B: Analyse, Konzeption, Anpassung Anhang E: Analysieren, Konfigurieren, Testen Anhang F: Durchführung

19 Iterative Aktivitäten Die folgenden vier Aktivitäten werden in einem iterativen Zyklus durchgeführt. Dabei nähert sich das ERP-System nach jeder Iteration an die vollständige Konfiguration, die für den Beginn des Produktivbetriebs notwendig ist. Anforderungsanalyse mit Workshop / Schulung Inhalt Mit Hilfe von Schlüssel-Mitarbeitern des Unternehmens werden die Anforderungsdetails der folgenden Konfigurationsaktivität ermitteln. Kommentar Zur Ermittlung der Anforderungen hat sich bei den Beratern der D GmbH folgendes Vorgehen bewährt: Mit den Benutzern wird eine Schulung bzw. ein Workshop durchgeführt. Bei dieser Gelegenheit erfolgt auf der einen Seite eine Schulung, in der bereits durchgeführte Implementierungen und Standardabläufe vorgestellt werden, auf der anderen Seite eine Anforderungsanalyse, damit die Benutzer anhand des Systems ihre Wünsche äußern und begründen können. Die Schulung der Mitarbeiter sollte dabei nicht zu kurz kommen, denn letztlich sind sie es, die das ERP-System bei ihrer täglichen Arbeit einsetzen und durch einen effizienten Einsatz des Systems zum wirtschaftlichen Erfolg der Unternehmens beitragen (vgl. SCHERER 2005, 23). Ergebnisse Analyse und Optimierung der Arbeitsabläufe. Detaillierte Anforderungen an ERP-System bzw. an den Inhalt dieser Iteration. Ermittlung der gewünschten Masken- und Belegdesigns und/oder notwendiger Programmergänzungen, etc. Neue Einträge in der Liste offener Punkte. Werkzeuge Referenzunterlagen und Leitfäden als Beispiel und

20 Vorlage für die Workshopinhalte. Konfigurationsergebnis der letzten Iteration zur Demonstration und zur Schulung der Mitarbeiter. Spiel-System für die Mitarbeiter. Liste offener Punkte. Quellen Anhang B: Analyse, Konzeption Anhang E: Analysieren Anhang F: Durchführung Parallele Aktivitäten Die folgenden zwei Aktivitäten werden parallel zur gesamten Phase durchgeführt. Echt-Datenkonvertierung Inhalt Konvertierung sämtlicher noch ausstehenden Alt-Daten. Ergebnisse Werkzeuge Quellen Phase 3: Nachbearbeitung

21 5 Schlussbetrachtung 5.1 Resümee Die Arbeit hat gezeigt, dass bei der ERP-Einführung eines ERP-Systems in KMU durch ein mittelständisches Softwarehaus, wie der D GmbH, die einzelnen Berater ihre Projekte sehr erfolgreich, auch ohne ein standardisiertes Vorgehen, durchführen können (vgl. Kap ). Es wurden die einzelnen Vorgehensweisen analysiert und ein grundsätzliches, ähnliches Vorgehen der Berater herausgearbeitet (vgl. Kap ). Auf Grund dieses Ergebnisses hat der Autor verschiedene allgemeine Vorgehensmodelle analysiert (vgl. Kap. 3). Es wurde ein allgemeines Vorgehensmodell gesucht, das sich als Grundlage für die Optimierung des zukünftigen Vorgehens der Berater eignet. 5.2 Ausblick

22 Literaturliste Anhänge

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