ERP für KMU Im Spannungsfeld von Größe und Komplexität. Do IT Innsbruck, 11. September Mag. Christoph Weiss

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1 ERP für KMU Im Spannungsfeld von Größe und Komplexität Do IT Innsbruck, 11. September 2008 Mag. Christoph Weiss 15 Jahre Erfahrung mit IT- und Prozessmanagement Schwerpunkt in Auswahl, Einführung und stetige Weiterentwicklung von ERP- und Business Software-Systemen Langjährige Erfahrung in Führung und Management der IT und des QM Vorstandsmitglied der ADV-Landesgruppe Wien/NÖ/Bgld. Lektor FH Technikum Wien und FH Salzburg Kontakt: 1

Weiterentwicklung von ERP- und Business Software-Systemen Langjährige Erfahrung in Führung und Management der IT

2 Wie gut sind ERP- Projekte wirklich? Anwenderzufriedenheit ERP-Systeme Österreich 5,00 Legende: Veränderung zum Vorjahr >0.2 Größere Unternehmen (>250 MA) WINLine ABAS POLLEX-LC (*) 4,50 Mittlere Unternehmen ( MA Kleinere Unternehmen (<50 MA) RS\2 > Zufriedenheit Partner 4,00 3,50 3,00 befriedigend gut *) eingeschränkte Datenbasis 2005 PSIpenta BMD Infor COM MBS AXAPTA (*) Infor AS b2 BüroWARE Jet Software SAP R/3 SSA ERP MOVEX MBS Navision (*) MORE.Business Solutions proalpha ORLANDO Semiramis SQL-Business P2plus (*) Sage Office Line Studie Anwender- Zufriedenheit ERP/Business- Software Österreich 2006, i2s GmbH, Zürich befriedigend gut sehr gut 2,75 2,75 3,00 3,50 4,00 4,50 5,00 Zufriedenheit System 2

befriedigend gut *) eingeschränkte Datenbasis 2005 PSIpenta BMD Infor COM MBS AXAPTA (*) Infor AS b2 BüroWARE Jet Software SAP R/3 SSA ERP MOVEX MBS Navision (*) MORE.

3 Zufriedenheitsaspekte für KMU im Detail 4,25 Mittelstandseignung Stabilität Engagement Gesamteindruck System Support im Projekt Account Manager Durchschnittliche Zufriedenheit 4,00 3,75 Projektergebnis Insgesamt Kategorie: Funktionalität Performance Partner Insgesamt Zielerreichung Mitarbeiter-Schulung Preis-/Leistungsverhältnis Branchenkompetenz Hotline Eigenentwicklungsanteil Ergonomie Einhaltung Zeitplan Customizing Projektmanagement Schulungs- und Wissensangebot Personalaufwand Anpassungen Schnittstellen Support bei Updates/ Release-Wechseln Release-Fähigkeit System Projektorganisation Einhaltung Kosten Betriebssupport Projektergebnis Formulare & Auswertungen 3,50 0,25 0,50 0,75 1,00 1,25 1,50 Beeinflussbarkeit (Varianz) i2s-consulting GmbH; Zürich; 2007; Ziele bei der Einführung von ERP Software Abläufe / Prozesse vereinfachen und beschleunigen Schneller Zugriff auf Informationen Bessere Information Effizienzsteigerung in den Kernprozessen Prozesse automatisieren Höhere Prozessintegration Anzahl der verw endeten Systeme und Schnittstellen reduzieren Höhere Datenintegration Sicherheit / Datensicherheit erhöhen Bessere Performance der IT Effizienzsteigerung in den IT-bezogenen Prozessen IT Aufw and und Kosten senken Prozess-Kosten senken Bessere externe Integration (EDI) Komplexität der IT reduzieren IT "unter Kontrolle" der Geschäftsleitung bringen Andere Ziele Alle Teilnehmer Entw icklung '00/' % 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Anteil der Projekte 3

Ergonomie Einhaltung Zeitplan Customizing Projektmanagement Schulungs- und Wissensangebot Personalaufwand Anpassungen Schnittstellen Support bei Updates/ Release-Wechseln Release-Fähigkeit System

4 Gründe für die Auswahl des ERP-Systems Hoher Abdeckungsgrad der funktionalen Anforderungen Besondere Eignung des Systems für KMU/Mittelstand Einfache und verständliche Benutzerführung/Systemergonomie Richtiges Kosten-Nutzen-Verhältnis Fachkompetenz und Auftreten des Anbieters Systembezogene Aspekte Moderne und zukunftsw eisende Technologie Referenzen bei anderen Unternehmen Altes System des Anbieters w urde bereits genutzt Emotionale Gründe (z.b. Besonderes Engagement, persönliche Bekanntschaft) Besondere Branchenkompetenz des Anbieters Anbieterbezogene Aspekte Überlebensfähigkeit des Anbieters Attraktive Zusatzleistungen (z.b. Schulungsprogramm, Hotline, etc.) Überzeugende Projekteinführungsmethodik Verfügbarkeit einer bestimmten technologischen Plattform (z.b. AS/400) Einhaltung: Termin-Rahmen Einhaltung: Budget-Rahmen Ausgew iesene, günstige Betriebskosten (TCO:Total Costs of Ow nership) Stellung als Marktführer Ausreichende Verfügbarkeit von Ressourcen Entw icklung '00/'05 Alle Teilnehmer % 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Anteil der Projekte Komplexität 1,0 0,9 0,8 Komplexität (Normiert; Basis: 61) 0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 Komplexität_Normiert Logarithmisch (Komplexität Normiert) 0, Anzahl User

Anbieters w urde bereits genutzt Emotionale Gründe (z.b. Besonderes Engagement, persönliche Bekanntschaft) Besondere Branchenkompetenz des Anbieters Anbieterbezogene Aspekte Überlebensfähigkeit des Anbieters Attraktive Zusatzleistungen (z.

5 Kosten/User-Relation SW-Kosten/User Beratungskosten/User HW-Kosten/User Polynomisch (SW-Kosten/User) Polynomisch (Beratungskosten/User) Polynomisch (HW-Kosten/User) Kosten (Euro)/ User Anzahl User Handlungsbedarf Fehlende Schnittstellen Ungenügende Funktionalität Mangelnde Flexibilität der Software Betriebskosten zu hoch Fehlende Exportfähigkeit v. Daten (Office-Intergr.) Heterogene Systemlandschaft Mangelnde Mitarbeiterqualifizierung Fehlender Web-Zugriff Mangelnde Bedienerfreundlichkeit Datenpflegeprozess zu aufwendig Überlebensfähigkeit des Anbieters fraglich Unzureichende firmenübergreifende Integration Mangelnder Support/Engagement des Anbieters Mangelnde KMU-Tauglichkeit Mangelnde Datenqualität Projekt-Methodik (Anbieter) Wartungszeitraum für Release (Release-Politik) Unzureichende technische Kompetenz (Anbieter) <50 MA (n=303) Anpassungsbedarf Software Bindung an veraltete Hardware MA (n=243) Branchenkompetenz (Anbieter) Auftreten (Anbieter) >250 MA (n=170) Andere: 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Anteil der Teilnehmer i2s-consulting GmbH; Zürich; 2007; 5

000 0 0 50 100 150 200 250 300-2.000 Anzahl User 2006 www.erp-z.

6 Abläufe / Prozesse vereinfachen und beschleunigen Schneller Zugriff auf Informationen Die grössten Probleme im Projekt Bessere Information Prozesse automatisieren Höhere Prozessintegration Höhere Datenintegration Anzahl der verwendeten Systeme und Schnittstellen reduzieren Sicherheit / Datensicherheit erhöhen Bessere Performance der IT IT Aufwand und Kosten senken Prozess-Kosten senken <50 MA (n=338) Bessere externe Integration (EDI) Andere Ziele MA (n=291) Komplexität der IT reduzieren IT "unter Kontrolle" der Geschäftsleitung bringen >250 MA (n=205) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Anteil der Projekte i2s-consulting GmbH; Zürich; 2007; Dauer von ERP-Projekten Größenklasse (# Mitarbeiter) Vorarbeiten Implementierung 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 14,0 16,0 18,0 20,0 Durchlaufzeit (Monate)

(n=338) Bessere externe Integration (EDI) Andere Ziele 50-250 MA (n=291) Komplexität der IT reduzieren IT "unter Kontrolle" der Geschäftsleitung bringen >250 MA (n=205) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

7 Wie wird der ERP-Markt gesehen? Komplexität 1,0 0,9 0,8 Mittelstand Komplexität (Normiert; Basis: 61) 0,7 0,6 0,5 (2) Experten müssen 0,4 wachsen 0,3 0,2 -Integration Buchhaltung -Mehr-Standortfähigkeit -Konnektivität -Konfigurationsmanagement -Sprachen & Lokalisierung 0,1 (3) Mittelständler müssen sich behaupten (1) Global Player drängen in den Mittelstand -Generalistische Beratungskompetenz -Lokale Komplexität_Normiert Logarithmisch (Komplexität Normiert) Präsenz/Beratungskompetenz -Vorkonfigurierte Systeme -Kalkulierbare Preismodelle 0, Anzahl User 7

-Mehr-Standortfähigkeit -Konnektivität -Konfigurationsmanagement -Sprachen & Lokalisierung 0,1 (3) Mittelständler müssen sich behaupten (1) Global

8 The ERP paradigm: System follows strategy CRM/Sales Supply Chain/Operations Order Processing ERP 1998: Integration Companies become more global ERP system become more global! Finance ERP 2008: Globalization HQ The Americas Eastern Europe APAC No. of countries 180 Globalization of ERP Systems Own sub in country Presence through partner Localization available Microsoft Dynamics AX (Axapta) Microsoft Dynamics NAV (Navision) Oracle EnterpriseOne Oracle E-Business Suite SAP ERP SAP Business One IFS Lawson M3 Epicor QAD IBS ProAlpha Visma i2s consulting, Zürich 2008, based on data provided by the vendors 8

of countries 180 Globalization of ERP Systems 160 140 Own sub in country Presence through partner Localization available 120 100 80 60 40 20 0 Microsoft

9 Was machen die Anwender? Was machen die Anwender? IT doesn t matter : Management hat sich idr nach dem Platzen der E-Business-Blase auf NON-IT-Themen zurückgezogen und überlasst IT-Themen der Fachabteilung ( Carr*-Effekt ) IT-Abteilungen wissen noch immer nicht, was ihre Aufgabe ist (IT-Betrieb oder Prozessentwicklung) Mitarbeiter betätigen sich als IT-Entwickler (Excel und Access an allen Enden) ( und häufen damit einen wachsenden Berg von schwierig zu migrierenden Daten an ) Inselapplikationen produzieren Datenbestände, die fast nicht mehr migrierbar sind Geschäftsführung und IT-Leitung haben keine langfristige IT-Strategie und Vision * nach N. Carr: IT doesn t matter, Harvard Business Review, 5/2003 9

IT-Abteilungen wissen noch immer nicht, was ihre Aufgabe ist (IT-Betrieb oder Prozessentwicklung) Mitarbeiter betätigen sich als IT-Entwickler (Excel und Access an allen Enden) (

10 Einstiegspunkte zu mehr Information Homepage der i2s Homepage der Initiative ERP goes EAST Portal für Studienteilnehmer Download von Informationen und Berichten Homepage der ERP-Z-Studie Download Artikel und Management Summary Portal für Anwender Knowledge Portal der i2s Download von Artikeln und Berichten Ausblick Neue Studienergebnisse der ERP-Z AT Erscheinungstermin Ende Oktober 2008 Gutschein: 25% Rabatt für Teilnehmer Do IT Veranstaltung Global ERP Seminar am 29. September 2008 Konferenz am 30. September 2008 Rabatt für Teilnehmer Do IT Veranstaltung und eines Tiroler Clusters von 50% 10

info Homepage der ERP-Z-Studie Download Artikel und Management Summary Portal für Anwender www.changebox.

11 Mit der Mannschaft ins Ziel! Danke für Ihre Aufmerksamkeit Für Ihre Projekte viel Erfolg! Mag. Christoph Weiss i2s Consulting, Büro Österreich am Piestingknie 8 A 2602 Blumau-Neurißhof Österreich Tel Fax weiss@i2s-consulting.com

Christoph Weiss i2s Consulting, Büro Österreich am Piestingknie 8 A 2602

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