Mögliche jährliche Kostenersparnis von ca ,- bis 1.250,- je Mitarbeiter/in bei variablen Einsatz der Arbeitsplätze

Transkript

1 Lösung Mobiler Arbeitsort Mögliche jährliche Kostenersparnis von ca ,- bis 1.250,- je Mitarbeiter/in bei variablen Einsatz der Arbeitsplätze Der mobile Arbeitsort ist eine auf Informations- und Kommunikationstechnik gestützte Arbeitsorganisationsform. Sie zielt darauf ab, die Tätigkeit ausschließlich oder zeitweise an einem außerhalb der zentralen Betriebsstätte liegenden Arbeitsplatz zu verrichten. Durch elektronische Kommunikationsmittel, wie Computer, Fax und Telefon, ist der Arbeitsplatz mit dem Unternehmen verbunden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, den Arbeitsort mobil und flexibel mit einem Laptop mit Zugriffsmöglichkeiten auf das Firmennetz zu gestalten. Bei allen Modellen ist jedoch zu beachten, dass der Arbeitsort nach den gesetzlichen Vorschriften eingerichtet wird (siehe Gesetz BildScharbV). Die Inhalte, Ziele und Terminvorgaben werden mit dem Betrieb oder im Team besprochen. ICH KANN ÜBERALL GUT ARBEITEN! Seite 1 von 7

2 Überblick Mobiler Arbeitsort Nutzen Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördern und damit die Mitarbeitermotivation erhöhen Individueller optimaler Arbeitsrhythmus, höhere Produktivität der Mitarbeiter/innen Bindung von Fach- und Führungskräften Kompetenzerhalt für das Unternehmen Häusliche Anwesenheit zu bestimmten Zeiten, die für die Familie notwendig sind Wegezeitersparnis, insbesondere bei langen Anfahrtswegen Bei Teilzeitkräften: Beendigung von aktuell zu erledigenden Aufgaben von zu Hause Effizientere Auslastung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel durch Arbeitsplatzteilung Erhöhung der Betriebszeiten und der Ansprechzeiten und damit optimale Erreichbarkeit gegenüber dem Kunden Abdeckung von Arbeitsspitzen auch bei Beschäftigten mit familiären Betreuungspflichten Bei Elternzeit: Durch Zugriffsmöglichkeit auf das Netz/Intranet bessere Information, Kompetenzerhalt und nahtlose Integration nach der Elternzeit Wichtige Aspekte Beachtung der gesetzlichen Vorschriften zur Einrichtung eines Bildschirmarbeitsplatzes (Ergonomie, etc.) Datenschutz und -sicherheit muss gewährleistet sein (Bsp.: Firewall) Definition von Aufgaben, die sich für einen mobilen Arbeitsort eignen Klärung des Personenkreises und des Nutzungsanteils im Team Thema Gerechtigkeit klären, soweit erforderlich Verstärkung der Koordination und Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Arbeitsorten Organisation der Ansprechzeiten und der Zeiterfassung Gefahr der Arbeitsdopplung ohne Kontakt zu vorherigen und darauffolgenden Vorgängen Für Führungskräfte: Zu Beginn erhöhter Aufwand für Planung und Steuerung des Personaleinsatzes Führen mit Zielen ausbauen Verringerung der direkten Führungskontrolle Gezielte Delegation von Steuerungsaufgaben an das Team möglich, Supervision zumindest während der Einführungszeit erforderlich. Seite 2 von 7

3 Nutzen Organisationsentwicklung durch optimierte Abläufe Verbesserung des Arbeitszeitmanagements durch optimale und rechtzeitige Planung sowie verbesserte Kommunikation Wichtige Aspekte Für Mitarbeiter/innen Verlust von Statussymbolen Angst vor Ausgegrenzt sein und Informationsdefiziten Kurzfristige Besprechungen vermeiden Erreichbarkeit für interne und externe Kunden sichern Informationsaustausch mit Vorgesetzten und Kollegen Telearbeit ersetzt vor allem bei jüngeren Kindern nicht die Kinderbetreuung, sondern kann diese allenfalls ergänzen. Seite 3 von 7

4 Gestaltung einer flexiblen Arbeitsorganisation Der mobile Arbeitsplatz ist die am häufigsten gewählte Form der flexiblen Arbeitsorganisation um den Herausforderungen der Alltagssituationen entgegenzutreten, wie z. B. den Beruf und die Familie unter einen Hut zu bringen. Dabei können unterschiedliche Formen dieser Arbeitsorganisation eingesetzt werden. Nutzen Sie dazu unsere Übersicht zu den Telearbeitsformen (siehe Tool Übersicht mobile Arbeitsformen). Zum Beispiel kann es vorkommen, dass ein Beschäftigter auf Grund eines Krankheitsfalles in der Familie plötzlich die Arbeitsstelle verlässt und die noch anstehende Arbeit von zu Hause aus noch erledigen könnte. Entscheidend für den Erfolg ist die Unterstützung aller Beteiligten, das heißt, wenn die Entscheidung und die Organisation von den Mitarbeitern, den Kollegen sowie dem Top- und mittleren Management getragen werden. Wann bietet sich der Einsatz eines mobilen Arbeitsortes an? Zur Erhöhung der zeitlichen und örtlichen Flexibilität Ihrer Beschäftigten Bei Eltern, die zu bestimmten Zeiten Betreuungspflichten zu Hause wahrnehmen möchten Wenn MitarbeiterInnen einen langen Anfahrtsweg haben Für Führungskräfte, die z.b. 4 Tage im Büro mit 1 Tag zu Hause kombinieren möchten Für Beschäftigte, die eine Partnerschaft über eine weite Distanz führen Auf Wunsch von Mitarbeiter/innen, die einen Pflegefall zu betreuen haben Wenn der Arbeitsplatz klar definierte inhaltliche und zeitliche Arbeitsziele hat Eine mobile Arbeitsform erfordert eine komplexe Organisation, die die unterschiedlichsten Aspekte wie z.b. Personaleinsatzplanung, Ansprechzeiten zu Hause, Arbeitsplatzteilung oder auch Absprache mit dem Team berücksichtigt. Nicht jeder Bereich bietet sich für mobile Arbeitsformen an! Bei stark kundenorientiertem, nicht verschiebbarem Arbeitsanfall muss abgewogen werden, ob ein mobiler Arbeitsort realisierbar ist. Insbesondere eignet sich digitalisierte Arbeit, die flexibel zu bearbeiten ist und mit Ergebniszielen versehen werden kann. (siehe Tool Checkliste geeignete Tätigkeiten für Telearbeit) Seite 4 von 7

5 Aspekte bei der Einführung eines mobilen Arbeitsplatzes Bei der Einführung mobilen Arbeitsformen sollten grundlegende Bausteine einbezogen werden. Mit konkreten Umsetzungsschritten (siehe Tool Checkliste Umsetzungsschritte) haben wir Ihnen ein Tool hinterlegt, mit dem Sie Ihr Ziel bedarfsgerecht erreichen. Folgende Aspekte sind dort enthalten: Auswahlverfahren Phasenmodell der Einführung soziale Aspekte / Wirtschaftlichkeit Technik Richtlinien und Regeln Organisation und Management Anforderungen an Mitarbeiter/innen und Führungskräfte ernstnehmen Die Einstellung eines Beschäftigten zur Einführung eines mobilen Arbeitsplatzes ist entscheidend für das Gelingen dieser Arbeitsform. Mit Hilfe der Checkliste Umsetzungsschritte (siehe Tool Checkliste Umsetzungsschritte bei Einführung von mobilen Arbeitsplätzen) können Sie die Eignung ihrer Mitarbeiter/innen besser einschätzen. Es ist daher wichtig den Beschäftigten mit seinen Arbeitsgewohnheiten und seine Motivation zu kennen. Am Besten eignen sich dafür Mitarbeitergespräche um folgende Kriterien zu überprüfen. Der Mitarbeiter sollte freiwillig zu Hause bleiben wollen selbständiges Arbeiten gewohnt sein nötige Selbstdisziplin aufbringen können die Einarbeitungsphase abgeschlossen haben seine Präsenz am Arbeitsplatz komprimieren können Beurteilungen der Arbeitsleistung auf Grund von Zielerreichung bzw. Arbeitsergebnissen akzeptieren können In diesem Zusammenhang ist aber auch die Führungskraft gefragt. Die Führungskraft sollte Leistungen des Mitarbeiters ergebnisorientiert beurteilen können auch über andere Kommunikationsmittel als den direkten persönlichen Kontakt führen und leiten können Seite 5 von 7

6 Umsetzungsfragen: Wird der Einsatz eines mobilen Arbeitsortes durch alle Beteiligten - dem Top- und mittleren Management, den Mitarbeiter/innen sowie den Kollegen/innen unterstützt? Eignet sich der Arbeitsplatz für mobile Arbeitsformen? Welche Mitarbeiter/innen sind für das Arbeiten mit einem mobilen Arbeitsort in Bezug auf ihre Selbstdisziplin, Zeitmanagement und Arbeitsorganisation geeignet? Gibt es klare Regelungen für die Anwendung? Gibt es ein Personalplanungstool zur Übersicht für die unterschiedlichen und komplexen Anforderungen (wer arbeitet wann, was und wo)? Wie hoch kann der Anteil der Mitarbeiter/innen im Team sein, die alternierende Telearbeit wahrnehmen, ohne dass dadurch die Funktionsfähigkeit des Teams eingeschränkt wird? Könnte eine Abteilungsquote für den Anteil an mobilen Arbeitsformen hilfreich sein, um diese allen Interessierten ggf. im Wechsel - zu ermöglichen? Seite 6 von 7

7 Ihre Aufgabe: Ausgleich zwischen Interessen der Beschäftigten und des Unternehmens zu finden Seite 7 von 7