Multidimensionaler Datenwürfel Das Analysetool für Geschäftsvorfälle

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1 Leistungsfähiges Controlling ist bereits mit MS Access und MS Excel möglich. Die Einstiegshürden sind sehr gering und der Einsatz eines Analysetools auf MS Office ist mehr als prüfenswert. Roman Kalberer Multidimensionaler Datenwürfel Das Analysetool für Geschäftsvorfälle Heutzutage werden in Unternehmen Unmengen an Unternehmensdaten und Informationen produziert, welche oftmals komplexe und unübersichtliche Zusammenhänge aufweisen. Dabei haben vor allem Führungskräfte das Nachsehen, da es für sie schwierig ist, in kurzer Zeit relevante Informationen über die Geschäftsprozesse zu erhalten, um rechtzeitig Massnahmen einzuleiten. Jede Unternehmensabteilung verwaltet heute eigene Daten, die zum täglichen Arbeitsablauf benötigt werden und deren Aufbereitung viel Zeit in Anspruch nimmt. Management- Anfragen an die Controlling oder Reporting Abteilung eines KMU s, welche oftmals nicht über genügend Personalressourcen und Know-How verfügt, werden mangelhaft beantwortet und können das Ziel einer sinnvollen Datenaufbereitung und auswertung verfehlen. Das eigentliche Problem dabei ist die Navigation durch die Informationsbasis des Unternehmens. Business Intelligence (BI) Lösungen versprechen Abhilfe, da sie auf eine einheitliche Datenbank zugreifen, welche aus unterschiedlichen Quellen (ERP-System, CRM, MS-Excel) aktualisiert werden. Es gilt jedoch eine Brücke zwischen solchen Datenbanken wie das ERP-System und der gewohnten Excel- Umgebung herzustellen. Dabei spielen sogenannte Datenwürfel (Cubes) eine zentrale Rolle, denn sie verwandeln die Unternehmensprozesse und informationen in ein mehrdimensionales Datengefüge und ermöglichen Anwendern eine einfache Navigation durch die Datenbasis des Unternehmens. Komplexe Aufgaben können sodann nach verschiedensten Blickwinkeln und Segmentierungskriterien beleuchtet und analysiert werden, um daraus optimale Massnahmen für das Unternehmen abzuleiten. In der Praxis bieten vor allem die grossen Softwareanbieter traditionelle MIS-Systeme mit genannten Funktionen an. Sie beinhalten jedoch zwei Nachteile: Hohe Investitionskosten und Lizenzgebühren, welche beispielsweise für KMU kaum tragbar sind, sowie zusätzlichen Schulungsaufwand, da die Anwender nach der Implementierung auf einer neuen Softwareumgebung arbeiten müssen. Ein interessanter Lösungsansatz für KMU bietet das Unternehmen KAROKA mit ihrem Tool Cube Controller. Dieses ist ein kompaktes und kostengünstiges MIS-System auf Microsoft-Office-Basis. Es ermöglicht die Verarbeitung, Analyse und Präsentation der Datenbestände aus dem ERP-System in der MS Excel-Umgebung und garantiert damit, dass die Datenintegrität bewahrt wird. Damit können leistungsstarke MIS- Funktionalitäten innerhalb der MS Office Umgebung ausgeführt werden, ohne dass dabei hohe Lizenzgebühren anfallen. Zudem ermöglicht es Anwendern in der vertrauten MS-Excel und MS Access-Umgebung zu arbeiten und bietet genügend Freiraum für eine spätere Ergänzung der Funktionalitäten. Der Cube Controller ist somit eine einfache Lösung für Anwender, welche Daten über eine oder mehrere Dimensionen auswählen, analysieren und zueinander in Beziehung setzen wollen. Auf spielerische und einfache Weise wird das Unternehmen zu einem Würfel, welcher beliebig mutiert werden kann und differenzierte Perspektiven für das Management-Reporting ermöglich,t ohne dabei hoher Investitionen zu bedürfen.

2 1. Management-Reporting auf Basis des ERP-Systems In den letzten Jahren war der Trend in der Unternehmenspraxis zu beobachten, dass viele KMU in der Schweiz ERP-Systeme eingeführt haben, um ihre Prozesseffizienz zu verbessern. Enterprise Ressource Planning sind Systeme, welche Unternehmensmittel optimal planen sollen. Es sind integrierte, unternehmensübergreifende Software- Lösungen, die zum Optimieren von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Sie umfassen mehrheitlich alle Teilprozesse von der strategischen und operationalen Planung über Herstellung, Distribution bis zur Steuerung von Auftragsabwicklung und Bestandsmanagement. Ein solches System verknüpft Informationen über Finanzen, personelle Ressourcen, Produktion, Vertrieb und Einkauf und verbindet beispielsweise Kundendatenbanken, Auftragsverfolgung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die Lagerverwaltung miteinander. Der Fokus konzentriert sich auf das Management von Informationen, welches ein integraler Bestandteil der Unternehmensführung geworden ist. Obwohl die bekannten Anbieter von ERP-Systemen sich immer wieder darauf berufen, dass ihre ERP-Systeme an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können, kommt es zu Schwierigkeiten mit solchen Systemen, namentlich mit deren Komplexität für den Anwender bei der Weiterverarbeitung der Daten. Vor allem KMU können ihren Anwendern in der Controlling und Reporting Abteilung die Navigation durch Unternehmensdaten sowie deren Aufbereitung für das Management- Reporting nicht immer erleichtern, was zu zeitlichen und qualitativen Schwächen führen kann. Gemäss Weide (2009) ist das Management-Reporting die wichtigste Controller- Aufgabe in der Unternehmenspraxis, da sie Datenbeschaffung und verwaltung, Informationserzeugung und deren Übermittlung sowie die Informationsnutzung sicherstellt. Darum steht die Verbesserung des Management-Reportings derzeit bei vielen Finanz- und Controlling-Verantwortlichen von privaten Unternehmen oder öffentlichen Organisationen zuoberst auf der Agenda. Das Ziel sind Zeitnahe und qualitativ hochwertige Reports, welche den unterschiedlichen Informationsbedürfnissen externer wie interner Berichtsempfänger gleichermassen gerecht werden sollen. Der Aufwand für die Erstellung, Aktualisierung, Validierung und Bearbeitung von Rückfragen soll reduziert werden. Dies sollte einhergehen mit einem geringen Schulungsaufwand der Mitarbeiter. In der Praxis manifestiert sich diese Thematik, wenn Controller beispielsweise Unterlagen und Berichte für das aufkommende Management-Meeting vorbereiten müssen. Dafür kann in SAP eine kumulierte Erfolgsrechnung mit Kostenarten und Kostenartengruppen für das Gesamtunternehmen erstellt und der Inhalt danach in MS Excel exportiert und mit Formaten für die Management-Lektüre verschönert werden. Leider erfolgen in der Praxis oftmals Rückfragen des Managements, welche Anpassungen erfordern (z.b. die Darstellung der gleichen Erfolgsrechnung pro Profitcenter respektive Produktsegmenten und dies dargestellt im Trend über die letzten Quartale). Damit steigt der Aufwand für den Management-Report und kostet Zeit und Geld. Eine solche Situation aus dem Berufsalltag zeigt, dass sich beispielsweise Controller oftmals nicht auf ihre Hauptfunktion, der Analyse des Unternehmens und der Verbesserung der Unternehmensperformance, konzentrieren können, sonder sich mit reiner Datenaufbereitung befassen müssen.

3 Die Zeit, welche genutzt wird um aus ERP-Daten in MS Excel akribische Berichte, Abweichungsanalysen und Kennzahlen aufzubereiten kann ineffiziente Masse annehmen. Der Grund dafür ist der Graben zwischen ERP-System einerseits und den vom Management erwarteten Entscheidungsgrundlagen in der Form von Management- Information andererseits. Das Ziel, diesen Graben überbrücken zu können, ist für die diversen Anbieter von traditionellen MIS-Systemen das wichtigste Verkaufsargument. Solche Lösungen sind jedoch kostenintensiv, unflexibel und eignen sich kaum für KMU s. Anstatt auf diesen Excel-Auswertungen zu verharren gilt es eine Brücke zwischen dem ERP-System und der gewohnten Arbeitsumgebung im MS Excel zu bauen. Ein Weg die komplexe Datenaufbereitung des ERP-Systems zu vereinfachen ist die Technologie der Datenwürfel, im Fachjargon Cubes genannt. 2. Die Slice-&-Dice-Methode von Datencubes Normalerweise befinden sich relevante Informationen und vorhandenes Know-How im Unternehmen an unterschiedlichen Stellen und können nur durch sorgfältige und langwierige Aufbereitung zusammengetragen werden. Durch die Datenwürfel- Technologie innerhalb der Datenbank werden Informationen logisch miteinander verknüpft und abrufbar. Die Daten erscheinen dabei als Elemente eines mehrdimensionalen Würfels. Anwender können einfach per Mausklick eine von mehreren Kategorien auswählen. Typische Anwendungsgebiete für mehrdimensionale Auswertungen sind beispielsweise Verkaufs- und Marktanalysen, Budgetierung und Planung, Profitabilitätsanalysen sowie das Pricing und generelle betriebswirtschaftliche Optimierungen. Um die gewünschten Informationen aus verschiedenen Perspektiven zu erhalten, können die Themengruppen innerhalb eines Dokumentes per Drag & Drop verschoben werden. Die Dimensionen erhalten somit eine unterschiedliche Bedeutung beziehungsweise Bewertung zueinander und liefern, je nach Fragestellung, die diversen gewünschten Resultate. Informationen im Datenwürfel lassen sich durch Spezifizierung wunschgemäss finden, wie zum Beispiel mit Hilfe der Slice-&-Dice-Methode durch Auswahl einer Themenspalte (Slice) oder nach tiefer gehenden Kriterien zu Themenspalten mit einem Ausschnittwürfel (Dice). So ersetzt ein Datenwürfel zahlreiche Auswertungen, denn jede Seite des Cubes stellt eine Dimension des Unternehmens dar (z.b. Produkte, Kunden, Sparte etc.). Eine Themengruppe lässt sich simpel analysieren oder nur ein Bestandteil daraus, ein kleinerer Würfel, ausschneiden. Damit lassen sich Themengruppen analysieren oder kleinere Würfel ausschneiden. Mittels Zoomfunktion kann vom Allgemeinen zum Spezifischen hin analysiert werden und nicht verwendete Informationen lassen sich ausblenden. Zusammenhänge, stammen sie nun aus den Dimensionen Kundensegment, Produkt oder Unternehmenssparte spielt dabei keine Rolle, können somit leicht erkannt werden. Beispielsweise möchte der Controlling-Leiter eine Auswertung nach Bilanz- und Erfolgsrechnungs-Positionen durchführen, um die Entwicklung der verschiedenen Segmente (z.b. Material- und Personalaufwände) zu beobachten. Gleichzeitig möchte er jedoch auch die Kundenforderungen den Lieferantenverbindlichkeiten gegenüberstellen. Mit einem Datenwürfel ist dies technisch kein Problem mehr.

4 Die Cube-Darstellung hilft somit bei der gezielten Datenanalyse und gibt Führungskräften durch die mehrdimensionale Darstellung des Unternehmens einen komprimierten Blick auf die verstreuten, aber zusammenhängenden Unternehmensinformationen. Zusammenfassend lassen sich sechs identifizieren: grundlegende Vorteile von Datenwürfeln Einfache Anwendung der analytische Datenverarbeitung Mehrdimensionale Sichtweisen auf Informationszusammenhänge Einzel- und Trendanalysen werden ermöglicht Unterstützung einer schnellen und aussagekräftigen Entscheidungsfindung Ein Cube ersetzt zahlreiche statische Auswertungen Slice & Dice Funktionalitäten Ein Tool, welches diese Vorteile mit einem einfachen Frontend verbindet und dennoch eine kostengünstige Implementierung ermöglicht, ist der Cube-Controller von KAROKA. 3. Cube Controller von KAROKA Der Cube Controller von KAROKA dient dem Unternehmen als flexibles Analyse-, Planungs- und Reporting-Werkzeug und unterstützt den Anwender bei der Planung und Steuerung des Unternehmens. Dadurch reduziert sich der der Aufwand für die Datenbeschaffung im Controlling und es wird mehr Zeit für die Kernaufgaben freigesetzt. Der Cube Controller ist ein kompaktes und kostengünstiges MIS-System auf Microsoft- Office-Basis. Es ermöglicht die Verarbeitung, Analyse und Präsentation der Datenbestände aus dem ERP-System in der MS Excel-Umgebung und garantiert damit, dass die Datenintegrität bewahrt wird. Damit können leistungsstarke MIS-Funktionalitäten innerhalb der MS Office Umgebung ausgeführt werden, ohne dass dafür hohe Lizenzgebühren anfallen. Zudem ermöglicht es Anwendern in der vertrauten MS-Excel und MS Access-Umgebung zu arbeiten und bietet genügend Freiraum für eine spätere Ergänzung der Funktionalitäten. Das Cube Controller Framework bedient sich der MS-Excel Oberfläche als Fenster um auf die MS-Access Datenbank zuzugreifen (welche Daten aus einem oder mehreren Vorsystemen enthält). Somit werden im MS-Excel keine Daten gespeichert, was sich vorteilig auswirkt, da die Datenintegrität zum Vorsystem gewährleistet wird. Zudem ist die MS-Excel Oberfläche durch die Pivot-Table- und die Pivot-Grafik-Funktionen bestens für die Datenverarbeitung geeignet. Die Datenbank kann somit gleichzeitig von mehreren Benutzern eingesetzt werden, was den Vorteil beinhaltet, dass die Ursprungszahlen konsequent identisch sind und in den Management Reports keine Abweichungen aufgrund von Quellendaten entstehen. Dem Management können Standardberichte angeboten werden, welche sie dann selbständig via Drag & Drop in einer Pivot-Table oder Pivot- Chart-Grafik anpassen können, um ihre Informationsbedürfnisse zu erfüllen.

5 Mit dem Cube Controller können die Finanzdaten aus den Analysen bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgt werden. Damit lässt sich jederzeit hinterfragen, was im Detail kausal für die Erstellung eines bestimmten Wertes verantwortlich war. Nicht zu unterschätzen ist die so geschaffene Möglichkeit zur Plausibilitätsprüfung, die den Anwendern ein Höchstmass an Vertrauen in Analyse, Planung und Reporting gibt, da sich auf Knopfdruck zu jedem Wert die originären Posten und Belege anzeigen lassen. Darüber hinaus ist der Cube Controller mehrmandantenfähig und erlaubt das Rückschreiben von Planzahlen. Durch den Cube Controller wird der Datenaufbereitungsaufwand für den Anwender von mehreren Stunden auf wenige Minuten reduziert und Standardberichte können rasch erstellt werden. Zusätzlich zu den Standardberichten eignet sich die Datenbankanalyse mit der MS Excel Pivot-Tabelle auch sehr gut für die Ad-hoc-Analyse von Management-Rückfragen, zumal sich mit den Slice- & Dice-Funktionen das Unternehmen detailliert oder aggregiert (z.b. aus der Sichtweise von Abteilungen, Produkte, Funktionsbereiche, Planungsaktualitäten und Perioden) auswerten lässt. Braunau, den 2. Mai 2009 Roman Kalberer, lic. oec. HSG, Inhaber der Consulting-Firma Karoka AG, Braunau, Schweiz, Cube Controller:

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