Business Intelligence für KMU out of the box

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1 Business Intelligence für KMU out of the box Interview mit der Fachzeitschrift Organisator, März 2010 Warum wird Business Intelligence auch für kleinere Unternehmen immer wichtiger? Immer mehr KMU nutzen heute zur Bewältigung ihres Geschäfts ein ERP. In diesen Systemen werden riesige Datenmengen gesammelt, und sie sind sehr effizient für die Informationsgewinnung auf Ebene einzelner Transaktionen. Wenn es dann aber um geschäftsrelevante Information auf aggregierter Ebene geht, sieht es meist weniger gut aus und man greift dann zu Excel, holt sich die atomaren Daten per Cut & Paste oder File-Transfer und baut sich die gewünschten Auswertungen und Grafiken. Dies ist aufwändig, fehleranfällig und die Daten sind in den verschiedenen Excel Blätter gefangen. Das Bedürfnis nach konsistenter Information und schnellen und flexiblen Analysen und Berichte aus verschiedenen Blickwinkeln oder der Wunsch Status und Tendenz der Unternehmensentwicklung durch einige wenige gut abgestimmte KPI (Key Performance Indicators) auf einen Blick darzustellen, ist deshalb auch bei KMU s nicht neu. Bisher war dies aber Grossunternehmen vorbehalten. Neu ist hingegen, dass auch KMU ein BI System, das genau dies ermöglicht, zu vernünftigen Kosten, in kurzer Zeit und ohne grosses Projektrisiko einführen können. Möglich wurde das durch die Standardisierung und perfekte Abstimmung auf ein spezifisches ERP als Informationslieferant. Was sind die speziellen Anforderungen von KMU an BI? Ein BI Projekt im KMU Umfeld muss schnell nützliche Resultate bringen und die Basisinvestition muss den übrigen IT Kosten angemessen sein. Wenn BI Projekte erfolgreich sein sollen, dürfen sie auch nicht als IT Projekte gestartet werden. Sie brauchen einen Sponsor auf Ebene Geschäftsleitung, der eine klare Zielsetzung und eine entsprechende Vorstellung über den zu erwartenden Nutzen hat. KMU können es sich auch selten leisten, ihre Geschäftsleitungs- oder Kadermitarbeiter in eine fokussierte Projektgruppe zu delegieren. Die Hektik des Alltags und nicht aufschiebbare Tagesarbeiten werden immer wieder als Störfaktor dazwischen funken. Eine BI-Lösung muss deshalb schnell und in kleinen Portionen implementiert und im Lauf der Unternehmensentwicklung einfach auf neue Anforderungen angepasst werden können. Schlussendlich muss das BI-Tool einfach und ohne grosse Schulung anwendbar sein und zuverlässige, glaubhafte Ergebnisse liefern. Wie kommt das von Ihnen vertriebene Produkt den Bedürfnissen entgegen? Auf den Punkt gebracht: TD Dynamics BI ist kostengünstig, schnell installiert und konfiguriert. Das Data Warehouse garantiert eine konsistente Datenbasis und das Analyse Tool ist einfach und intuitiv zu bedienen. Informationsgewinnung darf auch Spass machen. Die Auswertungen sind daher ansprechend visualisiert und sexy aufbereitet.

2 Darüber hinaus bieten wir sogar Informationen die es in NAV selbst gar nicht gibt, wie eine History der Bestell- und Auftragsentwicklung durch einen täglichen Schnappschuss der Bestell- und Auftragsbelege im ERP kaum mögliche Statistiken wie Lagerumschlag, Lagerreichweite oder Minimale und Maximale Bestände über beliebige Perioden mandantenübergreifende Analysen bis zu 2 Parallelwährungen Was sind die zentralen Features von TD Dynamics BI? Wo liegen die Hauptunterschiede zu anderen BI-Lösungen? TD Dynamics BI ist eine umfassende BI Suite, die standardisiertes Best Practice BI out of the Box liefert. Sie kann unter normalen Bedingungen in einem Tag installiert und in Betrieb genommen werden. Mit TD Dynamics BI bekommt der Kunde: ein auf Microsoft Dynamics NAV ab Version 3.0 abgestimmtes, konfigurierbares.net Tool, dass den ganzen ETL Prozess, d.h. das Extrahieren der Daten aus NAV, das Bereinigen und schlussendlich das Laden der informationsrelevanten Daten ins Data Warehouse leistet. 6 Cubes über die Analysebereiche Fibu/Budget, Einkauf, Kreditoren, Verkauf, Debitoren und Lager, die alle zentralen Funktionsbereiche von NAV abdecken. ein modernes, Browser basiertes, intuitiv zu benutzendes Analysewerkzeug, dass auf dem PC des Benutzers ausser dem Browser keine weiteren Installation erfordert und sichere Kollaboration unterstützt, wenn gewünscht, auch über die Unternehmensgrenze hinaus. Ich denke da bspw. an Verwaltungsräte oder Lieferanten, die normalerweise keinen Zugriff auf das ERP des Unternehmens haben. ca. 50 fertige Standardanalysen, mit denen er sofort seine Geschäftsprozesse erforschen kann. Die Standardanalysen sind auch ein guter Ausgangspunkt für eigene Analysen, die er dann in seinem persönlichen Ordner speichern kann. und last but not least: TransData hat sowohl Dynamics NAV wie BI Kompetenz. Dadurch fällt der Kommunikationsaufwand zwischen ERP und BI Berater weg. Das oben beschriebene Basispaket von TD Dynamics BI kostet (inkl. 2 Benutzern) um die 10'000 Franken. Dazu kommen noch, falls nicht schon vorhanden, die Kosten für den SQL Server und 1 bis 4 Tage Dienstleistungen. Für diesen Preis bekommen sie sonst keine vergleichbare BI Lösung. Für Unentschlossene gibt es sogar eine 30 Tage Testlizenz, mit der ein Interessent sich auf Basis seiner Daten von der Mächtigkeit des Standards überzeugen kann, wobei die Installation kostenpflichtig ist, beim Kauf jedoch angerechnet wird.

3 Das Schema zeigt die Komponenten und den von TD Dynamics BI abgedeckten Bereich. Inwieweit ist dieses Tool plattform-unabhängig einsetzbar (also auch ohne Integration in Dynamics NAV)? Welche Systemvoraussetzungen müssen erfüllt sein für einen erfolgreichen Einsatz? Die Suite ist völlig auf NAV und den SQL Server ausgerichtet konzipiert. Ein Einsatz ausserhalb der NAV Welt macht mit einer Ausnahme wenig Sinn: Wir können das Analyzer Frontend, für das wir in der Schweiz bisher der einzige Partnern sind, problemlos auch in nicht NAV Umgebungen einsetzen und supporten. Einzige Voraussetzung dazu sind auf MS SQL Server basierte Cubes. Grundsätzlich fokussieren wir uns aber auf den Dynamics NAV Markt. Dieser Markt ist interessant und gross genug, da wie bei den meisten ERP Benutzer, auch bei den NAV Kunden ein Leidensdruck in Bezug auf schnelle und konsistente Informationen auf aggregierten Ebenen besteht. Es können sowohl Native wie MS SQL Datenbanken von NAV ab Version 3.0 bedient werden. Neben NAV als Datenquelle benötigen sie für Data Warehouse und Cubes lediglich einen SQL Server ab Version 2005 und mind. 2 GB Memory und natürlich TD Dynamics BI. Je nach Grösse des DWH läuft das System auch auf einem Laptop. Ideal ist allerdings ein PC oder Server mit mindestens 6 GB Memory und 64 Bit Architektur. Dank der Mächtigkeit der mit MS SQL Server mitgelieferten BI Tools können sie neben NAV auch andere Datenquellen, wie bspw. Excel-Tabellen für Budgetierung oder externe Benchmarks integrieren. Wir verschliessen uns auch nicht vor der Tatsache, dass Excel nun einmal das beliebteste Microsoft Produkt und Analyse Tool ist. Deshalb kann, mit gewissen Einschränkungen, für bestimmte Aufgaben wie Ad-hoc Analysen oder statische Reports auch Excel zur Abfrage der Cubes eingesetzt werden. Wie customized kann dieses Tool eingesetzt werden?

4 TD Dynamics BI ist trotz Standardisierung ein offenes, auch für Customizing konzipiertes System, auf dessen Basis praktisch alle Wünsche realisiert werden können. Man kann mit gutem Gewissen sagen, dass mit dem Standard normalerweise über 90% der Bedürfnisse abgedeckt werden und ein Customizing dank der gut strukturierten und dokumentierten ETL Prozesse in den meisten Fällen schnell und kontrolliert möglich ist. Bei Bedarf wird TransData auch optionale Cubes für weitere Funktionsbereiche wie HR, CRM oder Kostenrechnung und Branchen Cubes für Produktion oder Retail entwickeln. Wie hoch ist der Implementierungs- und Schulungs-Aufwand? Der Implementierungsaufwand für die Standardlösung beträgt 1 bis max. 2 Tage. Dienstleistungen für Analyse und Konzept für die Definition des Data Warehouse und der Cubes fallen weg oder beschränken sich, wenn überhaupt nötig, auf peripheres Customizing, das in kleinen Schritten mit einem vergleichsweise geringen Aufwand realisiert werden kann. TD Dynamics BI kennt zwei Arten von Benutzern: Analyse Benutzer und Analyse Designer. Die Schulung für die Analyse Benutzer dauert lediglich einen halben Tag, da sich die Informationen als frei kombinierbare Dimensionen und Masszahlen in konzeptionell sofort verständlicher Sprache präsentieren. Das intuitiv benutzbare, browser-basiert Analysewerkzeug, dass übrigens im November 09 im SQL Server Magazine mit der Bronze Medaille ausgezeichnet wurde, liefert BI in a Sandbox. Das ermöglicht kontrolliertes BI für alle Mitarbeiter, die in ihrem Arbeitsbereich im Griffe haben und Entscheidungen fällen müssen, in dem auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe vorgefertigte, aber immer noch sehr flexible Analysen zur Verfügung gestellt werden. Gerade im KMU will der Chef normalerweise nicht, dass seine Mitarbeiter als Power User, wie von Excel gewohnt, zum freien Experimentieren auf der Datenbank verleitet werden. Jeder der einen Browser bedienen kann und seinen Geschäftsbereich versteht, wird sich nach einer kurzen Einführung schnell zu Recht finden. Die aufgeräumte und anpassungsfähige Oberfläche motiviert und verhilft zu rascher Erkenntnis. Die mitgelieferten Standardanalysen erleichtern den schnellen Start zusätzlich. Die zusätzliche Schulung für den Analyse Designer dauert einen Tag. Danach hat man das nötige Rüstzeug, um mit dem Aufbaue eigener Analysen Erfahrungen zu sammeln und diese Schritt um Schritt zu verbessern. Mit BI können sensible Informationen exponiert werden. Deshalb ist ein flexibel handhabbares Sicherheitsmodell implementiert, das weit über die Möglichkeiten des ERP hinausgeht und trotzdem einfache zu definieren ist. Dafür sind ebenfalls einige Stunden einzuplanen.

5 Analyse Offert- und Auftragsstatus (aus Snap Shot) Analyse mit Reportfilter, Quickcharts und Zellgrafiken

6 Prozessdiagramm und KPI TransData Informatik AG, Winkelhaldenstrasse 6, CH 8942 Oberrieden, Schweiz Telefon +41 (0)

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