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1 ZUTRITTSKONTROLLE UND ZEITERFASSUNG MARKTÜBERSICHT ZEITERFASSUNGSLÖSUNGEN Systeme zur Zeiterfassung Ein Zeiterfassungssystem muss viele Anforderungen erfüllen und in andere Lösungen integriert werden können. Eine sorgfältige Evaluation ist somit Pflicht. Von Gaby Stäheli Zeiterfassungssysteme gibt es in verschiedenen Varianten zu kaufen: zum einen als eigenständiges System, dessen primärer Zweck die Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Projektzeiten und Absenzen ist. Zum anderen hat jedes namhafte ERP-System ein eigenes Modul zur Zeiterfassung. Diese sind jedoch meist nicht als Einzelprodukt verfügbar, sondern nur in Verbindung mit dem Gesamtsystem. Die dritte Variante ist das Komplettsystem bestehend aus Zeiterfassung und direkt angebundener. Die vorliegende Marktübersicht stellt nur Softwareprodukte für Zeiterfassung vor, welche als Stand-alone-Systeme im Schweizer Markt angeboten werden, sowie die Komplettsysteme mit. Komplette ERP-Systeme mit Zeiterfassungskomponente werden hier nicht berücksichtigt. Die Anbieterlandschaft ist sehr vielfältig und besteht vor allem aus vielen «Swiss Made»-Produkten von kleinen und grösseren Systemhäusern und nur wenigen Produkten aus dem Ausland, die in der Schweiz vertrieben werden. Auffallend ist die deutliche Zunahme von Software-as-a-Service- Angeboten (SaaS), die der wachsenden Nachfrage nach gehosteten Lösungen Rechnung tragen. Die Vorteile liegen bei der Zeiterfassung auf der Hand: So können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit flexibel von überall her über verschiedene Eingabemöglichkeiten erfassen, ohne dass sich die IT des Unternehmens um Wartung, Schnittstellen und Updates des Systems kümmern muss. Datenerfassung Je nach System stehen den Mitarbeitern verschiedene Erfassungsoptionen zur Verfügung. Als Grundvariante bietet jedes Produkt die Online-Zeiterfassung am PC an. Bei SaaS-Angeboten ist diese natürlich Browser-basiert, zudem verfügen mittlerweile auch einige Anbieter über Apps für die Erfassung auf Smartphone oder Tablets. Bei Systemen mit erfolgt die Zeiterfassung in der Regel via RFID (Badges), Fingerprint oder Barcode-Miniscanner. Die modernste Variante der Zeiterfassung und der ist die Near-Field-Communication (NFC)-Technologie. Hier muss nur noch das Smartphone in die Nähe des Transponders gehalten werden, um Das Gros der Zeiterfassungslösungen bietet als Funktionalität auch die Leistungs- und Projektabrechung hier im Bild als Beispiel die Lösung Abaproject aus dem Hause Abacus. den Gebäudezutritt oder die Zeiterfassung zu starten. In Kombination mit der GPS-Funktion eines Smartphones erhält der Arbeitgeber gerade bei Mitarbeitern im Aussendienst weitreichende Kontrollmöglichkeiten. Inwieweit dies erwünscht und notwendig ist, sei dahingestellt. Funktionalität Mit zunehmender Unternehmensgrösse steigen auch die funktionalen Anforderungen an eine Zeiterfassungssoftware. Kleinen Firmen reicht es oft, wenn Arbeitszeiten, Absenzen und gegebenenfalls Projektzeiten erfasst und ausgewertet werden können. Hilfreich ist es, wenn das Tool auch verschiedene Arbeitszeitmodelle zum Beispiel für Teilzeitmitarbeiter oder Langzeitferienkonten verwalten kann. Grössere Firmen benötigen zudem einen integrierten Workflow für Freigaben und Genehmigungen, bevor die Daten zur Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden. Auch eine Komponente zur Personaleinsatz- und Ressourcenplanung wird von vielen Anwendern geschätzt. Im Produktions umfeld können Arbeitszeiten mit Betriebsdaten einzelner Maschinen oder Produktionsplätzen gekoppelt werden, sofern das Produkt eine Erweiterung im Bereich Betriebsdatenerfassung anbietet. Schnittstellen Bei der Evaluation von Zeiterfassungssystemen ist der Anbindung an die Lohnbuchhaltung besondere Beachtung zu schenken, da 46 Nr. 01/02 Februar 2015 Swiss IT Magazine

2 MARKTÜBERSICHT ZEITERFASSUNGSLÖSUNGEN ZUTRITTSKONTROLLE UND ZEITERFASSUNG Schnittstellen oft unterschätzt werden, insbesondere wenn es sich nicht um gängige ERP- oder Buchhaltungssysteme handelt. Hier empfiehlt es sich besonders, nach Referenzen beim Anbieter zu fragen. Wichtig zu wissen ist auch, ob es sich um eine Standard-Schnittstelle handelt, oder ob diese bei jedem Software-Update kostenpflichtig angepasst werden muss. Kosten Bei den Kosten gibt es zwei gängige Lizenzmodelle: Die einmalige Lizenzgebühr mit optionalem Wartungsvertrag, welche bei Client-/Server-basierter Zeiterfassungssoftware zum Einsatz kommt. Bei der gehosteten Variante (SaaS) erfolgt eine jährliche Nutzungslizenz oft in Kombination mit einer einmaligen Setup- Gebühr. Meist berechnen sich die Lizenzkosten aus der Anzahl der Mitarbeiter, welche lediglich die Zeit erfassen, sowie einer etwas höheren Gebühr für die Administratoren aus der Personalabteilung. Für die vorliegende Marktübersicht wurden die Anbieter nach einem Preis für die Grundfunktionalität der Zeiterfassung für 20 und für 100 Mitarbeiter gefragt. Dabei OFFERTEN ALS DIENSTLEISTUNG ist zu berücksichtigen, dass diese Grundmodule je nach Anbieter unterschiedliche Funktionalitäten enthalten und damit teils auch höhere Preise gerechtfertigt sind. Bei den einmaligen Lizenzkosten kommen die Kosten für einen eigenen Server und dessen Setup noch hinzu. Bei SaaS-Angeboten sind die Server- und Maintenance- Kosten bereits in der jährlichen Nutzungsgebühr enthalten. Mit Mehrkosten muss bei zusätzlichen Erfassungsvarianten gerechnet werden. Auch müssen die Terminals für die Erfassung via RFID oder Fingerprint, sowie die Installation des ganzen Systems bei der Kostenaufstellung berücksichtigt werden. Ein Vergleich verschiedener Anbieter sowie das Einholen von Referenzen von Anwendern ähnlicher Grösse sollten bei einer sorgfältigen Evaluation nicht fehlen. G a b y S tä h e l i i s t M i t g r ü n d e r i n v o n G ry p s.ch u n d z u s tä n d i g f ü r M a r k e t i n g u n d O p e r at i o n Marktübersicht ab Seite 48 Das Offertenportal Gryps hat sich darauf spezialisiert, KMU und Private bei der Beschaffung von Office-Equipment und Dienstleistungen zu unterstützen. Dazu nimmt Gryps Unternehmen die Suche nach dem passenden Anbieter ab und holt für sie Offerten ein. Das KMU muss dazu lediglich einen Fragebogen ausfüllen, um dann drei individuelle Offerten von Anbietern aus der Region zu erhalten. Die Bandbreite von möglichen Produkten, die man sich via Gryps offerieren lassen kann, reicht dabei vom Treuhänder über Telefonanlagen bis hin zu IT-Service-Dienstleistungen oder Suchmaschinenoptimierung. Für Kaufinteressente ist die Dienstleistung kostenlos, Anbieter zahlen für den erhaltenen Kontakt eine Gebühr. Weitere Informationen unter «Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt, schnellere Pferde.» Henry Ford To change or not to change? Erfolgreiche IT-Manager im Wandel Bern Uhr Sursee Uhr Zürich Uhr Pratteln Uhr Die Digitalisierung ändert die Informatikwelt schneller und radikaler als je zuvor. Erfahren Sie mehr über Praxisbeispiele der Universität St. Gallen und wie Emmi mit dem Wandel innerhalb der IT umgeht. Melden Sie sich noch heute an unter

3 ZUTRITTSKONTROLLE UND ZEITERFASSUNG MARKTÜBERSICHT ZEITERFASSUNGSLÖSUNGEN 21 ZEITERFASSUNGSLÖSUNGEN ANBIETER ABACUS RESEARCH AGIS AK-SOFT BRIDGE BETRIEBSDATEN CORIX Produktname AbaProject prima AKeZeit bridge4erp corix FLEX Anzahl Mitarbeiter in der Schweiz Produktkategorie Zeiterfassungssoftware Zeiterfassungssoftware Zeiterfassungssoftware Zeiterfassungssoftware Komplettsystem mit Zeiterfassung via Online-Erfassung RFID NFC Fingerprint Mobile App Sonstige mobile Barcode- Miniscanner Weitere Funktionalität beliebige Geräte integrierbar Auswertungen & Reports Visieren & genehmigen Benutzergruppen & benutzerspez. Arbeitsmodelle Personaleinsatzplanung Projektzeiterfassung durch Drittanbieter anbindbar Schnittstellen File-Export.csv oder Excel Abacus (vollintegriert in Abacus-Lohnbuchhaltung) SAP Weitere XML-Exportdatei diverse Fremdsysteme wie Xperline, JD Edwards, MS Dynamics usw. Nutzung und Betrieb Web-basiert inhouse Web-basiert SaaS Client-Server-Architektur inhouse Mobile App Sonstige persönlicher Barcodescanner Dienstleistungen & Preise Installation & Konfiguration der Software Installation Komplettsystem Hotline & Wartung 7x24h Support (bei Bedarf) Preis Grundmodul Personalzeiterfassung für 20 Mitarbeiter Fr Lizenzen: Fr Lizenzen: Fr Fr oder jährl. Nutzungsgebühr: Fr Preise Grundmodul Personalzeiterfassung für 100 Mitarbeiter Fr Lizenzen: Fr Lizenzen: Fr Fr oder jährl. Nutzungsgebühr: Fr integriert & durch Schnittstellen zu beliebigen Systemen integrierbar Info = ja, = nein; k.a = keine Angaben 48 Nr. 01/02 Februar 2015 Swiss IT Magazine

4 MARKTÜBERSICHT ZEITERFASSUNGSLÖSUNGEN ZUTRITTSKONTROLLE UND ZEITERFASSUNG ERPSOURCING HUNDERTZEHN INSPIRION ZEITERFASSUNGS INTERBIT KABA ERPweb Stundenerfassung MOCO ClickTime ATOSS B-COMM ERP Zeiterfassungssoftware Zeiterfassungssoftware Zeiterfassungssoftware Komplettsystem mit Zeiterfassungssoftware Handvenenscan div. Partnerlösungen integriert & durch integriert & durch öffentliche API-Dokumentation VPN optional Telefonzeiterfassung Fr oder Fr Fr Fr Fr Fr oder Fr Fr Fr Fr Quelle: Gryps.ch Swiss IT Magazine Nr. 01/02 Februar

5 ZUTRITTSKONTROLLE UND ZEITERFASSUNG MARKTÜBERSICHT ZEITERFASSUNGSLÖSUNGEN 21 ZEITERFASSUNGSLÖSUNGEN ANBIETER LEUCHTER SOFTWARE ENGINEERING LEUCHTER TRACKING SOFTWARE SOLUTIONS LOTHAL DATENTECHNIK & PARTNER MOBATIME Produktname TimeDesk & ActivityDesk PIT plus-time Mobatime Tenax / proles Mobatime V6 Anzahl Mitarbeiter in der Schweiz Produktkategorie Zeiterfassungssoftware Komplettsystem mit Zeiterfassung via Komplettsystem mit Komplettsystem mit Online-Erfassung RFID NFC Fingerprint Mobile App Sonstige PROLES SOLUTIONS Zeiterfassungssoftware Weitere Funktionalität Auswertungen & Reports Visieren & genehmigen Benutzergruppen & benutzerspez. Arbeitsmodelle Personaleinsatzplanung Projektzeiterfassung integriert & durch integriert integriert & durch Schnittstellen File-Export.csv oder Excel Abacus SAP Weitere Sage XML-Schnittstelle Web Services alle gängigen ERP- Lösungen Sage Nutzung und Betrieb Web-basiert inhouse Web-basiert SaaS Client-Server-Architektur inhouse Mobile App Sonstige Dienstleistungen & Preise Installation & Konfiguration der Software Installation Komplettsystem Hotline & Wartung 7x24h Support (bei Bedarf) Preis Grundmodul Personalzeiterfassung für 20 Mitarbeiter Preise Grundmodul Personalzeiterfassung für 100 Mitarbeiter Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Fr Info = ja, = nein; k.a = keine Angaben 50 Nr. 01/02 Februar 2015 Swiss IT Magazine

6 MARKTÜBERSICHT ZEITERFASSUNGSLÖSUNGEN ZUTRITTSKONTROLLE UND ZEITERFASSUNG RISNOVA SECUSYS SOFTWAREMANUFAK- TUR.CH SPYDERLINK TRIVISO ZEIT RisTime RT-Time axendozeit SpyderLink Triviso Zeit pro-line Zeiterfassungssoftware Komplettsystem mit Zeiterfassungssoftware Zeiterfassungssoftware Zeiterfassungssoftware Komplettsystem mit Outlook-Add-in (Timelook) durch Drittanbieter anbindbar integriert durch Drittanbieter anbindbar integriert & durch Sage 50 eigenes Lohnmodul, eigenes ERP, universelle Schnittstellen über Scriptsprache div. Fremdsysteme Lizenzen: Fr Fr Fr Lizenzen: Fr Fr Setup einmalig: Fr ; Fr Setup einmalig: Fr ; Fr Fr Fr Fr Quelle: Gryps.ch Swiss IT Magazine Nr. 01/02 Februar

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