Redner: Steuerberater Heinz Buhlmann Steuerfachangestellte Madeleine Buhlmann. Buchführung im Verein

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1 Buchführung im Verein Redner: Steuerberater Heinz Buhlmann Steuerfachangestellte Madeleine Buhlmann 1

2 AGENDA 1. Begrüßung und Einführung 2. Datenschutz 3. Aufzeichnungspflichten 4. Spendenformular 5. Buchen im Verein 6. Diskussionsrunde 7. Schlusswort 2

3 2. Datenschutz Verwaltungsschikane oder Imagesteigerung??? Die 6 häufigsten Fehler im Bezug auf Datenschutz Datenverarbeitung erfolgt ohne Rechtsgrundlage Es existiert kein Verfahrensverzeichnis für Jedermann Es wurde kein Datenschutzbeauftragter ernannt 3

4 2. Datenschutz Verwaltungsschikane oder Imagesteigerung??? Die 6 häufigsten Fehler im Bezug auf Datenschutz Es existiert keine interne Verarbeitungsübersicht Die vorhandenen Daten sind nicht ausreichend technisch geschützt Personen, die personenbezogene Daten bearbeiten, sind dem Datengeheimnis nicht verpflichtet 4

5 2. Datenschutz Verwaltungsschikane oder Imagesteigerung??? Jede Institution, die personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt ist dem Datenschutz laut BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) unterstellt Der Vorstand ist verantwortlich für die Einhaltung des Datenschutzes 5

6 2. Datenschutz Verwaltungsschikane oder Imagesteigerung??? Die wichtigsten Fragen zum Datenschutz Welche Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte? Wer kann Datenschutzbeauftragter werden? Welche Stellung hat der Datenschutzbeauftragte? In welchen Fällen ist an Datenschutz zu denken? Wann dürfen personenbezogene Daten nicht verwendet werden? 6

7 2. Datenschutz Verwaltungsschikane oder Imagesteigerung??? Die wichtigsten Fragen zum Datenschutz Dürfen Daten vom Verein veröffentlicht oder weitergegeben werden? Welche weiteren Regeln des Datenschutzes sind zu beachten? Müssen schriftliche Dokumente vorliegen? Gibt es Vorgaben für die technische Datensicherheit? 7

8 2. Datenschutz Verwaltungsschikane oder Imagesteigerung??? Die wichtigsten Fragen zum Datenschutz Welche Rechte besitzt der Betroffene? Wer Überwacht die Einhaltung des Datenschutzes im Verein? Wo kann der Verein Unterstützung erhalten? Was passiert im Fall von Verstößen? 8

9 3. Aufzeichnungspflichten Diese Aufzeichnungen müssen sein!!! Nach 145 AO muss sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und die Lage des Vereins machen können Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können Aufzeichnungen sind dabei so vorzunehmen, dass sie den Zweck der Besteuerung erfüllen 9

10 3. Aufzeichnungspflichten Diese Aufzeichnungen müssen sein!!! Für Arbeitnehmer eines Vereins: Alle Unterlagen der Beschäftigung für Sozialversicherung und Rentenversicherung bspw. Beginn, Ende und Art der Beschäftigung, Entgelt (inkl. Zusammensetzung), Arbeitszeit, Erklärung über geringfügige Beschäftigung => gilt auch für Minijobber!!!! 10

11 3. Aufzeichnungspflichten Diese Aufzeichnungen müssen sein!!! Für Arbeitnehmer eines Vereins: Alle Unterlagen der Beschäftigung für Lohnsteuer bspw. pro Arbeitnehmer ein eignes Lohnkonto, Lohnsteuerkarte, Art und Höhe des Entgelts => gilt auch für Minijobber!!!! 11

12 3. Aufzeichnungspflichten Diese Aufzeichnungen müssen sein!!! Für die Buchhaltung: Spendenbescheinigungen müssen in Kopie bei einer Betriebsprüfung dem Finanzamt vorgelegt werden können Bei Sachspenden sollten die Bewertungsgrundlagen der Spendenbescheinigung beiliegen 12

13 3. Aufzeichnungspflichten Diese Aufzeichnungen müssen sein!!! Für die Buchhaltung: Die Kontoauszüge müssen als Originalausdruck der Buchhaltung beiliegen auch wenn über Online Banking ein Ausdruck erstellt wird KEINE BUCHUNG OHNE BELEG 13

14 3. Aufzeichnungspflichten Diese Aufzeichnungen müssen sein!!! Für die Buchhaltung: Grundsätzlich langt die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben nach Geschäftsjahr, sowie die Ermittlung des Jahresergebnis nach Einnahme- Überschuß-Rechnung oder Bilanzierung 14

15 3. Aufzeichnungspflichten Diese Aufzeichnungen müssen sein!!! Für die Buchhaltung: Führung eines Anlagenspiegels über das Anlagevermögen bspw. Abschreibungsdauer, Art des Anlagegutes, Abschreibeart (linear, GWG, GWG-Pool, ) 15

16 3. Aufzeichnungspflichten Diese Aufzeichnungen müssen sein!!! GRUNDSÄTZLICH sollten alle Belege für 10 Jahre aufbewahrt werden!!!! 16

17 4. Spendenformular Umfassende Neuvorgaben zur Ausstellung von Spendenbescheinigungen nach 10 b EStG Verein muss die Bescheinigung selbst ausstellen Die Bescheinigung muss der Mustervorlage entsprechen keine Danksagungen und Werbedrucke dürfen enthalten sein Nennung der steuerbegünstigten Zwecke Spendenbetrag 17

18 4. Spendenformular Umfassende Neuvorgaben zur Ausstellung von Spendenbescheinigungen nach 10 b EStG Fehlerquellen: Bewertung von Sachspenden Mitgliedsbeiträge oftmals keine Spenden Sammelbestätigungen Freistellungsbescheingung abgelaufen 18

19 5. Buchen im Verein Die 4 Wirtschaftszweige des Vereins Ideeller Bereich Vermögensverwaltung Zweckbetrieb Steuerschädlicher Geschäftsbetrieb 19

20 5. Buchen im Verein Ideeller Bereich alles was laut Satzung zum Vereinszweck gehört Einnahmen: Mitgliedsbeiträge Spenden Zuschüsse Ausgaben: Verwaltung Satzungszweckgebundene Ausgaben 20

21 5. Buchen im Verein Vermögensverwaltung Vermögensgegenstände des Vereins Einnahmen: Vermietung des Vereinsheims (langfristig) Zinserträge durch Geldanlagen (Sparbuch) Ausgaben: Kosten der Kontoführung 21

22 Zweckbetrieb 5. Buchen im Verein sportliche Aktivitäten des Vereins Einnahmen: Eintrittsgelder Erlöse aus Tombola, Basaren, Verlosungen Startgelder Ausgaben: Bezahlte Sportler und Trainer, Mitwirkende Kosten für Sportanlagen, Trikots, Geräte 22

23 5. Buchen im Verein Steuerschädlicher Geschäftsbetrieb sportliche Aktivitäten des Vereins Einnahmen: Erlöse aus dem Verkauf von Speisen und Getränken Eintrittsgelder von Veranstaltungen Sponsoring Werbemaßnahmen Ausgaben: Einkauf von Speisen und Getränken Bands, Kosten für die Veranstaltung Freibetrag bei Gewinn für Körperschaftsteuer: 5.000,00 und bei Gewerbesteuer ,00 23

24 6. Diskussionsrunde Haben Sie Fragen? Liegt Ihnen etwas auf dem Herzen? Sind wir auf ein Thema nicht eingegangen? Haben wir etwas nicht ausreichend erklärt? 24

25 Wir bedanken uns für Ihre Aufmerksamkeit und stehen Ihnen für Fragen jederzeit zur Verfügung Heinz Buhlmann Madeleine Buhlmann www. bup-steuerberatung.de 25

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