MITTELSTAND KOMPAKT. Effizienz als Leitbild. Business Software im Mittelstand - Quo Vadis? EDI or Die. ERP-System des Jahres 2011

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1 001 Comarch Magazin März MITTELSTAND KOMPAKT Business Software im Mittelstand - Quo Vadis? EDI or Die ERP-System des Jahres 2011 Exklusiv Interview mit Blizzard Cloud Computing - IT-Kostenbremse für den Mittelstand?

2 Inhalt Grußwort Grußwort 3 Mehr Effizienz für mittelständische Unternehmen Comarch Aktuell 4 Wir schaffen effizientere Prozesse durch eine voll integrierte Businesssoftware! Dr. Kurpinski, der Vorstandsvorsitzende der Comarch Software und Beratung AG, über Comarch in der DACH-Region, die voll integrierte e-enterprise Suite und die weiteren Neuheiten auf der CeBIT Comarch ERP Enterprise ist das ERP System des Jahres 2011 Effizientere Warenwirtschaft: Comarch ERP macht mobil Comarch stärkt seine Position in der DACH-Region Comarch e-enterprise Suite Comarch präsentiert sich bei IBM in Zürich! Der Wettbewerb ERP des Jahres Impressum MITTELSTAND KOMPAKT Comarch Magazin 001/März 2012 Mehr Effizienz für mittelständische Hausanschrift: Comarch Software und Beratung AG Messerschmittstraße München Unternehmen Business Software im Mittelstand Quo Vadis? Effiziente Prozessunterstützung mit integrierten ERP-Systemen Erfolgreiche Collaboration in der Supply-Chain Cloud-Computing: IT-Kostenbremse für den Mittelstand? Die Cloud als Chance verstehen, heißt von der Zukunft lernen Mehr Effektivität im Geschäftsalltag dank Comarch EDI or Die Effizenter Umgang mit Informationen Optimierung von Business Intelligence Lösungen Erfolgreicher Einsatz von E-Learning in Unternehmen Effizientes Marketing im Mittelstand dank moderner IT-Lösungen für das Marketingmanagement Unternehmensseite 24/7 Repräsentant Ihrer Firma Herausgeber und Verleger: Comarch Software und Beratung AG Redaktion: Magda, Duda, Martina List, Janina Kahle, Philipp Erdkönig DTP: Nuno Laranja SoInteractive GmbH Messerschmittstraße München Redaktion: Internet: Erscheinungsnachweise: 2x jährlich Auflage: Der zunehmende Wettbewerb und Unsicherheiten am Markt veranlassen Unternehmen dazu, neue Wege einzuschlagen, um noch effizienter zu arbeiten und Prozesse weiter zu optimieren. Aus diesem Grund widmet sich die erste Ausgabe des Mittelstand Kompakt ebenfalls dem Thema Effizienz. In dieser Ausgabe gehen wir auf mögliche Hemmnisse und Faktoren, welche die Leistung und Produktivität eines mittelständischen Unternehmens negativ beeinflussen, Einige Unternehmen schließen sich zu Netzwerken zusammen, andere revolutionieren ihren Produktionsablauf, wieder andere arbeiten mit voll integrierter Software, um Potenziale zu nutzen und um effizienter zu wirtschaften. Die Vorteile sind vielfältig: steigende Arbeits- und Mitarbeiterproduktivität, bessere Bestandskontrolle und Bestandseffizienz, höhere Anlagenauslastung. Durch die passende Software kann das Potenzial eines Unternehmensnetzwerks erst richtig ausgeschöpft werden. In die Mittelstand Success Story ZDF statt ARD Interview mit Eric-Jan Kaak von der Blizzard Sport GmbH Effizienz steigern durch automatisierte Abläufe Die Zeitschrift und alle in ihr enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Mit Ausnahme der gesetzlich zugelassenen Fälle ist eine Verwertung ohne Einwilligung des Verlags strafbar. ein. Aber wir stellen ebenfalls herausragende Unternehmer, Potenziale zur Effizienzsteigerung sowie Lösungsansätze vor. Unter anderem zeigen wir Ihnen das Erfolgsrezept von Blizzard! ser Ausgabe von Mittelstand Kompakt zeigt Ihnen Comarch - zusammen mit verschiedenen Analysten - welche Potenziale auch Sie noch ausschöpfen können. Viel Spaß beim Lesen! Redaktion

3 Comarch Aktuell Comarch Aktuell Wir schaffen effizientere Prozesse durch eine voll integrierte Business Software Dr. Kurpinski, der Vorstandsvorsitzende der Comarch Software und Beratung AG, über Comarch in der DACH-Region, die voll integrierte e-enterprise Suite und die weiteren Neuheiten auf der CeBIT Seit September letzten Jahres hat die Comarch Software und Beratung mit Dr. Christoph Kurpinski einen neuen Vorstandsvorsitzenden. Die Mittelstand Kompakt Redaktion hat mit ihm über seine Beweggründe, zu Comarch zu wechseln, seine Pläne und Strategie gesprochen. Mittelstand Kompakt: Herr auch sagen, dass die Übernahme der SoftM durch Comarch in Dr. Christoph Kurpinski Vorstandsvorsitzender der Comarch Software und Beratung AG Dr. Kurpinski, am 1. September 2011 haben Sie den Vorstandsvorsitz der Comarch Software und Beratung AG in München übernommen. Was hat Sie an dieser Herausforderung gereizt? Dr. Kurpinski: Ich kenne nun Comarch bereits seit über zwölf Jahren. Damals war ich bei der dtms AG in Mainz als Vorstand tätig und hatte die der Vergangenheit nicht optimal verlief. Auf der einen Seite haben wir hier mit modernster Technologie, auf der anderen Seite mit organisatorischen Themen zu tun. Genau diese Kombination stellt die sehr spannende Herausforderung dar. Um Comarch hier in Deutschland genauso erfolgreich zu machen wie in Polen, müssen wir jeweils die besten Seiten beider Unternehmen ausbauen. Ein Teil des Erfolgsrezepts von Comarch in Polen ist die Entwicklung eigener Softwarelösungen für verschiedene Branchen. Denn knapp 80% des Umsatzes stammen aus dem Verkauf eigener Produkte und nur 20% tragen Fremdprodukte wie Datenbanken, Betriebssysteme usw. bei. Diese Strategie wird nun auch in der DACH Organisation konsequent fortgesetzt. Aufgabe, innerhalb von 8 Monaten eine neue CRM und Billing Software mit Euro-Unterstützung einzuführen. Unsere Wahl fiel auf Comarch. Damit waren wir der erste Kunde für Comarch im deutschsprachigen Raum. Das Projekt ging damals sehr professionell und absolut reibungslos über die Bühne. Ich war sehr zufrieden. Geschäftliche Beziehungen zur Comarch Group hatte ich auch nach diesem Projekt immer wieder. An der Tätigkeit für die Comarch hier in Deutschland hat mich aber besonders gereizt, dass die Comarch Group es in den letzten zehn Jahren geschafft hat, von einem kleinen polnischen Softwarehaus zu einem Global Player mit einer Vielzahl von äußerst innovativen Produkten und Technologien aufzusteigen. Comarch ist heute ein internationales IT-Unternehmen mit einem kompletten IT-Portfolio. Andererseits muss man aber Mittelstand Kompakt: Und was war in den ersten Monaten die größte Herausforderung in Ihrem neuen Job als Vorstandsvorsitzender der Comarch Software und Beratung? Dr. Kurpinski: Zum einen ist Comarch in der DACH-Region mit den 14 Filialen schon sehr groß und räumlich verstreut. Es war am Anfang eine logistisch komplexe Aufgabe, alle Mitarbeiter kennen zu lernen und an einen Tisch zu bekommen. Des Weiteren wollte ich gerne möglichst viele Kunden persönlich treffen. Das war aufgrund der großen Kundenzahl, aktuell sind das ca , ebenfalls eine große Herausforderung. Man muss bedenken, dass wir Comarch DKS-Kunden beispielsweise schon seit den 80er Jahren unterstützen. Wir haben uns daher dazu entschlossen, gezielt zu Kundentagen einzuladen. Mittelstand Kompakt: Und wie geht es mit Bestandskunden von alten Comarch IT-Systemen weiter? Dr. Kurpinski: Natürlich werden wir unsere Kunden, die wir seit etwa 20 Jahren unterstützen, auch weiterhin betreuen. Durch diese langjährige Zusammenarbeit kennen wir die Bedürfnisse unserer Kunden sehr gut. Für Kunden mit einer schon etwas älteren Finanzsoftware möchten wir mittelfristig darüber hinaus auch eine Migrationsstrategie anbieten, um ihnen den Umstieg auf eine moderne Systemgeneration so einfach wie möglich zu machen. Bereits im Januar fanden daher entsprechende Informationsveranstaltungen statt. Wir haben hier unseren Kunden unser modernes Finanzprodukt Comarch Financials Enterprise und den Migrationsprozess im Detail vorgestellt. Ich habe dort ebenfalls mit unseren Kunden persönlich gesprochen, damit wir noch besser auf ihre Anforderungen und Kundenbedürfnisse eingehen können. Mittelstand Kompakt: Was zeichnet denn Comarch besonders aus? Und von welchen IT-Lösungen können Mittelständler am meisten profitieren? Dr. Kurpinski: Comarch bietet ein komplettes IT-Portfolio für den Mittelstand. Andere IT-Anbieter können ihren Kunden oftmals nur ein Produkt zeigen, Comarch hingegen ist ein IT-Komplettanbieter mit eigenen Produktentwicklungen. Auch der Bereich Forschung und Entwicklung wird bei Comarch groß geschrieben. In den letzten zwei Jahren haben wir beispielsweise eine neue Finanzlösung Comarch Financials Enterprise auf Basis der Comarch ERP Enterprise Technologie entwickelt. Auch in 2012 wird Comarch intensiv in die Weiterentwicklung der Software investieren. Zusätzlich zu den ERP- und Finanz-Systemen bietet Comarch auch Dokumentenmanagement- (Comarch ECM) und EDI-Lösungen (Comarch EDI) für den Mittelstand an. Mit dem Ausbau unserer Hosting-Infrastruktur können wir interessierten Kunden zusätzlich SaaS-Lösungen anbieten. Mit jedem neuen Produktrelease wurden unsere Produkte stärker aufeinander abgestimmt und zu einer Komplettlösung für den Mittelstand zusammengesetzt. Das Ergebnis ist nun die komplett integrierte Comarch e-enterprise Suite, die wir auf der CeBIT 2012 erstmals zeigen werden. Mittelstand Kompakt: Welche Vorteile bringt die e-enterprise Suite genau? Dr. Kurpinski: Durch eine erhöhte Prozesseffizienz lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigern damit wirbt beinahe jeder Softwareanbieter. In der Tat ist die Leistungsfähigkeit von Businesssoftware in den letzten Jahren ständig gestiegen. Jedoch reicht die Effizienz oft nur so weit wie die Funktionalität der einzelnen Lösungen. Dank unseres breiten IT-Produktportfolios für den Mittelstand, das in Form der Comarch e-enterprise Suite als voll integriertes Paket angeboten wird, sind wir in der Lage durchgängige und somit weit effizientere Prozesse in allen Unternehmensbereichen umzusetzen und schaffen somit einen echten Mehrwert im Gegensatz zu anderen Softwareanbietern. Die e-enterprise Suite von Comarch bietet Anwendungen für ERP, Business Intelligence, Finanzen, ECM/DMS und EDI. Prozessbrüche aufgrund fehlender oder unvollständiger Schnittstellen gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie überschrittene Projektbudgets. Jeder Kunde kann die Bestandteile seiner integrierten Prozessplattform individuell aus Comarchs breitem Softwareangebot für ERP, Business Intelligence, Finanzen, ECM/DMS und EDI wählen. Zusätzlich bietet Comarch verschiedene Modelle für den Betrieb der Comarch e-enterprise Suite an: Zum einen wird die gesamte Plattform als Software as a Service in der Cloud angeboten. Hier werden die Daten sicher in einem in Deutschland betriebenen Comarch Rechenzentrum aufgehoben. Zum anderen können in diese Rechenzentren auch lediglich einzelne Bestandteile der Gesamtlösung ausgelagert werden. Mittelstand Kompakt: Und welche weiteren Neuheiten bringt Comarch auf die CeBIT mit? Dr. Kurpinski: Auf der CeBIT zeigen wir erstmals mit dem brandneuen Release 5.1, dass Comarch ERP Enterprise auch auf Android-basierten Smartphones, iphones und ipads zu Hause ist. Der Zugriff erfolgt über den integrierten Browser dieser Geräte. Die dafür notwendigen Anwendungen sind, so wie die Dialog- Anwendungen des ERP-Systems, plattformunabhängig und individuell anpassbar. Des Weiteren zeigen wir mit einem Preview Release neben dem Internet Explorer weitere Browser, wie Firefox, Chrome und Safari. Durch die Nutzung der verschiedenen Browser und die von jeher bestehende Plattformunabhängigkeit sind Comarch ERP Enterprise und Comarch Financials Enterprise grenzenlos einsetzbar. Die Lauffähigkeit dieser Systeme auf mobilen Geräten verschafft noch mehr Freiheit, sich jederzeit und jeder Orts informieren zu können. Mittelstand Kompakt: Vielen Dank für das Gespräch. 4 5

4 Comarch Aktuell Comarch Aktuell Comarch ERP Enterprise ist das ERP System des Jahres 2011 Der Wettbewerb zum ERP-System des Jahres wurde 2011 In der Kategorie E-Business setzte sich auf dem Kongress in zum sechsten Mal von der Zeitschrift ERP Management und Potsdam Comarch ERP Enterprise aufgrund der hervorragenden Leistung und Eigenschaften durch. Der Bewertung liegen dem Center for Enterprise Research (CER) an der Universität Potsdam durchgeführt. Kriterien wie Einführungsmethodik, Funktionen, Ergonomie sowie Support, Technologie und Entwicklung zugrunde. Effizientere Warenwirtschaft: Comarch ERP macht mobil Das neue Release 5.1, das Ende 2011 auf dem Markt gebracht und vor allem einfach zu bedienen und anzupassen. So können Manager technische und betriebswirtschaftliche Kenn- wurde, enthält zahlreiche neue Funktionen und Apps, insbesondere für den Onlinehandel und das Endverbrauchergeschäft. Darüber hinaus ist ein wesentliches Highlight die informieren. zahlen jederzeit abrufen und sich über den Stand der Dinge Entwicklung von mobilen Anwendungen, die auf dem iphone oder Android-basierten Smartphones laufen. Onlinehandel und Endverbraucher Der Onlinehandel wird durch die neuen Funktionen Vorkasse, Mobile Anwendungen Dublettenprüfung und phonetisches Suchen unterstützt. Die Comarch ERP Enterprise (zuvor Comarch Semiramis) unterstützt mit dem neuen Release die Entwicklung von mobilen selbst in der Kalkulation. Damit lässt sich ein Onlineshop noch Endverbraucherpreise werden durchgängig berücksichtigt, Anwendungen für iphones und Android-basierten Smartphones. Der Zugriff erfolgt über den integrierten Browser dieser se 5.1 unterstützt darüber hinaus die Abwicklung von Pfand besser in das ERP-System integrieren. Comarch ERP Enterpri- Geräte. So wie die Dialog-Anwendungen des ERP-Systems, und Leergut sowie die Verwaltung von Containern in Vertrieb, sind auch die mobilen Anwendungen plattformunabhängig Beschaffung und Lagerlogistik. Comarch e-enterprise Suite Auf der CeBIT 2012 vom 6. bis 10. März in Hannover zeigt Comarch das komplette Angebotsportfolio für mittelständische Unternehmen. Das Rundum-Paket von Comarch bietet Anwendungen für ERP, Business Intelligence, Finanzen, ECM/ DMS und EDI in Form einer voll integrierten Prozessplattform. Prozessbrüche aufgrund fehlender oder unvollständiger Schnittstellen gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie überschrittene Projektbudgets und steigert somit die Effizienz eines Unternehmens. Die Durchgängigkeit der Unternehmensprozesse wird nicht nur durch den Austausch aller nötigen Informationen zwischen den einzelnen Applikationen gewährleistet, sondern spiegelt sich auch in der Bedienung mehrerer Anwendungen durch einen Benutzer wider. Innerhalb eines Prozesses hat er die Möglichkeit, sich mit einem Mausklick Informationen aus einer anderen Anwendung zu holen oder Aktionen in anderen Anwendungen zu starten. Benötigt man etwa bei der Bestellerfassung mittels ERP Informationen über den betreffenden Lieferanten, können diese direkt aus der ERP-Oberfläche in Form von BI-Berichten oder mittels ECM/DMS verwalteter Dokumente abgerufen werden. Via EDI empfangene Dokumente werden automatisch mittels Prüfmechanismen aus dem ECM-DMS System einer Prüfung unterzogen, bevor sie dem entsprechenden Mitarbeiter in der ERP Oberfläche zur weiteren Bearbeitung präsentiert werden. Business Intelligence liefert nicht nur Berichte, über die sich die Geschäftsentwicklung überwachen lässt, sondern erlaubt auch das Anstoßen von Prozessen direkt aus dem Bericht heraus. Die Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten sorgt für die Senkung der Anwendungskomplexität und im Endeffekt für kürzere Bearbeitungszeiten und gesteigerte Effizienz bei allen IT-gestützten Tätigkeiten im Unternehmen. Jeder Kunde kann die Bestandteile seiner integrierten Prozessplattform individuell aus Comarchs breitem Softwareangebot für ERP, Business Intelligence, Finanzen, ECM/DMS und EDI wählen. Zusätzlich bietet Comarch verschiedene Modelle für den Betrieb der Comarch e-enterprise Suite an: Zum einen wird die gesamte Plattform in der Cloud angeboten. Hier werden die Daten sicher in einem in Deutschland betriebenen Comarch Rechenzentrum aufgehoben. Zum anderen können in diese Rechenzentren auch lediglich einzelne Bestandteile der Gesamtlösung ausgelagert werden. Comarch stärkt seine Position in der DACH-Region Die Comarch Group übernahm im vergangenen Januar 100% IT-Markt unternommen. der Anteile an der A-MEA Informatik AG. Durch diese Maßnahme baut Comarch seine Position als IT-Anbieter in der DACH- Die A-MEA Informatik AG mit Sitz im schweizerischen Arbon Region weiter aus. beschäftigt aktuell 20 Mitarbeiter und verfügt über umfangreiche Erfahrungen mit ERP-Lösungen sowie Rechnungswesensystemen für mittelständische Unternehmen in der Der DACH-Markt ist aktuell von herausragender strategischer Bedeutung für die Kapitalgesellschaft Comarch erklärt Professor Janusz Filipiak, Gründer und CEO der Comarch Group, der größte darunter ist die Victorinox AG einschließlich der DACH-Region. Die A-MEA betreut momentan etwa 50 Kunden, seine Entscheidung. Momentan werden bereits etwa 30% Wenger SA. Die wichtigste Lösung im Angebot der A-MEA ist des Umsatzes des Software-Herstellers Comarch in Deutschland, Österreich und der Schweiz generiert. Mit der Akquisiständische Unternehmen, welche die Effizienz der Abläufe im Comarch ERP Enterprise die ideale ERP-Lösung für mitteltion der A-MEA Informatik AG hat Comarch einen weiteren Unternehmen verbessert und gleichzeitig höchste Ansprüche großen Schritt zur Stärkung der Position auf dem Schweizer an die Ergonomie und Flexibilität ihrer ERP-Lösung stellt. Comarch präsentiert sich bei IBM in Zürich! Als Premium-Partner präsentiert sich Comarch zusammen mit IBM in Zürich. Hier gen für den Banken-Sektor entwickeln. Die- richtet sich an IT-Anbieter, welche Lösun- zeigt Comarch in zwei verschiedenen Konferenzbereichen - dem IBM Forum und dem Lösungen für das Internet Banking an. Wir se bieten in erster Linie auf IBM basierende IBM Innovation Center - drei IT-Lösungen zeigen hier in der Smarter Banking Area für den Mittelstand: Comarch zeigt auf dem auf Touchscreens, Smartphones und ipads IBM Forum Comarch ERP, Comarch ECM und unsere Internet Banking-Lösung. Das Innovation Center ist bis August 2012 für Besu- Comarch EDI. Der Fokus des IBM Innovation Centers liegt auf dem Banken-Sektor und cher zugänglich. 6 7

5 Comarch Aktuell Der Wettbewerb ERP des Jahres Im Rahmen des 7. ERP-Herbstkongresses in Potsdam hat das Center for Enterprise Research Ende November Comarch ERP Enterprise als ERP System des Jahres in der Kategorie E-Business ausgezeichnet! Mittelstand Kompakt hat mit dem Vorsitzenden der Jury Prof. Dr.-Ing Norbert Gronau von der Universität Potsdam über den Wettbewerb, Auswahlkriterien und ERP-Trends im Allgemeinen gesprochen. Mittelstand Kompakt: Der Wettbewerb zum ERP System des Jahres fand im November 2011 bereits zum sechsten Mal statt. Warum ist der Wettbewerb so wichtig? Wie messen Sie die Bedeutung des Wettbewerbs im Gegensatz zu anderen IT-Wettbewerben? Und was schätzen Prof. Dr. Norbert Gronau Unternehmen bzw. die Medien an Ihrer Evaluation? Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Prof. Dr. Gronau: Der Wettbewerb zum ERP-System des Universität Potsdam Jahres zeichnet nicht-funktionale Eigenschaften von ERP-Systemen aus. Er bietet eine Orientierung im Markt und ich finde, dass die Unternehmen auch eine Auszeichnung verdient haben, die bereit sind, sich dem Wettbewerb und der harten Beurteilung durch unsere Jury zu stellen. Andere IT-Wettbewerbe konzentrieren sich auf Innovationsaspekte oder auf gute Arbeitgeberschaft; wir bewerten konkret wichtige Eigenschaften, die für die ERP-Implementierung von Bedeutung sind. Unternehmen und Medien schätzen an ihrer Evaluation die Tatsache, dass wir genau diejenigen Punkte auf den Prüfstand stellen, die für eine erfolgreiche Implementierung von wesentlicher Bedeutung sind. Mittelstand Kompakt: Der Auswahlprozess ist ziemlich kompliziert und dauert mehrere Monate. Können Sie uns zum Auswahlprozess etwas mehr erzählen? Warum wurde der Prozess genau so konzipiert? Wer bewertet die Systeme? Prof. Dr. Gronau: Die Anbieter bewerben sich zunächst schriftlich. Diese schriftlichen Bewerbungen werden von drei Gutachtern unabhängig voneinander bewertet. Wenn die Anbieter eine bestimmte Hürde überspringen und zu den Besten in ihrer Kategorie gehören, werden sie zur öffentlichen Anbieterpräsentation eingeladen. Dort präsentieren sie ausgewählte Kriterien vor allen Jurymitgliedern gleichzeitig und der Beste gewinnt. Die Jury besteht aus Wissenschaftlern, Beratern und Vertretern der Medien, die sich als Fachmedien besonders gut mit ERP-Systemen auskennen. Mittelstand Kompakt: Wie viele IT-Systeme bewerten Sie bei dem Wettbewerb insgesamt? Wie viele Bewerbungen gibt es? Prof. Dr. Gronau: Beim Wettbewerb treten in der zweiten Runde etwa fünfzehn Systeme an. Insgesamt haben sich seit 2006 fast 65 verschiedene Anbieter mit Systemen beworben. Mittelstand Kompakt: Welche sind die wichtigsten Kriterien bei der ERP-Auswahl bzw. Evaluation? Gibt es Kriterien, die in der Kategorie E-Commerce besonders gewichtet werden? Prof. Dr. Gronau: Die wichtigsten Kriterien sind immer der Kundennutzen, gefolgt von Ergonomie und Technologie. In der Regel gewinnen diejenigen Anbieter, die den Kundennutzen überzeugend darstellen können. In der Kategorie E-Commerce werden alle Kriterien gleich gewichtet, wie in den anderen Kategorien. Mittelstand Kompakt: Wohin geht der ERP-Markt im Allgemeinen? Gibt es neue Trends, die sie beobachten seit dem ersten Wettbewerb? Prof. Dr. Gronau: Der ERP-Markt geht in Richtung stärkere Berücksichtigung von Nutzenaspekten für das Unternehmen, sprich: Produktivitätssteigerung, und für den einzelnen Mitarbeiter, sprich: bessere Ergonomie und besseres Arbeitsgefühl mit dem ERP-System. Die ERP-Landschaft insgesamt differenziert sich stärker aus, das beobachten wir seit dem ersten Wettbewerb, es gibt mehr neue Kategorien, neue Anbieter treten hinzu und vorhandene Anbieter modernisieren ihre Systeme. 8

6 Business Software im Mittelstand Quo Vadis? Die Rahmenbedingungen, unter denen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) wirtschaften, haben sich in den letzten Jahren deutlich verschärft. Immobilien-, Banken-, Eurokrise, steigender Wettbewerbsdruck und zunehmende Internationalisierung sind nur einige Stichworte, die einen Eindruck davon vermitteln, wie dynamisch das Umfeld für KMU geworden ist. Peter Treutlein Vorstand der Trovarit AG Rainer Sontow Analyst bei der Trovarit AG Der aktuellsten Studie der Trovarit AG ( ERP/Business Software: Nutzenbeitrag der Modernisierung ; Ende 2011) zufolge, sehen die Unternehmen die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen als die größte Herausforderung der kommenden Jahre. Neben den klassischen Trends (steigende Kundenanforderungen/Wettbewerb) werden hier insbesondere die Veränderlichkeit des Marktumfeldes und die zunehmende Internationalisierung genannt. Diese Themen gehen auch an KMU nicht vorbei. So zeigt sich, dass auch kleine Unternehmen bis 100 Mitarbeiter Marktschwankungen (40%) und Internationalisierung (36%) für sehr relevante Herausforderungen halten. Mittelständler mit Mitarbeitern geben hier sogar 41% und 43% an. Die Konsequenz ist, dass KMU nicht nur ihre Innovationskraft und Kosteneffizienz weiter ausbauen müssen, sondern darüber hinaus ihre Fähigkeit steigern müssen, schnell und gezielt auf Veränderungen im Markt zu reagieren, um in einem zunehmend von Unsicherheit geprägten Umfeld erfolgreich bestehen zu können. Dabei kommt Business Software auch in KMU eine immer bedeutendere Rolle zu, wie die Studie zeigt. zu den unternehmerischen Herausforderungen der kommenden Jahre zählen insbesondere Wirtschaftliche Rahmenbedingungen Steigende Kundenanforderungen Zunehmender Wettbewerb Marktschwankung Zunehmende Internationalisierung Steigende Kosten Steigender Innovationsdruck Notwendigkeit zum Wachstum Zunehmende Regulierung Herausforderungen der kommenden Jahre 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Anteil der Teilnehmer mit hoher Zustimmung (n=338) Gefragt nach den IT-relevanten Strategien der kommenden Jahre, nennen die Teilnehmer die Steigerung der Effizienz und Schnelligkeit der Unternehmensprozesse an erster Stelle (87%). Bereits auf den Plätzen 2-4 (verschlanken und vereinfachen (80% der KMU), Agilität steigern (insgesamt 64%), Transparenz steigern (62%)) finden sich Strategien, die insbesondere darauf abzielen, Prozesse nicht nur effizient gestalten, sondern auch effizient umgestalten zu können. Die Teilnehmer gehen also davon aus, dass sich Geschäftsprozesse mit zunehmender Geschwindigkeit verändern, sei es proaktiv, um Entwicklungen zuvorzukommen und Chancen wahrzunehmen, oder reaktiv, um flexibel auf Umfeldveränderungen zu reagieren. Insgesamt zielen die wesentlichen Strategien also auf eine dynamische Beherrschung der Unternehmensprozesse ab, welche es ermöglicht, sowohl Effizienz als auch Flexibilität zu optimie- Strategien der kommenden Jahre Prozesse schneller und effizienter machen Prozesse verschlanken und vereinfachen Die Agilität/Anpassungsfähigkeit der Prozesse erhöhen (bereichsübergreifende) Tranzparenz der Geschäftsprozesse erhöhen Kundenzufriedenheit mit der Auftragsabwicklung verbessern Prozesse standardisieren Kosten reduzieren Kundenzufriedenheit mit dem Produkt steigern Komplexität u. Variantenvielfalt beherrschen/reduzieren Kapazitätsauslastung optimieren Planbarkeit und Messbarkeit der Prozesse steigern Vernetzung und Synchronisation länderbzw. standortübergreifender Prozesse 500+ Mitarbeiter (n=81) Mitarbeiter (n=143) <100 Mitarbeiter (n=84) 0% 20% 40% 60% 80% 100% Anteil mit hoher Zustimmung IT-relevante Strategien ren. Für den Einsatz von Business Software hat das weitreichende Konsequenzen. So belegt die Langzeit-Studie Anwenderzufriedenheit ERP/Business Software Deutschland in ihrer fünften Auflage, dass die Flexibilität und Anpassbarkeit der Software inzwischen in ca. 50% der Investitionsentscheidungen zu den ausschlaggebenden Faktoren für die letztlich gewählte Software zählt. Um die Jahrtausendwende war dieser Wert mit 32% deutlich niedriger. Die optimale Prozessunterstützung durch ein umfassendes und ausgereiftes Funktionsset wird zwar weiterhin die wesentliche Zielgröße in der Gestaltung der Unternehmens-IT sein. Vor dem Hintergrund der zunehmenden Dynamik in den Geschäftsprozessen und der bereichsübergreifenden Vernetzung der Informationen erhält die Fähigkeit, Unternehmensprozesse und unterstützende Business Software schnell und gezielt an sich ändernde Rahmenbedingungen anzupassen, jedoch immer größere Bedeutung. Worauf gilt es zu achten? Für den tatsächlichen Einsatz von Business Software leiten sich aus dieser Entwicklung sowohl auf der strategischen Ebene als auch im täglichen operativen Betrieb Anforderungen ab. Zentrale Business Anwendungen bleiben nach aktuellen Umfragen immer länger im Einsatz. So sind inzwischen Installationen, die Jahre operativ sind, keine Seltenheit mehr. Gleichzeitig zwingt die Entwicklung Unternehmen zur wiederholten Optimierung und Anpassung der eigenen Geschäftsprozesse. Das Resultat sind nicht selten IT-Landschaften mit ausufernder Komplexität. Die Menge der verarbeiteten Informationen, die verschiedenen unterstützten Rollen und Aufgaben sowie die internen Abhängigkeiten von Daten und Prozessen bringen von Anfang an ein gehöriges Maß an Komplexität mit sich. Nach einigen Jahren und diversen Prozessanpassungen können sich Installationen aber auch soweit verselbstständigen, dass aus einem einst hilfreichen Werkzeug 10 11

7 Gegen den Einsatz von Saas spricht insbesondere... Abhängigkeit vom Anbieter Schnittstellenprobleme Mangelnde Flexibilität der Software Anpassung der Prozesse an Software Mangelnde Datensicherheit Unklare Rechts-/Haftungsfragen Mangelnde Performance Mangelnde Funktionalität Anonymität des Supports Hohe Integrationskosten Hohe Betriebskosten Mangelnde Verfügbarkeit des Services 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% > 250 MA (n=151) Anteil der Teilnehmer mit hoher Zustimmung MA (n=138) < 100 MA (n=107) Gründe gegen den Einsatz von SaaS ein steifes Korsett wird, das eine weitere Prozessoptimierung immer stärker ausbremst. Indikatoren dafür, dass man auf dem besten Weg in die Komplexitätsfalle ist, sind u.a. durchgeführte Software-Anpassungen ohne Nachweis der Release-Fähigkeit, nächtliche Batchläufe zur Datensynchronisation oder stetig steigender Aufwand bei der Schnittstellengestaltung. Offenheit für Anpassungen aufgrund einer geeigneten, modernen Softwarearchitektur. Serviceorientierte Architekturen und geeignete Schalenmodelle mit klaren Regeln für Anpassungen durch Hersteller, Anbieter von Branchen- Templates, Implementierungspartner und Anwender verbessern die Anpassbarkeit und schützen die Release-Fähigkeit einer angepassten Installation. Da mittelständische Unternehmen weder auf ihre Flexibilität noch auf die mit dem IT-Einsatz angestrebte Effizienzsteigerung verzichten können, muss Business Software der Anforderung nach mehr Flexibilität stärker Rechnung tragen. Wann eine Software flexibel ist, hängt natürlich vom Standpunkt des Betrachters und der jeweiligen Aufgabenstellung ab. Allerdings lassen sich Gestaltungsmerkmale aufzeigen, die einen flexiblen Einsatz stark begünstigen. Hierzu zählen u.a.: Gute modulare Ergänzungsmöglichkeiten mit zusätzlichen Funktionsumfängen. Wächst mit der Zeit der Bedarf an geforderter Funktionalität, z.b. durch Ausweitung in verschiedene Bereiche wie Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Content Management (ECM) oder Business Intelligence (BI), so ist eine integrierte Lösung als zusätzliches Modul einer bestehenden Lösung meist leichter einzuführen und zu pflegen, als die Anbindung einer weiteren Lösung über Schnittstellen. Einfache Anbindung über Standardschnittstellen. Sei es für den überbetrieblichen Informationsaustausch (z.b. EDI) oder für die Anbindung bestehender Lösungen bei denen ein Ersatz durch ein integriertes Modul aus welchen Gründen auch immer nicht sinnvoll erscheint: Verfügbare Standardschnittstellen reduzieren den Aufwand und vermeiden das Entwicklungsrisiko einer Individual-Schnittstelle. Ergonomische Benutzerführung. Eine eingängige, nachvollziehbare und vor allem einfache und schnelle Bedienbarkeit ermöglicht nicht nur effizientes Arbeiten. Sie verringert den Aufwand für die Einarbeitung nach Einführung oder umfassenden Anpassungen und sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern. Das Potenzial des Software Einsatzes wird schneller und umfassender genutzt und die Nutzung Excel-basierter Workarounds wird verhindert. Werkzeuge zur Umsetzung und Verwaltung von Anpassungen von Prozessen, Datenstrukturen, Oberflächen und Formularen. Mit geeigneten Tools können nicht nur Anpassungen schneller durchgeführt werden, auch können Anpassungen besser dokumentiert, die Auswirkungen einfacher geprüft und der Aufwand für kommende Releases deutlich reduziert werden. Markttrends Die Anbieter reagieren auf die gestiegenen Anforderungen mit einem Mix aus verschiedenen Strategien. Zum einen wachsen Lösungen funktional in angrenzende Aufgabenbereiche, man spricht hier auch von horizontaler Integration. Durch die Einbindung von weiteren Aufgabenbereichen bspw. CRM, ECM, BI und SCM ermöglichen sie eine bereichsübergreifende Auftragsabwicklung, Planung- und Steuerung der Unternehmensressourcen mit nur einer Business Software ohne zu Problemen durch Medienbrüche, Mehrfacheingaben und inkonsistenter Datenhaltung zu führen. Diesem funktionalen Wachstum sind aber Grenzen gesetzt, insbesondere wenn die Software auch auf KMU abzielt. Mit zunehmendem Funktionsumfang wächst i.d.r. auch die Komplexität einer Software. Mittelständische Unternehmen legen aufgrund ihrer begrenzten Ressourcen besonders großen Wert auf schnelle und schlanke Einführungsprojekte. Ist die Software funktional zu mächtig kann die Effizienz von Projekten, sei es bzgl. der Einführung oder aber einer späteren Anpassung, erheblich leiden. Die Anbieter großer Softwarepakete versuchen diesem Effekt entgegenzuwirken, indem Sie von Branchenspezialisten vorkonfigurierte Templates erstellen lassen, so dass der Aufwand im Einführungsprojekt reduziert werden kann. Ein weiterer und verhältnismäßig neuer Trend ist die Bereitstellung von Business Software als On-Demand Dienst aus der Cloud (z.b. als Software-as-Service). Hier nutzt das Anwenderunternehmen die Software über das Internet und bezahlt für den Nutzungsumfang beispielsweise über eine monatliche Gebühr je User. Für Anwender und Anbieter kann das Konzept viele Vorteile bieten. Die Anbieter können durch den Einsatz hochstandardisierter Funktionen mehrere Anwenderunternehmen mit einer Installation bedienen und Mengeneffekte erzielen. Anwenderunternehmen versprechen sich ein geringes Investitionsrisiko, Entlastung von Release- und Update-Aufwänden, transparente IT-Kosten, beschleunigte Implementierungen, sowie Flexibilität in der Nutzung. Gleichzeitig zeigen aktuelle Studien aber auch, dass es etliche Bedenken hinsichtlich der Eignung von SaaS für zentrale Businessanwendungen gibt. Die Studie ERP-as-a-Service Chancen und Herausforderungen aus Anwendersicht von 2010 weist insbesondere folgende von Anwenderunternehmen genannte Kritikpunkte auf: Abhängigkeit vom Anbieter Anbindung bestehender Lösungen (Schnittstellen) Mangelnde Flexibilität und Anpassbarkeit Unklarheiten bzgl. Datensicherheit und rechtliche Fragestellungen Dabei fällt auf, dass kleinere Unternehmen deutlich offener gegenüber dem Einsatz von SaaS sind, als größere. Ebenso gibt es einen Zusammenhang zwischen der Branchenzugehörigkeit und der Akzeptanz von SaaS. So gaben in der Studie über 52% der Industrieunternehmen (Handel 50%) an, Bedenken hinsichtlich der Flexibilität und Anpassbarkeit der Software zu haben, während nur 37% der Dienstleistungsunternehmen diese Bedenken teilten. Offensichtlich findet das Konzept mit seinen hochstandardisierten Funktionen in Unternehmen, deren Ge

8 Nutzenbeitrag i.a. des Zeitpunkts der Modernisierung Das System Liefert korrekte und sehr nützliche Informationen. Liefert eine durchgängige und vollständige Rückverfolgbarkeit aller relevanten Daten. Trägt deutlich zur Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse bei. Führt zu einer durchgängigen Unterstützung der Geschäftsprozesse. Liefert sehr schnell und einfach Informationen. Minimiert Fehlerhäufigkeit und Fehlerfolgen. Liefert aussagekräftige Kennzahlen. Steigert Transparenz und Prozessverständnis. Minimiert den Aufwand für Dokumentation und Archivierung. Minimiert die Komplexität der Software-Landschaft Vereinfacht und beschleunigt die firmenübergreifende Zusammenarbeit. Vereinfacht die internationale Zusammenarbeit. Unterstützt die Automatisierung von Prozessen (z.b. durch Event-Management). Minimiert die Prozesskosten. Minimiert die Dauer von Entscheidungen und später (n=188) vorher (n=127) 0% 20% 40% 60% 80% Anteil mit hoher Zustimmung Nutzenbeitrag des ERP-Einsatzes schäftsprozesse ein höheres Maß an Individualität, Automatisierung und Komplexität bergen, geringere Akzeptanz. Konsequenzen für mittelständische Unternehmen Die beschriebenen Entwicklungen auf der Anbieterseite haben für mittelständische Unternehmen zu einer unüberschaubaren Vielfalt an Software-Lösungen geführt. Auf der Marktrechercheund Ausschreibungsplattform IT-Matchmaker der Trovarit AG geben Software-Anbieter beispielsweise für über 300 verschiedene ERP-Lösungen an, dass der Mittelstand ein wesentlicher Zielmarkt ist. Für ein suchendes Anwenderunternehmen kann die Investitionsentscheidung somit ein mühseliges und in Anbetracht der Investitionsvolumina und langfristigen Auswirkungen auch sehr riskantes Unterfangen werden. Deswegen sollten auch mittelständische Unternehmen unbedingt auf eine strukturierte Vorgehensweise zurückgreifen, die über die Klärung der Anforderungen (Prozesse, Lastenheft) und Marktrecherche (Messen, Fachzeitschriften, Internet, Rechercheplattformen) zu einer überschaubaren Favoritenliste führt. Anschließend kann über Präsentationen und Systemtests vor Ort der Kandidat für Vertragsverhandlungen ermittelt werden. Dabei sollte insbesondere berücksichtigt werden: Funktionale Eignung Branchen-, Fach- und Projektkompetenz des Implementierungspartners Größe und Standorte des Anbieters Moderne technologische Basis Ergonomische Benutzerführung Angemessene Anpassbarkeit und Flexibilität Geeignetes Bereitstellungskonzept Aber nicht nur zu einer Neueinführung gilt es, sich intensiv mit den Anforderungen an die eigene Business Software auseinanderzusetzen. Die inzwischen üblichen langen Einsatzzeiten, die voranschreitende technologische Entwicklung und die sich ändernden Abläufe in den Unternehmen führen mit der Zeit fast zwangsläufig zu einem Auseinanderdriften der Lösung und der zu unterstützenden Prozesse. Wird hier nicht regelmäßig durch Modernisierung der Software und ggf. Überprüfung der Prozesse nachjustiert, reduziert sich der Mehrwert des Einsatzes von Business Software signifikant. Die Studie ERP/Business Software: Nutzenbeitrag der Modernisierung belegt eindrucksvoll, dass Installationen, deren letzte umfassende Modernisierung 2008 und später durchgeführt wurden, hinsichtlich ihres Nutzens deutlich positiver bewertet werden. Insbesondere wenn es um die Einfachheit, die Transparenz und die Schnelligkeit von Prozessen geht, werden die aktuelleren Installationen besonders gut bewertet. Es zeigt sich also, dass die regelmäßige Pflege der Lösungslandschaft ebenso einen erheblichen Beitrag zur Prozessbeherrschung liefert wie eine erfolgreiche Neuauswahl. Es empfiehlt sich also: Den Releasestand möglichst aktuell zu halten Anpassungen möglichst releasefähig zu gestalten Regelmäßig (z.b. alle 2 Jahre durch ein Audit) die aktuelle Passung zu ermitteln Die IT-Strategie mittelfristig und langfristig zu planen, in einer Roadmap festzuhalten und regelmäßig nachzujustieren. Fazit Kleine und mittelständische Unternehmen sehen sich in einem immer dynamischeren Marktumfeld gezwungen, nicht nur effizient, sondern auch besonders flexibel zu wirtschaften. Die Beherrschung der Dynamik der eigenen Prozesse gehört auch für KMU zu den wesentlichen Erfolgsstrategien der kommenden Jahre. Aktuelle Studien zeigen, dass Business Software dieser Entwicklung Rechnung tragen muss, indem neben der Funktionalität auch die Flexibilität der Software weiter ausgebaut wird. Der Anbietermarkt reagiert auf diese Forderung u.a. mit dem Ausbau der Integration, dem Angebot von vorkonfigurierten Softwarepaketen und der Flexibilisierung der Nutzung durch Cloud-Lösungen. Wollen mittelständische Unternehmen ihre Business-Lösung langfristig nutzenbringend einsetzen, so müssen sie sowohl bei der Auswahl der Software als auch bei der fortwährenden Gestaltung ihrer IT-Unterstützung darauf achten, dass sie sich ihre Freiheit zur Veränderung bewahren

9 Effiziente Prozessunterstützung mit integrierten ERP-Systemen Auf Knopfdruck sämtliche Informationen jederzeit und überall verfügbar! So oder ähnlich lassen sich häufig die Erwartungen an moderne ERP-Systeme zusammenfassen. In der Realität wird allerdings meist unterschätzt, dass viel technisches Know How und große Kraftanstrengungen erforderlich sind, damit alle Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle zur Verfügung gestellt werden können. Integrierte ERP-Systeme sind keine Selbstverständlichkeit Der Einsatz integrierter ERP-Systeme war für kleine- und mittelständische Unternehmen nicht immer selbstverständlich. Die Investition in große Software-Produkte, die Funktionalität für mehrere Unternehmensbereiche zur Verfügung stellen, wurde erst durch die technische Entwicklung leistungsfähiger und zugleich günstigerer Hardware und die Verbreitung des World Wide Web (WWW) wirtschaftlich. Zuvor war der Einsatz kleiner und verteilter Expertensysteme, wie z.b. Warenwirtschaftssysteme (WaWi), Produktionsplanungssysteme (PPS), Lagerverwaltungssysteme (LVS) und Software für die Finanzbuchhaltung an der Tagesordnung. Dietmar Ebel Bedingt durch diese historische Entwicklung finden sich in vielen Unternehmen heute noch gewachsene IT-Strukturen mit verteilten Systemen und Datenbanken. Diese Strukturen erweisen Dipl.-Kfm. bei Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik sich häufig als Hindernis für die Beschaffung, Verarbeitung und Weitergabe funktionsübergreifender Information, weil die dezentralen Insellösungen eine unterschiedliche Datenqualität vorhalten Organisations- und Informationssysteme und die Geschäftsprozesse eines Unternehmens in so einer Situation nicht zentral gesteuert werden können. Veränderungen der IT-Strukturen aktiv gestalten Die Notwendigkeit zur Investition in neue Systeme ergibt sich für Anwender meist, wenn mindestens eines der folgenden Ereignisse eintritt: Technische Notwendigkeit zur Modernisierung der eingesetzten Soft- und Hardware Veränderungen in der Unternehmensstruktur Veränderungen im Geschäftsmodell Erforderlichkeit zur Ermittlung von Kennzahlen mit Hilfe der EDV Sehr hoher zeitlicher Aufwand für die Beschaffung, Aufbereitung und Weitergabe von Informationen Re-Organisation des internen und externen Supports, z.b. über Service Level Agreements Der Einsatz integrierter ERP-Software kann nur dann effizient geplant und umgesetzt werden, wenn die Einführung und der Betrieb einer solchen Software Bestandteil einer langfristig angelegten IT-Strategie sind. Die Komplexität integrierter Systeme erfordert eine aktive Planung und gezielte Ausrichtung der betrieblichen Ressourcen, um die Potenziale, die sich mit einer integrierten Lösung verbinden, auch umzusetzen. Viele Unternehmen haben dafür aber nicht die notwendigen personellen Kapazitäten. Aus einer aktuellen Studie des Fraunhofer IML im Auftrag der Bundesvereinigung Logistik (BVL) geht hervor, dass in kleinen und mittelständischen Unternehmen häufig IT-Fachkräfte fehlen, um die immer komplexer werdenden Systeme zu administrieren. Damit einher geht die Befürchtung, dass durch die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen zusätzliche Kosten entstehen werden. Funktionales Angebot steigt kontinuierlich Auf der Seite der ERP-Systeme ist parallel ein stetig wachsendes Angebot an Funktionen festzustellen. Dies wird zum einen durch die organische Weiterentwicklung bereits vorhandener Systeme erreicht, zum anderen durch den Zukauf und die Integration zusätzlicher Systeme. Durch den zunehmenden Systemumfang wird der Ersatz bisheriger Expertensysteme ermöglicht. Es ist im Einzelfall anhand der konkreten Anforderungen zu prüfen, ob ein ERP-System z.b. die Aufgaben eines Lagerverwaltungssystems vollständig übernehmen kann. Das Fraunhofer IML untersucht regelmäßig den funktionalen Umfang von ERP-Systemen und veröffentlicht dazu eigene Studien, wie z.b. den ERP-Marktreport, der auf validierten Daten aus dem Online-Portal ERP LOGISTICS basiert. Prozessverständnis und Anwenderakzeptanz sind wichtige Erfolgsfaktoren Für eine erfolgreiche Umsetzung integrierter ERP-Konzepte ist nicht nur der funktionale Umfang des Systems entscheidend. Weitere Faktoren spielen ebenfalls eine sehr wichtige Rolle: Das ganzheitliche Verständnis der internen und unternehmensübergreifenden Geschäftsprozesse ist eine wichtige Voraussetzung, um den Nutzen einer integrierten ERP- Lösung greifbar zu machen. Der eingeschränkte Blick auf einzelne Funktionen oder Funktionsbereiche verhindert das Erkennen von Potenzialen, die mit einer zentralen und integrierten ERP-Lösung verbunden sind. Eine methodisch strukturierte Auseinandersetzung und Dokumentation der eigenen Prozesse führt zum Verständnis der Abläufe im Unternehmen. Die Akzeptanz bei den Anwendern, die täglich mit dem System arbeiten, ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, um den Nutzwert eines ERP-System zu erhöhen. Die Bedienung des Systems sollte aus Sicht der Anwender möglichst intuitiv möglich sein. Mobilität spielt in der heutigen Arbeitswelt eine große Bedeutung. Der Einsatz entsprechender Geräte, wie z.b. Tablet-PCs, führt zu einer Veränderung des Anwenderverhaltens. Cloud-Computing und IT-Lösungen, die On- Demand zur Verfügung stehen sollen, erfordern neue Konzepte für den Betrieb von ERP-Software. Ableitung individueller Prozesse in ERP-Systemen Viele ERP-Systeme bieten technische Unterstützung durch vorkonfigurierte Prozesse an. Der Abgleich mit den eigenen Anforderungen stellt jedoch weiterhin eine große Herausforderung für potenzielle Anwender dar. Vor der Auswahl eines ERP-Systems empfiehlt sich daher eine analytische Auseinandersetzung mit den eigenen Organisationsstrukturen und Geschäftsprozessen. Die Abläufe im eigenen Unternehmen verstehen und dokumentieren: Um dieses Ziel zu erreichen, können unterschiedliche Techniken angewendet werden. Die Visualisierung von Prozessketten ist eine Möglichkeit, um die Zusammenhänge im Unternehmen transparent darzustellen. Mit ihrer Hilfe lassen sich sowohl abteilungsinterne als auch abteilungsübergreifende Abhängigkeiten abbilden. Die Hinzunahmen von Best-Practice- Ansätzen oder Prozess-Bibliotheken sind weitere Hilfsmittel. Die Umsetzung von Optimierungspotenzialen kann in der Einführungsphase nur gelingen, wenn zuvor die systemrelevanten Schwachstellen und Risikofaktoren identifiziert und in einem zukunftsfähigen Konzept berücksichtigt wurden

10 Effizienzpotenziale nutzen Die Optimierung und Integration möglichst vieler Geschäftsprozesse in einem System wird von vielen Unternehmen als wichtige Zielstellung verstanden. Hinsichtlich sich der Innovationsbereitschaft planen die meisten Anwender, laut der Studie des Fraunhofer IML und der BVL, strategisch. Bewährtes wird in Frage gestellt und neue Technologien durchaus positiv bewertet. Es ist für alle Beteiligten wichtig, dass mit der Einführung einer integrierten Lösung die technischen Vorteile auch tatsächlich genutzt und bei der täglichen Arbeit wahrgenommen werden können. Moderne integrierte ERP-Systeme bieten grundsätzlich die technische Möglichkeit, die meisten Informationen auf Knopfdruck jederzeit und fast überall zur Verfügung zu stellen. Um dieses Ziel zu erreichen, sind einige Faktoren zu berücksichtigen: Die Anwender-Unternehmen, egal welcher Größe, sollten die Einführung einer integrierten ERP-Lösung als strategisches IT-Projekt verstehen, das von der Geschäftsführung bis zum Key-User mitgetragen wird. Im Rahmen einer Rollendefinition ist eine Klärung empfehlenswert, welche Aufgaben durch eigene Mitarbeiter durchgeführt werden können und welche Aufgaben von externen Dienstleistern übernommen werden müssen. Für die Einführung und Nutzung einer integrierten ERP-Lösung sind durch die Anwender umfangreiche Vorbereitungen erforderlich. Dazu gehört insbesondere der Aufbau einer durchgängigen Prozessdokumentation mit Darstellung der Abhängigkeiten zwischen allen Beteiligten. Nachdem die Prozesse definiert worden sind, können die Systemgrenzen festgelegt und die Anforderungen formuliert werden. Die Prozessdokumentation ist nicht mit der Einführung eines neuen Systems abgeschlossen, sondern ist als fortlaufende Aufgabenstellung zu verstehen, damit auch künftig die Potenziale der eingesetzten Software ausgenutzt werden können. Durch die technische Weiterentwicklung der ERP-Systeme werden den Anwendern umfangreiche Funktionen zur Verfügung gestellt. Die bedarfsorientierte Verbindung bestehender Standards mit neuen Technologien stellte eine große Herausforderung für alle Beteiligten dar. e-enterprise Suite Lösungen aus einer Hand in Form einer voll integrierten Prozessplattform. Kurzprofil Fraunhofer IML: Logistikberatung vom Spezialisten: Das Fraunhofer IML gilt als die Adresse für alle Fragestellungen zu ganzheitlicher Logistik und arbeitet auf allen Feldern der inner- und außerbetrieblichen Logistik. Das Fraunhofer IML setzt dabei auf unternehmensspezifisch maßgeschneiderte Lösungen und begleitet seine Kunden von der Planung bis zur Realisierung. 18

11 Erfolgreiche Collaboration in der Supply-Chain Trotz effizient geplanter Abläufe und dem Einsatz modernster Technologien stecken in vielen Geschäftsprozessen noch ungenutzte Verbesserungspotenziale, die jedoch außerhalb der eigenen vier Wände zu suchen sind. Die Ausweitung der Supply-Chain auf kollaborative Prozesse setzt diese Potenziale frei. Mehr Geschwindigkeit, mehr Transparenz und mehr Erfolg sind die maßgeblichen Indikatoren zur Ergebniskontrolle. Um diesen Mehrwert auch wirklich auszuschöpfen und nicht nur Ressourcen in ein Projekt zu verschwenden, das später scheitern wird, gilt es einige Dinge zu beachten. Wir stellen Ihnen die fünf grundlegenden Regeln vor, die zu einem erfolgreichen Collaboration-Projekt führen und zeigen die wichtigsten Vorteile auf, die erzielt werden können. Was bedeutet Collaboration innerhalb einer Supply-Chain? Viele Unternehmen verstehen unter Collaboration einfach nur den Austausch von Informationen und Ideen zwischen Partnerunternehmen, um vereinzelt auf bestimmte Anforderungen zu reagieren. Diese Form der zeitlich und thematisch sehr begrenzten Zusammenarbeit ist die wohl am wei- Michael Kamper Senior Presales Consultant testen verbreitete und bekannteste Art. Um jedoch dauerhaft Wettbewerbsvorteile zu sichern, ist Comarch ERP eine intensive Zusammenarbeit nötig, die von beiden Seiten Investitionen und Risikobereitschaft erfordert, aber eben auch für beide Seiten Vorteile bietet. Collaboration-Projekte werden in drei grundlegenden Ausrichtungen unterschieden: Collaborative Strategy steht für den partnerschaftlichen Aufbau von Supply-Chain-Kapazitäten sowie Prozessen. Im Mittelpunkt steht hierbei die Gestaltung und Nutzung von Informationsströmen zur Optimierung der Wertschöpfungskette. Beim Collaborative Planning geht es um die Zusammenarbeit im Bereich der Planung. Im Detail bedeutet dies eine integrierte und transparente Absatz-, Beschaffungs-, Produktions-, Distributions-, Lager- und Transportplanung. Die Kooperation konzentriert sich auf abgestimmte Planungsprozesse mit einem abgestimmten Datenaustausch über eine einheitliche Kommunikationsplattform, z.b. Internet oder EDI. Philipp Erdkönig Collaborative Execution konzentriert sich auf die Auftragsabwicklung, mit dem Ziel, die Steuerung und Abwicklung der damit verbundenen physischen Prozesse zu verbessern. Gegen- Business Solutions Consultant Comarch e-enterprise Suite stand sind sowohl Prozessdaten- und Informationsschnittstellen (z.b. Aufträge, Lieferavise etc.) als auch Güterschnittstellen, z.b. für Lager- und Transporthilfsmittel. In fünf Schritten zum erfolgreichen Collaboration-Projekt Doch wie geht man ein Collaboration-Projekt an? Fünf grundlegenden Regeln sollen dabei helfen, eine stabile Basis zu schaffen, auf der die erfolgreiche Zusammenarbeit beruht. Außerdem sorgen sie dafür, dass Collaboration auch von den beteiligten Mitarbeitern angenommen und dauerhaft akzeptiert wird. 1. Es gilt ein Bewusstsein zu schaffen, dass die geplante Zusammenarbeit für alle beteiligten Unternehmen Vorteile bringt. Ist einer der Beteiligten nicht davon überzeugt, dass das geplante Vorhaben für ihn vorteilhaft ist, wird er sich mit hoher Wahrscheinlichkeit gar nicht oder nur halbherzig für das Projekt engagieren, wodurch das gesamte Vorhaben gefährdet ist. Einige der entstehenden Vorteile der Collaboration sind unten im Detail aufgeführt. 2. Das Gewinnen von Vertrauen gewährleistet dauerhaft die nötige Transparenz. Alle Werkzeuge und Techniken zur Verbesserung sind wirkungslos, wenn das Vertrauen in die beteiligten Partner fehlt und dadurch Informationen zurückgehalten, verfälscht oder in Frage gestellt werden. 3. Mit der Definition der gemeinsamen Strategie legt man die Rollen und Aufgaben jedes beteiligten Unternehmens fest. Nur diese gemeinsame Strategie gewährleistet, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie auf verschiedene Situationen reagieren sollen. Zusätzlich empfiehlt es sich schon hier erste Erfolgsindikatoren zu definieren, um die Zielerreichung der Zusammenarbeit und die Leistung der Supply- Chain überwachen und bewerten zu können. 4. Die Kommunikation innerhalb des Collaboration-Netzwerks ist ebenfalls eine grundlegende Regel der erfolgreichen Zusammenarbeit. Alle Beteiligten müssen stets den gleichen Wissensstand bezüglich des Geschehens haben: Wann passiert was durch wen? Die Kommunikation umfasst den Austausch von verschiedensten aktuellen Informationen. Fehlt jedoch das in Punkt 2 definierte Vertrauen, leidet die Kommunikation. 5. Als letzter Punkt ist die Technologie zu nennen, derer sich alle Partner innerhalb der Supply-Chain bedienen. Hier bieten sich neben der Verwendung entsprechend angepasster oder Collaboration-fähiger Standardsoftware zur effizienten Prozessbearbeitung auf Transaktionsebene - wie etwa ERP oder EDI-Software - auch Projektmanagement- Werkzeuge an, die die Zusammenarbeit der einzelnen Teams erleichtern. Webbasierte Business Intelligence Tools schaffen Transparenz wenn es um kritische Informationen wie z.b. die Nachfrageentwicklung geht und erlauben es außerdem die gemeinsam definierten Erfolgsindikatoren zu überwachen und somit die Leistung des gemeinsamen Collaboration-Vorhabens zu messen. Dazu kommen weitere Punkte, die individuell für jedes Supply- Chain-Collaboration Projekt berücksichtigt werden müssen. Jedes Collaboration-Projekt sollte darauf abzielen, die korrekte Durchführung der Aufgaben zu gewährleisten und allen Beteiligten den aktuellen Stand zu vermitteln. Die wichtigsten Vorteile einer erfolgreichen Collaboration Ein erfolgreich durchgeführtes bzw. laufendes Collaboration- Projekt bringt Vorteile für alle Beteiligten: Durch das Teilen und die gemeinsame Entwicklung von Best Practices innerhalb der Supply-Chain kommt es zu einer Senkung der Fehlerquote. Die verbesserte Kommunikation ermöglicht es z.b. Lieferanten, die Informationsgewinnung entlang der Wertschöpfungskette zu steigern, wodurch die Zusammenarbeit mit dem Kunden - z.b. bei Individuallösungen - erleichtert wird. Durch gemeinsame, effizientere Planung und hohe Transparenz gelingt eine Absenkung des Risikos für alle Beteiligten sowie eine Erhöhung der Stabilität der Supply-Chain. So können sowohl Lieferengpässe als auch Überproduktion und damit verbundene Cash-Flow Probleme vermieden werden. Dank Collaboration zeichnet sich die Supply-Chain auch durch höhere Flexibilität aus, wodurch sichergestellt werden kann, dass auch zu Zeiten hoher Nachfrage perfekter Kundenservice geboten wird und neue Kundenanfragen jederzeit entgegengenommen werden. Ebenfalls sind enorme Kosten- und Zeiteinsparungen zu nennen, die durch die effiziente Zusammenarbeit entstehen. Informationen werden dort erfasst, wo sie entstehen, sie werden erfasst, wenn sie entstehen und müssen nicht erst übermittelt und mit zeitlichem Verzug verarbeitet werden

12 Cloud-Computing: IT-Kostenbremse für den Mittelstand? Schon seit geraumer Zeit bestimmt das Stichwort Cloud Computing die Diskussion im IT-Markt. Doch viele Mittelständler zögern noch, es mit dem neuen, serviceorientierten Liefermodell für IT-Bedarfe zu probieren. Welche Vorteile und Risiken bietet Cloud dem Mittelständler wirklich? Cloud Computing ist in aller Munde. Das Thema durchzieht die Fachpresse und die Diskussionen der IT-Spezialisten. Der Markt wächst stark: So prognostizierten die Analysten der Experton Group dem deutschen Cloud-Markt im Mai 2011 einen Umsatz von 2 Milliarden Euro nach 1,1 Milliarden Euro im Vorjahr. Dominant ist dabei das Segment SaaS, also die Nutzung bestimmter Programme, beispielsweise Vertriebssteuerung (Salesforce und andere) oder Office-Lösungen (z.b. Google/Microsoft) über das Internet. Zum Vergleich: Der deutsche Softwaremarkt umfasste 2011 um die 15 Milliarden Euro Umsatz. SaaS hat also derzeit einen Anteil von etwa zehn bis 15 Prozent. Dieser dürfte allerdings schnell weiter wachsen. Cloud Computing Immerhin 58 Cloud-Anbieter verzeichnete die Experton Group in ihrem Cloud Vendor Benchmark auf dem deutschen Markt, neunzehn davon für den Mittelstand. Doch was können Unternehmen von ihnen erwarten? Die Versprechungen der Technologie sind sehr verlockend. Denn es geht um nicht mehr und nicht weniger als ein neues, serviceorientiertes Liefermodell für die Informationstechnik samt Software. Das könnte eine Lösung für viele IT-Probleme gerade von Kleinunternehmen und Mittelstand sein. PC Cluster/ Serverfarm Analog Rechner Server Grid Computing Doch auf all diesen Gebieten gibt es rasante Bewegungen schließlich hat die Branche selbst größtes Interesse daran, das Vertrauen potentieller Kunden zu gewinnen. Nicht umsonst heißt das Motto der diesjährigen CeBIT Managing Trust ohne Vertrauen geht auf dem Cloud-Markt nichts. Immer mehr lokale oder auf europäische Kunden und ihre Anforderungen fokussierte Cloud-Anbieter treten auf. Deshalb muss sich heute niemand mehr mit einem in seinen Augen übermächtigen außereuropäischen Vertragspartner einlassen. Sie beachten selbstverständlich die deutschen und europäischen Gepflogenheiten hinsichtlich der Leistungsversprechen, der Vertragsgestaltung und auch der Datenhaltung. Auch bemühen sich immer mehr Anbieter, beispielsweise durch Zertifizierungen oder klar definierte Servicequalitätsvereinbarungen, den Kunden ein Vertrauen erweckendes Sicherheitsund Qualitätsniveau zu bieten. Die Hindernisse, die Mittelständ- Supercomputer Digital Rechner Computer Split Grund: Unterscheidung nach Leistungsursprung Unterscheidung nach Aufgabenumsetzung Unterscheidung nach elektronisch / mechanisch Unterscheidung diskret / kontinuierlich Entwicklung der EDV bis zum Cloud Computing (nach Peter Kluge) Ihnen stehen für die Informationstechnik häufig weniger Ressourcen zur Verfügung, als aus rein sachlichen Gesichtspunkten wünschenswert wäre. Doch weil die IT nur selten das Kerngeschäft ist, qualifizierte IT-Kräfte rar und teuer sind, bleibt es meist beim Unverzichtbaren. Dann müssen sich wenige IT- Fachkräfte oder gar andere Mitarbeiter nebenbei mit den IT- Aufgaben herumschlagen: von der Installation neuer bis zum Update alter Maschinen, von der Beschaffung und Verwaltung ausreichender Speicherkapazitäten bei rasantem Datenwachstum bis zur Bereitstellung schneller Verbindungen für Internet- Präsenzen, vom Aufbau eines Web-Shops bis zum schnellen, zuverlässigen Dokumentenaustausch mit Partnern, um auf dem globalisierten Markt mit der Konkurrenz und den Wünschen der Kunden mitzuhalten. Nicht zu vergessen, soll jede Lösung auch noch rechts- und regelkonform, sicher und bitte bezahlbar sein. Kein Wunder, dass in dieser Situation strategische Überlegungen und neue Konzepte oft genug auf der Strecke bleiben. Hier könnten Cloud-Services eine Lösung sein. Mittelstand fürchtet Abhängigkeit und Sicherheitslücken Dennoch fürchten viele Mittelständler den Einstieg in diese Technologie, weil sie sie noch nicht kennen und Fehlschläge fürchten. Größere Summen für IT-Projekte abzuschreiben, würde vielen Mittelständlern schlicht die Existenz kosten. Sie können sich kostspielige IT-Experimente mit ungewissem Ausgang schlicht nicht leisten. Besonders fürchten viele potentielle Cloud-Nutzer um ihre Daten: Datenschutz und Datensicherheit müssen, so meinen sie zu Recht, beim Dienstleister sicher gewährleistet sein. Dies nicht nur aus unternehmensinternen Gründen. In Deutschland gilt entsprechend dem Bundes-Datenschutzgesetz und der entsprechenden europäischen Richtlinien der Grundsatz: Wer Daten außerhalb des Unternehmens von Dritten aufbewahren lässt, bleibt trotzdem und unabdingbar für diese Daten verantwortlich und muss dafür sorgen, dass diese Daten bei den beauftragten Dienstleistern ordnungsgemäß verwaltet werden. Dafür ist das Management straf- und zivilrechtlich verantwortlich. Bestimmte Datenarten dürfen überhaupt nur im Inland aufbewahrt werden, besonders streng sind die Anforderungen an persönliche Daten. Wie sicher und wo aber ein Cloud-Dienstleister beispielsweise Daten aufbewahrt oder Programme abspielt, die beim Cloud-Kunden auf dem Bildschirm erscheinen, können gerade kleine Firmen kaum wirksam mit zumutbarem Aufwand kontrollieren. Heikel ist dies vor allem dann, wenn der Partner diese Daten womöglich im außereuropäischen Ausland, etwa in den USA hält, wo durch das zur Terrorabwehr erlassene Heimatschutzgesetz (Patriot Act, 2001) staatlichen Stellen bei Terrorverdacht direkte Durchgriffe auf alle Datenbestände gestattet. Zudem fürchten Mittelständler ihre mangelnde Verhandlungsmacht gegenüber Großanbietern wie Microsoft oder Amazon. Sie können nicht, wie milliardenschwere Großkunden, im Zweifel jahrelange Prozesse durchstehen, um beispielsweise Schadensersatzforderungen gegen im außereuropäischen Ausland angesiedelte Dienstleister durchzusetzen. Solche Auseinandersetzungen können sich zum Beispiel durch Streit um die zugesicherte Servicequalität und ihre Einhaltung ergeben. Besonders ärgerlich ist das, wenn aufgrund einer mangelhaften Leistung des Cloud-Anbieters finanzieller Schaden entstanden ist. Dies gilt erst recht, da die tatsächlichen Leistungsversprechen und garantien in Cloud-Verträgen oft noch nicht den hiesigen Vorstellungen solider Offerten aus Sicht der Kunden entsprechen. Schließlich fürchten potentielle Cloud-Nutzer eine zu enge Bindung an ihren Cloud-Partner. Sie könnte ihnen einen Anbieterwechsel erschweren. Und was geschieht, wenn der Cloud-Partner insolvent wird? Mittelständlern wird bei der Vorstellung, wie sie dann ihre Daten wiederbekommen, flau im Magen. Laufende Kosten statt teurer Investitionen 22 23

13 ler bisher von der Nutzung von Cloud-Angeboten abgehalten Vielmehr können die IT-Fachleute nun neue strategische Initiati- hat. Funktioniert das, kann man dazu übergehen, einzelne Berei- zu unterscheiden, welche Services am besten wie und von wem haben, verschwinden also Stück für Stück, so dass immer mehr ven entwickeln, um die IT enger als bisher am Geschäftszweck che oder Anwendungen an sorgfältig, am besten per Ausschrei- erbracht werden können. Dafür braucht er neben technischem Unternehmen sich zu einem Test entschließen und inzwischen auszurichten. bung, ermittelte externe Cloud-Dienstleister zu vergeben. Dabei auch erhebliches betriebswirtschaftliches Wissen. Er muss häufig sehr positive Erfahrungen machen. entsteht eine sogenannte Hybrid Cloud, die sich aus intern und auswählen, welche Anbieter diese Services am besten in der Ein weiterer Vorteil von Cloud ist mehr Flexibilität, auch bei der extern erbrachten, für den Anwender aber transparenten integ- gewünschten Sicherheit, Flexibilität, Qualität und Preisklasse Denn Cloud-Services bieten ihren Anwendern große Vorteile. Der Abrechnung: Günstigenfalls können Cloud-Kunden aus unter- rierten Services zusammensetzt. zur Verfügung stellen und die entsprechenden Verträge so ge- wichtigste besteht darin, dass Unternehmen Infrastruktur und/ schiedlichen Bezahlmodellen (per User, per Megabyte, per stalten, dass sie die Bedürfnisse des Unternehmens möglichst oder Software, die sie brauchen, nicht mehr selbst auf dem Weg Prozessauslastung, per SAPS, pauschal pro Stunde/Tag/Monat Der IT-Manager wird durch eine solche Entwicklung noch stär- gut bedienen. Gelingt dies, kann Cloud Computing für seine der Investition beschaffen müssen. An die Stelle dieser häufig etc.) wählen. In technischer Hinsicht beschleunigt sich vieles: ker als bisher zum Integator. Eine seiner wichtigen Kompeten- Anwender zu einem neuen IT-Produktivitätsmotor werden und kreditfinanzierten Investitionen, die den Finanzstatus des Un- Während es oft Wochen oder Monate dauert, einen Server auf zen liegt in der vom Cloud-Paradigma geprägten Zukunft darin, ganz neue Anwendungsmöglichkeiten erschließen. ternehmens verschlechtern, treten überwiegend laufende und konventionellem Weg zu beschaffen, benötigt man in Cloud- klar quantifizierte Kosten. Sie können, eine auf bedarfsgerech- Umgebungen dafür häufig nur Tage oder gar Stunden. Dadurch te Nutzung ausgelegte Vertragsgestaltung vorausgesetzt, bei können Unternehmen auf interne und externe Anforderungen Service-Varianten Cloud-Varianten schlechterem Geschäftsgang sofort gesenkt werden und ent- erheblich schneller reagieren. IaaS (Infrastructure as a Service): Der Dienstleister stellt Private Cloud: Voll automatisiertes und virtualisiertes lasten dann das Budget des Cloud-Kunden. Die alle drei bis fünf Hardware, Kühleinrichtungen, Stromversorgung etc. zur Rechenzentrum, das mit Cloud-Technologien Leistungen Jahre fällige Aktualisierung der Hardware entfällt für die Berei- Viele Sicherheitsprobleme verlieren ihren Schrecken. Denn nur Verfügung. Betriebssysteme und Anwendungen installiert ausschließlich für ein Unternehmen oder eine zusam- che, für die ein externer Dienstleister die Infrastruktur stellt. selten sind die Daten gerade in kleineren oder mittelständischen das Kundenunternehmen übers Web. mengehörige Unternehmensgruppe erbringt und zum Betrieben optimal gesichert und geschützt. Diese Aufgabe kann PaaS (Platform as a Service): Neben Hardware und un- Unternehmen gehört. Das Unternehmen hat die volle Kon- Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten wie der heutigen ist ein professioneller Anbieter, der seinen Kunden die Lösung die- terstützender Infrastruktur werden auch hardwarenahe trolle über Infrastruktur, Anwendungen und Personal. das ein Plus, das man aus Sicht des Mittelstandes kaum über- ser Aufgaben nach den europäischen und deutschen Richtlini- Software wie Betriebssysteme oder Virtualisierungsplat- Hybrid Cloud: Ein Teil der IT-Services wird intern, zum schätzen kann: Wer nämlich seine IT-Bedarfe vorwiegend aus en glaubwürdig garantiert, oft besser erfüllen. Denn sie steht im tformen bereitgestellt und vom Dienstleister gepflegt. Die Beispiel aus einer Private Cloud, erbracht, ein anderer von dem laufenden Budget befriedigt, kann das vorhandene Kapital Zentrum seines Geschäftsinteresses. Wegen seiner Größe kann Anwendung implementiert der Kunde. externen Dienstleistern zugeliefert. Das Unternehmen kon- und Kreditvolumen um so effektiver in seine Kernaufgaben in- ein Cloud-Dienstleister zudem auf anspruchsvollere technologi- SaaS (Software as a Service): Die Softwareanwendungen trolliert nur einen Teil der Infrastruktur, der Anwendungen vestieren. sche Lösungen zurückgreifen, die für eine Umgebung mit nur werden von Cloud-Anbietern übers Web bezogen. Der An- und des Personals direkt, ansonsten gelten Lieferanten- wenigen PCs oder Servern schlicht nicht bezahlbar wäre. bieter stellt von Hardware über Infrastruktur bis zum Soft- verträge mit Qualitäts- und Dienstgütevereinbarungen. In Zudem wirtschaften professionelle IT-Dienstleister erheblich waresupport alles bereit. den nächsten Jahren das wahrscheinlich vorherrschende ressourceneffizienter. Während speziell Server im Unternehmens-RZ häufig nur zu zehn oder 20 Prozent ausgelastet sind, Schrittweise in die Cloud migrieren BPaaS (Business Process as a Service): Bereitstellung ganzer Geschäftsprozesse aus der Cloud. Die großen Bu- Modell. Public Cloud: Infrastruktur und Anwendung werden von aber trotzdem laufen, gekühlt werden müssen und deshalb Den kompletten Sprung in die Cloud-Welt wird trotz all dieser chungssysteme für den Luftverkehr lassen sich als BPaaS einem Dienstleister erbracht. Der Cloud-Kunde kontrolliert auch Strom verbrauchen, erreichen Dienstleister mit ihren Groß- Vorteile kaum ein Unternehmen wagen. Er ist auch nicht an- betrachten. nur den internen Teil der physischen Infrastruktur direkt Rechenzentren hier meist erheblich bessere Werte und bekom- zuraten. Sinnvoll ist ein schrittweises Vorgehen, bei dem das (z.b. Web-Verbindungen, Thin Clients) sowie das interne men zudem als industrielle Abnehmer auch bessere Stromtarife Unternehmen durch positive Erfahrungen Vertrauen in die neue IT-Personal. Ansonsten gelten Lieferantenverträge mit in Zeiten steigender Strompreise ein nicht unwichtiger Faktor. Technologie gewinnt und zu unterscheiden lernt, welche IT-Pro- Qualitäts- und Dienstgütevereinbarungen. Weil sie Massenabnehmer sind, erhalten sie in der Regel auch zesse letztlich auch von externen Dienstleistern geliefert wer- bei Hard- und Softwarelieferanten günstigere Konditionen das den können und welche, beispielsweise aus rechtlichen oder sollte sich am Ende auch auf der Rechnung des Cloud-Kunden wettbewerblichen Gründen, vorläufig in eigener Regie erbracht niederschlagen. werden sollten. Wer weniger Systeme hat, muss auch weniger in Support und Oft wird am Anfang eines Cloud-Projekts die konsequente Kon- Wartung investieren. Der verringerte Wartungsaufwand senkt solidierung, Automatisierung und Zentralisierung der eigenen unter Umständen den internen IT-Personalbedarf. Das vorhan- Infrastruktur stehen. Ein logischer weiterer Schritt ist die Zu- dene IT-Personal muss sich nicht mehr hauptsächlich damit sammenfassung möglichst vieler IT-Dienste in einer Private beschäftigen, die bestehenden Systeme in Schuss zu halten. Cloud, die das Unternehmen selbst noch unter voller Kontrolle 24 25

14 Die Cloud als Chance verstehen, heißt von der Zukunft lernen Michael Lehmann Consulting Director DACH Region Comarch IT Services Die Weiterentwicklung der Informationstechnologie hat sich in den letzten Jahren beschleunigt. Neue Technologien und neue Serviceangebote erobern den IT-Markt und verdrängen teilweise altbewährte IT-Dienstleistungen durch neue und flexiblere Anwendungs- und Abrechnungsmodelle. Cloud Computing ist nicht nur ein Trend, dem man folgen sollte, sondern ein Muss, um die eigene Unternehmensinfrastruktur zukunftsfähig zu gestalten. Den aktuellen Sicherheitsbedenken, die im deutschen Mittelstand vermehrt beim Thema Cloud Computing anzutreffen sind, wirkt Comarch durch aktuelle Weiter- und Eigenentwicklungen bezogen auf die IT-Sicherheits- und Prozessstandards entgegen. Zudem bietet Comarch seinen Kunden eine hohe Transparenz im Rechenzentrumsbetrieb durch externe Auditierungs- und Zertifizierungsmöglichkeiten. Wie kaum ein anderer IT-Anbieter ist Comarch für das Zeitalter des On-Demand und Cloud Computings gerüstet. Über ein Netz von Rechenzentren in Deutschland und anderen europäischen Ländern werden Lösungen für Software as a Service (SaaS), Plattform as a Service (PaaS), ebenso wie Infrastructure as a Service (IaaS) als Full-Managed-Services mit höchster Verfügbarkeit und individuellem Support- und Leistungsspektren angeboten. Cloud Computing Services von Comarch Bei der Entwicklung von Cloud Services geht es auch bei Comarch um die Bereitstellung von weitgehend standardisierten Dienstleistungen, die für eine Vielzahl von Kunden von großer Bedeutung sind. Hierfür sind insbesondere Hybrid Cloud Angebote (eine Cloud für mehrere Kunden mit gleichen Anforderungen an die Dienstleistung) für Kunden mit gleichen Grundbedürfnissen interessant. Aber auch Kunden mit hohen individuellen Dienstleistungs- und Sicherheits- oder Prozessanforderungen kann Comarch eine Private Cloud Lösung (eine Cloud-Umgebung je Kunde) designen und dementsprechend umfangreich administrieren. Als plattform- und herstellerunabhängiger Anbieter kann Comarch seinen Kunden ein weites Portfolio der IaaS- und PaaS- Dienste anbieten. Hierbei liegt es allein an den IT-Anforderungen unserer Kunden, welche Hardwareplattform, Betriebssystem- oder Datenbankanwendungen genutzt werden sollen. Als Softwarehaus bietet Comarch eigene Anwendungen auch als SaaS-Model an. So laufen unter anderem die Comarch ERP-Anwendung, Comarch ECM, Comarch EDI oder auch das Comarch Kundenbindungsprogramm als nutzungsabhängige Modelle. Auch andere Softwareentwickler sind bereits stark daran interessiert, von den Co- PaaS SaaS Backup Netbackup, Tivoli, Backup Exec, EMC Networker Applications Database adm & mnt DB2, MS, SQL, MySQL, Oracle Operational Systems adm. & mnt. Linux, Solaris, AIX, HP-UX, MS Windows, Vmware, IBM System i Virtual Machines VSphere, Xen, Virtuozzo, Hyper-V, Oracle VM Servers Dell, Fujitsu, HP, IBM, Oracle Storage EMC, Fujitsu, HDS, HP, IBM, NetApp Oracle Network Technology (LAN, WAN, SAN) Brocade, Cisco, HP, Juniper, Qlogic Technical Infrastructure Buildings, climatization, access control, burglar alarm systems, power generators Comarch Cloud Service Modelle im Vergleich marchs Erfahrungen im SaaS-Bereich zu profitieren und planen eine enge Kooperation für den Start eigener SaaS-Anwendungen in einem deutschen Comarch Rechenzentrum. HA Clusters HACMP, MSCS, Sun Cluster, Storage Foundation Comarch hat aus dem vergangen Jahrzehnt eine umfangreiche Wissens- und Projektdatenbank im Bereich Hosting (Managed Service) auf Grundlage seiner eigenen Rechenzentren aufbauen können. Mit der Weiterentwicklung und dem Ausbau der Rechenzentrumsstrategie hat Comarch ein europaweit umspannendes Rechenzentrumsnetzwerk aufgebaut und somit die Grundlage für den Einsatz der neuesten Technologien geschaffen. Anders als langjährig bekannte Rechenzentrumsbetreiber nutzt Comarch die stark steigende Nachfrage nach Data Center Services für den Neubau anstelle eines kostenintensiven Umbaus bestehender Rechenzentren, um diesem Trend zu folgen. So wurde bereits im Juni 2011 jeweils ein weiteres Rechenzentrum in Frankfurt am Main und in Luxemburg dem Comarch Netzwerk hinzugefügt. Ein weiteres Rechenzentrum befindet sich in Dresden im Bau und wird im 4. Quartal 2012 als weiterer Baustein im Comarch Verbund den deutschen Kunden zur Verfügung gestellt werden. DRC/O (Disaster Recovery Center/Office) BCP (Business Continuity Processes) IaaS Cloud Computing ist ein stark wachsender Markt, der sowohl für Anbieter als auch für Anwender ein großes Potential bietet. Entgegen der aktuellen Wahrnehmung ist die Cloud kein Hype, sondern vielmehr ein weiterer Schritt in der Evolution der Informationstechnologie

15 Comarch Rechenzentrumsnetzwerk Mehr Effektivität im Bremen Hamburg Geschäftsalltag dank Comarch Lille Brüssel Belgien Münster Düsseldorf Luxemburg Berlin Hannover Deutschland Dresden Frankfurt Polen Krakau Warschau Der global agierende Konzern Esselte suchte einen langfristigen und erfolgreichen Partner zur Umsetzung der kompletten Server-Infrastruktur für die weltweit genutzten ERP- und CRM-Systeme sowie die unternehmenseigenen E- Mail-Server diesen Partner fand Esselte in Comarch. Das ausschlaggebende Kriterium bei der Auswahl war, dass Comarch die von Esselte aufgestellten und stark reglementierten Service Level Agreement(SLA)-Parameter umsetzen, gleichzeitig aber auch eine Hochverfügbarkeit der Systeme gewährleisten kann. Eine besondere Herausforderung stellte die komplette Systemmigration innerhalb nur eines Wochenendes dar. Paris Frankreich Schweiz Buchs Arbon München Wien Innsbruck Kirchbichl Österreich Montbonnot-Saint Martin Comarch Niederlassung Comarch Data-Center Comarch Data-Center in Planung Comarch bringt Licht in die Cloud Beratung geht vor Umsetzung Comarch macht es sich zur Aufgabe, alle IT-Lösungen, insbesondere die der Cloud, grundsätzlich transparent aufzubauen und Services eine wichtige Rolle. Vielmehr ist eine umfassende Be- Beim Cloud Computing spielt nicht nur die Umsetzung von Cloud zu erbringen. Dies schafft nicht nur Vertrauen in der Umsetzung, ratung und Anforderungsanalyse wichtig, um die individuellen sondern wirkt auch rechtlichen Bedenken, wie beispielsweise Kundenbedürfnisse aufzudecken und zu verstehen. Erst dadurch wird es möglich, die ideale Lösung gemeinsam mit dem der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, dem Datenschutz und finanzrechtlichen Vorschriften entgegen. Somit bietet Comarch seinen lokal agierenden Kunden eine Deutschland-Cloud den unterschiedlichen Servicemodellen und Cloud-Arten stark Kunden zu erstellen. Hierbei können die Lösungen zwischen an, die sämtliche Vorschriften des deutschen Rechtsraumes erfüllt. Auch grenzüberschreitend agierende Kunden werden durch chenzentrum oder innerhalb des eigenen Unternehmens, hängt variieren. Auch der Einsatzort, entweder in einem Comarch Re- die Nutzung des Comarch-Netzwerkes, durch den Aufbau oder stark von dieser Grundlagenstruktur ab. Auf Basis der erbrachten Analysen wird festgestellt, ob sich Cloud Dienste für den Ein- die Weiterentwicklung neuer IT-Strukturen innerhalb eines einheitlichen europäischen Rechtsraumes, bedient. satz im Vergleich zu den bewährten Managed Service Diensten lohnen oder überhaupt möglich sind. Esselte unterzeichnete mit Comarch einen Vertrag über Outsourcing- Dienstleistungen mit dem Ziel, die weltweit eingesetzten ERP- und CRM-Systeme sowie die unternehmenseigenen -Server für mehrere Jahre im Comarch Data Center zu managen. Eine vollständig dedizierte Server-Infrastruktur bildete die Plattform dafür. Es wurde entschieden, die Systeme im Krakauer Data Center von Comarch unterzubringen. Die erfahrenen Fachleute von Comarch müssen dabei einen kontinuierlichen Service in der Hosting-Umgebung im Modus 24/7/365 gewährleisten. Im Rahmen der Hosting-Dienstleistungen hat Esselte damit den gesamten Geschäftsprozess in die Hände des Comarch-Fachpersonals gelegt - von der Anwendungsebene bis hin zur gesamten Systeminfrastruktur. Zum technologischen Aspekt des Projektes gehörten gesonderte Produktions- und Testumgebungen, Hochverfügbarkeits- Cluster sowie gemeinschaftlich genutzte Festplattenressourcen, die mit den Hosts über Speichernetzwerke (SAN) kommunizieren. Zu Beginn der Projektarbeiten stand Comarch vor der Aufgabe, die Anforderungen des Systemumzugs zu planen und umzusetzen. Die Migration beinhaltete den Umzug auf eine neue Hardware-Plattform und die Integration mehrerer neuer Lösungen in eine Einheit. Dies alles erfolgte innerhalb nur eines Wochenendes (BigBang). Im Vorfeld der Anbieterauswahl betrieb Esselte eine intensive Marktanalyse im Bereich Outsourcing-Dienstleistungen von Rechenzentren. Das ausschlaggebende Auswahlkriterium war die Möglichkeit, stark einschränkende SLA-Parameter umzusetzen, die gleichzeitig die Hochverfügbarkeit der Systeme gewährleisten. Außerdem erwartete der internationale Konzern, dass sich mehrere unternehmensrelevante Systeme an einem vertrauenswürdigen Standort unterbringen lassen. Über das Unternehmen: Esselte gehört zu den global führenden Herstellern von Büroartikeln zum Ordnen und Archivieren von Dokumenten. Der Konzern gliedert sich weltweit in fünf Abteilungen, die Büroartikel ausliefern und Kundenwünsche aus mehr als 120 Ländern erfüllen. Die gesamten Umsatzerlöse pro Jahr übersteigen die Marke von 1,2 Mrd. US-Dollar. Esselte wurde 1913 in Stockholm gegründet. Im Juli 2002 wurde Esselte von J.W.Childs, einer Private-Equity-Gesellschaft aus den USA, übernommen. Mit einmaligen und höchst innovativen Lösungen präsentiert sich Esselte im 21. Jahrhundert

16 EDI or Die Seit mehr als 30 Jahren gehört Electronic Data Interchange (EDI) zum Alltag großer Konzerne. Das Verfahren ist eine wichtige Säule für die moderne Just-In-Time Logistik und den elektronischen Geschäftsdatenaustausch. Der Trend geht derzeit dahin, die EDI-Kommunikation an einen Dienstleister auszulagern, statt die Lösung selbst zu betreiben. Christian Otten Projektmanager EDI Comarch EDI Lieferant, Hersteller Handelsunternehmen ECM Services Lieferantenportal EDI als automatisierter elektronischer Geschäftsdatenaustausch ersetzt die Kommunikation zwischen Handelspartnern per Fax, Post oder Telefon. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden so direkt zwischen den ERP-Systemen der Geschäftspartner ausgetauscht. Dies spart Übertragungs- und Bearbeitungskosten und senkt die Fehlerquote, da die Vorgänge nicht mehr manuell bearbeitet werden müssen. Zudem lassen sich logistische Prozesse frühzeitig planen und koordinieren, mithin die betriebsinternen Kapazitäten optimal auslasten. PDF-Signatur Papier Fax WEB EDI aus der Cloud EDI 1:1 KUNDE Bislang kamen EDI-Systeme für den Austausch von Geschäftsdaten vor allem in beschaffungsintensiven Branchen, etwa in der Automobilindustrie oder im Handel, zum Einsatz. Der Grund: Die bisher übliche Inhouse-Installation ist komplex, aufwendig, ressourcenfressend und entsprechend kostspielig. Momentan ist ein Trend von selbst betriebenen Inhouse-Lösungen hin zum Outsourcing von EDI zu beobachten. Dies ist erheblich günstiger und EDI wird somit auch für kleinere Unternehmen interessanter. Für die Geschäftspartner großer Handelsketten ist EDI in den meisten europäischen Ländern beinahe ein Muss. Im Handel gilt der Ansatz EDI or Die : Wer kein EDI einsetzt, hat keine Chance. In neueren Märkten, beispielsweise in den Nachfolgestaaten der Sowjetunion, hingegen tasten sich Unternehmen bislang noch zögerlich an das Thema heran. Doch auch sie werden EDI nicht ignorieren können, zu offensichtlich ist der Nutzen beim automatisierten Austausch von Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen oder Lagerberichten. Im internationalen Umfeld (S)FTP AS2 https SAP Lieferant, Hersteller Handelsunternehmen MS Navision Lieferant, Hersteller Handelsunternehmen Comarch ERP Lieferant, Hersteller Handelsunternehmen kann EDI weitere Stärken ausspielen. Schließlich erfolgt die Ausgabe von Informationen im ERP-System des Geschäftspartners bereits in der gewünschten Sprache, Format und Währung. Außerdem ist bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen der logistische Aufwand enorm, müssen doch beispielsweise bei grenzüberschreitenden Lieferungen mit Zollverfahren noch mehr Dokumente verwaltet und ausgetauscht werden, als im nationalen Geschäft. Wer profitiert von EDI? Angesichts der komplexen Abläufe im internationalen und nationalen Handelsverkehr und den Vorteilen, die EDI hier zu bieten hat, drängen immer mehr Handelsketten ihre Lieferanten, auf EDI-Technologien zu setzen. So nehmen manche Handelsketten Zulieferer nur in ihren Lieferantenpool auf, wenn diese Bestellungen auf elektronischem Weg empfangen können. Ein anderes Motivationsmittel, um auf elektronische Lieferbeziehungen umzustellen, sind Strafgelder für per Papier versandte Rechnungen oder Lieferscheine. Wenngleich die wenigsten Unternehmen bislang aktiv messen, wie viel sie tatsächlich einsparen, so lässt sich doch Eines sagen: Wird lediglich die Technik, nicht aber der Prozess berücksichtigt, fällt die Kostenreduktion insgesamt erheblich geringer aus. Das bedeutet: Allein eine technische Anbindung zum Austausch elektronischer Dokumente reicht nicht aus, um eine effektive Verbesserung der Automatisierung zu erlangen. Es gilt, die internen Organisationsstrukturen ebenfalls an die Prozesse anzupassen. Wie stark hier die Verflechtungen sind, zeigt sich in den konkreten Umsetzungsprojekten: So sind bei der Einführung von EDI 70 bis 80 Prozent des Aufwands organisatorischen Fragestellungen zuzurechnen, lediglich zehn bis 20 Prozent fallen für technische Aufgabenstellungen an. Um einen optimalen Nutzen zu erzielen, genügt es also nicht, Lieferanten zu einer technischen Anbindung zu überreden mit welchen Mitteln auch immer. Bei diesem Ansatz verschenken beide Partner das Potenzial, das in der Umstellung und Optimierung der Prozesse auf elektronische Austauschverfahren liegt. Es gilt, den Partner zu überzeugen! Wichtig ist, dass Lieferanten den Nutzen einer EDI-Anbindung für ihr eigenes Unternehmen erkennen. Zum einen sparen sie eklatant Kosten bei der Kommunikation mit ihren Kunden und bei der Auftragsbearbeitung, zum anderen sinkt die Fehlerwahrscheinlichkeit, wenn beispielsweise Bestellungen nicht mehr von Hand bearbeitet werden. EDI aus der Cloud versus Inhouse-Lösung Ein großer Posten auf der Ausgabenseite von modernen Unternehmen ist die IT-Infrastruktur. Sie wächst historisch aufgrund von Expansion, mit sich ändernden länderbezogenen rechtlichen Gegebenheiten und nicht zu vergessen mit den Anforderungen von Handelspartnern. Das hat zur Folge, dass auch mittelständische Handelsunternehmen eine große IT-Mannschaft einsetzen müssen, um ihre IT-Infrastruktur das Herz eines Unternehmens zu verwalten. Für Lieferanten verschärft sich die Situation noch einmal, da sie förmlich gezwungen werden, die unterschiedlichen Anforderungen der Handelsketten zu erfüllen. Verschiedene EDI-Portale und die eigene IT-Infrastruktur zu konsolidieren, ist mit hohen technischen Anforderungen verbunden deshalb schrecken viele Unternehmen vor dem Einsatz von EDI zurück. Comarch entschied sich aufgrund dieses Befunds bereits vor über 15 Jahren dafür, EDI nicht nur als traditionelles Inhouse-System, sondern auch als Dienstleistung anzubieten: EDI aus der Cloud (EDI as a Service - EDI aas). Das Angebot sollte genau wie Telefonie, Strom oder Internet einfach zu beziehen und zu nutzen sein. Kosten und Komplexität bei der EDI-Einführung reduzieren sich dabei erheblich, da Investitionen in Hardware, Infrastruktur und Personalkosten für die EDI-Betreuung gänzlich entfallen. Die Entscheidung, welche Bereitstellungsform Lieferant und Handelskette für EDI wählen Cloud-Computing oder eine Inhouse-Lösung hängt im Wesentlichen von Faktoren wie der Unternehmensstruktur und der Einbindung der Geschäftspartner ab. Wenn die Verlagerung der Infrastruktur an einen externen Dienstleister generell möglich ist, bietet die Cloud-Variante jedoch viele Vorteile gegenüber dem selbst-gehosteten Dienst. Das sind vor allem die technische Machbarkeit sowie die Projekterfahrung des Dienstleisters. Dafür sprechen Beispiele wie das des niederländischen Unternehmens Bolsius, das von einer Inhouse- auf eine Outsourcing- Lösung umgesattelt hat (siehe Kasten S. 33). Der Kerzenspezialist hatte erheblichen Anpassungsaufwand beim geschäftlichen 30 31

17 Dokumentenaustausch. Mit dem Einsatz der EDI-Plattform von leister in der Regel über bewährte Support-Systeme und Eska- plementierung wird einfacher und es entstehen weniger Feh- rastruktur weitestgehend an einen Dienstleister abzugeben. Be- Comarch werden alle Dokumente Bestellungen, Rechnungen, lationsszenarien verfügt. Darüber hinaus sorgen hier Service lerquellen: Stammen ERP-System und EDI-Service von einem denken, die eigenen Daten an eine externe Plattform zu geben, Lieferavise etc. im Comarch-Rechenzentrum ausgetauscht, Level Agreements und zuverlässige Help-Desk-Strukturen für Anbieter, müssen projektabhängige Schritte, beispielsweise können mit den richtigen Auswahlkriterien zerstreut werden. das als zentrales Clearing Center fungiert. zusätzliche Stabilität. die Definition und Umsetzung der Verpackungseinheiten wie Kosten Projekterfahrung inklusive Displays, Gebinde, Identifikation der Artikel, nicht mehr doppelt geklärt und ausgeführt werden. Hier liegt ein enormes Einspar- Das hat auch den Vorteil, dass sich der Outsourcing-Partner um die zahlreichen rechtlichen und technischen Schwierigkeiten Beim Outsourcing von EDI übernimmt der Dienstleister die Part- Neben dem technischen Know-how bringt ein externer Appli- potenzial, da sich die Projektzeit verkürzt. Zudem reduziert der des elektronischen Datenaustauschs kümmert, die es im Um- nerrekrutierung, das Projektmanagement, die Anbindung der cation Service Provider umfangreiche Projekterfahrung mit und Ein-Anbieter-Ansatz mögliche Fehlerquellen, die auf Missver- feld von EDI trotz Standardisierung gibt. Insgesamt profitieren Partner inklusive Mapping, Monitoring, Helpdesk-Dienste und kann auf zahlreiche Referenzen zurückgreifen. Da er schon un- ständnissen zwischen verschiedenen Projektpartnern zurück- Unternehmen von EDI aus der Cloud in vielerlei Hinsicht, vor al- den Support. Je nach Modell fallen die laufenden Kosten abhän- terschiedlichste technische Anforderungen bei einer Vielzahl gehen. Treten dennoch Fehler auf, übernimmt der EDI-Dienst- lem aber finanziell. gig von der Anzahl der ausgetauschten Dokumente, der ange- von Kunden realisiert hat, verfügt er über mehr Erfahrung als ein leister die Lösung der Probleme. bundenen Partner oder auch dienstleistungsabhängig an. Ausgaben für eigenes Personal oder neue Hard- und Software und die damit verbundenen Folgekosten entstehen nicht, wie das bei der Inhouse-Variante der Fall ist. Unter dieser Prämisse ist Outsourcing generell die günstigere Variante. Zudem erkennen Unternehmen über die Service-Verträge genau, was sie zu bezahlen haben und das schon im Voraus. Somit können sie besser kalkulieren und verfügen über mehr Transparenz im EDI-System. Unterschiedlichen EDI-Standards genügen Durch die schon genannten unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Handelsketten an Kommunikationskanäle, Formate, Standards und Prozesse entsteht besonders bei Lieferanten mit einer Inhouse-EDI-Lösung ein immenser Aufwand, um die verschiedenen Schnittstellen zu verwalten und zu pflegen. Erschwerend kommt hinzu, dass es für EDI verschiedene länder- und branchenspezifische Standards gibt. Sie sind hinsichtlich ihrer Struktur oder der eingesetzten Dokumententypen einzelnes Unternehmen sie haben kann. Dadurch kann er neue Partner schneller und sicherer anbinden: sicher im Sinne von technisch belastbar und den Compliance-Anforderungen entsprechend. Ein externer Ansprechpartner sorgt auch dafür, dass neue Handelspartner reibungslos in die bestehenden Prozesse eingebunden werden. Dies geht sowohl, wenn Handelsketten ihre Lieferanten einbinden wollen, als auch im umgekehrten Fall. Hier wirken sich Fachwissen und Kompetenz des Outsourcing-Partners aus. Zudem kann ein externen Anbieter die Skepsis neuer Partner überwinden: Der Dienstleister verfügt über das Knowhow, um Vorteile und Nutzen des elektronischen Datenaustausches mit EDI zu erklären und Mitarbeiter des neuen Partners eventuell zu schulen. Insgesamt verkürzt sich damit die Projektzeit im Vergleich zu Inhouse-Lösungen erheblich. Auswahl eines EDI-Anbieters Auswahlkriterien für einen externen EDI-Anbieter Datensicherheit ist ein besonders wichtiges Kriterium beim EDI- Outsourcing. Weil die eigenen Daten extern gehostet werden, sollten Unternehmen deshalb genau auf die Vertrauenswürdigkeit der in Frage kommenden Dienstleister achten. Ein wichtiges Kriterium sind dabei die Sicherheitsklassen für EDI-Datencenter, die Aufschluss über die Datenhaltung und verfügbarkeit, über die unterstützten Kommunikationskanäle sowie über Zertifizierungen des Prozessablaufes, etwa nach Global Standards One (GS1) geben. Auch Informationen über die Mitarbeiter, die auf die EDI-Daten Zugriff haben, können helfen, die Bedenken zu zerstreuen. Zudem verfügen EDI-Dienstleister über verschiedene Prozesszertifizierungen. Um die Service-Qualität zu garantieren, sollte ein Handelsunternehmen nur auf EDI-Anbieter setzen, die bereits eine EDI-Infrastruktur haben und Referenzen, auch aus der eigenen Branche anfordern. EDI aus der Cloud in der Praxis Der Kerzenhersteller Bolsius setzt seit 2011 auf EDI aus der Cloud von Comarch. Als Zulieferer der großen europäischen Handelsketten ist das über 900 Mitarbeiter starke Unternehmen mit Hauptsitz in niederländischen Kerkendijk auf reibungslose Kommunikation mit seinen Geschäftspartnern angewiesen. Dabei handelt es sich um eine Vielzahl von Partnern mit unterschiedlichen IT-Systemen sowie verschiedenen Standards und Formaten. In der Vergangenheit lief der geschäftliche Dokumentenaustausch bei Bolsius mit einer Inhouse- Lösung, die erheblichen Anpassungsaufwand verursachte. Problematisch war beispielsweise, dass die Handelsketten ihre Bestellungen auf Stückebene aufgeben, während Bolsius selbst im ERP-System mit größeren Einheiten wie Boxen oder Displays rechnet. Der nötige Abgleich war nur mir erheblichem Ressourceneinsatz möglich. nicht zwingend kompatibel zueinander. Bei der Integration seiner weltweiten Handelspartner muss daher jedes Unternehmen darauf achten, genau diese unterschiedlichen Standards zu integrieren. Verschiedene Anforderungen und Standards in eine einheitliche EDI-Infrastruktur zu integrieren, übernimmt bei einem EDI-Angebot aus der Cloud der Outsourcing-Partner. Das Handelsunternehmen kann sich somit auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, ohne sich in großem Umfang mit IT-Anforderungen beschäftigen zu müssen. Ein weiterer Pluspunkt: EDI aas bietet bessere Möglichkeiten, den Datenaustausch zu überwachen, da ein externer Dienst- Handelsunternehmen mit einer Inhouse-EDI-Lösung haben in der Regel eine große eigene IT-Abteilung, die die Infrastruktur unterhält. Daraus sind teilweise Ausgründungen entstanden; diese Unternehmen bieten ihre Dienste und ihr Know-how als externen Service auch anderen Unternehmen an. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, sich zu refinanzieren. Wegen des Fokus auf EDI und aufgrund ihrer Branchenkompetenz sind diese Anbieter willkommene Partner für ein EDI-as-a-Service-Projekt. Ein anderer Ansatz setzt bei der Auswahl eines externen Dienstleisters auf IT-Unternehmen, die ein möglichst breites Spektrum an IT-Lösungen anbieten. Besonders vorteilhaft ist das, wenn das Portfolio neben EDI-Dienstleistungen beispielsweise auch eigene Warenwirtschaftslösungen umfasst. Die Projektim- Bis elektronische Daten produktiv ausgetauscht werden können, ist es oft ein langer Weg. Dabei darf EDI nicht als rein technisches Programm gesehen werden. Vielmehr geht es darum, Technik und Geschäftsprozesse sinnvoll zu integrieren. Unternehmen haben mit der Einführung von EDI die Chance, auch die Organisation ihres Geschäftsdatenaustauschs neu zu ordnen und zu optimieren. Die Pflege des EDI-Systems hört nicht mit dessen Implementierung auf. Vielmehr sollten Unternehmen ihren elektronischen Geschäftsdatenaustausch an die Geschäftsentwicklung laufend anpassen. Spätestens hier werden die Vorteile von EDI aas deutlich: Das notwendige Know-how im Unternehmen vorzuhalten, ist aufwändig und teuer. Daher bietet es sich an, die EDI-Inf- Heute arbeitet Bolsius mit der innovativen EDI-Lösung von Comarch und konnte so den elektronischen Daten und Dokumentenaustausch mit seinen Partnern spürbar vereinfachen und beschleunigen. Der Austausch der Dokumente unter anderem Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise erfolgt über Comarchs EDI-Plattform im eigenen Rechenzentrum, die als zentrales Clearing-Center fungiert. Dort werden diese Nachrichten in das vom jeweiligen Geschäftspartner gewünschte Format umgewandelt und an diesen über seinen bevorzugten Kommunikationskanal versandt. Neue Geschäftspartner lassen sich schnell und ohne zusätzlichen Aufwand für Bolsius anbinden. Die Implementierung von Inhouse-Konvertern entfällt

18 Effizenter Umgang mit Informationen ECM-Systeme unterstützen Sie dabei BI ECM Daten sind die wohl am meisten gehortete und am wenigsten genutzte Ressource bei einem Großteil der Unternehmen. Jeder weiß, dass die in ihnen enthaltenen Informationen wertvoll sind, deswegen werden sie gesammelt. Unternehmen mit ca Mitarbeitern wenden jährlich im Durchschnitt Stunden für die Verwaltung von Papierdokumenten auf. Nur wissen viele nicht mit den Massen an Daten umzugehen, die tagtäglich im Unternehmen entstehen. Unsere Experten Daniel Taborek und Philipp Erdkönig erklären, wie man durch den Einsatz eines ECM-Systems mit täglich anfallenden Daten richtig umgeht und wie aus einer Masse von Daten wertvolle Informationen werden, die zur Steigerung der Effizienz der Geschäftsprozesse beitragen und so die Konkurrenzfähigkeit Ihres Unternehmens fördern. Datenmanagement als kritischer Faktor in Unternehmensprozessen Kerngedanke dabei ist es, im Unternehmen eingehende oder entstehende Dokumente nicht Abteilungen in einen Kontext (virtuelle Akten) und initiieren sowie überwachen komplette Ar- Ausgestattet mit richtigen Informationen ist ein Process Performance Management Unternehmen sind wettbewerbsfähiger und nur im ECM-System abzulegen, sondern sie im beitsabläufe. (Prozess-Leistungs-Management) möglich, schneller wenn weniger Fehler in ihren Ge- Rahmen bestimmter Prozesse automatisiert in welches es erlaubt, die im Unternehmen ab- schäftsprozessen vorkommen und wenn alle Akten zusammenzufassen und für die weitere So entsteht in einer ECM-Lösung eine Platt- laufenden IT-gestützten Prozesse zeitnah zu wichtigen Daten und Informationen so gespei- Bearbeitung nach definierten Regeln bereit zu form, in der alle Unternehmensdaten gespei- überwachen und zu steuern. Je höher der Auto- chert sind, dass man sie schnell finden kann. stellen. Ein weiterer Trend, der sich abzeichnet, chert werden können und sich die verschiede- matisierungs- und Standardisierungsgrad der ist das Herauslösen des -Verkehrs aus E- nen Geschäftsapplikationen nahtlos verbinden Prozesse sowie die Möglichkeit zur kurzfristi- Daniel Taborek Director ECM Competence Center Comarch ECM Wirtschaftsinformatiker der Universität Hannover haben zudem errechnet, dass 80 bis 90% der mit der Rechnungseingangsbearbeitung verbundenen Kosten durch elektronische Verarbeitung eingespart werden können. Dadurch könnte die deutsche Wirtschaft bis zu 54 Milliarden Euro einsparen. Daher setzten heutzutage immer mehr Unternehmen ECM (Enterpri- Mail-Programmen. s gehören wie andere Dokumente in Prozesse und nicht in persönliche Postfächer von Mitarbeitern. Die ständig steigende Flut von s bremst die Effizienz vieler Mitarbeiter und behindert deren Zusammenarbeit. Herkömmliche Dokumentenmanagement- und Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche abbilden lassen. Diesen ganzheitlichen Ansatz verkörpert das System Comarch ECM. Mit Hilfe von Informationen Unternehmensprozesse effizienter gestalten gen Steuerung, desto höher ist die Wirksamkeit eines Process Performance Managements. Um eine erfolgreiche Prozessüberwachung zu garantieren, braucht es verlässliche Informationen über die Abläufe im Unternehmen. Um an diese Informationen zu kommen, gibt es zwei Szenarien: Philipp Erdkönig Business Solutions Consultant Comarch e-enterprise Suite se Content Management) Systeme ein, um Systeme (DMS) speichern und verwalten di- Mit Hilfe der oben beschriebenen Informatio- ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen, zu gitalisiertes Papiergut sowie in IT-Systemen nen, die bei jedem Prozessdurchlauf anfallen, Im ersten Szenario laufen die Prozesse ohne optimieren und zu automatisieren und somit erzeugte elektronische Dokumente. Moderne lassen sich Aussagen über die Effizienz dieser Unterstützung einer Prozess-Engine ab. Die ihr Daten- und Informationsmanagement zu ECM-Systeme gehen weiter: Sie archivieren Prozesse treffen. Mit diesen Informationen kön- Informationen müssen daher nachträglich aus fördern. Moderne ECM-Systeme bringen inte- jegliche Unternehmensdaten aus IT-Anwen- nen in Business Intelligence Analysen neben den verwendeten operativen Systemen extra- grierte Messaging- und Workflow-Module in dungen, bringen diese Daten mit elektronisch den Prozessergebnissen auch Informationen hiert und zusammengeführt werden, um ein das Unternehmen sowie Schnittstellen zu allen erstellten und eingescannten Dokumenten über die Prozessdurchführung ausgewertet nahezu vollständiges Bild über den zu analy- gängigen ERP-, CRM- und - Systemen. aus unterschiedlichsten Anwendungen und werden. sierenden Ablauf zu gewinnen. Häufig steht 34 35

19 man in diesem Szenario vor dem Problem, dass sich nur einzelne Prozessfragmente analysieren lassen, vor allem, wenn im Laufe des Prozesses mehrere operative Systeme verwendet werden und diese nur wenige Daten zum Ablauf abspeichern. Im zweiten, optimalen Szenario steuert eine Prozess-Engine, wie sie beispielsweise in Comarch ECM verfügbar ist, die Ausführung der Prozesse und liefert gleichzeitig zahlreiche nutzbare Informationen bezüglich dem Ablauf, Zeitaspekten und Kosten. Da eine Prozess- Engine neben den operativen Systemen auch menschliche Interaktionen steuert und überwacht, sind übergreifende Prozesse vollständig analysierbar. Comarch ECM und Comarch BI nehmen den Mitarbeitern in Unternehmen nicht das Denken ab, sondern befreien Mitarbeiter von Routinearbeiten, machen Geschäftsprozesse schneller und transparent und zeigen Optimierungspotential. Moderne Lösungen wie Comarch Business Intelligence bietet die Möglichkeit in beiden beschriebenen Szenarien zu bedienen. Über die Abfrage von Informationen über die einzelnen Abläufe lassen sich zuvor definierte Key Performance Indikatoren überwachen, welche den Rahmen und die Ziele von Prozessabläufen und -ergebnissen abstecken. Häufig werden diese Indikatoren gesammelt und gruppiert auf einer Business Scorecard oder in Cockpits dargestellt, wodurch eine Überwachung der einzelnen Indikatoren vereinfacht wird. Zusätzlich sorgen in den meisten Fällen Trendindikatoren sowie Ampelsysteme dafür, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und dementsprechend den nächsten Schritt im Process Performance Management einzuleiten die Ursachenanalyse. Fällt einer der Indikatoren aus dem Rahmen oder hinkt die Zielerreichung hinterher, stehen dem Benutzer Analysen zur Verfügung, die es erlauben, den Auslöser für die Abweichung innerhalb eines Prozesses zu identifizieren. Egal, ob es sich um eine krankheitsbedingte Unterbesetzung des Personals einer Abteilung oder eine nicht optimale definierte Automatisierung handelt durch die Auswertung der Prozessdaten ist es möglich, die Ursache schnell zu identifizieren. Ist die Ursache eines Problems einmal gefunden, gilt es, diese so schnell wie möglich zu beseitigen. Die Prozess-Engine in Comarch ECM erlaubt jederzeit die Anpassung des Prozessablaufes an entstehende Chancen und Risiken auf Basis der Informationen, die aus Business Intelligence gewonnen werden können. Durch die ständige Anpassung der Prozesse zum Zwecke der Effizienzsteigerung schließt sich der Kreislauf des Process Performance Management um im nächsten Durchlauf erneut Verbesserungspotentiale anzuzeigen und zu helfen, Chancen und Risiken rechtzeitig zu begegnen. So entsteht durch das Zusammenspiel von Prozesssteuerung und Analyse enormer Mehrwert für das Unternehmen - in Form von höherer Effizienz bei der Nutzung der Unternehmensressourcen und als Resultat gesteigerter Wettbewerbsfähigkeit. Optimierung von Business Intelligence Lösungen Die aktuelle wirtschaftliche Situation und der zunehmende globale Wettbewerb zwingen Unternehmen dazu, ihre Effizienz kontinuierlich zu verbessern. Jedes Unternehmen erhebt eine große Menge an Daten zu allen Aspekten seiner Geschäftstätigkeit sowie zu der Umgebung, in der es tätig ist. Aus all diesen Informationen Wissen zu generieren ist eine hervorragende Möglichkeit, Kosten zu senken und Vorteile gegenüber dem Wettbewerb zu erzielen. Business- Intelligence-Systeme (BI-Systeme) wurden entwickelt, um Daten in messbare Gewinne umzuwandeln. Ein BI-System zu haben, ist jedoch allein nicht ausreichend. Informationen als Schlüssel zu höherer Effizienz Die Informatisierung trägt dazu bei die Effizienz eines Unternehmens zu steigern. Mit Hilfe von Wissen, das aus Daten gewonnen wurde, können Unternehmen ihre Effizienz deutlich erhöhen. Business-Intelligence-Systeme erfassen die Daten zu den Aktivitäten eines Unternehmens aus allen Datenquellen und verbinden diese zu einer Wissensbasis, indem sie eine integrierte Quelle für Informationen schaffen und Berichtsfunktionen bieten. In einem Business-Intelligence-Projekt lassen sich die internen Prozesse eines Unternehmens sowie der Informationsaustausch mit der Außenumgebung verbessern. Nur die Tatsache, dass ein Unternehmen über ein BI-System verfügt, Anna Dajczer führt allerdings nicht automatisch zu einer Erhöhung seiner Effizienz. Consultant Business Intelligence Systems Heutzutage besitzen viele Unternehmen ein Business-Intelligence-System. Sie sind jedoch häufig Comarch BI der Meinung, dass dieses System seine Aufgaben nicht erfüllt, den Erwartungen nicht gerecht und von den Anwendern nicht genutzt wird. In einem solchen Fall lässt sich das System verbessern und die Effizienz erhöhen. Eine Möglichkeit, Schwierigkeiten zu beseitigen, ist die Modernisierung des bestehenden Systems. Allerdings ist eine Diagnose erforderlich, die aufzeigt, wo genau das Problem liegt. Um die zuvor festgelegten Ergebnisse zu erzielen ob durch die Erstellung eines vollständig neuen Systems oder die Modernisierung des bestehenden muss eine genaue Analyse durchgeführt werden, welche die tatsächlichen Bedürfnisse und vorhandene Probleme aufdeckt. Eine Überprüfung der BI-Lösung durch Fachleute, wie das Comarch Business Intelligence Team, ist der richtige Weg, um die gesteckten Ziele zu erreichen

20 Lieferanten Missverständnisse zwischen einem Kunden und einem Lieferanten aufgrund der Verwendung unterschiedlicher Begriffe und Definitionen Fehlende Kontrolle der Änderungen während der Systemimplementierung Ungeeignete Technologien oder Werkzeuge Problemmeldung eines Business-Intelligence-Systems Sobald ein BI-System nicht ordnungsgemäß arbeitet, sollte eine Überprüfung durchgeführt werden. Es gibt viele Signale, die anzeigen, dass ein BI-System seine Aufgaben nicht erfüllt. Zu den häufigsten gehören: Das interne Fachpersonal ist wichtig, um sicherzustellen, dass ein System für die Geschäftsbedürfnisse des Unternehmens angemessen ist, sowie um Anzeichen für Probleme zu erkennen. Es unterstützt die externen Fachleute bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Business-Intelligence-Kompetenzzentren bringen interne Fachleute aus verschiedenen Tätigkeitsbereichen eines Unternehmens zusammen. Sie dienen der Definition und Zu- Was bei einem Business-Intelligence-Projekt zu vermeiden ist Es gibt viele Gründe, warum eine Business-Intelligence-Plattform ihre Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllt. Ein häufiger Fehler, den Unternehmen bei der Implementierung eines BI- Systems machen, ist es, sich auf die Installation von Systemkomponenten zu konzentrieren anstatt auf die Erreichung der Unternehmensziele. Wird die geschäftliche Perspektive bei einem Projekt vernachlässigt, sind die Ergebnisse zumeist unbrauchbar. Das gesamte Potential der Effizienzsteigerung wird vergeben. Dieser Fehler geht häufig mit einem anderen Problem einher: Es besteht eine Diskrepanz zwischen den Erwartungen und den Ergebnissen des Business-Intelligence-Projektes. Um diesen Widerspruch zu vermeiden, sollte ein solches Projekt sorgfältig, unter Einbeziehung von Geschäftsanwendern und IT- Benutzern geplant werden. Im Allgemeinen sind die Ursachen für Probleme mit BI-Systemen die folgenden: Konzentration auf die technischen Aspekte von BI-Implementierungsprojekten anstatt den Geschäftsanwendern eine geeignete Lösung bereitzustellen Ungeeignetes Vorgehen bei der Erstellung des Systems Probleme beim Empfang von Daten aus den Quellsystemen Unzureichendes Fachwissen und unzureichende Kompetenzen des Lieferanten Unzureichende Schulung der Systemnutzer Negative Einstellung der Benutzer zum System, ablehnende Haltung gegenüber Änderungen Kein Projekt-Manager Kein Systemadministrator Keine Systemdokumentation Kein Dateneigentümer Keine Trennung zwischen Test- und Entwicklungsumgebung Kein Backup-System Neben den genannten möglichen Ursachen für Probleme mit einem BI-System, sollte nicht vergessen werden, dass sich jedes Unternehmen unentwegt verändert und weiterentwickelt. Seine Bedürfnisse und Prioritäten ändern sich. Diese Prozesse werden durch interne und externe Faktoren verursacht. Dabei ist es natürlich, dass sich das BI-System zusammen mit dem Unternehmen weiterentwickelt. Das System kann dementsprechend eine Modernisierung erfordern, da beim Implementierungsprojekt ein Fehler aufgetreten ist oder weil sich das Unternehmen weiterentwickelt hat. Geringe Qualität der Daten im Data Warehouse: Geringe Komplexität der Daten Fehlerhafte Datensätze Unverständlichkeit der Daten Widersprüche in den Daten Unzureichende Aktualität der Daten Unzulänglichkeiten eines Systems: Unzureichende Daten Unzureichende Funktionalitäten Unzureichende Kenntnis der Benutzer Lange Dauer der Berichterstellung: Komplizierte Berichtsstruktur Keine geeigneten Legenden und Indizes Hardwareprobleme Lange Dauer bei der Umsetzung von Änderungen: Zu kompliziertes System Keine Person, die für die Umsetzung von Änderungen verantwortlich ist Unzureichende Kenntnisse der Person, die für die Umsetzung von Änderungen verantwortlich ist Keine Standardisierung des Systems Keine oder unzureichende Prozeduren für die Umsetzung von Änderungen Langsames Laden des Data Warehouse Unzureichender Datenschutz weisung von Aufgaben, Prozessen und Rollen in Bezug auf eine BI-Lösung innerhalb des gesamten Unternehmens. Interne Kommunikation sowie unternehmensinterne Prozesse spielen eine wesentliche Rolle bei der Erstellung einer geeigneten BI-Lösung und tragen gleichzeitig zu einer Verbesserung der Effizienz des Unternehmens bei. Ihre Rolle beginnt, sobald ein Unternehmen die Einführung einer BI-Lösung plant, und sollte bis zum Lebensende dieser Lösung andauern. Überprüfung und Modernisierung der Business- Intelligence-Plattform bei der Rovese-Gruppe Die Rovese-Gruppe (ehemals Cersanit), ein in Europa führender Produzent von Sanitärkeramik, Fließen und Badarmaturen, hat sein bestehendes Business-Intelligence-System gemeinsam mit Comarch überprüft und anschließend modernisiert. Seit Erstellung des ersten BI-Systems ist die Gruppe deutlich gewachsen und hat sich stark verändert. Die Gruppe ist seit 1998 an der Börse notiert. Derzeit verfügt sie über sieben Produktionsstätten in vier Ländern. Ihr Hauptvertriebsgebiet umfasst die EU und osteuropäische Märkte. Bei der Überprüfung wurde festgestellt, dass die alte Business-Intelligence-Lösung nicht mehr leistungsfähig genug war. Die Überprüfung hat zahlreiche Mängel ergeben: Es gab Probleme hinsichtlich Qualität und Aktualität der Daten. Die Erstellung Falsch definiertes Endziel eines angeforderten Berichts dauerte sehr lange. Eine Testum- Fehlende oder unzureichende Standards für die Umsetzung des BI-Projektes Interne und externe Fachleute gebung war nicht vorhanden, weshalb alle Änderungen direkt in der Produktivumgebung vorgenommen werden mussten. Die Keine Feststellung der Gefahren und Schwachstellen bei Für jedes Unternehmen sollte individuell festgestellt werden, Benutzer wollten nicht mit dem System arbeiten, da es kom- der Implementierung einer BI-Plattform aus welchem Grund eine BI-Lösung nicht geeignet ist. Die Über- pliziert war. Sie benötigten zusätzliche Schulungen, um das Unzureichende Planung, Überwachung und Kontrolle der prüfung eines Business-Intelligence-Systems durch externes System besser kennenzulernen. Änderungen ließen sich nur Umsetzung des BI-Projektes Fachpersonal ist von wesentlicher Bedeutung, um positive Er- schwer umsetzen, da eine vollständige Dokumentation fehlte. Fehlende Zusammenarbeit zwischen Kunde und System- gebnisse erzielen zu können. Internes Fachpersonal hat hier lieferant meist nicht die notwendige Distanz zum überprüften Gegen- Zusammengefasst benötigte die alte Business-Intelligence- Unzureichende Unterstützung des BI-Projektes durch den stand. Lösung eine grundlegende Erneuerung

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