ELO Kundenreferenz. Perfekt ausgewogenes Informationsmanagement. Anton Fischer Fleischwaren GmbH. Schnell Zuverlässig Qualitätsorientiert

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1 ELO Kundenreferenz Anton Fischer Fleischwaren GmbH >> Schnell Zuverlässig Qualitätsorientiert Perfekt ausgewogenes Informationsmanagement Die Archivierung der Belege läuft voll automatisch, was uns bei der Ablage sehr viel Zeit spart. Die Suche gestaltet sich dementsprechend auch fix, per Knopfdruck können wir uns den Vorgang aufrufen und vor allem schnell nachvollziehen. Marcus Fischer, Geschäftsführer Anton Fischer Fleischwaren GmbH Mit ELOprofessional strafft die Anton Fischer Fleischwaren GmbH ihre Arbeitsabläufe und sorgt für Transparenz und Informationsverfügbarkeit per Mausklick. Das Unternehmen entsorgt alle in ELO archivierten Papierbelege und spart hierdurch weitere Raum- und Archivkosten. Die Anbindung ihres hauseigenen ERP- Systems an ELO ermöglicht die automatische Archivierung der Ein- und Ausgangsrechnungen. Der Rücklauf von Lieferscheinen erfolgt übersichtlich, sicher und schnell nachvollziehbar. Workflows sorgen zudem für den transparenten und schnellen Ablauf interner Freigabeprozesse. Darüber hinaus greift die Geschäftsleitung über Smartphones auf relevante Informationen zu eröffnen Anton und Else Fischer eine Fleischerei und Selcherei in der Königsstraße in Bamberg. Heute ist die Anton Fischer Fleischwaren GmbH der starke Partner für Hotellerie und Gastronomie sowie Großküchen und Kantinen in ganz Deutschland. Unermüdlicher Fleiß, handwerkliches Können und absolutes Qualitätsbewusstsein sind nach wie vor Grundlagen des stetigen Erfolges.

2 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> ERP-Anbindung Shortcuts Land: Branche: Die Suche nach Informationen soll beschleunigt werden, das Papierarchiv soll nicht mehr wachsen. Der Rücklauf von Lieferscheinen soll transparent und schnell ablaufen. Mobiler Zugriff auf Unternehmensinformationen. Lösung Einführung von ELOprofessional. Rechnungen und Lieferscheine werden in das DMS-Archiv eingescannt, der Ablauf der Lieferschein-Rückläufe wird mit dem Einsatz von Barcodes automatisiert. Anbindung der hauseigenen ERP-Lösung für die automatische Archivierung der Ausgangsrechnungen. Workflowgesteuerte Freigabeprozesse. Zugriff auf das ELO-Archiv über das Apple iphone. Nutzen Deutschland Lebensmittelhandel Das Unternehmen Anton Fischer Fleischwaren GmbH ist der starke Partner für Hotellerie und Gastronomie sowie Großküchen und Kantinen in ganz Deutschland. Über 200 nationale und internationale Auszeichnungen bei Wurstund Schinkenwettbewerben und der jährlich errungene Preis der Besten für kontinuierliche und langjährige Spitzenleistung bestätigen die Firmenphilosophie bis ins neue Jahrtausend. Die Herausforderung Über 200 nationale und internationale Auszeichnungen bei Wurstund Schinkenwettbewerben und der jährlich errungene Preis der Besten für kontinuierliche und langjährige Spitzenleistung bestätigen die Firmenphilosophie bis ins neue Jahrtausend. Dahinter steckt ein moderner, rationell arbeitender Produktionsbetrieb. Seit 1998 leitet der Enkel des Firmengründers Marcus Fischer in dritter Generation auch die Geschäftsführung der Anton Fischer Fleischwaren GmbH in Bamberg. Treu dem Grundsatz des Qualitätsbewusstseins hat Anton Fischer Fleischwaren 2008 die Vorteile des papierarmen Büros für sich entdeckt und sich für die Einführung des Dokumenten-Management- Systems (DMS) ELOprofessional entschieden. Ziel war es, wie Herr Marcus Fischer erzählt: vordergründig die Papierflut einzudämmen. Wir haben im Markt nach der passenden DMS-Software für unsere Anforderungen gesucht, verglichen und uns dann für ELO entschieden. Insbesondere das einfache Handling der Software im Vergleich zum Wettbewerb hat uns überzeugt, zudem stimmte das Preis-Leistungsverhältnis. Vor Inbetriebnahme des neuen Systems war es sehr wichtig, sich die Prozesse innerhalb der Anton Fischer Fleischwaren präzise anzuschauen, um diese passgenau in ELO abzubilden. Zur Seite stand dem Unternehmen dabei ein ELO Business-Partner. Das IT-Systemhaus hat die Anforderungen maßgeschneidert für das Unternehmen umgesetzt. Vieles wurde eins zu eins auf der elektronischen Ebene umgesetzt, einige Prozessabläufe wurden während der Projektphase angepasst und optimiert. Informationen stehen per Mausklick zur Verfügung. Transparente und schnell nachvollziehbare Abläufe erhöhen den Kundenservice. Workflows steuern die Freigabeprozesse schnell und zuverlässig. Raum- und Archivkosten werden gespart.

3 Vollautomatische Archivierung der Lieferscheine Die Hauptstruktur im Archiv ist nach Kunden und Lieferanten, also Warenaus- und Wareneingang gegliedert, nach und nach sind noch verwaltungsspezifische Strukturen hinzugefügt worden. Das hauseigene ERP-System ist im ersten Schritt mit ELO verbunden worden, hierdurch werden alle Ausgangsrechnungen und Lieferscheine automatisch auch in ELO archiviert. Bei jedem Verkauf wird aus dem ERP-System ein Lieferschein ausgedruckt, der einen Barcode erhält. Der Barcode ist Träger aller wichtigen Informationen zum Dokument wie Mandant oder Auftragsnummer. Beim Beleg-Rückfluss, nach der Lieferbestätigung durch den Kunden, wird der Lieferschein wieder eingescannt. Über den Barcode liest ELO die Informationen aus und legt den Beleg automatisch zum dazugehörigen Vorgang ins Archiv ab. Darüber hinaus werden die Lieferscheine durch einen Prüfungsworkflow gesteuert, um sicherzugehen, dass die Auslieferung einwandfrei gelaufen ist und alle Kundenotizen auf dem Lieferschein erfasst wurden. Allein durch diese transparenten Ablauf spart das Unternehmen eine Menge Zeit, wie Marcus Fischer erläutert: Die Archivierung der Belege läuft voll automatisch, was uns bei der Ablage sehr viel Zeit spart. Die Suche gestaltet sich dementsprechend auch fix, per Knopfdruck können wir uns den Vorgang aufrufen und vor allem schnell nachvollziehen. Auch der Kundenservice profitiert vom neuen System wie Herr Fischer weiter ausführt: Mit der heutigen Transparenz sind wir bei Kundennachfragen sofort auskunftsbereit. Sicherlich hält unser ERP-System bereits viele Informationen für uns bereit, aber gerade die optischen Belege und Vermerke, also z.b. ob ein Packmittel falsch zurückerfasste wurde, finde ich sofort per Mausklick in ELO, der lange Weg in den Archivkeller und Wartezeiten für den Kunden entfallen.

4 Die Eingangsrechnungen werden ebenfalls ins ELO-Archiv eingescannt. Der zuständige Mitarbeiter verschlagwortet die Belege und startet den ELO-Workflow. Dieser steuert die Rechnung sicher und transparent durch den vorher festgelegten Freigabeprozess. Kommt es hin- und wieder zu Verzögerungen, ist mit dem übersichtlichen Workflow-Monitoring sofort ersichtlich, an welcher Stelle der Prozess hängt. Mitarbeiterakzeptanz und schnelle Suche Nach dem Einscannen entsorgt Anton Fischer Fleischwaren die Belege. Gab es früher enorme Platzprobleme wegen des stetig anwachsenden Papier-Archivs, so gehören diese heute der Vergangenheit an. Die Kosten für weiteren Archivraum fallen weg, genauso wie der umständliche Weg in den Keller, um nach Informationen zu suchen. Die Mitarbeiter suchen jetzt hauptsächlich über die vordefinierten ELO-Verschlagwortungsmasken. Das schnelle Finden der Informationen und die Transparenz der Abläufe haben sicherlich auch zur Mitarbeiter-Akzeptanz der DMS-Lösung beigetragen. Darüber hinaus ist es die einfache Anwendung von ELO, die ein schnelles Einfinden in die neue Arbeitsweise ermöglicht und erste Hürden schnell beseitigt. Die Schulung der Mitarbeiter hat dementsprechend nur einen Tag in Anspruch genommen. Wir haben im Markt nach der passenden DMS-Software für unsere Anforderungen gesucht, verglichen und uns dann für ELO entschieden. Insbesondere das einfache Handling der Software im Vergleich zum Wettbewerb hat uns überzeugt, zudem stimmte das Preis-Leistungsverhältnis. Marcus Fischer, Geschäftsführer Anton Fischer Fleischwaren GmbH

5 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Unterwegs Dokumente einsehen Mobility: ELO for Smartphone Neben seinem Hauptgeschäft verwaltet Anton Fischer Fleischwaren auch einen Immobilienbereich, der ebenfalls in ELO abgebildet ist. Marcus Fischer ist oft unterwegs und hat sich gerade in diesem Bereich entschlossen die ELO for Smartphone-Schnittstelle zu nutzen. Diese ermöglicht den Zugriff auf das ELO-Archiv über Business-Smartphones. Der Geschäftsführer hat so die Möglichkeit über sein Apple iphone von unterwegs auf alle wichtigen Informationen wie z.b. Mietverträge, Vertragslaufzeiten oder Mietpreise zuzugreifen.

6 >> Ausbaufähig Mit der heutigen Transparenz sind wir bei Kundennachfragen sofort auskunftsbereit. Sicherlich hält unser ERP-System bereits viele Informationen für uns bereit, aber gerade die optischen Belege und Vermerke, also z.b. ob ein Packmittel falsch zurückerfasste wurde, finde ich sofort per Mausklick in ELO, der lange Weg in den Archivkeller und Wartezeiten für den Kunden entfallen. Ausblick Demnächst ist geplant auch das -System Kerio Technologies an ELO anzubinden, hier wird bereits gemeinsam an einem Konzept gearbeitet. Marcus Fischer, Geschäftsführer Anton Fischer Fleischwaren GmbH