ERP-Systeme On Demand Chancen, Risiken Anforderungen, Trends

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1 Jewgenij Grobman ERP-Systeme On Demand Chancen, Risiken Anforderungen, Trends Diplom.de

2 Jewgenij Grobman ERP-Systeme On Demand Chancen, Risiken Anforderungen, Trends ISBN: Herstellung: Diplomica Verlag GmbH, Hamburg, 2008 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtes. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Die Informationen in diesem Werk wurden mit Sorgfalt erarbeitet. Dennoch können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden und der Verlag, die Autoren oder Übersetzer übernehmen keine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für evtl. verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen. Diplomica Verlag GmbH Hamburg 2008

3 Zusammenfassung Die vorliegende Untersuchung zeigt mittels einer theoretischer Auseinandersetzung mit dem Thema On Demand ERP, dem praktischen Test von drei marktreifer Lösungen und einer Kundenumfrage, welche Chancen und Risiken die neuartigen On Demand ERP-Systeme bringen. Um eine detaillierte Untersuchung zu ermöglichen, bezieht sich diese Arbeit auf die ERP- Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen aus der Handels-, Service- und Produktionsbranche in Deutschland. Unter Berücksichtigung der aufgezeigten Chancen, Risiken und Anforderungen unterstützen die gesammelten Erkenntnisse Unternehmen bei der Entscheidung für oder gegen eine On Demand ERP-Lösung sowie bei der Auswahl und im Betrieb. Der erste Teil gibt einen Überblick über ERP als Unternehmensaufgabe, ERP-Systeme und eine Einführung in On Demand ERP. Die Informationsquellen sind wissenschaftliche Definitionen und Expertenmeinungen aus der Wissenschaft und Praxis. Der zweite Teil beschreibt aktuelle Lösungen und Anbieter der On Demand ERP-Systeme. Es werden drei marktreife Lösungen von den drei am Markt präsentesten Anbieter untersucht. Der Hintergrund des Anbieters, Entstehung der Lösungen und Produkteigenschaften werden beschrieben. Im dritten Teil wird ein Referenzunternehmen entworfen und die identifizierten Systeme hierfür auf deren grundsätzliche Einsatzfähigkeit getestet. Ein Beispielsgeschäftsfall wird in den drei Systemen durchgeführt, um daraus Rückschlüsse auf die gesamte ERP-Lösung zu ziehen. Im vierten Teil wird der Bekanntheitsgrad, das Interesse, die Akzeptanz, der Wunsch und die Kaufabsicht der Unternehmer, Kunden und potenzieller Kunden von On Demand ERP bezüglich dieses neuartigen Modells empirisch untersucht. Aus den theoretischen, empirischen und praktischen Erfahrungen werden im fünften Teil die Chancen, Risiken und die Anforderungen zusammengetragen und aus betriebswirtschaftlicher, technischer und der organisatorischer Sicht betrachtet. Abgeschlossen wird die Untersuchung mit dem Trend und Ausblick, der die mögliche Zukunft von On Demand ERP beschreibt. Stichworte: On Demand ERP, SaaS, Warenwirtschaft, ASP, Enterprise Resource Planing i

4 Abstract This study analyzes the risks and opportunities of On Demand ERP-Systems by theoretical description, a practical test of three market-ready solutions and a customer survey. In order to provide a detailed research, this research will refer to small and midsize companies of the trade, service and manufacturing industries in Germany. The collected opportunities, risks and requirements can support the individual company s decision whether or not to use On Demand ERP as well as can help to choose and operate these solutions. The first chapter provides information about ERP as a company s requirements, ERP-systems and an introduction to On Demand ERP. The information sources are scientific definitions and expert opinions from the scientific and practical area. The second part describes current solutions and vendors of On Demand ERP-Systems. Three solutions from three vendors will be identified and analyzed. The background of the vendor and the development of the solution will be described. The third part will create a model company and by using this, the identified systems will be tested for professional operational ability. A test business case will be run in all three systems to draw conclusions for the whole ERP-Solution. The fourth part will empirically survey the degree of popularity, interest, acceptability and the purchase intention of the entrepreneurs and potential customers with respect to On Demand ERP-Solutions. In regard to the theoretical, empirical and practical experiences, the fifth chapter will bring together the opportunities, risks and requirements from the economical, technical and organizational point of view. The study will finish with trends and an outlook that describe the possible future of On Demand ERP. ii

5 Inhaltsverzeichnis Zusammenfassung i Abstract ii Inhaltsverzeichnis iv Abkürzungsverzeichnis xiv Einleitung 1 1 Grundlagen ERP und ERP-Systeme ERP ERP-Systeme Vorteile Nachteile Anforderungen ERP II On Demand ERP-Systeme Idee Hosting, ASP, SaaS und On Demand Anbietersicht Kundensicht Fazit: On Demand ERP iv

6 INHALTSVERZEICHNIS INHALTSVERZEICHNIS 2 Marktanalyse Angebot Recherche und Auswahl Anbieter Produkte Services Konditionen Lösungsanbieter und Dienstleistungen Fazit: Aktuelle Anbieter und Produkte Praxistest Referenzunternehmen Hintergrund Produkte Lieferanten und Kunden Geschäftsprozesse IT-Landschaft Testdurchführung Erstkonfiguration Geschäftsprozessdurchlauf Geschäftsprozesserweiterung Fazit: Einsatzfähigkeit Marktanalyse Nachfrage Fragenkatalog Umfragedurchführung Auswertung Fazit: Marktsituation Chancen, Risiken, Anforderungen Zeit-Kosten-Qualität v

7 INHALTSVERZEICHNIS INHALTSVERZEICHNIS 5.2 Neue Chancen Betriebswirtschaftliche Sicht Technische Sicht Organisatorische Sicht Neue Risiken Betriebswirtschaftliche Sicht Technische Sicht Organisatorische Sicht Neue Anforderungen Attribute der On Demand ERP-Lösungen Betriebswirtschaftliche Sicht Technische Sicht Organisatorische Sicht Fazit: Chancen, Risiken, Anforderungen Trends und Ausblick Exkurs zu anderen On Demand Lösungen On Demand ERP-Kundensicht On Demand ERP-Markt On Demand ERP als Option Hype Cycle und Parallelen zu E-Commerce Fazit: On Demand ERP in der Zukunft 97 Literaturverzeichnis 104 Anhang 105 vi

8 Tabellenverzeichnis 1.1 Advantages of ERP systems Disadvantages of ERP systems Anbieter und Systeme Umfrage: Ergebnis Frage 9b Umfrage: Ergebnis Frage 10b Umfrage: Ergebnis Frage 11b Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Chancen, Risiken, Anforderungen viii

9 Abbildungsverzeichnis 1.1 Enterprise Resource Planning ERP-System - Nutzer ERP-Implementierungskosten klassisch Fach Steckdose Anbieter bei klassiche ERP-Lösungen Anbieter bei On Demand ERP ERP - Betriebsmodelle Mögliche On Demand ERP Umsetzungen Geschäftsfall EPK-Diagramm Collmex Pro: Menü Collmex Pro: Firma einrichten Collmex Pro: Produkt einpflegen Factory.ON!: Menü Factory.ON!: Firma einrichten Factory.ON!: Produkt einpflegen Genesis4Web: Menü Genesis4Web: Firma einrichten Genesis4Web: Produkt einpflegen Collmex: Angebot schreiben Factory.ON!: Angebot schreiben Genesis4Web: Angebot schreiben x

10 ABBILDUNGSVERZEICHNIS ABBILDUNGSVERZEICHNIS 3.14 Collmex: Webshop konfigurieren Collmex: Webshop BikeOnline24.de Factory.ON!: Webshop konfigurieren Factory.ON!: Webshop Açaí Umfrage: Kundenansprache Umfrage: Seite Umfrage: Seite Umfrage: Seite Umfrage: Seite 4a Umfrage: Seite 4b Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage 9a Umfrage: Ergebnis Frage 10a Umfrage: Ergebnis Frage 11a Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Umfrage: Ergebnis Frage Frage 8: klassische ERP-Kunden Frage 8: On Demand ERP-Kunden Frage 9: klassische ERP-Kunden Frage 9: On Demand ERP-Kunden xi

11 ABBILDUNGSVERZEICHNIS ABBILDUNGSVERZEICHNIS 4.25 Frage 13: klassische ERP-Kunden Frage 13: On Demand ERP-Kunden Zeit-Kosten-Qualität im Spannungsfeld Kostenverlauf klassisch Kostenverlauf On Demand Webbasierte Lösungen im Einsatz Erfühlte Anforderung: hohe Skalierbarkeit On Demand ERP und CRM auf dem iphone Kostenverlauf bei mehr Usern Wunsch der Unternehmen nach Flexibilität Internet Breitband-Verfügbarkeit in Deutschland Potential: SaaS Nachfrage pro Einsatzgebiet Potential: ASP Modell im Einsatz Potential: Unternehmen erwägen SaaS und ASP ASP: Hype Cycle SaaS: Hype Cycle xii

12 Abkürzungsverzeichnis 1und ABS ANBU APS B2B B2C BDE BI BPO CIO CRM DMS DSS ERP ERPS FIBU HW ISV KERPS KI KMU KORE LAMP LOHN PZE ROI RZ SFA SLA SOA SW TCO VM WaWi WWS &1 Internet AG Alpha Business Solutions AG Anlagenbuchhaltung Advanced Planning and Scheduling Business to Business Business to Customer Betriebsdatenerfassung Business Intelligence Business Process Outsourcing Chief Information Officer Customer Relationship Management Dokumentenmanagementsystem Demand Software Solutions GmbH Enterprise Ressource Planning Enterprise Ressource Planning System Finanzbuchhaltung HardWare Independent Software Vendor Klassisches Enterprise Ressource Planning System Kristensen Interiors GmbH Kleine und Mittelständische Unternehmen Kostenrechnung Linux, Apache, Mysql und PHP Lohnrechnung Personalzeiterfassung Return On Investment RechenZentrum Sales Force Automation Service Level Agreement Serviceorientierte Architektur SoftWare Total Cost of Ownership Virtual Mashine WarenWirtschaftssystem WarenWirtschaftsSystem xiv

13 Einleitung Immer häufiger ist in einem Geschäftsumfeld die Rede von ASP, SaaS, On Demand und IT aus der Steckdose. Spezielle Branchenlösungen für Kundenmanagement, Kommunikation, Finanzverwaltung und viele weitere werden entwickelt und erfolgreich eingesetzt. Auch erste On Demand ERP-Lösungen werden bereits angeboten. Der Kunde kann die Software als Dienstleistung für einen monatlichen Pauschalbetrag mieten und sofort, wie Online-Banking oder -System mit einem Webbrowser über Internet nutzen. ERP System, auch bekannt als Warenwirtschaftssystem, steht für eine Unternehmenssoftware für die Verwaltung von Einkauf, Produktion, Verkauf, Lager, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft in einem Komplettsystem. On Demand steht für Bei Bedarf zur Verfügung stehen. Die Idee hinter On Demand ERP liegt darin, dass die Unternehmen bei Bedarf ein ERP-System bekommen und sofort produktiv einsetzen können, ohne Investitionen und ohne große finanzielle, technische und organisatorische Aufwendungen für Hardware, Software, Installationen und Wartung. Aber was ist On Demand ERP genau? Und funktioniert es? Ist es von den Unternehmen gewünscht? Wo liegen die die Chancen und Risiken für ein Unternehmen bei Einsatz einer On Demand ERP-Lösung? Welche Anforderungen und Trends existieren rund um On Demand ERP? Werden in der Zukunft noch Software-Anwendungen und vor allem die Geschäftsanwendungen lokal installiert und betrieben? Muss ein innovatives und flexibles Unternehmen sich um die Hardware, Software und Administration kümmern und dabei hohe Investitionen tätigen und große finanzielle, technische und organisatorische Risiken eingehen? Ist es heute realistisch und in der Zukunft sogar üblich, dass Unternehmen ihre gesamten Unternehmensprozesse über Internet und mittels Webbrowser virtuell steuern? Sollte ein Unternehmen, das eine klassische ERP-Lösung bereits im Einsatz hat, auf On Demand wechseln? Wohin geht der Trend bei On Demand Geschäftsanwendungen? Wie entwickelt sich der On Demand ERP-Markt in den nächsten Jahren? Die folgende Untersuchung soll diese Fragen beantworten und damit den Unternehmen, ob als Kunde oder als Anbieter solcher Lösungen, als Entscheidungshilfe für den Einsatz bzw. Betrieb dieser Lösungen dienen.

14 Kapitel 1 Grundlagen Um ERP On Demand besser verstehen zu können wird zunächst ein Überblick über ERP im Unternehmen und über ERP-Systeme in der IT-Landschaft gegeben. Basierend auf dem Verständnis über ERP und ERP-Systeme wird die Idee und die Technologie von On Demand ERP erklärt. 1.1 ERP und ERP-Systeme ERP Der Begriff Enterprise Resource Planning (ERP, auf Deutsch in etwa Planung des Einsatzes bzw. der Verwendung der Unternehmensressourcen) bezeichnet die unternehmerische Auf- gabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen (wie zum Beispiel Kapital, Betriebsmittel oder Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzuplanen. Der ERP-Prozess wird im Unternehmen heute häufig durch Software-ERP-Systeme unterstützt. (Brake et al. 2006) Nach Jung (Jung 2006, ) sind in der Betriebswirtschaftslehre folgende Funktionsbereiche eines Unternehmens definiert: Materialwirtschaft, Produktionswirtschaft, Absatz und Marketing, Kapitalwirtschaft, Personalwirtschaft und Rechnungswesen und Controlling (siehe auch Abbildung 1.1). 3