Wikis für Technische Dokumentation einsetzen

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1 Wikis für Technische Dokumentation einsetzen Auf dem Weg zur Dokumentation 2.0? 1

2 Agenda Sind Wikis geeignet für Technische Doku? Möglichkeiten und Grenzen Wie mache ich mein Wiki zum Erfolg? Wie komme ich zu meinem Wiki? 2

3 parson communication Vorstellung IT-Produktdokumentation Technische Beratung und Entwicklung Interne Dokumentation und Wissensmanagement 3

4 Agenda Sind Wikis geeignet für Technische Doku? Möglichkeiten und Grenzen Wie mache ich mein Wiki zum Erfolg? Wie komme ich zu meinem Wiki? 4

5 Möglichkeiten und Grenzen Vorgefasste Meinungen zu Wikis Wikis sind total unübersichtlich. 5

6 Möglichkeiten und Grenzen Bearbeitungsfunktionen 6

7 Möglichkeiten und Grenzen Bearbeitungsfunktionen im Wiki Con Kein komplexes oder produktspezifisches Layout Wenig typografische Mittel (lebende Kolumnentitel, Register) Tabellen, Formeln > von Wiki- Software und Plugins abhängig Pro Bearbeitungsfunktionen auf das Nötigste beschränkt Leicht erlernbar, schneller Einstieg Einheitliches Layout Format und Gestaltung für Leser wiedererkennbar Hilfe und Foren im Internet WYSIWIG oder Wiki-Syntax Makros und Vorlagen für einheitliche Gestaltung 7

8 Möglichkeiten und Grenzen Jeder darf mitmachen! Kommentare Historie Rechte 8

9 Möglichkeiten und Grenzen Jeder darf mitmachen! Con Offenes System Schutz gegen unberechtigte Zugriffe Wildwuchs Schnell veraltende Inhalte Unangebrachte Äußerungen in Kommentaren und Diskussionen Hemmschwelle gegen öffentliches Arbeiten Pro Firmenöffentliches Arbeiten Jeder kann Wissen beisteuern Keine anonymen Änderungen Rechtesteuerung über Bereiche und Seiten Rechtesteuerung über Gruppen Zugriff über Intra- oder Internet 9

10 Möglichkeiten und Grenzen Ersatz für Redaktionssystem? Änderungen verfolgen Status Schlagwörter 10

11 Möglichkeiten und Grenzen Ersatz für Redaktionssystem? Con Wenig Metadaten Mangelhafte Workflow-Unterstützung Eingeschränkte Textmodule Keine Variantensteuerung Wenig Unterstützung von Mehrsprachigkeit Nur online verfügbar Pro Versionierung von Artikeln und Anhängen Für gemeinsames Arbeiten ausgelegt > bearbeiten, kommentieren, diskutieren Verfolgung von Änderungen durch Benachrichtigungen Statusinformationen zu Artikeln (Prozessunterstützung) 11

12 Möglichkeiten und Grenzen Nutzen und Orientierung für die Leser Volltextsuche Hierarchieinformationen Statussuche Navigation Stichwortsuche 12

13 Möglichkeiten und Grenzen Nutzen und Orientierung für die Leser Con Kein hierarchischer Aufbau Kein Inhaltsverzeichnis, kein Index Schnell unübersichtlich Verwaiste Artikel ohne Links Begrenzte Druckfunktionen Nur online verfügbar Pro Volltextsuche Kategorisierung / Klassifizierung von Artikeln > Indexaufbau Bereiche (Spaces) zur Trennung von Themen Beziehungen übergeordnet > untergeordnet abbildbar Verknüpfung mit anderen Dateiformaten Einfacher Zugriff über Webbrowser Feedbackmöglichkeiten Mitgestaltungsmöglichkeiten 13

14 Möglichkeiten und Grenzen Fazit ist ein Wiki für uns geeignet? Wir brauchen kein aufwändiges Layout. Wir brauchen keine Varianten. Wir brauchen keine automatische Übersetzungsunterstützung. Uns reicht eine Online-Dokumentation. Wir wollen mit unserer Zielgruppe interagieren. Wir wollen im Team Wissen teilen. Wissensmanagement Interne Dokumentation Expertenforen Entwicklerdokumentation Glossare Produktdokumentation Intranet/Extranet Projektplattform 14

15 Agenda Sind Wikis geeignet für Technische Doku? Möglichkeiten und Grenzen Wie mache ich mein Wiki zum Erfolg? Wie komme ich zu meinem Wiki? 15

16 Erfolgreiche Wikis Aktive Mitarbeit vieler Wikipedia Regel 16

17 Erfolgreiche Wikis Aktive Mitarbeit vieler Unternehmenswikis 17

18 1. Art des Wikis festlegen 2. Rollen richtig besetzen 3. Einführung sorgfältig planen 4. Unternehmenskultur 5. Anwender unterstützen Erfolgreiche Wikis 18

19 Erfolgreiche Wikis Art des Wikis festlegen Inhalte Strategisch oder Tagesgeschäft Zielgruppen Abgrenzung 19

20 Erfolgreiche Wikis Rollen besetzen Entwickler Redakteure Administrator Wiki-Gärtner 20

21 Erfolgreiche Wikis Einführung Team Zeit nehmen Software Kick-off Strukturierung Erstbefüllung 21

22 Erfolgreiche Wikis Unternehmenskultur Richtlinien, nicht Regeln Mitarbeit fordern und honorieren Kritik und Diskussionen Vorbilder Alle Wege führen über das Wiki Teamarbeit 22

23 Erfolgreiche Wikis Anwender unterstützen Verfügbarkeit Übersetzung Ansprechpartner Makros & Plugins Einfacher Editor Vorlagen 23

24 Agenda Sind Wikis geeignet für Technische Doku? Möglichkeiten und Grenzen Wie mache ich mein Wiki zum Erfolg? Wie komme ich zu meinem Wiki? 24

25 Wiki-Software auswählen Anforderungen definieren und gewichten Software auf dem Markt sichten Favoriten prüfen Auswerten und entscheiden Ausrollen 25

26 Wiki-Software auswählen Anforderungen definieren und gewichten Thomas, der Admin Datenbank Backup Administrationsaufwand Zugriffsrechte und Bereiche Versionierung Integration von Plugins 26

27 Wiki-Software auswählen Anforderungen definieren und gewichten Willi, der Wiki-Gärtner Kategorisierung Navigation Änderungsverfolgung Wiederherstellung von Inhalten Beiträge verschieben und löschen Migration von Daten 27

28 Wiki-Software auswählen Anforderungen definieren und gewichten Lisa, Marie und Markus, die Redakteure Bearbeitungsfunktionen Suchfunktionen Kategorisierung Art der Anhänge Abbildung von Workflows Druckfunktionen Kommentare Verfügbare Dokumentation 28

29 Wiki-Software auswählen Anforderungen definieren und gewichten 29

30 Software auf dem Markt sichten Wiki-Software auswählen Homepages der Wikis. 30

31 Wiki-Software auswählen Favoriten prüfen Virtuelle Maschinen (Foswiki) Testinstallation mit mitgeliefertem Server und Datenbank (XWiki, Confluence) 31

32 Auswerten und entscheiden Wiki-Software auswählen Kriterium Gewichtung Bewertung Ergebnis Beispiel: Von 1-3 Von 1-10 G x B = E Kriterium Gewichtung Bewertung Ergebnis Beispiel: Von 1-3 Von 1-10 G x B = E Kriterium Gewichtung Bewertung Ergebnis Beispiel: Von 1-3 Von 1-10 G x B = E 32

33 Erfolgreiche Wikis Einführung Team Zeit nehmen Software Kick-off Strukturierung Erstbefüllung 33

34 Fragen? Vielen Dank! 34

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