15 Argumente für den Aufbau einer firmeninternen Community

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1 15 Argumente für den Aufbau einer firmeninternen Community Täglich verbringen hunderte Millionen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit auf Netzwerken wie Facebook, Twitter und Co. Seit die Netzwerke auch über mobile Kanäle erreichbar sind, kann auch die beste Firewall nichts mehr gegen die Nutzung während Bürozeiten ausrichten. Arbeitnehmer posten (publizieren) einfach über ihr Handy. Spätestens seit diesem Zeitpunkt müssen sich alle Firmen ernsthaft fragen, wie soziale Netzwerke aus Unternehmensperspektive sinnvoll eingesetzt werden können. Wir bei Nemuk haben in einem Feldversuch gelernt, wie Social Networking jenseits der bekannten Players wie Facebook, Twitter, Xing und LinkedIn ganz konkreten Mehrnutzen generiert. Seit rund einem Jahr setzen wir auf ein internes Soziales Netzwerk namens Socialcast.com. Es gibt übrigens verschiedene Alternativen zu Socialcast, ein sehr bekanntes Konkurrenzprodukt ist Yammer. Auch CRM-Software Tools wie Salesforce haben bereits eigene Social Networking Lösungen ihren Services integriert. Nachfolgend die wichtigsten Gründe, warum die Nutzung des betriebsinternen Social Networks bei Nemuk eine Erfolgsgeschichte ist: Start im Beta Modus Wir haben Socialcast einfach mal eröffnet und die Mitarbeiter eingeladen. Keine Regeln, keine Erwartungen. Jemand hat den ersten Post hinterlassen und ein anderer bald darauf den ersten Kommentar. Silent Opening. Plötzlich wurden daraus mehr Posts und mehr Kommentare. Unterdessen ist jeder Mitarbeiter regelmässig auf Socialcast, ohne dass wird das jemals erzwungen hätten. Warum? Weil der Nutzen gross und der Aufwand klein ist. Heute werden rund 5-10 Posts täglich lanciert. Begrenzung auf Mitarbeiter in der eigenen Firma Socialcast begrenzt den Zugriff auf die Mitarbeiter in der eigenen Unternehmung. Niemand von ausserhalb sieht, was wir hier posten. Es handelt sich also um ein Social Network innerhalb der Firmenmauern. Das macht einen ganz grossen Unterschied aus wir befinden uns bei Socialcast eher im Arbeitsmodus, als im Freizeitlook. Austausch von Firmeninformationen Ganz im Gegensatz zum alltäglichen Wer platziert den besten Facebook Post dreht sich der interne Austausch meist um firmenrelevante Themen. Wir haben bei der Lancierung bewusst keine Regeln aufgestellt und es darf durchaus auch Externes oder Privates gepostet werden (das ist sogar erwünscht). Doch in unserer Funktion als Mitarbeiter nutzen wir das interne Netzwerk ganz automatisch primär zur Verteilung von relevanten Informationen im Zusammenhang mit der täglichen Arbeit. Es entsteht dabei quasi eine Wissensdatenbank, die allerdings nicht besonders strukturiert ist. Was wir übrigens als Nachteil empfinden, mit einer smarten Suchfunktion könnte man den Nutzen noch wesentlich erhöhen. 1

2 Pull anstatt Push Unsere -Boxen sind überfüllt und unsere Zeit ist ein wertvolles Gut. Alles was nicht gerade brennt oder nicht relevant erscheint, landet im -Müll oder wird schlicht ignoriert. Deshalb ist es oft viel wirkungsvoller, eine Information auf Socialcast zu platzieren, anstatt ein Mail an alle zu senden. Im Gegensatz zum fällt der Hör mir jetzt zu, ich habe dir jetzt etwas wichtiges zu sagen -Mechanismus weg, doch dafür wird der Beitrag dann gelesen, wann die Mitarbeiter gerade Zeit und Muse haben. Das erhöht die Akzeptanz, da die Leser freiwillig lesen. Die Erfahrung zeigt: Selten wird ein Beitrag intern ignoriert, beinahe alle Beiträge enthalten Kommentare und Likes. An dieser Stelle wäre noch zu sagen, dass die User individuell die Möglichkeit haben, Notifikationen per E- Mail zu bekommen, sobald ein Post in einer bestimmten Gruppe erfolgt oder ein eigener Post kommentiert wird. Die Steuerung über die Notifikationen obliegt damit jedem einzelnen User. Es ist sogar möglich, Beiträge direkt via zu verfassen und so direkt an Socialcast zu senden, damit spart man sich den Loginprozess. Fachspezifische Posts Auch wenn wir eine überschaubare Anzahl von 15 Mitarbeitern sind, interessiert sich noch lange nicht jeder für die Themen der anderen. Deshalb haben wir interne Walls (Gruppen) gebildet, über die Artikel fachspezifisch zugeordnet werden können. Bei uns geht es um Design, Programmierung, Marketing, Online Video, Social Media und Allerlei anderes. Jeder veröffentlicht seinen Artikel dort, wo er der Meinung ist, die richtigen Leute anzutreffen. Auch in diesem Punkt mussten wir nie Regeln aufstellen, das hat sich alles ganz von alleine ergeben. Als Mitarbeiter kann ich jederzeit frei entscheiden, welchen anderen Mitarbeitern oder Gruppen ich folgen will, oder gegebenenfalls auch wieder unfollowen will. Private Gruppen eröffnen Vielleicht soll nicht gleich von Anfang an klar sein, wohin die nächste Mitarbeiterreise geht. Das löst man ganz einfach, indem man eine geschlossene Gruppe eröffnet. Womit nur die eingeladenen Mitglieder dieser Gruppe sehen, was dort gepostet wird. So kann sich das Organsationskomitee ganz einfach austauschen, ohne die Katze zu früh aus dem Sack zu lassen. 2

3 Badges verteilen Eine weitere Möglichkeit ist die Funktion, dass Mitarbeiter sich gegenseitig für besondere Leistungen virtuelle Medaillen, so genannte Badges verteilen. Ich halte diese Möglichkeit für sehr interessant, auch wenn sie bei uns intern bisher noch nicht rege genutzt wurde. Wenn jemand einen Badge erhält, ist das dafür auch umso mehr ernst gemeint. Es verhält sich momentan bei uns etwa so wie mit dem Ritterschlag: nicht jeder kriegt ihn. Badges gibt es für ganz verschiedene Kategorien wie: Company Spirit, Customer Satisfaction, Leadership, etc. Interessant ist auch, dass jeder Mitarbeiter nur eine begrenzte Anzahl von Badges verteilen kann (die Anzahl wird vom Administrator bestimmt) man kann also nicht mit Komplimenten um sich werfen. Obwohl die Plattform im Grossen und Ganzen umfassend auf mehrere Sprachen wie zum Beispiel Deutsch übersetzt ist, funktioniert das bei den Badges noch nicht. A propos Badges: ich habe in ein Startup investiert, welches mit der Verteilung von Badges ein neues Geschäftsmodell entwickeln will. Interessante Geschichte! Umfragen starten Socialcast beinhaltet auch ein Umfragetool, ähnlich wie Facebook. Einfache unpersönliche Umfragen können ganz bequem realisiert werden. Doch sobald es um etwas anspruchsvollere Umfragen geht, dann setzen wir lieber auf den kostenlosen Service von Google Drive, der absolut zu unseren favorisierten Diensten gehört. Diese lassen sich via iframe oder Link ganz einfach bei Socialcast einbauen. Wenn die Umfragen dann noch geschliffener daherkommen sollen, dann ist der richtige Service. Und wenn es um Termine geht, ist natürlich immer zu erwähnen. Operative Prozesse (Smartie of the week) Das interne soziale Netzwerk ist unterdessen vielmehr als der Ort für den Austausch von Neuigkeiten und Nettigkeiten. Socialcast mausert sich zunehmend zur zentralen Drehscheibe von internen Informationen. Beispielsweise unser Newsletter Smartie of the week und auch unsere Facebook Posts werden immer zuerst im internen Netzwerk publiziert, bevor wir damit öffentlich gehen. Der Hintergrund dafür ist einfach. Falls Mitarbeiter noch Inputs zu einem Thema oder Beitrag ergänzen möchten, können sie das intern noch posten. Damit steigt die Qualität der Inhalte gemäss 4-Augen-Prinzip. Auch dieser Beitrag, den du jetzt gerade liest, wurde intern auf Socialcast gepostet und wurde kommentiert, korrigiert und ergänzt. Wir setzen bei der Contenterstellung also auch hier die Kraft der Community ein. Und zwar immer nach dem Prinzip: Wer will, kann.... Falls innerhalb einer vordefinierten Zeit keine Reaktion erfolgt, wird der Beitrag vom Verfasser automatisch publiziert. Grundprinzip ist: Pull vor Push. Wir zwingen uns nicht, wir machen das freiwillig. 3

4 Sitzungsprotokolle als Post veröffentlichen Eines ist klar, Tools wie Yammer oder Socialcast ersetzen die interne Kommunikation nicht, sie ergänzen sie. Trotzdem ist und bleibt das wichtigste Kommunikationsmittel immer noch der direkte Austausch unter den Mitarbeitern. Und natürlich wöchentliche Meetings. Diese werden wir wohl auch in Zukunft durchführen, da ist kein Ende in Sicht. Oft ist es aber so, dass nicht alle Mitarbeiter an den Meetings teilnehmen können und deshalb sind die Meeting-Protokolle umso interessanter. Hier geht es nicht um Verwaltungsrats- Meetings, wo jeder Beschluss im Detail formuliert werden muss, sondern um eine kurze, bündige und knackige Übersicht zu den besprochenen Themen. Bei uns zu finden auf Socialcast unter der Rubrik Wochenmeetings. So ist jeder Mitarbeiter up to date, was intern besprochen wurde. Die Details holt man sich dann im persönlichen Gespräch. Externe Links Eine der meistgenutzten Funktionen ist das Verbreiten von externen Links. Genau wie bei Facebook. Auch hier gibt es keine Regeln, was genau gepostet werden soll und die Bandbreite ist so vielfältig wie das Leben selber. Oft werden nützliche Tools, spannende Kampagnen oder auch ein Witz in die Runde gepostet. Der zentrale Nutzen entsteht durch die Kommentare auf den entsprechenden Post. Interessanterweise hatten wir noch nie das Problem, dass Links gepostet werden, die irrelevant sind oder gar ungeeignet für die interne Kommunikation. Kundenwalls Bei grösseren Projekten ist es auch möglich, dass wir für einen Kunden oder ein Kundenprojekt einen eigenen Bereich aufschalten. Die Mitarbeiter können entscheiden, ob sie dieser Gruppe folgen wollen oder nicht. Bisher setzen noch nicht alle Mitarbeiter auf diese Funktionen, weil wir nebenbei auch noch auf andere Tools setzen wie Smartsheet, Google Drive und natürlich . Meine persönliche Einschätzung ist, dass sich auch dieser Bereich künftig mehr durchsetzen wird. Das bedingt natürlich, dass alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter regelmässig auf Socialcast einloggen. Mobile Version Socialcast ist auch als mobile Version verfügbar. Man kann es lieben oder hassen, Tatsache ist, dass man 24/7 auf dem Laufenden ist, wenn es um den internen Austausch von Informationen geht. Persönlich lese ich vor allem über mobile Kanäle, das Verfassen von Beiträgen betreibe ich dank 10 Finger System noch immer lieber und vor allem effizienter über das gute alte Notebook da kann auch das ipad nicht mithalten. 4

5 Gratis bis 50 Nutzer Socialcast ist ein für Interplattformen typischer Fremium -Service. Zuerst kostenlos (Free) und ab einer gewissen Stufe dann kostenpflichtig (Premium). Die Schweiz ist ein Land von KMU-Betrieben. Wenn ich mich richtig erinnere, dann sind über 80 % aller Betriebe in der Schweiz 1-5 Mitarbeiter gross. Socialcast ist kostenlos bis 50 Mitarbeiter. Also ein Tool, das man zum Nulltarif nutzen kann und erst bei Gefallen auf die kostenpflichtige Version wechseln kann. Auswertungen Mit Admin-Rechten erhält man statistische Informationen zur Socialcast Nutzung. Diese zeigen auf, welche Gruppen die aktivsten sind, welche inaktiv geworden sind und vielleicht geschlossen werden können. Traffic-Entwicklung von Posts, Likes, Kommentare über Zeit sowie segment-spezifische Informationen zu den Aktivitäten von Gruppen, Usern oder Teams ergänzen die Analyse. Spannend wird es beim Thema Trends: Welche sind die interessantesten Teilnehmer? Welche Diskussionen sind die aktivsten und welche Beiträge zu welchen Themen haben das grösste Interesse geweckt? Social Business Intelligence steht da und ist gar nicht falsch... Fazit Die Lancierung des internen Social Media Kanals ist für Nemuk eine Erfolgsgeschichte. Wir haben mit Socialcast einen neuen Ort geschaffen, wo Informationen und auch Tasks sozial bewirtschaftet werden können. Dies führt intern zu einer merklichen Reduzierung der Mailflut und interne Diskussionsstreams werden zentral geführt. Als ist die Affinität der Mitarbeiter für solche Kanäle grundsätzlich hoch, deshalb kann man die Erfahrungen wohl nicht pauschal für alle anderen Firmen gelten lassen. Grössere Unternehmen nutzen ein Intranet, welches vielleicht ähnliche Funktionen zulässt und den digitalen Austausch unter den Mitarbeitern fördert. Die Akzeptanz hängt direkt von den einzelnen Teilnehmern ab, und dieser wahrnehmbare Nutzen wächst mit der Anzahl der Beiträge. Deshalb sollte die Einführung eines firmeninternen Netzwerkes auf freiwilliger Basis geschehen und erst nach einer längeren Einführungsphase als verpflichtendes Arbeitsinstrument eingeführt werden, wenn überhaupt. Der tägliche Umgang mit dem internen Social Network dürfte auch eine positive Auswirkung auf die Kommunikation gegen aussen haben. Mitarbeiter gewöhnen sich daran, Social Networks auch im und vor allem für den Beruf einzusetzen und können so auch besser mit firmenrelevanten Nachrichten auf Facebook, Twitter, LinkedIn etc. umgehen. Welche Erfahrungen haben Sie mit der internen Kommunikation über digitale Medien? Setzen Sie auch auf Tools wie Socialcast, Yammer oder andere? Welche Themen sind in diesem Kontext noch zu erwähnen? Können wir Sie bei der Lancierung eines internen Social Networks unterstützen? Melden Sie sich via contact@nemuk.net. 5