SPG-Verein Leitfaden Beitragserhebung

Transkript

1 Durchführung eines Beitragseinzuges, Erstellung einer Lastschrift-Datei, Übertragung der Lastschrift-Datei mittels Online-Banking Voraussetzungen für die Durchführung eines Lastschrifteinzuges: Ein Drucker sollte zur Ausgabe von Beitragserhebungslisten betriebsbereit angeschlossen sein. SEPA-Lastschriften werden per Online-Banking an die Sparkasse übertragen. 1. Datensicherung durchführen Wählen Sie "Extras" "Datensicherung" "alle Daten sichern (zip-datei)" aus. Unter 'alle Daten sichern (zip-datei)' erfolgt eine direkte Speicherung in dem Backup-/ Sicherungs-Ordner des gerade aktuellen Mandantenkennzeichens. Dazu klicken Sie den OK -Button an. Möchten Sie einen anderen Speicherort auswählen, klicken Sie zuerst den speichern unter -Button an und wählen den gewünschten Sicherungsordner aus und klicken den speichern -Button an. Sparkasse Nienburg - Bereich Medialer Vertrieb - Stand: 07/2014 Seite 1

2 2. Beitragserhebung durchführen 2.1. Beitragserhebung - Testlauf SPG-Verein Leitfaden Beitragserhebung Hinweis: Um die Daten vorweg ggf. zu überprüfen sollte mit der Variante 'Testlauf' eine Simulation der Beitragserhebung erfolgen. Dabei findet keine Bestandsveränderung statt. Wählen Sie "Beiträge" "Beitragsverfahren" "Beitragserhebung" aus. Tätigen Sie hier Ihre gewünschten Vorgaben (insbesondere Auswahl der zu berücksichtigenden Zahlungstermine und Optionen). Bei Variante wählen Sie Testlauf. Zur Ausführung klicken Sie den Ok - Button an. Zur Bestätigung klicken Sie den Ja -Button an. Beenden Sie durch klicken auf den OK - Button an. Sparkasse Nienburg - Bereich Medialer Vertrieb - Stand: 07/2014 Seite 2

3 2.2. Beitragserhebungsliste ausgeben Wählen Sie "Beiträge" "Beitragsverfahren" "Beitr.Erh.Liste" aus. Sie können die Sortierung der Liste ändern (numerisch/alphabetisch). Durch anklicken des OK -Button wird die Liste zum Drucken bereitgestellt. Mit anklicken des Starten -Button erhalten Sie zunächst die Möglichkeit, sich die Liste vor dem Druck anzusehen. Sparkasse Nienburg - Bereich Medialer Vertrieb - Stand: 07/2014 Seite 3

4 Durch anklicken des rechten Drucker -Buttons werden alle Seiten gedruckt. SPG-Verein Leitfaden Beitragserhebung Überprüfen Sie hier das Ergebnis des Testlaufs. Gegebenenfalls nehmen Sie Änderungen/ Korrekturen bei den Mitgliedern über die Mitgliederpflege vor. Nach erfolgter Änderung beginnen Sie den Beitragseinzug erneut bei Punkt 1. Datensicherung. Haben Sie keine Änderungen vorgenommen und ist alles richtig, fahren Sie mit dem Punkt 2.3 fort Beitragserhebung Originallauf Wählen Sie "Beiträge" "Beitragsverfahren" "Beitragserhebung" aus. Tätigen Sie hier erneut Ihre gewünschten Vorgaben (insbesondere Auswahl der zu berücksichtigenden Zahlungstermine und Optionen). Bei Variante wählen Sie Originallauf. Zur Ausführung klicken Sie den Ok -Button an. Zur Bestätigung klicken Sie den Ja -Button an. Sparkasse Nienburg - Bereich Medialer Vertrieb - Stand: 07/2014 Seite 4

5 Beenden Sie durch klicken auf den OK - Button an. 3. Lastschrift-Datei erstellen Wählen Sie "Beiträge" "Beitragsverfahren" "DTA/SEPA-Datei erstellen" aus. Für die Einreichung von SEPA-Basis- Lastschriften wählen Sie die Variante SEPA-Lastschriftdatei aus. Sparkasse Nienburg - Bereich Medialer Vertrieb - Stand: 07/2014 Seite 5

6 3.1. SEPA-Datei erstellen Wichtige Informationen Das Mitglied muss mindestens 14 Tage vor dem ersten Einzug über den Belastungsbetrag und den/die Einzugstermin(e) informiert ( Vorabinformation ) werden. Eine erneute/weitere Vorabinformationen ist nur dann durchzuführen, wenn sich der Belastungsbeitrag oder das Belastungsdatum (=Fälligkeitsdatum) /-rhythmus ändern. Bei SEPA-Basis-Lastschriften muss laut Regelwerk immer eine Unterscheidung zwischen Erst-Lastschriften und Folge-Lastschriften durchgeführt werden. Neue, noch nie eingezogene Mitgliederbeiträge müssen mit der Funktion Erst-Lastschrift, bestehende und in der Vergangenheit bereits per SEPA-Lastschrift eingezogene Beiträge mit der Auswahl Folge-Lastschriften eingezogen werden. Es werden somit 2 Einzugsdateien im XML-Format erstellt. Beide müssen später per Online- Banking weitergeleitet werden (siehe Punkt 4.) Erst-Lastschriften müssen mindestens 6 Werktage bzw. Folge-Lastschriften mindestens 3 Werktage vor dem Fälligkeitsdatum Online bei der Sparkasse eingereicht werden. Die Einreichung kann maximal 30 Kalendertage vorher erfolgen. Ausnahme: Wenn Sie Lastschriften ausschließlich von Konten bei Deutschen Banken einziehen, können Sie die Option COR1 verkürzte Laufzeit auswählen. Hierbei verkürzt sich die Einreichungszeit für Erst- und Folge-Lastschriften: die Lastschriften müssen nur noch mindestens 2 Werktage vor dem Fälligkeitstermin eingereicht werden. Sparkasse Nienburg - Bereich Medialer Vertrieb - Stand: 07/2014 Seite 6

7 Wählen Sie die Variante zur Ausführung von Erst- oder Folgelastschriften aus, ggfs. die Option COR1 anwählen. Der Verwendungszweck kann von Ihnen erweitert werden. Das Ausgabelaufwerk / der Ordner unter dem die SEPA-Datei abgelegt werden soll, kann unter SEPA-Datei speichern unter bestimmt werden. Ferner kann ein Erstellungsdatum angepasst und muss ein Fälligkeitsdatum erfasst werden. Beachten Sie dazu unsere folgenden Hinweise, bevor Sie die Datei erstellen. Zur Erstellung der Datei klicken Sie den Ok -Button an. Wichtige Hinweise zum Erstellungsdatum: Das Erstellungsdatum steht standardmäßig auf dem aktuellen Programmdatum und sollte nicht verändert werden. Wichtige Hinweise zum Fälligkeitsdatum: Das Fälligkeitsdatum ist der Einzugs-, beziehungsweise Ausführungstermin. Das Fälligkeitsdatum steht standardmäßig auf dem aktuellen Programmdatum und muss unter Beachtung der folgenden Regeln geändert werden: Das Fälligkeitsdatum muss jeweils manuell für Erst- sowie Folgelastschriften von Ihnen angepasst werden Das Fälligkeitsdatum darf nicht vor dem Erstellungsdatum liegen Bei der Berechnung des Fälligkeitsdatums sind Fristen für den frühestmöglichen Einreichungstermin der Datei bei der Sparkasse zu berücksichtigen: Dazu müssen vom Fälligkeitsdatum bei Erst- Lastschriften mindestens 6 Werktage und bei Folge-Lastschriften mindestens 3 Werktage abgezogen werden (Ausnahme: Bei Auswahl der Option COR1 sind es nur 2 Werktage). Das Fälligkeitsdatum muss in einer Vorabinformation dem Mitglied mindestens 14 Kalendertage vorher bekannt gegeben werden. Die Vorabinformationen kann auch wiederkehrende zukünftige Termine beinhalten (Beispielformulierung: ab dem vierteljährlich) Über den zu belastenden Beitrag muss der Zahlungspflichtige (Mitglied) vorab mindestens 14 Kalendertage vorher informiert werden. Eine neue Vorabinformation des Mitglieds ist nur bei Änderung des nächsten Fälligkeitsdatums oder des Beitrags notwendig. Das bedeutet, eine neue Vorabinformation hat zu erfolgen: - wenn sich der Beitrag seit der letzten Vorabinformation geändert hat - wenn sich das (wiederkehrende) Fälligkeitsdatum seit der letzten Vorabinformation geändert hat Sparkasse Nienburg - Bereich Medialer Vertrieb - Stand: 07/2014 Seite 7

8 3.2. Zusätzliche Erläuterungen zum Beitragseinzug allgemein Vorhandene Zeichen Ä Ö Ü ä ö ü ß werden in Ae OE UE ae oe ue ss konvertiert. Nicht erlaubte Zeichen werden durch eine Leerstelle ersetzt. Besonderheit bei Mitgliedern mit speziellen Verwendungszwecken SEPA/DTA(1) und SEPA/DTA(2). Sofern beim Datenträgeraustausch innerhalb der Verwendungszwecke einer der Platzhalter <Mandatsref> oder <Gläubiger-ID> verwendet wird, so werden diese Verwendungszwecke zusätzlich zu den speziellen Verwendungszwecken ausgegeben. Es wird eine Kopie der Datei im Verzeichnis DTA-Historie abgelegt. Die Extension xml des Dateinamens wird dabei durch eine lfd. Nummer ersetzt. Bei einer späteren Wiederverwendung braucht lediglich die lfd. Nummer wieder in xml geändert werden. Sparkasse Nienburg - Bereich Medialer Vertrieb - Stand: 07/2014 Seite 8

9 4. Übertragung der Lastschrift-Datei mittels Online-Banking Allgemeine Informationen zur Erstellung von SEPA-Lastschriftdateien Es können nach einer Beitragserhebung Erst- sowie Folge-Lastschriften vorliegen (siehe Beitragserhebungsliste). In diesem Fall ist jeweils die Erstellung einer separaten SEPA- Lastschriftdatei für die Erst- und Folgelastschriften notwendig. Führen Sie Schritt 4, ohne erneuten Beitragserhebungslauf, ggf. zweimal durch und treffen Sie über den Optionspunkt Ausführung von die entsprechende Auswahl der Lastschriftart. Beachten Sie dabei, dass für die Erst- und Folge-Lastschrift jeweils eine eigene Datei mit unterschiedlichen Namen (z.b. TST-sepaerst.xml / TST-sepa-folge.xml) erstellt wird. Für den Beitragseinzug Ihrer gesamten Lastschriften sind beide Dateien an Ihre Bank zu übertragen. Beachten Sie: Das Konto muss für Online-Banking durch die Sparkasse freigeschaltet sein. Gehen Sie über einen Internet-Browser auf die Internet-Seite Geben Sie im Bereich Online-Banking Ihren Anmeldenamen sowie die 5-stellige Online-Banking-PIN in die dafür vorgesehenen Felder ein. Klicken Sie Anmelden an. 1. Wählen Sie nach Öffnen des Online-Banking "Banking" "Datei-Übergabe" 2. Klicken Sie den Durchsuchen -Button an. Sparkasse Nienburg - Bereich Medialer Vertrieb - Stand: 07/2014 Seite 9

10 Wählen Sie die zu übergebende Datei (Beispiel: TST-sepa-erst.xml) aus und klicken den Öffnen -Button an. SPG-Verein Leitfaden Beitragserhebung Klicken Sie den Weiter - Button an. Sie bekommen eine Kontrollanzeige über die eingereichten Lastschriften. Über den Punkt Einzelposten einblenden können Sie die eingereichten Lastschriften sich im Detail anzeigen lassen. Klicken Sie den Weiter - Button an um zur TAN- Eingabe zu gelangen. Nach erfolgreicher Eingabe der 6-stelligen TAN wird Ihr Auftrag von uns ausgeführt (allerdings noch nicht sofort in der Umsatzanzeige sichtbar!). Sparkasse Nienburg - Bereich Medialer Vertrieb - Stand: 07/2014 Seite 10