Inhalt. Product Information Management. Hilfe und Beratung

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2 Inhalt Product Information Management Intro Was ist ein PIM-System?... 4 Der Ursprung von PIM-Systemen Datenquellen Vorteile... 8 PIM und das Marketing Planungsphase: Datenbank und automatisierte Ausgabe Datenbanken in der Marketing-Abteilung Auswahl des richtigen Systems Der Weg zum eigenen PIM-System Checkliste Hilfe und Beratung Über uns Leistungen Hilfreiche Links Glossar Kontakt und Impressum

3 Intro: Product Information Management Ein PIM-System ist nicht einfach ein Stück Software wie jedes andere, das man kauft, installiert und sofort einsetzen kann. Der Einsatz eines PIM-Systems erfordert sehr viel Planung und Vorarbeit. Und auch wenn es oft anders dargestellt wird: mit dem Zusammenführen von ein paar Informationen aus schon bestehenden Datenbanken ist es dabei bei Weitem nicht getan. Theorie und Praxis Wenn man beginnt, sich über PIM-Systeme zu informieren, findet man sich sehr schnell in einem Labyrinth aus dreiziffrigen Abkürzungen wieder: CRM, W2P, PCM, DBP, SSP, MDM, MAM all diese Begriffe tummeln sich im Umfeld des Themas Product Information Management. Es gibt eine Unzahl von Anbietern mit verschiedenen Schwerpunkten und sehr unterschiedlichen Ansätzen. Allein diese Tatsache macht es sehr schwierig, die passende Strategie für das eigene Unternehmen zu finden und bei der Auswahl der Softwarekomponenten die richtige Entscheidung zu treffen. In der Praxis werden Planung und Umsetzung eines solchen Projektes fast immer von der EDV-Abteilung geleitet. Betrachtet man aber das eigentliche Ziel des Projektes, hat ein PIM-System nur an einigen wenigen Stellen Berührungspunkte mit klassischen EDV-Themen. Viel wichtiger ist dagegen ein umfangreiches Wissen über grafische Systeme, Bildbearbeitung, Farbmanagement und Gestaltung Wissen, das nicht in der EDV, sondern in den Bereichen Marketing, Werbung oder Grafik angesiedelt ist. Gerade diese Abteilungen sind jedoch bei der Anbahnung, Auswahl und Entscheidung für ein PIM-System in aller Regel völlig unterrepräsentiert. Die Folge ist am Ende häufig ein festgefahrenes und finanziell völlig aus dem Ruder gelaufenes Projekt ohne produktiven Nutzen. Das möchten wir verhindern. Mit den Informationen auf dieser Seite möchten wir Ihr Verständnis für die wirklich wichtigen Eckpfeiler einer PIM-Einführung wecken und auf die typischen Stolperfallen bei der Planung hinweisen. 3

4 Was ist ein PIM-System? Ein PIM-System ist im Grunde genommen zunächst einmal nichts anderes als eine Datenbank. Der Name PIM, also Product Information Management, gibt einen Hinweis auf die Inhalte, die in dieser Datenbank verwaltet werden sollen: Es geht um die Produkte, die Ihr Unternehmen anbietet. In der Datenbank eines PIM-Systems laufen alle Daten zusammen, die Ihre Produkte und deren Gebrauch definieren, darstellen und beschreiben. Man muß also eigentlich nur einige Produktbilder, ein paar Basisdaten wie z.b. Maße und Gewicht des Produkts, eine Produktbeschreibung und vielleicht noch die dazugehörige Bedienungsanleitung in einer Datenbank zusammenzufassen schon hat man ein PIM-System und ist fortschrittlich und auf der Höhe der Zeit. Stellt jemand eine Frage zu einem Produkt, findet man alle relevanten Daten mit einem Mausklick in der Datenbank, man kann Interessenten in übersichtlicher Form seine Produktpalette vorstellen und Geschäftspartnern im Handumdrehen passende Bilder, Grafiken und Texte zur Verfügung stellen. Medienneutrale Daten Die Datenbank eines PIM-Systems hat eine besondere Eigenschaft: sie ist medienneutral. Das bedeutet, daß die Werte, die von der Datenbank ausgegeben werden, sich je nach Anforderung dynamisch verändern. Ein Bild für eine Webseite benötigt eine andere Auflösung als ein Bild für einen Hochglanzprospekt. Das gleiche gilt für Grafiken, Videos und auch für Texte, die je nach Bedarf unterschiedliche Längen und Inhalte haben können. Aber ein PIM-System besteht nicht nur aus einer Datenbank, sondern ist darüber hinaus ein ausgefeiltes System, um mit den Daten möglichst flexibel und effizient arbeiten zu können. 4

5 Der Ursprung von PIM-Systemen Was heute unter dem Namen PIM-System vermarktet wird, ist keine wirklich neue Erfindung. All die verschiedenen Systeme haben sich hauptsächlich aus zwei Quellen entwickelt, die es schon seit einigen Jahrzehnten gibt: Dem Database Publishing und den ERP-Systemen. Database Publishing und Technische Dokumentation Die meisten Database Publishing Systeme haben ihre Wurzeln in der technischen Dokumentation. Die Digitalisierung machte es notwendig, die vielen verschiedenartigen Informationen, die zu einem komplexen technischen Gerät wie z.b. einem Flugzeug vorhanden waren, zu vereinheitlichen und verbindlich zu strukturieren. Grundlage dieser Strukturierung wurde die Metasprache SGML (Standard Generalized Markup Language). Der revolutionäre Gedanke hinter dieser neuen Entwicklung war die konsequente Trennung von Information und Ausgabe: Die reine Information liegt in strukturierter Form in einer Datenbank vor. Die Ausgabe wird anschließend über Vorlagen (sogenannte Templates) gesteuert. So ist es möglich, dieselbe Information immer wieder zu verwenden, um beliebig viele verschiedene Ausgaben zu erzeugen. Genau hier findet sich der Anknüpfungspunkt zu heutigen Softwarelösungen. Auch bei PIM-Systemen ist es genau diese Trennung von Information und Ausgabe, die das System so interessant macht. Über Templates läßt sich die Informationsausgabe exakt steuern und mit Regeln versehen; je nach Ausgabemedium werden Parameter wie Bildauflösung, Textlänge und Anordnung der Elemente automatisch angepaßt. Auf Basis dieser Technologien sind im Laufe der Zeit komplexe Database Publishing Systeme für Kataloge oder auch Redaktionssysteme für Zeitungen entstanden. Moderne PIM-Systeme gehen allerdings noch darüber hinaus und sind eine deutliche Weiterentwicklung. 5

6 Produktionssoftware und ERP-Systeme Die zweite historische Quelle heutiger PIM- Systeme ist der große Bereich der Produktionsund Warenwirtschaftssoftware. Insbesondere bei ERP-Systemen gibt es hier Schnittmengen. Einige Hersteller erweiterten ihre bestehende Software durch entsprechende Module, so daß zusätzlich zu den rein technischen Produktdaten auch Bilder und Marketingtexte vorgehalten werden konnten. Die aus diesen beiden Quellen entstandenen PIM-Systeme haben natürlicherweise sehr unterschiedliche Schwerpunkte. Die Vorteile und Beschränkungen eines Systems sind nur selten im Prospekt zu finden, sondern erst nach einer intensiven und sachkundigen Analyse erkennbar trotzdem sind sie entscheidend für den späteren Einsatzzweck. 6

7 Datenquellen In einem PIM-System fließen Daten aus zwei Hauptquellen zusammen: Auf der einen Seite Produktdaten aus einem bestehenden ERP- oder Warenwirtschaftssystem, auf der anderen Seite Daten aus dem Marketing- und Vertriebsbereich, also Bilder, Grafiken und Texte. In jedem Fall benötigt die PIM-Datenbank eine eindeutige Identifizierung der Artikel. Dafür bietet sich fast immer die Artikelnummer an, die in der bestehenden Warenwirtschaft schon vorhanden ist. Diese Datenquelle liefert darüber hinaus noch weitere spezifische Angaben wie Maße, Gewicht, Zusammensetzung oder Preis des Produkts. All diese Daten liegen in aller Regel wohlgeordnet vor und können mit relativ geringem Aufwand exportiert oder, wenn nötig, dynamisch bezogen werden. Willkommen in der Welt des Marketing Völlig anders verhält es sich dagegen mit den Bildern, Grafiken, Texten und Bedienungsanleitungen aus dem Marketingbereich. Diese Daten sind meist alles andere als wohlgeordnet, sonder liegen in sagen wir mal etwas aufgelockerter Ordnungsstruktur vor. Es ist nicht für jedes Produkt exakt ein dazugehöriges Bild vorhanden, sondern mal gibt es gar keines, mal gleich viele verschiedene. Nicht selten wird ein und dieselbe Grafik für mehrere verschiedene Produkte verwendet. Beschreibungen und Katalogtexte sind an den unterschiedlichsten Orten gespeichert oder werden gar erst bei einer Anforderung kreiert. Willkommen in der Welt des Marketing! Während die Produktdaten aus Ihrem Warenwirtschaftssystem schnell beisammen sind, wird es deutlich länger dauern, bis die Marketingdaten in der Datenbank eingegeben und zugeordnet sind. Für die Auswahl und Zuordnung der richtigen Bilder und Texte sind im Vorfeld erheblich mehr Abwägungen und Entscheidungen nötig. 7

8 Vorteile Welche Vorteile hat es, alle produktspezifischen Daten in einer einzigen Datenbank zusammenzufassen? Wie kann ein PIM-System Ihrem Unternehmen helfen, besser und produktiver zu arbeiten? Interne Information und Kommunikation Wenn zu jedem Artikel ein Bild und ein kurzer Beschreibungstext vorliegt, können Teile dieser Daten in ein ERP-System zurückfließen und so Listen und Ausdrucke verständlicher machen. So manches Telefonat ist einfacher, wenn man im Gespräch mit einem Geschäftspartner nicht nur Artikelnummer, Lagerbestand und Preis vor sich sieht, sondern auch ein Bild oder einen kurzen Text. Wenn alle Mitarbeiter Zugriff auf die neue Datenbank haben, können sie sich schnell und übersichtlich über ein Produkt informieren, Geschäftspartnern mit wenigen Mausklicks ein aussagekräftiges Produktdatenblatt zukommen lassen, der Druckerei sofort passende Bilder zur Verfügung stellen und vieles mehr. Externe und internationale Kommunikation In erweiterten Systemen ist es möglich, Geschäftspartnern einen Zugang zum PIM-System einzurichten, so daß diese sich benötigte Daten für die Vermarktung oder Werbung jederzeit eigenständig einholen können ein Trend, der gerade in einer vernetzten, internationalen Geschäftswelt große Vorteile bietet. Und á propos international: Wenn Produktdaten und Beschreibungen strukturiert in einer Datenbank vorliegen, ist es viel einfacher, sie zu übersetzen und mehrsprachig vorzuhalten. Produktbeschreibungen können online direkt in der Datenbank übersetzt und durch länderspezifische Informationen ergänzt werden. Viele PIM-Systeme sehen diese Mehrsprachigkeit und Übersetzungshilfen vor. 8

9 Database Publishing Aus den Bildern und Texten in der Datenbank lassen sich sehr effizient Produktdatenblätter, Kataloge und Preislisten erstellen. Wird ein Wert in der zentralen Datenbank verändert, ändert er sich (falls gewünscht) automatisch auch in allen Ausgabemedien. Bisher mußte man jedes Medium einzeln anpassen. Aus den strukturierten Produktinformationen läßt sich ein Web-Auftritt oder ein Webshop automatisch mit aktuellen Inhalten bestücken. Denkbar sind auch personalisierte Prospekte und Angebote, die ausschließlich die Produkte enthalten, für die der Kunde sich interessiert. Mit einem gut gepflegten und funktionalen PIM-System kann ein personalisierter Prospekt nicht nur von der Grafik-Abteilung erstellt werden, sondern auch von Mitarbeitern ohne Vorkenntnisse im grafischen Bereich. Die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Marketing kann deutlich effizienter gestaltet werden. 9

10 PIM und das Marketing Marketing ist ein sehr weit gefaßter Begriff. Früher nannte sich das Absatzwirtschaft und auch heute ist das Marketing oft eng mit dem Vertrieb verknüpft. Auch die Werbung ist hier angesiedelt. Viele Unternehmen haben eine interne Grafik- Agentur, die für Werbematerial aller Art zuständig ist, andere beauftragen externe Dienstleister mit diesen Aufgaben. Manchmal ist das Marketing in Personalunion in der Geschäftsleitung oder im Vertrieb angesiedelt. Der Begriff Marketing steht im Folgenden stellvertretend für alle Arbeitsbereiche in Marketing, Werbung und Grafik. Aufbereitung der Daten Ganz egal, wie groß oder klein Ihr eigenes Marketing ist: für die erfolgreiche Einführung eines PIM-Systems ist diese Abteilung und ihr spezifisches Fachwissen unerläßlich. Ein Großteil der Arbeit bei der Befüllung des PIM-Systems liegt beim Marketing oder der beauftragten externen Agentur. Wer sonst bereitet die Informationen auf? Wer sucht die Bilder aus und schreibt die Texte, und wer bringt diese Daten in die richtige Form? Welches Format sollten die Bilder haben? Welche Schriften und grafischen Elemente gehören zu einem Produkt? Nur die Mitarbeiter im Marketing kennen die vielen Parameter, die bei der Befüllung einer solchen Datenbank wichtig sind. Und nur wenn die nötigen Vorarbeiten gewissenhaft und sachkundig erledigt wurden, wird Ihr Unternehmen von dem PIM-System profitieren. Die Hauptarbeit wird vom Marketing geleistet es ist daher sehr wichtig, diese Abteilung schon in der Auswahlund Planungsphase eng in das Projekt einzubinden. 10

11 Planungsphase: Datenbank und automatisierte Ausgabe Schon bei der Auswahl der richtigen Software für das PIM-System ist das spezifische Fachwissen der Grafiker und Marketing-Mitarbeiter gefragt. Denn mit dem simplen Befüllen einer Datenbank ist es natürlich nicht getan. Datenbanken enthalten Daten aber um daraus Prospekte, Kataloge und Preislisten zu erzeugen, müssen diese Daten strukturiert und optisch in Form gebracht werden. Wie, wo und in welcher Form sollen die Daten ausgegeben werden? Vorbereitungen: Ausgabesteuerung und Templates Für jedes Ausgabemedium müssen Vorlagen (Templates) erarbeitet werden. Fehlerquellen bei der Dateneingabe müssen so weit wie möglich minimiert werden, um trotz der automatisierten Produktion ein ansprechendes und möglichst fehlerfreies Ergebnis zu bekommen. Welche Auflösung müssen Produktbilder mindestens haben und wie wird verhindert, daß Bilder mit zu niedriger Auflösung in die Datenbank einfließen? Wie lang müssen die Katalogtexte sein, und wie lassen sie sich, idealerweise sogar automatisch, kürzen? Wie wird der Textumbruch gesteuert, so daß er nicht entstellend wirkt? Über die Templates wird für jedes einzelne Ausgabemedium und jede einzelne Seite festgelegt, was an welcher Stelle platziert wird. Im Hintergrund werden eine Menge Plausibilitäten geprüft und Fehleingaben abgefangen. Ausgabesteuerung ist ein eigenes Fachgebiet und bedeutet in der Anfangsphase viel Arbeit. Wer hier das falsche System wählt, bekommt später einfallslos wirkende und wenig ansprechende Katalog- oder Prospektseiten. 11

12 Ergebnis: Zeit und Geld sparen Aber die aufwendige Vorarbeit macht sich bezahlt, insbesondere dann, wenn die Informationsausgabe für Aufgaben eingesetzt wird, die sich häufig wiederholen. Je mehr Ausgabemedien automatisch aus der Datenbank bestückt werden, desto schneller rechnet sich die lange und teure Vorbereitung. Dann kann mit einem solchen System richtig viel Geld und Zeit eingespart werden: Einen kompletten, aktuellen, druckfertigen Produktkatalog in einigen Tagen statt in zwei Monaten erstellen, eine Aktualisierung aller Preise in wenigen Minuten das lohnt sich! Ist die Datenbank einmal vorhanden, ist es sinnvoll, möglichst viele Medien aus dem PIM-System zu befüttern. Das Marketing hat also nicht nur die meiste Arbeit mit dem Bereitstellen der Datenbank-Inhalte; auch in der Planungsphase muß diese Abteilung eine Menge zusätzliche Arbeit bei der Erarbeitung der Templates leisten. In jedem Fall muß zumindest vorübergehend mit einem deutlich höheren Arbeitsaufwand in diesem Bereich kalkuliert werden. Erst wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, läßt sich das System gewinnbringend nutzen. 12

13 Datenbanken in der Marketing-Abteilung Database Publishing, also die automatisierte Erstellung von Medien aus einer Datenbank heraus, ist in der Regel ein wichtiger Bestandteil eines PIM- Systems und kann in vielen Bereichen des Unternehmens die Arbeitsabläufe optimieren und erleichtern. Das gilt auch und ganz besonders für das Marketing. In der Praxis ist es aber in den meisten Fällen genau diese Abteilung, die sich mit der Einführung und eines PIM-Systems am schwersten tut. Die Schwierigkeiten und Verzögerungen in diesem Bereich sind häufig die Ursache für abgebrochene und aus dem (finanziellen) Ruder gelaufene PIM- Einführungen. Warum ist das so? Wäre Database Publishing wirklich immer hilfreich, würde es die Arbeit grundsätzlich erleichtern, würde keine Marketing- oder Werbeabteilung darauf verzichten. Häufig fehlt aber im Unternehmen das Verständnis für die Arbeitsabläufe eines Grafikers oder Marketing-Mitarbeiters. Warum wird hier der überwiegende Teil des Daten-Outputs immer noch individuell und händisch erzeugt? Datenbanken für Bilder sind doch nichts Exotisches warum speichert der Bildbearbeiter das Ergebnis seiner Arbeit nicht einfach in einer Bilddatenbank ab, aus der er sich dann beim nächsten Auftrag bedient? 13

14 Ein Beispiel aus der Praxis Das Problem läßt sich am besten anhand eines Beispiel veranschaulichen: Für das neue PIM-System wird eine Produktabbildung benötigt. Hinter dieser Abbildung steckt aber viel mehr als nur eine simple Pixeldatei, die von einer Digitalkamera erzeugt wurde. Was im Endergebnis wie ein Bild aussieht, ist in Wirklichkeit eine Photoshop-Datei, die aus vielen verschiedenen Ebenen besteht. Diese Datei wird ständig bearbeitet und verändert. Dinge werden hinein- oder herausretuschiert. Erst die übereinandergelegten Ebenen ergeben das, was am Ende als Bild wahrgenommen wird und nur eine bestimmte Version davon wird zwischendurch als fertiges Bild abgespeichert und im Katalog verwendet. Für den Bildbearbeiter ist eine Bilddatei oder eine Grafik oft kein endgültiges Ergebnis, sondern ein Arbeitsmittel, das je nach Anforderung immer wieder angepaßt wird. Es ergibt daher aus seiner Sicht keinen Sinn, eine Photoshop- oder Illustrator-Datei in bearbeitbarer Form in einer Datenbank abzulegen mal ganz davon abgesehen, daß viele Datenbanken mit diesen Dateiformaten gar nicht umgehen können. Eine Datenbank ist für den Bildbearbeiter kein zeitsparender Arbeitsvorteil; im Gegenteil: das Bestücken und Pflegen ist für ihn eine zusätzliche und aufwendige Arbeit. Denn mit dem Bereitstellen der Grafik ist es ja noch nicht getan. Sie muß außerdem verschlagwortet, einem Produkt zugeordnet und mit Kategorien versehen werden. 14

15 Auswahl des richtigen Systems Die Verantwortung für die Auswahl der passenden Software, die gesamte Planung und Umsetzung des Projekts PIM-System wird häufig maßgeblich in der hauseigenen EDV-Abteilung angesiedelt. Auf den ersten Blick scheint das auch sinnvoll zu sein: die IT-Mitarbeiter kennen sich mit Datenbanken, Datenmodellen, Sicherheits- und Organisationsstrukturen aus. Der Datenexport aus dem ERP-System oder externe Datenbankzugriffe fallen unmittelbar in ihren Zuständigkeitsbereich. Zusammen mit der Geschäftsleitung und vielleicht noch dem Vertrieb sitzen dann scheinbar schon alle wichtigen Parteien zusammen. Übersehen wird dabei allerdings oft die Tatsache, daß die Mitarbeiter der EDV-Abteilung für die Rechner, mit denen im Marketing und in der Grafik gearbeitet wird, in vielen Fällen gar nicht richtig zuständig sind. Häufig verläuft hier eine Grenze zwischen Mac- und Windows-Systemen; in vielen Fällen werden die Marketing-Rechner von externen Dienstleistern betreut, manchmal auch von interessierten Mitarbeitern der Grafik- oder Bildbearbeitung. EDV vs. Medienproduktion So kommt es oft dazu, daß die EDV-Mitarbeiter nicht allzu viel über die Anforderungen und Besonderheiten im Marketing wissen. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Datenmenge, die in Marketing und Grafik produziert und bewegt wird: nicht selten kommt da ein Vielfaches dessen zusammen, was der gesamte Rest des Unternehmens inklusive Produktion, Vertrieb, Logistik und Verwaltung an Daten erzeugt (die EDV schüttelt dann ungläubig mit dem Kopf). Und auch die eingesetzte Software und die Arbeitsabläufe auf einem Grafik- Arbeitsplatz unterscheiden sich stark von einem Standard-PC-Arbeitsplatz in der Verwaltung. Die Arbeitsergebnisse des Marketings sind einer der Kernbereiche bei der Einführung des neuen PIM-Systems das dazu notwendige Hintergrundwissen ist aber in der Runde der Entscheider meist nicht vertreten oder deutlich unterrepräsentiert. Man kann sich unschwer vorstellen, wie dadurch an der Praxis vorbei geplant und entschieden werden kann. Wichtige Entscheidungen sollten nur dann getroffen werden, wenn der Marketing-Bereich gut informiert und personell gleichwertig mit an Bord ist. 15

16 Know-How an einen Tisch Möglicherweise ist das entsprechende Know-How In-House kaum vorhanden. Denn die Mitarbeiter im Marketing sind in vielen Fällen reine Anwender und Kreative, die kein großes Interesse an der eingesetzten Technik haben und selbst wenn diese Mitarbeiter mit am Tisch sitzen, können sie die Auswirkungen bestimmter Funktionen einer neuen Software häufig nicht einschätzen und sie daher kaum entsprechend bewerten. Fundiertes Fachwissen über die besonderen Anforderungen im Marketing-Bereich gehört bei der Auswahl und Planung des PIM-Systems mit in die Runde der Entscheider. Man sollte also schauen, wo dieses Wissen zu finden ist: Gibt es einen besonders qualifizierten Marketing-Kollegen, der über die nötige Qualifikation und Erfahrung verfügt? Sollte man besser den externen Dienstleister, der die Grafik-Rechner betreut, in die Entscheidungen einbeziehen? Wenn eine Agentur für die Werbematerialien des Unternehmens zuständig ist, wird deren Wissen bei der Planung des System benötigt. Und es gehört ein zusätzlicher und unabhängiger Berater mit an den Tisch, der mit viel Fachkenntnis die richtigen Fragen stellen kann. 16

17 Der Weg zum eigenen PIM-System Idealvorstellung: Was soll das System alles können? Bei einer Demoveranstaltung für ein neues System wird in aller Regel die Software in ihrer maximalen Ausbaustufe dargestellt, und auch ein wenig Schönfärberei gehört natürlich immer dazu. Wollen Sie auf Knopfdruck komplette Kataloge produzieren? Datenblätter, Werbematerial, Flyer und Preislisten? Wie wäre es mit einer vollautomatisch aktualisierten Webseite und einem Webshop, den niemand mehr händisch pflegen muß? In der ersten Phase sollte man sich Zeit nehmen und der Phantasie eine Weile freien Lauf lassen. Was genau wollen Sie mit den strukturierten und flexibel einsetzbaren Daten in Zukunft anfangen? Welche Anwendungsmöglichkeiten wären denkbar? Viele Entwicklungen in diesem Bereich sind noch verhältnismäßig jung. Viele weitere, die wir uns jetzt noch gar nicht vorstellen können, werden in nächster Zeit dazukommen. Noch vor wenigen Jahren war es nicht denkbar, Programme auf einem Mobiltelefon auszuführen demnächst fragen vielleicht internetfähige Küchengeräte nach der Zutatenliste für das nächste Mittagessen. Zukunftsfähigkeit: Was kann die Software? Man sollte die verschiedenen angebotenen PIM-Systeme in aller Ruhe überprüfen: wie flexibel, erweiterbar und zukunftsfähig sind sie? Es ist von Vorteil, wenn ein System Lösungen für viele verschiedene Bereiche bietet. In jedem Fall sollten auch zukünftige Einsatzzwecke berücksichtigt werden. Vielleicht wird zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Mehrsprachigkeit benötigt trifft man aber jetzt die falsche Entscheidung, ist man auch in Zukunft auf diese Einschränkung festgelegt. Das System sollte in jedem Fall eine eigene medienneutrale Datenbank beinhalten. Meistens ist es nicht ratsam, bestehende Datenbanken einzubinden oder zu eng mit dem neuen System zu verzahnen, denn die Entwicklungsgeschwindigkeiten von betriebswirtschaftlichen Systemen und der Medienwelt unterscheiden sich so stark, daß eine solche Verzahnung sehr schnell in eine Sackgasse führen kann. 17

18 Die Datenbank muß unbedingt die Möglichkeit bieten, alle eingegebenen Daten in sauberer und weiterverwendbarer Form wieder exportieren zu können. Einige Standard-Templates für die Ausgabe sollte eigentlich jedes System mitbringen. Lassen Sie sich auf Basis eigener Testdaten zeigen, wie aufwendig die Erstellung neuer Templates in der Praxis ist. Gerade die Flexibilität in diesem Bereich ist wichtig und entscheidend für schnelle Anpassungen oder die Erstellung neuer Materialien. Konzentration: Was bringt den größten Nutzen? Die Idealvorstellung vom maximalen Ausbau des fertigen Systems sollte man während der Planung- und Einführungsphase immer im Hinterkopf behalten. Sobald es aber an die praktische Umsetzung geht, ist es wichtig, strikt zu reduzieren: Eröffnet man sämtliche Baustellen auf einmal, läuft man schnell Gefahr, sich zu verzetteln. Die Devise Alles auf einen Streich ist der natürliche Feind eines überschaubaren und realisierbaren Projektes. Sinnvoll ist es, sich zunächst auf einen Teilbereich des Projekts zu konzentrieren und nur diesen konsequent umzusetzen. Das sollte derjenige Bereich sein, der am dringendsten benötigt wird und / oder den größten Nutzen für Ihr Unternehmen bringt. Ganz egal, ob dieser Teilbereich ein Web-Shop, eine Bilddatenbank oder eine Preisliste ist: Sie sollten sich bei der Umsetzung im ersten Schritt auf diesen einen Bereich beschränken. Bei der Datenerfassung sollte man sich allerdings an dem Bereich orientieren, der die höchsten Qualitätsansprüche an die Daten stellt (z.b. bei Bildauflösungen oder Textlängen). 18

19 Modularer Aufbau: Schritt für Schritt Eine Aufteilung des Projektes in einzelne Teilbereiche ist sehr hilfreich, um Arbeitsabläufe, Probleme und Möglichkeiten während der Realisierung näher kennenzulernen. Ist der erste Bereich erfolgreich abgeschlossen, ist es viel einfacher, den nächsten Schritt zu planen und einzuschätzen. Ein modularer Aufbau hat noch einen weiteren großen Vorteil: er gibt Ihnen die Chance, früh genug zu erkennen, worauf Sie sich da wirklich eingelassen haben. Nichts ist schlimmer, als eine Unmenge Geld, Arbeit und Nerven in ein Projekt zu investieren und dann auf halber Strecke festzustellen, daß Ihnen oder Ihren Partnern das Ganze über den Kopf wächst. Die schrittweise Umsetzung von klar definierten Teilbereichen verhindert den Worst Case eines kompletten Projektabbruchs. Läuft etwas falsch, haben Sie sowohl zeitlich als auch finanziell eher die Möglichkeit, das Projekt mit einer anderen Aufgabenstellung oder anderen Partnern noch einmal neu anzugehen. 19

20 Checkliste Das sollten Sie beachten : Ein PIM-System benutzt IT-Technik, ist aber kein reines EDV-Thema. Ein PIM-System ist keine simple Erweiterung eines vorhandenen ERP- oder Warenwirtschaftssystems. Mitarbeiter der IT-Abteilung kennen sich häufig nicht mit den Besonderheiten und Arbeitabläufen der Grafik- Produktion aus. Unterschätzen Sie den zusätzlichen Arbeitsaufwand für Grafiker und Bildbearbeiter nicht. Beziehen Sie das Marketing möglichst früh in die Projektplanung ein. Achten Sie darauf, daß Marketing-Mitarbeiter bei der Evaluierung und Entscheidung für ein System ausreichend repräsentiert sind. Fragen Sie den Anbieter des Systems nach Referenzen. Erkundigen Sie sich direkt beim Referenzkunden nach der Praxistauglichkeit der Software. Vermeiden Sie umfangreiche Individual-Programmierungen an standardisierter Software. Realisieren Sie in kleinen, überschaubaren Einheiten. Ein unabhängiger Berater kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und zwischen den hausinternen Abteilungen zu vermitteln. 20

21 Über uns Herstellerunabhängige Kompetenz. Wir sind seit vielen Jahren in der IT- Branche tätig und beraten und betreuen Unternehmen im Industrie- und Medienbereich. Wir sind erfahrene Profis im Bereich Design und Medienproduktion, ebenso wie in IT-Technik und Projektbegleitung. Im Laufe der Zeit konnten wir bei etlichen Unternehmen die Einführung von PIM und verwandten Systemen beobachten. Die Fehler, die dabei gemacht wurden, waren erstaunlicherweise immer dieselben: Der Gesamtumfang des Projektes wurde häufig erst nach der verbindlichen Entscheidung für ein bestimmtes System sichtbar. Vorbereitende Arbeiten und die Strukturierung der geplanten Einführung wurden vernachlässigt. Der notwendige Aufwand an Arbeit, Zeit und Kosten wurde stets unterschätzt. Die geplanten Schritte für die Realisierung waren viel zu umfangreich und komplex. Technische und organisatorische Besonderheiten im Marketing und in der Grafik wurden übersehen oder ignoriert. Wir unterstützen Sie dabei, diese Fehler bei Planung Ihres eigenen PIM-Systems zu vermeiden, und beraten Sie fachkundig und herstellerunabhängig. 21

22 Leistungen Was können wir für Sie tun? Wir betreuen Sie schon bei der Vorplanung und finden gemeinsam mit Ihnen heraus, ob ein PIM-System sinnvoll für Ihr Unternehmen ist. Wir schlagen passende Softwarelösungen vor und unterstützen Sie bei der Auswahl. Wir erarbeiten die richtigen Weichenstellungen und planen die einzelnen Schritte. Wir begleiten die Einführung Ihres Projekts und überwachen Zeit- und Kostenpläne. Wir informieren und motivieren Ihre Mitarbeiter, die für den Erfolg unabdingbar sind. Wir integrieren uns in ein laufendes oder geplantes Projekt und übernehmen den Part, die besonderen Belange Ihrer Marketingabteilung fachkundig zu vertreten. Wir unterstützen Sie bei der Abnahme und beim Feinschliff, bis Ihr System optimal arbeitet. Sprechen Sie uns an! 22

23 Hilfreiche Links Weitere Informationen zum Thema PIMZINE PIMZINE PIM Cook Online-Magazin rund um das Thema Product Information Management PIM als Küchenexperiment oder warum eine Kartoffel medienneutral ist PIM Verzeichnis Übersicht: Anbieter von PIM- Systemen mit Hintergrundinfos WebSpotting Marktüberblick: Anbieter von PIM-Systemen CRM-Software-Auswahl Übersicht: Liste von CRM-Anbietern und ausführliche Infos Das Vasa-Syndrom König Gustav II von Schweden befahl, in sein neues Kriegsschiff, die Vasa, ein zusätzliches Kanonendeck einzubauen. Der Schiffsbaumeister wagte nicht, dem König zu sagen, daß das Schiff damit nicht mehr seetauglich war. Die Vasa sank im Jahr 1628 bei ihrer Jungfernfahrt. Die Geschichte der Vasa gilt heute als Lehrbeispiel für gescheiterte Großprojekte und mißlungenes Projektmanagement. Guy Stubbs What Has A Ship That Sank In 1628 Got To Do With Managing Modern Day Innovation Technology? (PDF-Download) 23

24 Glossar Abkürzungen und Begriffe B2B B2C CMP CRM DAM DBP DTP ERP Evaluation Business to Business Beziehungen zwischen Unternehmen Business to Customer Beziehungen zwischen Unternehmen und Privatpersonen, zum Beispiel Eigenvermarktung Cross Media Publishing Mehrfachnutzung von Information über verschiedene Ausgabemedien Customer Relationship Management Das gesamte Datenmaterial über Ihre Kunden, von der Adresse bis zur Kaufhistorie Digital Asset Management Pflege und Verwaltung von digitalen Daten aller Art Database Publishing Datenbankgestützte Medienproduktion Desktop Publishing Rechnergestützte Druckvorlagenherstellung Enterprise Resource Planning Die Planung und Strukturierung von vorhandenen Betriebsmitteln wie Maschinen, Mitarbeiter, Kapital etc. Hierzu gehören auch Softwarelösungen. Evaluation bedeutet wörtlich eigentlich Bewertung. Heute wird der Begriff häufig auch als allgemeine Untersuchung verstanden. Im wissenschaftlichen Umfeld gelten strenge Regeln für den Aufbau und den Ablauf einer solchen Untersuchung. 24