ProjectManagement für Dienstleistungsunternehmen

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1 Lösung im Detail ProjectManagement basierend auf SAP Business One ProjectManagement für Dienstleistungsunternehmen Branchenlösung für kleine und mittelständische Unternehmen ProjectManagement basierend auf SAP Business One ist eine kostengünstige Branchenlösung, die für kleine und mittelständische Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. Die Lösung bildet alle Geschäftsprozesse ab: Stammdatenmanagement, Opportunities, Ressourcenplanung, Projektmanagement, Leistungs- und Reisekostenerfassung, Fakturierung, Controlling, Wartung, tagesaktuelle Projektauswertung und mobiler Datenzugriff. Eine kompakte Lösung, um Geschäftsprozesse zu straffen und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu sichern! 1

2 Inhalt 4 Integriertes Projektmanagement bietet Vorteile für Mitarbeiter aller Geschäftsbereiche 6 Funktionsüberblick 7 Einheitliche Geschäftspartnerstammdaten 8 Systematische Projektdefinition 9 Einfache Angebotskalkulation 10 Übersichtliche Ressourcenplanung 11 Flexible Leistungs- und Zeiterfassung 12 Komfortable Reiseerfassung 13 Arbeiten wo Sie gerade sind: Das Büro für unterwegs 14 Fakturierung: schnell und perfekt 15 Tagesaktuelles Projektcontrolling 16 Integriertes Support Desk 17 Einsatzbeispiele 18 Softwarearchitektur 19 Systemvoraussetzungen 20 Auf einen Blick 2

3 MARINGO Computers GmbH ProjectManagement Das Softwareentwicklungs- und Beratungshaus MARINGO Computers GmbH wurde 1986 in Köln gegründet und hat sich seit dem auf die Entwicklung und den weltweiten Vertrieb von betriebswirtschaftlicher Software im Umfeld von SAP Business One spezialisiert. Für die Distribution der Produkte auf dem nordamerikanischen Markt ist MARINGO in New York vertreten. Hauptprodukt ist ProjectManagement basierend auf SAP Business One. ProjectManagement basierend auf SAP Business One ist eine Branchenlösung für kleine und mittelständischer Dienstleistungsunternehmen. Die Lösung wird national und international von MARINGO- und SAP-Partnerunternehmen vertrieben, installiert und geschult. Project-Management ist mehrmandanten- und mehrwährungsfähig und liegt in mehr als 10 Sprachen vor. Weltweit vertrauen über Anwender auf ProjectManagement basierend auf SAP Business One. MARINGO Computers ist einer der führenden und mehrfach ausgezeichneten SAP Software Solution Partner und SAP Channel Partner für SAP Business One in Deutschland. Die Auszeichnung SAP Certified SAP Business One Integration bürgt für das einwandfreie Zusammenspiel von ProjectManagement mit SAP Business One. SAP AG SAP Business One 1972 in Weinheim gegründet ist die SAP AG heute führender Anbieter von Unternehmenslösungen und weltweit der viertgrößte unabhängige Softwarehersteller. SAP betreut mehr als Kunden in über 130 Ländern und arbeitet weltweit mit über unabhängigen Partnern zusammen. SAP Lösungen umfassen betriebswirtschaftliche Standardsoftware, Technologien sowie branchenspezifische Anwendungen und werden mit dem Ziel entwickelt, Unternehmen in die Lage zu versetzen, ihre Geschäftsprozesse effizient und flexibel zu gestalten, Entscheidungen zeitnah zu treffen und die betriebliche Wertschöpfung nachhaltig zu verbessern. SAP Business One ist das am häufigsten verkaufte ERP-System der SAP gemessen an der Anzahl der Kunden. Weltweit vertrauen mehr als Anwender aus über Unternehmen auf SAP Business One. Die Lösung ist in 26 Sprachen verfügbar und in 40 Ländern lokalisiert. Mit SAP Business One führen Sie wichtige Kernfunktionen Ihres Unternehmens in einer einzigen Anwendung zusammen. Ihr Vorteil: Sie steuern damit zentral Ihr Finanzmanagement, den Vertrieb, das Kundenbeziehungsmanagement und die Lagerverwaltung das bedeutet: Sie haben Ihr Geschäft durchgängig im Griff. Die Software verhalf uns zu einer besseren Produktivität. Wir konnten 50% Geschäftszuwachs verzeichnen, ohne neues Personal zu rekrutieren. Die neue Transparenz versetzt uns zudem in die Lage, alle Möglichkeiten der Gewinnoptimierung voll auszuschöpfen. Jason Miceli, CFO und Senior Network Engineer, CSDNET Inc. 3

4 Integriertes Projektmanagement bietet Vorteile für Mitarbeiter aller Geschäftsbereiche Nutzen für Geschäftsführer Effektive Unternehmenssteuerung ProjectManagement liefert auf Knopfdruck Echtzeit-Informationen zu laufenden Projekten und zur Ressourcenauslastung, auf Wunsch auch grafisch aufbereitet. Die übersichtlichen Auswertungen erleichtern Ihnen die Steuerung Ihres Unternehmens. Kostentransparenz Kosten und Erlöse von Projekten und Geschäftsbereichen sind jederzeit transparent. Kurze Einführungszeit Die Einführung der Lösung im Unternehmen dauert nur kurze Zeit. Investitionssicherheit SAP Business One ist ein Produkt des Marktführers für Unternehmenssoftware, SAP. Weltweit vertrauen über Kunden auf SAP Business One. Flexibel anpassbar ProjectManagement basierend auf SAP Business One ist flexibel an den sich verändernden Bedarf in Unternehmen anpassbar. Internationale Ausrichtung Viele Unternehmen haben Geschäftspartner im Ausland oder wickeln Projekte außerhalb ihres Landes ab. ProjectManagement unterstützt hier z.b. durch mobilen Datenzugriff und Mehrwährungsfähigkeit. Die Lösung liegt in mehr als 10 Sprachen vor und wird weltweit durch ein Netzwerk von SAP- und MARINGO-Partnern vor Ort unterstützt. Nutzen für Projektleiter Übersichtliche Ressourcenplanung Ressourcenplanung ist in der übersichtlichen Gantt-Ansicht möglich und wird durch Funktionen erleichtert, wie beispielsweise die Verfügbarkeitsanzeige von Mitarbeitern und Ressourcenpools. Effiziente Projektsteuerung Zahlreiche Projektberichte (Soll-/ Ist- Übersichten) geben auf Knopfdruck Aufschluss über den aktuellen Stand eines Projektes. Einfache Belegerzeugung Belege werden in ProjectManagement anhand von Vorlagen automatisiert erzeugt. Das vereinfacht die Belegerstellung und spart wertvolle Arbeitszeit. Leistungs- und Reisekostenerfassung Leistungs- und Reisekostenerfassung ist sowohl im Back Office als auch über das Internet, per Smartphone, iphone oder ipad möglich. Leistungsnachweise für Kunden werden auf Knopfdruck erzeugt. Das erhöht die Transparenz dem Kunden gegenüber und beschleunigt den internen Abrechnungsprozess. Nutzen für Projektmitarbeiter Einfache Bedienung ProjectManagement basierend auf SAP Business One verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die leicht zu erlernen ist. Effiziente Arbeitsprozesse Zentrale Datenhaltung strafft die internen Arbeitsprozesse: Stammdaten wie Adressen werden nur einmal im System erfasst und dann in allen Belegen automatisch eingesetzt. Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Projektdaten Mit Hilfe des Web Clients und des Mobile Clients haben alle berechtigten Anwender zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Projektdaten. Flexible Datenerfassung ProjectManagement verfügt über viele verschiedene Möglichkeiten Leistungen, Arbeitszeiten und Reisekosten zu erfassen. Support Desk inklusive Auch die Service-Mitarbeiter brauchen keine neue Oberfläche zu erlernen, denn ProjectManagement verfügt über ein integriertes Support Desk. Damit lassen sich Supportvorgänge einfach steuern, dokumentieren und abrechnen. 4

5 Nutzen für Vertriebsmitarbeiter Kundenbeziehungen stärken mit CRM und Opportunitymanagement Alle Informationen zu einem Kunden, von der Adresse über Daten der Ansprechpartner, Angebote, Aktivitäten, Projekte, Rechnungen, Zahlungseingänge, etc. sind in nur einer Lösung hinterlegt. Opportunities lassen sich einfach nach unterschiedlichen Kriterien auswerten. Nutzen für Buchhalter Einfacher Abrechnungsprozess ProjectManagement verfügt über einen Abrechnungsassistenten, in dem alle freigegebenen Beträge für die Abrechnung mit dem Kunden angezeigt werden. Die Rechnungsstellung erfolgt automatisiert. Die abgerechneten Beträge werden direkt in die Finanzbuchhaltung übergeben. Mit Hilfe der Lösung stehen uns jederzeit einheitliche Daten zur Verfügung. Dadurch hat das Management den aktuellen Status laufender Projekte immer sicher im Blick. Friedrich Hörauf Geschäftsleitung, GCA projektmanagement + consulting gmbh Controlling Geschäftsführung Buchhaltung Vertrieb / Marketing Kunden-Service Projektmanagement / Fachabteilung Eine Software für das gesamte Unternehmen: ProjectManagement basierend auf SAP Business One. 5

6 Funktionsüberblick Akquisitionsprojekt Projektplanung Stunden erfassen Anwesenheitszeiten erfassen Projektvorlagen Akquisitionsplanung Planungsversionen Ressourcenpool-Planung Erfassen von Projektstunden Flexible Definition von Arbeitszeitregeln Projektstammdaten Ressourcenplanung Projekt- Neuanlageassistent Zuordnung zu Geschäftsbereichen / Kostenstellen Phasenstruktur, hierarchisch in beliebiger Tiefe gliederbar Zusatzinformationen wie z.b. subjektiver Fertigstellungsgrad Akquisitionsprojekt- Neuanlageassistent Unterstützung der Kalkulation Umwandlungsassistent für Akquisitionsprojekte in Kundenprojekte Bericht Vertriebsentwicklung mehrere Angebotsversionen Standardplanung von Kosten Leistungen und Zeiträumen Gantt-Planung, visualsierte Planung Periodische Planung Dokumentenmanagement Planungsumbuchungs- Assistent Datenaustausch mit Microsoft Project Ressourcenpool-Bericht Projekterfassung Erfassen von Anwesenheitszeiten Planungsbestätigung Vorgesetztenerfassung Arbeitszeit-Fehlerliste Ressourcenzuteilung per Drag and Drop Gegenüberstellung von Planund Ist-Stunden Verfügbarkeitsanzeige für Mitarbeiter und Pools Mobile Erfassung (Internet und Smartphone) Unterschiedliche Eingabegeräte: Touch Screen, etc. Auswertungen: Erfassungsjournale, etc. Arbeitszeitverwaltung, Arbeitszeitkonten Mobile Erfassung (Internet und Smartphone) Feiertags- und Urlaubsverwaltung Volltextsuche Planungsberichte Skillmanagement Time Touch Outlook-Integration Exchange-Server Kalenderabgleich Budgetierung Reisekosten erfassen Freigabe Vertragsmanagement Rechnungsstellung Controlling Dokumentenmanagement Gleitzeit Reisekostenarten, flexibel definierbar Reisekosten- Erfassungsassistent interne Reisekostenabrechnung Rechnungsstellung von Reisekosten an Kunden Buchungsautomat Reisekosten Reisekostenerfassung Buchhalter 6 Stundenfreigabe Vertrag Leistung nach Aufwand Standardabrechnung und Abrechnung nach Meilenstein, Phasen, etc. In den Auswertungen werden alle Kostenarten berücksichtigt Artikelfreigabe Festpreisvertrag Abrechnungsassistent Berichte für Projektleiter, flexibel anpassbar Reisekostenfreigabe Definierbarer Freigabeprozess Differenzierung: benötigte und fakturierbare Stunden, Artikel, etc. Phasen und Meilenstein-Vertrag Schlussrechnung für angezahlte Projekte Projekt Cash Flow Übersicht Anzahlung Anlagen zur Rechnung Berichte für Ressourcenpool- Verantwortliche Abrufvertrag automatisierte Projektfakturierung Berichte zu Geschäftsbereichen Urlaubsfreigabe Einbehalte Periodische Abrechnung Drill Down Funktionen für Auswertungen Reisekosten-Bericht Mobile Freigabe Wartungsvertrag Bericht Fertigstellungsgrad Mobile Erfassung Support Desk Produktverwaltung Service Level Agreements mobiles Zuweisen von Ressourcen Kundenzugriff via Internet Bericht Freigabeübersicht Interne Leistungsverrechnung Buchungsmatrix flexibel einstellbar Buchungsmatrix Leistungsverrechnung Definition Buchungsautomat Buchungssimulator Vertragsberichte Unfertige Arbeiten Bewertungsmethode pro Projekt bei variabel einstellbaren Kalkulationsmethoden Buchungsmatrix Bewertung Benachrichtigung Projekt- / Vertragsänderungen Bewertungsassistent Buchungsautomat Verrechnungssätze bei Freigaben, Urlaubsanträgen und Supportvorgängen Deckungsbeitragsrechnung Crystal Dashboard Design: grafisch aufbereitete Auswertungen Alarm- und Workflowmanagement Mitarbeiterdatenverwaltung Mitarbeiterstammdaten Genehmigungsprozess für Einkaufs- und Verkaufsbelege Mitarbeiter- Neuanlageassistent Mitarbeiter-Kalender Fähigkeiten (Skills) Support-Management Buchungsautomat Urlaub definieren Stundenerfassung Verrechnungsliste Berichte Personalwesen Ein- und Auschecken von Dokumenten Integration von Microsoft Office Dokumenten Schnittstelle zu ELO Professional und ELO Enterprise Lohnschnittstelle Lohnarten Exportassistent Überstundenzuschläge

7 Einheitliche Geschäftspartnerstammdaten Praktische Erinnerungsfunktion Die Lösung verfügt außerdem über eine Alarmfunktion, die Sie an bestimmte Aktivitäten wie z.b. einen Gesprächstermin erinnert. Mehrmandanten- und Mehrwährungsfähigkeit ProjectManagement ist mehrmandantenund mehrwährungsfähig und liegt in mehr als 10 Sprachen vor. Deshalb eignet sich die Software besonders für Unternehmen, die Filialen oder Tochtergesellschaften im In- und Ausland haben oder expandieren möchten. Mobiler Datenzugriff Neueste Technologie ermöglicht es Ihnen, auf Projekt- und Unternehmensdaten sowohl über das Internet als auch über Smartphone, ipad und iphone zuzugreifen. Der Geschäftspartnerstamm enthält alle grundlegenden Daten zu einem Geschäftspartner wie Adresse, Ansprechpartner, Lieferadresse, Konten, Opportunities oder Projekte. Effizientes Stammdatenmanagement Stammdaten (Rechnungs- und Lieferadresse, Ansprechpartner, Kommunikationsdaten, etc.) von Geschäftspartnern werden einmalig im System hinterlegt und stehen anschließend allen Mitarbeitern zur Verfügung. Hier finden Sie auch alle Projekte, die Sie mit diesem Kunden abgewickelt haben sowie offene Opportunities, Kontensalden und Aufträge. Vorteile zentraler Datenhaltung Ein Vorteil zentraler Datenhaltung besteht darin, dass die einmal erfassten Stammdaten automatisch in alle Belege wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, etc. eingefügt werden. Dadurch sparen Sie zum einen Zeit, weil die doppelte Datenerfassung entfällt, und zum anderen wird das Fehleraufkommen reduziert. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie Stammdaten schnell und effizient aktualisieren können. 7

8 Systematische Projektdefinition Systematische Projektdefinition Die automatisierte Projektdefinition von ProjectManagement stellt von Anfang an systematisches Vorgehen sicher. Um Zeit zu sparen, greifen Sie beim Neuanlegen von Projekten auf Projektvorlagen oder vorangegangene Projekte zurück. Ist das Projekt angelegt, werden alle Kosten und Erlöse korrekt den entsprechenden Konten zugeordnet und die Projektdaten werden ab diesem Zeitpunkt in allen Auswertungen berücksichtigt. Hierarchisch gegliederte Projektphasen Beim Anlegen des Projektes richten Sie unter anderem auch Projektphasen ein. Dabei unterstützt ProjectManagement eine hierarchische Gliederung in beliebig viele Phasen. Dokumentenmanagement Für projektrelevante Dokumente, wie beispielsweise Präsentationen, Kalkulationen, Pflichtenhefte oder s ist im Projektstamm eine Sammelmappe vorgesehen, in der Sie Dokumente für die Bearbeitung einund auschecken. Alle projektrelevanten Daten wie Projekt-status, Verträge, Phasen, Kosten, Erlöse, etc. sind im Projektstamm hinterlegt. Umfassendere Möglichkeiten bietet ELO, die DMS-Lösung für elektronische Archivierung. ELO kann über eine Schnittstelle in SAP Business One integriert werden. Planungsversionen Bei der Projektplanung können Sie den möglichen Projektablauf in verschiedenen Versionen durchspielen und im System hinterlegen. Verträge in ProjectManagement Wichtiger Bestandteil des Projektes ist der Projektvertrag. Im Projektvertrag sind mit dem Kunden vereinbarte Produkte, Leistungen und Reisekosten hinterlegt. Abrechnungsarten ProjectManagement unterstützt verschiedenste Vertragsarten, unter anderem Festpreisvertrag, Leistung nach Aufwand, Wartungsvertrag und Abrufvertrag. Außerdem unterstützt die Lösung die Abrechnung nach Phasen, Meilensteinen, Anzahlung, Schlussrechnung, periodische Abrechnung u.v.m. 8

9 Einfache Angebotskalkulation Integrierte Angebotserstellung Beim Einrichten eines Angebotes unterstützt ProjectManagement die innerbetriebliche Zusammenarbeit. Beispielsweise stellt der Vertriebsmitarbeiter die zu erbringenden Leistungen und Artikel im Vertrag zusammen und die Kollegen aus der Fachabteilung ergänzen die Dauer der Leistungen in der Projektplanung. Die Plandaten für die Leistungen, Artikel oder Reisekosten fließen anschließend als Verkaufspreise in die Kalkulation mit ein. Wirtschaftlichkeitsberechnung Mit Hilfe der Kalkulationsfunktion ermitteln Sie schnell, ob sich ein Projekt wirtschaftlich umsetzen lässt. Denn ProjectManagement berechnet und visualisiert den tatsächlichen und den prozentualen Erlös für die Vertragspositionen. Angebotsdokumente Ist die Kalkulation abgeschlossen, erstellt ProjectManagement den Angebotsbeleg im Corporate Design Ihres Unternehmens. Den Beleg drucken Sie mit den entsprechenden Anlagen direkt aus ProjectManagement heraus aus und versenden ihn per Post oder via mit allen Anlagen an Ihren Kunden. Kostencontrolling Im laufenden Projekt ist die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kosten stets überprüfbar. Die Lösung bietet sogar die Möglichkeit, bei Kostenüberschreitung weitere Stundenbuchungen auf ein Projekt zu verhindern. ProjectManagement unterstützt den gesamten Prozess der Angebotserstellung: von der Planung über die Kalkulation bis zum Beleg. 9

10 Übersichtliche Ressourcenplanung Skillmanagement Bei der Planung können Sie auf Mitarbeiterskills zurückgreifen, die im Mitarbeiterstamm hinterlegt sind. Mitarbeiter-Kalender Bei der Planung werden verschiedene Zeitmodelle berücksichtigt, z.b. für Teilzeitkräfte, feste und freie Mitarbeiter. Außerdem berücksichtigt die Lösung bei der Planung Feiertage und Urlaub. ProjectManagement gestattet unterschiedliche Sichtweisen auf ein Projekt, z.b. die Gantt-Planung für den visuellen Überblick über Zeiträume und mögliche Überbuchungen. Verschiedene Planungsansichten Für die Projektplanung bietet ProjectManagement je nach Blickwinkel die optimale Planungsmöglichkeit an, wie Gantt-, Standard- oder periodische Planung. Bei allen Planungsarten werden im Hintergrund sowohl die Zeiten als auch die Leistungen und deren Kosten hinterlegt. Mitarbeiter- oder Ressourcenpoolplanung Sie planen mit Mitarbeitern oder Ressourcenpools und sehen direkt, ob die geplanten Ressourcen zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar sind und wie hoch deren Auslastung ist. Nach Auftragserteilung verteilen Sie die auf Ressourcenpools geplanten Leistungen per Drag and Drop auf einzelne Mitarbeiter. Planungsänderung im laufenden Projekt Falls erforderlich können Sie selbstverständlich Änderungen am laufenden Projekt vornehmen, z.b. bei krankheitsbedingten Ausfällen oder Terminänderungen seitens des Kunden. Sie ändern Planungen, verschieben Termine oder teilen sie auf. Jede Veränderung wird auf allen Ebenen (Zeit, Kosten, Ressourcen, Auswertungen) automatisch aktualisiert. Datenübernahme aus Microsoft Project Planungen aus Microsoft Project lassen sich einfach importieren und in ProjectManagement weiter bearbeiten. Schnittstelle zu Microsoft Outlook Wenn die Planung abgeschlossen ist, informieren Sie die Mitarbeiter automatisiert via Outlook über die geplanten Termine, Projektphasen und Aufgaben. Ressourcenauslastung Verschiedene Auswertungen zeigen die Auslastung der Ressourcen über verschiedene Zeiträume (Woche, Monat, Quartal). 10

11 Flexible Leistungs- und Zeiterfassung ProjectManagement verfügt über zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitszeiten und Leistungen zu erfassen. Orts- und zeitunabhängige Leistungserfassung ProjectManagement bietet Möglichkeiten, Arbeitszeiten und Leistungen zeit- und ortsunabhängig zu erfassen: per Web Client (über das Internet) oder per Mobile Client (via Smartphone, ipad oder iphone). Datenerfassung durch entsprechend autorisierte Mitarbeiter Auch die Möglichkeiten, durch wen im Unternehmen Daten erfasst werden, sind vielfältig. Die Leistungserfassung kann der Mitarbeiter selbst, der Projektverantwortliche oder das Back Office vornehmen. Unterschiedliche Eingabegeräte Mit ProjectManagement stehen mehrere Eingabegeräte für die Zeiterfassung zur Verfügung: z.b. Smartphone, iphone, ipad, Barcode, Laserstift oder Touch Screen. Erfassen von Anwesenheits- oder Projektzeit Bei der Stundenfreigabe entscheidet der Projektleiter, wie viele Stunden an den Kunden fakturiert werden sollen. ProjectManagement bietet die Möglichkeit, reine Anwesenheitszeiten zu erfassen oder Stunden auf ein Projekt und eine Projektphase zu buchen. Stunden oder Perioden erfassen Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Leistungen periodenweise zu erfassen. So können Sie z. B. die Leistung Anwenderschulung über einen Zeitraum von mehreren Tagen in einem Vorgang erfassen. Leistungsnachweise / Stundenzettel ausgeben Auf Knopfdruck erzeugt ProjectManagement flexibel definierbare Stundenlisten für Tage, Wochen oder einen Monat im Corporate Design des Unternehmens zur Vorlage beim Kunden. Leistungen / Arbeitszeiten freigeben Nachdem die Mitarbeiter Leistungen erfasst haben, werden sie vom Projektleiter für die Rechnungsstellung freigegeben. Er entscheidet dabei, welche der erbrachten Leistungen an den Kunden fakturiert werden. 11

12 Komfortable Reiseerfassung Reisen intern abrechnen Auch den Vorgang eine Geschäftsreise abrechnen bildet ProjectManagement vollständig ab. Orts- und zeitunabhängige Reiseerfassung Reisen lassen sich mit ProjectManagement zeit- und ortsunabhängig erfassen: über das Internet oder via Smartphone, iphone oder ipad Nach Eingabe der Reisedaten und der Zuordnung der Reise zu einem Projekt ermittelt die Lösung die Verpflegungspauschalen nach deutschem Recht automatisch. Sobald alle Daten erfasst sind, wird die komplette Reise auf Knopfdruck intern abgerechnet. Freigabe und Abrechnung Der Projektleiter gibt je nach Vertrag die Reise zur Abrechnung an den Kunden frei. Wahlweise werden Reisen entsprechend der Belege oder der vereinbarten Pauschale abgerechnet. Der Buchhalter kann anschließend die Rechnung stellen und den Betrag buchen.

13 Arbeiten wo Sie gerade sind: Das Büro für unterwegs Ein mobiles Büro in der Tasche: Mit dem Web und dem Mobile Client haben Sie Zugriff auf projektrelevante Daten und können direkt in das Geschehen eingreifen. Der erhöhten Mobilität vieler Mitarbeiter kommt ProjectManagement mit dem Web Client und besonders mit dem Mobile Client entgegen. Zugriff auf Kunden- und Projektdaten Mit Hilfe des Web und Mobile Clients haben Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig Zugriff auf die aktuellen Projekt- und Kundendaten. Genehmigungsprozesse und Freigaben ProjectManagement unterstützt es, Genehmigungsprozesse einzurichten z.b. für: Stundenerfassung, Gleitzeit, Urlaub, Einkaufs- und Verkaufsbelege. Die entsprechenden Anfragen können Sie mobil freigeben. Datenerfassung Neben dem Datenzugriff ermöglichen Web und Mobile Client auch das Erfassen von Daten z.b. Arbeitszeiterfassung Zeiterfassung auf Projekte Reisekostenerfassung Support Desk Auch auf Informationen zu Supportvorgängen haben Sie außerhalb des Büros Zugriff: Welche Supportvorgänge aufgetreten sind oder wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist, alles können Sie über den Mobile Client nachvollziehen und selbst ergänzen. Außerdem können Sie Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. ProjectManagement basierend auf SAP Business One ist unter dem Namen Project Tools kostenlos im itunes App Store zum Download erhältlich. Anwender mit einer gültigen Mobile Client Lizenz können mit dieser App via iphone und ipad auf ihre Unternehmensdaten zugreifen. 13

14 Fakturierung: schnell und perfekt Automatisierte Rechnungsstellung Im Abrechnungsassistenten schlägt Project- Management der Buchhaltung zum vertraglich festgelegten Zeitpunkt die fakturierbaren Positionen zur Abrechnung vor. Schlussrechnung Sind im Projektvertrag Anzahlungsrechnungen vereinbart, wird abschließend eine Schlussrechnung erstellt. Hat der Kunde bereits ein oder mehrere Anzahlungen geleistet, reduzieren diese den Gesamtrechnungsbetrag der Schlussrechnung automatisch. Der komplette Workflow in einem System: Vom Angebot über Projektmanagement und Abrechnung bis hin zur Auswertung, ProjectManagement basierend auf SAP Business One unterstützt alle kaufmännischen Vorgänge im Unternehmen. Währungen und Zahlungsformen ProjectManagement berücksichtigt unterschiedliche Währungen und deren Kurswert. Außerdem unterstützt die Lösung verschiedene Zahlungsformen wie Rechnung, Scheck, Barzahlung oder Zahlung per Kreditkarte. Rechnungen buchen Nach Prüfung durch die Buchhaltung werden die Rechnungen im System per Knopfdruck gespeichert, gebucht und sind als Belege im Corporate Design des Unternehmens inklusive aller Anlagen hinterlegt. 14

15 Tagesaktuelles Projektcontrolling Die Managementanalyse Fertigstellungsgrad zeigt den kaufmännischen und den subjektiven Fertigstellungsgrad an. Crystal Dashboard visualisiert beispielsweise die monatlichen Kosten und Erlöse pro Projekt. Eine andere Crystal Dashboard-Auswertung zeigt die Mitarbeiterauslastung pro Monat und Projektart. Auswertungen auf Knopfdruck Um kurzfristig handlungsfähig zu sein, benötigt auch die Geschäftsführung in kleinen und mittelständischen Unternehmen kurzfristig aktuelles Zahlenmaterial. ProjectManagement stellt deshalb aktuelle Projektdaten auf Knopfdruck zur Verfügung. Über den Web Client haben Sie jederzeit und an jedem Ort auf Analysen Zugriff. Über 200 Standardberichte ProjectManagement enthält über 200 Vorlagen für Standardberichte, die das System auf Knopfdruck mit den aktuellen Daten zusammenstellt. Dazu gehören Fertigstellungsgrad Restvolumen Vergleich Plan- und Ist-Projektstunden Mitarbeiterauslastung Projektumsatz frei definierbare Deckungsbeitragsrechnungen pro Projekt u.v.m. Leicht anzupassen Die Auswertungen werden tabellarisch oder grafisch mit Hilfe von Crystal Dashboard Design oder Crystal Reports zusammengestellt und aufbereitet. Sie können alle Analysen an den Bedarf in Ihrem Unternehmen anpassen. Exportschnittstelle zu Excel Darüber hinaus ist es möglich, die Analysen nach Excel zu exportieren oder als PDF via an Kollegen oder Kunden weiterzuleiten. Work in Progress / Berechnung unfertiger Arbeiten Auch Projekte, die nicht abgeschlossen sind, müssen aus betriebswirtschaftlichen Gründen beispielsweise zum Jahresabschluss berechnet werden. Bei dieser Berechnung unterstützt ProjectManagement mit einer frei definierbaren Vorlage. Sie können auf Basis des aktuellen Zahlenmaterials, die finanzielle Situation Ihres Unternehmen einschätzen. Per Knopfdruck werden diese Werte in die Buchhaltung / Bilanz übergeben. 15

16 Integriertes Support Desk Ein flexibles Tool Nach Abschluss des Projektes ist die Kundenbeziehung in der Regel nicht zu Ende, denn z.b. Softwarelösungen müssen regelmäßig gewartet werden. Mit dem webbasierten Support Desk ist in ProjectManagement ein einfach zu bedienendes Tool für die Abwicklung von Supportvorgängen enthalten. Supportvorgänge bearbeiten Der Kunde ist von Anfang an in die Vorgangsbearbeitung eingebunden, weil er die Supportvorgänge via Internet selbst im Support Desk erfassen kann. Der Projektleiter wird automatisch per informiert, dass ein neuer Vorgang existiert. So kann er schnell selbst reagieren oder den Vorgang an einen Kollegen weiterleiten. Während der Bearbeitung des Vorgangs haben alle Beteiligten zu jeder Zeit den aktuellen Bearbeitungsstand im Blick. 16 Fotos und Dokumente verknüpfen Je nach Bedarf können Sie Fotos oder Text- Dokumente hinterlegen, die den Supportvorgang näher beschreiben. Bearbeitungszeiten erfassen und abrechnen Neben der Bearbeitung erfassen Mitarbeiter im Support Desk auch alle im Rahmen des Supportvorgangs angefallenen Zeiten. Die Arbeitszeiten werden, wie alle Leistungen in ProjectManagement, automatisch zur Freigabe an den Projektleiter übermittelt. Die freigegebenen Leistungen werden dann wiederum vertragsgemäß an den Kunden berechnet. Das Support Desk von ProjectManagement: via Internet und via iphone immer erreichbar. Service Level Agreements ProjectManagement unterstützt die Definition, die Dokumentation und die Abwicklung von Service Level Agreements, z.b. für Reaktionszeiten, in welcher ein bestimmter Service erfolgt sein sollte.

17 Einsatzbeispiele Wann rechnet sich die Investition in ProjectManagement basierend auf SAP Business One? 1. Beispiel: Kleines Unternehmen oder Start-Up Für kleine Unternehmen mit bis zu fünf Anwendern rechnet sich der Einsatz des Starter-Paketes von SAP Business One mit ProjectManagement schnell unter folgenden Bedingungen: keine Software für Abrechnung und Buchhaltung vorhanden für Service-Mitarbeiter müssen im Backoffice Arbeitszeiten erfasst werden Projektmanagement erforderlich Interesse zu wachsen Start-Up Wir waren ausgesprochen zufrieden mit den regionalen SAP Business One Channel Partnern Aztalan und MARINGO. 2. Beispiel: Kleines, mittelständisches Unternehmen mit regionaler Ausrichtung Erfahrungsgemäß rechnet sich der Einsatz einer Vollversion von ProjectManagement basierend auf SAP Business One schnell für Unternehmen mit folgenden Voraussetzungen: 10 oder mehr Mitarbeiter 10 oder mehr Projekte parallel Heterogene Softwarelandschaft, keine Kostentransparenz, redundante Datenhaltung Interesse zu wachsen und regional zu agieren Mitarbeiter vor Ort Mitarbeiter vor Ort KMU Mitarbeiter vor Ort Mitarbeiter vor Ort Mitarbeiter vor Ort Und wir waren davon überzeugt, dass unsere Zukunft mit einer Lösung, die durch das Ansehen und die Zertifizierung von SAP gestützt wird, in guten Händen liegt. Peter Bresseleers, Gründer und CEO, INDEFF Luxemburg 3. Beispiel: Niederlassung einer global agierenden Organisation Auch unter folgenden Bedingungen amortisieren sich die Kosten für ProjectManagement basierend auf SAP Business One erfahrungsgemäß schnell : Filiale Zentrale 10 oder mehr Mitarbeiter 10 oder mehr Projekte parallel Heterogene Softwarelandschaft, keine Kostentransparenz, redundante Datenhaltung. Folglich wird viel Zeit für den Datenaustausch mit dem Mutterkonzern aufgewendet. Interesse, Datenaustausch mit dem Mutterkonzern zu vereinfachen, der bereits ein SAP System einsetzt. Filiale Filiale Filiale Filiale ProjectManagement basierend auf SAP Business One wird weltweit durch ein Netzwerk von SAP- und MARINGO-Partnern vor Ort unterstützt. 17

18 Softwarearchitektur B1 und PM Client PM Time Touch PM Web Client PM Mobile Client PM App MS Internet Information Services Schnittstellen wie - SAP ECC 6 - HR-Lösung (Import/Export) Schnittstellen wie - Intrastat - ELSTER - DTAUS Bankabwicklung - Dokumentenmanagement - MS Project - MS Exchange - MS Outlook ProjectManagement (PM) Core SAP Integration Framework SAP Business One (B1) Core MS SQL / SAP HANA* Datenbank * Ab 2013 kann die SAP HANA Datenbank alternativ zu MS SQL eingesetzt werden. OnPremise / OnDemand Sie können ProjectManagement basierend auf SAP Business One mit unterschiedlichen Technologien einsetzen. Üblicherweise läuft die Lösung in Unternehmen in einer Client- Server-Umgebung. Das heißt, alle Daten sind auf einem Server in Ihrem Hause abgelegt und werden auch dort gepflegt. Mitarbeiter mit einer entsprechenden Berechtigung können von ihrem mobilen Endgerät (z.b. Laptop, Smartphone, iphone, ipad, etc.) auf die Unternehmensdaten zugreifen und neue Daten erfassen. In diesem Fall (OnPremise) betreiben Sie in Ihrem Unternehmen die Softwarepflege selbst. MARINGO als Hersteller von Project- Management basierend auf SAP Business One stellt dafür die nötigen Aktualisierungen (Upgrades) zur Verfügung. Neuerdings ist es möglich, ProjectManagement basierend auf SAP Business One auch OnDemand zu betreiben. Das bedeutet, die Lösung mit allen Unternehmensdaten ist bei einem Hostingpartner installiert und wird auch dort gepflegt. Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens können weltweit auf diese Daten zugreifen (OnDemand). Sie brauchen sich nicht um technische Einzelheiten zu kümmern. Die OnDemand Version basiert auf einem monatlichen Mietpreis je Mitarbeiter. Für genauere Informationen sprechen Sie uns gerne an. 18

19 Systemvoraussetzungen Datenbankserver Betriebssystem CPU RAM Freier Festplattenspeicher Datenbank Microsoft Windows Server 2008; (R2) je 32/64 Bit Microsoft Windows Server 2012; (R2) je 32/64 Bit; weitere siehe SAP Business One Minimum: 1x Intel Xeon E Anwender: 8-16 GB / mehr Anwender: auf Anfrage MS SQL Server - Systempartition 5 GB; Daten Partition 15 GB Microsoft Windows SQL Server 2008; (R2) je 32/64 Bit Microsoft Windows SQL Server 2012; (R2) je 32/64 Bit Workstation Betriebssystem CPU RAM Freier Festplattenspeicher Anzeige Microsoft Windows 7, 32/64 Bit, Professional, Enterprise & Ultimate Edition Microsoft Windows 8, 8.1; 32/64 Bit, Professional, Enterprise & Ultimate Edition weitere Betriebssysteme siehe SAP Business One ab 1x Intel Core i3 2 GB plus MB für ProjectManagement System Partition: 2 GB; Datenpartition 1 GB 1024 x 768 mit 24 Bit Farben oder höher Software Microsoft.Net Framework 3.5 Web Server Betriebssystem RAM Freier Festplattenspeicher Microsoft Windows Server 2008; (R2) je 32/64 Bit Microsoft Windows Server 2012; (R2) je 32/64 Bit; weitere siehe SAP Business One 4-8 GB. Je nach Anzahl der Prozesse empfehlen wir je Benutzer einen eigenen Web Server 4 GB Software Microsoft Internet Information Server 6.0 SP1 oder höher, im 32 Bit-Modus; Microsoft.Net Framework 3.5 Web Client Unterstützte Browser Internet Explorer ab 8, Firefox ab 10, Opera ab 12, Chrome ab 24, Safari, Konqueror, Epiphany; JavaScript muss aktiviert sein Mobile Client Unterstützte Geräte Apple ios (iphone, ipad), Android 1.x, 2.x, 3.x, 4.x, BlackBerry, Symbian OS S60, Symbian ^3 (Nokia Smartphones), webos (PalmPre), Windows Phone, Windows Mobile 6/6.5 mit Opera Mini, Windows 8 19

20 Auf einen Blick MARINGO Computers GmbH Stolberger Straße 114 a Köln Tel.: Fax: Fakten zu ProjectManagement basierend auf SAP Business One Über Anwender in 26 Ländern Die Lösung wird in mehr als 10 Sprachen angeboten Die Lösung ist von SAP zertifiziert Branchenlösung: Businessfunktionen für Dienstleister, viele Funktionen auch mobil verfügbar Benutzerfreundlich: intuitive Benutzeroberfläche, schnell erlernbar Transparent: eine Sicht auf die Daten, Projekt-Auswertungen auf Knopfdruck Kosteneffizient: übersichtliches Lizenzmodell, schnelle Implementierung in nur wenigen Wochen, Komplett-System läuft auf nur einem Server, Live-Update Flexibel: benutzerdefinierte Felder, Berechtigungskonzept, Crystal Reports, Crystal Dashboard Design Durchgängig: Standardfunktionen in Dienstleistungsunternehmen werden unterstützt Zeitsparend: keine Mehrfacheingaben, Automatisierung z.b. bei der Rechnungsstellung Zukunftsfähig: Die Software wird ständig aktualisiert und an den Bedarf im Markt angepasst, wie aktuell beispielsweise die erhöhte Mobilität. Fakten zu SAP Business One Software vom Marktführer im Bereich Unternehmenslösungen SAP Business One ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt Das System wird ständig weiterentwickelt und an die Marktbedürfnisse angepasst Mehr als Kunden weltweit Fakten zu MARINGO Computers Entwickelt seit mehr als 25 Jahren erfolgreich kaufmännische IT-Lösungen Ist spezialisiert auf die ERP-Software SAP Business One Ist seit 2003 mehrfach ausgezeichneter SAP Channel- und Entwicklungs-Partner Seit 2006 SAP Gold Partner Ihre Vorteile Mehr Zeit: Automatisierte Prozesse entlasten Mitarbeiter von Routinearbeiten Weniger Fehler: Daten werden in nur einer Software zentral gespeichert und brauchen nur einmal erfasst werden. Das reduziert das Fehleraufkommen. Entscheidungsfähigkeit: Auswertungen stehen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung, damit Sie Entwicklungen schneller erkennen und zeitnah eingreifen können. In Ihrer Nähe: Das System wird weltweit von zertifizierten Partnern unterstützt. Dadurch erhalten Sie schnell, kompetent und kostengünstig Unterstützung in Ihren Belangen. Weitere Informationen: 20 Stand Februar MARINGO Computers GmbH. Alle Rechte vorbehalten. SAP, SAP Business One und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Der SAP-Konzern und MARINGO Computers GmbH übernehmen keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern und MARINGO Computers GmbH stehen lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung.

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