Datev Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN

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1 Datev Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 105 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. Export 3.. Import 3.3. Nachbearbeitung der Personaldaten 3.4. Nachbearbeitung von Mitarbeitern in Fehlzeit 4. Details 4.1. Meldewesen 5. Verwandte Themen 3 5

2 Seite 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Personaldaten aus Datev Lohn und Gehalt in Agenda LOHN übernommen werden. Damit entfällt eine manuelle Erfassung der Personalstammdaten. Es werden nur die Stammdaten der Mitarbeiter übernommen (Adressdaten). Folgende Daten können derzeit nicht übernommen werden: Fehlzeiten Festbezüge Lohnkontowerte Vorjahreswerte der Sozialversicherung Hinweis Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an: Voraussetzung Der Mandant muss in der Fachanwendung LOHN angelegt sein. Nähere Informationen finden Sie im Info für Anwender Nr. 101 Schnelleinstieg LOHN Vorgehensweise Export Hinweis Es werden nicht alle Daten ausgelesen durch Datev Lohn und Gehalt, somit sind die Personaldaten nach dem Import zwingend zu bearbeiten. 1. Öffnen Sie in Datev Lohn und Gehalt den gewünschten Mandanten und wählen Sie im Hauptmenü die Funktion:»Mandant Exportieren ASCII-Export«

3 Seite 3. Legen Sie im nächsten Fenster das Zielverzeichnis fest in das die Daten ausgegeben werden sollen und klicken Sie auf <OK>. 3.. Import 1. Mandant in der Fachanwendung Agenda LOHN anlegen Vor dem Import ist der Mandant in Agenda LOHN anzulegen. Die Vorgehensweise finden Sie im Info für Anwender Nr. 101 Schnelleinstieg LOHN Achtung Die Lohnabrechnung in Agenda LOHN lassen Sie mit dem Monat beginnen, der auf den letzten Abrechnungsmonat in Datev Lohn und Gehalt folgt. Beispiel: Die Lohnabrechnung endet in Datev Lohn und Gehalt im März, so beginnen Sie mit der Lohnabrechnung in Agenda LOHN im April.. Stammdaten anlegen Folgende Stammdaten sind entsprechend zu den Stammdaten von Datev Lohn und Gehalt auch in Agenda LOHN unter dem Menüpunkt»Stammdaten«anzulegen: Mandanten-Krankenkassen Betriebsnummer und Bezeichnung Betriebsstätten Nummer und Bezeichnung Kostenstellen Nummer und Bezeichnung Abteilungen Nummer und Bezeichnung Gemeinden Bezeichnung 3. Personaldaten importieren»transfer Import Personaldaten aus Fremdprogrammen Import Datev Lohn und Gehalt für Windows«

4 Seite 4 Wählen Sie die Importdatei. Achtung Bei Export aus Datev Lohn und Gehalt werden zwei Dateien mit der Endung»txt«bereitgestellt. Für den Import der Stammdaten in LOHN wird folgende Datei benötigt: LG_ASCII_(Mandanten-Nr. 5-stellig)_(ausgewählter Abrechnungszeitraum)_(VKZ)_SD.txt Schaltfläche <Datei Lesen> anklicken. Im folgenden Fenster werden die importierbaren Datensätze und das Einleseprotokoll angezeigt. Die Mussfelder sowie Plausibilität der Daten werden geprüft. Eventuelle Fehler sind gekennzeichnet und müssen später nachbearbeitet werden. Das Einleseprotokoll sollten Sie als Hilfe bei der Datennachbearbeitung über PDF speichern. ausdrucken oder als Wenn nur bestimmte Datensätze importiert werden sollen: Datensätze markieren und Option»Nur markierte«wählen. Schaltfläche <Einlesen Starten> anklicken.

5 Seite 5 Sie erhalten eine Abfrage, ob auch die im Vorjahr ausgetretenen Mitarbeiter übernommen werden sollen. Wenn Sie die Abfrage bejaht oder verneint haben, erfolgt der Import. Sie erhalten eine Meldung, wie viele Datensätze importiert wurden, und ein Einleseprotokoll, das Sie am besten über Drucksymbol ausdrucken oder als PDF speichern Nachbearbeitung der Personaldaten Nach dem Import sollten alle Datensätze vollständig geprüft werden. Alle nachzubearbeitenden Personaldatensätze sind mit einem gelben Warndreieck gekennzeichnet. Klicken Sie einen Mitarbeiter doppelt an, werden Ihnen alle Felder angezeigt, die in LOHN als Mussfelder geschlüsselt und nachzubearbeiten sind. Feld Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Krankenund Pflegeversicherung Festbezüge, Lohnkontowerte und Vorjahreswerte der Sozialversicherung Geschäftsstellen der Krankenkassen Jahresfreibetrag Monatsfreibetrag Bundesland bzw. Rechtskreis Nationalität Erläuterung»Stammdaten Personaldaten SV Freiwillige KV/PV«. Sollen die Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Krankenund Pflegeversicherung automatisch berechnet werden, aktivieren Sie die Option»Freiwillige KV/PV«in den Personaldaten. Nachdem die Nachbearbeitung der Personaldaten abgeschlossen ist, können Festbezüge, Lohnkontowerte und SV-Vorjahreswerte erfasst werden. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. Ein Vortrag von Beitragsdifferenzen in der Mandanten-Krankenkasse erfassen Sie unter den Menüpunkt»Stammdaten Mandanten- Krankenkasse Register: Vortragswerte«.»Stammdaten Personaldaten SV Krankenkasse«Die Geschäftsstellen der Krankenkassen (Mussfeld) können aus Sicherheitsgründen in keinem Fall übernommen werden. Daher sind diese bei jedem Mitarbeiter manuell zuzuordnen.»stammdaten Personaldaten Steuern Jahresfreibetrag bzw. Monatsfreibetrag«. Standardmäßig wird hier die Gültigkeit für das aktuelle Jahr von 01 bis 1 eingetragen. Weichen die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte hiervon ab ist dies manuell anzupassen.»stammdaten Personaldaten Meldewesen Bundesland bzw. Rechtskreis«. Nach dem Import wird automatisch das in den Mandanten- Programmdaten hinterlegte Bundesland sowie der beim Mandanten hinterlegte Rechtskreis eingetragen. Individuell gültige Einstellungen sind manuell vorzunehmen.»stammdaten Personaldaten Meldewesen Nationalität«. Standardmäßig wird hier Deutschland eingetragen. Abweichende Nationalitäten sind manuell anzupassen.

6 Seite 3.4. Nachbearbeitung von Mitarbeitern in Fehlzeit Mitarbeiter mit Krankengeld, Krankentagegeld oder Mutterschaftsgeld sind in AGENDA LOHN im Rahmen der Optimierten Lohnberechnung im Kalender nachzubearbeiten:»stammdaten Personaldaten Register: Kalender«Eine ausführliche Beschreibung der Vorgehensweise finden Sie im Info für Anwender Nr. 149 Kalender in AGENDA LOHN Details Meldewesen Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat in Agenda LOHN, wird mit der ersten Monatsberechnung automatisch der Meldetatbestand 13»Anmeldung wegen sonstiger Gründe«erzeugt. Dieser Meldegrund ist abzugeben, wenn durch Datev Lohn und Gehalt eine Abmeldung mit Grund 3»Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystem«erzeugt wurde. Wurde durch Datev Lohn und Gehalt keine Abmeldung mit Grund 3 erstellt ist dort als Austrittsdatum der letzte Tag der Abrechnung zu erfassen. In Agenda LOHN ist in diesem Fall als Eintrittsdatum der erste Tag der Abrechnung mit Agenda LOHN zu erfassen. Beispiel: Abrechnung mit Datev Lohn und Gehalt bis März 01. Erster Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN ist der April 01. Eine Abmeldung mit Grund 3 wurde durch Datev Lohn und Gehalt nicht erzeugt. In diesem Fall ist im Monat März 01 bei allen Arbeitnehmern als Austrittsdatum der zu erfassen. Es wird eine Abmeldung mit Grund 30 erzeugt. In Agenda LOHN»Personaldaten Adresse«ist als Eintrittsdatum der zu erfassen. Es wird eine Anmeldung mit Grund 10 erzeugt. 5. Verwandte Themen Nr Datev pro: Datenübernahme FIBU Nr. 10 Datev Lodas: Datenübernahme LOHN Nr. 105 Datev pro: Datenübernahme ANLAG Nr. 043 Datev: Datenübernahme Nr. 080 Datev pro: Datenübernahme DMS

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