Enterprise Content Management Wie die Struktur der Wissensarbeitenden den Software- Einsatz in der Organisation bestimmt

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1 Enterprise Content Management 2010 Wie die Struktur der Wissensarbeitenden den Software- Einsatz in der Organisation bestimmt

2 Sponsoren & Impressum Hauptsponsoren Herausgeber und Redaktion: Dr. Pascal Sieber & Partners AG 2010 Dr. Pascal Sieber & Partners AG Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung, Bearbeitung, Übersetzung, Vervielfältigung und Verbreitung des Werks sowie dessen Teile oder Abbildungen in irgendeiner Form, z.b. durch Nachdruck, Fotokopie, Mikrofilm, Speicherung auf Datenträgern oder Herunterladen von Netzwerken ist nur mit Quellennachweis und vorgängiger schriftlicher Einwilligung des Herausgebers gestattet. Verkaufspreis: CHF 380 exkl. MwSt. Co-Sponsoren Lieferung: im PDF-Format Bezug: Dr. Pascal Sieber & Partners AG: Wissenschaftlicher Partner Medienpartner Verbandspartner Wir wünschen der Leserschaft erkenntnisreiche Lektüre und bedanken uns herzlich bei allen Entscheidungsträgern in den Unternehmen und Verwaltungen, die ihre Erfahrungen als Studienteilnehmer/-innen mit uns geteilt haben, sowie den Sponsoren für ihre Expertise und ihre Unterstützung, mit denen sie diese Studie ermöglicht haben. accelerate the pulse of ICT Bern, im Juni 2010, Norman Briner, Simon Ehrenbaum und Pascal Sieber Seite 1

3 Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort wissenschaftlicher Partner und Studienleiter 3 2. Management Summary 5 2. Einführung Wissensarbeitende Wissensarbeitende in der Organisation 9 3. Empirische Ergebnisse Aussagen zu ECM Software-Einsatz Aktuelle Herausforderungen 25 Records Management Investitionen in den kommenden drei Jahren 29 Web User Enabling Firmenpräsentationen Studiendesign Bleiben Sie auf dem Laufenden mit sieber&partners 50 Seite 2

4 Vorwort des wissenschaftlichen Partners Vorwort des wissenschaftlichen Partners ECM ist nicht nur ein vielfarbiges Konzept, sondern stellt nach wie vor eine Disziplin dar, deren Nutzen zu wenig fassbar gemacht oder artikuliert werden kann. Überhaupt scheint es eine grosse Herausforderung zu sein, das Nutzenpotential von ECM mit den notwendigen Massnahmen während der Phase der Strategieimplementierung einer Organisation zu koppeln. Dr. Clemente Minonne Berücksichtigt man jedoch im Kontext der Umsetzung strategischer Massnahmen das Management-Instrument Strategy Map gekoppelt mit der Balanced Scorecard (BSC), so kann die Existenz von ECM basierend auf der BSC-Potenzial- Perspektive des Lernens und Entwickelns eindeutig erklärt werden. Die Kernfrage, welche aus dieser Betrachtung der Organisation resultiert, lautet: Wie können wir unsere Veränderungs- und Wachstumspotentiale fördern und unterstützen, um unsere formulierten und ausgewählten strategischen Ziele zu verwirklichen? Aus der Perspektive des Lernens und Entwickelns einer Organisation betrachtet, werden drei Arten von Kapital unterschieden: Human-, Informations- und Organisationskapital. Die organisationalen Ressourcen Information und Wissen sowie die organisationalen Fähigkeiten und Kernkompetenzen ( Humankapital ), Informationssysteme ( Informationskapital ) oder Teamwork und Kultur ( Organisationskapital ) weisen deutlich auf die essentielle Wichtigkeit der Disziplin ECM hin. Auch wenn man heute durchaus von einer grossflächigen Verbreitung von ECM-Applikationen sprechen kann, widerlegt die vorliegende Studie, dass das Wissensmanagement, die unternehmensweite Verwaltung von und Suche (insbesondere) nach elektronischen Dokumenten sowie die Automation von Geschäftsprozessen zu den grössten Herausforderungen einer Organisation im Umgang Information und Wissen gehören. Die zu bewältigenden Herausforderungen liegen heute kaum mehr im Umfang und Tiefengrad der technischen Funktionalitäten einzelner ECM-Komponenten, sondern vielmehr auf der Verbindungsstelle zwischen den zu optimierenden, resp. zu automatisierenden Geschäftsprozessen der betroffenen Organisation. Diese Kluft kann dank der Management-Disziplin Wirtschaftsinformatik insbesondere mittels eines konsequenten und strukturierten Anforderungsmanagements überbrückt werden. Seite 3

5 Vorwort des Studienleiters Organisationen tun sich selbst einen Gefallen, wenn sie diesem Thema eine hohe Beachtung schenken. So könnte künftig George Bernard Shaw s Sprichwort wieder an Bedeutung gewinnen: If you have an apple and I have an apple and we exchange these apples then you and I will still each have one apple. But if you have an idea and I have an idea and we exchange these ideas, then each of us will have two ideas. (George Bernard Shaw, ) Vorwort des Studienleiters Die ECM-Studie konnten wir im 2010 nach 2004 und 2007 zum dritten Mal durchführen. Wir wollen damit einen Beitrag für Entscheider in Unternehmen und Verwaltungen leisten, damit sie ihre Entscheidungen für die Norman Briner Investitionen in ECM-Systeme dimensionieren und planen können. Enterprise Content Management betrachten wir im Vergleich zu betriebswirtschaftlicher Software und zu Web 2.0- Anwendungen. Dr. Clemente Minonne Stv. Leiter des Zentrums für Wirtschaftsinformatik der School of Management and Law, Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) 2004 haben wir vermutet, dass ECM ein sleeping giant ist. Damals war das Thema noch neu. Die Vermutung hat sich jetzt aber bestätigt. In ECM-Systeme wird ähnlich viel investiert, wie in ERP-Lösungen. ECM ist in diesen Jahren in der Wachstumsphase. Die IT muss sich darum kümmern, will sie den Anforderungen des Business noch gerecht werden. Norman Briner, Leiter Market Intelligence Seite 4

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