Inhaltsverzeichnis. iii

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 1 Lohn-Menü... 3 Benutzer... 3 Anmeldung... 3 Verwaltung... 3 Datenbank... 4 Auswahl... 4 Sichern/Wiederherstellen... 4 Kopie der Lohnverrechnung... 5 Löschen... 5 Datenbank Server wechseln... 5 Lizenz/Update... 5 Lizenz... 5 Update... 6 Drucken... 7 Drucken... 7 Seitenansicht... 7 Admin... 7 Monatssperre aufheben... 8 Kollektivverträge bestellen... 8 Erstellte ELDA Meldungen löschen... 8 Automatische Sicherung... 9 Alle Datenbanken umwandeln Zugriffssperren aufheben Benutzeranmeldung zurücksetzen Zugriffsberechtigung für SQL-Server Proxyeinstellungen Einstellungen Einstellungen Lohnarten Daten synchronisieren Einstellungen drucken Kollektivverträge Laufend Monat Dienstnehmer Stammdaten DN Suche DN anlegen DN löschen Stammdaten drucken Anzeige Lohnkonto Anzeige Abrechnungen (Abrechnungen löschen) Zeitenauswertung Kollektivvertrag Abrechnung Abrechnung erstellen Abrechnung wiederholen/überschreiben Abrechnung löschen Automatisches Abrechnen ii

3 Inhaltsverzeichnis Rollungen Rollungsreihe beginnen Rollung korrigieren Rollungsreihe löschen Lohnkonten DN Auswahl Drucken / Daten ausgeben Ausgabe für den Betriebsprüfer Listen Übersicht Abrechnungen/Rollungen DN Suche Rollungen nach Monaten SV-Gruppen Wechsel Netto- Bruttoberechnung Informationen bei Abrechnung Für den Dienstnehmer Lohnzettel (L16) Lohnbestätigung/Dienstzettel Arbeitsbescheinigung Zeiten Zeitenerfassung Zeitenauswertung Import Schwerarbeitszeit ELDA-Meldungen Vorgemerkte Meldungen Erstellte Meldungen Monatsabschluss Monat Monatsabschluss Assistent Monatliche Arbeiten Finanzamtabgaben Gemeindeabgaben GWB/BRU Beitragsnachweisung Meldungen ausgeschiedene DN ELDA-Meldungen Vorgemerkte Meldungen Erstellte Meldungen Überweisungen Dienstnehmer Lohnabhängige Abgaben Zahlscheindruck Buchungsbeleg Einstellungen Buchungsbeleg Beleg für bestimmte DN Gruppen Brutto- Nettolisten Kostenrechnung Abrechnungen drucken Gesammelter ELDA Versand Monatssperre iii

4 Programmbeschreibung rza lohn.easy Bemessungen Krankenkasse Finanzamt Gemeinde Jahresabschluss Monat Jahresabschluss Assistent Jährliche Arbeiten Meldungen für DN Kommunalsteuererklärung Dienstgeberabgabeerklärung ELDA-Meldungen Vorgemerkte Meldungen Erstellte Meldungen Unternehmenslohnkonto Jahreswechsel iv

5 Einleitung Sehr geehrter rza lohn.easy Anwender! Wir freuen uns, dass Sie sich für unser Produkt entschieden bzw. Interesse daran haben. Sie erhalten mit der rza lohn.easy eine Personalverrechnungssoftware, mit der die Abrechnungen Ihrer Dienstnehmer auf einfachste Weise durchgeführt werden können. Die Software unterstützt Sie nicht nur bei der Abrechnung, sondern stellt Programmfunktionen zur Verfügung mit denen wiederkehrende Tätigkeiten wie z.b. die Meldungen für ausgeschiedene Dienstnehmer, Überweisungen an Dienstnehmer oder Behörden usw. schnellstmöglich erledigt werden können. Bei der Entwicklung wurde großes Augenmerk auf ein modernes und übersichtliches Design gelegt. Dies bedingt eine bedienerfreundliche und logische Handhabung. Durch die Verwendung bereits vorgegebener Lohnarten können auch nicht so versierte Mitarbeiter die Personalverrechnung problemlos durchführen. Den Profis unter Ihnen ermöglicht die eigene Erfassung von Lohnarten Flexibilität. Unsere Software basiert auf modernsten Entwicklungssystemen. Somit sind wir auf zukünftige Veränderungen bestens vorbereitet, damit wir Ihnen immer zeitgerecht Up-Dates mit den gesetzlichen Änderungen anbieten können. Sie können als Anwender zwischen zwei Installationsarten wählen. Einmal die klassische Variante bei der Sie von uns eine DVD für die Grundinstallation erhalten und somit die Software auf Ihrer unternehmenseigenen IT installieren. Die zweite moderne Variante ist die rza lohn.web Version. Bei dieser Variante benötigen Sie nur einen Computer mit Breitbandinternetzugang und über diese Verbindung starten Sie einfach die Software ohne sich um Installationen oder Datensicherungen kümmern zu müssen. Das alles erledigt das RZA-Team für Sie. Ein weiterer Vorteil ist die komplette Ortsunabhängigkeit beim Zugriff auf Ihre Daten. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, die Software ist immer die gleiche, somit ist auch ein späterer Umstieg auf die Web Version jederzeit möglich. Bevor wir mit der Erklärung der einzelnen Programmpunkte beginnen, möchten wir Sie auf einige grundlegende optische Aufbauten der Software hinweisen, die sich wie ein roter Faden durch das Programm ziehen werden. Um Ihnen die Arbeit so weit wie möglich zu erleichtern, haben wir uns in Bezug auf die Darstellung für einige neue und sinnvolle Wege entschieden. Beginnen wir mit dem Menü, auch Multifunktionsleiste genannt. Die Multifunktionsleiste bietet uns die Möglichkeit Gruppierungen von zusammengehörigen Programmteilen optisch durchzuführen. Somit erhält der User einen besseren Überblick und kann einzelne Programmteile besser zuordnen. 1

6 Programmbeschreibung rza lohn.easy Eine weitere Darstellungsart die im gesamten Programm auftauchen wird, ist die Navigationsleiste. Diese befindet sich am linken Bildschirmrand. Die Navigationsleisten bieten meist eine Mehrfachauswahl von Programmfunktionen an. Als Beispiel sehen Sie hier die Navigationsleiste des Lohnartenfensters, in welcher Sie zwischen Lohnartensuche und Drucken / Daten ausgeben wählen können. Klicken Sie mit der Maus auf eine dieser Leisten, so ändert sich in der rechten Programmhälfte die Darstellung. Somit können auch komplexe Programmfunktionen übersichtlich dargestellt werden und der Bedienkomfort für den Anwender bleibt erhalten. Wie bereits seit unseren ersten DOS Versionen unterstützt Sie das Programm mit Hilfe von Kommentarzeilen. Diese Zeilen werden - wenn nötig - im untersten Bereich der Fenster dargestellt. Darin finden Sie, je nach dem wo Sie sich im Programm gerade befinden, Informationen über die korrekte Eingabe, Programmfunktionen usw. Die Programmbeschreibung können Sie entweder über die Multifunktionsleiste Hilfe oder durch Betätigen der Funktionstaste F1 aufrufen. Um die Programmbeschreibung nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen wechseln Sie in das Register Suchen. Durch Eingabe des gewünschten Suchbegriffes wird die Schaltfläche Themenliste aktiv. Betätigen Sie diese, so erscheint im unteren Bereich eine Liste mit allen Themen in denen der angegebene Suchbegriff aufscheint. Um nach einzelnen Wortteilen zu suchen fügen Sie am Beginn bzw. am Ende des Begriffes einen Stern an. Wollen Sie zum Beispiel alle Themen sehen, in denen Wörter vorkommen die mit Dienstgeber beginnen, so geben Sie als Suchbegriff Dienstgeber* ein. Es ist natürlich nicht möglich sämtliche Funktionen in einer Programmbeschreibung unterzubringen. Zusätzlich sind sehr viele Funktionen selbstbeschreibend und ergeben sich aus dem Kontext heraus. Sollten Sie weiterführende Informationen benötigen, so steht Ihnen natürlich unser Support Team telefonisch oder per Mail zur Verfügung. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Arbeiten mit rza lohn.easy Ihr rza software Team 2

7 Lohn-Menü Benutzer Anmeldung Dieser Programmpunkt ermöglicht das Wechseln zwischen verschiedenen Benutzern die für rza lohn.easy angelegt wurden. Um administrative Tätigkeiten ausführen zu können, tragen Sie den Benutzernamen Administrator" und das entsprechende Kennwort ein (standardmäßig ist das Kennwort admin" hinterlegt). Verwaltung Folgende Einstellungen können im Punkt Allgemein vorgenommen werden: Wollen Sie die Benutzeranmeldung beim Programmstart anzeigen? Ist diese Checkbox aktiviert, so erscheint bei jedem Start der rza lohn.easy das Fenster für die Benutzeranmeldung. Wollen Sie Benutzerberechtigungen verwalten? Sobald die Checkbox aktiviert wurde, erscheint der Punkt Berechtigungen in der Baumstruktur. Hier können Benutzergruppen angelegt werden, die mit spezifischen Rechten versehen sind. Die Rechteverwaltung bietet nun die Möglichkeit bestimmte Menüpunkte in der Multifunktionsleiste zu deaktivieren, sodass diese nicht mehr auswählbar sind. Anschließend werden diesen Gruppen einzelne Benutzer zugeordnet, welche somit die Rechte der Gruppe übernehmen. Wollen Sie die Benutzerliste anzeigen? 3

8 Programmbeschreibung rza lohn.easy Sobald dieser Punkt aktiviert ist, wird bei der Benutzeranmeldung ein zusätzlicher Button angezeigt, der alle angelegten Benutzer auflistet. Wollen Sie den Benutzern Datenbanken zuweisen? Ist diese Option ausgewählt, so haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden welche Datenbanken ein bestimmter Benutzer auswählen kann. Wenn Sie einen Benutzer bearbeiten, erscheint zusätzlich eine tabellarische Darstellung, die in der ersten Spalte die Datenbank anzeigt. In der zweiten Spalte kann ausgewählt werden, ob diese für den Benutzer bearbeitbar sein sollen oder nicht. Datenbank Hinweis: Jede Datenbank entspricht einem Mandanten (einer Firma). Auswahl Hier sehen Sie in tabellarischer Darstellung alle Datenbanken die Sie in rza lohn.easy bereits angelegt haben. Dieser Programmpunkt ermöglicht das Anlegen einer Datenbank (über den Button neue Datenbank ) bzw. das Umbenennen einer bestehenden Datenbank (über den Button Umbenennen ). Sichern/Wiederherstellen Dieser Programmteil beinhaltet zwei unterschiedliche Funktionalitäten. Das Register Sicherung erstellen erstellt eine aktuelle Sicherung der Datenbank in ein von Ihnen auswählbares Verzeichnis. Die zwei anderen Register ermöglichen die Wiederherstellung vorhandener Datenbanksicherungen. Der Punkt Sicherungsdateien listet dabei alle vorhandenen Sicherungsdateien des 4

9 Lohn-Menü ausgewählten Verzeichnisses auf, während das Register Sicherungsverlauf sämtliche Datensicherungen, sowie Zusatzinformationen wie das Datum der Sicherung oder den User der die Sicherung angefertigt hat, anzeigt. Komplettsicherung Sind Sie als Administrator angemeldet, so sind die Register Komplettsicherung erstellen und Komplettsicherung wiederherstellen ersichtlich. Diese Funktion dient als Umzugshilfe (z.b. wenn Sie einen neuen PC anschaffen) und ermöglicht das gleichzeitige Sichern bzw. Rücksichern von mehreren Datenbanken. Achtung: Beim Wiederherstellen einer Komplettsicherung werden alle Datenbanken gelöscht und danach die in der Sicherung enthaltenen Datenbanken eingelesen. Kopie der Lohnverrechnung Jeder Anwender der rza lohn.easy kann von seiner Lohnverrechnung eine Kopie herstellen und in ihr Probeabrechnungen und/oder Auswertungen vornehmen lassen. Der Punkt Neue Testdatenbank (Kopie) Ihrer Lohnverrechnung herstellen erzeugt eine 1:1 Kopie Ihrer aktuellen Datenbank, während der Punkt Leere Testdatenbank erstellen eine neue Datenbank ohne Einträge anlegt. Löschen Dieser Programmpunkt ermöglicht das Löschen von Datenbanken. Um einem unbeabsichtigten Entfernen einer Datenbank vorzubeugen, erscheint nach dem Klick auf den Button Löschen eine Abfrage, ob die ausgewählte Datenbank wirklich gelöscht werden soll. Hinweis: Sie müssen als Administrator angemeldet sein, um diesen Programmpunkt bedienen zu können! (siehe Anmeldung) Datenbank Server wechseln Sie können hier aus dem Programm heraus Ihren Datenbank Server wechseln. Das Klicken auf den Button in der Zeile Datenbankserver erzeugt eine Liste aller vorhandenen Datenbankserver. Weiters kann hier die Authentifizierungsmethode die verwendet wird, um auf den SQL Server zuzugreifen, verändert werden. Lizenz/Update Lizenz Im Lohn-Menü unter Lizenz/Update finden Sie den Programmpunkt Lizenz. Geben Sie hier Ihren von uns erworbenen Lizenznamen, den Lizenzort und Ihre Lizenznummer 5

10 Programmbeschreibung rza lohn.easy ein. Bitte achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung. Sollten Sie mit der Demo-Version arbeiten wollen, so aktivieren Sie den Punkt Demo. Abschließend klicken Sie auf den Button Speichern und Sie können mit rza lohn.easy arbeiten. Weitere Informationen zu Ihrer Lizenz finden Sie im Lohn-Menü im Punkt Info über rza lohn.easy. Update Im Lohn-Menü unter Lizenz/Update können Sie im Programmpunkt Update die neueste Version der rza lohn.easy downloaden. Wenn Sie das Fenster Update öffnen, sehen Sie unter dem Punkt Versionsnummer ob eine aktuellere Version verfügbar ist. Sollte eine aktuellere Version verfügbar sein, so wählen Sie das Verzeichnis aus, in welchem Ihre Update-Dateien liegen sollen und klicken Sie auf den Button Update herunterladen & installieren. Sobald das Update heruntergeladen ist, schließt sich das Lohnverrechnungsprogramm und es werden die neuen Update-Dateien umkopiert. Anschließend öffnet sich die rza lohn.easy wieder und Sie können weiterarbeiten. Bei Windows XP kann es beim Download des Updates zu folgender Meldung kommen. Deaktivieren Sie unbedingt die Checkbox "Computer und Daten vor nicht autorisierter Programmaktivität schützen" Bei Windows Vista und Windows 7 öffnet sich die Benutzerkontensteuerung welche Sie lediglich mit Ja bestätigen müssen. Arbeiten im Netzwerk: Sollten Sie im Netzwerk arbeiten, so können Sie das Verzeichnis auch auf einem Netzlaufwerk definieren. Sobald Sie das Update auf einen Computer heruntergeladen haben und rza lohn.easy auf einem anderen Computer im Netzwerk gestartet wird, wird automatisch das Update eingespielt - vorausgesetzt alle User haben dasselbe Verzeichnis ausgewählt. 6

11 Lohn-Menü Drucken Je nach dem welches Fenster geöffnet ist, können Sie die Punkte Drucken oder Seitenansicht im Lohn-Menü unter Drucken oder in der Multifunktionsleiste ansteuern. Wenn diese Punkte bedienbar sind, haben sie folgende Funktionen: Drucken Hier wird nicht auf den Drucker gedruckt, der in den Einstellungen gespeichert ist, sondern es wird ein Druckdialog geöffnet, wie Sie ihn von Word, Excel usw. gewohnt sind. Seitenansicht Wenn Sie auf Seitenansicht klicken, wird Ihnen die Tabelle oder das Dokument angezeigt, welches Sie gerade ausgewählt haben. Sie haben hier die Möglichkeit auf Ihren Standarddrucker zu drucken, per Druckdialog zu drucken, das Dokument in PDF auszugeben oder das Dokument zu zoomen. Mit dem erweiterten Modul kann jede Seitenansicht als PDF per versendet werden. Wurde der Versand unter "Einstellungen" - " Versand" aktiviert, so öffnet sich mittels Klick auf den Button "PDF als versenden" ein Fenster in welchem der Empfänger, ein Betreff und eine Nachricht erfasst werden können. Ein Video zum Thema Versand sowie nähere Informationen zum erweiterten Modul finden Sie auf unserem rza YouTube-Channel Admin Hinweis: Der Zugriff auf die hier angeführten Programmpunkte ist lediglich dem Administrator gestattet. Um sich als Administrator anzumelden, wählen Sie im Lohn-Menü unter Benutzer den Punkt Anmeldung und tragen Sie als Benutzernamen Administrator" ein. Standardmäßig ist das Kennwort admin" hinterlegt. Dieses kann jederzeit im Lohn- Menü abgeändert werden (siehe Benutzer - Verwaltung). Dieses Schutzwort sollte - aus Sicherheitsgründen - immer nur eine Person im Betrieb kennen - eben der Administrator. Somit kann nur eine Person die nachfolgenden Einstellungen bearbeiten. Da es sich dabei um diverse heiklere Arbeiten handelt, ist es sinnvoll diese Arbeiten einer Person anzuvertrauen, welche die Betriebsabläufe kennt und daher in der Lage ist die Programme richtig einzustellen. Wird das Passwort aus 7

12 Programmbeschreibung rza lohn.easy Sicherheitsgründen geändert, muss dieses gut aufbewahrt werden, um jederzeit auf dieses zurückgreifen zu können Monatssperre aufheben Es kann passieren, dass Sie die Monatssperre irrtümlich setzen. Damit Sie diese wieder aufheben können, muss zuerst sichergestellt werden, dass im aktuellen Monat noch keine Abrechnung(en) existiert(en). Sollte dies der Fall sein, muss/müssen diese zuvor gelöscht werden (siehe DN-Stammdate - Abrechnungen). Um die Monatssperre aufzuheben, melden Sie sich bitte als Administrator an. Im Lohn-Menü finden Sie unter Admin den Programmpunkt Monatssperre aufheben. Klicken Sie auf den Button Sperre aufheben. Sind alle Voraussetzung wie z.b. keine vorhandenen Abrechnungen erfüllt, so wird die Monatssperre aufgehoben und das Programm wechselt automatisch in das Vormonat. Alternativ können Sie die Monatssperre über den Menüpunkt Monatsabschluss - Monatssperre aufheben. Hierfür ist die Anmeldung als Administrator nicht erforderlich. Kollektivverträge bestellen Haben Sie das erweiterte Modul erworben, so können Sie sich als Administrator im Lohn-Menü unter Admin" - Kollektivverträge bestellen" für die Kollektivvertragsverwaltung registrieren, indem Sie eine -Adresse hinterlegen und den Button Zugangsdaten anfordern" betätigen. Benutzername und Passwort erhalten Sie sodann per . Nachdem die Daten hinterlegt und gespeichert wurden können Sie, ebenfalls über das Menü Admin" - Kollektivverträge bestellen", die von Ihnen benötigten Kollektivverträge erwerben. Damit die Kollektivverträge in den Stammdaten zugewiesen werden können, müssen sie zuvor in den Einstellungen hinzugefügt werden (siehe Einstellungen - Kollektivverträge) Ein Video zum Thema Kollektivvertragsverwaltung finden Sie auf unserem rza YouTube-Channel Erstellte ELDA Meldungen löschen Wurden ELDA Meldungen irrtümlich mehrfach aus der Lohnverrechnung ausgegeben (erstellt), so scheinen diese auch mehrfach im Navigationspunkt Erstellte Meldungen" auf. Die erstellten Meldungen können als Administrator im Lohn-Menü unter Admin" - Erstellte Meldungen löschen" entfernt werden. Beachten Sie, dass dies nicht die Stornomeldung für die Krankenkasse ersetzt. 8

13 Lohn-Menü Automatische Sicherung Die rza lohn.easy bietet die Funktionalität der automatischen Sicherung von Datenbanken an. Standardmäßig wird die aktuelle Datenbank bei folgenden Aktionen gesichert: beim Wechsel in eine andere Datenbank beim Beenden des Programms In dem Programmpunkt Automatische Sicherung lässt sich weiters einstellen in welches Verzeichnis die Datenbanksicherung gespeichert werden soll. Mit Hilfe der Checkbox Alte Datensicherungen löschen können Sie festlegen, ob alte Datensicherung gelöscht werden sollen. Sollten Sie diese Option aktivieren, kann zusätzlich angegeben werden wie alt die Sicherungen sein müssen um gelöscht zu werden. Sollten Sie das erweiterte Modul der rza lohn.easy verwenden, gibt es noch weitere Möglichkeiten der Sicherung. Sie haben dann die Auswahlmöglichkeit zwischen Vollautomatik, was der oben beschriebenen Funktion entspricht und dem Punkt Sicherungsintervall, der exklusiv dem erweiterten Modul zur Verfügung steht. Der grundsätzliche Unterschied zur Vollautomatik besteht darin, dass nicht einzelne Datenbanken gesichert werden, sondern beim Beenden des Programms ein Fenster erscheint, in dem Sie die Möglichkeit haben alle Datenbanken die gesichert werden sollen auszuwählen. Der Punkt Intervall (in Tagen) zwischen zwei Sicherungen gibt an nach welchem Zeitraum das Fenster (siehe Grafik) beim Beenden des Programms erscheint. Zusätzlich dazu besteht die Möglichkeit auch auf die Uhrzeit Rücksicht zu nehmen. Sollte eine Sicherung laut Intervall anstehen und Sie haben den Punkt Jederzeit aktiviert, erscheint das Sicherungsfenster (siehe Grafik) sobald Sie das Programm schließen. Ist hingegen die Option ab Uhrzeit aktiviert und beispielsweise 15 Uhr 9

14 Programmbeschreibung rza lohn.easy eingetragen, dann erscheint das Sicherungsfenster nur wenn Sie das Programm nach 15 Uhr beenden. Nähere Informationen zum erweiterten Modul erhalten Sie auf unserem rza YouTube-Channel Alle Datenbanken umwandeln Verwalten Sie mehrere Klienten, so kann das Umwandeln der Datenbanken nach Einspielen eines neuen Updates über das Lohn-Menü unter Admin" - Alle Datenbanken umwandeln" für alle Datenbanken auf einmal vorgenommen werden. Beachten Sie, dass dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen kann. Zugriffssperren aufheben Um etwaige Fehler, die durch das gleichzeitige Arbeiten von mehreren Usern in der rza lohn.easy entstehen könnten zu verhindern, wurden diverse Sperren in das Programm integriert. So ist es beispielsweise nicht möglich, dass die Stammdaten eines Dienstnehmers von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet werden. Dasselbe gilt auch für die Einstellungen und die Lohnarten. Sollten die Programmsperren durch einen Programmabsturz oder einen Programmfehler nicht korrekt gelöst worden sein, kann dies zur Folge haben, dass nicht mehr die gesamte Funktionalität zur Verfügung steht. In diesem Programmpunkt können Sie diese Sperren aufheben. Der Punkt Sperre der Einstellungen aufheben, hebt sämtliche Sperren der Einstellungen auf, die Punkte Sperre der Lohnarten aufheben bzw. Sperre von Dienstnehmern aufheben lösen die Sperren der Lohnarten und der Dienstnehmer. Benutzeranmeldung zurücksetzen Um ein mehrmaliges Anmelden eines Users zu vermeiden, wird bei jedem Start der rza lohn.easy der aktuelle User gespeichert. Sollte das Programm nicht ordnungsgemäß geschlossen werden, bleibt dieser User jedoch als angemeldet gespeichert. Das hat zur Folge, dass dieser Benutzer das Programm nicht mehr starten kann. Um dieses Problem zu lösen, zeigt dieser Programmpunkt eine tabellarische Darstellung aller im Programm angemeldeten User. Sollte hier ein Benutzer aufscheinen der nicht ordnungsgemäß angemeldet ist, kann dies korrigiert werden. Zugriffsberechtigung für SQL-Server 10

15 Lohn-Menü Unter folgenden Voraussetzungen kann es bei der Anlage von Datenbanken dazu kommen, dass eine erstellte Datenbank nur von jenem Benutzer angesprochen werden kann, der diese Datenbank angelegt hat: 1) manuell konfigurierter SQL Server (dh der SQL Server wurde nicht mit der mitgelieferten CD installiert) 2) Anmeldung am SQL Server erfolgt über Windows Authentifizierung 3) die Verwendung von Active Directory Gruppen Um dieses Problem zu lösen, muss in diesem Fenster der Name der Active Directory Gruppe angegeben werden, dessen Mitglieder Zugriff auf die Datenbanken haben sollen. Die Aktivierung der Checkbox Mitgliedern folgender Active Directory Grupppe Zugriffsberechtigungen für rza lohn.easy Datenbanken gewähren" erlaubt die Eingabe des Namens, der wie folgt aufgebaut ist : Domäne\Name der Sicherheitsgruppe". Nachdem diese Einstellung mit OK bestätigt wird, sind Datenbanken, die von einem Mitglied der Gruppe erstellt wurden, auch allen anderen Mitgliedern zugänglich. Proxyeinstellungen Um den Update-Download mit einem Proxyserver durchführen zu können, sind einmalig Einstellungen zu treffen. Melden Sie sich als Administrator an und starten Sie im Lohnmenü unter "Admin" den Punkt "Proxyeinstellungen". Geben die notwendigen Daten ein und starten sie die rza lohn.easy neu damit die Einstellungen wirksam werden. 11

16 Einstellungen Einstellungen Programmumfang Hier können Sie den Umfang den Ihre rza lohn.easy haben soll steuern. Durch Auswahl der unterschiedlichen Abfragen wird der gewünschte Funktionsumfang erweitert und zur Verfügung gestellt. So haben Sie die Möglichkeit wirklich nur jene Funktionen zu aktivieren, die Sie auch wirklich benötigen. Krankenkassen Legen Sie hier die in Ihrem Unternehmen vorhanden Krankenkassen an. Sie können bei jeder Krankenkasse zusätzlich zu den Sozialversicherungsdaten auch die Bankdaten der Kasse hinterlegen. Diese kann später für eine automatische Überweisung genutzt werden. Werden geringfügige Dienstnehmer in Ihrem Unternehmen abgerechnet, so müssen Sie die Art der Verrechnung bekanntgeben. Finanzamt Erfassen Sie Ihr Betriebsfinanzamt. Die Checkboxen DB-pflichtig und DZ-pflichtig dienen als Vorschlag bei der Neuanlage von Dienstnehmer. Die Bankdaten dienen zur Überweisung der lohnabhängigen Abgaben. Gemeinden Bei diesem Programmpunkt können beliebig viele Gemeinden hinterlegt werden. Diese bilden die Grundlage für die Berechnung der Kommunalsteuer und des DZ. Deshalb wird auch das Bundesland abgefragt. Arbeitsstätten Die Erfassung der Arbeitsstätten ist für die Meldung der Arbeitsstätte zwingend notwendig. Diese wird mittels ELDA an die Statistik-Austria versandt und ist Teil des Papier-Lohnzettels L16. Arbeitszeitmodelle Die hier erfassten Arbeitszeitmodelle stehen später beim Dienstnehmer zur Auswahl. Auf der einen Seite werden diese Informationen für die Versichertenmeldungen benötig, weiters fließen Informationen betreffend Überstunden in die Berechnung der Überstundenbasis mit ein. Sie können beliebig viele Arbeitszeitmodelle erfassen. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen mit dem Sie diese in den Dienstnehmerstammdaten in Verbindung bringen. Finanz-Online/ELDA Wenn Sie die elektronische Kommunalsteuererklärung direkt aus dem Programm heraus über das Webservice von Finanz-Online versenden möchten, müssen Sie hier die Webbenutzerdaten erfassen. 12

17 Einstellungen Ähnlich wie bei Finanz-Online können Sie auch bei ELDA die Meldungen direkt aus der rza lohn.easy versenden. Hierfür ist die Bekanntgabe des Verzeichnisses notwendig, in dem sich die ELDA Software befindet. SZ-Berechnungsmodelle Mithilfe der Sonderzahlungsberechnungsmodelle können Sie die unterschiedlichsten Berechnungsarten, die in Ihrem Unternehmen anfallen, definieren. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, den Sie später bei den DN-Stammdaten auswählen. Durch die Auswahl der einzelnen Lohnarten können Sie sich Ihre eigenen Berechnungsmodelle ganz individuell zusammenbauen. Bankdaten Die Bankdaten stehen Ihnen in späterer Folge für die Überweisungen der Löhne und Gehälter sowie der lohnabhängigen Abgaben zur Verfügung. Erfassen Sie Ihre IBAN und BIC, so können Sie auch die moderne SEPA Überweisung durchführen. Die Kennung und Absenderkennung wird für den elektronischen Datenaustausch mit den Banken benötigt. Erfragen Sie diese bei Ihrer Hausbank. Kollektivverträge Die hier erfassten Kollektivverträge scheinen zur Auswahl bei den Dienstnehmerstammdaten auf. Verwenden Sie die Kollektivvertragsverwaltung des erweiterten Moduls, so können hier die von Ihnen erworbenen Kollektivverträge hinzugefügt werden. Ein Video zum Thema Kollektivvertragsverwaltung finden Sie auf unserem rza YouTube-Channel Datenverarbeiter Füllen Sie diese Felder nur aus, wenn Sie Personalverrechnungen im Auftrag für Dritte durchführen. Diese Angaben werden mit den elektronischen Meldungen an ELDA bzw. Finanz-Online übermittelt, damit die Behörden den Ersteller bzw. Versender der Meldung identifizieren können. DG Abgabeerklärung Die Dienstgeberabgabe, auch U-Bahn Steuer genannt, wird nur an die Wiener Gemeinde abgeführt. Haben Sie eine solche Gemeinde angelegt, müssen Sie diese Eingabefelder ausfüllen. Je nachdem ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Einzelunternehmen oder eine Kapitalgesellschaft handelt, müssen Sie zwischen Firmenbuchnummer bzw. Geburtsdatum des Dienstgebers wählen. Diese Informationen werden auf der Dienstgeberabgabeerklärung angeführt. Neugründung Unter bestimmten Voraussetzungen sind Neugründer von DB, DZ, WB u. UV befreit. Um diese Befreiung im Programm zu automatisieren, erfassen Sie in diesen Eingabefeldern bitte entsprechende Modelle mit den Zeitraum der Befreiung. Die Modelle können in den Dienstnehmerstammdaten im Punkt "Neufög" zugeordnet werden. 13

18 Programmbeschreibung rza lohn.easy Druckereinstellungen Der hier von Ihnen ausgewählte Drucker dient als Standarddrucker für den Schnelldruck in rza lohn.easy. Sie haben jedoch später die Möglichkeit immer zwischen Schnelldruck, d.h. der Druck wird sofort ohne Rückfrage gestartet, oder dem Druckdialog zu wählen. In diesem Fall wird ein Druckfenster mit allen verfügbaren Druckern geöffnet. Zahlscheindruck Hier treffen Sie die Einstellungen zu Ihrem Zahlscheindruck. GWB/BRU Für die Abrechnung von Gewerkschaftsbeiträgen und Betriebsratsumlagen definieren Sie hier, ähnlich den Sonderzahlungsberechnungsmodellen oder Arbeitszeitmodellen, ein Modell mit einer aussagekräftigen Bezeichnung, welches Sie später in den Stammdaten dem Dienstnehmer zuweisen können. Wählen Sie die Art des Modelles und hinterlegen Sie ob ein Betrag oder ein Prozentsatz abgerechnet werden soll. Diese Einstellungen werden bei der späteren Abrechnung berücksichtigt. Filialen Wenn Sie beim Programmumfang bekannt gegeben haben, dass Sie mit Filialen arbeiten wollen, wird die Möglichkeit der Bearbeitung sichtbar. Es können beliebig viele Filialen angelegt werden. Pro Dienstnehmer kann eine Filiale hinterlegt werden. Sind diese Einstellungen vorgenommen, können die unterschiedlichsten Auswertungen wie z.b. Finanzamtabgaben, Gemeindeabgaben oder Kostenstellenauswertungen nach Filialen getrennt dargestellt werden. Kostenstellen Wenn Sie unter Programmumfang bekannt gegeben haben, dass Sie mit Kostenstellen arbeiten wollen, wird die Ansicht erweitert und Sie haben die Möglichkeit Kostenstellen zu erfassen. Die Kostenstelle mit der Nr. -1 wird vom System automatisch angelegt und kann auch nicht korrigiert werden. Sollten Sie die Kostenstellenfunktion nicht aktiviert haben, werden auf dieser Kostenstelle sämtliche Kosten vorgemerkt. Dadurch ist es möglich, Ihnen eine Kostenübersicht zu generieren, ohne dass Sie die Kostenstellen aktiviert haben. Die von Ihnen angelegten Kostenstellen können später den einzelnen Dienstnehmern prozentuell zugeordnet werden. Mitteilungen an alle DN Die hier erfassten Texte werden im ausgewählten Zeitraum auf den Abrechnungen gedruckt. Briefkopf Unter diesem Programmpunkt haben Sie die Möglichkeit Briefköpfe Ihres Unternehmens zu erfassen. Diese Briefköpfe können später für die Gestaltung von Lohnbestätigungen bzw. Dienstzettel herangezogen werden. Lohnkonten Sie können hier Zusatzeinstellungen für die Ausgabe Ihrer Dienstnehmerlohnkonten treffen. 14

19 Einstellungen Versand Haben Sie das erweiterte Modul erworben, so können Sie hier die nötigen Grundeinstellungen für den Versand treffen. Ein Video zum Thema Versand sowie nähere Informationen zum erweiterten Modul finden Sie auf unserem rza YouTube-Channel Lohnarten Die Lohnarten bilden neben den Einstellungen und Dienstnehmerstammdaten das Herz der Personalverrechnung. Aufgrund der Vielfalt von unterschiedlichsten Abrechnungsmöglichkeiten, entwickelt sich eine gewisse Komplexität, welche den Umfang und die Definition der Lohnarten betrifft. Damit Sie als Anwender so wenig wie möglich mit irgendwelchen Lohnartendefinitionen zu tun haben, wurde ein neuer Weg in der Lohnartengestaltung eingeschlagen. Wenn Sie eine neue Datenbank anlegen, werden bereits vollautomatisch die wichtigsten bzw. meistverwendeten Lohnarten für Sie angelegt. Diese werden in zwei unterschiedlichen Farben dargestellt. Alle Lohnarten die blau markiert sind, sind sogenannte fixe Lohnarten. Diese Lohnarten können von Ihnen nicht verändert bzw. gelöscht werden. Lohnarten die gelb markiert sind, können verwendet, verändert oder gelöscht werden. Eine Veränderung oder Löschung einer Lohnart ist jedoch nur möglich, solange diese noch nicht in irgendeiner Form verwendet wurde. Damit Sie aber auch selbst Lohnarten einfach und ohne großes Personalverrechnungswissen anlegen können, wurden diese von uns in Gruppen und Typen unterteilt. 15

20 Programmbeschreibung rza lohn.easy Die Gruppen und Typen schaffen eine übersichtliche Gliederung und Sie als Anwender müssen bzw. können nur zwischen diesen auswählen, wenn Sie eine neue Lohnart erfassen. Bis auf einige wenige Einstellungen die von Ihnen noch gewählt werden müssen, ist nichts weiter erforderlich um mit rza lohn.easy korrekte Abrechnungen durchführen zu können. Wenn Sie neue Lohnarten anlegen, oder wenn Sie Alle Lohnarten anzeigen lassen, haben Sie die Möglichkeit Lohnarten als Meine Lohnart(en) zu kennzeichnen. Damit geben Sie bekannt, welche Lohnarten Sie generell benötigen. In weiterer Folge bedingt diese Auswahl, dass bei sämtlichen Programmfunktionen bei welchen die Lohnarten zur Auswahl stehen, nur mehr jene angezeigt werden, die Sie als Ihre gekennzeichnet haben. Somit wird Ihre Lohnverrechnung schlanker und übersichtlicher. Wenn Sie eine neue Datenbank eingerichtet haben, so sind noch keine Lohnarten als meine gekennzeichnet. Dieser Schritt muss von Ihnen durchgeführt werden. Aktivieren Sie zu Beginn wirklich nur jene, die Sie auch wirklich benötigen. Sollten später weitere Lohnarten benötig werden, so können diese jederzeit nachträglich aktiviert werden. Folgelohnarten Mit dem erweiterten Modul kann unter Einstellungen Einstellungen Programmumfang die Abfrage Sie möchten Folgelohnarten definieren? aktiviert werden. Dies ermöglicht Ihnen für Lohnarten wie z.b. Urlaubsentgelt einen Prozentsatz oder einen Durchschnitt aus anderen Lohnarten ermitteln zu lassen. Markieren Sie unter Einstellungen Lohnarten die gewünschte Lohnart und betätigen Sie den Button Bearbeiten. Sie können nun zwischen Durchschnitt oder Prozentsatz wählen. Möchten Sie einen Durchschnitt von diversen Lohnarten errechnen lassen, so hinterlegen Sie die Anzahl der Monate und wählen sodann alle Lohnarten, welche in die Berechnung mit einfließen sollen. Aktivieren Sie in der Spalte Regelmäßigkeit all 16

21 Einstellungen jene Lohnarten, welche bei der Berechnung nur berücksichtigt werden sollen, wenn diese in mindestens der Hälfte der angegebenen Monate vorkommt. Möchten Sie die Folgelohnart anhand eines Prozentsatzes ermitteln lassen, hinterlegen Sie den gewünschten Prozentsatz und wählen Sie zwischen Basis KV- Bezug oder Basis Lohnart. Nähere Informationen zum erweiterten Modul erhalten Sie auf unserem rza YouTube-Channel Sortierung für Abrechnung Im Navigationspunkt Sortierung für Abrechnung" kann die Anordnung der Lohnarten für Abrechnung definiert werden. Hierfür wählen Sie die Lohnart und betätigen sodann den entsprechenden Pfeil. Nach Betätigen des Buttons Speichern" wird diese Sortierung für alle künftigen Lohnabrechnungen herangezogen. Daten synchronisieren Der Menüpunkt Daten synchronisieren ist nur bedienbar, wenn Sie das erweiterte Modul erworben haben. Das Menü dient zur Übernahme von Einstellungen wie Lohnarten, Arbeitszeitmodellen, SZ-Berechnungsmodellen, Kollektivverträgen, GWB/BRU Modellen, Briefköpfen, Kostenstellen, Datenverarbeiterstammdaten und Buchungsbelegen von einer in eine beliebig andere Datenbank. Nähere Informationen zum erweiterten Modul erhalten Sie auf unserem rza YouTube-Channel Einstellungen drucken Der Menüpunkt Einstellungen drucken ist nur bedienbar, wenn Sie das erweiterte Modul erworben haben. Sie können hier die Einstellungen (Firmentsammdaten) drucken oder als PDF ausgeben. Nähere Informationen zum erweiterten Modul erhalten Sie auf unserem rza YouTube-Channel 17

22 Programmbeschreibung rza lohn.easy Kollektivverträge Der Menüpunkt Kollektivverträge" ist nur mit dem erweiterten Modul bedienbar. Hier können die von Ihnen erworbenen (siehe Admin - Kollektivverträge bestellen) und in den Einstellungen angelegten (siehe Einstellungen - Kollektivverträge) Kollektivverträge jederzeit abgerufen werden. Ein Video zum Thema Kollektivvertragsverwaltung sowie nähere Informationen zum erweiterten Modul finden Sie auf unserem rza YouTube-Channel 18

23 Laufend Monat Wenn Sie das Programm starten, befinden Sie sich immer im zuletzt bearbeiteten Monat. Dieser wird in jedem Multifunktionspunkt, also unter Laufend, Monatsabschluss, und "Jahresabschluss", angezeigt. Der eingestellte Monat wirkt sich auf Listen wie Gemeindeabgaben, Finanzamtabgaben usw. aus. Bei Auswahl des Programmpunktes Monat kann immer der aktuelle Monat bzw. alle davorliegenden Monate, welche bereits gesperrt wurden, (siehe Monatssperre) ausgewählt werden. Möchten Sie in den nächsten, noch nicht bedienbaren Monat wechseln, so müssen Sie zuerst die Monatssperre bedienen. Dienstnehmer Stammdaten DN Suche Sie können den Dienstnehmer mit der Dienstnehmer-Nummer, mit dem Zunamen (eventuell auch nur mit Anfangsbuchstaben) oder mit der Versicherungsnummer suchen und durch Doppelklick aufrufen. Weiters haben Sie die Möglichkeit zwischen folgenden Punkten zu wählen: Beachten Sie bitte, dass Sie nach der Auswahl den Button Aktualisieren betätigen müssen. Wenn Sie bereits Stammdaten eines Dienstnehmers für einen Folgemonat erfasst haben, so wird dieser im aktuellen Monat nicht automatisch angezeigt. Sie müssen hierfür letztes DV aller DN aktivieren. DN anlegen Zur Durchführung der Lohnabrechnung muss eine Reihe von Informationen zur Verfügung stehen. Diese laufend benötigten Informationen nennen wir Dienstnehmer-Stammdaten. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit beim Erfassen der Stammdaten. Die erste Anlage der Stammdaten dauert sicher etwas länger. Hat man diese dann vollständig ausgefüllt, geht die Abrechnung sehr schnell. Viele Felder sind sogenannte 19

24 Programmbeschreibung rza lohn.easy Pflichtfelder, d.h. wenn diese nicht ausgefüllt sind, können die Stammdaten auch nicht gespeichert werden. Um einen neuen Dienstnehmer anzulegen, wählen Sie zunächst in der Multifunktionsleiste Laufend den Punkt Stammdaten und wechseln Sie in den Navigationspunkt Neuer DN. Es wird Ihnen die nächst freie DN-Nr. vorgeschlagen, die Sie auch abändern können. Sie können bis zu 9999 Dienstnehmer erfassen. Nach Eingabe der Grunddaten, wie Name, Adresse und Eintrittsdatum, gelangen Sie zu der Maske, in der folgende Baumstruktur angezeigt wird. 20

25 Laufend Gehen Sie bei der ersten Anlage der Stammdaten bitte alle Punkte der Baumstruktur (wie z.b. Angehörige, Lohnsteuer, Gemeinde, Bezug/Lohnarten usw.) der Reihe nach durch und erfassen Sie die Stammdaten vollständig. Geben Sie unbedingt die Versicherungsnummer, die Krankenkasse und die Beschäftigungsart ein. Dort, wo die Baumstruktur ein + anzeigt, können noch mehrere Punkte geöffnet werden. So z.b. bei +SV die Zusätzlichen SV-Daten und den Punkt Altersteilzeit. Bitte füllen Sie auch die zusätzlichen SV-Daten vollständig aus. Beachten Sie, dass das Feld Tätigkeit ein Pflichtfeld ist. Unter Bezug/Lohnarten werden die Lohnarten angelegt, die regelmäßig zur Auszahlung gelangen. Wenn der Betrag immer gleichbleibend ist, kann dieser auch im Stamm hinterlegt werden. Alle diese Lohnarten werden dann in die Abrechnung übernommen. Hier können selbstverständlich noch Änderungen vorgenommen oder andere Lohnarten hinzugefügt werden. Zeiten Im Punkt Zeiten können Sie den Urlaubsanspruch des Dienstnehmers erfassen sowie die Normalstunden definieren. Wenn Zeiten erfasst und in die Abrechnung übernommen werden, muss festgelegt werden, welcher Lohnart die Normalstunden zuzuordnen sind. Die Urlaubsverwaltung ist entweder in Tagen oder Stunden sowie nach Kalenderjahr, Arbeitsjahr, oder sonstigem Beginn möglich. ELDA-Meldungen Öffnen Sie in der Baumstruktur den Punkt ELDA-Meldungen um Versichertenmeldungen wie Anmeldungen, Abmeldungen, Änderungsmeldungen, Arbeits- und Entgeltbestätigungen sowie Anträge auf Zuschuss für Entgeltfortzahlung für den Dienstnehmer zu erstellen. Alle Meldungen die Sie vorgemerkt haben, werden im Menü ELDA-Meldungen gesammelt und können gemeinsam übermittelt werden. (siehe ELDA-Meldungen) 21

26 Programmbeschreibung rza lohn.easy ELDA-Journal Im ELDA-Journal sehen Sie alle personenbezogenen ELDA-Meldungen, die entweder vorgemerkt oder bereits erstellt (übermittelt) wurden. Hier können Sie auch Meldungen anzeigen lassen, stornieren, richtigstellen oder löschen. Bitte beachten Sie, dass eine Richtigstellung nur bei An- bzw. Abmeldungen wegen eines falschen An- bzw. Abmeldedatums möglich ist. Ansonsten erstellen Sie eine Stornomeldung und anschließend eine korrekte Versichertenmeldung. DN löschen Sie können einen Dienstnehmer nur löschen, solange keine Abrechnung vorhanden ist. Öffnen Sie den Dienstnehmer in den Stammdaten und betätigen Sie den Button Löschen. Stammdaten drucken Öffnen Sie in der Multifunktionsleiste Laufend den Punkt Stammdaten und wechseln Sie in den Navigationspunkt Stammdaten Ausdruck. Hier können Sie die gewünschten Dienstnehmer auswählen und deren Stammdaten drucken oder durch Betätigen des Buttons Anzeigen in die Seitenansicht wechseln. 22

27 Laufend Anzeige Lohnkonto Wenn Sie den gewünschten Dienstnehmer in den Stammdaten aufgerufen haben, können Sie im Navigationspunkt Lohnkonto das Lohnkonto dieses Dienstnehmers aufrufen. Anzeige Abrechnungen (Abrechnungen löschen) Wenn Sie den betreffenden DN in den Stammdaten aufgerufen haben, können Sie im Navigationspunkt Abrechnungen anzeigen/löschen alle Abrechnungen von diesem Dienstnehmer für das entsprechende Dienstverhältnis anzeigen lassen. Mit Doppelklick auf die entsprechende Zeile, können Sie die Abrechnung bzw. die Rollung nochmals aufrufen. Ist das Abrechnungsmonat noch nicht gesperrt, so können Sie hier auch Abrechnungen und Rollungen löschen. (Siehe auch Rollungen - Rollungsreihe löschen) Zeitenauswertung Im Navigationspunkt Zeitenauswertung können die erfassten Zeiten des Dienstnehmers in übersichtlicher Form wiedergegeben werden. Sie haben die Wahl zwischen dem Journal, den Arbeitszeiten, dem Urlaub, der Krankheit, dem Zeitausgleich und den sonstigen Lohnarten. Haben Sie in den Einstellungen im Programmumfang festgelegt, dass Sie nur Urlaub und Krankheit verwalten, so stehen Ihnen bei der Zeitenauswertung nur das Journal für Urlaub und Krankheit zur Verfügung. Die Auswertungen erfolgen grundsätzlich über den Jahreszeitraum. Die Auswahl eines anderen Zeitraums, auch jahresüberschreitend, ist jedoch möglich. Eine Ausnahme stellt die Urlaubsverwaltung dar, hier können Sie zwischen allen Aufzeichnungen und dem aktuellen Urlaubsjahr wählen. Jede Auswertung kann sowohl gedruckt als auch in eine Datei ausgegeben werden. Kollektivvertrag Wurden mit dem erweiterten Modul Kollektivverträge bestellt (siehe Admin - Kollektivverträge bestellen) und diese in den Einstellungen angelegt (siehe Einstellungen - Kollektivverträge), so können Sie in den Stammdaten den jeweiligen Kollektivvertrag sowie die zutreffende Lohngruppe auswählen. Aktivieren Sie die 23

28 Programmbeschreibung rza lohn.easy Abfrage Beim Monatswechsel soll auf eventuelle Vorrückungen innerhalb der Lohngruppe bzw. allgemeine Lohnerhöhungen im nächsten Monat geprüft werden", um bei der Monatssperre einen Hinweis bezüglich kollektivvertraglicher Lohnerhöhungen zu erhalten. Wenn zusätzlich das Datum der 1. Vorrückung hinterlegt wurde, erhalten Sie außerdem einen Hinweis wenn sich für den Dienstnehmer innerhalb der Lohngruppe die Vorrückungsstufe ändert. Über den Navigationspunkt Kollektivvertrag" ist der beim Dienstnehmer zugeordnete Kollektivvertrag ersichtlich. Auf unserem rza YouTube-Channel finden Sie ein Video zum Thema Kollektivvertragsverwaltung Abrechnung Auf unserem rza YouTube-Channel finden Sie ein Video zur Abrechnung von Sonderzahlungen Abrechnung erstellen Wählen Sie in der Multifunktionsleiste Laufend den Punkt Abrechnen. Im ersten Schritt haben Sie die Möglichkeit links in der Navigationsleiste die Dienstnehmer- Suche einzuschränken. Im Arbeitsbereich werden Ihnen in tabellarischer Form die zur Abrechnung möglichen Dienstnehmer angezeigt. Hier erhalten Sie neben den Dienstnehmerdaten auch Informationen, ob bereits Abrechnungen bzw. Aufrollungen durchgeführt wurden. 24

29 Laufend Im rechten Bereich können Sie nach Auswahl eines Dienstnehmers eine Abrechnung durch Betätigen des Buttons Abrechnen durchführen. Wählen Sie die Checkbox Nur SZ, so können Sie eine separate Abrechnung nur für die Sonderzahlungen durchführen. Dies ist jedoch nur vor der laufenden Abrechnung möglich. Haben Sie einen Dienstnehmer ausgewählt, so gelangen Sie zu dem Navigationspunkt Lohnarten. Hier erhalten Sie in übersichtlicher, tabellarischer Darstellung alle Lohnarten angezeigt, die zuvor von Ihnen in den Stammdaten erfasst wurden. Damit weitere Lohnarten auf einfache Weise hinzugefügt werden können, wurde eine Baumstruktur eingefügt. Durch Auswahl eines Punktes in der Baumstruktur, welcher gleichzeitig die Gruppen der Lohnart darstellt, wechselt die tabellarische Darstellung und es werden nur mehr jene Lohnarten angezeigt, die zu dieser Gruppe gehören und als Ihre Lohnarten gekennzeichnet sind (siehe Lohnarten). 25

30 Programmbeschreibung rza lohn.easy Möchten Sie alle Lohnarten, die bei dieser Abrechnung hinterlegt sind angezeigt bekommen, so wählen Sie einfachen den Punkt Gesamt. Die Ansicht der Lohnarten wird zweifärbig dargestellt. Entweder gelb oder weiß. Für Sie als Anwender bedeutet dies, dass Sie alle Felder die weiß dargestellt werden, bearbeiten können. Die mögliche Bearbeitung ist abhängig vom ausgewählten Lohnartentyp, der in jeder Lohnart enthalten ist. Sollten Bezeichnungen weiß dargestellt werden, so können Sie durch Klicken auf die Bezeichnung und den danach aufscheinenden Pfeil weitere Abrechnungsinformationen zu dieser Lohnart erfassen. Diese Technik wurde von uns dann gewählt, wenn die Spalten Anzahl, Einheit, Satz und Betrag nicht mehr ausreichend sind, wie zum Beispiel bei der Urlaubsersatzleistung. 26

31 Laufend Wenn Sie alle Lohnarten erfasst haben, die Sie zur Abrechnung bringen wollen, wählen Sie den Navigationspunkt Abrechnung. Es wird Ihnen sofort eine Druckvorschau der durchgeführten Dienstnehmerabrechnung angezeigt. Diese können Sie nun Speichern oder Drucken/Speichern. Sollten Sie die Funktionalität des Monatsabschluss Assistenten (siehe Monatsabschluss Assistent) nutzen wollen, so empfehlen wir die Abrechnungen nur zu Speichern um diese dann gemeinsam mit sämtlichen Auswertungen und Listen auf einmal zu drucken. Mit der Auswahl weitere Vorgehensweisen, haben Sie die Möglichkeit, sofort weitere Aktivitäten wie zum Beispiel den automatischen Aufruf des nächsten Dienstnehmers anzustoßen. Damit wird Ihnen ein lästiger Arbeitsschritt abgenommen und Sie sparen wieder etwas mehr Zeit durch die Verwendung unserer rza lohn.easy. 27

32 Programmbeschreibung rza lohn.easy Abrechnung wiederholen/überschreiben Wenn Sie eine Abrechnung durchgeführt haben und Sie befinden sich in einem noch nicht gesperrten Monat, so haben Sie die Möglichkeit diese Abrechnung nochmals zu verändern. Wählen Sie einen Dienstnehmer aus, den Sie bereits abgerechnet haben, wird Sie die Software darauf aufmerksam machen und die Möglichkeit des Wiederholens bzw. des Überschreibens anbieten. Beim Wiederholen wird die zuvor erstellte Abrechnung 1:1 eingelesen und zur Bearbeitung angezeigt. D.h. sämtliche erfasste Lohnarten werden angezeigt und die Abrechnungsparameter (Stammdaten) entsprechen jenen der ursprünglichen Abrechnung. Beim Überschreiben wird die zuvor erstellte Abrechnung gelöscht und die Abrechnungsparameter (Stammdaten) werden aus den aktuell vorhandenen Stammdaten neu eingelesen. Allfällig geänderte Werte bei den Lohnarten müssen wieder erfasst werden. Für die Praxis: Haben Sie sich nur bei Beträgen der Lohnarten geirrt, können Sie problemlos Wiederholen" wählen. Hatten Sie aber vergessen vor der Abrechnung Änderungen in den Stammdaten durchzuführen, so müssen Sie Überschreiben" wählen, damit diese wirksam werden. Abrechnung löschen Siehe DN-Stammdaten - Abrechnungen anzeigen/löschen Automatisches Abrechnen Im erweiterten Modul steht in den Dienstnehmerstammdaten im Punkt Bezug/Lohnarten" die Abfrage Dienstnehmer automatisch abrechnen" zur Verfügung. Wurde diese Abfrage aktiviert, können Sie im Menü Laufend" - Abrechnungen" den Button Automatisch Abrechnen" betätigen und somit alle gewünschten Abrechnungen mittels einem einzigen Mausklick speichern lassen. Für die Abrechnungen relevante Fehlermeldungen bzw. Hinweise und Informationen, wird eine separate Tabelle ausgeworfen welche auch gedruckt oder exportiert werden kann. Die automatische Abrechnung kann auch mit dem Monatsabschlussassistenten durchgeführt werden. 28

33 Laufend Ein Video zum Thema automatisches Abrechnen sowie nähere Informationen zum erweiterten Modul finden Sie auf unserem rza YouTube-Channel Rollungen Mit Hilfe von Rollungen können Abrechnungen von bereits abgeschlossen Monaten verändert werden. Die daraus entstandenen Differenzbeträge werden vollautomatisch im aktuellen Abrechnungsmonat berücksichtigt. Auf unserem rza YouTube-Channel finden Sie ein Video zum Thema Monatssperre/Aufrollung Rollungsreihe beginnen Veränderungen von Abrechnungen aus Vormonaten müssen immer vor der aktuellen Abrechnung im eingestellten Monat erfolgen. Pro Dienstnehmer und eingestellten Monat ist nur eine Rollungsreihe möglich, mit welcher jedoch mehrere Monate verändert werden können. Um eine Rollung zu starten wählen Sie bitte den Button Rollungsreihe beginnen. Sie erhalten nun in Form einer tabellarischen Darstellung, eine zeitliche Übersicht des eingestellten Abrechnungsjahres. Diese gliedert sich in Dienstverhältnisse und Abrechnungsmonate die vor dem aktuellen Monat liegen und somit veränderbar sind. Sie müssen nun eine Auswahl treffen, mit der Sie den Zeitpunkt (Monat) bekannt geben mit welchem die Rollungsreihe beginnen soll. Je nachdem ob in diesem Monat bereits eine Abrechnung vorhanden ist oder nicht, wählen Sie bitte den Button Abrechnung oder Abrechnung einfügen. 29

34 Programmbeschreibung rza lohn.easy Danach erhalten Sie eine weitere Ansicht, in der Sie zur bereits durchgeführten Auswahl weitere Abrechnungen bekanntgeben können, die ebenfalls im Zuge dieser Rollungsreihe verändert werden sollen. Sind Monate ohne Abrechnungen vorhanden, so können Sie Abr. einfügen auswählen. Weiters erhalten Sie die Information welche Abrechnungen automatisch gerollt werden. Dies ist dann der Fall, wenn diese Abrechnung(en) mit Sonderzahlungen in Verbindung stehen. 30

35 Laufend Wenn Sie den Navigationspunkt Lohnarten wählen, so befinden Sie sich in der gewohnten Erfassung der abrechenbaren Lohnarten. Hierbei handelt es sich um jene Lohnarten die zum damaligen Zeitpunkt abgerechnet wurden. Führen Sie hier Änderungen der abzurechnenden Beträge durch. Bearbeiten Sie eine Rollung, so ist dies durch die färbige Darstellung der Informationszeile zu erkennen. Neben den Lohnarten können bei Rollungen auch die Abrechnungsparameter verändert werden. Wählen Sie den Navigationspunkt Abrechnungsparameter, so werden jene Einstellungen angezeigt, welche zu der ursprünglichen Abrechnung geführt haben. Eine weitere Besonderheit ist die Funktion weitere Vorgehensweisen. Enthält die bearbeitete Rollungsreihe mehr als eine Abrechnung, so wird die Funktion weitere Vorgehensweisen automatisch mit nächste Abr. in Rollungsreihe vorgeschlagen, damit Sie schnellstmöglich die Rollungsreihe durcharbeiten können. 31