Bereitstellen der Buchungsdaten für das Finanzamt (GDPdU) Arbeiten mit CIPKOM

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1 Bereitstellen der Buchungsdaten für das Finanzamt (GDPdU) Arbeiten mit CIPKOM Anleitung 11_0 152 Stand: April 2012

2 Impressum Herausgeber Bayerischer Jugendring Körperschaft des öffentlichen Rechts (K.d.ö.R.) vertreten durch den Präsidenten Matthias Fack Herzog-Heinrich-Straße München Redaktion Roman Büchler Innenrevisor Rechtliche Hinweise Der Bayerische Jugendring (BJR) übernimmt keine Garantie dafür, dass die bereitgestellten Informationen vollständig, richtig und in jedem Fall aktuell sind. Der BJR weist u. a. durch Links auf Internetseiten anderer Anbieter hin. Für alle diese Links gilt, dass der BJR keinen Einfluss auf die aktuelle und zukünftige Gestaltung sowie Inhalte der verlinkten Seiten hat. Er distanziert sich hiermit ausdrücklich von allen fremden Inhalten aller verlinkten Seiten, zu denen er den Zugang zur Nutzung vermittelt und übernimmt für diese keine Verantwortung. Warenzeichen und Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber/-innen. Diese Arbeitshilfe und alle ihre Inhalte einschließlich Musterbriefe, Formulare, Abbildungen, Tabellen, etc. sind urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechts ist ohne Zustimmung des BJR unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigung und die Speicherung und Bearbeitung in elektronischen Systemen. Fundst 1

3 GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 1 Rechtliche Grundlage Die Finanzämter haben seit rund 10 Jahren das Recht, die Daten der Buchhaltung anzufordern. Hierzu ist im BMF-Schreiben vom 16. Juli IV D 2 - S /01 ausgeführt: Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde nach dem Gesetz drei Möglichkeiten zur Verfügung. Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen: a) Sie hat das Recht, selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem dergestalt zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die gespeicherten Daten nimmt und die vom Steuerpflichtigen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und Software zur Prüfung der gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen (Daten) nutzt (unmittelbarer Datenzugriff). Dabei darf sie nur mit Hilfe dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen durch die Finanzbehörde aus. Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten gegebenenfalls unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. b) Sie kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt, um den Nur-Lesezugriff durchführen zu können (mittelbarer Datenzugriff). Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden. c) Sie kann ferner verlangen, dass ihr die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden (Datenträgerüberlassung). Der zur Auswertung überlassene Datenträger ist spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide an den Steuerpflichtigen zurückzugeben oder zu löschen. Die Bezirks-, Kreis- und Stadtjugendringe wie auch der Bayerische Jugendring müssen also, wenn sie vom Finanzamt geprüft (z.b. Lohnsteueraußenprüfung) werden, die Daten ihrer Buchhaltung und ggf. auch von Zusatzprogrammen (Belegungsprogramme im Verleih oder bei Übernachtungseinrichtungen, wenn damit Rechnungen erstellt werden) bereitzustellen. 2. Umsetzung in CIPKOM Zu a): Der Nur-Lesezugriff kann über eine Benutzergruppe definiert werden. (Menüs Auskunft und ggf. Auswertungen ). Zu b) Die Bereitstellung der Daten kann über eine spezielle Auswertung erreicht werden, die über Individuelle Auswertungen ausgegeben werden können. Zur Einrichtung dieser Auswertung kann in der CIPKOM-Menüzeile über Fragezeichen auf Zusätzliche Informationen zugegriffen werden. Die Auflistung stellt verschiedene Dokumente 1 bereit: 1 Es können auch weitere Dokumente für die Praxis interessant sein, etwa die Anwenderinformation Auskunft Anordnungen Fundst 2

4 Die Systemdokumentation Datenexport zur Prüfung im Rahmen der GDPdU ausdrucken. Für die Cipkom-Anwender ist Ziff. 1 einschlägig! Nun im Explorer in das Verzeichnis Cipkom/Repgen wechseln. Die erforderliche Auswertung, die in Cipkom installiert werden muss, ist im Ordner Cipkom/Repgen/Gdpdu-kam abgelegt. Die Installation der Auswertung erfolgt über Datei/Konfiguration/Konfiguration Assistent/Import von Auswertungen. Die Datenquelle liegt sehr versteckt im Ordner Cipkom. Wird dieser Ordner gewählt, erscheint im Importfenster nochmals der Pfad. Nun die erste Auswertung durch Hinzu>> ins rechte Fenster verschieben und den Vorgang mit Importiere Auswertungen abschließen. Nach dem erfolgreichen Import kann die Auswertung dann über Kassenwesen/individuelle Auswertungen\KB2 ausgeführt werden. Nach Anstoßen der Auswertung mit Start und die Abfrage konkretisieren. Bitte beachten, dass die Gliede- rungs- und Gruppierungsziffer ohne Leerraum anzugeben ist. D.h. 1,5 steht für Einzelplan 1 5! Fundst 3

5 Nachdem als GKZ 0 gesetzt wird, frägt das System nochmals nach; nur leer Das Ergebnis des Auslesevorgangs wird in Cipkom/Repgen/out abgelegt: Nun diese Datei kopieren und in den Ordner Cipkom/Repgen/Gdpdu-kam einfügen. Damit stehen dort folgende Dateien zur Verfügung, die an das Finanzamt zu geben sind. Sollte eine Auswertung für mehrere Haushaltsjahre notwendig sein, ist zu empfehlen, im Ordner Gdpdu-kam eine entsprechende Anzahl von Unterordnern (benannt nach Haushaltsjahren) anzulegen und dort die drei Dateien abzulegen und dann zu übergeben. Fundst 4

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