Support-Leistungen für den Service vor Ort - Chancen der Kostensenkung durch. Bündelung von Dienstleistungen. Wolfgang Scherer Geschäftsleitung

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1 Support-Leistungen für den Service vor Ort - Chancen der Kostensenkung durch Bündelung von Dienstleistungen Wolfgang Scherer Geschäftsleitung 2. Mitglieder- und Partnertag des Zweckverband Elektronische Verwaltung in M-V 22. Juni 2011

2 Ausgangsüberlegungen Die demographische bedingte Abnahme der Beschäftigtenzahl im öffentlichen Dienst Die zunehmende Komplexität der IT (24/7-Betrieb, egov-aktivitäten etc.) Eine veränderte Erwartungshaltung von Politik, Bürgern und Wirtschaft an die Serviceleistungen der Verwaltung Die Unterstützung der Verwaltungsbeschäftigten vor Ort unter Zuhilfenahme kostengünstiger Dienstleistungen verbessern bzw. durch Arbeitsteilung kostengünstiger gestalten 2

3 Der kommunale Service-Provider 1971 Gründung 1972 Betriebsaufnahme Kommunaler Zweckverband (seit 1977) IT-Dienstleister für Kommunalverwaltungen und kommunale Einrichtungen Ca IT-Arbeitsplätze im Verbandsgebiet über 175 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Umsatz 2009: rd. 25,8 Mio. 3

4 Kunden und Anwender 3 Kreise, 34 Städte und Gemeinden (ca Einwohner im Zweckverband) Eigenbetriebe, Werke Gemeinnützige Vereine und Gesellschaften Kooperationen (OWL, Siegen, Rhein-Erft- Ruhr) Ca. 600 Kommunale Anwender in dreizehn Bundesländern Direkt oder indirekt werden über 6 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut 4

5 Die Aufgabenbereiche Finanzwesen Sicherheit und Ordnung Schulen Soziales und Jugend Bau und Vermessung Innere Verwaltung Querschnittsaufgaben Beratung Datenschutz Gebühren, Steuern, Kasse Meldewesen, Wahlen, Sicherheit Schulverwaltung, Bildungsnetz, Schüler Online Sozialleistungen, Jugendfürsorge Bauverwaltung, Bauordnung, Liegenschaftskataster Personalabrechnung, -management, Zeitwirtschaft CMS, CRM, elektronisches Archiv, Workflows, egovernment-portal IT-Sicherheit, Implementierung, Projektmanagement Aufgabenübernahme, Schulung Hosting & dezentraler Service Personaldienstleistungen Desk-top-Services, Urlaubsvertretungen 5

6 Das Rundum -Konzept: Umfassende IT Unterstützung für Kommunen Analyse & Konzeption Betrieb & Betreuung Beschaffung & Entwicklung Einweisung & Schulung Installation & Konfiguration 6

7 Umsatzentwicklung Seit 2009 (neue Satzung) freiwilliger Leistungsbezug der Verbandsmitglieder Geringe Umlagefinanzierung für F&E, Netz und Sicherheit 7

8 Transparenz und Kommunikation 1. Intensive Betreuung der Leitungs- und Fachebenen 2. Neufassung einer rechtssicheren und bedarfsgerechten Zweckverbandssatzung 3. Umfassende Informationen 8

9 Aktuelle Ausgangssituation Kritische Haushaltslage Personalknappheit Organisatorische Rahmenbedingungen (Vertretungsmöglichkeiten/ Perspektiven) Demografischer Wandel 9

10 Shared Services / Zusammenarbeit Unter dem Begriff Shared Services wird die Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen einer Organisation verstanden. Dabei werden gleichartige Prozesse aus verschiedenen Bereichen eines Unternehmens bzw. einer Organisation zusammengefasst und von (einer) zentralen Stelle(n) oder Abteilung(en) erbracht. Die anbietende Stelle wird in der Regel als Shared Service Center, kurz SSC, bezeichnet. Die Abteilungen, welche die Dienstleistungen in Anspruch nehmen, stehen in einer Art Kundenverhältnis zum SSC. Quelle: Wikipedia 10

11 Ziel Sicherstellung der Aufgabenerfüllung Verbesserte Wirtschaftlichkeit Standardisierte Abläufe Kürzere Laufzeiten Bessere Servicequalität Perspektiven für MitarbeiterInnen 11

12 Kooperationsmodelle wechselseitige Auftragsarbeit A macht Buchhaltung B macht Personalwesen gemeinschaftliche Wahrnehmung Buchhaltungs-AÖR IT-Zweckverband Outsourcing an Dienstleister z.b. Personalabrechnung durch Shared service center 12

13 Chancen für die Zusammenarbeit: Buchhaltung E-Rechnungen werden bei Posteingang gescannt und auf Vollständigkeit überprüft papierlose Überstellung Gemeinde Y A-Rechnungen werden vom Sachbearbeiter als Dokument in den Workflow eingestellt Kreis X Belege werden indiziert, validiert und über Workflow an zust. Sachbearbeiter (in) zugewiesen Belege werden bearbeitet, Kontenzuweisung, sachl.-rechn. Festst., Freigaben usw. und der Buchhaltung übergeben BUCHUNG krz Minden-Ravensberg/Lippe

14 Chancen für die Zusammenarbeit: Gebühren günstig erheben Steuern und Abgaben (OK.FIS) OK.FIS Daten/Instanzen im krz Barntrup Dörentrup Extertal Kalletal Scanner Arbeitsplatz ASP-Client lokal 14

15 Chancen für die Zusammenarbeit: Vollstreckung und Standesamt Zentrale Vollstreckungsstelle (AVVISO) Amtshilfeserver Zentrales AVVISO Beispiel Kreis Hameln Gemeinsamer Standesamtsbezirk (Autista mit epr-server) Datenzugriff im Verbund Vertretungsmöglichkeit Weiterhin individuelles Siegel möglich 15

16 Chancen für die Zusammenarbeit: Vergabemarktplatz Westfalen Mitte Projektstart mit Beteiligten Land Nordrhein Westfalen als Projektförderer beteiligt Installation Februar 2010 im krz Stadt Lemgo als erster Mandant eingerichtet April Vorstellung des Vergabemarktplatzes Westfalen Mai Schulung zur Nutzung des elektronischen Ausschreibungsverfahrens Rechtssicher und wirtschaftlicher Betrieb für über 20 Anwenderkommunen 16

17 Chancen für die Zusammenarbeit: Wirtschaftliche Personalwirtschaft Know-how Personalwesen im krz seit 1972 Abrechnung mit aktueller SW seit Tarife im Standard (Eigenentwicklung) Aktuell bundesweit 700 Mandanten Monatlich über Abrechnungen Jährliches Zahlungsvolumen: ca. 2,5 Mrd. Bedarfsgerechtes modulares System Rund-um-sorglos Paket 17

18 Mehrwert der krz-lösung im Personalwesen Regelmäßige Anwendertreffen krz-erstellte Schulungsunterlagen Durchführung der mtl. Abrechnungsläufe Erstellung und komplette Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Nettozahlungen, Privatabzüge, SV, Lohnsteuer, ZV-Beiträge ) Datenträgeraustausch mit den SV-Trägern, Elektr. Entgeltnachweis (ELENA), ELSTER, Krankenkassen, Berufsständischen Versorgungskassen, ZVKs und statistischen Landesämtern Qualitätsmanagement (ITIL-zertifiziert) Datensicherheit (BSI-zertifiziert) 18

19 krz-support Personalwesen Alle Mitarbeiter sind zertifizierte Experten (Verwaltungs-Skill, Personalkaufleute etc.) Permanente Weiterbildung Gesamtumsatz krz Ca. 24,00 Mio. Mitarbeiter/innen Ca. 25,50 Mio. Tätigkeitsfeld Personalwirtschaft Ticketsystem OTRS einmalig in Deutschland Umsatz Ca. 3,50 Mio. Mitarbeiter/innen Ca. 3,90 Mio. ITIL-Manager zertifiziert durch TÜV Zuwachs: Personalfälle Summe Lohn-/Gehaltszahlungen: ca. 2.5 Milliarden p.a. 19

20 Bedarfsgerechte Serviceansätze (modulares Angebot) Autonome Lösung MAS Managed Apllication Services ASP Application Service Providing ZGS Zentraler Gehaltsservice Hotline / Ticket / Wartung Nutzung aller Module möglich Pflege der Software und Technik durch das krz Administration der Anwendung durch das krz Zahlungsverkehr durch krz / Monatliche Abrechungsläufe durch / krz Gesetzliche Meldungen / durch krz Personalsachbearbeitung durch krz 20

21 Bundesweite interkommunale Zusammenarbeit im Personalwesen 54 IT-Dienstleister aus 14 Bundesländern Mehr als Kommunen mit ca AP Bündelung des gesamten Know Hows in FAGs E-Government LOGA (Vorsitz krz) Im Auftrag aller kommunalen Spitzenverbände macht krz die Qualitätssicherung z.b. beim Elena-Projekt IT-Sicherheit/Datenschutz u. a. (Vorsitz krz) 21

22 Entwicklung der Stellen und durchschnittlicher Personalstand im krz 22

23 Sagen, was man tut und tun, was man sagt! ITIL (IT Infrastructure Library) Bausteine integrieren (ab 2008) Auszeichnungen Bundespreisträger D-OWL (egovernment-projekt) Bundespreisträger ServiceLine 115 (Kreis Lippe) Landespreisträger: ecity-award NRW egovernment Wettbewerb Betrieb ITIL-konformes RZ mit Energieeffizienz Auszeichnung zum Cisco Public Innovator CMS-Award (IKISS) Zertifizierter LOGA-Partner des Softwareherstellers P&I Wiesbaden Strategischer Partner Agresso GmbH Partner DATEV eg Auszeichnung zum Cisco Public Innovator Bundespreisträger Bester Dienstleister der Verwaltung Deutschlands Zertifizierter P&I Professional Partner ITSMF-Award 2010 für bestes Einführungsprojekt 23

24 Dienstleistungscenter als Cloudträger Öffentlich-rechtlich (gesetzeskonform) Technisch optimal (mehrfach ausgezeichnet) krz-cloud bewährt seit 40 Jahren Sicher (BSI Grundschutz-Zertifikat) Rechtssicher (Datenschutz, Datensicherheit BSI ) Wirtschaftlich (über 600 öffentliche Kunden) Integriert (alles aus einer Hand Single Point of Contact) Zukunftsfähig (flexibel und kundenorientiert) Standardisiert (IT Service Management nach ITIL V2 und V3) 24

25 Kunden rundum zufrieden

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Wolfgang Scherer Stellv. Geschäftsführer Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe Am Lindenhaus Lemgo Tel: 05261/

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