Senatsverwaltung für Integation, Berlin, den 18. Mai 2009 Arbeit und Soziales Telefon: 9028 (928) 2663 I A / I A 3

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1 Senatsverwaltung für Integation, Berlin, den 18. Mai 2009 Arbeit und Soziales Telefon: 9028 (928) 2663 I A / I A An den Vorsitzenden des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - Kapitel Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales Titel Aufwendungen für die IuK-Technik hier: IT-Verfahren BASIS Rote Nummer: 3639, 3639 A, 3639 B Vorgang: 30. Sitzung des Hauptausschusses am 21. November 2007 Teil-Ansätze: Haushaltsplan 2008: ,00 Ist 2008: ,92 Haushaltsplan 2009: ,00 Ist (per ) 2009: ,85 Der Hauptausschuss hat in seiner oben bezeichneten Sitzung Folgendes beschlossen: II. A. Nr. 1: Der Senat und die Bezirke werden ersucht, bei über- oder außerplanmäßigen Ausgaben und bei Verpflichtungsermächtigungen sowie bei Einnahmeverzichten in grundsätzlichen (d.h. auch bei neuen Baumaßnahmen) oder finanziell bedeutsamen Fällen vorab das Einvernehmen mit dem Hauptausschuss herbeizuführen... Aufgrund des o.a. Beschlusses wird der Hauptausschuss gebeten zuzustimmen, dass die Senatsverwaltung für Finanzen überplanmäßige Ausgaben bei Kapitel 0930 Titel in Höhe von bis zu ,- zulässt. Hierzu wird berichtet: Der Hauptausschuss hat in seiner 119. Sitzung am 30. August 2006 den Bericht der Senatsverwaltung über die Kosten des Vergabeverfahrens und des IT-Verfahrensbetriebs BASIS (Rote Nummer 3639 B) zur Kenntnis genommen. Darin hieß es: Seite 1 von 4

2 Für die Kosten des Vergabeverfahrens wurde rechtzeitig und ausreichend Haushaltsvorsorge getroffen. Zur Finanzierung wird auf die Vorlage (Rote Nr. 3639) vom verwiesen, die der Hauptausschuss bereits zustimmend zur Kenntnis genommen hat. Danach sollen zur Sicherstellung der Finanzierung ab 2006 entsprechend dem Projektfortschritt überplanmäßige Mittel in erforderlichem Umfang bis zu ohne finanziellen Ausgleich (analog zweckgebundene Einnahme ) im Einzelplan 09 zur Verfügung gestellt werden. Mittel in dieser Höhe wurden bereits in 2005 aus dem Rechtsstreit (Beschaffung BASIS 3000 ) vereinnahmt. Zwischen den Senatsverwaltungen für Finanzen und Integration, Arbeit und Soziales sowie dem Hauptausschusses bestand Einvernehmen, dass die Einnahmen aus dem Rechtsstreit vollständig für ein neues entsprechendes IT-Verfahren eingesetzt werden können. Wegen der Jährlichkeit der Haushalte ist daher eine zeitgleiche Einsetzung dieser Mittel für die in Rede stehenden Mehrausgaben nicht möglich. Aus diesem Grund wird die Senatsverwaltung für Finanzen die überplanmäßigen Mittel ohne finanziellen Ausgleich in 2009 zur Verfügung stellen. Im Anschluss an den Beschluss des Hauptausschusses wurden am 11. September 2006 die Verträge mit der PROSOZ Herten GmbH unterzeichnet. Nach der Erstinstallation der Software OPEN/PROSOZ und einer Analyse der Fachfunktionalität im Oktober 2006 begann Anfang 2007 die Projektphase BASIS.Customizing. Dieses Teilprojekt hatte die Aufgabe, die Standardsoftware an die Berliner Rechtsvorschriften anzupassen und den Betrieb der Software unter den Berliner Bedingungen zu ermöglichen. Diese Projektphase dauerte drei Monate länger als in einem ersten Projektplan veranschlagt waren, da sich herausstellte, dass für eine Betriebsfähigkeit der Software vier neue Fachanforderungen in Auftrag gegeben werden mussten. Insbesondere wurde eine Schnittstelle zur Fachanwendung TOPqw zusätzlich beauftragt, um eine automatisierte Übernahme aller zahlungsrelevanten Daten von allen Heimen, in denen Leistungsberechtigte untergebracht sind, zu ermöglichen. Diese Schnittstelle erwies sich in der Realisierung als schwieriger und aufwendiger als zunächst kalkuliert worden war. Am 06. August 2007 begann das Teilprojekt BASIS.Einführung mit den Abnahmetests der Software. Im Oktober 2007 konnte eine Teilabnahme erfolgen, die den Beginn der Piloteinführung erlaubte. Mit Erreichen dieses Meilensteins war eine weitere Abschlagszahlung in Höhe von ,- verbunden. Von den ursprünglich geplanten Zahlungen konnten dagegen in 2007 nicht mehr gezahlt werden. Am 05. November 2007 begann der Pilotbetrieb im Bezirksamt Treptow-Köpenick. Für die Pilotechterprobung war ursprünglich ein halbes Jahr geplant. Im März 2008 konnte der Pilotbetrieb auf das Bezirksamt Pankow und im April 2008 auch auf das Bezirksamt Marzahn- Hellersdorf ausgedehnt werden. Der erfolgreiche Abschluss der Pilotechterprobung konnte jedoch erst im November 2008 erklärt werden, da zunächst eine Reihe von Softwarefehlern bereinigt, die Schnittstellen erprobt und Ergonomieanforderungen des Hauptpersonalrates realisiert werden mussten, aber auch das elektronische Vier-Augen-Prinzip und die Automatisierung globaler Prozesse neu eingeführt wurden. Mit der Abnahme des Pilotechtbetriebs konnte eine weitere Teilabnahme der mit der PROSOZ Herten GmbH vertraglich vereinbarten Leistungen in Höhe von erfolgen. Das Projekt befindet sich seit 1. August 2008 in der flächendeckenden Einführung. Rund Nutzer der Software wurden geschult. Mehr als Fälle (etwa 85 %) werden bereits mit der neuen Fachsoftware OPEN/PROSOZ bearbeitet und zahlbar gemacht. 4 Sozialämter, das LAGeSo/ZLA und annähernd alle Jugendämter (Bereich wirtschaftliche Hilfen) haben die Fallumstellung bereits abgeschlossen. Im Einvernehmen mit den beteiligten Bezirksämtern wird nunmehr der Abschluss der flächendeckenden Einführung zum angestrebt. Der Betrieb des Altverfahrens PROSOZ/S soll sukzessive im Einvernehmen mit den Einsatzdienststellen zum Jahresende 2009 beendet werden. Seite 2 von 4

3 Zum gegenwärtigen Zeitpunkt kann bereits festgestellt werden, dass das IT-Projekt zur Beschaffung, Erprobung und flächendeckenden Einführung von OPEN/PROSOZ erfolgreich zum Abschluss gebracht wird. Allerdings haben sich aufgrund der Komplexität des Vorhabens, aufgrund von neuen Anforderungen, die erst während der Realisierung gestellt wurden und der Vielzahl unterschiedlicher Interessen der Beteiligten auch Zeitverzögerungen ergeben, so dass sich für 2009 folgender Mehrbedarf ergibt (Anlage): Da das ganze Jahr 2009 über beide Verfahren, PROSOZ/S und OPEN/PROSOZ, weiter in Betrieb gehalten werden müssen, hat das ITDZ nunmehr zusätzliche Forderungen für das Haushaltsjahr 2009 in Höhe von ,39 geltend gemacht. (Anlage Pos. 1, 2, 3, 4) Hinzu kommen die noch offenen Forderungen der PROSOZ Herten GmbH bei einer vollständigen Abnahme der vertraglich vereinbarten Leistungen im Jahre 2009 in Höhe von (Anlage Pos. 6) Mittel in Höhe von ,39 werden daher zusätzlich zu den im Haushaltsplan veranschlagten Mitteln benötigt, um das Projekt erfolgreich beenden zu können. (Anlage Summe Pos. 1, 2, 3, 4, 6) Gleichzeitig müssen im Laufe des Jahres 2009 die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, den IT-Verfahrensbetrieb auf die neuen Anforderungen von OPEN/PROSOZ einzustellen. Die Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales nimmt seit 2005 die Aufgaben als Verfahrensverantwortlicher wahr. Es hat sich gezeigt, dass eine ITIL-konforme Organisationsentwicklung für die Qualität der Aufgabenerfüllung unverzichtbar ist. Dieser Prozess muss mit externer Kompetenz unterstützt werden. Dafür werden voraussichtlich Kosten in Höhe von bis zu entstehen. (Anlage Pos. 9) Ergänzend dazu muss das System der Fehlermeldung und bearbeitung auf einen professionellen Stand gebracht werden. In der BASIS-Hotline gehen jährlich zwischen 7000 und 8000 Anrufe, und Telefaxe ein, die bisher mit Hilfe selbst erstellter Tabellen bearbeitet werden. Es ist daher dringend die Beschaffung eines Ticketsystems erforderlich, um den Anforderungen und Bedürfnissen der bezirklichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht werden zu können. Dafür sind schätzungsweise zu veranschlagen. (Anlage Pos. 11) Nach der flächendeckenden Einführung von OPEN/PROSOZ müssen die Daten- und Verfahrensschnittstellen für das neue Verfahren angepasst und optimiert werden. Dafür entstehen einmalig in 2009 voraussichtlich Kosten in Höhe von (Anlage Pos. 8) Es ist darüber hinaus davon auszugehen, dass die Erfahrungen im flächendeckenden Betrieb von OPEN/PROSOZ die Notwendigkeit weiterer Softwareanpassungen unausweichlich machen. Der Ansatz muss daher um verstärkt werden. (Anlage Pos. 10) Um die Dienstleistungsqualität des IT-Verfahrensbetriebes für die bezirklichen Nutzer der neuen Fachanwendung OPEN/PROSOZ weiter zu verbessern, sind daher einmalig Mittel in Höhe von ,- erforderlich. (Anlage Summe Pos. 8, 9, 10, 11) Zusammenfassend ergibt sich ein finanzieller Mehrbedarf für das Haushaltsjahr 2009 in Höhe von bis zu Eine Berücksichtigung im Nachtragshaushalt 2009 konnte aufgrund der bisher andauernden Abstimmungen mit den Bezirksämtern zur Einführung von OPEN/PROSOZ und den daraus resultierenden Folgen für den Projektverlauf nicht erfolgen. Da der Mehrbedarf in diesem Jahr anfällt, können die benötigten Haushaltsmittel auch nicht erst mit dem neuen Haushaltsplan zur Verfügung gestellt werden. Seite 3 von 4

4 Auch bei Berücksichtigung dieses Mehrbedarfs liegen die Gesamtkosten für die Beschaffung, Inbetriebnahme und flächendeckende Einführung des neuen IT-Verfahrens BASIS mit der datenbankgestützten Fachanwendung OPEN/PROSOZ noch unter den ursprünglich für dieses Projekt vereinnahmten Haushaltsmitteln aus dem gewonnen Rechtsstreit zum Projekt BASIS ³ººº. Dr. Heidi K n a k e W e r n e r Senatorin für Integration, Arbeit und Soziales Seite 4 von 4

5 I A 3 Herr Krabs Übersicht über die überplanmäßigen Ausgaben 2009 im BASIS-Verfahren Erstellungsdatum: :47 Druckdatum: :32 Art der Kosten /2011 Bedarf einmalig laufend alle Angaben in 1. ITDZ/ Für noch ausstehende Projektleistungen aus Vorjahren (noch im Rahmen des Vergabeverfahrens) ITDZ/ SW-Lizenzen (einmalig) ITDZ/ SW-Pflege (jährlich) ITDZ/ Parallelbetrieb OPEN/PROSOZ (betr. Neuverfahren) A. Kosten für den Parallelbetrieb: Für noch ausstehende Vertragsleistungen aus Vorjahren an die Herten ProSoz GmbH (noch im Rahmen des Vergabeverfahrens) B. Projektkosten insgesamt ITDZ/ Daten- und Verfahrensschnittstellen ITIL-konforme Organisationsentwicklung Softwareanpassungen (Herten ProSoz GmbH) ITIL-konformes Ticketsystem (Beschaffung) C. Kosten für Verfahrensoptimierung OPEN/PROSOZ Mehrbedarf insgesamt (Summe A bis C) Deckung aus 15. Einnahmen aus dem Rechtsstreit aus dem Jahr 2005 (Beschaffung BASIS 3000 ) (insgesamt 4,9 Mio., bisher in Anspruch genommen rd. 2 Mio. ) _54060_BASIS_Anlage_Ausgaben.xls Anlage