Moderner Fertigungsbetrieb für die Fleischindustrie setzt auf automatisierte Rechnungsbearbeitung

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1 Für eine schlanke Rechnung Moderner Fertigungsbetrieb für die Fleischindustrie setzt auf automatisierte Rechnungsbearbeitung <Merkmale> Anwenderbericht Der Rechungseingangs-Workflow für die Varial Finanzbuchhaltung (RWF-VARIAL) zur elektronischen Rechnungsprüfung und anderer Unternehmensprozesse: - Integration zu VARIAL und EASY - Passgenau für Ihre Anforderungen - Einfachste Bedienung - Bewährtes System mit kurzer Integrationszeit - Beliebig erweiterbar Angesichts einer steigenden Zahl von täglichen Eingangsrechnungen müssen Unternehmen den Überblick behalten. Auch die Prüfprozesse werden umfangreicher, da die Rechnungen komplexer werden. Immer mehr Betriebe wünschen sich daher eine steigende Effizienz bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen, ihrer Weitergabe und automatischen Verbuchung, der Berücksichtigung des Mahnwesens oder der späteren Recherche im Archiv. So ging es auch der MPS Meat Processing Systems, dem weltweiten Marktführer bei der Fertigung hochmoderner Schlachtsysteme und Abwasserklärsysteme, mit einer Verarbeitung von Dokumenten pro Jahr, davon Eingangsrechnungen (inkl. Gutschriften) und Eingangsbelege (inkl. Gutschriften). Heute bringt die automatisierte Verwaltung der Eingangsrechnungen eine Einsparung von durchschnittlich 50% der Durchlaufzeit.

2 <Nutzen> Kosteneinsparung durch Ausnutzen von Zahlungskonditionen (Skonti) schnellere Bearbeitung der Eingangsrechnung automatische Historie ständige Verfügbarkeit der Belege Beschleunigung der internen Prozesse Automatische Dokumentation des Prüfungsablaufes Die MPS Meat Processing Systems, ansässig im niederländischen Lichtenvoorde und an fünf Standorten im Ausland, bietet ihren Kunden einen umfassenden Service von der Entwicklung und Herstellung der Schlachtsysteme bis zur Installation. Darüber hinaus entwickelt das Unternehmen maßgeschneiderte Zerlegesysteme, Logistiksysteme für den Vertrieb von Fleischprodukten und industrielle Abwasserklärsysteme. Zu den Kunden zählen u. a. Supermarktketten und die Fleisch verarbeitende Industrie. Sie vertrauen auf innovative Hightech-Erzeugnisse, die ständig weiterentwickelt werden. Um sich voll auf diese Kernaufgabe konzentrieren zu können, legt MPS Wert darauf, auch alle anderen Geschäftsprozesse effektiv und reibungslos abzuwickeln. So fiel schließlich die Entscheidung auf die Einführung einer Lösung zur Rechnungseingangsbearbeitung und Steuerung des gesamten Rechnungsprüfungszyklus. Ziel: Mehr Transparenz und Effizienz bei der Rechnungsbearbeitung Durch die Umstellung auf eine papierlose Rechnungsprüfung wird die MPS ihre internen Geschäftsprozesse straffen und durch einen transparenten Ablauf sicherstellen, dass der Bearbeitungsstatus einer Rechnung jederzeit überprüft werden kann. Dabei hatte das Unternehmen genaue Vorstellungen, was das neue System leisten soll: eine Datenbasis zur Beurteilung von Lieferanten unkompliziert erstellen und abweichende Eingangsrechnungen schnell und effektiv zuordnen. Zudem strebte das Unternehmen an, die Bearbeitungszeit durch eine Verringerung der Liegezeiten zu verkürzen und den Aufwand für die Rechnungsprüfung und Buchhaltung durch die Vermeidung unnötiger Mehrfach-Bearbeitungen zu reduzieren. Für MPS Komfortable Rechnungsdatenbearbeitung (links) und des gescannten Beleges (rechts) auf einem Bildschirm möglich Alle Belege werden in einem Datengitter übersichtlich dargestellt. gab es drei Möglichkeiten, dies zu realisieren: Entweder die Software im eigenen Unternehmen zu entwickeln, ein Standard Dokumentenmanage-

3 mentsystem zu kaufen und sich den Vorgaben der Software zu fügen oder ein maßgeschneidertes Workflow System zu installieren. Mit der Einführung von RWFVARIAL der Hetkamp GmbH fiel die Entscheidung für die letzte Variante. Wir haben den Rechnungsworkflow für VARIAL (RWF-VARIAL) in Kooperation mit der IQUADRAT AG entwickelt. Dabei haben sich die Fachkompetenzen unserer Unternehmen wunderbar ergänzt. So verwaltet das Modul alle Informationen zur Belegprüfung sowie den Beleg selbst und enthält ein komplettes WorkflowManagement-System, mit dem der gesamte Prüfungszyklus gesteuert und kontrolliert wird, erläutert Willy Hetkamp, Geschäftsführer der Hetkamp GmbH. Auch die Integration in die bereits vorhandene IT-Landschaft, einschließlich der Anbindung an das vorhandene ERP-System, verlief reibungslos. Aufgrund seiner Architektur ist RWF-VARIAL hierfür besonders gut geeignet. Um die Anforderungen an die Lösung genau herauszuarbeiten, wurde eine Projektgruppe im Hause von MPS in Lichtenvoorde zusammengestellt. Auf Basis der Ergebnisse wurde eine ausführliche und detaillierte Anforderungsbeschreibung erstellt, die als Leitfaden für die Einführung der Lösung diente. Es hatte sich gezeigt, dass spezielle Anpassungen nötig waren. Statt einer geplanten Schnittstelle zum Datenaustausch mit Varial musste ein Datenaustausch mit dem bei MPS vorhandenen ERP-System PSI-Penta ermöglicht

4 werden, das bereits über eine Schnittstelle mit VARIAL verfügte. Auf diese Weise wurde eine Dreiecksbeziehung zwischen VARIAL, PSI Penta und RWF-VARIAL vermieden. Reibungslose Einführung und rund um zufriedene Belegschaft Nach einer Pilotphase von einem Monat wird die Lösung zur Rechnungsbearbeitung zu 100% eingesetzt. Dank eines genauen Zeitplans mit strikt vordefinierten Prozessen setzte der Vertriebspartner Hetkamp GmbH in Zusammenarbeit mit dem Hersteller Iquadrat AG die Einführung reibungslos um. Das System wurde an 40 Desktoprechnern installiert, insgesamt arbeiten sechs Mitarbeiter permanent damit. Sie haben eigene Lizenzen (sog. Named Lizenzen), die übrigen Mitarbeiter teilen sich sechs concurrent Lizenzen. Besonders begeistert reagierte die Belegschaft von MPS, als das System auch das Arbeiten in Niederländisch unterstützte obwohl so nicht bestellt. Äußerst zufrieden ist die Belegschaft auch, weil die neue Lösung ihnen viel mehr Flexibilität bringt. So besteht jetzt z. B. die Möglichkeit, ortsunabhängig vom Home Office aus zu arbeiten. Insgesamt ist die Arbeit deutlich einfacher geworden, denn durch die elektronische Verarbeitung werden Notizen viel schneller erfasst und die komplette Notizhistorie kann jederzeit eingesehen werden. Die Integration der Lösung in weitere Prozesse (z. B. Vorschläge zur Kostenersparnis) war einfach und kostengünstig.

5 Erwartungen übertroffen Bereits nach einem Jahr hat sich die Investition gelohnt. MPS stellte eine deutliche Arbeitszeitersparnis und Prozessqualitätserhöhung ab der Einführung des Systems fest. Die Transparenz ermöglicht eine übersichtlichere Verarbeitung und damit eine einfachere Realisierung der Zahlungsziele. Zudem verringert die weitgehende Integration in das ERP-System das Fehlerpotential. Durch die Automatisierung sind die Daten sofort parat und die Prozesse werden schneller beendet. Die Vertrauenswürdigkeit des kompletten Prozesses ist durch eine zeitnahe Ausführung der einzelnen Schritte viel größer. Jederzeit kann festgestellt werden, wo sich eine Rechnung befindet. Eine Rechnung wird dabei fast nie zum zweiten Mal der verantwortlichen Person vorgelegt. Ist der zuständige Mitarbeiter abwesend, kann das System die Rechnung automatisiert seinem definierten Stellvertreter vorlegen. Der Support ist über einen Wartungsvertrag mit MPS geregelt. So werden meist noch am gleichen Tag Fragen geklärt oder Systemfehler beseitigt. Allerdings kommt dies nicht sehr häufig vor, denn nach der Einführungsphase beziehen sich die meisten Fragen auf Programmerweiterungen, die in der Regel mittelfristig in das neue System aufgenommen werden. Die direkte, persönliche Verbindung und die rasche Reaktion der Herstellerfirma IQUADRAT machen das Unternehmen zu einem sehr angenehmen Lieferanten. Auch bei Änderungswünschen von MPS war der Support mit Rat und Tat zur Stelle. Jetzt verfügen wir über ein robustes System, das von kompetenten Spezialisten unterstützt wird. Sowohl das Produkt als auch die Einführung hat die Erwartungen im Hause MPS vollkommen überflügelt, berichtet Marcel Kamps, M.Sc. Autor: Annette Schmidt ist IT-Fachjournalistin für WORTFINDER PR Weitere Informationen unter:

6 Die Hetkamp GmbH Als expandierendes Dienstleistungsunternehmen in der IT-Branche ist die Hetkamp GmbH EDV-Beratung auf die VARIAL Software im kaufmännischen Rechnungswesen, Controlling und Personalwesen sowie die EASY Software für die elektronische Archivierung und das Dokumentenmanagement spezialisiert. Gegründet wurde die Hetkamp GmbH 1992 von Willy Hetkamp. Seine langjährigen Erfahrungen und Erfolge bei der Philips Kommunikations Industrie AG waren die Grundlage für den Schritt in die Selbstständigkeit. Von Beginn an bietet die Hetkamp GmbH als Best-of-Breed Lieferant seine Lösungen für die unterschiedlichsten Branchen an, wobei die Integration in die bestehende ERP-Landschaft im Vordergrund der Anwendung steht. Der Schwerpunkt liegt seitdem in der Vermarktung, Installation, Schulung und Betreuung der VARIAL und EASY Produkte. Durch das eigene Software-Support-Center ist eine kompetente, kundenorientierte Betreuung garantiert. Die Mitarbeiter der Hetkamp GmbH werden regelmäßig bei den Softwareherstellern geschult, um den hohen Qualitätsanspruch gegenüber den anspruchsvollen Kunden zu erfüllen. Ziel der Hetkamp GmbH ist es, eine langjährige und erfolgreiche Beziehung mit Ihren Kunden aufzubauen. Eine ganze Bandbreite von Unternehmen, die national und international tätig agieren, sind mittlerweile langjährige Kunden der Hetkamp GmbH. Hetkamp GmbH EDV - Beratung D Borken Siemensstraße 25 Telefon (49) Telefax (49) kontakte@hetkamp-edv.de Die IQUADRAT AG Die im Jahr 2000 in Wuppertal gegründete IQUADRAT AG ist ein System- und Softwarehaus mit dem Schwerpunkt Workflow und Dokumentenmanagement. Mit Softwarelösungen im Bereich EDM (Engineering Data Management), Workflow und Dokumentenmanagement liefert IQUADRAT Werkzeuge für die Verwaltung von Informationen und passt diese an die spezifischen Anforderungen ihrer Kunden an. Mit PHOENIX hat IQUADRAT einen Standard geschaffen, der mit optimaler Anwenderoberfläche und leistungsfähigen Schnittstellen Workflowsysteme ermöglicht, die schnell eingeführt werden können und von den Anwendern akzeptiert werden. RWF-VARIAL (Rechnungseingangs-Workflow für VARIAL) ist eine Variante von PHOENIX EasyWork- Flow, optimiert auf die Bedürfnisse der Varial-Anwender, fertig zur Einführung durch Hetkamp zu einem attraktiven Preis. Kontakt: IQUADRAT AG Untere Lichtenplatzer Straße Wuppertal Telefon: Fax: Mail: info@i2ag.de