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1 phynixdesign Media-Development Prozess & Tätigkeitsbeschreibung Erste Inbetriebnahme Ihres Content Management Systems (CMS)

2 Index 1. Prozess - Erste Inbetriebnahme Ihres Content Management Systems (CMS) 2. Prozess-Beschreibung 2.1 Vorbereitungsphase 2.2 Umsetzungsphase 2.3 Abschlussphase 3. Fragebogen Vorabklärungen 4. Konditionen Inbetriebnahme 1

3 1. Prozess Erste Inbetriebnahme Ihres Content Management Systems (CMS) 2

4 Kurzbeschreibung Der Prozess Erste Inbetriebnahme Ihres CMS regelt den Ablauf bei der Realisierung eines Content Management Systems (CMS) für unsere Kunden. 1. Kontaktaufnahme mit unserer Firma 2. Wir erstellen eine Situationsanalyse und definieren den Projektumfang (anhand eines Fragebogen) 3. Sie übergeben uns Ihre Daten (Basisinformationen) 4. Wir erstellen eine Offerte inkl. Unterlagen 5. Sie geben uns Feedback zu unserer Offerte und allfällige Änderungswünsche bekannt 6. Wir erstellen die nötigen Anpassungen der Offerte inkl. Unterlagen 7. Sie erteilen uns eine schriftliche Auftragsbestätigung 8. Sie leisten die Zahlung für die in Auftrag gegebenen CMS Module 9. Wir erarbeiten das Hosting und reservieren Ihren Domainnamen 10. Wir nehmen das CMS gemäss Offerte und Unterlagen in Betrieb 11. Wir konfigurieren das CMS gemäss Ihren Angaben und erstellen ein CMS-Login für die hauptverantwortliche Person 12. Wir erstellen kundenspezifische Kopfzeilen (Standard-Kopfzeile und Mail- Kopfzeile) gemäss den Offertenangaben 13. Sie geben uns Feedback zum CMS und formulieren Ihre Anpassungswünsche schriftlich 14. Wir analysieren Ihr Feedback und Ihre Anpassungswünsche und halten Rücksprache mit Ihnen 15. Wir erstellen die gewünschten Anpassungen 16. Wir übergeben Ihnen das das Projekt inkl. aller benötigter Loginangaben und der Abnahmebestätigung 17. Sie erteilen Ihre Projektabnahme mittels einer schriftlichen Abnahmebestätigung 18. Bei Bedarf offerieren und erstellen wir kundenspezifische Erweiterungen, pflegen erste Webinhalte ein oder führen Schulungen für Sie durch 3

5 2. Prozess-Beschreibung Vorbereitung 1. Am Anfang steht immer eine Situationsanalyse, bei der Sie uns Ihre Vorstellungen und die damit verbundenen Anforderungen an Ihre zukünftige Website bekannt geben. Da zu steht ein Fragebogen zur Verfügung. U.a. werden die Anforderungen an die Corporate Identity (CI) und das Corporate Design (CD) bestimmt oder Ihr Bedarf an professioneller Unterstützung beim Erstellen von Text- und Bildinhalten sowie beim Einpflegen der ersten Webinhalte geklärt. 2. Wir definieren gemeinsam den optimalen Umfang Ihre r Website und deren Umsetzung mit unseren Produkten (Phynix-Basismodule & Phynix-Spezialmodule). Zudem werden allfällige Sonderwünsche, kundenspezifische Modifikationen oder Erweiterungen bestimmt. Daraus lassen sich der Projektumfang und aufwand Ihres Auftrags bestimmen, was als Grundlage für die Ausarbeitung der Offerte und den dazu gehörigen Unterlagen dient. 3. Die Datenübergabe ist ein wichtiger Bestandteil der Projektvorbereitungsphase. Es wird ein Termin für die Übergabe der Unterlagen und des Datenmaterials vereinbart (Basisinformationen z.b. Logo, Farbwerte, etc.). Diese Angaben sind für die Planung und Umsetzung erforderlich und für eine erfolgreiche Realisation unabdingbar. Sie müssen termingerecht an phynixdesign Media-Development übergeben werden. Wichtig: Die Umsetzung von Webinhalten, kundenspezifischen Erweiterungen am CMS oder Wartungs- und Unterhaltsarbeiten sind nicht Bestandteil dieses Prozesses und werden mittels eines eigenen Prozesses abgewickelt. 4. Anhand der Situationsanalyse bestimmten wir gemeinsam den Projektumfang. Wir erstellen für Sie eine Offerte samt folgenden Unterlagen: Kurzbeschreibung des Projektes, Zusammenstellung der benötigten Unterlagen / Datenmaterial, Auftragskonditionen, Arbeitsschritte / Stundenaufwand, Terminübersicht, Auftragsbestätigung, Kostenübersicht, Rechnung für Ihre CMS Module. 5. Nach Ihrer schriftlichen Auftragsbestätigung und erfolgtem Zahlungseingang schliessen wir die Vorbereitungsphase ab und widmen uns nun der eigentlichen Projektumsetzung. 4

6 2.2 - Umsetzung 1. Wir reservieren die gewünschten Domainnamen für Sie. 2. Sollten Sie bereits ein Webhostangebotnutzen, klären wir mit dem bisherigen Anbieter ab, ob und wie weit er die Anforderungen ans Phynix-CMS erfüllt. Anderenfalls holen wir für Sie Angebote bei passenden Webhosting Partnern ein, Firmen, mit denen wir in den letzten Jahren gute Erfahrungen gemacht haben. 3. Sobald der gewünschte Webspace vom Hosting-Partner bereitgestellt ist, legen wir mit den Arbeiten am CMS los. Dabeiwerden alle bestellten Module auf den Webserver kopiert und kontrolliert. Anschliessend wird das System nach den Angaben des Kunden konfi guriert, was als Grundlage für die spätere Nutzung dient. Dazu gehört auch das Erfassen eines Benutzerkontos, dessen Angaben bei der Projektübergabe an die verantwortliche Person weitergereicht werden. 4. Sodann widmen wir uns der Erstellung der benötigten Kopfzeilen (Header) gemäss der in der Offerte defi nierten Vorgaben. Dies beinhaltet eine Standardkopfzeile sowie eine Kopfzeile für den verkehr Ihres CMS. 5. Damit schliessen wir die Arbeiten am Demoobjekt ab und geben Ihnen die Möglichkeit, diesen Teil zu testen.wichtig, Sie rechtzeitig zu informieren, bevor Ihre Zusatz- und Sonderwünsche den vereinbarten Rahmen sprengen. 6. Innerhalb des vereinbarten Zeitfensters bringen Sie Ihre schriftlichen Änderungswünsche an, die von uns detailliert analysiert werden. Dabei wird geklärt, ob die gewünschten Anpassungen als Korrekturen im Rahmen der vereinbarten Primär-Offerte realisiert werden können oder ob dafür ein separates Projekt geplant und offeriert werden muss. Im Sinne einer kostentransparenten Zusammenarbeit ist es uns sehr wichtig, Sie rechtzeitig zu informieren, bevor Ihre Zusatz- und Sonderwünsche den vereinbarten Rahmen sprengen Alle Änderungen im Rahmen der vereinbarten Primär-Offerte werden gemäss Ihren Angaben umgesetzt.

7 2.3 - Abschluss 1. Die Projektübergabe erfolgt, indem wir der hauptverantwortlichen Person sämtliche benötigten Angaben (Loginangaben, Abnahmebestätigung und Supportangaben) zustellen. 2. Nach einer letzten Kontrolle innerhalb des vereinbarten Zeitfensters stellen Sie uns die schriftliche Abnahmebestätigung zu. 3. Sobald die Abnahmebestätigung bei uns ein getroffen ist, schliessen wir den Prozess Erste Inbetriebnahme Ihres CMS ab. Wir geben die CMS Verwaltungsumgebung für Sie frei, damit Sie Ihre ersten Webinhalte einpflegen können. 4. Für allfällige Zusatz- und Sonderwünsche wird eine zweite Offerte erstellt, im Rahmen Ihres schriftlichen Zusatzauftrags realisiert, getestet und zu Ihrer Zufriedenheit umgesetzt. 6

8 3. Konditionen Inbetriebnahme 1. Der Termin der Inbetriebnahme Ihres Content Management Systems (CMS) wird Ihnen mitgeteilt, sobald alle nötigen Informationen vorliegen und eine exakte Abschätzung der einzelnen Umsetzungsphasen möglich ist. 2. Aufwendungen, die nicht Bestandteil der Auftragsdetails sind, werden separat verrechnet und fallen zu Ihren Lasten als Auftraggeber/in. Sie werden rechzeitig über den aktuellen Stand orientiert, so dass keine unerwarteten Zusatzkosten anfallen. 3. Vor dem Projektstart ist die von Ihnen als Auftrageber/in unterzeichnete Auftragsbestätigung an phynixdesign Media-Development zu senden. 4. Gleichzeitig begleichen Sie bitte unsere Rechnung. 5. Die jährlichen Kosten für das Hosting (inkl. allfälligen Zusatzdiensten) und allen mit der Domain in Verbindung stehenden Kosten sind nicht Bestandteil dieses Auftrages und werden Ihnen direkt vom jeweiligen Anbieter in Rechnung gestellt. 6. Für den reibungslosen Ablauf des Auftrages ist es von entscheidender Bedeutung, dass die vereinbarten Termine von beiden Parteien eingehalten werden. Wir weisen Sie dar auf hin, dass phynixdesign Media-Development für Verzögerungen seitens Auftraggeber keine Haftung übernimmt. Sonderwünsche den vereinbarten Rahmen sprengen. 7. Bestandteil dieser Konditionen sind die AGB von phynixdesign Media-Development. Mit der Auftragserteilung bestätigen Sie, die AGB gelesen und akzeptiert zu haben. 8. Die Gültigkeit einer Offerte beträgt 30 Tage. 7

9 phynixdesign, Media-Development Kapellenstrasse 28, CH-3011 Bern Phone +41 (0) Mail Web phynixdesign.ch

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