GA Seite 1 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3. Wesentliche Änderungen

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1 GA Seite 1 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3 Aktualisierung, Stand 08/2014 Wesentliche Änderungen Wesentliche Änderungen Anpassung an den zum geänderten Beitragsnachweis - GA 3.2 Ergänzung des Verfahrens bei zurückgewiesenen Meldungen um das VSNR- Löschverfahren. - GA Abs. 2 Aktualisierung, Stand 03/2013 Wesentliche Änderungen Bei Änderung von Name, Anschrift, Staatsangehörigkeit erstellt das IT- Verfahren COLIBRI seit keine Änderungsmeldungen mehr. - GA 3.1, Abs. 3, GA Abs. 3 Der Abschnitt Probleme bei Meldungen wird neu aufgenommen - GA Abs. 5, GA Die Monatszusammenstellung für das BVA enthält KK-übergreifend Angaben für alle gesetzliche versicherten LE einer Dienststelle. - GA 3.3

2 GA Seite 2 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3 28a SGB IV Meldepflicht Gesetzestext (1) Der Arbeitgeber oder ein anderer Meldepflichtiger hat der Einzugsstelle für jeden in der Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung kraft Gesetzes Versicherten 1. bei Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung, 2. bei Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung, eine Meldung durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen zu erstatten. (2) Der Arbeitgeber hat jeden am 31. Dezember des Vorjahres Beschäftigten nach Absatz 1 zu melden (Jahresmeldung). (3) Die Meldungen enthalten für jeden Versicherten insbesondere 1. seine Versicherungsnummer, soweit bekannt, 2. seinen Familien- und Vornamen, 3. sein Geburtsdatum, 4. seine Staatsangehörigkeit, 5. Angaben über seine Tätigkeit nach dem Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit, 6. die Betriebsnummer seines Beschäftigungsbetriebes, Zusätzlich sind anzugeben 1. bei der Anmeldung a) die Anschrift, b) der Beginn der Beschäftigung, c) sonstige für die Vergabe der Versicherungsnummer erforderliche Angaben, f) die Angabe der Staatsangehörigkeit, 2. bei der Abmeldung und bei der Jahresmeldung a) eine Namens-, Anschriften- oder Staatsangehörigkeitsänderung, soweit diese Änderung nicht schon anderweitig gemeldet ist, b) das in der Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung beitragspflichtige Arbeitsentgelt in Euro,

3 GA Seite 3 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3 28c SGB IV Verordnungsermächtigung Stand: Aktualisierung 03/2013 (1) Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates das Nähere über das Melde- und Beitragsnachweis-verfahren zu bestimmen, insbesondere 1. die Frist der Meldungen und Beitragsnachweise, 251 SGB V Tragung der Beiträge durch Dritte Stand: Aktualisierung 03/2013 (4a) Die Bundesagentur für Arbeit trägt die Beiträge für die Bezieher von Arbeitslosengeld und Unterhaltsgeld nach dem Dritten Buch. 2 DEÜV Meldepflichtige Meldungen sind zu erstatten von 1. dem Arbeitgeber, 5. den Leistungsträgern. 3 DEÜV Zu meldender Personenkreis Meldungen sind zu erstatten für 1. Beschäftigte, die kranken-, pflege-, renten- oder nach dem Recht der Arbeitsförderung versicherungspflichtig sind, 2. Beschäftigte, für die Beitragsanteile zur Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung zu zahlen sind, 5. Bezieher von Entgeltersatzleistungen oder von Arbeitslosengeld II,

4 GA Seite 4 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3 8 EÜG Gesetzliche Krankenversicherung (1) Die Teilnahme an einer Eignungsübung berührt eine bestehende Pflichtoder freiwillige Versicherung bei einem Träger der gesetzlichen Krankenversicherung nicht. Für die Zeit der Teilnahme ruht der Anspruch auf Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung. Dies gilt nicht für Ansprüche von Familienangehörigen, die nach 10 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch versichert sind. (2) Bei pflichtversicherten Arbeitnehmern hat der Arbeitgeber, bei Arbeitslosen hat die Agentur für Arbeit Beginn und Ende der Eignungsübung dem zuständigen Träger der Krankenversicherung unverzüglich zu melden. Sonstige Pflichtversicherte und freiwillig Versicherte haben diese Meldung selbst zu erstatten. (3) Für die Zeiten der Teilnahme an der Eignungsübung zahlt der Bund den zuständigen Trägern der Krankenversicherung ein Zehntel des Beitrags, der zuletzt vor Beginn der Eignungsübung zu entrichten war. Während der Eignungsübung eintretende Änderungen des Beitragssatzes und der Jahresarbeitsverdienstgrenze sind zu berücksichtigen.

5 GA Seite 5 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3 Inhalt Wesentliche Änderungen... 1 Aktualisierung, Stand 08/ Aktualisierung, Stand 03/ Gesetzestext a SGB IV Meldepflicht c SGB IV Verordnungsermächtigung SGB V Tragung der Beiträge durch Dritte DEÜV Meldepflichtige DEÜV Zu meldender Personenkreis EÜG Gesetzliche Krankenversicherung... 4 Inhalt... 5 Stichwortverzeichnis... 6 Geschäftsanweisungen Meldungen, Beitragsnachweise, Monatszusammenstellungen Meldungen An- und Abmeldungen Bestandsmeldungen Inhalt von Meldungen Stornierung von Meldungen Rückweisungen von Meldungen Probleme bei Übermittlung von Meldungen Beitragsnachweise... 10

6 GA Seite 6 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3 Stichwortverzeichnis Abmeldungen (KV 3.8)... 8 Änderung der VSNR (KV 3.10)... 8 Anmeldung mit ungültiger VSNR (KV 3.19) Anmeldungen (KV 3.7)... 7 Beitragsnachweis (KV 3.21) Bestandsmeldungen (KV 3.12)... 8 DÜBAK (KV 3.2)... 7 Inhalt von Meldungen KV 3.13)... 8 KK-Fusion (KV 3.5)... 7 KV/PV-Meldungen (KV 3.1)... 7 Manuelle Meldungen (KV 3.18)... 9 Meldearten (KV 3.6)... 7 Mitteilung Eignungsübung (KV 3.3)... 7 Organisationsänderungen (KV 3.11)... 8 Probleme bei Meldungen (KV 3.20) Rückweisung von Meldungen (KV 3.17)... 9 Stornierung (KV 3.14)... 9 Stornierung von Abmeldungen (KV 3.16)... 9 Stornierung von Anmeldungen (KV 3.15)... 9 Weiterleitungsstellen (KV 3.4)... 7

7 GA Seite 7 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3 Geschäftsanweisungen 3. Meldungen, Beitragsnachweise, Monatszusammenstellungen (1) Die nachfolgende Darstellung dient im Wesentlichen nur der Information. Das Meldeverfahren erfolgt weitestgehend automatisiert. (2) Die BA erstattet Meldungen zum Leistungsbezug von KV-pflichtigen Alg-Beziehern, sie erstellt Beitragsnachweise und Monatszusammenstellungen. Rechtsgrundlage sind 28a, 28c SGB IV sowie 2 Nr. 5, 3 Nr. 5, 38 DEÜV. Die Meldung zur KV schließt die Meldung zur PV ein. (3) Das Meldeverfahren ist im gemeinsamen Rundschreiben vom (Datenübermittlung BA/Kommunen - DÜBAK) näher geregelt. Die Meldungen erfolgen einzelfallbezogen, grundsätzlich elektronisch und werden in der Regel von COLIBRI maschinell erzeugt. Zu manuellen Meldungen siehe GA Abs. 2. (4) Lediglich eine Unterbrechung des Leistungsbezugs wegen Eignungsübung ( 8 Abs. 2 Satz 1 EÜG) ist mangels eines entsprechenden Schlüssels beim Meldegrund zusätzlich manuell mitzuteilen (BK-Vorlage 3s335-20). (5) Die Meldungen zum Leistungsbezug und die Beitragsnachweise werden den Krankenkassen über sog. Weiterleitungsstellen übermittelt. (6) Bei einer Übernahme des Versichertenbestandes durch eine andere KK erfolgen die Meldungen grds. nur noch an die übernehmende KK; die übernommene KK kann nur noch Zeiträumen vor der Übernahme zugeordnet werden. Teilweise werden allerdings die Versichertenbestände nach einer Übernahme noch getrennt geführt; in diesem Fall ergehen hierzu Aktuelle Hinweise in COLIBRI. KV/PV-Meldungen (KV 3.1) DÜBAK (KV 3.2) Mitteilung Eignungsübung (KV 3.3) Weiterleitungsstelle n (KV 3.4) KK-Fusion (KV 3.5) 3.1 Meldungen Stand: Aktualisierung 03/2013 Die Meldungen werden erstellt als An- und Abmeldungen An- und Abmeldungen Stand: Aktualisierung 08/2014 (1) Anmeldungen erfolgen wegen - Beginn des Leistungsbezugs (auch wenn Sperrzeit-/ Ruhenszeit-KV vorausging) - Beginn einer Sperr- oder Ruhenszeit mit Versicherungspflicht (Sperrzeit-/Ruhenszeit-KV) - Wechsel zu einer anderen Krankenkasse (nicht bei Übernahme des Versichertenbestandes durch eine andere KK) - sonstiger Gründe, z. B. Weitergewährung nach Unterbrechung. Meldearten (KV 3.6) Anmeldungen (KV 3.7)

8 GA Seite 8 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3 (2) Abmeldungen erfolgen wegen - Ende des Leistungsbezugs - Ende einer Sperr- oder Ruhenszeit mit Versicherungspflicht (Sperrzeit-/Ruhenszeit-KV), auch wenn Leistungsbezug anschließt - Wechsel von der Krankenkasse (nicht bei Übernahme des Versichertenbestandes durch eine andere KK) - sonstiger Gründe, z. B. Unterbrechung des Leistungsbezugs - Tod. (3) Bei einer Änderung der VSNR in zpdv korrigiert COLIBRI die erstellten Meldungen nicht selbsttätig. Lediglich künftige Meldungen erfolgen mit der geänderten VSNR, wenn nach der VSNR-Änderung in zpdv der Leistungsfall in COLIBRI erneut angeordnet wird. Zur Behandlung zurückgewiesener Meldungen wegen unzulässiger VSNR siehe GA Abs. 3. (5) Bei einem Wechsel der zuständigen AA infolge Umzug oder BAinterner Organisationsänderung erfolgt keine Abmeldung durch die bisher zuständige und keine Anmeldung durch die nunmehr zuständige AA. Zu daraus resultierenden Problemen s. GA Zur entsprechenden Ergänzung der Monatszusammenstellung als Prüfhilfe siehe GA Bestandsmeldungen Stand: Aktualisierung 05/2012 Die KKen erhalten standardmäßig Meldungen zu ihren Versicherten, die im Bestand der BA am eines Jahres den Status angemeldet haben. Auf Wunsch werden sie davon ausgeschlossen Inhalt von Meldungen Stand: Aktualisierung 03/2013 In einer Meldung werden u. a. mitgeteilt - Versicherungsnummer - DST/ Kundennummer der aktuell zuständigen AA - Abgabegrund - Staatsangehörigkeit - Kennzeichen, ob es sich um eine Stornomeldung handelt - Kennzeichen, ob es sich um eine Bestandsmeldung handelt - Leistungsart - Versicherungsbeginn - Versicherungsende - Beendigungsgrund - Rechtskreis - Zuständiger RV-Träger Abmeldungen (KV 3.8) Änderung der VSNR (KV 3.10) Organisationsänder ungen (KV 3.11) Bestandsmeldungen (KV 3.12) Inhalt von Meldungen KV 3.13)

9 GA Seite 9 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3 - Beginn Sperr-/Ruhenszeit - Ende Sperr-/Ruhenszeit - Ruhensgrund Stornierung von Meldungen (1) Bei Änderungen, die nicht zu Abmeldungen führen, werden alle Meldungen, die davon betroffen sind, storniert und es werden neue Meldungen erzeugt. Ändert sich z. B. nach Anspruchserschöpfung der Leistungsbeginn, werden in Richtung Vergangenheit die ergangenen Meldungen bis zur Anmeldung zurück storniert und es werden neue Meldungen mit dem geänderten Leistungsbeginn erstellt. (2) Anmeldungen werden storniert wegen - Änderung Versicherungsbeginn - Wechsel der Leistungsart - Änderung von Dauer, Lage, Rechtsgrund der Sperr-/Ruhenszeit - Änderung Kennzeichen erleichterter Leistungsbezug. (3) Abmeldungen werden storniert wegen Änderung von - Leistungsart - Versicherungsbeginn - Versicherungsende - Beitragsgruppe - Beendigungsgrund - Datum Arbeitsaufnahme - Sperr-/ Ruhenszeitraum - mitgeteilten Leistungsarten Rückweisungen von Meldungen Stand: Aktualisierung 08/2014 (1) Kann die KK eine Meldung nicht verarbeiten, wird sie zurückgewiesen. Dies kommt u. a. vor bei unzulässiger Namensschreibweise, Anschrift, Staatsangehörigkeit, VSNR. Die entsprechenden Fehlermitteilungen werden in Papierform erstellt und den AA über die Zentrale zugeleitet. Maschinell erstellte KV/PV- Meldungen können nicht - mit korrigiertem Inhalt maschinell wiederholt werden (siehe jedoch Abs. 2 und 3). (2) Eine von der KK zurückgewiesene Meldung ist mit den unbeanstandeten sowie korrigierten Daten zu wiederholen. Dies kann manuell erfolgen (Vordruck BA II 29 - BK-Vorlage 3s335-29) oder durch Löschen der VSNR, Anordnen, Erfassen der VSNR, Korrektur fehlerhafter Daten und erneutes Anordnen entsprechend Abs. 3. Erforderlichenfalls ist der Schlüssel für die einzutragende Staatsangehörigkeit dem Staatsangehörigkeits- und Gebietsschlüssel Stornierung (KV 3.14) Stornierung von Anmeldungen (KV 3.15) Stornierung von Abmeldungen (KV 3.16) Rückweisung von Meldungen (KV 3.17) Manuelle Meldungen (KV 3.18)

10 GA Seite 10 (08/2014) Meldung/Bescheinigung - KV 3 zu entnehmen (Intranet unter Allgemeine Arbeitsmittel). (3) Wird aufgrund einer zurückgewiesenen Anmeldung der zpdv- Eintrag zur VSNR geändert, erfolgt automatisch keine erneute Meldung. Zusätzlich zur manuellen Anmeldung (BK-Vorlage 3s335-29) ist für künftige Meldungen mit der geänderten VSNR der Leistungsfall in COLIBRI anzuordnen. Alternativ zur manuellen Anmeldung ist folgendes Verfahren möglich: Entfernung der ungültigen VSNR in zpdv, Anordnen, Erfassen der geänderten VSNR in zpdv, erneutes Anordnen; die daraufhin erzeugte Stornierung der Anmeldung wird wegen unzulässiger VSNR erneut zurückgewiesen und ist ohne weitere Veranlassung abzulegen. Anmeldung mit ungültiger VSNR (KV 3.19) Probleme bei Übermittlung von Meldungen Stand: Aktualisierung 03/2013 Der KK wird die für den Leistungsfall zuständige Dienststelle in den Meldungen mitgeteilt (DSt-Nr., Betriebsnummer). Wechselt die zuständige Dienststelle (Umzug, Org.-Änderung), wird in einer Abmeldung / Stornierungsmeldung eine andere DSt-Nr. und Betriebsnummer angegeben als in der vorangegangenen Meldung. Teilweise erkennen die KK-internen Prüfroutinen dann Klärungsbedarf, der zu Rückfragen bei der AA führt, weil die Meldung bei der KK technisch nicht dem Versicherten zugeordnet werden konnte. Die KK ist dann über die bisher meldenden DSt zu informieren. Probleme bei Meldungen (KV 3.20) 3.2 Beitragsnachweise Stand: Aktualisierung 08/2014 Das BVA und die Landwirtschaftliche(n) Krankenkasse(n) (SVLFG bzw. LKKen) erhalten monatlich einen Beitragsnachweis mit Angabe der von der BA gezahlten bzw. zurückgeforderten Beiträge. Der Beitragsnachweis ist gegliedert nach KV/PV sowie nach SV-Entgelt und Beitrag. Eine Aufgliederung nach Beitragssatz und Rechtskreis erfolgt nicht. Beitragsnachweis (KV 3.21)