Ausschreibungsstrategie Managed Print Service Volkswagen Konzern

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1 BILD Ausschreibungsstrategie Managed Print Service Volkswagen Konzern Andreas Wiedemann, Mobile Life Campus, Wolfsburg 21. August 2013

2 Inhaltsverzeichnis Organisation Was ist idomp? Ziele der Volkswagen MPS Strategie Neuerungen mit idomp Fazit

3 Inhaltsverzeichnis Organisation Was ist idomp? Ziele der Volkswagen MPS Strategie Neuerungen mit idomp Fazit

4 Governancefunktion Printmanagement bei Volkswagen Nach Abschluss des Projektes POM (PrintOutputManagement) wurde eine Zentralisierung der Governance Funktion für den Bereich der Print Services etabliert. Die Print Services Governance (kurz PSG) ist konzernweit sowohl für die Wahrnehmung der Auftraggeber Fähigkeit gegenüber den Vertragspartnern, als auch für die Durchführung zentraler Planungs- und Steuerungsaufgaben verantwortlich. Die PSG setzt die aus den Konzernzielen abgeleiteten IT-Ziele im Bereich der Dokumenten verarbeitenden Geräte und der begleitenden Prozesse um, gibt Richtlinien vor und steuert die Umsetzung der Richtlinien innerhalb des Konzerns. Die PSG ist verantwortlich für die Etablierung von integrierten IT- und Business Prozessen rund um das Thema Printservices. Es besteht eine enge Kooperation der PSG mit dem Bereich Group IT Purchasing, welcher konzernweit die Verantwortung hinsichtlich des IT Einkaufs wahrnimmt. Die PSG ist der technisch-organisatorische Konzern-Interessenvertreter gegenüber den verschiedenen Vertragspartnern.

5 Printmanagement bei Volkswagen Strategische Ziele Wir stellen im Konzern zuverlässige, standardisierte, modulare Printlösungen bereit. Wir steuern konzernweit alle Vertragspartner im Bereich Output Management. Wir beraten alle Konzerngesellschaften und entwickeln ganzheitliche, prozessoptimierte Lösungen. Wir begleiten unsere Kunden in allen Märkten und Regionen in gleicher Qualität Wir vernetzen uns mit Innovationspartnern und beeinflussen Entwicklungen im Hinblick auf Anforderungen und Bedürfnisse unserer Kunden.

6 Ansatz Volkswagen Print Management Projekte Prozesse Neue Standorte Konzerntöchter Service Internationale Projektunterstützung Lösungen Standards Analyse Beratung IT Ziele und Volkswagen-Weg Optimierungspotentiale erschließen Weltweite Synergien Wertbeitrag Steigerung Effizienz Integration zwischen Bereichen Integration neuer Standorte Dienstleistungs- / Ordnungsfunktion Standards zentral setzen und dezentral ausrollen Auftraggeberfähigkeit weltweit Transparenz der Prozesse Standards schaffen und einhalten Optimierung Zusammenarbeit Konzentration auf Wertschöpfung und Eliminierung von Verschwendung Verkürzung Fertigungs- und Prozesszeiten Prozesseffizienz

7 Inhaltsverzeichnis Organisation Was ist idomp? Ziele der Volkswagen MPS Strategie Neuerungen mit idomp Fazit

8 Standardeinstellungen Grundeinstellung s/w bei Farbgeräten Duplexdruck bei allen Geräten

9 POM (Print Output Management): IST Zustand Print as a Service Drucker Standardisierung Designkriterien Kopierer Scanner Zentralisierung Authentifizierung Sensibilisierung für Druckkosten Fax

10 idomp: Zusätzliche Services und Kostensenkung Archiv Sicherheit OCR Reporting ABC *) international Document Output Management Program

11 Was ist idomp? International Document Output Management Program und ist die konsequente Weiterentwicklung des erfolgreich umgesetzten POM-Konzeptes. In die Ausschreibung sind alle Erfahrungen und zukünftigen Anforderungen für den Bereich des Office Druckumfelds eingeflossen. Flexibel - Trennung von HW und SW Mehrhersteller Strategie - Canon, Lexmark Services - KPI Reporting, OFM, CMDB digitale Geräteakte Sicherheit - IPP, Auditing Ökologisch - geringerer Energiebedarf, geringere Emissionen Modern - Benutzeroberfläche nach Volkswagen CI, modernes Design Zentralisierung von Diensten - Bereitstellung von prozessgesteuerten Dokumentenworkflows

12 Inhaltsverzeichnis Organisation Was ist idomp? Ziele der Volkswagen MPS Strategie Neuerungen mit idomp Fazit

13 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität

14 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Komplexe Prozesse zu einfachen Produkten bündeln Logische Kombination von Hardware, Software und Services Optimierte effiziente Services für Dokumenten verarbeitende Prozesse Erweiterung der Funktionalitäten bei gleichzeitiger Reduktion der Kosten Transparentes Preismodell

15 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Mindestanforderung ist die Erhaltung des Status Quo mit allen implementierten Funktionalitäten Schaffung von Voraussetzungen die eine einfache Umsetzung laufender Veränderungen ermöglichen

16 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Signifikante Erhöhung der Serviceverfügbarkeit Betrachtung der gesamten Prozesskette vom Status des Endgeräts bis zu allen backend Server Komponenten Weltweite Verfügbarkeit von gleichen stabilen Prozessen

17 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Trennung der Komponenten Software und Hardware Unabhängigkeit von Hardwareanbietern Erhöhung der zukünftigen Auswahl der Anbieter Anpassung an lokale Prozesse einfach möglich

18 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Auditierung von Konfigurationsänderungen Überwachung von jedweden Änderungen Reporting aller verteilten Komponenten Messung des Energieverbrauchs und Optimierung

19 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Skalierbare Lösung für Tochtergesellschaften Modulare Verfügbarkeit der Lösung

20 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Schützen des Volkswagen Wissens Verschlüsselung des gesamten Datentransfers Verschlüsselung von Festplatten Einsatz von 802.1x Technologie der Endgeräte Anwender Authentifzierung

21 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Wählbare Mehrsprachigkeit der Endgeräte Integration von kompletten Workflows Mitwandernde Userprofile Flexibles Reporting für alle Gesellschaften Alle Funktionen über Display anwählbar

22 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Optimale Unterstützung aller Geschäftsprozesse Automatisierte Verteilung von Firmware, Zertifikaten, Konfigurationen, Passwörtern und Software Treiberverteilung

23 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Weltweite Verfügbarkeit des Warenkorbs Validierung der Endgeräte nach ökologischen Gesichtspunkten

24 Ziele der Volkswagen MPS Strategie Kundenzufriedenheit Start mit Status Quo Verfügbarkeit Flexibilität Nachvollziehbarkeit Erweiterbarkeit Sicherheit Funktionalität Automatisierung Warenkorb Vertrags Flexibilität Ein weltweiter Vertrag Rückgabe von Geräten während der Vertragslaufzeit

25 Inhaltsverzeichnis Organisation Was ist idomp? Ziele der Volkswagen MPS Strategie Neuerungen mit idomp Fazit

26 Neuerungen mit idomp 1/2 Central Document and Device Server CMDB - Vertrags- & Lebenszeit Management, Historie für jedes Gerät Monitoring - Erweiterte Überwachung; Bi-direktionale Verbindung mit TTS Reporting - Basierend auf Konzerndaten Spooling - Ablösung von bekannten Printservern Accounting - Verursachergerechte Abrechnung Erweiterung des Warenkorbs FMFD1 FMFD2 A4/ MFD2 A4 Mobiler Drucker Sicherheit Sicherheitsaudit für alle Geräte Software-Lösung für alle Multifunktionsgeräte Sicherheitszertifikate für alle eingesetzten Geräte Verschlüsselung der Datenströme

27 Neuerungen mit idomp 2/2 Vorort Service Erweiterung der Servicezeiten auf 10 Stunden Vorort Service innerhalb von 4 Stunden Serviceerfüllung von 98% Geräteverfügbarkeit von 98% im Zeitrahmen von 6 Monaten Flottenüberwachung Automatisierte Verteilung von Firm- und Software sowie Konfigurationen Kostenfreie Stellplatzoptimierung

28 User Interface

29 Service Die wesentlichen Kernpunkte für den idomp Service sind Erweiterung der Servicezeiten von 8:00-18:00 Uhr SLA- Erfüllung ist auf 98% festgelegt Reaktionszeit von 30 Minuten pro Ticket Geräteverfügbarkeit von 98%, Zeitraum 6 Monate Asset- Datenpflege und Überführung in die VW CMDB KPI Reporting nach IT-Service Vorgaben Einführung kontinuierliche Serviceüberprüfung nach ITIL V3 Stellplatzoptimierung Reduktion der Aufwände durch Nutzung eines gemeinsamen Logistikunternehmens

30 Einführung zusätzlicher KPI für Benchmark und Steuerung des Print Services KPI Bewertungsziel Mitarbeiter / Drucker Seiten / Mitarbeiter Farbquote Nicht abgeholte P2Me Jobs Anzahl Systeme unterlastet Anzahl Systeme überlastet SLA Einhaltung Service % Incident Quotient (Störungen/100k Seiten) Anzahl Maschinen mit über 4 Störungen pro Monat Tatsächlicher Energieverbrauch Wirtschaftlichkeit Wirtschaftlichkeit Wirtschaftlichkeit Einsparung durch Funktionen Wirtschaftlichkeit Verfügbarkeit Verfügbarkeit Verfügbarkeit + Qualität Verfügbarkeit + Qualität Wirtschaftlichkeit

31 Bewertung des gesamten Lebenszyklus des Produktes und Ziele Verwendete Rohstoffe und Produktionsmethoden Produktionsorte und Transportwege Strategien, Methoden der Wiederverwertung Hersteller Abbau Transport Anteil an Biologischen Komponenten Herstellung Überprüfung von Energieverbräuchen und Chemischen Emissionen Betrieb Verpackung Volumen und Art der Verpackungsmaterialien

32 Inhaltsverzeichnis Organisation Was ist idomp? Ziele der Volkswagen MPS Strategie Neuerungen mit idomp Fazit

33 Fazit Weltweit gültiger Rahmenvertrag für Software, beziehungsweise Hardware und Service. Separierung der Neuausschreibung idomp in die Segmente Software und Hardware/Services Die Volkswagen Ausschreibung gilt als Benchmark in der gesamten Branche Zitate der Anbieter: idomp war eine große Herausforderung. Eine Ausschreibung in dieser Tiefe haben wir noch nicht gesehen. Die Volkswagen Ausschreibung ist ein Impulsgeber für die gesamte Branche.

34 Weiteres Vorgehen Nachhaltiges Sichern des bisher Erreichten durch POM Steigerung der Kundenzufriedenheit Nutzen von Synergien und Potentialen Vorantreiben von Standardisierung Potentialanalyse von Systemen, Prozessen und Arbeitsabläufen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung Stärken der Richtlinienkompetenz des Konzerns Herstellen der Auftraggeber Fähigkeit und Etablierung von organisatorischen Änderungen zur Erreichung o.g. Maßnahmen Governance Funktion ist zwingend notwendig zur Bündelung der Kompetenzen Enge Zusammenarbeit mit Zentraleinkauf muss gewährleistet sein Nicht jeder Anbieter geht auf die Anforderungen des Kunden ein

35 Ergebnis der Ausschreibung Die idomp Ausschreibungsphase wurde durch die Entscheidung im Bereich Hardware & Service abgeschlossen. Die Firma Canon ist der neue Partner im Bereich Office Druck für den Volkswagen Konzern. Zusammen mit dem neuen idomp Software Lieferanten, der Firma Genius Bytes, verfügt der Volkswagen Konzern damit über eine Lösung im Bereich Managed Print Services, die am Markt sowohl qualitativ als auch hinsichtlich der Flexibilität konkurrenzlos ist. Die Umsetzung wird im gesamten Konzern erfolgen.

36 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! Evtl. Kontaktdaten des Referenten Andreas Wiedemann Print Management

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