amendos Spezial: Windows 7 - Migration

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1 Ausgabe 01, Juli 2012 amendos Spezial: Windows 7 - Migration Dies ist die erste Ausgabe unserer neuen Publikation amendos Spezial, die zukünftig in unregelmäßigen Abständen erscheint und jeweils verschiedene Aspekte zu einem Schwerpunktthema beleuchtet. Hierzu kombinieren wir Fachartikel aus unseren letzten Newsletter-Ausgaben mit neuen Artikeln zum Thema. Die kurz gehaltenen Artikel ermöglichen einen schnellen Einblick in das Schwerpunktthema und sollen Ihnen wertvolle Anregungen für Ihre Arbeit geben. Diese erste Ausgabe greift den Themenschwerpunkt Windows 7 - Migration auf und beleuchtet diesen näher. Inhalt Überblick über die situationsabhängige Projektgestaltung S. 1 Nach Darstellung der aktuellen Ausgangssituation bei Clientbetriebssystemen wird die erforderliche Ausgestaltung ausgewählter Phasen eines Windows 7 - Migrationsprojekts bei well-managed und less-managed Clientsystem-Umgebungen gegenübergestellt. Risiken und Chancen des Applikationsmanagements S. 6 Es werden Ansätze zur strukturierten Verbesserung des Applikationsmanagements im Rahmen einer Windows 7 - Migration aufgezeigt. Zusammenspiel von Kunden, zentraler IT & ext. Dienstleistern S. 7 Neben der Identifikation von - für die Beteiligung externer Dienstleister geeigneten - Aufgaben wird die erforderliche Kommunikation und die Koordination der Projektbeteiligten thematisiert. Aufgaben des Rolloutmanagements S. 10 Es werden praxisbewährte Hinweise für die Gestaltung der Aufgaben im Rahmen des Rollouts des neuen Betriebssystems gegeben. amendos gmbh Grüner Deich 15, Hamburg Tel. +49 (0) 40 / Überblick über die situationsabhängige Projektgestaltung In vielen Unternehmen wird als Clientbetriebssystem noch immer MS Windows XP eingesetzt, obwohl dies schon seit über 10 Jahren am Markt verfügbar ist und inzwischen mit Windows Vista und Windows 7 zwei Nachfolgeversionen von Microsoft herausgegeben wurden. Zudem soll die dritte Nachfolgeversion, die finale Version von Windows 8, schon im Herbst 2012 erscheinen. Die meisten Unternehmen haben Windows Vista übersprungen und planen, von Windows XP auf Windows 7 zu migrieren bzw. sind gerade in der Migration da Windows 7, wie seinerzeit Windows XP, eine ausgesprochen ausgereifte und stabile Version ist. Im Folgenden wird ein Überblick gegeben, wie abhängig von der Unternehmenssituation die Projektgestaltung für die Betriebssystem-Migration aussehen kann. Zunächst wird im Folgenden auf die Ausgangssituation bezüglich des Desktop Managements mit Fokus auf das Clientbetriebssystem eingegangen: Ausgangssituation Laut Netmarketshare ist Windows 7 im Juni 2012 auf 42% aller PCs weltweit installiert und damit nach Windows XP (mit 43%) zum führenden Clientbetriebssystem aufgestiegen. In Kürze wird es Windows XP als solches abgelöst haben. Seit 2011 werden zudem alle neu ausgelieferten PC-Systeme zu ca. 94% ab Werk mit Windows 7 ausgestattet. Microsofts Extended Support für Windows XP wird im April 2014 auslaufen, aber viele Softwarehersteller werden laut Gartner die Lauffähigkeit ihrer neuen Applikations-Releases schon jetzt nicht mehr unter Windows XP garantieren. Zudem wird neue Clienthardware in der Regel keine Treiber-Unterstützung mehr für das alte Betriebssystem garantieren. Aus diesem Grund sollte eine Migration zu Windows 7 umgehend erfolgen. Es ist nicht zu empfehlen, dass Unternehmen, welche aktuell noch Windows XP einsetzen auf Windows 8 warten, da das Risiko des rechtzeitigen Migrationsabschlusses bis zum Ablaufen des Windows-XP-Supports nicht kalkulierbar ist. Somit besteht die Gefahr ein Clientbetriebssystem im Produktivsystem zu haben, für das keine Sicherheitspatches mehr bereitgestellt werden. In der Regel wird die Migration zu Windows 7 mit dem Upgrade auf MS Office 2010 kombiniert. Dies ist auch sinnvoll, da dadurch Synergieeffekte bei der Migration realisierbar sind. Die hierdurch zusätzlich entstehenden Arbeitspakete wie zum Beispiel Prüfung der Kompatibilität bestehender Office-Dokumente und ggf. deren Anpassung sind entsprechend in eine Gesamtplanung aufzunehmen. Die zu berücksichtigenden Arbeitspakete innerhalb der Phasen eines Migrationsprojektes sowie deren Ausgestaltung und damit der Aufwand für die gesamte Migration Consultants for IT-Technology and Organisation 1

2 Abbildung 1: Migrationskosten in Abhängigkeit vom Management -Reifegrad der Client-Umgebung (Größenordnung: Clientsysteme) hängen wesentlich davon ab, ob eine Client-Umgebung gut betrieben ( well managed ) oder weniger gut betrieben ( less managed ) wird. Gemäß Gartner erfolgt die Einordnung des Management-Reifegrads einer Clientumgebung in eine der Klassen well managed, moderately managed, typically managed und unmanaged im Wesentlichen anhand der Kriterien Grad der Etablierung von Standards, Grad der Etablierung der Life- Cycle-Prozesse und eingesetzte Toolunterstützung. In Abbildung 1 sind die Migrationskosten pro User in Abhängigkeit vom Management-Reifegrad dargestellt. Hieraus wird ersichtlich, dass eine Windows 7 - Migration in einer well managed Clientumgebung zu der Hälfte der Kosten, die in einer unmanaged Clientumgebung anfallen, erfolgen kann. Phasen und Arbeitspakete einer Windows 7 - Migration In Abbildung 2 (auf Seite 5) wird ein grundsätzlicher, grober Projektplan für eine Windows 7 - Migration mit den wesentlichen Phasen dargestellt. Je nach Situation und IT-Umgebung im betroffenen Unternehmen können die dargestellten Phasen unterschiedlich ausgeprägt sein. Zudem kann auch die Berücksichtigung zusätzlicher Arbeiten sinnvoll bzw. erforderlich sein. Grundsätzlich ist nach der Projektinitiierung eine - alle für die Migration relevanten Bereiche (insbesondere aktuell eingesetzte Client-Hard- und Software sowie vorhandene Softwarelizenzen) umfassende - Ist-Analyse durchzuführen. Parallel sind für die Migration relevante Anforderungen aufzunehmen. Im Anschluss folgt die Erstellung der Konzepte für den neuen Windows 7 Client, das Vorgehen bei der Applikationsmigration sowie die Automatisierung. Die Konzepte sind dann umzusetzen und zu testen. Zudem ist die Migration selbst zu planen und vorzubereiten: Es ist das Vorgehen bei der Migration eines Clientsystems zu Windows 7 festzulegen, der Rolloutplan, der Kommunikationsplan und ein Schulungskonzept zu erstellen und bei Bedarf auch die Hard- und Software-Bestellung zu veranlassen. Abschließend werden alle erarbeiteten Ergebnisse in einem Piloten getestet, ehe dann der Rollout für alle Unternehmensbereiche ausgeführt wird. Ausprägung von Phasen in Abhängigkeit vom Reifegrad der Client-Umgebung Im Folgenden werden ausgewählte Phasen eines Windows 7 - Migrationsprojekts (ohne Anspruch auf Vollständigkeit der jeweils betrachteten Teilaspekte) näher beleuchtet: Die jeweilige Ausprägung ausgewählter, in einer Phase zu erledigender Arbeiten wird in Abhängigkeit des Reifegrads der Client-Umgebung dargestellt. Hierbei werden vereinfachend nur die beiden Reifegrade well managed und typically managed herangezogen. Die Ergebnisse dieser Betrachtung sind in der Tabelle 1 zusammengefasst. Consultants for IT-Technology and Organisation 2

3 Arbeitspaket Teilaspekt Client-Umgebung ist "well managed" Client-Umgebung ist "typically managed" Hardware Bestandsdaten für Clienthardware werden aus dem Asset Management System bzw. der CMDB ermittelt und in Reports zusammengestellt. Durch einen stringent eingehaltenen Change Management Prozess ist die Aktualität und Qualität der Daten in einem hohen Maße gegeben. Da durch die hohe Standardisierung und zentrale Beschaffungssteuerung nur eine geringe Anzahl von PC-Modellen mit gleicher Hardware-Mindestausstattung im Einsatz sind, ist die Ermittlung der nicht Windows 7-fähigen Systeme und deren betroffene Anwender einfach. Gleiches gilt für zusätzliche Komponenten / Sonderzubehör (Hochleistungsgrafikkarten etc.). Diese Reports können bei Bedarf von den offiziellen IT- Ansprechpartnern der Kunden-Abteilungen zusätzlich geprüft werden. In diesem Schritt werden zudem aktuelle Änderungsanforderungen mit aufgenommen. Für die Clienthardware ist eine Bestandsaufnahme durchzuführen: konsolidierte Daten aus verschiedenen Systemen wie z.b. Bestandssystemen und Online-Inventory-Tools, die potentiell nicht vollständig, nicht konsistent und nicht aktuell sind, werden in Bestandslisten zusammengeführt. Sie dienen als Basis für eine Bestandsaufnahme und werden für die Abstimmung der Bestände gemeinsam mit den IT- Ansprechpartnern der Kundenabteilungen herangezogen. Eine nicht so stringente Etablierung von Standards und Freiheiten der Anwender bei der PC-Aufrüstung durch Sonderzubehör erschweren die Ermittlung von nicht Windows 7- fähigen Systemen und Komponenten; häufig muss aufgrund eines verbleibenden Restrisikos nicht erfasster Komponenten während des Rollouts auf diese Komponenten und ihre Handhabung reagiert werden (dies bedeutet Mehraufwand und Zeitverzug im Rahmen des Rollouts). Ist-/Anforderungsanalyse Software Softwarelizenzen Applikationsverantwortliche Bestandsdaten für Client-Software, etc. werden aus den Bestandssystemen (CMDB, Software-Verteilungssystem, Applikationssilos o.ä.) ermittelt und in Reports zusammengestellt. Auch hier sichern der stringent eingehaltene Change Management Prozess sowie fehlende lokale Administrationsrechte für Anwender die Qualität der Daten. Die Reports werden bei Bedarf wieder von den offiziellen IT-Ansprechpartnern der Kunden-Abteilungen geprüft. In diesem Schritt werden zudem aktuelle Änderungsanforderungen mit aufgenommen. Eine mangelnde Einschränkung der lokalen Administrationsrechte für Anwender ermöglicht es diesen, selbst Software auf dem eigenen PC zu installieren. Parallel wird ein Teil der Software zentral beschafft und deren Installation zentral gesteuert. Für Clientsoftware ist somit ebenfalls eine umfangreichere Bestandsaufnahme durchzuführen: konsolidierte Daten aus verschiedenen Systemen wie z.b. Bestandssystemen und Buchhaltung, die potentiell nicht vollständig, nicht konsistent und nicht aktuell sind, werden in Bestandslisten zusammengeführt und als Basis für eine Bestandsaufnahme bzw. die Abstimmung der Bestände gemeinsam mit den IT- Ansprechpartnern der Kundenabteilungen herangezogen. Es verbleibt ein Restrisiko bzgl. einer Fehlerquote; auf Fehler in den Bestandslisten ist wiederum (mit entsprechendem Mehraufwand) im Rollout zu reagieren. Ein Lizenzmanagementsystem, das in den Change- Durch die mögliche lokale Installation von Software durch Management- sowie den zentral gesteuerten Beschaffungs den Anwender ist die Frage des erfolgten Lizenzerwerbs -Prozess eingebunden ist, sichert aktuelle Daten zu den sowie der Verbleib des Lizenznachweises häufig ungeklärt vorhanden Lizenzen. Diese bilden die Basis für zu ermittelnde Kosten, verursacht durch notwendige Software- werden. Auch die Lizenznachweise von zentral beschaffter und muss (ggf. über die IT-Ansprechpartner) recherchiert Upgrades. Software sind ggf. aufgrund des nicht konsequent gelebten Change Management Prozesses nicht vollständig. Eine Bestandsaufnahme unter Einbindung der dezentralen IT- Ansprechpartner ist erforderlich. Zudem werden aus der CMDB die Kontaktdaten der offiziell die Rolle des Applikationsverantwortlichen innehabenden Mitarbeiter als Report zusammengestellt, um mit diesen in Folgeschritten bzgl. der erforderlichen Migrationstests in Kontakt treten zu können. Die Applikationsverantwortlichen sind aufgrund ihrer Rollenbeschreibung mit der Handhabung von Upgrades vertraut und kennen auch die erforderlichen Testprozeduren und Dokumentationen. Sind die im Unternehmen eingesetzten Applikationen ermittelt, so sind über einen aufwändigeren Abstimmungsprozess Testverantwortliche festzulegen: soweit keine bzw. nicht für alle Applikationen Applikationsverantwortliche ernannt sind, sind diese festzulegen und über ihre neue Rolle zu informieren: es werden häufig Erstanforderer oder Poweruser der jeweiligen Applikation hierfür herangezogen. Zudem ist ihnen das Testverfahren zu erläutern, die späteren Tests werden stärker durch Mitglieder des zentralen Projektteams begleitet werden müssen. Konzept Windows 7 Client Die bestehende, hochstandardisierte Client-Konzeption (d.h. bestehende Image-Philosophie, System-nahe Tools, Sicherheitsmechanismen, usw.) wird hinsichtlich - mit Windows 7 möglich gewordener - Verbesserungen und notwendiger Veränderungen überprüft; notwendige Veränderungen und sinnvolle Verbesserungen werden in die neue Client-Konzeption aufgenommen. Es ist - ggf. erstmalig in dieser Konsequenz - eine für alle Anwender zu verwendende, standardisierte Client- Konzeption auf Windows 7-Basis zu schaffen, um den Windows 7-Rollout auf dieser Basis möglichst effizient abwickeln zu können. Tabelle 1: Ausgestaltung ausgewählter Arbeitspakete in Client -Umgebungen mit unterschiedlichem Reifegrad. (Teil 1) Consultants for IT-Technology and Organisation 3

4 Arbeitspaket Teilaspekt Client-Umgebung ist "well managed" Client-Umgebung ist "typically managed" Ermittlung zu migrierender Applikationen Es wird ein Verfahren festgelegt, um mit den Applikationsverantwortlichen die zu migrierenden Applikationen und rierenden Applikationen mit den Applikationsverantwortlichen Es wird ebenfalls ein Verfahren zur Abstimmung der zu mig- deren Migrationsverfahren abzustimmen (dies kann mit der festgelegt. Hierbei ist zu prüfen, ob wirklich jede vorhandene Abstimmung der Ist-Analyse-Ergebnisse kombiniert werden)mung der Ist-Analyse-Ergebnisse kombiniert werden). Auf- Applikation weiter benötigt wird (dies kann mit der Abstim- Nicht mehr benötigte Applikationen sind durch entsprechend vorhandene Life-Cycle-Prozesse schon direkt bei wender kann das zu prüfende und abzustimmende Applikatigrund der möglichen lokalen Installationen durch den An- Identifikation ihrer Verzichtbarkeit aus dem Produktivbetrieb ausgeschieden. Umgebung) recht groß sein. Die Reduzierung der zu migrieonsportfolio (im Gegensatz zur "well managed" Clientrenden Applikationsanzahl hat direkten Einfluss auf den Aufwand des restlichen Projekts, aber auch auf die späteren Betriebskosten der Client-Umgebung. Konzept Applikationsmigration Applikationstests Es werden die erforderliche Testumgebung für Applikationstests unter Windows 7, das Testvorgehen sowie die Ergebnisdokumentation und das Umgehen mit nicht Windows 7-kompatiblen Applikationen spezifiziert. Es werden die erforderliche Testumgebung für Applikationstests unter Windows 7, das Testvorgehen sowie die Ergebnisdokumentation und das Umgehen mit nicht Windows 7- kompatiblen Applikationen spezifiziert. Hier kann auf im Rahmen des Change Managements vorhandene Testprozeduren und Testumgebungen aufgesetzt für das aktuelle Migrationsprojekt individuell und erstmalig In diesem Fall sind aus eventuell vorhandenen Fragmenten werden, die den Applikationsverantwortlichen auch schon eine Konzeption inkl. Testumgebung für Applikationstests zu bekannt sind. erarbeiten. Installationsvorbereitung Die automatisierte Verteilung der zu migrierenden Applikationen wird vorbereitet; zudem werden Tests der automatisch verteilten Applikationen in der Zielumgebung (d.h. auf dem neu konzipierten Windows 7 Client) geplant. Hier kann auf bestehende Automatisierungsmechanismen sowie die bestehende Testumgebung aufgesetzt werden. Für die automatisierte Bereitstellung der Applikationen ist - ggf. auf Basis schon vorhandener Tools - eine alle Anforderungen abdeckende Infrastrukturkonzeption zu erstellen und zu implementieren, ehe Tests der automatisch verteilten Applikationen in der Windows 7-Umgebung (d.h. auf dem neu konzipierten Windows 7 Client) geplant und durchgeführt werden können. Hardware- Beschaffung Auszutauschende bzw. aufzurüstende Hardware ist zu ermitteln (dies erfolgt auf Basis der Ergebnisse der Ist-/ Anforderungsanalyse) und mit den IT-Ansprechpartnern abzustimmen. Die Beschaffung der Hardware zeitnah zu der jeweiligen Migration ist entsprechend zu planen und auszulösen. - dito - (allerdings sind die Ergebnisse der Ist-/ Anforderungsanalyse mit höherer Unsicherheit behaftet, d.h. Beschaffungsmengen müssen ggf. angepasst werden und es besteht das Risiko, mehr Clientsysteme als für den tatsächlichen Bedarf erforderlich zu bestellen). Software-Lizenzbeschaffung Software-Lizenzen für erforderliche Updates und Ersatzapplikationen sind zu planen, zudem ist deren Beschaffung auszulösen. Software-Lizenzen für erforderliche Updates und Ersatzapplikationen sind zu planen, zudem ist deren Beschaffung auszulösen. Die Mengenermittlungen sind relativ einfach aus den Daten des Lizenzmanagementsystems zu entnehmen; die Daten sind aufgrund des stringent gelebten Change Management Prozesses von hoher Qualität. Die Ergebnisse der Ist-/ Anforderungsanalyse sind mit höherer Unsicherheit bzgl. ihrer Qualität behaftet. Zudem besteht die Gefahr, dass Unterlizenzierungen aufgedeckt werden, die zusätzlich ausgeglichen werden müssen; deren Finanzierung ist in den auftretenden Fällen zu klären. Migrationsplanung und -vorbereitung Rolloutvorbereitungen Schulungskonzept Erforderliche technische und organisatorische Vorbereitungen des Rollouts sind zu planen (hierzu zählt u.a. auch der Transfer lokaler Daten in die neue Clientumgebung). Etablierte Prozesse und Zuständigkeiten sowie klare Regeln für die Haltung lokaler Daten erleichtern die Vorbereitungen. Es ist ein Schulungskonzept für Anwender und Administratoren zu erstellen und Schulungsmaterialien und Schulungen entsprechend zu planen und vorzubereiten. Hierfür werden bestehende Schulungskonzepte (Intranet- Angebote wie Computer-based-Training, elektronische Benutzerhandbücher etc.) genutzt und durch projektspezifische Maßnahmen (z.b. ausgewählte Präsenzschulungen etc.) ergänzt. Erforderliche technische und organisatorische Vorbereitungen des Rollouts sind aufwändiger, da Prozesse und Zuständigkeiten nicht immer klar geregelt sind; es sind klare Abstimmungen für das Projekt zu treffen und Beteiligte entsprechend zu instruieren. Zudem fehlen häufig Regeln für die lokale Datenhaltung und Mechanismen zu deren Einhaltung; d.h. der Transfer lokaler Daten erzeugt mehr Aufwand und birgt die Gefahr, dass lokale Daten an unbekannten Speicherorten nicht transferiert werden. Schulungskonzepte für Anwender und Administratoren sind mangels eines bestehenden Gesamtkonzepts im Unternehmen speziell für das Migrationsprojekt neu zu erarbeiten und die Maßnahmen entsprechend umzusetzen. Tabelle 1: Ausgestaltung ausgewählter Arbeitspakete in Client -Umgebungen mit unterschiedlichem Reifegrad. (Teil 2) Consultants for IT-Technology and Organisation 4

5 Es gibt klar definierte Rollen und Zuständigkeiten bezüglich des Betriebs der Client-Umgebung. Dies betrifft insbesondere auch die Aufgabenverteilung zwischen zentralem IT-Bereich und dezentralem IT- Zuständigen in Unternehmen mit vielen (ggf. auch internationalen) Standorten. Hierdurch kennt jeder seine Aufgaben in Standardprozessen des Regelbetriebs (z.b. wenn ein Anwender eine neue Applikation beantragt). Dies erleichtert die Integration im Rahmen eines Windows 7 - Migrationsprojektes. Abbildung 2: Phasen-Darstellung eines Projekts zur Windows 7 - Migration Es zeigt sich, dass insbesondere in der Ist-/ Anforderungsanalyse, aber auch in den Folgephasen in einer well managed Client-Umgebung die Migration mit erheblich weniger Aufwand durchgeführt werden kann. Dies liegt im Wesentlichen an folgenden Aspekten: Die gesamten Bestandsdaten liegen in einer Configuration Management Database (CMDB) vor. Hierbei ist die CMDB in der Regel nicht ein zentrales Bestandssystem, sondern es gibt verschiedene Systeme (z.b. System-Management-System, Lizenzmanagement-System, usw.), die Bestandsdaten enthalten und die soweit erforderlich Schnittstellen zueinander haben. Lesen Sie hierzu auch: Den Artikel von J. Bujotzek in der Fachzeitschrift IM Gestaltungsmöglichkeiten für ein effizientes Desktop Management Klar definierte und etablierte, d.h. wirklich konsequent gelebte Prozesse (Change Management) stellen sicher, dass die Bestandsdaten wirklich aktuell gehalten werden, da jede physikalische Bestandsänderung (z.b. neuer PC, neue Software, Ablösung eines Altsystems) über den Prozess zu einer entsprechenden Änderung in der CMDB führt. Hierbei reduzieren Automatismen zusätzlich die durch manuelle Dokumentation möglichen Fehlerquellen. Es sind etablierte Standardprozesse vorhanden insbesondere für: die Beantragung und Genehmigung von noch nicht im Unternehmen eingesetzten Applikationen, den Test derartiger Applikationen in der bestehenden Client-Umgebung (nach erfolgter Genehmigung), die Vorbereitung und Durchführung des automatisierten Deployment von Applikationen. Auf diesen kann im Migrationsprojekt aufgesetzt werden. Es gibt etablierte Tools wie z.b. System-Management- Systeme, die die Standardprozesse unterstützen und, wo möglich, automatisieren. Diese können auch im Migrationsprojekt verwendet werden. Die höhere Qualität der Daten aus der Ist-Analyse reduziert auch den Aufwand in den Folgephasen des Projekts, da weniger Korrekturmaßnahmen aufgrund von Fehlern in den Ausgangsdaten erforderlich sind. Fazit: In einer well managed Client-Umgebung ist die Migration zu Windows 7 und Office 2010 einfacher und mit weniger Aufwand und Risiko verbunden. Dies spiegelt sich in den entstehenden Migrationskosten wieder (siehe hierzu auch die oben zitierten Gartner Zahlen). Für ein Unternehmen mit einer eher typically managed Client-Umgebung bietet die Windows 7 - Migration eine Chance, durch zusätzliche Teilprojekte (zum Beispiel die Einführung eines System-Management-Systems, das insbesondere ein weitgehend automatisiertes Aufsetzen von Clientsystemen sowie Bereitstellen von Applikationen unterstützt) einen großen Schritt in Richtung well managed Client-Umgebung zu machen. Hierdurch können langfristig die Gesamtkosten des Clientsystem-Betriebs reduziert und die Qualität der für den Anwender erbrachten Services erhöht werden. Jörg Bujotzek Consultants for IT-Technology and Organisation 5

6 Risiken und Chancen des Applikationsmanagements Die Ablösung von Windows XP als Clientbetriebssystem ist absehbar. Laut Gartner haben ca. 80% der Unternehmen Vista übersprungen und müssen bis 2014 aufgrund des dann abgelaufenen Supports Windows XP in ihrer Umgebung ersetzt haben. Aufgrund zukünftig nur noch eingeschränkter Hard- und Softwarekompatibilität empfiehlt der Analyst jedoch, XP bereits bis Ende 2012 abzulösen. Für einen auf zukünftige Anforderungen ausgerichteten Betrieb des Client-Life-Cycle müssen IT-Betreiber, neben dem Betriebssystem, den Applikationen mehr Bedeutung schenken, als es das Thema Windows 7 zunächst vermuten lässt. Abb. 1: Windows XP Produkt Life-Cycle ( Microsoft) Einführung eines neuen Client-Konzeptes? Die Einführung von Windows 7-Clients in Unternehmen eröffnet neue Perspektiven für die IT-Branche und die IT-Betreiber. Neben dem Hype um Servervirtualisierung stehen nun auch die Desktops im Fokus einer neuen Technologie, die im Prinzip einen Paradigmenwechsel von der Bereitstellung individueller Objekte auf Cloud-Technologie darstellt. Insofern sind Windows 7 - Migration und Desktop-Virtualisierung zwei Projekte, die getrennt betrachtet werden müssen, auch wenn die Anbieter der verschiedenen Lösungen hier einen Zusammenhang herstellen (z.b. Einführung virtueller Desktops und Umstellung von XP auf Windows 7 per Knopfdruck ). Das sich in beiden Projekten Synergieeffekte ergeben, wenn sie gleichzeitig durchgeführt werden, ist möglich, hängt aber entscheidend davon ab, ob die vorhandenen Ressourcen für beide Projekte ausreichen (es handelt sich in beiden Fällen um tiefgreifende Infrastruktur-Projekte) und ob der IT-Betreiber die von den Anwendern genutzten Applikationen im Griff hat. Nur dann kann erwartet werden, dass die durch Synergieeffekte erwarteten Einsparungen nicht durch Reibungsverluste zwischen den Projekten aufgezehrt werden. Im schlimmsten Fall droht, parallel zur neuen Welt (Virtualisierung) einen Großteil der alten Welt (individuelle Desktops) weiter betreiben zu müssen, aus Rücksicht auf die Applikationen, die sich während der Migration als nicht- virtualisierbar herausgestellt haben. Applikationen Losgelöst von einer möglichen Virtualisierung spielt das Thema Applikationen bei der Windows 7 - Migration eine zentrale Rolle. Gartner schätzt die Kosten der Migration für Unternehmen, die Vista übersprungen haben und Windows 7 als Nachfolge von XP einsetzen, 3 bis 4 Mal höher ein, da sie nicht nur jede Applikation auf Lauffähigkeit testen, sondern einen Teil der Software upgraden, ersetzen oder vielleicht ganz streichen müssen. Wenn diese drei Alternativen nicht anwendbar sind (z.b. bei Eigenentwicklungen), sind weitere möglich: Applikations- Virtualisierung, Einsatz über Terminalserver oder Einsatz der Kompatibilitäts-Hilfsmittel unter Windows 7 (XP-Kompatibel- Modus, Shims ). Hier ist zu bewerten, ob auf diesem Weg zwar effektiv das Thema Kompatibilität erledigt werden kann, das Ergebnis jedoch einem effizienten Applikationsmanagement (minimaler Aufwand bei Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung der Software) im Weg steht. Die Anzahl der im Unternehmen eingesetzten Applikationen hat maßgeblichen Anteil an Dauer und Kosten, aber auch an Qualität und Erfolg der Windows 7 - Migration. Reduzierung (Konsolidierung) sollte daher als Projektziel mit hoher Priorität behandelt werden. Auch hier liefert Gartner einen Kompass : in einer gut gemanagten IT-Umgebung werden pro Anwender durchschnittlich halb so viele Applikationen eingesetzt wie in einer nicht gemanagten, insgesamt fällt bei einer Migration nur die Hälfte der Kosten an. Praktische Ansätze für ein erfolgreiches Migrationsprojekt Ist-Analyse. Gerade beim Thema Applikationen gestaltet sich diese oft als schwierig, da der Einfluss der Anwender hier sehr groß sein kann (vor allem dann, wenn Applikationen vom Anwender oder dem jeweiligen Fachbereich selbstständig installiert wurden). Hier gilt es dann, möglich frühzeitig einen Recherche-Prozess zu etablieren, der die Informationen, die u.a. aus Change- Gremien und der Befragung des Service Desk s oder von Key- Usern stammen können, zu verdichten. Werkzeuge, wie z.b. das ACT von Microsoft, können diese Arbeit sinnvoll ergänzen, müssen dann aber mit entsprechender Vorlaufzeit eingesetzt werden. Applikationsanforderung und -konsolidierung Die Frage Welche Applikationen brauchen wir ist sicher nicht leicht zu beantworten - schon gar nicht durch die IT allein, es sei denn, es gibt ein IT-Servicemanagement, dass neue Anforderungen zusammen mit dem Business kontinuierlich erfasst und in Services umsetzt. Ist die direkte Mitarbeit durch das Business gefordert, gilt es, durch Marketing die Zustimmung zu erhöhen und die Vorzüge der Applikationsmigration und -konsolidierung Consultants for IT-Technology and Organisation 6

7 gegenüber dem Aufwand deutlich sichtbar für alle zu machen. Dabei stellt die Konsolidierung der Applikationslandschaft ein hohes Gut für beide Seiten dar: der Aufwand für Migration und Pflege der Software seitens der IT wird reduziert, die Umstellung selbst wird für den Anwender deutlich schneller und konfliktfreier von statten gehen. Bei Client-Server-Applikationen kann der Konsolidierungsprozess unterstützt werden, indem die Applikation weitestgehend vom Client entkoppelt wird, z.b. Ersatz des GUIs durch eine Weboberfläche. Umsetzung der Applikationsbereitstellung Für die Migration der Anwendungen auf Windows 7 müssen diese entsprechend getestet und dokumentiert sein. Dies eröffnet die Chance, als neuer Startpunkt bei der Applikationsbereitstellung angesehen werden (jede auf den neuen Clients eingesetzte Software ist bekannt). Um einen nachhaltigen Gewinn aus diesem Aufwand zu erzielen, sollte an dieser Stelle ein strikter Bereitstellungsprozess festgelegt und automatisiert werden. Auch wenn dies zunächst Mehraufwand bedeutet, kann so ein zukünftiger Wildwuchs in der Applikationslandschaft vermieden werden. Rollout Beim Rollout von Windows 7 und den Applikationen ist zu prüfen, in wie weit man ihn mit dem Ersatz von Clienthardware zusammenlegen kann, um einerseits die Anwender so wenig wie möglich zu beeinträchtigen, andererseits aber auch den Aufwand seitens der IT zu reduzieren. Bevor Hardware, die noch nicht das Ende der vorgesehenen Nutzungsdauer erreicht hat, nachgerüstet wird (z.b. Speicher, HDD), sollte ein frühzeitiger Austausch bevorzugt werden. Fazit Es empfiehlt sich, die Chance zu nutzen, durch die Migration auf Windows 7 die Managebarkeit der Clientumgebung nachhaltig zu verbessern. Ein zentrales Thema dabei ist das Applikationsmanagement. Für die reibungslose Migration muss die IT die Applikationslandschaft kontrollieren. Behält sie die Kontrolle über die Applikationen durch Einführung eines strikten Bereitstellungsprozesses, verbessert das die Aussichten, auch mit zukünftigen Veränderungen flexibel umgehen zu können, seien es nun neue Client-Konzepte (z.b. Virtualisierung) oder auch alternative Supportstrukturen (z.b. Outsourcing Client-Life-Cycle). Martin Gödde Zusammenspiel von Kunden, zentraler IT und externen Dienstleistern Nachdem der zweite Artikel die Chancen und Risiken des Applikationsmanagements bei der Ablösung von MS Windows XP durch MS Windows 7 betrachtete, geht es im Folgenden um den richtigen Projektansatz für ein Unternehmen sowie um das Zusammenspiel zwischen IT-Provider und Kunden beim Thema Windows 7 - Migration. Laut Gartner (Mai 2009) wird die komplette Umstellung aller Windows-XP-Clients auf ein neues Betriebssystem (OS) generell nicht empfohlen, wenn die Altgeräte dazu angefasst werden müssen. Stattdessen kann Windows 7 mit neuen Geräten ausgeliefert werden, während in der Übergangszeit beide OS im Einsatz ( managed diversity ) sind. Ein Grund für diese Empfehlung ist die Größe eines derartigen Projektes, das in vielen Unternehmen nicht zu leisten ist. Mit gutem Timing, einem geeigneten Austauschzyklus der Clienthardware und externer Unterstützung kann ein solches Projekt dennoch erfolgreich sein. Synergie durch Hard- und Software-Tausch? Grundsätzlich hat Gartner Recht: der Aufwand, auf bestehender Clienthardware die lokalen Daten zu sichern, die Hardware auf - zurüsten und anschließend mit neuem OS aufzusetzen, ist sehr hoch. Dazu kommt, dass während dieser Zeit die Geräte den Mitarbeitern nicht zur Verfügung stehen. Im Folgenden wird jedoch ein Ansatz skizziert, Windows 7 komplett mit neuer Hardware auszurollen. Dies kann zu einem Zeitpunkt sinnvoll sein, wenn das durchschnittliche Alter der Geräte deutlich über 24 Monate liegt. Die nachweisbaren Einsparungen, die ein Massenrollout gegenüber mehreren Einzelaktionen hat, gehen von der reinen HW-Beschaffung ( Mengenrabatte) über Synergie-Effekte während der Abwicklung des Rollouts bis zu Seminar IT-Providermanagement In diesem Seminar erhalten Sie einen Überblick über das Aufgabengebiet des IT- Seminar Providermanagements, einen Einblick in die Möglichkeiten der Einbindung des IT-Providermanagements in die eigene Organisation, Tipps zur effizienten Ausgestaltung der Providersteuerung. Termin: in Hamburg Anmeldung: Tel (040) , Consultants for IT-Technology and Organisation 7

8 effizienterem Clientmanagement in der Betriebsphase. Die Synergie-Effekte treten verstärkt auf, wenn Lieferung und Austausch der Hardware sowie die Installation des neuen OS und der betriebsbereiten Applikationen aus einer Hand und in einem Rutsch erfolgen. Beteiligung externer Dienstleister Bei der Umstellung auf ein neues OS sowie der Durchführung eines Massenrollouts ist eine Aufstockung der IT-Ressourcen während des Projektes in fast allen Fällen notwendig. Erfolgt dies durch Beteiligung externer Dienstleister, kann so zusätzlich deren spezielles Know-How (hier Windows 7) und die Erfahrung in gleichartigen Projekten genutzt werden. Auswahl eines Dienstleisters für diese Aufgabe können sowohl etwaige Abstimmungsprobleme als auch Kosten reduziert werden. Grundlage für die Installation der betriebsbereiten Software vor dem Rollout ist eine automatisierte Softwareverteilung im Unternehmen, die der Dienstleister während des Projekts vorzugsweise mit nutzt. Interne Kommunikation In einem solchen Projekt ist zwangsläufig das gesamte Unternehmen involviert. Es kommt darauf an, gleich zu Beginn des Projektes die unterschiedlichen Zielgruppen zu identifizieren und eine Projektkommunikation mit den Kunden aufzubauen: Abbildung 1: Zusammenspiel von Kunden, IT und externen Dienstleistern Die Qualität bei der Bereitstellung der neuen Clienthardware, der Installation der betriebsbereiten Software, der Kommissionierung für verschiedene Standorte sowie der Lieferung und dem Aufbau vor Ort ist entscheidend für eine positive Kundenwahrnehmung und damit für den Erfolg des Projektes. Durch die Unternehmensleitung Der Umstieg auf ein neues Betriebssystem ist ein periodisch auftretendes Großprojekt und mit entsprechenden Kosten verbunden. Den Kosten eines Rollouts sind die zu erwartenden Einsparungen gegenüberzustellen. Consultants for IT-Technology and Organisation 8

9 amendos Karriere-Know-how Seminare & Veranstaltungen Seminare 2. Halbjahr 2012 PM IT-Technologie Beschaffung Organisation Projektmanagement - Projekte erfolgreich leiten Hamburg, IT-Projekte erfolgreich aus der Krise führen Hamburg, Einführung in die Prozessoptimierung Hamburg, Prozessdokumentation gestalten Hamburg, Erstellung von IT-Service-Katalogen Hamburg, IT-Providermanagement Hamburg, Ausschreibung von IT-Dienstleistungen Hamburg, IT-Ausschreibung mit Finanzierungsoptionen Hamburg, Outsourcing von PC-Betriebsleistungen Hamburg, VoIP Überblick und Konzepte Berlin, Networking & TCP/IP Fundamentals Stuttgart, Virtualisierung: Konzepte, Potenziale & Risiken Berlin, LAN Switching Berlin, Netzwerkdesign bei Server-Virtualisierung Hamburg, Fachbereichen/Abteilungen Der Umstieg auf Windows 7 erfordert eine kritische Betrachtung aller im Unternehmen eingesetzten Applikationen. Ohne die Zusammenarbeit mit den einzelnen Abteilungen bei der Erfassung und Zuweisung von Hard- und Software, der Koordination der Rollouttermine sowie der Vorbereitung der Anwender ist ein solches Projekt in der Regel nicht möglich. IT-Anwender der Faktor Mensch darf nicht übersehen werden. Einige Technik-affine Anwender werden die Umstellung auf ein neues OS begrüßen, die Mehrzahl reagiert eher skeptisch auf Veränderungen im Arbeitsumfeld, besonders bei den gewohnten Applikationen. Die Kombination aus neuem OS und neuer Hardware kann die Meinung zum Projekt positiv beeinflussen, ein Ersatz für angemessene Information und Schulung ist sie nicht. Koordination Die Koordination eines solchen Projektes erfordert ein funktionierendes Projektmanagement. Ein Ziel besteht darin, trotz der großen Anzahl von Aufgaben und Beteiligten das geplante und freigegebene Budget einzuhalten, das Hauptziel stellt jedoch die Sicherstellung des IT-Betriebs während und nach der Migration dar (Gewährleistung einer erfolgreichen Transition). Abbildung 1 zeigt beispielhaft, welche Aufgaben und Beteiligten koordiniert werden müssen. Fazit Viele Wege führen zu Windows 7. Ob managed diversity, Massenrollout oder ein anderer Weg in einem Unternehmen der richtige ist, hängt sehr von der jeweiligen Umgebung und den Rahmenbedingungen ab. Mit der Zusammenstellung des richtigen Teams, der Etablierung eines effizienten Projektmanagements sowie dem rechtzeitigen Aufbau von effektiver Projektkommunikation ist ein wichtiger Schritt getan. Martin Gödde Ihre Meinung zählt! Sie haben Fragen, Anmerkungen oder Verbesserungsvorschläge? Seminare: Info & Anmeldung Tel (040) , Feedback Treten Sie mit uns in Verbindung. Wir freuen uns auf Ihr Feedback! Consultants for IT-Technology and Organisation 9

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