Interne Revision Revision SGB II Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen

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1 Interne Revision Revision SGB II Bericht gemäß 49 SGB II Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen Überregionale Revision

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag 1 2. Zusammenfassung 1 3. Revisionsergebnisse Definition und Kommunikation von Geschäftsprozessen Analyse der Geschäftsprozesse und Abgleich mit den Referenzprozessen Aktivitäten der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit Befragung zur Nutzung des GPM Internes Kontrollsystem Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Fachaufsicht 7 Anlage Abkürzungsverzeichnis

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der BA hat in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) die Interne Revision SGB II beauftragt, das Thema Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen zu prüfen. Im Rahmen der Prüfung sollte festgestellt werden, ob die einbezogenen gemeinsamen Einrichtungen (ge) die wichtigen Kernprozesse im operativen Bereich definiert und innerhalb ihrer Organisationseinheit kommuniziert haben und ob diese den Referenzprozessen entsprochen haben, ob die wichtigen Kernprozesse seit Einführung des Geschäftsprozessmodells mit Blick auf eine gute Aufgabenerledigung analysiert wurden, ob die wichtigen Kernprozesse mit den Referenzprozessen des Geschäftsprozessmodells abgeglichen und diese mit Blick auf die Verbesserungsmöglichkeiten überprüft wurden, ob der/die Vorsitzende der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit in der Trägerversammlung darauf hingewirkt hat, dass die Geschäftsführung der ge innerhalb eines angemessenen Zeitraumes einen Abgleich der Prozesse durchführt und hierzu und zu evtl. Maßnahmen in der Trägerversammlung berichtet, ob die ge im Hinblick auf die Kernprozesse ein wirksames und angemessenes Internes Kontrollsystem implementiert haben. Die Beurteilung von IT-Kontrollen sowie datenschutzrechtlicher Aspekte war nicht Gegenstand dieser Revision. 2. Zusammenfassung Die ge sehen in sehr unterschiedlichen Ausmaß die Notwendigkeit, Prozesse zu definieren. Sie nutzen die zentral zur Verfügung gestellten Geschäftsprozesse für die Prozessbeschreibungen, für den Abgleich und für die Analyse ihrer wichtigen Kernprozesse häufig nicht. Hinsichtlich der Akzeptanz des Geschäftsprozessmodells besteht Handlungsbedarf. In den ge waren 19 von 40 wichtigen Kernprozessen definiert. In 2 der 4 geprüften ge wurden die definierten Prozesse in Dienstbesprechungen thematisiert. Die meisten der von den ge definierten wichtigen Kernprozesse stimmten im Hinblick auf die wesentlichen Prozessschritte mit den Referenzprozessen des Geschäftsprozessmodells überein (Ziffer 3.1). In den ge sind sowohl die Analyse als auch der Abgleich der wichtigen Kernprozesse mit den Referenzprozessen kaum durchgeführt worden. Dadurch blieben Optimierungspotenziale ungenutzt (Ziffer 3.2). 3 von 4 Vorsitzenden der Geschäftsführung der Agenturen für Arbeit hatten nach den vorgelegten Unterlagen in den Trägerversammlungen nicht auf eine Thematisierung der HEGA 06/2011 hingewirkt (Ziffer 3.3). Organisatorische Sicherungsmaßnahmen waren in den selbst definierten Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen März

4 wichtigen Kernprozessen überwiegend punktuell und nur im Ausnahmefall systematisch und umfassend beschrieben worden (Ziffer 3.5.1). Bezogen auf die selbst definierten wichtigen Kernprozesse mangelte es in den ge an fachaufsichtlichen Regelungen sowohl in den Prozessbeschreibungen als auch im Fachaufsichtskonzept (Ziffer 3.5.2). 3. Revisionsergebnisse 3.1 Definition und Kommunikation von Geschäftsprozessen In den ge waren 19 von 40 wichtigen Kernprozessen definiert. In 2 der 4 geprüften ge wurden die definierten Prozesse in Dienstbesprechungen thematisiert. Die meisten der von den ge definierten wichtigen Kernprozesse stimmten im Hinblick auf die wesentlichen Prozessschritte mit den Referenzprozessen des Geschäftsprozessmodells überein. Wesentliche Voraussetzung für eine gute Aufgabenerledigung und Zielerreichung in den ge ist, dass die wichtigen Kernprozesse in den Bereichen Markt und Integration sowie Leistungsgewährung strukturiert sind und erfolgreich umgesetzt werden. Mit dem Geschäftsprozessmodell (GPM) erhalten die ge ein optionales Werkzeug, um insbesondere die wichtigen Kernprozesse in ihren operativen Abläufen anhand von Referenzprozessen unter Best Practice Gesichtspunkten abzugleichen, zu analysieren und mit Blick auf eine gute Aufgabenerledigung und Zielerreichung auszurichten. Keine der geprüften ge hatte alle 10 im GPM als wichtig bezeichneten Kernprozesse für ihre Organisationseinheit definiert. Die Bandbreite bewegte sich zwischen einem und 8 wichtigen Kernprozessen. Ein Zusammenhang mit der Größe der geprüften ge war hierbei nicht festzustellen. Im Einzelnen ergab sich folgendes Ergebnis: Feststellungen Wichtige Kernprozesse Wichtige Kernprozesse von ge selbst definiert geprüfte ge Wichtige Kernprozesse lt. GPM A B C D Neukundenzugang x x x x Erst- und Folgegespräch 4-PM x x Fallmanagement x x x Stellenorientierte Vermittlung x Neuantrag x x Weiterbewilligungsantrag x Datenabgleich nach 52 SGB II x x Aufhebung und Erstattung Ordnungswidrigkeitenverfahren x x Widerspruchs- und Klageverfahren x x Tabelle 1 Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen März

5 Darüber hinaus hatten die ge vielfach sonstige Geschäftsprozesse definiert. Zum Beispiel gab es Prozessbeschreibungen zu folgenden Themen: Sonstige Prozesse Absolventenmanagement Ausstellung und Abrechnung von Gutscheinen ( 24 SGB II) Förderung der beruflichen Weiterbildung Maßnahmen zur Aktivierung bei einem Träger Arbeitsgelegenheiten Schnittstellen bei Sanktionen Schadenersatz bei Maßnahmeabbruch Umgang mit Selbständigen Identifizierung von Reha-Fällen Häufig waren die Prozesse in Form einer Dienst- oder Geschäftsanweisung formuliert. Prozessschritte waren Teil dieser Regelungen und in unterschiedlichem Detaillierungsgrad beschrieben. In 2 der 4 geprüften ge waren die definierten Prozesse in Dienstbesprechungen thematisiert worden. 18 von 19 der von den ge definierten wichtigen Kernprozesse enthielten wesentliche Prozessschritte des Referenzprozesses und entsprachen damit weitgehend dem GPM. Die Prozesse im GPM waren im Unterschied zu den selbst definierten wichtigen Kernprozessen durchgehend differenzierter beschrieben. Kommunikation Übereinstimmung mit den Referenzprozessen In den selbst definierten wichtigen Kernprozessen lagen im Unterschied zu den Referenzprozessen beispielhaft folgende Abweichungen vor: Hinsichtlich des Neukundenzugangs war die Erhebung und Erfassung von personenbezogenen Daten der Mitglieder der Bedarfsgemeinschaft an einen Bildungsträger übertragen worden. Bei Erst- und Folgegesprächen nach dem 4 Phasen-Modell waren die Prozessbeschreibungen sehr stark auf das Profiling ausgerichtet. Sie enthielten für die Aspekte Vor- und Nachbereitung dieser Gespräche nur wenige Informationen. Beim Fallmanagement fehlten die Arbeitsschritte Wiedervorlage setzen oder Terminvergaben bearbeiten. Die ge sahen in sehr unterschiedlichem Ausmaß die Notwendigkeit, Prozesse zu definieren. Chancen, durch definierte Prozesse zu einer guten Aufgabenerledigung beizutragen, blieben häufig ungenutzt. Den ge wird empfohlen, zumindest die bisher nicht beschriebenen wichtigen Kernprozesse zu definieren und dabei das Geschäftsprozessmodell zu nutzen. Die festgelegten Prozesse sollten in den ge in angemessener Form kommuniziert werden. die ge Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen März

6 3.2 Analyse der Geschäftsprozesse und Abgleich mit den Referenzprozessen In den ge sind sowohl die Analyse als auch der Abgleich der wichtigen Kernprozesse mit den Referenzprozessen kaum durchgeführt worden. Dadurch blieben Optimierungspotenziale ungenutzt. Der Geschäftsführerin/dem Geschäftsführer der ge wird u. a. empfohlen, die wichtigen Kernprozesse ihrer/seiner ge zu analysieren, mit den Referenzprozessen des GPM abzugleichen und diese mit Blick auf Verbesserungsmöglichkeiten zu überprüfen. Nach Einführung des GPM war in 2 der 4 geprüften ge nachvollziehbar ein Auftrag zur Analyse der wichtigen Kernprozesse erteilt worden. In der dritten geprüften ge sei nach Angabe des Geschäftsführers ein Auftrag zur Analyse erteilt worden. Belege hierzu lagen nicht vor. Eine weitere ge hatte keine Analyse veranlasst. Die ge hatten aussagegemäß Risiken für die Aufgabenerledigung festgestellt, die z. B. durch definierte Geschäftsprozesse reduziert werden sollten (vorgelagerte Kontrolle). Nach welchem Verfahren die Risiken festgestellt wurden und wie deren Priorisierung erfolgte, blieb unklar. In einer ge konnte anhand von 2 wichtigen Kernprozessen nachvollzogen werden, dass eine Analyse durchgeführt worden war. In einer weiteren ge war begonnen worden, einen Kernprozess zu analysieren. Die dritte ge hatte die Analyse ihrer Kernprozesse anhand der Referenzprozesse zwar begonnen, jedoch nicht zu Ende geführt, weil das GPM ihrer Meinung nach zu kleinteilig und damit nicht brauchbar sei. In 3 der 4 geprüften ge war kein Abgleich der wichtigen Kernprozesse mit den Referenzprozessen des GPM durchgeführt worden. In einer ge waren 2 wichtige Kernprozesse mit den Referenzprozessen abgeglichen worden. Im Ergebnis wurden die Abweichungen von der Geschäftsführung bewusst in Kauf genommen. Insofern ergab sich kein Änderungsbedarf bei den wichtigen Kernprozessen. Das Ergebnis war in der Trägerversammlung vorgestellt worden. Eine der 4 geprüften ge hatte in ihren Dienstanweisungen und Informationsvorlagen für die Trägerversammlung Evaluationen der selbst definierten Kernprozesse vor dem Hintergrund sich verändernder Rahmenbedingungen und Risiken vorgesehen. In den ge sind sowohl die Analyse als auch der Abgleich der wichtigen Kernprozesse mit den Referenzprozessen kaum durchgeführt worden. Dadurch bleiben Optimierungspotenziale ungenutzt. Den ge wird empfohlen, zumindest die wichtigen Kernprozesse zu analysieren, mit den Referenzprozessen des GPM abzugleichen und im Hinblick auf Verbesserungsmöglichkeiten zu überprüfen. Feststellungen Auftrag Risikobeurteilung Analyse Abgleich und Verbesserungsmöglichkeiten Kontinuierliche Verbesserung die ge Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen März

7 3.3 Aktivitäten der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit 3 von 4 Vorsitzenden der Geschäftsführung der Agenturen für Arbeit hatten nach den vorgelegten Unterlagen in den Trägerversammlungen nicht auf eine Thematisierung der HEGA 06/2011 hingewirkt. Der/die Vorsitzende der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit wirkt im Rahmen der Trägerversammlung darauf hin, dass die Geschäftsführung der ge innerhalb eines angemessenen Zeitraumes einen Abgleich der Prozesse durchführt und hierzu und zu evtl. Maßnahmen in der Trägerversammlung berichtet. Aus den vorgelegten Protokollen der Trägerversammlung war ersichtlich, dass sowohl vor als auch nach Einführung des GPM eine Vorsitzende der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit das Thema Geschäftsprozesse aufgegriffen hatte. Die Trägerversammlung hatte daraufhin im Dezember 2011 einen Auftrag zum Abgleich der wichtigen Kernprozesse mit den Referenzprozessen des GPM an die ge erteilt. Die übrigen Geschäftsführungen der Agenturen für Arbeit hatten nach den vorgelegten Unterlagen in den Trägerversammlungen nicht auf eine Thematisierung der HEGA 06/2011 hingewirkt. Das GPM wurde von den Vorsitzenden der Geschäftsführung der Agenturen für Arbeit in den Trägerversammlungen überwiegend nicht thematisiert. Wichtige Impulse für die Einführung und Nutzung des GPM unterblieben. Feststellungen 3.4 Befragung zur Nutzung des GPM Zur Nutzung des GPM äußerten die Interviewpartner Folgendes (Zahl der Nennungen in Klammern): VG in der Trägerversammlung Befragungsergebnisse Die Modelle im GPM würden die Mitte abbilden. Unberücksichtigt blieben jedoch die tatsächlichen Gegebenheiten vor Ort, z. B. die Größe des Jobcenters. Insbesondere die unterschiedliche Aufgabenstellung im Zuge der Spezialisierung der Teams erfordere jeweils eigene Prozesse. (3 ge) Die Referenzprozesse seien zu abstrakt. Sie böten dann keine Hilfe, wenn es schwierig werde. Hilfreich wären Referenzprozesse für spezielle Einzelthemen. (3 ge) Das GPM werde zur Einarbeitung und Qualifizierung der Mitarbeiter/-innen genutzt. (2 ge) Das Referenzmodell stelle eine zu kleinteilige Hilfestellung dar. (2 ge) Vorgeschlagen wird eine Reduzierung des Modells auf die wesentlichen Prozessschritte. Einige Prozesse würden vom logischen Ablauf her zwangsläufig durchgeführt werden. Man befinde sich hier automatisch in den Prozessabläufen. (1 ge) Die Referenzprozesse seien nicht immer synchron mit den operativen Zielen des Jobcenters (z. B. hinsichtlich der Einhaltung der Mindeststandards). Eine Orientierung an der Erreichung der geschäftspolitischen Ziele fehle bei den Prozessbeschreibungen. (1 ge) Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen März

8 Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schrecke die Diagrammlogik ab. Textliche Darstellungen fänden bei ihnen mehr Akzeptanz. Die Darstellungen im GPM seien eher für das Management geeignet. (1 ge) Die sehr unterschiedlichen, teilweise gegensätzlichen Meinungsäußerungen zum GPM belegen, dass ein einheitliches Grundverständnis zu den Nutzungsmöglichkeiten des Modells in den ge noch nicht vorhanden ist. Den Regionaldirektionen (RD) wird empfohlen, die AA zu befähigen, die Vorteile und Stärken des Geschäftsprozessmodells sowie dessen Nutzungsmöglichkeiten für eine gute Aufgabenerledigung und Zielerreichung gegenüber den ge intensiver zu erläutern. Den ge wird empfohlen, Anregungen und Verbesserungsvorschläge aus den praktischen Erfahrungen mit der Umsetzung des Geschäftsprozessmodells über die eingerichtete -Funktion an die Regionaldirektionen zu transportieren. die RD die ge 3.5 Internes Kontrollsystem Interne Kontrollsysteme sind Bestandteil der Qualitätssicherung im SGB II und dienen der Sicherstellung einer rechtmäßigen, wirtschaftlichen und wirksamen Aufgabenerledigung. Die wesentlichen Bestandteile eines IKS sind organisatorische Sicherungsmaßnahmen und Fachaufsicht Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Organisatorische Sicherungsmaßnahmen waren in den selbst definierten wichtigen Kernprozessen überwiegend punktuell und nur im Ausnahmefall systematisch und umfassend beschrieben worden. Fehler können vermieden werden, wenn organisatorische Sicherungsmaßnahmen getroffen sind und praktiziert werden. Diese stellen Regelungen dar, die bereits im Vorfeld nicht rechtmäßiges oder unwirtschaftliches Handeln verhindern sollen. Sie umfassen unter anderem folgende Aspekte: Prozesse, Schnittstellen und Zuständigkeiten festlegen und Kompetenzen zuweisen und dokumentieren. In 3 der geprüften ge waren in allen Beschreibungen zu den wichtigen Kernprozessen Festlegungen zu organisatorischen Sicherungsmaßnahmen getroffen worden. In der vierten ge war im Zusammenhang mit der Überarbeitung des wichtigen Kernprozesses Neukundenzugang geplant, organisatorische Sicherungsmaßnahmen aufzunehmen. Feststellungen Organisatorische Sicherungsmaßnahmen waren in den selbst definierten wichtigen Kernprozessen überwiegend punktuell und nur im Ausnahmefall systematisch und umfassend beschrieben worden. Folgende organisatorische Sicherungsmaßnahmen waren beispielhaft enthalten: Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen März

9 Im Prozess Neukundenzugang waren Ausführungen zu Funktionstrennungen beschrieben und bei einzelnen Prozessschritten waren Textvorlagen und Arbeitshilfen zur Verfügung gestellt worden. Im Prozess Fallmanagement waren gesonderte Regelungen zu Schnittstellen beschrieben und ein besonderer Arbeitskreis eingerichtet worden. Des Weiteren war vorgesehen, dass die Prozessschritte beim Übergang in das Fallmanagement durch eine Checkliste 4PM unterstützt werden. Zum Widerspruchs- und Klageverfahren war festgelegt, dass zunächst eine Vorprüfung durch die anordnende Stelle zu erfolgen hat. Wenn organisatorische Sicherungsmaßnahmen in den definierten wichtigen Kernprozessen nur punktuell und nicht systematisch und umfassend beschrieben sind, besteht das Risiko, dass unrechtmäßiges oder unwirtschaftliches Handeln nicht verhindert wird und Kontrollen nicht effektiv ausgeführt werden können. Mögliche Hilfestellungen des GPM zur Absicherung von Risiken in Prozessen blieben häufig ungenutzt (siehe Ziffer 3.2). Den ge wird empfohlen, bei eigenen Prozessbeschreibungen darauf zu achten, dass organisatorische Sicherungsmaßnahmen systematisch und umfassend beschrieben werden. Das GPM sollte dabei als Hilfestellung herangezogen werden. die ge Fachaufsicht Bezogen auf die selbst definierten wichtigen Kernprozesse mangelte es in den ge an fachaufsichtlichen Regelungen sowohl in den Prozessbeschreibungen als auch im Fachaufsichtskonzept. Die Fachaufsicht umfasst die fachliche Weisungs- und Aufsichtsbefugnis der Führungskräfte über die rechtmäßige, zweckmäßige und wirtschaftliche Durchführung der Aufgaben. Die Grundsicherungsstellen entscheiden eigenverantwortlich, welche Instrumente sie im Sinne einer wirtschaftlichen und wirksamen Ausübung der Fachaufsicht einsetzen. Das Verfahren zur Durchführung der Kontrollen ist durch eine eindeutige Verfahrensregelung, ein internes Fachaufsichtskonzept, zu beschreiben und im IKS zu integrieren. Form und Umfang der Fachaufsicht hängen dabei von der im Rahmen der Risikobeurteilung individuell erarbeiteten Risikostrategie ab. In den geprüften ge waren in 11 von 19 selbst definierten wichtigen Kernprozessen Regelungen zur Fachaufsicht über die Aufgabenerledigung getroffen worden. Feststellungen In 2 ge waren hinsichtlich 7 der 11 selbst definierten wichtigen Kernprozesse Ausführungen im Fachaufsichtskonzept vorhanden. In einer ge waren im Fachaufsichtskonzept keine Ausführungen zum einzigen selbst definierten wichtigen Kernprozess vorhanden. In einer weiteren ge lag kein Fachaufsichtskonzept vor. Bezogen auf die selbst definierten wichtigen Kernprozesse mangelte es in den Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen März

10 ge an fachaufsichtlichen Regelungen sowohl in den Prozessbeschreibungen als auch im Fachaufsichtskonzept. Es besteht das Risiko, dass Prozesse nicht korrekt ablaufen und die Qualität der Aufgabenerledigung nicht sichergestellt ist. Den gemeinsamen Einrichtungen wird empfohlen, bei der Entwicklung und bei der Anpassung der wichtigen Kernprozesse risikoorientiert Festlegungen zur Durchführung der Fachaufsicht zu treffen. die ge Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen März

11 Abkürzungsverzeichnis Anlage BA Bundesagentur für Arbeit ge GPM gemeinsame Einrichtung Geschäftsprozessmodell HEGA Handlungsempfehlung/Geschäftsanweisung IKS IT Internes Kontrollsystem Informationstechnik RD Regionaldirektion(-en) SGB II Sozialgesetzbuch Zweites Buch Grundsicherung für Arbeitsuchende Geschäftsprozesse in den gemeinsamen Einrichtungen März