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1 Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie von Lohoff & Partner: Eine Optimierung der Prozessabläufe im Bereich der Personalabrechnung bietet für viele Unternehmen große Einsparmöglichkeiten. Das zeigt die Studie "Personalabrechnungsprozesse - Prozesse - IT - Strukturen - Kosten-Potenziale", die von Lohoff & Partner, Lösungsanbieter in den Bereichen Prozess-Optimierung und Entwicklung von IT-Lösungen, erstellt wurde. Auf Basis einer einheitlichen Prozessarchitektur wurden in der Studie Kosten und Abläufe der Personalabrechnung verschiedener Unternehmen analysiert und verglichen. Hier wurde insbesondere die Fragestellung untersucht, wie Unternehmen, die ihre Personalabrechnung in Zusammenarbeit mit IT-Lösungsanbietern durchführen, im kostenmäßigen und prozessualen Vergleich zu anderen Unternehmen stehen. In der Tabelle sind die Eckdaten der beteiligten Unternehmen kurz dargestellt: Branche Anzahl abzurechnender Eingesetzte Abrechnungssoft- Mitarbeiter ware Unternehmen 1 Personaldienstleistung ca LODAS (DATEV), Rechenzentrumslösung Unternehmen 2 Finanzdienstleistung ca. 680 Navision Attain (MS), Unternehmen 3 Luftfahrt ca. 346 Lexware Lohn und Gehalt,, abgerechnet über externen Dienstleister Unternehmen 4 Hörfunk und Fernsehen ca. 320 LODAS (DATEV) Rechenzentrumslösung Unternehmen 5 Einzelhandel ca LOGA 400 (P&I), Unternehmen 6 Gesundheitswesen ca. 270 Lohn und Gehalt (DATEV), Unternehmen 7 Verarbeitendes Gewerbe ca. 420 mysap Business Suite (SAP), Seite 1 / 5

2 Grundlage der Analyse bildete der Gesamtprozess einer Personalabrechnung. Dieser wurde in sechs Teilprozesse gegliedert: Stammdaten erfassen/ändern Bewegungsdaten erfassen Abrechnung durchführen und ausdrucken Überweisungen zusammenstellen und durchführen Meldungen erstellen und weiterleiten Archivierung durchführen Bei der Analyse wurden Personalkosten, Hard- und Softwarekosten, ggf. Kosten für einen externen Abrechnungsdienstleister und sonstige Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand der Abrechnungen und Meldungen berücksichtigt. Die kostenmäßige Betrachtung der Prozesse führte zu folgendem Ergebnis: Die Personalkosten sind der entscheidende Faktor für die Kosten der Abrechnung. Diese haben einen durchschnittlichen Anteil von 80 %. Kostensenkungen sind hier in erster Linie durch Prozessautomatisierung bzw. -optimierung zu erzielen. Bei der Betrachtung der Ergebnisse auf Teilkostenebene wird deutlich, dass die Prozesse "Stammdaten erfassen/ändern" und "Bewegungsdaten erfassen" von unternehmens- bzw. branchenspezifischen Faktoren beeinflusst werden. So bedingt z. B. der Fluktuationsgrad beim Prozess "Stammdaten erfassen/ändern" einen höheren Arbeitsaufwand ebenso wie erforderliche Nachfragen bei fehlenden oder unvollständigen Unterlagen. Dies führt zu erhöhten Kosten. Beim Prozess "Bewegungsdaten erfassen" wirkt sich die Anzahl bzw. Vielfalt der monatlich zu übernehmenden Bewegungsdaten auf die Kosten des Abrechnungsprozesses aus. Der zweite Einflussfaktor liegt in der Prozessgestaltung begründet: Manuelle Übernahmen, Redundanzen und Doppelerfassungen wirken sich ebenfalls entscheidend auf die Kosten aus. Seite 2 / 5

3 Die verbleibenden Teilprozesse sind in den Unternehmen standardisierbar und vergleichbar. Dabei reicht die Bandbreite der Gestaltung dieser Prozesse über alle Unternehmen hinweg von der rein manuellen bis hin zur vollständig elektronischen Durchführung: - "Abrechnungen durchführen und ausdrucken": Von der individuellen Erstellung vor Ort inkl. Druck und manueller Kontrolle bis hin zur vollautomatisierten Abwicklung über das Rechenzentrum. - "Überweisungen zusammenstellen und durchführen": Von der manuellen Erstellung und Weiterleitung der Überweisungen bis hin zur elektronischen Erstellung und Übermittlung per Datenfernübertragung an die Bank. - "Meldungen erstellen und weiterleiten": Von manuellen Tätigkeiten bei der Erstellung von Beitragsnachweisen, SV-Meldungen und Mitarbeiterbescheinigungen bis hin zur elektronischen Erstellung und Weiterleitung der Meldungen. - "Archivierung durchführen": Von der Ablage vor Ort in Papierform bis hin zur elektronischen Archivierung im Rechenzentrum mit Abruf per CD. Leitet man aus diesen Ergebnissen Annahmen zur Gestaltung eines Sollprozesses ab, zeigt sich, dass die angebotene DATEV-Rechenzentrumslösung diesen SolIprozess umfassend unterstützt. Insbesondere in den standardisierbaren Teilprozessen, d. h. ab dem Zeitpunkt, zu dem alle Abrechnungsdaten im Abrechnungssystem vorliegen, bietet DATEV zahlreiche Vorteile: Der Abrechnungslauf erfolgt vollautomatisiert, relevante Meldungen werden automatisch im Rechenzentrum erstellt und per elektronischer Datenübermittlung z. B. an Banken und Krankenkassen weitergeleitet. Optional ist der Direktversand der gedruckten und kuvertierten Personalabrechnungen direkt an die Arbeitnehmer möglich. Einen großen Vorteil bietet DATEV auch bei der Erstellung von Mitarbeiterbescheinigungen. Diese werden per Programm erstellt, d. h. auf Knopfdruck automatisch mit den Stamm- und Abrechnungsdaten aus dem Lohnprogramm gefüllt. Mit der Archivierung besteht die Möglichkeit, insbesondere prüfungsrelevante Auswertungen der Personalabrechnung im Rechenzentrum zu speichern und bei Bedarf auf CD abzurufen. Seite 3 / 5

4 Damit liegt DATEV auch bei der Kostenanalyse vorne: Unternehmen, die mit der DATEV - Rechenzentrumslösung arbeiten, erweisen sich als deutlich kostengünstiger, obwohl die anderen Unternehmen der Analyse in vielen Bereichen ähnliche Prozesse aufzeigen (s. Abbildung "Kostenvergleich für standardisierbare Teilprozesse"). Kostenvergleich für standardisierbare Teilprozesse 310% 323% 192% 196% 208% 100% DATEV (RZ) 141% DATEV (RZ) Microsoft Business Solutions P & I DATEV (PC) SAP Vergleich der 7 Lösungen in Unternehmen Lexware "Es hat sich gezeigt, dass die Personalabrechnung über die DATEV-Rechenzentrumslösung sowohl für mittelständische als auch für Großunternehmen eine effektive und preisgünstige Variante ist", so Heinz-Günter Lohoff, geschäftsführender Gesellschafter der Lohoff & Partner Unternehmensgruppe. Bei allen Unternehmen konnten Einsparungen von bis zu 42 % mit Umstellung auf die DATEV-Rechenzentrumslösung nachgewiesen werden. Seite 4 / 5

5 Zum Hintergrund: Die DATEV e. G., Nürnberg, ist Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten. Mit derzeit rund Mitgliedern, Mitarbeitern und einem voraussichtlichen Umsatz von 571 Mio. Euro in 2003 zählt die 1966 gegründete Genossenschaft zu den größten IT-Dienstleistern und Softwarehäusern in Europa. Im europäischen Markt ist die DATEV in Tschechien, Österreich, Italien und Polen aktiv. Die Studie kann direkt über Lohoff & Partner bezogen werden. Heinz-Günter Lohoff Geschäftsführender Gesellschafter Lohoff & Partner Unternehmen Haben Sie Fragen zum Thema? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! treuhand report gmbh steuerberatungsgesellschaft mbh Goethestrasse Wülfrath Tel.: / Telefax: / WWW: Seite 5 / 5

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