Nach den Regeln spielen: Optimierung von Reiserichtlinien und ihrer Einhaltung

Transkript

1 Nach den Regeln spielen: Optimierung von Reiserichtlinien und ihrer Einhaltung

2

3 Herzlich willkommen zur Studienreihe des CWT Travel Management Institute! In fundierten Studien untersucht das CWT Travel Management Institute Praktiken effektiven und nachhaltigen Travel Managements. Damit unterstützt es Unternehmen weltweit dabei, maximalen Nutzen aus ihren Reiseprogrammen zu schöpfen. Ziel des Instituts ist es, laufend über optimale Geschäftsprozesse und Best Practices zu informieren und so handlungsorientierte Erkenntnisse zu vermitteln. Dabei stützt es sich auf die globalen Ressourcen von Carlson Wagonlit Travel (CWT). Die vorliegende Studie konzentriert sich darauf, wie Unternehmen ihre Reiserichtlinien optimieren und deren Einhaltung durch die Reisenden verbessern können. Dies ist einer der acht von CWT erarbeiteten Ansatzpunkte für effektives Travel Management, die in einer Reihe von Untersuchungen vertieft werden. Jüngste Veröffentlichungen des CWT Travel Management Institute sind: Globale Horizonte: Die Konsolidierung eines Firmenreiseprogramms (2007) Toward Excellence in Online Booking (2006) Effektives Travel Management Acht Ansatzpunkte für Erfolg in einem dynamischen Umfeld (2005) Die acht Ansatzpunkte für effektives Travel Management sind: 1. Hervorragenden Service und bestmögliche Betreuung für Reisende sowie optimierte Transaktionen bieten 2. Hotelausgaben lückenlos und professionell erfassen 3. Ausgaben für Flüge und andere Transportmittel weiter optimieren 4. EINHALTUNG DES FIRMENREISEPROGRAMMS VERBESSERN UND NACHFRAGESTEUERUNG OPTIMIEREN 1 5. Konsolidierung des Travel Managements weiter vorantreiben 6. Sicherheit bieten und als Unternehmen soziale Verantwortung übernehmen 7. Meetings und Events in das Firmenreiseprogramm integrieren, um die Ausgaben hierfür zu optimieren 8. Anschauliche Datenübersichten und messbare Leistungsindikatoren entwickeln 1 Diese Studie konzentriert sich auf Reiserichtlinien und ihre Einhaltung. Die Nachfragesteuerung wird Thema einer künftigen Studie sein.

4 INHALT Einleitung...3 Überblick...3 Untersuchungsziele...4 Über diese Studie...5 Die wichtigsten Ergebnisse in Kürze...7 Die wichtigsten Erkenntnisse im Detail Zwanzig Prozent Einsparungen durch Verbesserungen bei der Gestaltung und Einhaltung von Reiserichtlinien Einsparungen in fünf Schwerpunktbereichen...19 Vorausbuchung von Flugreisen...19 Restriktive Sonderflugtarife...26 Bevorzugte Leistungsträger...31 Reisekomfort (Flugklasse/Hotelkategorie)...40 Bevorzugte Buchungswege Acht Schlüssel zum Erfolg...62 Einbeziehung des Managements aus dem gesamten Unternehmen...62 Klare und verständliche Regeln für die Reisenden...65 Länderübergreifende oder globale Standardisierung der Richtlinie...67 Förderung der Einhaltung durch Kommunikation und Training...68 Förderung der Einhaltung durch Maßnahmen am Point of Sale...70 Erfolgskontrolle und korrigierende Maßnahmen...71 Leistungsmessung im Vergleich zur Branche...75 Wirksame Nutzung der Expertise des Geschäftsreiseanbieters...75 Fallstudien...77 Schlussfolgerung...80 Anhang...82 Liste der in den Fallstudien untersuchten Unternehmen...82

5 Einleitung Unternehmen können zweistellige Einsparungen erzielen, wenn sie ihre Reiserichtlinie optimieren und deren Einhaltung durch die Reisenden verbessern. Dies geht aus der jüngsten Studie des CWT Travel Management Institute hervor. Sowohl die Reiserichtlinie als auch ihre Einhaltung stellen wichtige Eckpfeiler für effektives Travel Management dar. Dennoch haben sich viele Unternehmen bislang vor allem auf den Einkauf konzentriert, daher würden weitere Einsparungen durch Verhandlungen mit Leistungsträgern eher marginal ausfallen. Bedeutende andere Möglichkeiten sind dagegen ignoriert oder in den Reiserichtlinien nur unzureichend berücksichtigt worden. Insbesondere werden entscheidende Reisevorschriften nicht häufig genug aktualisiert, um die Vorteile der sich ständig weiterentwickelnden Preismodelle von Leistungsträgern voll auszunutzen. Darüber hinaus ist die Einhaltung der Richtlinie durch die Reisenden ein entscheidender Punkt hinsichtlich des Erfolgs eines Firmenreiseprogramms geringer, als es von Unternehmen gewünscht wird und stellt bei der Konsolidierung ihres Travel Managements eine stetig wachsende Herausforderung dar. Der erste Schritt, die Einhaltung effektiver zu gestalten, liegt darin, die Gründe zu verstehen, warum Reisende bei der Buchung die Reiserichtlinie nicht beachten. Diese CWT-Studie zeigt Wege zur Verbesserung der Richtlinien und ihrer Einhaltung auf, durch die schließlich messbare Ergebnisse erzielt werden können. Diese werden in Nach den Regeln spielen: Optimierung von Reiserichtlinien und ihrer Einhaltung vorgestellt. 3

6 Untersuchungsziele Die CWT-Studie konzentriert sich auf drei Hauptziele: 1. Klarer Überblick über die Gestaltung von Reiserichtlinien und ihrer Einhaltung durch die Reisenden 2. Berechnung der Einsparungen, die Unternehmen durch die Einführung von Best Practices realistischerweise erzielen können 3. Ermittlung der Erfolgsfaktoren für ein effektives Management von Reiserichtlinien und ihrer Einhaltung

7 Über diese Studie Um einen globalen und tiefgreifenden Einblick in Reiserichtlinien und ihre Einhaltung zu erhalten, hat CWT verschiedene Untersuchungstechniken angewendet. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen: Leistungsvergleiche Benchmarking von Reiserichtlinien bei 87 CWT-Kunden Benchmarking von Hotelpreisen, die über acht Buchungswege ermittelt wurden und 262 Preisanfragen in 47 Hotels in 25 Städten und 19 Ländern weltweit berücksichtigen Befragungen Ausführlicher Fragebogen zu Reiserichtlinien und deren Einhaltung, der von 57 Travel Managern ausgefüllt wurde Fragebogen über die Kenntnis der Reiserichtlinie und ihrer Einhaltung, der von Reisenden und Buchenden ausgefüllt wurde Telefonische Befragung von 324 Reisenden, die bei einer Buchung gegen die Richtlinie verstoßen haben, direkt am Point of Sale Ausführliche Fallstudien von vier Unternehmen, die vor kurzem ihre Reiserichtlinie und deren Einhaltung verbessert haben Überprüfung der Kreditkartendaten für Flugund Hotelbuchungen, die von sieben Unternehmen zur Verfügung gestellt und mit den CWT-Buchungsdaten verglichen wurden Die im Jahr 2007 durchgeführte Untersuchung bezog eine Vielzahl von Unternehmen ein, die verschiedene Branchen, Reisebudgets (beginnend mit 5 Millionen USD) und Regionen der Hauptsitze abdecken. Dies wird in Abbildung 1 dargestellt. Wie in den Abbildungen 2 und 3 gezeigt, nahmen an der Befragung Reisende und Buchende aus ganz Europa, Nordamerika und der Region Asien Pazifik teil. Buchungsanalysen Globale Analyse von mehreren Millionen Transaktionen, die von CWT-Kunden weltweit getätigt wurden Besondere Konzentration auf 22 Unternehmen, die wegen ihrer Reiserichtlinien und Reisemuster von speziellem Interesse sind 5

8 Abbildung 1: Verteilung der Unternehmen nach Branche und Reisebudget im Rahmen des CWT-Leistungsvergleichs von Reiserichtlinien Werbung/Medien 4 % Transport//Logistik 6 % Telekommunikation 7 % Pharmazie 8 % Chemieindustrie 5 % Beratung/Outsourcing 6 % Konsumgüter 6 % Energie 12 % Finanzdienstleistungen 9 % 5 bis 20 Mio. USD 32 % 20 bis 50 Mio. USD 20 % Schwerindustrie 13 % Technologie 19 % Lebensmittelund Getränkeindustrie 5 % > 100 Mio. USD 33 % 50 bis 100 Mio. USD 15 % Stichprobenumfang: 87 Unternehmen Abbildung 2: Verteilung der befragten Travel Manager nach Region und Verantwortungsbereich Einkaufsleiter/Leiter Beschaffung 13 % Asien Pazifik 11 % Europa 49 % Leiter Finanzen 2 % globaler Travel Manager 35 % Nordamerika 40 % nationaler Travel Manager 27 % regionaler/länderübergreifender Travel Manager 23 % Stichprobenumfang: 57 Befragte Abbildung 3: Verteilung der befragten Reisenden und Buchenden nach Region und Profil Reisende, die ihre Reisen selbst buchen 38 % Asien Pazifik 2 % Buchende 19 % Europa 62 % Nordamerika 36 % Reisende, die ihre Reisen nicht selbst buchen 43 % Stichprobenumfang: Befragte Quelle: CWT Travel Management Institute

9 Die wichtigsten Ergebnisse in Kürze Die vorliegende CWT-Studie kommt zu drei Hauptergebnissen: 1. Unternehmen können durch die Optimierung von Reiserichtlinien und ihrer Einhaltung durchschnittlich 20 Prozent des gesamten Reisebudgets einsparen. Es besteht derzeit eine beträchtliche Kluft zwischen durchschnittlicher Marktperformance und branchenführender Leistung. Während sich die Travel Manager vermehrt auf die Verbesserung der Einhaltung konzentrieren, sollten sie außerdem einen kritischen Blick auf die Reiserichtlinie selbst werfen. Viele Richtlinien müssen klarer definiert und bestimmte Vorschriften verbindlich formuliert werden, um die Einhaltung zu verbessern. 2. Einsparungen ergeben sich aus Verbesserungen in fünf Kernbereichen: Die Vorausbuchung von Flugreisen stellt die beste Möglichkeit für Einsparungen dar. Hier können manchmal Rabatte von mehr als 50 Prozent der Ticketpreise erzielt werden. Restriktive Sonderflugtarife können im Vergleich zu voll flexiblen Raten Einsparungen bringen, selbst wenn die Kosten für Umbuchungen oder eine Stornierung des Tickets berücksichtigt werden. Bevorzugte Leistungsträger können, wenn sie konsequent genutzt werden, insgesamt zu niedrigeren Kosten führen als die Nutzung verschiedener Leistungsträger auf Basis des jeweils günstigsten Preises. Der Reisekomfort (Flugklasse/Hotelkategorie) hat einen erheblichen Einfluss auf die Kosten Unternehmen können von der Anpassung ihrer Reiserichtlinie an die Standards ihrer Branche profitieren. Bevorzugte Buchungswege (Online- und Offlinebuchung über den Geschäftsreiseanbieter) bringen spürbare Vorteile, darunter niedrigere Preise, eine verbesserte Nutzung der bevorzugten Leistungsträger, besseren Service und höhere Sicherheit. 3. Es gibt acht Schlüssel zum Erfolg CWT hat einige Best Practices für die Gestaltung von Reiserichtlinien und zur Verbesserung der Einhaltung durch die Reisenden beobachtet. Diese umfassen: Einbeziehung des Managements aus dem gesamten Unternehmen Klare und verständliche Regeln für die Reisenden Länderübergreifende oder globale Standardisierung der Richtlinie Förderung der Einhaltung durch Kommunikation und Training Förderung der Einhaltung durch Maßnahmen am Point of Sale Erfolgskontrolle und korrigierende Maßnahmen Leistungsmessung im Vergleich zur Branche Wirksame Nutzung der Expertise der Travel Management Company (TMC) 7

10 1. Zwanzig Prozent Einsparungen durch Verbesserungen bei der Gestaltung und Einhaltung von Reiserichtlinien Es besteht derzeit eine beträchtliche Kluft zwischen durchschnittlicher Marktperformance und branchenführender Leistung. Während sich Travel Manager vermehrt auf die Verbesserung der Einhaltung konzentrieren, sollten sie außerdem einen kritischen Blick auf die Reiserichtlinie selbst werfen. Viele Richtlinien müssen klarer definiert und bestimmte Vorschriften verbindlich formuliert werden, um die Einhaltung zu verbessern. Wo bestehen wesentliche Einsparmöglichkeiten? CWT hat das Einsparpotenzial von 20 Prozent durch den Vergleich der durchschnittlichen Marktperformance mit der branchenführenden Leistung berechnet und dabei fünf Hauptbereiche berücksichtigt: Vorausbuchung von Flugreisen, restriktive Sonderflugtarife, bevorzugte Leistungsträger, Reisekomfort (Flugklasse/Hotelkategorie) und die Nutzung bevorzugter Buchungswege. (Ein Überblick über die Methodik steht auf den Seiten 10 und 11 zur Verfügung, weitere Einzelheiten siehe Seiten 12 und 13.) Tatsächlich mag der Spielraum für Verbesserungen der Richtlinie überraschend sein: CWT hat errechnet, dass Unternehmen, die für die Neugestaltung ihrer Reiserichtlinie Best Practices nutzen, bis zu 8 Prozent ihres gesamten Reisebudgets einsparen können. Zusätzlich können durch bewährte Verfahren bei der Einhaltung weitere 12 Prozent des gesamten Reisebudgets eingespart werden. Diese Zahl ist im Vergleich zu dem von 57 befragten Travel Managern geschätzten Einsparpotenzial (17 Prozent) vorsichtig angesetzt worden. Das Ergebnis zeigt, dass die Regelungen zu bevorzugten Leistungsträgern und zum Reisekomfort (Flugklasse/Hotelkategorie), auf die man sich typischerweise bei Kostensenkungsmaßnahmen konzentriert, nicht die einzige Quelle für umfangreiche Einsparungen darstellen. Wie Abbildung 4 zeigt, können Unternehmen durch die Leistungsverbesserung quer durch alle Bereiche profitieren. Verbesserungen der Reiserichtlinie können erhebliche Einsparungen bringen selbst wenn keine weiteren Maßnahmen zur Förderung der Einhaltung durch die Reisenden ergriffen werden.

11 Abbildung 4: Unternehmen können durch die Optimierung der Reiserichtlinie und ihrer Einhaltung in fünf Hauptbereichen durchschnittlich 20 % der gesamten Reiseausgaben einsparen Einsparungen aufgrund verbesserter Einhaltung Einsparungen durch Verbesserungen der Reiserichtlinie Quelle: CWT Travel Management Institute * Anmerkung: Da restriktive Sonderflugtarife im Normalfall im Voraus verfügbar sind, kalkuliert CWT eine Überlagerung der Einsparungen in Höhe von 1,5 % aus der verbesserten Leistung in diesen beiden Bereichen. Dieser Wert ist von den Gesamteinsparungen abgezogen worden, die sich somit auf 20,6 % und nicht auf 22,1 % belaufen. 9

12 Methodik für die Berechnung des Einsparpotenzials durch die Verbesserung der Reiserichtlinie und ihrer Einhaltung CWT hat ein Modell zur Berechnung der Einsparungen erstellt, die Unternehmen durch die Verbesserung ihrer Reiserichtlinie und deren Einhaltung durch die Reisenden erzielen können. Auf der Basis von Transaktionsdaten und Fallstudien von Kunden vergleicht es die durchschnittliche Marktperformance mit der branchenführenden Leistung und berücksichtigt dabei fünf Hauptbereiche: Vorausbuchung von Flugreisen, restriktive Sonderflugtarife, bevorzugte Leistungsträger, Reisekomfort (Flugklasse/Hotelkategorie) und die Nutzung bevorzugter Buchungswege. Um die Einsparungen durch die Richtlinie einerseits und ihre Einhaltung andererseits zu bestimmen, wird in vier Schritten vorgegangen. Das folgende Beispiel bezieht sich auf die Vorausbuchung: 1. Welche Auswirkungen kann die Einführung von Best Practices bei der Reiserichtlinie auf das Buchungsverhalten haben? Wie viele Tage früher buchen die Reisenden, wenn die Richtlinie von so früh wie möglich (Branchendurchschnitt) auf eine vorgeschriebene Buchung von mindestens 14 Tagen im Voraus (Best Practice) geändert wird? Reisende buchen 1,6 Tage früher.

13 2. Welche Auswirkungen kann die Einführung von Best Practices bei der Einhaltung auf das Buchungsverhalten haben? Wie viele Tage früher buchen die Reisenden, wenn Maßnahmen zur Förderung der Einhaltung eingeführt werden? Reisende buchen weitere 2,5 Tage früher. 3. Welche Auswirkungen können Änderungen im Buchungsverhalten der Reisenden auf die Kosten haben? Um wie viel Prozent reduzieren sich üblicherweise die Kosten für jeden zusätzlichen Tag, den die Reisenden im Voraus buchen? 1 Tag = -2 Prozent der Ausgaben für Flugreisen 4. Welche kumulativen Auswirkungen haben Best Practices sowohl bei der Reiserichtlinie als auch bei deren Einhaltung? Wie schlagen sich die gesamten Änderungen im Buchungsverhalten in den Einsparungen nieder? gesamte Änderungen im Buchungsverhalten der Reisenden (1,6 Tage + 2,5 Tage = 4,1 Tage) x Auswirkung pro Tag (-2 Prozent) = gesamtes Einsparpotenzial (-8,2 Prozent der Ausgaben für Flugreisen bzw. -5,7 Prozent des gesamten Reisebudgets). Anmerkung: Um die Einsparungen in Prozent des gesamten Reisebudgets berechnen zu können, wird bei dem Modell von einem Verhältnis von 70 Prozent Flug- und 30 Prozent Hotelausgaben ausgegangen. In Abbildung 5 werden die von CWT in allen fünf Hauptbereichen durchgeführten Berechnungen genau dargestellt. Zudem sind die relevanten Informationsquellen angegeben (Branchen- Leistungsvergleiche, Fallstudien etc.). 11

14 Abbildung 5: Berechnung des Einsparpotenzials einer optimierten Reiserichtlinie und einer verbesserten Einhaltung durch die Reisenden erforderliche Veränderungen und finanzielle Auswirkungen Änderungen an der Reiserichtlinie Reduktion der Gesamtausgaben Vorausbuchung von Flugreisen Flugreisen Die Änderung der Vorausbuchungsfrist von so früh wie möglich auf mindestens 14 Tage im Voraus führt dazu, dass die Reisenden durchschnittlich 1,6 Tage früher buchen (von 9,8 Tage vor Abreise auf 11,4 Tage). 2,2 % restriktive Sonderflugtarife Flugreisen Wird der Status der Sondertarife von empfohlen zu vorgeschrieben geändert, steigt deren Nutzung um 14 % (von 40 % auf 54 % der Tickets). 2,3 % bevorzugte Leistungsträger Flugreisen Wenn die Reisenden aufgefordert werden, systematisch die bevorzugten Fluglinien zu nutzen, anstatt die niedrigsten Flugpreise ungeachtet der Fluggesellschaft zu wählen, reduziert dies den durchschnittlichen Ticketpreis um 3,1 %. 2,2 % 2,2 % Hotel Keine Veränderung: 88 % der Richtlinien schreiben bereits die Nutzung bevorzugter Hotels vor. - Reisekomfort (Flugklasse/ Hotelkategorie) Flugreisen Hotel Die Erhöhung der Mindestflugdauer für die Nutzung der Business Class von 4 auf 6 Stunden reduziert die Nutzung der Business Class um 1 Prozentpunkt (auf 9,5 % aller Flüge). Werden 20 % der Programm-Hotels durch Hotels in der nächstniedrigeren Kategorie ersetzt, reduziert dies die durchschnittlichen Zimmerpreise um 3,3 %. 1,0 % 1,0 % 2,0 % bevorzugte Buchungswege Flugreisen Keine Veränderung: 91 Prozent der Richtlinien schreiben bereits die Buchung über den Geschäftsreiseanbieter vor. - - Hotel Keine Veränderung: 80 % der Richtlinien schreiben bereits die Buchung über den Geschäftsreiseanbieter vor. - Gesamteinsparungen abzüglich Überlagerungen von Vorausbuchungen und Sonderflugtarifen Netto-Einsparungen 8,7 % - 0,7 % 8,0 %

15 Verbesserung der Einhaltung Reduktion der Gesamtausgaben Gesamteinsparungen Quellen Die erhöhte Einhaltung der Vorausbuchungsvorgabe führt dazu, dass die Reisenden durchschnittlich 2,5 Tage früher buchen. 3,5 % 5,7 % Branchen-Leistungsvergleich von 23 Unternehmen Analyse von Vorausbuchungsrabatten auf 13 repräsentativen inländischen und internationalen Strecken für 46 Kunden Verbesserung von der durchschnittlichen zur besten Leistung bei restriktiven Sonderflugtarifen steigert deren Nutzung um 15 Prozentpunkte. 2,5 % 4,8 % Branchen-Leistungsvergleich von 18 Unternehmen und ausführliche Fallstudien beobachteter durchschnittlicher Unterschied zwischen voll flexiblen verhandelten Raten und den Kosten für Sonderflugtarife, einschließlich Storno- und Umbuchungsgebühren, basiert auf Ticketpreis-Stichproben für 3 Strecken und den durchschnittlichen Umbuchungs-/Stornierungsgebühren für 13 Unternehmen Förderung der Kontrollen bei der Nutzung bevorzugter Fluglinien steigert deren Nutzung um 20 % (von 50 % auf 70 % aller Flüge). Verbesserung von der durchschnittlichen zur besten Leistung bei bevorzugten Hotels steigert deren Nutzung um 20 % (von 40 % auf 60 %). 1,8 % 3,2 % 1,4 % 5,4 % Branchen-Leistungsvergleich von 13 Unternehmen und ausführliche Fallstudien Auswirkungen von Mengenrabatten auf Basis der CWT-Studie Globale Horizonte: Die Konsolidierung eines Firmenreiseprogramms (2007) Branchen-Leistungsvergleich von Ausgaben für bevorzugte und nicht bevorzugte Hotels bei 7 Unternehmen Auswirkungen von Mengenrabatten auf Basis der CWT Studie Globale Horizonte: Die Konsolidierung eines Firmenreiseprogramms (2007) Förderung der Kontrollen bei unbefugter Nutzung der Business/ First Class steigert die Nutzung der Economy Class um 2,5 Prozentpunkte. 2,3 % 2,3 % 4,3 % auf Basis der Fluggewohnheiten von 3 großen Unternehmen Preiseffekt durch den Wechsel von der Business zur Economy Class basiert auf den Flugpreisen, die 3 große Unternehmen pro Strecke auf allen Flügen bezahlt haben Keine Veränderung. - Preiseffekt durch den Wechsel der Hotelkategorie basiert auf Buchungen in 3 großen Städten Verbesserung von der durchschnittlichen zur besten Leistung bei bevorzugten Buchungswegen steigert die Buchung über den Geschäftsreiseanbieter um 8 % (von 87 % auf 75 %). Verbesserung von der durchschnittlichen zur besten Leistung bei bevorzugten Buchungswegen steigert die Buchung über den Geschäftsreiseanbieter um 25 % (von 50 % auf 75 %). 0,5 % 1,9 % 1,4 % 1,9 % Branchen-Leistungsvergleich zur Einhaltung der Buchungswege bei 4 großen Unternehmen Preisunterschied zwischen der Buchung über Geschäftsreiseanbieter und über Fluglinien und öffentliche Webseiten basiert auf dem Leistungsvergleich von Topaz International (April 2007) Branchen-Leistungsvergleich zur Einhaltung bei 5 großen Unternehmen Unterschied zwischen der Buchung über Geschäftsreiseanbieter und anderen Buchungswegen basiert auf 262 Hotelpreisanfragen bei 47 Hotels in 25 Städten 13,4 % 22,1 % - 0,8 % - 1,5 % 12,6 % 20,6 % 13

16 Wo gibt es Spielraum für die Verbesserung der Richtlinie? Generell wirken sich zwei Hauptaspekte der Richtliniengestaltung auf das Verhalten der Reisenden und die Einsparungen aus. Dies sind der Umfang (wie viele der fünf Haupteinsparbereiche werden berücksichtigt?) und die Wirksamkeit (welche Regeln und Vorschriften werden vorgegeben und wie klar sind sie definiert, d. h. sind sie vorgeschrieben oder werden sie nur empfohlen?). Der CWT-Leistungsvergleich von 87 Reiserichtlinien von Unternehmen aus der ganzen Welt ergab einen erheblichen Spielraum für die Verbesserung dieser Aspekte. In einigen Bereichen ist die Leistung recht homogen, in anderen gibt es große Unterschiede. Beispielsweise sind in 96 Prozent der Reiserichtlinien die bevorzugten Buchungswege geregelt, bei 93 Prozent sehr detailliert. Andererseits beinhalten nur 63 Prozent der Richtlinien die restriktiven Sonderflugtarife und nur 4 Prozent in wirksamer Form. Diese Feststellungen werden in Abbildung 6 zusammengefasst und in Haupterkenntnis 2 (Seiten 19 61) genau erläutert. Abbildung 6: Reiserichtlinien unterscheiden sich im Hinblick auf ihren Umfang und ihre Wirksamkeit Umfang und Wirksamkeit von Reiserichtlinien, aufgeschlüsselt nach Regeln Die folgenden Punkte der Richtlinien werden als wirksam eingestuft: Flugreise Vorausbuchung: vorgeschrieben, 14 und mehr Tage im Voraus restriktive Sonderflugtarife: vorgeschrieben bevorzugte Fluggesellschaften: immer favorisiert, anstelle niedrigster Rate Klasse: Business Class nur für Flüge, die 6 Stunden und länger dauern Buchungsweg: vorgeschriebene Online- oder Offlinebuchung über TMC Hotel bevorzugte Hotels: immer favorisiert (anstelle niedrigster Rate) und klare Anweisungen, falls nicht verfügbar Buchungsweg: vorgeschriebene Buchung über TMC Quelle: CWT Travel Management Institute Auf Basis eines CWT-Leistungsvergleichs von Reiserichtlinien (87 Unternehmen)

17 Wo gibt es Spielraum für die Verbesserung der Einhaltung? Die Einhaltung durch die Reisenden ein Thema bei allen Unternehmen bietet ebenfalls beträchtlichen Spielraum für Verbesserungen. Nach einer Analyse von Buchungen wird bei 50 Prozent der Flugbuchungen mindestens eine Vorschrift nicht eingehalten. Entsprechend ergab eine Studie von mehr als Hotelbuchungen, dass 60 Prozent gegen die Richtlinie verstoßen (siehe Abbildungen 7 und 8). Abbildung 7: Bei einem typischen Beispiel brechen 50 % der Flugbuchungen mindestens eine wesentliche Reisevorschrift % der Buchungen helle Abschnitte stellen die Überlagerung mit vorherigen Punkten dar (d. h. bei den Buchungen wurde bereits mindestens eine Regel nicht eingehalten) % 1 % 7 % 6 % 50 % 23 % 11 % 10 % 28 % 50 % % < 14 Tage vor dem Flug gebucht nicht bevorzugte Fluglinie restriktive Sonderflugtarife nicht genutzt Flugklasse nicht eingehalten Buchung über nicht bevorzugten Buchungsweg* gesamt 0 regelwidrige Buchungen regelkonforme Buchungen Buchungen werden nur als regelwidrig betrachtet, wenn es eine regelkonforme Option gibt. Hinsichtlich der verfügbaren regelkonformen Optionen wird von folgenden Annahmen ausgegangen: 40 % der Reisen können nicht 14 Tage im Voraus gebucht werden, da die Entscheidung dafür zu spät getroffen wird; nicht bevorzugte Fluggesellschaften stehen in 10 % der Fälle nicht zur Verfügung; in 20 % der Fälle sind restriktive Sonderflugtarife zum Buchungszeitpunkt nicht verfügbar; alle Buchungen könnten über den Geschäftsreiseanbieter erfolgen. * Für das Beispielunternehmen standen keine Daten zur Buchung über nicht bevorzugte Buchungswege zur Verfügung. Daher kam der Durchschnitt von vier anderen untersuchten Unternehmen zur Anwendung. Quelle: CWT Travel Management Institute Auf Basis von CWT-Kundentransaktionen, Januar Mai

18 Abbildung 8: Bei mehr als 60 % der Hotelbuchungen wird mindestens eine Reisevorschrift nicht eingehalten % der Buchungen heller Abschnitt stellt die Überlagerung mit der Nutzung von nicht bevorzugten Hotels dar % 61 % 45 % 32 % 61 % 50 nicht bevorzugte Hotels Buchung über nicht bevorzugten Buchungsweg gesamt 39 % 0 regelwidrige Buchungen regelkonforme Buchungen Buchungen werden nur als regelwidrig betrachtet, wenn es eine regelkonforme Option gibt. Annahmen: Zum Buchungszeitpunkt sind in 25 % der Fälle keine bevorzugten Hotels am gewünschten Ort verfügbar und alle Buchungen sind über den Geschäftsreiseanbieter möglich. Quelle: CWT Travel Management Institute Auf Basis der Transaktionsdaten von 5 Unternehmen im Jahr 2007 (Ausgaben 76,8 Mio. USD)

19 Was sind die Hauptgründe für Regelverstöße durch die Reisenden? Der Ausgangspunkt zur Verbesserung der Einhaltung besteht darin, die Gründe zu verstehen, warum Reisende bei der Buchung gegen die Reiserichtlinie verstoßen. Während Travel Manager glauben, dass der Hauptgrund dafür an persönlichen Präferenzen festzumachen ist, stufen die Reisenden dies hinter der praktischen Anwendbarkeit und dem Preis ein. Dies wird in Abbildung 9 dargestellt. Obwohl die Reisenden vielleicht dazu neigen, die Rolle der persönlichen Präferenzen bei der Buchung unterzubewerten, (z. B. die Möglichkeit, Punkte für ein Vielflieger- Programm zu sammeln), sind einige Verstöße gegen die Regeln unvermeidbar, wenn keine geeigneten regelkonformen Optionen zur Verfügung stehen (d. h. die bevorzugten Hotels sind nicht zu jeder Zeit verfügbar bzw. decken nicht alle benötigten Orte ab). Eine detaillierte Analyse der Verstöße kann auf Bereiche hinweisen, in denen die Reiserichtlinie eventuell angepasst werden muss bzw. in denen die Maßnahmen zur Einhaltung verbessert werden können. Die Nichteinhaltung wird in Haupterkenntnis 2 (Seite 19 61) ausführlich erläutert, die Schlüssel zum Erfolg werden in Ergebnis 3 (Seite 62 79) diskutiert. Abbildung 9: Travel Manager und Reisende haben unterschiedliche Meinungen zu den Hauptgründen für die Nichteinhaltung Bedeutung der Gründe für die Auswahl einer nicht bevorzugten Fluggesellschaft Bedeutung der Gründe für die Auswahl eines nicht bevorzugten Hotels Meinung der Reisenden Meinung der Travel Manager Meinung der Reisenden Meinung der Travel Manager hoch mittel niedrig 1 Bei der praktischen Anwendbarkeit werden die Nähe des Hotels zum geschäftlichen Einsatzort, die Zeitplanung und die Verfügbarkeit von Flügen berücksichtigt. 2 Bei der persönlichen Präferenz werden die Nutzung von Vielflieger-Programmen, der Komfort und allgemeine Präferenzen berücksichtigt. Quelle: CWT Travel Management Institute Auf Basis von CWT-Befragungen von Travel Managern (54 Antworten) und Reisenden (4.889 Antworten) 17

20 Welches Einhaltungsniveau streben Travel Manager an? Die befragten Travel Manager gaben an, dass sie anstreben, die Einhaltung von Kernpunkten der Reiserichtlinie in den nächsten drei Jahren stark zu verbessern. Hierbei wollen sie auf den bereits erreichten Fortschritten aufbauen (siehe Abbildung 10). Zu diesem Zweck beabsichtigen sie, bestehende Maßnahmen, wie z. B. regelmäßiges Reporting und Kommunikation, stärker voranzutreiben und gleichzeitig strengere Maßnahmen einzuführen. Hierzu gehören z. B. Weisungen an den Geschäftsreiseanbieter, regelwidrige Buchungen abzulehnen, die Einführung von strikteren Sanktionen gegenüber Reisenden, die die Richtlinie nicht einhalten, und gezielte Maßnahmen gegenüber Reisenden, die systematisch gegen die Richtlinie verstoßen. Diese Maßnahmen werden in Haupterkenntnis 3 (Seite 62 79) ausführlich diskutiert. Abbildung 10: Travel Manager sind bestrebt, die Einhaltung aller Reisevorschriften in den nächsten Jahren erheblich zu verbessern Erwartete Einhaltung einzelner Bestandteile der Reiserichtlinie % der Buchungen Nutzung des Online- Buchungssystems Vorausbuchung Flugklasse niedrigster Preis vor 3 Jahren heute in 3 Jahren bevorzugte Fluggesellschaft bevorzugter Buchungsweg maximale Preise für bestimmte Städte bevorzugte Hotels bevorzugter Buchungsweg Reiseklasse bevorzugter Buchungsweg Allgemein Flug Hotel Bahn 94 Quelle: CWT Travel Management Institute, auf Basis einer CWT-Befragung von Travel Managern (38 Antworten)

21 2. Einsparungen in fünf Schwerpunktbereichen Für Unternehmen besteht in den folgenden Bereichen ein beträchtlicher Spielraum für die Optimierung ihrer Reiserichtlinie und die Verbesserung der Einhaltung durch die Reisenden: Vorausbuchung von Flugreisen, restriktive Sonderflugtarife, bevorzugte Leistungsträger, Reisekomfort (Flugklasse/Hotelkategorie) und die Nutzung der bevorzugten Buchungswege (d. h. Agenturen von Geschäftsreiseanbietern und Online-Buchungssysteme der Unternehmen). Wie nachfolgend erläutert, gibt es bei jedem dieser Bereiche erhebliche Einsparmöglichkeiten die zurzeit von den Unternehmen nicht genügend ausgenutzt werden. 1. Vorausbuchung von Flugreisen Welche Auswirkung hat die Vorausbuchung einer Flugreise auf den Ticketpreis? Es gibt viele Belege dafür, dass Vorausbuchungen zu deutlich niedrigeren Preisen führen. Eine Analyse von Buchungen, die 46 Unternehmen für 13 Routen getätigt haben, zeigt, dass die Preise in den zwei Wochen vor dem Flug durchschnittlich um 2 Prozent pro Tag niedriger sind (siehe Abbildung 11). Je nach Flugklasse und Route kann der durchschnittliche Ticketpreis um mehr als 50 Prozent niedriger liegen, wenn mindestens 14 Tage im Voraus gebucht wird (siehe Abbildung 12). Abbildung 11: Der durchschnittliche Ticketpreis steigt um ca. 2 % pro Tag, je näher der Abflugtag rückt durchschnittlicher Ticketpreis in Prozent des Last-Minute-Preises Anzahl der Tage, die im Voraus gebucht wurde Quelle: CWT Travel Management Institute Auf der Basis von Buchungen, die 46 Unternehmen im Jahr 2007 für 13 repräsentative inländische und internationale Routen weltweit getätigt haben 19

22 Abbildung 12: Rabatte für Vorausbuchungen machen manchmal mehr als 50 % des durchschnittlichen Ticketpreises aus Durchschnittlicher Rabatt bei einer Vorausbuchung von 14 Tagen und mehr (im Vergleich zu 0 bis 2 Tagen im Voraus) für 16 Routen 46 % 49 % 40 % 55 % 58 % 58 % 2 % 6 % 9 % 16 % 19 % 11 % 25 % 29 % 29 % -4 % Schanghai Singapur Delhi London Mumbai Singapur Peking Paris Schanghai Peking Paris Mailand Marseille Straßburg Frankfurt New York Delhi Mumbai Paris New York Atlanta Los Angeles Düsseldorf München London Manchester Düsseldorf Mailand New York Chicago London-Madrid Quelle: CWT Travel Management Institute, auf der Basis von konsolidierten Kundenbuchungsdaten, Januar März 2007 Der Preisvorteil für frühzeitige Buchungen ist für die Economy Class besonders ausgeprägt (siehe Abbildung 13). Darüber hinaus ist der Rabatt für Vorausbuchungen auf hart umkämpften Märkten im Allgemeinen höher. So neigen beispielsweise Inlandsfluggesellschaften in den Vereinigten Staaten dazu, Rabatte anzubieten, die mehr als viermal höher sind als die in Frankreich angebotenen Preisnachlässe, da dort die nationale Fluggesellschaft auf vielen Inlandsflugstrecken der einzige Anbieter ist (siehe Abbildung 14). In stark regulierten Märkten (z. B. China) oder in Regionen, in denen die Nachfrage höher ist als das Angebot (z. B. Indien), fällt der Preisvorteil für Vorausbuchungen manchmal geringer aus.

23 Abbildung 13: Rabatte für Vorausbuchungen sind in der Economy Class deutlich höher als in der Business Class Durchschnittlicher Ticketpreis Paris New York für Hin- und Rückflug, gebucht in Frankreich Economy Class Durchschnittlicher Ticketpreis (USD) % Anzahl der Tage, die im Voraus gebucht wurde Business Class Durchschnittlicher Ticketpreis (USD) % Anzahl der Tage, die im Voraus gebucht wurde Quelle: CWT Travel Management Institute Auf der Basis von konsolidierten Kundenbuchungsdaten, 1. Quartal 2007 (1.079 Buchungen Economy Class und 730 Buchungen Business Class) 21

24 Abbildung 14: Rabatte für Vorausbuchungen sind in Ländern mit intensiverem Wettbewerb höher Preisdifferenz zwischen der Buchung 14 und mehr Tage und 2 bis 0 Tage vor Abreise % Preisdifferenz Deutschland Großbritannien Vereinigte Staaten Spanien Kanada Brasilien 10 Frankreich Italien 0 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5 5,5 Durchschnittliche Anzahl von Wettbewerbern auf jeder Route Quelle: CWT Travel Management Institute Auf der Basis von CWT-Kundenbuchungsdaten von Januar bis Mai 2007 ( Buchungen auf den 19 Spitzenrouten für jedes Land) Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, die Vorausbuchung zu verbessern? Vorausbuchungen bieten ganz klar Einsparmöglichkeiten, aber Unternehmen nutzen sie nicht vollständig aus. Trotz der Tatsache, dass über einige Reisen erst in letzter Minute entschieden wird, haben die Reisenden in vielen Fällen die Möglichkeit, früher zu buchen. Zurzeit buchen viele nicht direkt nach der Entscheidung für die Reise: Eine CWT-Untersuchung zeigt, dass lediglich 33 Prozent der Reisen mindestens zwei Wochen im Voraus gebucht werden, obwohl die Entscheidung für die Reise so früh getroffen wurde, dass es in insgesamt 47 Prozent der Fälle möglich gewesen wäre, innerhalb dieses Zeitrahmens zu buchen (siehe Abbildung 15).

25 Abbildung 15: Reisende neigen dazu, die Buchung hinauszuschieben, sobald sie die Entscheidung für die Reise getroffen haben Prozentsatz der Reisen, die an verschiedenen Tagen geplant und gebucht wurden kumulierter Prozentsatz der Reisen Beispiel: Bei 47 % der Reisen fällt die Entscheidung zur Reise mindestens 14 Tage vor Abreise, aber nur 33 % werden innerhalb dieses Zeitrahmens gebucht Anzahl der Tage vor Abreise Die meisten Möglichkeiten für eine Verbesserung bestehen bei einem kleinen Anteil der Reisenden. Die Buchungsmuster unterscheiden sich bei den Reisenden enorm. Bei einer Fallstudie stellte sich heraus, dass lediglich 25 Prozent der Reisenden für 60 Prozent der späten Buchungen verantwortlich waren. Dagegen buchten 30 Prozent der Reisenden immer mindestens 14 Tage vor Zeitpunkt der Reiseplanung Zeitpunkt der Reisebuchung Quelle: CWT Travel Management Institute, auf der Basis von CWT-Buchungen von Januar bis Juni 2007 und einer CWT-Befragung von Reisenden (5.589 Antworten) Abreise (siehe Abbildung 16). Interessanterweise buchen die Reisenden deutlich früher, wenn sie Plätze in der First Class reservieren: 70 Prozent buchen mindestens zwei Wochen im Voraus, verglichen mit 42 Prozent bei der Business Class und 36 Prozent bei der Economy Class (siehe Abbildung 17). Abbildung 16: Eine Minderheit von Reisenden ist für den Großteil der späten Buchungen verantwortlich Reisende, die oft spät buchen Reisende, die gelegentlich spät buchen Reisende, die nie spät buchen Quelle: CWT Travel Management Institute, auf der Basis von 303 Kundenbuchungen, April 2007 Buchen oft spät wird definiert als Buchungen, die mindestens zweimal in dem untersuchten Monat weniger als 14 Tage im Voraus erfolgten, bei gelegentlich ist dies nur einmal der Fall 23

26 Abbildung 17: Plätze in der First Class werden mit der längsten Vorausbuchungsfrist gebucht Buchungen nach Klasse und Vorausbuchungszeit Zeitspanne, die im Voraus gebucht wurde 14 und mehr Tage 13 8 Tage 7 3 Tage 2 0 Tage Quelle: CWT Travel Management Institute Auf Basis der Buchungsdaten für alle internationalen Strecken ab Europa im Jahr 2006 Unternehmen sollten daher versuchen herauszufinden, wie späte Buchungen vermieden werden könnten, und entsprechende Maßnahmen für die Steigerung von Vorausbuchungen ergreifen. Ein wesentlicher Schritt ist dabei, die Reiserichtlinie wirksamer zu formulieren. Im Idealfall sollte die Vorausbuchung vorgeschrieben und ein Zeitrahmen von mindestens zwei Wochen im Voraus festgelegt werden. Vorschrift. Zwar berücksichtigen 77 Prozent der Unternehmen die Vorausbuchung in ihrer Richtlinie, jedoch nur 15 Prozent schreiben sie vor (siehe Abbildung 18). Mindestens zwei Wochen im Voraus. Von den Unternehmen, bei denen die Vorausbuchung erwähnt wird, definieren nur 30 Prozent einen Zeitrahmen von zwei oder mehr Wochen vor Abreise. 25 Prozent fordern die Reisenden lediglich auf, so früh wie möglich zu buchen. Wie in Abbildung 19 dargestellt, scheint dies keinerlei Auswirkung auf das Buchungsverhalten zu haben. Bei Unternehmen, die eine Frist von zwei Wochen festlegen, gibt es die höchste Vorausbuchungsquote. Die klare Festlegung einer Vorausbuchungsfrist und die Erläuterung des finanziellen Nutzens machen also einen signifikanten Unterschied aus.

27 Abbildung 18: Vorausbuchungsfrist ist oft unklar definiert Regeln für die Vorausbuchung und festgesetzte Vorausbuchungszeit Quelle: CWT Travel Management Institute, auf der Basis eines CWT-Leistungsvergleichs von Reiserichtlinien (79 Richtlinien) Abbildung 19: Unternehmen, die Reisende auffordern, mindestens zwei Wochen im Voraus zu buchen, erzielen die höchsten Vorausbuchungsquoten Vorausbuchungszeitraum je nach Anforderung in der Richtlinie Zeitspanne, die im Voraus gebucht wurde 14 und mehr Tage 13 8 Tage 7 3 Tage 2 0 Tage Quelle: CWT Travel Management Institute Auf der Basis eines CWT-Leistungsvergleichs von Reiserichtlinien und Buchungsdaten bei 23 Kunden im 4. Quartal

28 2. Restriktive Sonderflugtarife Welche Auswirkungen haben restriktive Sonderflugtarife auf die Einsparungen? Im Allgemeinen liegen die Preise bei restriktiven Sonderflugtarifen 1 (einschließlich der von den bevorzugten Fluggesellschaften angebotenen Tarife) deutlich niedriger als bei anderen Tickets. Dieser Preisunterschied gilt für Kurz- und Langstreckenflüge sowohl in der Business als auch in der Economy Class. Besonders ausgeprägt ist er bei Kurzstreckenflügen in der Economy Class, wo die Tarife mehr als 60 Prozent niedriger liegen können als bei den verhandelten flexiblen Tarifen (siehe Abbildung 20). Abbildung 20: Restriktive Sonderflugtarife bieten erhebliche Vorabrabatte verhandelte voll flexible Tarife restriktive Sonderflugtarife (einschließlich der von den bevorzugten Fluggesellschaften angebotenen Tarife) Quelle: CWT Travel Management Institute Preise auf Basis der aktuellen Ticketverfügbarkeit zum Testzeitpunkt (Juli 2007) und verhandelter Preise für einen europäischen Großkunden Auf jeder Strecke sind verschiedene restriktive Sonderflugtarife verfügbar; je größer die Einschränkung, umso niedriger der Preis 1 Bei restriktiven Sonderflugtarifen müssen bestimmte Bedingungen eingehalten werden, wie z. B. Vorausbuchung, ein Mindest- oder Maximalaufenthalt und Umbuchungs- und Stornogebühren.

29 Selbst unter Berücksichtigung der Kosten für eine Umbuchung oder eine Stornierung erzielen Unternehmen, die verfügbare restriktive Sonderflugtarife nutzen, erhebliche Einsparungen. Gemäß einer Analyse ausgewählter inländischer und internationaler Städteverbindungen belaufen sich diese Einsparungen für die relevanten Strecken auf durchschnittlich 24 Prozent der Flugkosten. Ein Hauptgrund dafür liegt darin, dass Unternehmen im Normalfall nur 20 bis 35 Prozent der Tickets umbuchen oder stornieren also deutlich weniger als allgemein angenommen wird. Dies ergab eine Analyse von über Buchungen von 13 CWT-Kunden aus verschiedensten Branchen und wird in Abbildung 21 dargestellt. Die einzige auffällige Ausnahme war eine Investmentbank, bei der 79 Prozent der Tickets umgebucht oder storniert wurden. Wie das in Abbildung 22 dargestellte Beispiel zeigt, kann ein Unternehmen durch die Nutzung restriktiver Sonderflugtarife 25 Prozent der Kosten einsparen, selbst wenn es 30 Prozent der Tickets umbucht oder storniert. Abbildung 21: In der Regel werden 20 bis 35 % der Tickets von Unternehmen umgebucht oder storniert Unternehmen W G S U T M R V P C N Q O Quote der umgebuchten oder stornierten Tickets typische Quote: % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % Gesamtangabe für Umbuchung und Stornierung gebuchter Tickets in % Quelle: CWT Travel Management Institute Auf Basis von CWT-Ticketbearbeitungsdaten (umfassen Buchungen), Mai Juni

30 Abbildung 22: Einsparungen durch restriktive Sonderflugtarife gleichen die Kosten für Umbuchung und Stornierung von Tickets aus Durchschnittliche Gesamtflugkosten einschließlich Umbuchung/Stornierung Beispiel: Paris Straßburg Hin- und Rückflug in der Economy Class, Juli 2007 Durchschnittlicher Ticketpreis (USD) Einsparungen durch Nutzung restriktiver Sonderflugtarife gleichen Kosten für Umbuchung/Stornierung aus -25 % Typischer Bereich für Umbuchung/Stornierung Kosten für Umbuchung/Stornierung gleichen Einsparungen durch Nutzung restriktiver Sonderflugtarife aus restriktive Sondertarife, die eine Buchung von 10 Tagen im Voraus erfordern (einschließlich Kosten für Umbuchung/Stornierung) Verhandelter flexibler Preis % der umgebuchten oder stornierten Tickets Quelle: CWT Travel Management Institute, auf Basis der Ticketverfügbarkeit zum Testzeitpunkt (Juli 2007) und verhandelter Preise für einen französischen Großkunden. Berücksichtigt die Auswirkung sowohl von Änderungen der Abreisedaten als auch von Stornierungen in einem angenommenen Verhältnis von 3:1. Werte über 100 Prozent ergeben sich durch mehrfaches Umbuchen/Stornieren von mehr als 50 Prozent der Tickets. In welchem Umfang können Unternehmen die Nutzung restriktiver Sonderflugtarife erhöhen? Restriktive Sonderflugtarife werden normalerweise auf der Basis wer zuerst kommt, mahlt zuerst verkauft. Ihre Verfügbarkeit ist also begrenzt. Dies erklärt, warum Reisende restriktive Sondertarife mit höherer Wahrscheinlichkeit nutzen können, je früher sie im Voraus buchen (siehe Abbildung 23). Es spielt jedoch auch eine Rolle, ob die Reisenden aufgefordert werden, restriktive Sonderflugtarife zu nutzen. Wenn restriktive Sondertarife vorgeschrieben und zum Buchungszeitpunkt verfügbar sind, nutzen die Reisenden diese in 58 Prozent der Fälle. Diese Zahl sinkt auf 43 Prozent, wenn restriktive Sonderflugtarife nur empfohlen werden, und auf 30 Prozent, wenn sie in der Reiserichtlinie überhaupt nicht erwähnt werden. Dies wird in Abbildung 24 dargestellt.

31 Abbildung 23: Reisende nutzen restriktive Sonderflugtarife mit höherer Wahrscheinlichkeit, je früher sie im Voraus buchen Quelle: CWT Travel Management Institute, auf der Basis von CWT-Kundenbuchungen im Jahr 2006 Abbildung 24: Reisende nutzen vermehrt restriktive Sonderflugtarife, wenn die Reiserichtlinie dies vorschreibt Nutzung restriktiver Sonderflugtarife aufgrund der Vorgabe durch die Richtlinie Quelle: CWT Travel Management Institute, auf der Basis von Buchungen für 18 Kunden im Jahr Buchungen mit Wahlmöglichkeit umfassen die Fälle, in denen ein Ticket zum restriktiven Sondertarif verfügbar ist. Hierbei wird davon ausgegangen, dass restriktive Sonderflugtarife in 80 Prozent der Fälle zur Verfügung stehen. 29

32 Dennoch schreiben nur 4 Prozent der Reiserichtlinien die Nutzung restriktiver Sonderflugtarife vor. In 59 Prozent der Richtlinien werden restriktive Sonderflugtarife nur empfohlen, während sie bei 37 Prozent überhaupt nicht erwähnt werden. Dies wird in Abbildung 25 dargestellt. Aufgrund des Zusammenhangs zwischen der Verfügbarkeit von restriktiven Sonderflugtarifen und Vorausbuchungen sollte eine Richtlinie, in der die Nutzung restriktiver Sondertarife gefördert wird, außerdem die Bedeutung der Vorausbuchung unterstreichen. Nach einer Untersuchung von 87 Reiserichtlinien (siehe Abbildung 26) liegen Europa und die Region Asien Pazifik diesbezüglich hinter Nordamerika zurück. Abbildung 25: Die meisten Unternehmen empfehlen restriktive Sonderflugtarife nur Richtlinie zu restriktiven Sonderflugtarifen empfohlen 59 % nicht spezifiziert 37 % vorgeschrieben 4 % Quelle: CWT Travel Management Institute Auf Basis eines CWT-Leistungsvergleichs von Reiserichtlinien Abbildung 26: Nordamerikanische Richtlinien sind im Hinblick auf restriktive Sonderflugtarife und Vorausbuchung am strengsten nicht spezifiziert empfohlen oder vorgeschrieben keine Einschränkung/so früh wie möglich 1 Woche oder mehr Quelle: CWT Travel Management Institute, auf Basis eines CWT-Leistungsvergleichs von Reiserichtlinien (81 Richtlinien)

33 3. Bevorzugte Leistungsträger Welche Auswirkung hat die Nutzung bevorzugter Leistungsträger auf die Einsparungen? Unternehmen zahlen durchweg niedrigere Ticketoder Zimmerpreise, wenn sie bevorzugte Leistungsträger nutzen. Gemäß der vorliegenden neuesten CWT-Studie bezahlen Unternehmen durchschnittlich 23 Prozent weniger für Flüge von bevorzugten Leistungsträgern als von alternativen Anbietern (unter Berücksichtigung eventueller rückwirkend gewährter Rabatte, soweit diese zur Anwendung kommen) und je nach Hotelkategorie 5 bis 14 Prozent weniger für Hotelübernachtungen (siehe Abbildungen 27 und 28). Abbildung 27: Bevorzugte Fluggesellschaften bieten niedrigere durchschnittliche Ticketpreise Ermäßigung des durchschnittlichen Ticketpreises bei bevorzugten Fluggesellschaften, verglichen mit anderen Fluglinien 60 % 50 % Economy Class Business Class 40 % 30 % Gewichtete durchschnittliche Ermäßigung 1 : 23 % 20 % 10 % 0 % Dubai Paris Barcelona Düsseldorf Peking Paris Düsseldorf Schanghai Paris Tokio New York Paris Paris Singapur Düsseldorf Phoenix Madrid Paris Düsseldorf London Paris Wien Casablanca Paris Düsseldorf Paris New York Paris New York Chicago Quelle: CWT Travel Management Institute Auf der Basis von Buchungen von fünf Unternehmen im Jahr Die gewichtete durchschnittliche Ermäßigung berücksichtigt die Anzahl der Buchungen auf jeder Strecke. 31

34 Abbildung 28: Bevorzugte Hotels bieten niedrigere durchschnittliche Zimmerpreise Preisvergleich von Hotels an allen Zielorten und aller Kategorien von 3 europäischen Kunden Quelle: CWT Travel Management Institute Auf der Basis von 70,2 Mio. USD für Buchungen an Zielorten für 3 Unternehmen im Jahr 2006 Die gewichtete durchschnittliche Ermäßigung berücksichtigt die Anzahl der Buchungen in jedem Hotel Diese Zahlen dürften die meisten Travel Manager nicht überraschen, da sie wissen, dass sie die Einsparungen steigern können, wenn sie ihr Buchungsvolumen auf bevorzugte Leistungsträger konzentrieren und attraktive volumenabhängige Rabatte verhandeln. Dies wird in der Studie Globale Horizonte: Die Konsolidierung eines Firmenreiseprogramms (2007) beschrieben. Was dagegen jedoch überraschen mag, ist die Tatsache, dass eine Richtlinie, die immer den bevorzugten Leistungsträger vorschreibt, zu stärkeren Einsparungen führt, als wenn sie die Reisenden auffordert, unabhängig von der Fluggesellschaft die niedrigste verfügbare Rate zu nehmen. Dies wird in Abbildung 29 dargestellt. Der Hauptgrund dafür ist, dass Unternehmen mit der Vorgabe, immer die niedrigste Rate zu wählen, im Normalfall nicht in der Lage sind, bei ihren Preisverhandlungen ein bestimmtes Buchungsvolumen vorzuweisen. Sie können also nicht die nächsthöheren Schwellenwerte erreichen, die für weitere volumenabhängige Rabatte erforderlich sind. Dies ist ein Punkt, auf den die Reisenden in Mitteilungen und im Rahmen von Trainings hingewiesen werden können. Gemäß den CWT-Berechnungen können Unternehmen ungefähr 3 Prozent ihrer Flugausgaben bzw. 2 Prozent ihrer gesamten Reiseausgaben einsparen. Dies ist möglich, wenn sie die Regel, immer die niedrigste Rate zu nutzen, durch jene ersetzen, immer die bevorzugte Fluggesellschaft zu wählen.

35 Abbildung 29: Wenn die Richtlinie immer den bevorzugten Leistungsträger vorschreibt, kann dies zu stärkeren Einsparungen führen, als wenn sie die Reisenden auffordert, die niedrigste verfügbare Rate zu wählen Beispiel: New York Los Angeles, Hin- und Rückflug in der Economy Class Durchschnittlicher Ticketpreis (USD) Beispielunternehmen: Richtlinie: bevorzugte Fluggesellschaft nutzen, auch wenn niedrigerer Preis verfügbar ist 154 Buchungen durchschnittlicher Ticketpreis: 513,50 USD Unternehmen mit der Vorgabe, die niedrigste Rate zu nehmen Unternehmen mit der Vorgabe, die bevorzugte Fluggesellschaft zu wählen Anzahl der Buchungen auf der Strecke (in einem Zeitraum von 5 Monaten) Quelle: CWT Travel Management Institute Auf der Basis von Kundenbuchungsdaten von Januar Mai 2007 verglichen mit den Regelungen aus einem CWT-Leistungsvergleich von Reiserichtlinien Welche Ergebnisse erzielen Unternehmen bei der Nutzung bevorzugter Leistungsträger? Überraschenderweise können viele Reiserichtlinien im Hinblick auf die bevorzugten Leistungsträger verbessert werden. Derzeit wird nur in 29 Prozent der Richtlinien die Nutzung der bevorzugten Fluggesellschaft, soweit möglich, vorgeschrieben (selbst wenn bei einem alternativen Anbieter ein günstigerer Preis verfügbar ist). Dies wird in Abbildung 30 dargestellt. 33

36 Abbildung 30: Bei Unternehmen gibt es zur Auswahl der Fluggesellschaft 6 Hauptregelungen Richtlinie zu bevorzugten Fluggesellschaften nicht spezifiziert empfohlen vorgeschrieben bevorzugte Fluggesellschaft wird favorisiert: 40 % nicht spezifiziert 1 10 % 3 11 % 6 2 % keine genauen Regelungen für die Auswahl der Fluggesellschaft bevorzugte Fluggesellschaften empfohlen bevorzugte Fluggesellschaften ungeachtet des Preises vorgeschrieben Richtlinie zu niedrigster Rate empfohlen/ vorgeschrieben niedrigste Rate wird favorisiert: 15 % 2 15 % niedrigste Rate vorgeschrieben, unabhängig von der Fluggesellschaft 4A liegt in eigenem Ermessen: 35 % 10 % bevorzugte Fluggesellschaft oder Alternative, wenn der Preis um einen bestimmten Betrag niedriger ist 5 27 % niedrigste Rate von der bevorzugten Fluggesellschaft empfohlen/vorgeschrieben 25 % 4B bevorzugte Fluggesellschaft oder Alternative mit niedrigerer Rate Quelle: CWT Travel Management Institute, auf Basis eines CWT-Leistungsvergleichs von Reiserichtlinien (84 Richtlinien) Bei den Hotels schreiben nur 13 Prozent der Reiserichtlinien die Nutzung bevorzugter Hotels vor, soweit diese verfügbar sind, obwohl weitere 76 Prozent dies empfehlen (siehe Abbildung 31). Darüber hinaus erhalten die Reisenden in 28 Prozent der Richtlinien keinerlei Anweisungen für den einzuhaltenden Ablauf, wenn die bevorzugten Häuser nicht verfügbar sind zum Beispiel den Geschäftsreiseanbieter um Rat bitten, maximale Preise für bestimmte Städte und/oder Beschränkungen bei den Hotelkategorien beachten (siehe Abbildung 32).