nessbase Projekte Über Projekte I

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1 nessbase Projekte Über Projekte I nessbase Projekte ist eine Erweiterung für nessbase, die es ermöglicht, eine Projekt Verwaltung zu führen. Diese Erweiterung besteht aus der Formular Datei und Externals, die die Kalkulation u.ä. ermöglichen. Formular Datei Wie im Handbuch zu nessbase beschrieben definiert die Formular Datei die Daten, Layouts u.ä.. Externals Die Externals definieren Funktionen, die speziell für die Projekt Verwaltung benötigt werden, wie z.b. die Kalkulation. Im zweiten Teil werden Sie in die einzelnen Teile der Projekt Verwaltung eingeführt. Installation und Programm Start entnehmen Sie bitte dem Handbuch zu nessbase. nessbase Projekte 1

2 Über Projekte II Nach Öffnen/Neuanlegen der Daten Datei und Öffnen der Formular Datei sehen Sie das übliche Haupt Menü von nessbase und das zusätzliche Stammdaten und Daten Menü. Stammdaten Menü In diesem Menü befinden sich die Funktionen für die Stammdaten Verwaltung. Stammdaten Menü Adressen Mitarbeiter Kostenstellen Positionen verwaltet die Adressen mit Ansprechpartnern und Kontakten. verwaltet die Mitarbeiter Daten mit den Mitarbeiter Kosten der Projekte/Kostenstellen. verwaltet die Kostenstellen Daten mit den Jahreskosten. verwaltet die Positionen Daten. Daten Menü In diesem Menü befinden sich die Funktionen für die Daten Verwaltung. 2 nessbase Projekte

3 Daten Menü Projekte Zeiterfassung Kalkulation Übersicht verwaltet die Projekt Daten mit den Projekt Aufgaben/ Kosten der Kostenstellen. verwaltet die Zeiterfassung Daten. verwaltet die Kalkulation Daten mit den Kalkulation Positionen. ermöglicht die Suche nach Adressen Kurzname, Ansprechpartner Name bzw. Projekt Nummer und zeigt die gefundenen Adressen, Ansprechpartner, Kontakte, Projekte und Kalkulationen an. Jeder dieser Funktionen (außer der Übersicht) ruft eine Ausgabe Liste der betreffenden Daten auf, wo Sie die Daten wie in dem Handbuch zu nessbase beschrieben bearbeiten können. Im Folgendem wird für jede Funktion die Ausgabe Liste, ggf. die Optionen und zum Schluß der Eingabe Dialog beschrieben. nessbase Projekte 3

4 Adressen Liste Die Ausgabe Liste zeigt die vorhandenen Adressen in einer Liste an. Adressen Liste Übrigens: Wenn die Option-Taste beim Aufruf von Bearbeiten-Kopieren gedrückt wurde, dann wird die Anschrift der ausgewählten Adresse in die Zwischenablage kopiert (passend für die Sichtfenster- Anschrift z.b. eines Briefes). Anschließend können Sie diese Anschrift in ein Dokument eines anderen Programms einfügen. Optionen Menü bei Adressen In der Ausgabe Liste sind folgende Optionen verfügbar: Adressen Optionen Ansprechpartner Kontakte zeigt nach Abfrage des Such Dialogs die Ansprechpartner an. zeigt nach Abfrage des Such Dialogs die Kontakte an. Adressen Eingabe In dem Eingabe Dialog können Sie die Daten einer Adresse einsehen/bearbeiten. 4 nessbase Projekte

5 Adressen Eingabe, Seite 1 Mit Fragezeichen kann die Auswahlliste der Branchen bzw. Länder aufgerufen werden (s. Abb. ). Über das Einblendmenü kann der Status der Adresse (Kunde, Lieferant usw.) eingestellt werden (s. Abb. ). Mit 2 können Sie die 2. Seite der Eingabe einsehen. nessbase Projekte 5

6 Adressen Eingabe, Seite 2 Auf der 2. Seite können in der eingebbaren Liste die Ansprechpartner und Kontakte festgehalten werden. Optionen Menü bei Adressen Eingabe In dem Eingabe Dialog sind folgende Optionen verfügbar: Adressen Optionen Dokument öffnet das in Kontakte angegebene Dokument. 6 nessbase Projekte

7 Branchen und Länder Auswahlliste Adressen Status Einblendmenü nessbase Projekte 7

8 Adressen Ansprechpartner Eingabe In der Adressen Ansprechpartner Eingabe kann mit Fragezeichen die Auswahlliste der Ansprechpartner Positionen aufgerufen werden (s. Abb. ). Adressen Kontakt Eingabe In der Adressen Kontakte Eingabe kann mit Fragezeichen die Auswahlliste der Mitarbeiter aufgerufen werden (s. Abb. ). Über das Einblendmenü kann die Art des Kontaktes festgehalten werden (s. Abb. ). Bei schriftlichen Kontakten kann eine Dokument Referenz durch Anklicken von Auswählen angegeben werden. (Einsehen des Dokuments s. Optionen) 8 nessbase Projekte

9 Ansprechpartner Positionen Auswahlliste Mitarbeiter Auswahlliste Adressen Kontaktart Einblendmenü Mitarbeiter Liste Die Ausgabe Liste zeigt die vorhandenen Mitarbeiter in einer Liste an. nessbase Projekte 9

10 Mitarbeiter Liste Optionen Menü bei Mitarbeiter In der Ausgabe Liste sind folgende Optionen verfügbar: Mitarbeiter Optionen Mitarbeiter Kosten druckt die Mitarbeiter Kosten der Kostenstellen/ Projekte aus. Übrigens: Wenn die Option-Taste beim Aufruf gedrückt wurde erscheint der Such Dialog zur Kosten Auswahl. Mitarbeiter Eingabe In dem Eingabe Dialog können Sie die Daten eines Mitarbeiters einsehen/bearbeiten. 10 nessbase Projekte

11 Mitarbeiter Eingabe, Seite 1 Mit 2 können Sie die 2. Seite der Eingabe einsehen. Mitarbeiter Eingabe, Seite 2 Über das Einblendmenü kann der Status der MitarbeiterIn (angestellt, freiberuflich usw.) eingestellt werden (s. Abb. ). Mit Fragezeichen kann die Auswahlliste der Kostenstellen aufgerufen werden (s. Abb. ). Übrigens: Die hier eingegebene Stamm Kostenstelle wird bei der Zeiterfassung-Eingabe als Vorschlag eingetragen. nessbase Projekte 11

12 Wichtig! _ Der Stundensatz ist Voraussetzung für die Berechnung der Kosten bei der Abrechnung der Zeiterfassungen. _ Spezielle Stundensätze legt fest, ob bei der Berechnung der Kosten der Stundensatz der Arbeit berücksichtigt werden soll. In der eingebbaren Liste können die Arbeiten (Projekte/Kostenstellen der Mitarbeiter mit speziellen Stundensätzen und Sollzeiten) festgehalten werden. (Die Istzeiten und kosten werden durch die Abrechnung der Zeiterfassung eingetragen.) Kostenstellen Auswahlliste Mitarbeiter Status Einblendmenü 12 nessbase Projekte

13 Mitarbeiter Arbeiten Eingabe In der Mitarbeiter Arbeiten Eingabe kann mit Fragezeichen die Auswahlliste der Projekte und Kostenstellen aufgerufen werden. Bei angekreuztem Stundensatz kann der spezielle Stundensatz für diese Arbeit festgelegt werden. Wichtig! _ Der spezielle Stundensatz wird nur berücksichtigt, wenn in der Mitarbeiter Eingabe die Nutzung der speziellen Stundensätze angekreuzt ist. _ Kostenstellen Liste Die Ausgabe Liste zeigt die vorhandenen Kostenstellen in einer Liste an. Kostenstellen Liste Optionen Menü bei Kostenstellen In der Ausgabe Liste sind folgende Optionen verfügbar: nessbase Projekte 13

14 Kostenstellen Optionen Jahreskosten Projekt Kosten Mitarbeiter Kosten druckt die Jahreskosten der Kostenstellen aus. druckt die Projekt Kosten der Kostenstellen aus. druckt die Mitarbeiter Kosten der Kostenstellen/Projekte aus. Übrigens: Wenn die Option-Taste beim Aufruf gedrückt wurde erscheint der Such Dialog zur Kosten Auswahl. Kostenstellen Eingabe In dem Eingabe Dialog können Sie die Daten einer Kostenstelle einsehen/bearbeiten. Kostenstellen Eingabe (Die Stunden und Kosten werden durch die Abrechnung der Zeiterfassung eingetragen.) Positionen Liste Die Ausgabe Liste zeigt die vorhandenen Positionen in einer Liste an. 14 nessbase Projekte

15 Positionen Liste Positionen Eingabe In dem Eingabe Dialog können Sie die Daten einer Position einsehen/bearbeiten. Positionen Eingabe Mit Fragezeichen kann die Auswahlliste der Kategorien, Einheiten bzw. Lieferanten aufgerufen werden (s. Abb. ). nessbase Projekte 15

16 Kategorien, Einheiten und Lieferanten Auswahlliste 16 nessbase Projekte

17 Projekte Liste Die Ausgabe Liste zeigt die vorhandenen Projekte in einer Liste an. Projekte Liste Optionen Menü bei Projekte In der Ausgabe Liste sind folgende Optionen verfügbar: Projekte Optionen Projekt Kosten Mitarbeiter Kosten Auswerten druckt die Kostenstellen-Kosten der Projekte aus. druckt die Mitarbeiter-Kosten der Projekte aus. druckt die Auswertung der Projekte (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Interne Kosten und Gewinn/Verlust) aus. Übrigens: Wenn die Option-Taste beim Aufruf gedrückt wurde erscheint der Such Dialog zur Kosten Auswahl. Projekte Eingabe In dem Eingabe Dialog können Sie die Daten eines Projektes einsehen/bearbeiten. nessbase Projekte 17

18 Projekt Eingabe, Seite 1 Mit Fragezeichen kann die Auswahlliste der Kategorien (s. Abb. ), Leiter bzw. Kunden aufgerufen werden. Mit 2 können Sie die 2. Seite der Eingabe einsehen. Projekt Eingabe, Seite 2 Auf der 2. Seite können in der eingebbaren Liste die Aufgaben/Kostenstellen mit den Sollzeiten festgehalten werden. (Die Istzeiten und kosten werden durch die Abrechnung der Zeiterfassung eingetragen.) Mit 3 können Sie die 3. Seite der Eingabe einsehen. 18 nessbase Projekte

19 Projekt Eingabe, Seite 3 Auf der 3. Seite können die Kalkulationen des Projektes eingesehen werden. (Der Gewinn/Verlust ist inklusive der auf der 2. Seite angezeigten Aufgaben Kosten.) Kategorien Auswahlliste Projekt Aufgaben Eingabe nessbase Projekte 19

20 Mit Fragezeichen kann die Auswahlliste der Kostenstellen aufgerufen werden. Zeiterfassung Liste Die Ausgabe Liste zeigt die vorhandenen Zeiterfassungen in einer Liste an. Zeiterfassung Liste Optionen Menü bei Zeiterfassung In der Ausgabe Liste sind folgende Optionen verfügbar: Zeiterfassung Optionen Duplizieren Abrechnen Stornieren dupliziert nach Abfrage die ausgewählte Zeiterfassung. trägt nach Bestätigung in den Mitarbeiter Kosten, Kostenstellen und Projekt Aufgaben die Stunden und Kosten (abhängig von dem Stundensatz, s. Mitarbeiter) der angezeigten Zeiterfassungen ein. trägt nach Bestätigung die Stunden und Kosten der angezeigten Zeiterfassungen wieder aus. Anschließend kann die Zeiterfassung bearbeitet und dann erneut abgerechnet werden. Zeiterfassung Duplizieren Abfrage In der Abfrage können Sie die Daten der Zeiterfassung verändern: 20 nessbase Projekte

21 Zeiterfassung Duplizieren Abfrage Nach der Bestätigung wird die Zeiterfassung mit den geänderten Daten dupliziert. Zeiterfassung Eingabe In dem Eingabe Dialog können Sie die Daten einer Zeiterfassung einsehen/bearbeiten. Zeiterfassung Eingabe Mit Fragezeichen kann die Auswahlliste der Mitarbeiter, Projekte (s. Abb. ) und Kostenstellen aufgerufen werden. nessbase Projekte 21

22 Nach Änderung des Mitarbeiters wird automatisch die Stamm-Kostenstelle aus den Stammdaten eingetragen. (Wenn nicht bereits eine andere Kostenstelle eingetragen wurde.) Die Stunden werden nach Eingabe von Start und Ende automatisch errechnet, können aber auch direkt (ohne Eingabe von Start und Ende) eingegeben werden. Übrigens: Bereits abgerechnete Zeiterfassung können nicht verändert werden. Sie müssen vorher erst storniert werden. Projekt Auswahlliste Kalkulation Liste Die Ausgabe Liste zeigt die vorhandenen Kalkulationen in einer Liste an. Kalkulation Liste 22 nessbase Projekte

23 Optionen Menü bei Kalkulation Liste In der Ausgabe Liste sind folgende Optionen verfügbar: Kalkulation Liste Optionen Muster duplizieren Auswahl duplizieren Auftrag vergeben dupliziert nach Auswahl einer Muster Kalkulation und Duplizieren Abfrage die Kalkulation. dupliziert nach Abfrage die ausgewählte Kalkulation. legt nach Auswahl einer Position (des ausgewählten Angebotes) und Auftrag Vergabe Abfrage den Auftrag an. Kalkulation Duplizieren Abfrage In der Abfrage können Sie die Grunddaten der Kalkulation verändern: Kalkulation Duplizieren Abfrage nessbase Projekte 23

24 Übrigens: Sie müssen mindestens die Kalkulation Nummer verändern, da diese Nummer eindeutig sein muß. (Ansonsten bekommen Sie eine Fehlermeldung.) Nach der Bestätigung wird die Kalkulation mit den geänderten Grunddaten und allen oder den ausgewählten Positionen dupliziert. "Muster Texte setzen" lädt dabei die Mustertexte der entsprechenden Kalkulation Art und setzt sie in die Kalkulation ein. Ggf. wird anschließend der Eingabe Dialog der duplizierten Kalkulation geöffnet. Übrigens: Sie sollten häufig vorkommende Kalkulationen als Muster Kalkulation (ohne Projekt, Datum und Kunden Angabe) speichern und dann bei Bedarf duplizieren. Auftrag Vergabe Abfrage In der Abfrage können Sie die Grunddaten des Auftrages verändern: Auftrag Vergabe Abfrage Mit Fragezeichen kann die Auswahlliste der Lieferanten aufgerufen werden. 24 nessbase Projekte

25 Übrigens: Sie müssen mindestens die Auftrag Nummer eingeben, da diese Nummer eindeutig sein muß. (Ansonsten bekommen Sie eine Fehlermeldung.) Nach der Bestätigung wird der Auftrag mit den geänderten Grunddaten und der ausgewählten Position angelegt. Kalkulation Eingabe In dem Eingabe Dialog können Sie die Daten einer Kalkulation einsehen/bearbeiten. Kalkulation Eingabe, Seite 1 Mit Fragezeichen kann die Auswahlliste der Projekte, Mitarbeiter und Kunden/Lieferanten aufgerufen werden. Über das Einblendmenü kann die Art der Kalkulation (Planung, Angebot usw.) eingestellt werden (s. Abb. ). Mit 2 können Sie die 2. Seite der Eingabe einsehen. nessbase Projekte 25

26 Kalkulation Eingabe, Seite 2 Auf der 2. Seite können in der eingebbaren Liste die Kalkulation Positionen festgehalten werden. Der Bruttobetrag wird nach Änderung der Mehrwertsteuer automatisch errechnet. Kalkulation Positionen Eingabe 26 nessbase Projekte

27 Mit Fragezeichen kann die Auswahlliste der Positionen aufgerufen werden (s. Abb....). Nach Änderung der Position wird automatisch der Einzelpreis aus den Stammdaten eingetragen. Der Gesamtpreis wird automatisch nach Änderung der Menge oder des Einzelpreises neu errechnet. Kalkulation Art Einblendmenü Positionen Auswahlliste Ablage Drucken Spezielle Menüpunkte bei Kalkulation Eingabe In dem Eingabe Dialog sind folgende spezielle Menüpunkte verfügbar: druckt die Kalkulation mit oder ohne Positionen aufbereitet aus. Bearbeiten Berechnen berechnet den Netto und Bruttobetrag. nessbase Projekte 27

28 Übrigens: Beim Ausdruck wird der Netto- und Bruttobetrag automatisch neu berechnet. Sie brauchen also vorher nicht extra "Berechnen" aufrufen. Übersicht Die Übersicht ermöglicht die Suche nach Adressen Kurzname, Ansprechpartner Name, bzw. Projekt Nummer und zeigt die gefundenen Adressen, Ansprechpartner, Kontakte, Projekte und Kalkulationen in Listen an. Übersicht Wählen Sie ggf. in dem Einblendmenü aus, ob Sie nach Adressen Kurzname, Ansprechpartner Name oder Projekte Nummer suchen wollen. Geben Sie anschließend den Suchwert ein. Nach Bestätigung durch Anzeigen werden die Adressen, Ansprechpartner, Kontakte, Projekte und Kalkulationen in den Dateien gesucht und anschließend in den Listen angezeigt. 28 nessbase Projekte

29 Suchfeld Einblendmenü nessbase Projekte 29

30 30 nessbase Projekte

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