desk.modul : Projekt- und Kommissionsverwaltung

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1 desk.modul : Projekt- und Kommissionsverwaltung Die Projekt- und Kommissionsverwaltung ist ein Zusatzmodul zur Office Line, mit dessen Hilfe Informationen zu einem Projekt erfasst, verwaltet und ausgewertet werden: Kontaktdaten, am Projekt beteiligte Mitarbeiter, Belege, sonstige Dokumente, Zeiten, Erlöse und Kosten etc. In Bildschirmauskünften erhält man unter anderem eine Übersicht aller Projekte nach dem Projektstatus oder nach Projektschritten mit optischer Signalfunktion bei Überschreiten bestimmter Termine. Weitere Anzeigekriterien können individuell ergänzt werden. Darüber hinaus existieren verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zu einem Projekt wie zum Beispiel eine Projektbewertung oder die zu einem Projekt erfassten Zeiten. Zur Projektverwaltung gibt es diverse Ergänzungsmöglichkeiten: So können Zeiterfassung-Clients erworben werden ohne dass der Mitarbeiter eine Office Line Lizenz nutzt. Diese Zeiterfassung stellt eine Alternative zur Zeiterfassung in der Projektverwaltung dar. In einem Anwesenheitstableau erhält man eine Übersicht der aktuell anwesenden Mitarbeiter. Neben Clients zur Zeiterfassung gibt es Webclients, die ebenfalls die Erfassung von Zeiten ermöglichen. Darüber hinaus können aber auch Besuchs- oder Arbeitsberichte und sogar Reisekosten erfasst werden. Es stehen diverse Auswertungen wie zum Beispiel zum Auslastungsgrad der Mitarbeiter, den Projektkosten, den Anzahlungsrechnungen etc. zur Verfügung. Auf unserer app.box Plattform kann eine detaillierte Projektplanung vorgenommen werden. Die Projekt- und Kommissionsverwaltung ist bereits bei zahlreichen unserer Kunden im Einsatz und wurde auf Basis von Kundenvorschlägen um immer neue Funktionen erweitert. Sollten auch Sie in unserer Projekt- und Kommissionverwaltung das geeignete Tool für die Verwaltung Ihrer Projekte sehen, dann würden wir uns darüber freuen und sind auch offen für Ihre Ergänzungsvorschläge. Im Heerfeld Eibelshausen Tel.: +49 (0) 2774/ Fax: +49 (0) 2774/ info@desk-firm.de

2 1. Projektanlage PKV Projektanlage-Assistent-Grundlagen 4 Register Allgemein 4 Register Verkaufsbelege/ Einkaufsbelege 5 Register Projektarten Projektarten anlegen/bearbeiten 6 Register Allgemein 6 Register Nummernvergabe 7 Register Voreinstellungen 8 Register app.box Projekt Aufruf der Projektanlage 9 Anlage eines neuen Hauptprojekts 10 Anlage eines neuen Unterprojekts Grundlagen Projekt- und Kommissionsverwaltung Allgemein Beleganlage Bedarfsartikel Zeiterfassung Zeiten-Import Projektschritte Projektartikel Dokumente/Projektordner GuV Planung Projektlager/Kommissionierung Fremddaten Feldbezeichnungen Projektinformationen Schnittstellen Web-Cockpit Manuelle Lagerbuchungen Zeiten abrechnen Grundlagen- Konfiguration Benutzermenüs Stammdaten Tätigkeiten Mitarbeiterstamm Stammdaten Projekt- und Kommissionsverwaltung 29 2

3 5. Projektberechtigung Projekt- und Kommissionsverwaltung Allgemein 32 Projektübersicht 33 Allgemein 35 Kontakte 36 GuV-Planung 37 Memo Verknüpfungen 38 Zuordnungen 38 Links Erfassung 41 Bedarfsartikel 41 Projektartikel 43 Zeiterfassung 45 Zeiten abrechnen 46 Projektschritte Sonstiges 48 OP s Kunde Lagerbewegung zum Projekt buchen Bildschirmauskunft Projekte Projektschritte Verwaltung erfasster Zeiten Zeiten abrechnen Fällige Anzahlungsrechnungen Zeiterfassung zu Projekten 52 3

4 1. Projektanlage Die Anlage von Projekten kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen. Daher gibt es umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten hinsichtlich der Struktur der Projektnummern verschiedener Projektarten. Außerdem können neben der Möglichkeit der manuellen Anlage von Projekten die Einkaufs- bzw. Verkaufsbelege ausgewählt werden, bei deren Speichern die Projektanlage erfolgen soll. Für die Projektanlage gibt es derzeit noch zwei alternative Module. Die bisherige klassische Projektanlage wird als AddIn zur Projekt- und Kommissionsverwaltung installiert. Die Hinterlegung der Grundlagen erfolgt in der Administration der Warenwirtschaft. Der neue PKV Projektanlage-Assistent ist Teil der Projekt- und Kommissionsverwaltung und die Grundlagen werden neben den anderen Grundlagen der Projekt- und Kommissionsverwaltung definiert. Mittelfristig soll aufgrund seiner umfangreicheren Funktionen und seiner größeren Flexibilität nur noch der PKVProjektanlage-Assistent im Einsatz sein. 1.1 PKV Projektanlage-Assistent- Grundlagen Die Grundlageneinstellungen zur Projektanlage finden Sie im Regiezentrum der Office Line Warenwirtschaft im Ordner Projekt- und Kommissionsverwaltung / Grundlagen / Grundlagen Projektanlage. Register Allgemein Zunächst kann eingestellt werden, ob die klassische Projektanlage oder der neue Projektanlage-Assistent verwendet werden soll. Diese Einstellung gilt im aktuellen Mandanten für alle Benutzer. 4

5 Bei Verwendung der klassischen Projektanlage (Installation dieses Zusatzmoduls wird vorausgesetzt) werden die Einstellungen der Registerseiten Verkaufsbelege, Einkaufsbelege und Projektarten ignoriert. Nehmen Sie in diesem Fall die weiteren Einstellungen in der Grundlagenmaske der klassischen Projektanlage vor. Wird der PKV-Projektanlage-Assistent aktiviert, so gelten die Einstellungen der Registerseiten Verkaufsbelege, Einkaufsbelege und Projektarten. Register Verkaufsbelege/ Einkaufsbelege Auf den Registerseiten Verkaufsbelege bzw. Einkaufsbelege können Sie definieren, ob sich die Projektanlage nach der Speicherung neuer Verkaufs- bzw. Einkaufsbelege öffnen soll. Des Weiteren kann eingestellt werden, ob die Projektanlage nur bei bestimmten Belegarten und Benutzern greifen soll oder bei allen. 5

6 Register Projektarten Um neue Projekte anlegen zu können muss mindestens eine Projektart angelegt werden. Über die Projektart wird z.b. gesteuert wie die Projektnummern strukturiert sein sollen. Auf der Registerseite Projektarten werden alle bestehenden Projektarten aufgelistet. Sie könne neue Projektarten anlegen oder bestehende Projektarten bearbeiten. 1.2 Projektarten anlegen/bearbeiten Register Allgemein Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Projektart. Wird das Kennzeichen Aktiv auf Nein gesetzt, so kann die Projektart nicht mehr für die Neuanlage von Projekten verwendet werden. 6

7 Sie können einstellen, bei welchen Aufrufvarianten der Projektanlage (Manuell, Verkaufsbeleg, Einkaufbeleg) die Projektart verwendet werden kann. Diese Einstellung ist zum Beispiel dann wichtig, wenn eine Belegnummer Teil einer Projektnummer werden soll. In diesem Fall darf die Projektart bei manuellem Aufruf ohne Belegbezug nicht verwendet werden. Weiterhin kann definiert werden, welche Schritte des Assistenten beim Anlegen neuer Projekte angezeigt werden sollen. Register Nummernvergabe Auf der Registerseite Nummernvergabe wird definiert, wie sich die Projektnummern zusammensetzen sollen. Die Projektnummern können aus maximal 10 einzelnen Segmenten bestehen. Ein Segment einer Projektnummer besteht immer aus dem Wert und der Länge. Der Wert kann entweder eine feste alphanumerische Zeichenfolge oder eine Variable sein. Folgende Variablen können dabei verwendet werden: Variable Bedeutung Erklärung $1 Belegnummer Belegnummer des Belegs aus dem die Projektanlage aufgerufen wurde. $2 Projektnummer Fortlaufende Nummer, die nächste zu verwendende Nummer kann vorgegeben werden. Der Nummernkreis gilt nur für die aktuelle Projektart. $5 Belegjahr Belegjahr des Belegs aus dem die Projektanlage aufgerufen wurde. $6 Manuelle Vergabe Die angegebene Anzahl von Zeichen muss bei der Anlage eines neuen Hauptprojekts manuell vergeben werden. &1 Verdichtung Muss verwendet werden, wenn Unterprojekte angelegt werden sollen. Bei Hauptprojekten wird der vorgegebene Wert verwendet. Bei jedem Unterprojekt wird der Wert den Einstellungen entsprechend hochgezählt. Optional kann zusätzlich ein Basisprojekt angelegt werden. #1 bis #5 Gruppe 1 bis Gruppe 5 Der Wert kann aus einer Benutzerdefinierten Gruppe und den dort hinterlegten möglichen Werten ausgewählt werden. Siehe Seite 9. 7

8 Register Voreinstellungen In diesem Register können Sie Voreinstellungen für die Assistentenschritte Zusatzdaten und Kennzeichen vornehmen. Die Werte können bei der Anlage eines Projekts vom Benutzer abgeändert werden, sofern der Assistentenschritt nicht ausgeblendet wurde. Ansonsten werden die Voreinstellungen automatisch übernommen. Register app.box Projekt An dieser Stelle können Sie Voreinstellungen für die automatische Anlage von Projekten und Aufgaben in der app.box-projektplanung treffen. Die Werte können bei der Anlage eines Projekts vom Benutzer abgeändert werden, sofern der Assistentenschritt nicht ausgeblendet wurde. Hinweis: Damit diese Registerseite angezeigt und die Funktionalität bereitgestellt wird, muss in den Grundlagen der Projekt- und Kommissionsverwaltung eine gültige Verbindung zu einer app.box-datenbank eingerichtet sein. 8

9 1.3 Aufruf der Projektanlage Der Projektanlage-Assistent öffnet sich auf drei verschiedene Arten, je nachdem welche Grundlageneinstellungen getroffen wurden: Manueller Aufruf aus der Projekt- und Kommissionsverwaltung (Schaltfläche neues Projekt anlegen ) Speicherung eines neuen Verkaufsbelegs (wenn eingestellt) Speicherung eines neuen Einkaufsbelegs (wenn eingestellt) Hier sehen Sie den manuellen Aufruf Beim manuellen Aufruf können Sie ein neues Hauptprojekt anlegen oder einem bestehenden Hauptprojekt ein neues Unterprojekt hinzufügen. 9

10 Projektanlage nach der Speicherung eines neuen Einkaufs- bzw. Verkaufsbeleges: Beim Aufruf nach einer Belegspeicherung besteht zusätzlich die Möglichkeit den neuen Beleg einem bereits bestehenden Projekt zuzuordnen. Die Anlage eines Haupt- oder Unterprojektes funktioniert im Wesentlichen genauso wie beim manuellen Aufruf. Anlage eines neuen Hauptprojekts Im nächsten Schritt muss eine Bezeichnung für das neue Projekt eingegeben werden. Je nach Konfiguration der Projektart müssen an dieser Stelle auch noch einzelne Segmente der zu erstellenden Projektnummern vergeben werden (Manueller Teil der Projektnummer eingeben und / oder Gruppenkennzeichen auswählen). Im unteren Bereich sehen Sie die neuen Projekte die aktuell angelegt werden. Ein X in der Projektnummer bedeutet, dass dieses Segment noch nicht ausgewählt / angegeben wurde oder zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht feststeht (Die fortlaufende Projektnummer wird erst bei der tatsächlichen Speicherung ermittelt). 10

11 Bei diesem Schritt des Assistenten können Sie die Empfängerdaten des Projekts vergeben. Die Auswahl bzw. das Bearbeiten des Empfängers ist nur möglich, wenn der Empfängermodus Manuell ausgewählt wurde. Beim Hinzufügen eines neuen Unterprojekts besteht zusätzlich die Möglichkeit den Empfänger aus dem gewählten Hauptprojekt zu übernehmen. Bei Aufruf der Projektanlage aus einem Verkaufsbeleg heraus können die Empfängerdaten direkt aus dem Beleg übernommen werden. Wählen Sie folgenden Schritt des Assistenten aus, welche Zusatzdaten automatisch zum Projekt angelegt werden sollen. 11

12 Hier können Sie den Projektbeginn, das Projektende und den Status vergeben sowie die passenden Auswertungskennzeichen zuweisen. In dieser Maske werden alle verfügbaren Mitarbeiter, die am Projekt beteiligt sind,angezeigt. Außerdem kann ein Status zu jedem Mitarbeiter hinzugefügt werden, wie zum Beispiel Mitarbeiter oder Projektleiter. In der Maske zur Hinterlegung der Projektschritte werden alle verfügbaren Projektschritte angezeigt, aus denen die für das Projekt benötigten Projektschritte ausgewählt werden können. Als obligatorisch gekennzeichnete Projektschritte werden automatisch zum Projekt hinzugefügt. 12

13 Hier können Sie auswählen, ob und wie ein Projekt in der app.box-projektplanung angelegt werden soll. Zunächst wird die Projektmappe, der Projektleiter sowie der Status zugewiesen. Zusätzlich können direkt Aufgaben hinzugefügt werden. Hinweis: Damit diese Registerseite angezeigt und die Funktionalität bereitgestellt wird muss in den Grundlagen der Projekt- und Kommissionsverwaltung eine gültige Verbindung zu einer app.box-datenbank eingerichtet sein. Siehe 5.2 Verbindung zu einer app.box-datenbank herstellen. Über den Button Start wird das neue Projekt in der Datenbank angelegt und je nach Aufrufart direkt geöffnet. Die Anlage des neuen Hauptprojektes ist somit beendet. 13

14 Anlage eines neuen Unterprojekts Um ein neues Unterprojekt zu erzeugen wählen Sie das Hauptprojekt, zu dem das Unterprojekt hinzugefügt werden soll, aus. Es können nur Hauptprojekte ausgewählt werden, die das Hinzufügen von Unterprojekten erlauben. Hinweis:Verdichtung muss Teil der Projektnummerndefinition sein! Vergeben Sie eine Bezeichnung und wählen Sie ggf. Gruppenkennzeichen aus. Der fortlaufende Teil der Projektnummer wird durch das Hauptprojekt vorgegeben. Der Wert Verdichtung wird gemäß Definition automatisch hochgezählt (Hier 001). Die weiteren Schritte des Assistenten sind identisch zur Anlage eines Hauptprojektes. 14

15 2. Grundlagen Projekt- und Kommissionsverwaltung Die Projekt- und Kommissionsverwaltung wird in verschiedene Bereiche unterteilt. In den einzelnen Bereichen müssen dann die Grundeinstellungen vorgenommen werden. 2.1 Allgemein Anzahl letzte Projekte in Historie Wie viele der letzten Projekte sollen in der Historie angezeigt werden. EK Reporting Modus Hier kann zwischen den Modi Kostenträger (Standard) und PKV-Projektzuordnung gewählt werden. Projekt speichern Es kann gewählt werden, ob beim Speichern eines Projektes das Projekt nur gespeichert oder gespeichert und geschlossen werden soll. Verdichter in Projektsuche ausblenden Hauptprojekte, die ein Verdichtungskennzeichen haben, denen also Unterprojekte zugewiesen werden können, werden bei Bestätigung dieses Feldes bei der Projektsuche nicht angezeigt. Belegstatus automatisch setzen Dies bedeutet, dass beim Speichern des Beleges gefragt wird, ob der Status zum Beispiel auf Abgeschlossen gesetzt werden soll. Ansonsten ist das manuelle Setzen des Belegstatus erforderlich. 15

16 Belegstatus auch im Hauptprojekt setzen In diesem Fall wird der Status eines Unterprojektes auch in das zugehörige Hauptprojekt übernommen. Nur autorisierte Mitarbeiter dürfen Projekte öffnen Autorisiert ist ein Mitarbeiter dann, wenn er über die entsprechenden Projektberechtigungen im Menüpunkt verfügt. Nur Projektleiter können Projektmitarbeiter ändern Bei Bestätigung dieses Feldes können nur Projektmitarbeiter, die den Status eines Projektleiters haben, andere am Projekt beteiligte Mitarbeiter ändern. Projektbeginn / -ende automatisch auf Basis der Projektschritte setzen Normalerweise werden die Beginn- und Endzeiten zum Projekt hinterlegt. Ist dies nicht der Fall, kann man sie automatisch auf Basis des ersten bzw. letzten Projektschrittes setzen lassen etc. Einstellungen Kalkulation Ist das Kalkulationsmodul im Einsatz so wird hier eingestellt, ob die Daten zum Hauptprojekt kumuliert werden sollen bzw. ob Zeiten beim Druck gruppiert werden sollen. Belegzuordnungen über Hauptprojekt Sämtliche Zuordnungen von Belegen erfolgen über das Hauptprojekt. Zu einem Unterprojekt werden die Belegzuordnungen des Hauptprojektes angezeigt. Hervorgehobene Belege Standard: Angebot im Verkauf / Bestellung im Einkauf Diese Belegarten werden unter den Projektzuordnungen je nach Status farbig markiert und können hinsichtlich des Status über das Kontextmenü umgestellt werden. 2.2 Beleganlage In dieser Maske werden Grundeinstellungen getroffen für den Fall dass aus dem Projekt heraus ein neuer Einkaufs- oder Verkaufsbeleg erstellt werden soll. 16

17 Zunächst wird für den Verkauf bzw. Einkauf die Standardbelegart ausgewählt, die in den häufigsten Fällen erfasst und somit vorgeschlagen werden soll. Im nächsten Schritt wird für den Verkauf bzw. Einkauf festgelegt, welche Einträge in den Beleg übernommen werden sollen und wenn ja in welches jeweilige Belegfeld. 2.3 Bedarfsartikel Zu einem Projekt können Bestellartikel hinterlegt werden (s.u.), für deren Abarbeitung es einen zusätzlichen Menüpunkt Bestellanforderungen im Bestellwesen gibt. Hierzu werden an dieser Stelle Grundlageneinstellungen hinterlegt: Welche Einkauf-Belegart soll bei der Generierung einer Bestellung verwendet werden? Soll ein Dummy-Bestellartikel eingefügt werden? Sollen nur Lieferanten auswählbar sein, die im Artikelstamm unter dem Register Bestellung als Lieferanten hinterlegt sind? Für Artikelgruppen kann jeweils ein fester Lieferant hinterlegt werden, so dass nur dieser bei Bestellungen zugehöriger Artikel zur Verfügung steht. 2.4 Zeiterfassung Arbeitsstunden pro Tag Hier werden die Arbeitsstunden hinterlegt, die ein Tag umfasst. Sachkonto Statistikbuchung Für Statistikbuchungen im Rechnungswesen wird hier ein Sachkonto hinterlegt. 17

18 Kennzeichen Zeiten Buchen in Zeiterfassung vorbelegen? Wird dieses Kennzeichen vorbelegt, dann werden bei der Zeiterfassung Zeiten verbucht sofern das Kennzeichen dort nicht fallweise raus genommen wird. Angabe von Datum und Uhrzeit erforderlich? Nach dem Setzen dieses Kennzeichens müssen bei der Erfassung von Zeiten das Datum und die Uhrzeit angegeben werden. 2.5 Zeiten-Import Neben der manuellen Zeiterfassung besteht unter anderem die Möglichkeit eines Imports von Zeiten über eine Excel-Tabelle. Die Definition der einzelnen Felder in der Excel-Liste wird in den Grundlagen des Zeiten-Imports vorgenommen. Außerdem kann eingestellt werden, ob die Felder Kosten Buchen und Freigabe vorbelegt werden sollen. 2.6 Projektschritte Für die Bearbeitung von Projektschritten werden an dieser Stelle einige Grundlageneinstellungen getroffen. Zunächst wird ausgewählt mit welchem Wochentag eine Kalenderwoche starten soll. 18

19 Bei der Hinterlegung von Projektschritten zu einem Projekt kann eine Funktion Rückrechnung mit Angabe einer Wochenzahl genutzt werden. Dann wird beispielsweise, wenn dem Projektschritt Forschung der Projektschritt Entwicklung mit einer Rückrechnung von zwei Wochen folgt, der Beginn der Entwicklung auf zwei Wochen nach dem Soll-Forschungsdatum gesetzt. Es kann eingestellt werden, dass im Fall einer Rückrechnung nicht die Datumfelder anderer Projektschritte überschrieben werden. Die prozentuale Fertigstellung eines Projektes kann automatisch berechnet werden, d.h. anhand der Relation der Istzeiten gegenüber den Vorgabezeiten. Zum Schluss wird das Modul Anzahlungsrechnung ausgewählt, welches auf Projektschrittbasis verwendet werden soll. 2.7 Projektartikel Für die Mengenbestimmung von Bedarfsartikeln stehen drei Modi zur Auswahl. Entweder wird nur die offene Menge berücksichtigt oder der Projektlagerbestand oder neben dem Projektlagerbestand noch der verfügbare Bestand. Zur standardmäßigen Hinterlegung des Liefertermins eines Bedarfsartikels kann die Anzahl der Tage angegeben werden, die von dem Liefertermin aus dem Auftrag abgezogen werden sollen. Darüber hinaus kann eingestellt werden, dass beim Speichern eines auftragswirksamen Auftrages mit Projektbezug standardmäßig ein Bedarfsartikel angelegt wird. Für die verschiedenen Lagerorte wird angegeben, ob sie bei der Anzeige verfügbar im Beleg berücksichtigt werden sollen oder nicht. Darüber hinaus kann eingestellt werden, bei welchen Mengenmodi das Projektlager in den EK- bzw. VK-Beleg übernommen werden soll. 2.8 Dokumente/Projektordner Zunächst kann ein Kennzeichen gesetzt werden, dass bei Anlage eines Projektes automatisch die Anlage eines Projektordners erfolgen soll. 19

20 Für die Anlage von Projektordnern muss ein Basispfad hinterlegt werden, in dem die Projektdokumente gespeichert werden sollen, und der möglichst für alle Benutzer der Projektverwaltung zugänglich sein sollte. In den Projektordnern können zum einen Unterordner für die Auftraggeber definiert werden, z.b. über Kundennummer + Kundenmatchcode. Darüber hinaus können im Projektordner bzw. in den Unterordnern für Auftraggeber (sofern vorhanden) Unterordner für jedes Projekt definiert werden, z.b. über Projektnummer + Projektmatchcode. Im Standard der Office Line gibt es die Möglichkeit unter anderem zu Kunden Verknüpfungen zu diversen Dokumenten in der sogenannten Sammelmappe zu hinterlegen. Auch die Projektdokumente eines Kunden können in dessen Sammelmappe aufrufbar sein, wenn das Kennzeichen aktiviert wird. 2.9 GuV Planung Für die GuV Planung können in den Einstellungen Projekt GuV der Standard Buchungskreis sowie die Standard Planung hinterlegt werden. In beiden Fällen kann die Vorbelegung im Projekt übersteuert werden, sofern diese Option als zulässig definiert wird. 20

21 2.10 Projektlager/Kommissionierung Zunächst wird eingestellt, ob es sich bei einem Projektlager um ein Sperrlager handeln bzw. ob es in der Disposition berücksichtigt werden soll. Für die Ermittlung der Projektlagerkennung wird hinterlegt, welche Zeichen von-bis aus der Projektnummer berücksichtigt werden sollen. So ist auch über die Nummer ein Bezug zur betroffenen Projektnummer gegeben. Die Projektnummer kann auch unverändert verwendet werden. Zu den Kommissionierungsbuchungen wird für die Kommissionierung, den Zugang auf das Projektlager sowie die Entnahme vom Projektlager die Lagerbewegungsart hinterlegt. Falls nach der Lagerbuchung ein entsprechendes Dokument gedruckt werden soll ist das Kennzeichen Dokumentendruck nach Buchung auf ja zu stellen Fremddaten Unter dem Punkt Fremddaten kann eine SQL-Abfrage hinterlegt werden mit deren Hilfe weitere Daten aufgerufen werden können, die dann unter den Grundlagen eines Projektes in der entsprechenden Rubrik angezeigt werden. Beispielsweise ist es möglich bei Einsatz der Maschinenverwaltung die Daten der bei einem Projekt im Einsatz befindlichen Maschinen aufrufen zu lassen. 21

22 2.12 Feldbezeichnung Unter den Grundlagen Feldbezeichnungen können die Felder einzelner Bereiche der Projektverwaltung umbenannt werden Projektinfo Zunächst kann definiert werden ab wie vielen Tagen vor Solltermin ein Projekt als zeitkritisch angezeigt werden soll bzw. ab wie vielen Tagen nach Solltermin ein Projekt als überfällig angezeigt werden soll. Im nächsten Bereich können für verschiedene Spalten andere Bezeichnungen hinterlegt bzw. Spalten auch auf sichtbar nein gestellt werden. I 22

23 2.14 Schnittstellen Hier wird die Verbindung zur Projektplanung in der app.box aktiviert Web-Cockpit Falls das Web-Cockpit erworben wurde, können mit entsprechender Hinterlegung der Zugangsdaten diverse Grafiken zu Projekten angezeigt werden. Wenn ein Masterkey hinterlegt ist, dann müssen Benutzer und Kennwort nicht eingegeben werden. 23

24 2.16 Manuelle Lagerbuchungen Zu Projekten können Lagerbuchungen durchgeführt und im Rechnungswesen verbucht werden. Die Hinterlegung der virtuellen Lagerbewegungsarten erfolgt in dieser Maske Zeiten abrechnen Für die Abrechnung von Zeiten werden in dieser Maske die Abrechnungsmodi, die Belegarten für die Abrechnung sowie Umrechnungsfaktoren hinterlegt. Wenn ein Auftragsbezug existiert, dann können die erfassten Zeiten abgerechnet werden, eine manuelle Abrechnung erfolgen, immer die Auftragsmenge oder die erfassten Zeiten progressiv bis zur Auftragsmenge herangezogen werden. Existiert kein Auftragsbezug dann ist eine manuelle Abrechnung oder die Abrechnung erfasster Zeiten möglich. Im nächsten Schritt wird je nach Auftragsbezug oder nicht die Belegart für die Abrechnung ausgewählt. Beispielsweise würde es Sinn machen im Fall ohne Auftragsbezug die Direktrechnung zu hinterlegen, da diese ohne Vorbeleg geschrieben wird. 24

25 Darüber hinaus werden Umrechnungsfaktoren definiert, um beispielsweise auf Basis erfasster Stunden im Beleg Minuten oder Tage abrechnen zu können. Hierzu muss definiert werden, wie viele der erfassten Stunden in einem Tag enthalten sind bzw. um wie viele Minuten es sich handelt. 3. Grundlagen- Konfiguration Benutzermenüs In der Konfiguration des Benutzermenüs hat man die Möglichkeit individuelle Menüs zu definieren. Auf der linken Seite stehen alle verfügbaren Menüpunkte zur Auswahl. Über den Pfeil nach rechts können Menüpunkte in ein Benutzermenü übernommen werden. Über die vertikalen Pfeile kann man die Reihenfolge der Punkte im Benutzermenü verändern. Klickt man einen Menüpunkt des Benutzermenüs doppelt mit der linken Maustaste an, dann kann man die Bezeichnung des Menüpunktes ändern. Über den Button Optionen ist es unter anderem möglich eine neue Gruppe anzulegen. Es besteht auch die Möglichkeit, das Menü auf andere Benutzer zu übertragen. Hierzu klickt man in der sich öffnenden Maske die gewünschten Benutzer doppelt mit der linken Maustaste an. 25

26 4. Stammdaten 4.1 Tätigkeiten In Projekten fallen unterschiedlichste Tätigkeiten an. Zu jeder Tätigkeit kann in der Stammdatenmaske ein fixer Kostensatz hinterlegt werden. Dieser Kostensatz hat dann Priorität vor dem beim Mitarbeiter hinterlegten Kostensatz und wird für die Verbuchung mit den erfassten Zeiten multipliziert. Wird eine Tätigkeit nicht mehr benötigt, dann kann man sie inaktiv setzen. Das Löschen einer Tätigkeit ist nur möglich, wenn sie noch nicht verwendet wurde. Im Register Kennzeichen können für die Belegerfassung in der Warenwirtschaft bzw. die spätere Verbuchung im Rechnungswesen eine Kostenart, eine Artikelnummer, eine Kostenstelle sowie ein Kostenträger hinterlegt werden. 26

27 Im zweiten Register der Stammdaten wird zunächst hinterlegt, ob für die Tätigkeit eine Kostenbuchung möglich sein soll. Beispielsweise bei Fremdleistungen wäre dies nicht sinnvoll, weil bereits Eingangsrechnungen verbucht werden und der Aufwand sonst doppelt ausgewiesen werden würde. Außerdem wird angegeben ob es sich um ein Entwicklungsaufwand handelt. Das Kennzeichen zum Entwicklungsaufwand basiert auf dem Bilanzmodernisierungsgesetz, weil hiernach identifizierbarer Entwicklungsaufwand aktiviert werden muss und dafür die Möglichkeit des Filterns über ein Kennzeichen hilfreich ist. Zu einer Tätigkeit können hinterlegt werden: eine Kostenart ein Artikel (bei Abrechnung nach Aufwand) eine Kostenstelle ein Kostenträger Diese Felder werden dann bei der Verbuchung erfasster Zeiten zu einer Tätigkeit herangezogen. 4.2 Mitarbeiterstamm Im Mitarbeiterstamm werden zunächst im Register Allgemein Basisdaten zum Mitarbeiter hinterlegt. Neben der Personalnummer und einer Mitarbeiterkennung können eine Adresse und ein Office Line-Benutzer zugewiesen werden. 27

28 Über das Feld Domänenbenutzer kann pro Mitarbeiter der Windows-Anmeldename nach dem Schema "Domäne\Benutzer" hinterlegt werden. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant. In weiteren Feldern wird definiert, ob es sich um einen aktiven Datensatz handelt und ob der Mitarbeiter gegebenenfalls ausgetreten ist oder ab wann der Datensatz gesperrt ist. Hinsichtlich der Kompetenzen wird hinterlegt ob der Mitarbeiter im Chefmodus geführt wird, ob es sich um einen Webadministrator handelt, ob er Projekte anlegen bzw. Belege ohne Projekt speichern darf. Für das Webinterface können hier der LoginName sowie das Web Passwort vergeben werden. Unter den Details des Mitarbeiterstamms werden für die Monate ab einer bestimmten Periode verschiedene Informationen hinterlegt. Für die Verbuchung von Zeiten werden der Stundensatz, die standardmäßige Anzahl von Arbeitsstunden, die betroffene Kostenstelle sowie der Kostenträger hinterlegt. Außerdem gibt man die Auslastung in Prozent an und ob standardmäßig eine Kostenverbuchung erfolgen soll. 28

29 Über den Button Optionen können einerseits Daten aus der Personalwirtschaft importiert werden und andererseits für den Mitarbeiter einzelnen Projektschritten Tätigkeiten zugeordnet werden. 4.3 Stammdaten Projekt- und Kommissionsverwaltung Im Register Projektstatus werden die möglichen Projektstatis hinterlegt. Die Vergabe der StatusID erfolgt automatisch. Bei Bedarf kann ein Status auf Aktiv Nein gesetzt werden, um bei der Bearbeitung eines Projektes nicht mehr in der Auswahl zu erscheinen. In dem Register Projektschritt-Arten können z.b. eine technische und eine kaufmännische Projektschritt-Art hinterlegt werden, um eine inhaltliche Einteilung der Projektschritte vornehmen zu können. 29

30 Nach Eingabe eines Indexes und einer Bezeichnung für den Projektschritt wird angegeben, ob die Nutzung des Projektschrittes obligatorisch ist und um welche Projektschrittart es sich handelt. Über die Rückrechnung kann hinterlegt werden, von welchem anderen Projektschritt aus der Beginn eines Projektschrittes mit wie vielen Wochen hochgerechnet werden soll. In diesem Beispiel startet die Entwicklung zwei Wochen nach Soll-Enddatum der Forschung. Analog zur Hinterlegung verschiedener möglicher Stati eines Projektes können auch für Projektschritte Stati hinterlegt werden. Bei Bedarf kann ein Status auf Aktiv Nein gesetzt werden, um bei der Bearbeitung eines Projektes nicht mehr in der Auswahl zu erscheinen. 30

31 In dem Register Dokumente können verschiedene Dokumente zu Projektschritten hinterlegt und ihnen jeweils eine Vorlage zugewiesen werden. In fünf Registern kann jeweils ein Auswertungskennzeichen mit den möglichen Ausprägungen definiert werden. 5. Projektberechtigungen Nach Auswahl des Projektes werden im Register Mitarbeiter für jedes Projekt die beteiligten Mitarbeiter hinterlegt mit Angabe des Status und ob der Mitarbeiter über einen OL-Zugriff bzw. einen Web-Zugriff verfügen soll. Darüberhinaus kann er ab einem einzugebenden Datum gesperrt werden. 31

32 Im Register Kostenstellen werden die Kostenstellen ausgewählt, auf die Zeiten für das Projekt verbucht werden dürfen. 6. Projekt- und Kommssionsverwaltung Im Menüpunkt Projekt- und Kommissionsverwaltung erhält man zunächst eine Übersicht der angelegten Projekte mit Projektnummer, Bezeichnung sowie Datum und Uhrzeit des letzten Aufrufs in der Projekt- und Kommissionsverwaltung. Wenn man ein Projekt bearbeiten möchte, klickt man die entsprechende Zeile in der Übersicht doppelt mit der linken Maustaste an. In verschiedenen Rubriken werden Informationen zum Projekt hinterlegt bzw. Datenerfassungen durchgeführt. 6.1 Allgemein Projektübersicht Die Projektübersicht gliedert sich in die Register Projektmitarbeiter, die Projekt GuV, die Zeiten, die Projektschritte sowie das Memo. Über den Registern werden der Auftraggeber, der Rechnungsempfänger, die Lieferanschrift, der Status, der Projekttyp, der Belegstatus angezeigt. Außerdem wird angezeigt, bis zu welchem Datum Kosten gebucht werden können und wenn das Projekt abgeschlossen ist. 32

33 Im Register Projektmitarbeiter werden die am Projekt beteiligten Mitarbeiter mit ihrem Status angezeigt. Diese Informationen resultieren aus den Hinterlegungen unter den Projektberechtigungen (s.o.). Unter der Projekt GuV werden die zum Projekt auf einzelnen Kostenarten gebuchten Sollund Haben- Salden angezeigt. Die Daten entsprechen den Istzahlen in dem Bereich Projekt GuV, wo sie Planzahlen gegenübergestellt werden (s.u.). 33

34 Im Register Zeiten werden für jede Periode die zum Projekt erfassten und gebuchten Stunden angezeigt. Die erfassten Zeiten resultieren aus der Zeiterfassung (s.u.). Die Verbuchung der Zeiten erfolgt über eine Funktion im Rechnungswesen. Hierbei werden die erfassten Zeiten eines Mitarbeiters mit dem in den Stammdaten hinterlegten Kostensatz des Mitarbeiters multipliziert und auf das bei der Tätigkeit hinterlegte Sachkonto verbucht. Falls bei der Tätigkeit ebenfalls ein Kostensatz hinterlegt ist, dann hat dieser Priorität und wird für die Verbuchung herangezogen. Im Register Projektschritte werden die noch offenen Projektschritte mit Angabe von Datum Ist gegenüber Datum Soll, dem Mitarbeiter und dem Bearbeitungsstatus angezeigt. Die Anzeige basiert auf den erfassten Projektschritten im Menüpunkt Erfassung und den hinterlegten Stati (s.u.). Im Register Memo wird ein Memo angezeigt, welches im letzten Menüpunkt des Bereiches Allgemein erfasst wurde (s.u.). 34

35 Allgemein Im Menüpunkt Allgemein der Projekt- und Kommissionsverwaltung werden zahlreiche Informationen zum Projekt hinterlegt. Zu diesen Informationen zählen unter anderem das Projektlager und ein Projektordner. Die Nummer des Projektlagers sollte für eine gute Übersichtlichkeit die Projektnummer beinhalten. Wird ein Projektordner angelegt, dann findet sich dieser in dem in den Grundeinstellungen hinterlegten Pfad wieder. Projektlager und Projektordner werden automatisch angelegt, falls eine entsprechende Grundeinstellung vorgenommen wurde (s.o.). In drei Registerblättern werden die Auftragsadresse, die Rechnungsadresse sowie die Lieferadresse zugewiesen. Im unteren Bereich der Maske auf der rechten Seite finden sich die Auswertungskennzeichen wieder, die in den Stammdaten der Projekt- und Kommissionsverwaltung definiert wurden. Hier kann jeweils die für das Projekt relevante Ausprägung zugewiesen werden. Für den Auftraggeber bzw. Rechnungsempfänger hat man auch die Möglichkeit, sich eine Kreditauskunft anzeigen zu lassen. Diese wurde gegenüber dem Standard der Sage Office Line um weitere Information erweitert. 35

36 Kontakte In der Maske Kontakte können der Projektleiter, der stellvertretende Projektleiter sowie Ansprechpartner und Vertreter hinterlegt werden. 36

37 Im Register Vertreter können für drei Vertreter Provisionssätze für bis zu drei Fertigstellungsstufen eines Projektes hinterlegt werden. Ergänzend hierzu gibt es ein weiteres Zusatzmodul im Rechnungswesen: Nach Genehmigung einer Fertigstellungsstufe werden die Zahlungseingänge zum Projekt, die bisher nicht verprovisioniert wurden, jeweils mit dem Provisionssatz des Vertreters multipliziert und die Provision auf das hinterlegte Sachkonto verbucht. GuV-Planung In der GuV Planung können verschiedene Planszenarien angelegt und Plandaten für einzelne Kostenarten pro Periode erfasst werden. Für eine bessere Übersichtlichkeit kann man zunächst eine Kontenart auswählen und dann Soll- bzw. Habenwerte zugehöriger Konten planen. Wenn man nach Erfassung der Plandaten über die rechte Maustaste die Planung aktiviert, dann werden die Plandaten in die Standard Plantabellen des Office Line Rechnungswesens weggeschrieben und somit für die beplanten Kostenträger in den Masken zur Planung angezeigt. 37

38 Kalkulation (WaWi) In der Maske Kalkulation (WaWi) werden Ist- und Plandaten eines Projektes basierend auf der Warenwirtschaft gegenübergestellt. Aufwand und Erlöse ergeben sich aus den Belegen des Einkaufs bzw. Verkaufs. Bei den Kosten handelt es sich um die Summe der erfassten Zeiten jeweils multipliziert mit dem Kostensatz des ausführenden Mitarbeiters bzw. ggfs. der ausgeführten Tätigkeit. Die Maske wird im Wesentlichen von Unternehmen genutzt, die kein Rechnungswesen der Sage Office Line im Einsatz haben und daher Informationen ausschließlich aus der Warenwirtschaft benötigen. Ist auch das Rechnungswesen der Sage Office Line im Einsatz, dann erhält man über die nächste Maske Projekt GuV weitere Informationen zum Projekt, in diesem Fall die auf den Kostenträger gebuchten Daten im Vergleich zu den geplanten Daten. Projekt GuV Die Projekt GuV stellt nach Kostenarten Ist- und Planzahlen des ausgewählten Planszenarios gegenüber. Memo Unter dem Menüpunkt Memo hat man die Möglichkeit ein Memo, d.h. Textinformationen, zum Projekt zu hinterlegen. 6.2 Verknüpfungen Zuordnungen Die Maske der Zuordnungen bietet zunächst eine Übersicht der dem Projekt zugeordneten Haupt- und Unterprojekte unter anderem mit Angabe des Status. 38

39 Außerdem sind die zugehörigen Verkaufsbelege, Einkaufsbelege, Fertigungsaufträge, Objekte, Verträge und Bürgschaften aufgelistet. Die Objekte, Verträge und Bürgschaften werden in den entsprechenden Zusatzmodulen zur Office Line angelegt. Klickt man einen Beleg mit der rechten Maustaste an, dann stehen auch wesentliche Funktionen analog zur Vorgangsbearbeitung in der Standard Warenwirtschaft zur Verfügung. Von hier aus kann der Beleg bearbeitet werden und über die Schnellauskunft erhält man einen Überblick zu den Belegpositionen. Darüberhinaus kann unter anderem der Beleg oder Vorgang übernommen oder der Beleg gedruckt werden. Über den Button Neu kann man einen neuen VK- oder EK- Beleg beziehungsweise ein neues Objekt, einen neuen Vertrag oder eine neue Bürgschaft anlegen. Man gelangt nach der Auswahl in die entsprechenden Erfassungsmasken, die Auftragsbearbeitung bzw. das Bestellwesen der Standard Office Line bzw. die Objektverwaltung oder die Vertragsverwaltung oder die Bürgschaftsverwaltung als AddIns zur Office Line. Über den Button Hinzufügen können ein bestehender VK- bzw. EK- Beleg hinzugefügt werden. 39

40 Man gelangt in eine entsprechende Suchmaske und kann wie in der Belegbearbeitung nach verschiedenen Kriterien einen Beleg suchen, der mit dem Projekt verknüpft werden soll. Nach Markieren des Beleges und Bestätigung mit OK ist der Beleg mit dem Projekt verknüpft. Ein Beleg kann einem Projekt auch nach dem Beleg speichern zugewiesen werden, sofern die Projektanlage als weiteres AddIn zur Office Line installiert ist. In der sich öffnenden Maske kann ein neues Projekt angelegt bzw. ein bestehendes Projekt ausgewählt werden. Links In der Maske Links können neue Dateien erstellt und als Links ergänzt werden. Man kann auch Links zu bereits existierenden Dateien hinzufügen. Analog zur Sammelmappe z.b. einer Adresse oder eines Artikels in der Warenwirtschaft werden die Dateien nicht in der Datenbank abgespeichert; es handelt sich nur um eine Verknüpfung mit Daten, die im Netzwerk liegen. Wenn sich der Speicherort ändert, muss der Link entsprechend angepasst werden. 40

41 6.3 Erfassung Bedarfsartikel Im unteren Bereich der Maske sieht man, welche Menge des markierten Artikels sich auf Lager befindet, welche Menge verfügbar ist unter Berücksichtigung der terminierten Auftragsbestätigungen bzw. Bestellungen, welche Menge insgesamt bestellt ist, welche Menge für das in Bearbeitung befindliche Projekt bestellt ist und welche Menge für das Projekt eingegangen ist. Über den Button Optionen kann eine Bestellfreigabe erfolgen. Die Bestellartikel stehen unter dem Menüpunkt Bestellanforderungen im Bestellwesen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. 41

42 Mit Doppelklick bzw. der rechten Maustaste gelangt man erneut in die Liste der Bedarfsartikel und kann nach Markieren der gewünschten Artikel über den Button Optionen einen Bestellbeleg anlegen. Es wird ein entsprechender Beleg angelegt und die ausgewählten Positionen automatisch eingefügt. 42

43 Der Beleg kann dann wie üblich bearbeitet und gespeichert werden. Projektartikel Nachdem Bedarfsartikel erfasst wurden stehen sie in der Maske der Projektartikel zur Verfügung und können dort weiter bearbeitet werden. 43

44 Wenn Artikel wie oben beschrieben über die Bestellanforderungen abgearbeitet werden, dann werden sie nicht mehr unter den Projektartikeln angezeigt. Über die rechte Maustaste öffnet sich ein Kontextmenü welches unter anderem die Möglichkeit der Anzeige verschiedener Auskünfte, wie des Dispobestandes zum betrachteten Artikel bietet. Es handelt sich hierbei um Standard Auskünfte, die auch an anderen Stellen der Warenwirtschaft aufrufbar sind, wie beispielsweise im Artikelstamm oder zur Artikelposition eines Beleges. Außerdem können Herkunftsbelege angezeigt und geöffnet werden. Dann ist die übliche Weiterverarbeitung wie die Übernahme in einen Folgebeleg möglich. Der Artikel kann auch in die Bedarfsartikel übernommen, verfügbare Bestände kommissioniert und kommissionierte Bestände zurückgebucht werden. 44

45 Wenn der Bestand auf einem anderen Lager verfügbar ist, dann kann über die Kommissionierung eine Umbuchung der gewünschten Menge auf das Projektlager erfolgen. Über den Button Optionen können u.a. Lagerbewegungen des Projektlagers aufgerufen werden. Es ist auch möglich markierte Artikel in einen Einkaufs- bzw. Verkaufsbeleg zu übernehmen. Der Nachteil besteht hierbei allerdings darin, dass kein Vorgangsbezug gegeben ist. Zeiterfassung In der Eingangsmaske der Zeiterfassung werden alle erfassten Zeiten angezeigt. Nach Auswahl der Buchungsperiode sind nur die entsprechenden Datensätze aufgeführt. 45

46 Über den Button Neu können weitere Zeiten erfasst werden. Zeiterfassungen sind alternativ auch über den Webclient möglich. Nach Eingabe der Details wird im Register Kosten Buchen die Buchungsperiode ausgewählt. Die erfassten Zeiten stehen wie schon gesehen nach Perioden addiert im Menüpunkt Allgemein im Register Zeiten zur Verfügung. Zeiten abrechnen Zu einem Projekt kann hinterlegt werden, dass Zeiten abgerechnet werden sollen. Für die Abrechnung der Zeiten stehen unterschiedliche Modi zur Verfügung je nachdem ob ein Bezug zur Auftragsmenge existiert oder nicht. Mit Bezug kann nach den erfassten Zeiten oder manuell oder immer die Auftragsmenge oder die erfassten Zeiten progressiv bis zur Auftragsmenge abgerechnet werden. In der Bildschirmauskunft werden die abzurechnenden Zeiten vorgeschlagen und können dann abgerechnet werden. Voraussetzung ist, dass eine Tätigkeit in den Stammdaten als grundsätzlich fakturierbar angelegt und auch das Häkchen im Projekt gesetzt ist. Zur Fakturierung wird der Artikel aus der Tätigkeit heran gezogen. Dieser muss in den Stammdaten, im benutzerdefinierten Feld Dienstleistungsartikel auf Ja stehen und kann auch nur dann als Artikel zu einer Tätigkeit ausgewählt werden. 46

47 Projektschritte In der Maske der Projektschritte werden die einzelnen Projektschritte zum Projekt angezeigt, bei Bedarf nach Projektschrittart. Ein Projektschritt kann nach Anklicken des Buttons Neu erfasst werden. Die noch offenen Projektschritte werden unter dem Menüpunkt Allgemein in der Projektübersicht im entsprechenden Register angezeigt. 47

48 6.4 Sonstiges OP s Kunde In dieser Maske werden die aktuellen offenen Posten des Kunden bzw. Auftraggebers oder die OPs zum Projekt angezeigt. 7. Lagerbewegung zum Projekt buchen Im Bereich der Lagerwirtschaft ist ein Menüpunkt ergänzt, der die manuelle Verbuchung von Lagerzugängen bzw. entnahmen für ein Projekt ermöglicht. Die Lagerbewegung kann im Rechnungswesen verbucht werden. 48

49 8. Bildschirmauskunft 8.1 Projekte Über das Druckcenter können diverse Projektdaten wie die erfassten Zeiten oder die zugeordneten Belege gedruckt werden. Über den Button Optionen kann die Anzeige aktualisiert werden, falls bei geöffneter Bildschirmauskunft Ergänzungen zum Projekt durchgeführt wurden. Außerdem können Daten in Excel exportiert werden. Darüber hinaus ist es möglich, die Listenansicht zu bearbeiten. Spalten können ein- oder ausgeblendet oder auch umbenannt werden. Außerdem ist die Reihenfolge der Spalten änderbar. 49

50 8.2 Projektschritte Die Anzeige kann entweder über Projekte oder Projektschritte aufgerufen werden. Über farbliche Markierungen werden u.a. zeitkritische Projekte optisch hervorgehoben. Für die Anzeige können eigene Filter angelegt und gespeichert werden, um beispielsweise nur Projekte anzeigen zu lassen, deren Abschluss überfällig ist. 8.3 Verwaltung erfasster Zeiten Hier werden alle erfassten Zeiten aufgelistet. Unterhalb der Auflistung kann nach Status, offenen Projekten und nicht verbuchten Zeiten gefiltert werden. Ansonsten können die üblichen Sortierungen und Filter innerhalb der Liste verwendet werden. Über die Schaltfläche "Optionen" besteht u.a. die Möglichkeit die Listenansicht zu bearbeiten und die angezeigten Daten nach Excel zu exportieren. Über das Kontextmenü der Zeiteinträge stehen folgende Funktionen zur Verfügung: 1. Freigabe / Freigabe aufheben 2. Zeiterfassungsdatensatz bearbeiten 3. Standardfunktionen zum jeweiligen Projekt 8.4 Zeiten abrechnen In der Bildschirmauskunft "Fällige Anzahlungsrechnungen" werden alle abgeschlossenen Projektschritte angezeigt, welche Anzahlungsrechnungsrelevant sind und die abgeschlossen wurden. 50

51 8.5 Fällige Anzahlungsrechnungen In der Bildschirmauskunft "Fällige Anzahlungsrechnungen" werden alle abgeschlossenen Projektschritte angezeigt, welche Anzahlungsrechnungsrelevant sind und die abgeschlossen wurden. 9. Zeiterfassung zu Projekten Neben der unter Gliederungspunkt 6.3 beschriebenen Zeiterfassung im Modul Projekt- und Kommissionsverwaltung können Zeiten auch über einen PKV Zeiterfassungs Client erfasst werden. Der Mitarbeiter benötigt hierzu keinen Client der Sage Office Line Warenwirtschaft. In die Zeiterfassung gelangt man über den Button PKV Zeiterfassung. In der Regel ist die Maske zur Zeiterfassung aber automatisch geöffnet, wenn man den PC hochgefahren hat. Indem er auf den Punkt neben Status klickt, kann der Mitarbeiter einstellen, ob er anwesend ist. Klickt man auf Anwesendheit, dann öffnet sich ein Anwesenheitstableau, welches einen Überblick über alle anwesenden Mitarbeiter mit weiteren Mitarbeiterinformationen gibt. Kollegen wissen somit beispielsweise, wem sie einen Anruf durchstellen können. 51

52 Voraussetzungen für die Anzeige der anwesenden Mitarbeiter: 1. Die Anwendung DESK-Anwesenheitstableau muss bei den Benutzern installiert sein und verwendet werden. 2. Die Anmeldenamen der Benutzer müssen im Mitarbeiterstamm hinterlegt sein. Über den PKV Zeiterfassung Client können Zeiten für folgende Projekte erfasst werden: Die letzen bearbeiteten Projekte Projekte, denen der Mitarbeiter zugewiesen ist Freie Wahl über alle Projekte In der Erfassungsmaske werden für eine Tätigkeit eines Projektschrittes Beginn und Ende nach Datum und Uhrzeit erfasst, woraus sich die Dauer automatisch ermittelt. In einem Memo können weitere Details zur Tätigkeit hinterlegt werden. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie uns gerne unter der Service-Hotline 02774/ anrufen oder uns eine an info@desk-firm.de schreiben. Ihr desk Team