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1 Dokumentation Stand Version 2.7

2 Inhalt Allgemeines... 5 Neue Menüführung... 5 Abholfachnummer verwenden... 5 Auswahl umkehren... 6 Belege sofort drucken... 6 PDF-Dateien erzeugen... 7 Exportieren von Datensätzen... 7 Dashboard... 7 Heutige Meldungen unverbuchte Bons... 7 Heutige Meldungen Lager-/Abholfachetiketten... 7 Abonnements... 8 Filtern nach Status... 8 Historie filtern... 8 Änderungsmitteilung verschicken... 9 Verlegerrechnungen erstellen... 9 Lieferscheine stornieren... 9 Artikelmanagement Statistikdaten anzeigen...10 Aufträge Vorabfaktur...11 Aufträge teilfakturieren...13 Anzahlung freigeben...13 Im Angebot Alternativpositionen einfügen...14 Preise aktualisieren in erfassten Aufträgen...15 Vormerkung anzeigen...15 Bestellinformationen im Auftrag anzeigen...16 Absender auf Bestellbelegen...16 Titeldaten für Belegdruck ändern...17 Nachlässe anzeigen...17 Auswertungen ABC-Analyse...18 Einkauf...18 Bankeinzug Bankeinzugsdatei erzeugen...19 Belegmanagement Rechnungsvorschau...20 Rechnungstrennung...20 Belege nachdrucken...20 Belegwert anzeigen...21 Gutschrift erzeugen...21 Rechnungen in Fremdwährung schreiben...21 Bibliografie VLB-Mehrplatzlizenz einbinden...22 Schnellscan...23 Stapelsuche...24 Titelübernahme in Merkliste...24 Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 2 von 47

3 Literaturliste...24 Verlagsdaten ändern...24 Anlage doppelter Artikel...25 Meldenummern anzeigen...25 Bestellen OLA Online-Verfügbarkeitsabfrage...25 Darstellung von Umlauten...26 Bestellweg anzeigen...26 Schriftliche Bestellung...26 Bestellen per Bestellen mit Liefertermin...28 Standard-Bestellziel festlegen...29 Bestellziele ergänzen...30 Kundenname auf Etikett...30 Disposition Eingabe von Partiemengen...31 Nach Menge selektieren...31 Nach Mindestbestand selektieren...31 Disposition nach Selektion...32 Etiketten Abholfachetiketten nachdrucken...33 Abholfachetiketten mit Bemerkung...33 Auftragsnummer auf KNV-Etikett...34 Etiketten im Wareneingang drucken...34 Kundenmanagement Gutschriften drucken...34 Offene Forderungen...34 Lagermanagement Lagerwert anzeigen...35 Gesamtbestand anzeigen...35 PC-Kasse Kassenbon stornieren...36 Guthaben...36 Anzahlungen kassieren...36 Preis korrigieren...36 Bestellnummern eingeben...36 Abholaufträge mit Zahlart Lieferschein/Rechnung...36 Geparkte Bons...36 Warengruppenbericht drucken...37 Periodenzusammenfassung über einen Zeitraum...37 Kasse prüft Lagerbestand...38 Kassen anzeigen lassen, filtern und sortieren...38 Remission Remissionspositionen scannen...39 Autor anzeigen...39 Remission abschließen...39 Remissionsformular...39 Remissionsposition auswählen...39 MDE-Gerät verwenden Wareneingang Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 3 von 47

4 Warenverteilerliste drucken...41 Additiver Scan Wareneingang prüfen...42 Bestellungen manuell zuordnen...43 Partiemengen eingeben...44 Artikel anlegen...44 Wareneingangseinstellungen...44 Zusammenfassung anzeigen...44 Belege erzeugen (Warenversand) Auswählen...45 Mit Verlagen kommunizieren Schnittstellen Export von GfK-Daten für media control...47 Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 4 von 47

5 Allgemeines Neue Menüführung Um die täglichen Arbeitsabläufe auch über die Benutzerführung zu visualisieren, haben wir einzelne Menüpunkte umbenannt und in neuen thematisch zusammengehörenden Gruppen angeordnet. Der Menüpunkt Anlegen ersetzt das frühere Neu. Beachten Sie, dass FuZ in Abonnement umbenannt wurde. Der Menüpunkt Organisieren ersetzt den Begriff Management. Die Menüpunkte Einkaufen und Verkaufen ersetzen Backoffice. Wichtige Änderungen sind: Mailservice Kunden benachrichtigen Warenversand Belege erzeugen Belegmanagement Belege verwalten Zahlungen Zahlungen erfassen Die Inventur wurde im Menü System angesiedelt. Abholfachnummer verwenden Für den Fall, dass Sie Ihr Abholfach nicht alphabetisch nach Kundennamen sondern lieber numerisch nach Wareneingangsdatum sortieren, generiert der Warenverteiler für Abholfachaufträge pro Position jeweils eine Abholfachnummer. Die Abholfachnummer wird auf dem Abholfachetikett Abholfach Zettel mit Kunden-/AbholfachNr gedruckt. Die Abholfachnummer wird vom System automatisch aus der Kalenderwoche und einer fortlaufenden Nummer generiert. Werden Abholfachnummern im Zuge der Datenübernahme aus euro-bis übernommen, setzt euro- BIS flow auf der letzten vergebenen Nummer auf. Die Abholfachnummer wird im Kundenmanagement unter offene Aufträge angezeigt. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 5 von 47

6 Kommt ein Titel in mehreren Teillieferungen, so wird nach jedem Wareneingang eine eigene Abholfachnummer vergeben. Dadurch können pro Position mehrere Abholfachnummern generiert werden. Auch im Auftragsmanagement wird die Abholfachnummer bei der Auftragsposition angezeigt. Auswahl umkehren In allen Listenansichten (auch im Wareneingang) haben Sie die Möglichkeit, die vorgenommene Auswahl umzukehren. Belege sofort drucken Bei der Erstellung eines Kundenauftrags können Belege (Rechnungen oder Lieferscheine) sofort ausgedruckt werden. Dafür muss im Auftrag die Option Beleg drucken aktiviert werden. Voraussetzung ist, dass Lagerbestand für die jeweiligen Titel vorhanden ist. Um diese Option dauerhaft zu aktivieren, wechseln Sie im Menü System Administration - Systemweite Einstellungen auf Station und setzen den Haken bei Belege sofort drucken. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 6 von 47

7 PDF-Dateien erzeugen Mit Hilfe des PDF-Creators haben Sie die Möglichkeit, Dokumente als PDF-Dateien zu erzeugen um sie anschließend per zu versenden. Dies wurde bereits realisiert für Remissionsanfragen, Abbestellungen und Reklamationen (s. Abschnitt Mit Verlagen kommunizieren ). Zur Installation des PDF-Creators wenden Sie sich bitte an unsere IT-Serviceline. Die derzeit aktuelle Version des PDF-Creator ist Exportieren von Datensätzen Es wurden Optimierungen und Korrekturen beim Exportieren von Daten aus unterschiedlichen Workflows heraus vorgenommen. Dashboard Die Darstellung der Heutigen Meldungen wurde erweitert um unverbuchte Bons und Lager- /Abholfachetiketten. Heutige Meldungen unverbuchte Bons Kassenbons, die über die AWEK-Kasse nicht verbucht wurden, werden über den Link unverbuchte Bons angezeigt und können so auf schnellem Weg nachbearbeitet werden. Heutige Meldungen Lager-/Abholfachetiketten Wenn einer Ihrer Bestandsartikel über die tägliche Aktualisierung eine Preisänderung erfährt, stellt das System automatisch ein aktualisiertes Etikett auf dem Dashboard unter Heutige Meldungen bereit. Auch für Artikel, die im Abholfach stehen, werden neue Etiketten erzeugt. Die Erzeugung dieser Etiketten können Sie unterdrücken, indem Sie im entsprechenden Import/Export Job die Funktion Artikeletiketten erzeugen deaktivieren (Menü System Administration Import/Export). Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 7 von 47

8 Neu ist, dass ein Etikett nur noch dann erzeugt wird, wenn sich auch der bei Ihnen gültige Preis geändert hat. Haben Sie Ihren Firmensitz in Deutschland, so werden die Änderungsmeldungen für Österreich oder die Schweiz vom System ignoriert. Abonnements Filtern nach Status In der Liste der FuZ-Objekte haben Sie die Möglichkeit, nach Status (aktiv, gekündigt, etc.) zu filtern. Historie filtern Um in der Historie eines FuZ-Objekts eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten ist es möglich, die Einträge über einen Filter zu selektieren. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 8 von 47

9 Änderungsmitteilung verschicken Bei Änderung eines Abonnements wird eine Mitteilung an den Verlag erzeugt. Diese wurde hinsichtlich Layout und Inhalt korrigiert. Außerdem wird nur noch dann eine Verlagsmitteilung erzeugt, wenn Sie die Rückfrage mit Ja beantworten. Verlegerrechnungen erstellen Hin und wieder kann es sinnvoll sein, für Zeitschriften eine Verlegerrechnung zu erstellen, die sich nicht auf einen definierten Bezugszeitraum bezieht. Zum Beispiel weil die Ausgaben sehr unregelmäßig kommen und man die Rechnung im voraus erstellen möchte. In diesem Fall wird in der Verlegerrechnung zwar ein Bezugszeitraum angegeben (zum Beispiel das Datum der Verlegerrechnung), über den Haken "Bezugszeitraum nicht drucken" kann man diese Angabe auf der Rechnung jedoch unterdrücken. Ins Eingabefeld Hinweis werden dann ggf. die gelieferten Ausgaben geschrieben. Lieferscheine stornieren Auch Lieferschein für Zeitschriftenabonnements, die an die Buchhandlung geliefert werden und über Verlegerrechnung abgerechnet werden, können storniert werden. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 9 von 47

10 Artikelmanagement Statistikdaten anzeigen In den Statistikdaten des jeweiligen Artikels wird neben dem Umsatz auch die Anzahl der Exemplare mit der dieser Umsatz erreicht wurde angezeigt. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 10 von 47

11 Aufträge Vorabfaktur Nutzen Sie die neue Funktionalität der Vorabfaktur um Rechnungen oder Lieferscheine zu erstellen, für die noch kein Wareneingang erfolgt ist. Aktivieren Sie die Funktion beim Erstellen eines neuen Auftrags indem Sie unter Auftragseigenschaften die Option Vorabfaktur aktivieren. Diese Funktion ersetzt das bisherige Faktur ohne Bestand. Beachten Sie, dass eine Vorabfaktur vom System nur dann durchgeführt wird, wenn mindestens die Option Belege erzeugen aktiviert ist. Befindet sich Ware auf Lager 1 (Verkaufslager), so wird diese in jedem Fall vom System reserviert. Eine Vorabfaktur ist nicht notwendig. Das System erzeugt nun eine Bestellung stellt aber gleichzeitig schon die Rechnung (oder den Lieferschein) bereit. Der Auftrag hat nun den Status geliefert die Positionen unbearbeitet/fakturiert. Die Software hat die Auftragspositionen intern mit einem Kennzeichen versehen und erwartet den Wareneingang um die Exemplare zu verrechnen. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 11 von 47

12 Wenn Sie den Wareneingang durchführen, erkennt das System beim Verbuchen, dass die Exemplare einem Auftrag zugeordnet sind und versorgt diesen über den Warenverteiler. Es erfolgt keine Buchung ans Verkaufslager. Die Exemplare werden für den Auftrag mit der Vorabfaktur reserviert. Der Auftrag hat nun den Status verfügbar die Positionen verfügbar/fakturiert. Unter Belege erzeugen (früher Warenversand) werden keine Rechnungen oder Lieferscheine bereit gestellt, denn diese wurden ja schon bei Erstellen des Auftrags erzeugt. Das System erzeugt nur noch ein Begleitpapier als Nachweis für die Verbuchung. Erst wenn dieses Begleitpapier erzeugt wurde, erhält der Auftrag seinen Endstatus: geliefert / fakturiert. Bitte beachten Sie, dass der Umsatz bereits bei Fertig stellen des Auftrags generiert wird, denn die Rechnung wird ja in diesem Moment auch erzeugt. Lassen Sie sich alle Aufträge mit dem Kennzeichen Vorabfaktur anzeigen, indem Sie im Auftragsmanagement nach Vorabfaktur=JA filtern. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 12 von 47

13 Aufträge teilfakturieren Im Kundenmanagement legen Sie fest, ob Aufträge für den jeweiligen Kunden nur komplett oder immer auch teilfakturiert werden können. Selektieren Sie einen Kunden, wechseln Sie zu Merkmale und setzen den Haken bei Teillieferung. Jeder neue Auftrag ist nun immer entsprechend vorkonfiguriert. Damit bei jedem neu angelegten Kunden dieser Haken automatisch vom System gesetzt wird, aktivieren Sie die Funktion im Kundenmanagement unter Einstellungen. Mit dem Softwareupdate auf die Version 2.7 werden alle bereits angelegten Kunden auf teillieferbar Ja gesetzt. Anzahlung freigeben Um eine auftragsbezogene Anzahlung in ein frei verfügbares Kundenguthaben umzuwandeln, rufen Sie den entsprechenden Kunden im Kundenmanagement auf und wechseln auf offene Forderungen. Markieren Sie die gewünschte Anzahlung und klicken Sie den Button Anzahlung freigeben. Wenn Sie nun den Kunden an der PC-Kasse aufrufen, wird der Betrag als Guthaben angezeigt und kann für die Bezahlung eines beliebigen Einkaufs verwendet werden. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 13 von 47

14 Im Angebot Alternativpositionen einfügen Zu jeder Angebotsposition können Alternativen definiert werden, die auf dem Ausdruck separat gekennzeichnet werden. Klicken Sie doppelt auf die Angebotsposition und erfassen Sie einen oder mehrere Alternativartikel. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 14 von 47

15 Preise aktualisieren in erfassten Aufträgen Die Preise für Titel in bereits erfassten Aufträgen werden über die tägliche Aktualisierung immer dann aktualisiert, wenn die Auftragsposition das Kennzeichen Preiskorrektur beim Wareneingang hat. Vormerkung anzeigen In den Auftragspositionen des Auftragsmanagement und bei den offenen Aufträgen im Kundenmanagement ist in der Bestellhistorie sichtbar, ob ein Titel vorgemerkt wurde. Die Abkürzungen bedeuten: J Vormerken Ja N Vormerken Nein O Optimierte Weiterleitung L wie beim Lieferanten hinterlegt (Voreinstellung) Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 15 von 47

16 Bestellinformationen im Auftrag anzeigen Im Auftrag war es bisher nicht sofort ersichtlich, ob eine Auftragsposition für einen Kunden bereits bestellt wurde oder ob der Lieferant eine Meldenummer zurück gemeldet hat. Diese Informationen sind nun in der Übersicht verfügbar. Beispiel: VL B:5 M:15 bedeutet, fünf Exemplare wurden beim Verlag bestellt und mit Melde 15 zurück gemeldet Absender auf Bestellbelegen Auf Bestellbelegen wird als Absender nun der Eintrag gedruckt, den Sie unter Menü System - Referenzdaten Filialen Filialinformationen eingetragen haben. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 16 von 47

17 Titeldaten für Belegdruck ändern Wenn Sie für den Rechnungs- oder Lieferscheindruck einen anderen Titel verwenden möchten als den der im Artikelmanagement gespeichert ist, so haben Sie die Möglichkeit über Doppelklick auf die Auftragsposition in die Vollansicht zu gelangen um dort den Titel zu überschreiben. Der Titel wird dadurch jedoch nur für diesen Auftrag geändert. In der Listenansicht der Positionen wird Ihre Änderung unter Abweichender Titel angezeigt. Nachlässe anzeigen In den Auftragseigenschaften werden der Gesamtwert des Auftrags und die gewährten Nachlässe angezeigt: Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 17 von 47

18 Auswertungen ABC-Analyse Die ABC-Analyse kann individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. So können z.b. einzelne Warengruppen, Verlage oder Verlagsgruppen ausgeschlossen werden. Einkauf In der Auswertung Einkauf kann nun in allen relevanten Feldern nach mehr als einem Element gesucht werden (Lieferant, Verlag, Warengruppe). Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 18 von 47

19 Bankeinzug Bankeinzugsdatei erzeugen Stimmt Ihr Kunde dem Lastschriftverfahren zu, so haben Sie die Möglichkeit im Kundenmanagement unter Merkmale die für den Bankeinzug erforderlichen Daten zu hinterlegen: Wenn der Haken Bevorzugt verwenden gesetzt ist, wird jeder neue Rechnungsauftrag für diesen Kunden für den Bankeinzug vorgesehen. Im Belegmanagement erkennt man Rechnungen, die für das Lastschriftverfahren vorgesehen sind an dem Eintrag in der Spalte Bankeinzug erfolgt : Um eine Bankeinzugsdatei zu erzeugen selektieren Sie Typ=Rechnung und Bankeinzug erfolgt=nein. Markieren Sie die Positionen in der Liste und klicken Sie den Button Bankeinzugsdatei erstellen. Wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Datei DTAUS gespeichert werden soll und klicken Sie Fertig stellen. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 19 von 47

20 Das System erzeugt die Datei und druckt einen Begleitschein aus. Die exportierten Rechnungen erhalten das Kennzeichen Bankeinzug erfolgt=ja. Belegmanagement Rechnungsvorschau Vor der Fakturierung von Rechnungen erstellt das System für jeden Beleg zunächst eine Vorschau. Hier haben Sie die Möglichkeit die Rechnungen vorab zu prüfen und den Rechnungslauf gegebenenfalls abzubrechen ohne dass eine Fakturierung durchgeführt wurde. Rechnungstrennung Rechnungen an einen Kunden werden bei der Fakturierung immer zusammengefasst. Ausnahme: die Aufträge (auch FuZ-Objekte) weisen Unterschiede bei Zahlungskondition oder dem Sammelrechnungskennzeichen auf. Bitte beachten Sie, dass Sie Änderungen an diesen Feldern im Kundenmanagement ggf. auch in den FuZ-Objekten des Kunden vornehmen müssen. Belege nachdrucken Wenn Sie Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften ein zweites Mal ausdrucken, werden die Belege in der Regel mit dem Vermerk Rechnungskopie o.ä. versehen. Um dies zu vermeiden, haben Sie die Möglichkeit, einzelne oder mehrere Belege auf ungedruckt zu setzen und einen Originalbeleg auszudrucken. Selektieren Sie im Belegmanagement die jeweiligen Belege, markieren Sie diese und klicken den Button Auf ungedruckt setzen. Gehen Sie jetzt auf Drucken, so wird der Beleg wie im Original ausgedruckt. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 20 von 47

21 Belegwert anzeigen In der Liste der Belege wird nun auch die Gesamtsumme aller Positionen angezeigt. Gutschrift erzeugen Auf Gutschriften wird jetzt immer das korrekte Rechnungsdatum gedruckt. Rechnungen in Fremdwährung schreiben Wenn Sie im Kundenmanagement für einen Kunden eine fremde Währung hinterlegen, so werden alle künftigen Belege (Rechnungen, Lieferscheine, etc.) in Fremdwährung geschrieben. Es wird der im Währungseditor hinterlegte Kurs herangezogen (Menü System Referenzdaten Währungen). Selbstverständlich werden die Umsätze (Rechnungsliste oder Kundenumsatzstatistik) in der Heimatwährung ausgewiesen. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 21 von 47

22 Bibliografie VLB-Mehrplatzlizenz einbinden Um an jedem Arbeitsplatz die VLB-Bibliografie nutzen zu können, benötigen Sie eine Mehrplatzlizenz. Diese wird in euro-bis flow pro Arbeitsplatz eingebunden. Melden Sie sich zunächst über den Internet-Explorer mit Ihrer Verkehrsnummer in der pcbis.de- Konfiguration an und wechseln Sie auf den Reiter Datenbankbenutzer. Richten Sie für diesen pcbis.de-benutzer (linke Seite) die Benutzerkennungen für den VLB Webservice ein (rechte Seite). Legen Sie ggf. weitere Benutzer an je nachdem wie viele VLB-Lizenzen (Benutzerkennungen) Sie zur Verfügung haben. In euro-bis flow weisen Sie jedem dieser pcbis.de-benutzer eine Arbeitsstation zu. Unter Menü System - Administration Systemweite Einstellungen tragen Sie diese Benutzernamen mit Kennwörtern ein. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 22 von 47

23 Fortsetzungsartikel in der Bibliografie Eigene Fortsetzungsartikel werden in der Bibliografie als Hausartikel aufgeführt. Der angezeigte Bestand bezieht sich jedoch nicht auf die einzelnen Ausgaben sondern auf den normal ans Verkaufslager gebuchten Bestand, den Sie z.b. an der Kasse abverkaufen (betrifft v.a. Zeitschriften). Schnellscan Artikel scannen und schnell und unkompliziert über die Merkliste verarbeiten das geht jetzt über ein neues Eingabefeld in der Merkliste. Aktivieren Sie Q (Quick), um die Titel sofort in die Liste zu übernehmen ohne dass Sie Return klicken müssen und B um unbekannte Artikel automatisch vom System nachbibliografieren zu lassen. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 23 von 47

24 Stapelsuche Über die Funktion Stapelsuche haben Sie die Möglichkeit, eine Datei mit EANs in die Merkliste einzulesen. Sind unbekannte Artikel enthalten, so werden diese nachbibliografiert. Die gefundenen Artikel werden in der Merkliste angezeigt und können von hier aus wie gewohnt weiter verarbeitet werden. Titelübernahme in Merkliste Titel auf der KNV-Datenbank, die im Abschnitt der Zusatztexte nur Sonderzeichen aufweisen, können jetzt auch in die Merkliste übernommen werden. Literaturliste Außerdem wurde das Layout der Literaturliste im Kurzformat optimiert. Pro Titel wird nur noch eine Zeile benötigt. Verlagsdaten ändern Änderungen des Verlags/Verlagsnamens in euro-bis flow werden nun auch in der Bibliografie aktualisiert, sofern Sie auf dem Hausartikelstamm recherchieren. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 24 von 47

25 Anlage doppelter Artikel Artikel, die in einer Merkliste gespeichert sind und an einer anderen Arbeitsstation angelegt und übernommen werden, werden nicht mehr doppelt im System angelegt. Meldenummern anzeigen Bei Durchführung des Wareneingangs wird die Meldenummer in der WWS-Anzeige zurück gesetzt. Bestellen OLA Online-Verfügbarkeitsabfrage Mit dieser Version kann die Online Verfügbarkeitsabfrage bei KNV, Umbreit, Libri und Könemann durchgeführt werden. Das frühere OLA mit Reservierung wird durch OLA mit Bestellung ersetzt und gilt so für alle Grossisten. Die OLA finden Sie z. B. in der Merkliste. Markieren Sie einen Titel und klicken OLA, so werden je nach Lieferant die angefragte Menge, der Bestand oder Meldenummern der Lieferanten angezeigt. Klicken Sie die Funktion OLA mit Bestellung so wird beim als Bestellziel eingetragenen Lieferanten die gewünschte Menge vom System bestellt sobald Sie den Vorgang mit Fertig stellen beenden. Sofern Sie noch nicht auf Fertig stellen geklickt haben, ist es jederzeit noch möglich, das Bestellziel zu ändern. Ist die gewünschte Bestellmenge nicht komplett lieferbar erscheint direkt eine Meldung, ob dennoch über OLA bestellt werden soll. Antwortet man hier mit "Ja" wird die Position markiert und später bei der Bestellerzeugung gesplittet. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 25 von 47

26 Die sofort lieferbare Menge wird über den Bestellweg OLA sofort bestellt für den Rest wird eine Bestellung mit dem herkömmlichen Bestellweg (ggf. mit Vormerken) erzeugt. Sollte gar kein Bestand vorhanden sein, erfolgt eine entsprechende Meldung und die Position wird nicht über OLA bestellt. Erst beim Klick auf Fertigstellen wird die OLA mit Bestellung tatsächlich ausgeführt. Sollte es während des Erstellens zu Problemen kommen, wie z. B. zu einem Abbruch der Internetverbindung oder einer plötzlichen Nicht-Lieferbarkeit, wird die Ware über den ausgewählten Bestellweg auf herkömmliche Weise bestellt. Zur besseren Transparenz werden solche Positionen zusätzlich unter dem Bestellweg OLA und mit Status "komplett" abgelegt. Bei Erfolg steht der Status auf "bestellt". Darstellung von Umlauten Auf Lieferscheinen und Etiketten werden Umlaute im Bestellzeichen, bzw. Kundennamen nun wieder korrekt dargestellt. Bestellweg anzeigen In der Liste der Bestellungen im Bestellmanagement wird nun auch der Bestellweg aufgeführt. Schriftliche Bestellung Wenn Sie eine schriftliche Bestellung erzeugen und Sie aktivieren die Funktion Remissionsrecht, so erscheint dieser Vermerk auch auf dem Ausdruck. Auch eine Bemerkung, die Sie im Bestellmanagement bei der Bestellposition eintragen, wird ausgedruckt. Bestellen per Bestellungen an Lieferanten können aus euro-bis flow heraus per verschickt werden. Dazu ist es notwendig den Bestellweg entsprechend zu konfigurieren. Legen Sie unter Menü System - Referenzdaten Bestellwege einen neuen Bestellweg an und aktivieren Sie die Funktion Soll g t werden. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 26 von 47

27 Erzeugen Sie Bestellungen mit dem Bestellweg , wechseln Sie ins Bestellmanagement und erzeugen Sie eine Mail an den jeweiligen Lieferanten indem Sie den Button auf bestellt setzen klicken. Wechseln Sie nun in den Postausgang (Menü Organisieren Mailservice Postausgang), selektieren die und versenden sie indem Sie den Button Versenden klicken. Auch für das manuelle Versenden ist ein entsprechender Eintrag im Scheduler notwendig. Mit Doppelklick auf die Position gelangen Sie in die Vollansicht der . Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 27 von 47

28 Alternativ zum manuellen Versenden haben Sie auch die Möglichkeit, alle unversendeten - Bestellungen über den Scheduler automatisch versenden zu lassen. Bestellen mit Liefertermin Bei einer Lagerbestellung ist es möglich einen gewünschten Liefertermin einzutragen. Dieser wird bei elektronischen Bestellungen an den Lieferanten übermittelt. Im Bestellmanagement haben Sie die Möglichkeit, diesen Termin noch zu editieren. Änderungen sind nur bei Bestellpositionen möglich, die noch nicht bestellt wurden. Klicken Sie doppelt auf eine Bestellposition um in die Detailansicht zu gelangen: Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 28 von 47

29 Standard-Bestellziel festlegen Bisher war es so, dass immer das Barsortiment als Bestellziel vorgeschlagen wurde. Wenn ein Verlag vorgeschlagen werden sollte, musste man im Verlag/Hersteller unter Adressen-Bestellung einen anderen Verlag/Hersteller eintragen. Diese Vorgehensweise wurde geändert. Es gibt nun auf der Seite der Adressen einen Bereich Voreinstellungen und dort "Standard Bestellziel". Bei einer Neuanlage eines Lieferanten steht dies auf Barsortiment. Wenn man möchte, dass der Lieferant selbst als Standard-Bestellziel vorgeschlagen wird sollte man "Verlag /Hersteller" auswählen. Ist jedoch eine Bestelladresse eingetragen, wird anstelle des Lieferanten die Bestelladresse vorgeschlagen. Außerdem kann man noch "Auslieferung" oder "Vertreter" einstellen. Dies führt dazu, dass entsprechend die Auslieferung oder der Vertreter als Bestellziel vorgeschlagen werden. Wenn keine Auslieferungsadresse bzw. Vertreteradresse angegeben ist, wird automatisch der Lieferant vorgeschlagen. Mit dem Update auf die neue Programmversion wird sich an Ihren bestehenden Konfigurationen nichts ändern. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 29 von 47

30 Bestellziele ergänzen Im Bestellvorgang haben Sie die Möglichkeit, weitere Bestellziele zu ergänzen. Klicken Sie dafür das Neu -Symbol hinter dem Eingabefeld. Das Bestellziel, das Sie hier eintragen, wird dauerhaft am Artikel gespeichert. Kundenname auf Etikett Damit auf dem KNV-Etikett auch bei Rechnungsaufträgen der Kundenname steht, wird dieser im BWA-Satz übermittelt. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 30 von 47

31 Disposition Eingabe von Partiemengen Sowohl in der Detailansicht als auch der Übersicht ist es möglich Partiemengen einzugeben. Nach Menge selektieren In der Disposition nach Abverkauf haben Sie die Möglichkeit, mit verschiedenen Operatoren (<, >, =) nach der Menge zu selektieren. Nach Mindestbestand selektieren In einer Disposition nach Selektion haben Sie die Möglichkeit auf die Titel einzuschränken bei denen der Mindestbestand unterschritten wurde, um diese gezielt nachbestellen zu können. Die Werte für den Mindestbestand tragen Sie im Artikelmanagement ein. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 31 von 47

32 Disposition nach Selektion In einer Selektionsdisposition können Sie Titel selektieren, die sich innerhalb eines definierten Zeitraums oder innerhalb von X Tagen von heute gerechnet X mal verkauft haben. Die Anzeige der Statistikdaten Abverkauf und Besorgung eines Titels (s. u.) bezieht sich immer auch auf diese Zeitraumangabe. Über Eingaben bei Kriterien Artikel oder durch Auswahl einer bestimmten Warenbewegung innerhalb eines Zeitraums kann die Artikelanzahl weiter eingeschränkt werden. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 32 von 47

33 Etiketten Abholfachetiketten nachdrucken Um Abholfachetiketten nachträglich auszudrucken haben Sie die Möglichkeit, im Lagermanagement gezielt nach dem Anlagedatum zu selektieren. Das Anlagedatum bezieht sich auf die Erzeugung dieses Lagerdatensatzes. In diesem speziellen Fall entspricht das Anlagedatum dem Zeitpunkt als der Wareneingang über eine Zubuchung den Auftrag versorgt hat. Um noch genauer zu selektieren können Sie auf Lager 2 (Abholfach) oder Lager 4 (Reservierungslager) einschränken. Abholfachetiketten mit Bemerkung Bei der Erfassung eines Auftrags können Sie einen Bemerkungstext hinterlegen, der sowohl im Auftragsmanagement angezeigt wird als auch auf den Abholetiketten gedruckt wird. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 33 von 47

34 Auftragsnummer auf KNV-Etikett Nicht nur bei Abholfachaufträgen sondern auch bei Rechnungsaufträgen wird die Auftragsnummer im Bestellsatz übertragen und erscheint somit auf dem KNV-Etikett. Etiketten im Wareneingang drucken Wenn Sie unter Verlag/Hersteller definiert haben, dass ein Lieferant (z.b. ein Barsortiment) Etiketten liefert, so werden im Wareneingang auch dann keine Etiketten erzeugt wenn der Haken Etikett drucken gesetzt wird. Die Einstellung beim Verlag hat Priorität. Kundenmanagement Gutschriften drucken Die beim Kunden hinterlegte Anzahl der Rechnungen gilt auch für den Ausdruck von Gutschriften. Offene Forderungen Um offene Forderungen auf erledigt zu setzen, selektieren Sie den Kunden im Kundenmanagement und wechseln im Workflow-Manager auf Offene Forderungen. Markieren Sie eine Rechnung und klicken den Button Ausbuchen um eine offene Forderung auf erledigt zu setzen. Die Position verschwindet aus der Liste der offenen Forderungen. Ein vorhandenes Guthaben kann dazu verwendet werden, eine offene Forderung auszugleichen. Markieren Sie dazu die Zeile mit dem Guthaben und die mit der Rechnung und klicken Sie Umbuchen. Die Beträge werden gegeneinander verbucht. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 34 von 47

35 Lagermanagement Lagerwert anzeigen Beim Aufruf von Lagerdatensätzen wurden bisher der Lagerwert und die Summe der Exemplare angezeigt. Diese Information wird nun nicht mehr standardmäßig angezeigt, sondern erst über den Button Zusatzinfo aktiviert. Diese Funktion ist nur für den Benutzer aktiv, der einer Benutzergruppe angehört die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Gesamtbestand anzeigen Bei den einzelnen Lagerdatensätzen wird auch die Gesamtmenge aufgeteilt nach Verkaufs- und Reservierungslager angezeigt. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 35 von 47

36 PC-Kasse Kassenbon stornieren Bereits abgeschlossene Bons können über die neue Funktion Bonstorno storniert und die Ware zurück ans Verkaufslager gebucht werden. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, melden Sie sich bei unserer IT-Serviceline. Guthaben Um ein evtl. vorhandenes Kundenguthaben zur Bezahlung zu verwenden, muss auf der Oberfläche der PC-Kasse die Schaltfläche Guthaben eingerichtet werden. Unsere IT-Serviceline ist Ihnen bei der Einrichtung gerne behilflich. Anzahlungen kassieren Wenn für einen Kundenauftrag eine Anzahlung kassiert werden soll, blendet das System nach Eingabe des Kundennamens nur noch die offenen und verfügbaren Aufträge dieses Kunden vor. Preis korrigieren Wenn Sie während des Kassiervorgangs den Preis eines Artikels korrigieren und anschließend eine Rechnung oder einen Lieferschein über die Kasse erzeugen, so wird der neue Preis in den Auftrag übernommen. Bestellnummern eingeben Eigene Bestellnummern und UPC-A-Nummern werden an der PC-Kasse wieder gefunden. Abholaufträge mit Zahlart Lieferschein/Rechnung Um einen Abholfachauftrag an der PC-Kasse in einen Rechnungs-/Lieferscheinauftrag umzuwandeln, klicken Sie den Zahlart-Button Lieferschein/Rechnung. Geparkte Bons An der PC-Kasse geparkte Bons bleiben auch dann erhalten, wenn die PC-Kasse beendet wird. Erst beim Tagesabschluss (Abschließen der Periode) werden geparkte Bons gelöscht. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 36 von 47

37 Warengruppenbericht drucken In der PC-Kasse kann nun auch ein Kurzbericht ohne Warengruppensummen abgerufen werden. Klicken Sie den Button Perioden in der Menüansicht der Kasse und aktivieren Sie unter Einstellungen die Option Warengruppenbericht drucken. Periodenzusammenfassung über einen Zeitraum Wählen Sie in der PC-Kasse Zeitraum drucken oder Zeitraum Vorschau um eine Zusammenfassung der Perioden eines definierten Zeitraums anzuzeigen. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 37 von 47

38 Kasse prüft Lagerbestand Wenn Sie Artikel ohne Lagerbestand an der PC-Kasse kassieren haben Sie nun die Möglichkeit das System so konfigurieren, dass eine Meldung ausgegeben wird. Aktivieren Sie dafür die Funktion Lagerbestand prüfen. Kassen anzeigen lassen, filtern und sortieren Wenn Sie mehrere PC-Kassen an unterschiedlichen Stationen im Einsatz haben, werden diese im Kassencenter angezeigt. Hier haben Sie nun auch die Möglichkeit, nach bestimmten Kriterien zu filtern und zu sortieren. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 38 von 47

39 Remission Remissionspositionen scannen Um zügig Remissionspositionen aufnehmen zu können, aktivieren Sie die Funktion Lagersätze nicht anzeigen. Ohne Ihnen die einzelnen Wareneingangspositionen dieses Titels nochmal zur Auswahl vorzublenden, übernimmt das System dann automatisch immer den ältesten Zugang dieses Titels in die Remission (nach dem Prinzip first in first out ). Autor anzeigen In der Liste der Remissionspositionen wird nun auch der Autor angezeigt. Remission abschließen Wurde in der Liste der Remissionspositionen der Inhalt eines Feldes kopiert, so konnte es vorkommen, dass die Remission nicht abgeschlossen werden konnte. Dieser Fehler wurde behoben. Remissionsformular Auf den Remissionsformularen wird nun auch die Verkehrsnummer Ihrer Buchhandlung angezeigt. Außerdem wird der Remissionsgrund nun vollständig angezeigt und nicht mehr nach 10 Zeichen abgeschnitten. Remissionsposition auswählen Bei einer Remission aus Lagermanagement haben Sie die Möglichkeit die Datensätze nach ABC- Kennzeichen auszuwählen. Außerdem wird bei der Auswahl unterschieden zwischen Lieferant und Verlag/Hersteller eines Titels. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 39 von 47

40 MDE-Gerät verwenden Wenn Sie bereits für die jährliche Inventur MDE-Geräte einsetzen, so können Sie diese künftig auch bei der Durchführung des Wareneingangs verwenden. Klicken Sie im Wareneingang auf die Schaltfläche MDE einlesen. Zur Konfiguration wählen Sie MDE Geräte Konfiguration und geben den Programmpfad und den Pfad für die Archivdateien ein. Speichern Sie die Eingaben mit Fertig stellen. Um Daten mit dem MDE-Gerät zu erfassen, stellen Sie das Gerät von Inventur auf Wareneingang um. Wenden Sie sich ggf. an die Firma Lauer. Es ist keinerlei sonstige Konfiguration (z.b. an der INI-Datei) notwendig. Bei der Titelaufnahme haben Sie die Möglichkeit, Lieferantennummer und Lieferbelegnummer im MDE einzugeben. Bitte beachten Sie: Bestellreferenzen werden nicht berücksichtigt. Das bedeutet dass das System nicht nach einer offenen Bestellung für diese Titel, bzw. diesen Verlag sucht. Sie haben jedoch die Möglichkeit, manuell eine offene Bestellung zuzuordnen (siehe auch Abschnitt Bestellungen manuell zuordnen im Kapitel Wareneingang). Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 40 von 47

41 Wareneingang Warenverteilerliste drucken Nach Abschluss eines Wareneingangs können Sie eine Warenverteilerliste mit den belieferten Aufträgen ausdrucken. Die Liste ist gruppiert nach Abholfach (Kassenaufträge) und Reservierungslager (Rechnungsaufträge). Damit die Warenverteilerliste erzeugt wird, klicken Sie im Warenverteiler den Button Einstellungen und aktivieren die Option Warenverteilerliste drucken. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 41 von 47

42 Additiver Scan Wareneingang prüfen Nutzen Sie den Additiven Scan zur schnellen Kontrolle Ihrer Wareneingänge. Selektieren Sie einen ELS oder eine Bestellung und wählen Sie unter Aktion den Additiven Scan aus. Das System setzt alle Mengen auf Null. Setzen Sie den Cursor in das Feld Suchen und scannen Sie die Titel. Das System zählt die Mengen entsprechend der Anzahl der Scanvorgänge hoch. An den Differenzen zwischen gescannter Menge und der Bestellmenge können Sie Fehlmengen sofort erkennen. Wareneingangspositionen prüfen Sind für alle Positionen Rabatt und Menge (alternativ eine Meldenummer) eingetragen, wird die Zeile mit einem sog. OK-Haken versehen. Sortieren Sie nach dieser Spalte und Sie sehen auf einen Blick, welche Positionen noch bearbeitet werden müssen oder wo Exemplare in der Lieferung fehlen. Beachten Sie, dass ein Speichern und Verbuchen des Wareneingangs auch unabhängig vom OK- Kennzeichen möglich ist. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 42 von 47

43 Bestellungen manuell zuordnen Wenn Sie Titel manuell verbuchen (ohne Bestellreferenz), so haben Sie die Möglichkeit, über den Button Bestellung zuweisen nach offenen Bestellungen für diesen Artikel zu suchen und diese dem Wareneingang zuzuweisen. Das System sucht alle offenen Bestellungen für den markierten Titel und zeigt sie in einer Liste mit dem Datum der Bestellung, dem Lieferanten und wenn vorhanden dem Bezug zu einem Kundenauftrag. Über Doppelklick auf eine Zeile stellen Sie den Bestellbezug her. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 43 von 47

44 Partiemengen eingeben Sowohl in der Bearbeiten-Ansicht als auch in der Übersicht ist es möglich Partiemengen einzugeben. Artikel anlegen Wenn ein Artikel im Wareneingang dem System nicht bekannt ist und auch über die Nachbibliografie nicht gefunden wird, kann er manuell im Artikelmanagement neu angelegt werden. In diesem Fall wird die jeweilige EAN aus dem Wareneingang gleich übernommen. Wareneingangseinstellungen Unter Einstellungen im Wareneingang haben Sie die Möglichkeit global gültige und stationsabhängige Konfigurationen vorzunehmen. Zusammenfassung anzeigen In der Zusammenfassung werden die Wareneingangspositionen addiert. Neu ist, dass auch die Lieferkosten in die Summe einfließen. Eine Kontrolle der Wareneingangsrechnung über den Vergleich der Endbeträge ist so besser möglich. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 44 von 47

45 Belege erzeugen (Warenversand) Auswählen Im Warenversand kann nun nicht mehr nur nach der Artikelnummer sondern auch nach EANs und sonstigen Bestellnummern gesucht werden. Eine Selektion nach Lieferscheinen oder Rechnungen ist möglich. Mit Verlagen kommunizieren Remissionsanfragen, Reklamationen und Abbestellungen können den jeweiligen Lieferanten aus euro- BIS flow heraus per zugestellt werden. Konfigurieren Sie den Lieferanten indem Sie ihn im Verlags-/Lieferantenmanagement selektieren und auf der Karteikarte Kommunikationswege die gewünschten Einstellungen vornehmen. Beim Lieferanten muss eine Mailadresse hinterlegt werden. Ab sofort wird das System für Remissionsanfragen eine PDF-Datei erzeugen und diese in einer im Mailservice-Postausgang bereit stellen. Die eigentliche Remission wird nach wie vor ausgedruckt, damit das Schreiben dem Rücksendepaket beigelegt werden kann. Für Abbestellungen und Reklamationen aus dem Bestellmanagement heraus gilt das gleiche Vorgehen. Beachten Sie, dass die im Postausgang bereit gestellten Mails noch versendet werden müssen. Dies geht entweder manuell über den Button Versenden oder indem Sie im Scheduler einen Job einrichten, der alle unversendeten s immer zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch verschickt. Den Text für die -Bestellung konfigurieren Sie unter Menü System Administration - Systemweite Einstellungen Bestellungen. Unter die Grußformel setzt das System automatisch den eingetragenen Firmennamen aus den Filialinformationen. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 45 von 47

46 Wenn Sie den Mailversand über euro-bis flow bisher noch nicht nutzen (z. B. für Kundenbenachrichtigungen), unterstützt Sie unsere IT-Serviceline gerne bei der Einrichtung. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 46 von 47

47 Schnittstellen Export von GfK-Daten für media control Abverkaufsdaten an media control können regelmäßig je nach Bedarf über einen Job im Scheduler übertragen werden. Erstellen Sie zunächst einen neuen Kommunikationsjob (Menü System Referenzdaten - Kommunikations-Jobs). Die Zugangsdaten (Server, Login, Passwort und Pfad) erhalten Sie direkt von media control. Anschließend erstellen Sie einen Import/Export Job (Menü System Administration Import/Export): Zum Abschluss richten Sie einen Termin im Scheduler ein und legen dort die Übertragungstermine fest (Menü System Scheduler). Unsere IT-Serviceline ist Ihnen bei der Einrichtung gerne behilflich. Dokumentation euro-bis flow V2.7 Seite 47 von 47

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