Andreas Englische Grammatik

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1 Andreas Englische Grammatik Englisch im Büro Business English Commercial Correspondence Abbreviations Standard Phrases For Letters English / German Differences Telephoning Business Terms Ausgabe Juli 2002

2 Commercial Correspondence "Keep it short and simple" ("KISS") is a good rule for business letters. Keep your sentences short (10 to 15 words.) Keep your paragraphs short (one idea only) and keep your letters short (one page only, if possible) The more you write, the more likely you are to make mistakes. A business letter is not the place to be original. So, first learn the standard phrases. Second, use them - again and again and again. Don't try to be creative. Novels and love letters are for that, but not business letters. For example, don't write long and incorrect sentences like: I would be very happy if it would be possible that you could send to me your latest catalogue." Instead, simply write: "Please send me your latest catalogue." Layout Many people worry too much about the layout of their letters. Different styles are acceptable. There is, for example, no "correct" position for the date, the references, the subject line. the company logo and address, etc. What is important is that the letter is clear and easy to read. the sample letter has a simple layout - the so-called "full-block form with open punctuation" - that is now very common, particularly in Britain. Abbreviations ref. reference Zeichen/Kürzel re regarding Betreff asap as soon as possible so bald wie mögtich enc./encl. enclosure Anlage cc/c.c. copies to (carbon copies) Kopien an pp/p.p. per procuration im Auftrag (through the agency of) i.e. id est (that is) das heißt e.g. exempli gratia (for example) zum Beispiel attn for the attention of zu Händen FYI for your information zur Kenntnisnahme

3 Standard Phrases For Letters The following elements in bold type are typical for business correspondence. Learn them - and use them again and again. Starting a letter 1. Thank you for your letter of 28 January, in which you enquired about our new Autumn Colours collection. 2. I am writing to you about With reference to / further to our telephone call this morning I would like to confirm our meeting for next Tuesday. 5. We are a gourmet food store specializing in Italian products and would like some more information about... Good news 1. We are pleased to inform you that your order no 8854 for ski socks has been dispatched. 2. We are pleased to announce that our prices have been cut by 10 per cent. 3. It is my pleasure to invite you to our conference on 2 lapril at... Bad news 1. We regret to inform you that the goods have been delayed owing / due to.. 2. I am sorry to inform you that we are unable of offer you I am afraid that we are unable to grant you the usual 10 per cent discount... Requests 1. Could you please inform us (as to) whether you can deliver Could you give me a quotation for 100 pairs, please? 3. I would be grateful if you could send me I would appreciate if you could send me I would appreciate your sending me... Enclosures 1. Please find enclosed / attached our latest price list. 2. I am enclosing our latest catalogue (US: catalogue). 3. As you will see from the enclosed brochure...

4 Complaints 1. l am writing to complain about the delay in our order of 1 May. 2. Please ensure that this sort of problem does not happen again. 3. I hope that this will not happen again. Apologies 1. Please accept our apologies for any inconvenience this has caused you. 2. I am very sorry about the delay caused by The mistake was the result of... Orders 1. We can quote / give you a unit price of $ 4,36 for orders of 50 units or more. 2. We can offers you a discount of three per cent for orders over $ 1,000. Payment reminders 1. With reference to our invoice no 765 for $ 556, we would like to advise you that we still have not received your remittance for this amount. 2. If payment has already been made, please ignore / disregard this letter. Appointments 1. I will be in Munich next week and would very much like to meet you. 2. I will be free on Monday. 3. Please let me know if this suits you. 4. Please let me know if this would be convenient 5. I will call you next week to confirm our arrangements. Concluding remarks 1. If you have any further questions, please do not hesitate to contact us. 2. Thank you in advance for your help. 3.I look forward to / I am looking forward to hearing from you.

5 English / German Differences There are a number of small but important differences between business letters in English and those in German. In English: 1. the first letter after the opening address is capitalized (Thank you...) 2. you can start a paragraph with "I". Only an egomaniac, however, would start every sentence with "I". ft is also common to use "we" instead of "I". 3. commas are much less common than in German. 4. "pp" (or "p.p.") before the signature stands for the Latin per procurationem, meaning "through the agency of". This simply means that the sender of the letter was not available to sign it. Unlike the German pp. (per procura), pp does not mean that the person who signed the letter has any special legal authority in the company. Very often it is written before the name of the person the letter is from, although this is not, strictly speaking, correct. Less formally, and particularly in North America, people simply write "for". How formal? How formal should business letters be? That depends on the person to whom you are writing. If it is someone you have never dealt with before, you should be more formal, than it is someone with whom you do business regularly or know personally. Faxes and particularly s tend to be much less formal in both content and layout. 1. Thank you is more formal than Thanks 2. Yours sincerely is more formal than Best wishes or Best regards. 3. I look forward to seeing you is slightly more formal than I am looking forward to seeing you. In both cases, the last verb is in the ing from. 4. Contractions we've, there are usually avoided in formal letters. Even in formal letters, there is no need to be old-fashioned, for example, when you have no contact name, do not use "Dear Sirs" and "Dear Gentlemen", which are now considered sexist by many people. Dear Sir or Madam or Dear Madam or Sir is better (Note also the use of or here, in contrasts to the German expression Sehr geehrte Damen und Herren)

6 Telephoning answering machine = Anrufbeantworter answerphone = Anrufbeantworter connect = verbinden country code = Landeskennzahl cordless phone = schnurloses Telefon dial = wählen dial a wrong number = sich verwählen dialling code (US: area code) = Ortskennzahl dialling tone (US: dial tone) = Freizeichen direct line = Durchwahl directory = Telefonbuch engaged (US: busy) = besetzt engaged tone (busy signal) = Besetztzeichen directory enquires (US: directory assistance) = telefonische Auskunft extension (number) = (Nummer der) Nebenstelle hang up = auflegen have the wrong number = falsch verbunden sein hold the line = bitte warten Sie home number = Privatnummer letter (of the alphabet) = Buchstabe look up a number = eine Nummer nachschlagen mobile phone (US: cell phone) = Handy make an enquiry = die Auskunft anrufen make a note of something = sich etwas aufschreiben operator = Telefonvermittlung phone number = Telefonnummer receiver = Telefonhörer switchboard = Zentrale voice mail = Telefon mailbox work number = Dienstnummer

7 Bestätigen und zusammenfassen Let's just go over that again Can I just summarize? So that's settled, then. We've agreed that... Telefonat zum Ende führen Fine! Right! Okay! Is there anything esles? I think that's all. Was there anything you wanted to add? Telefonate beenden Thanks for your help. We'll be in touch next week. I look forward to hearing from you soon. Hope to see you soon. Bye! / Goodbye then! Thank you. Bye! You're welcome. Bye! A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z ALPHA BRAVO CHARLIE DELTA ECHO FOXTROT GOLF HOTEL INDIA JULIET KILO LIMA MIKE NOVEMBER OSCAR PAPA QUEBEC ROMEO SIERRA TANGO UNIFORM VICTOR WHISKY X-RAY YANKEE ZULU

8 Terms used to write enquiries Opening We see from your entry in (Einkaufsführer) that... Wir stellen anhand Ihrer Eintragung in (Einkaufsführer) fest, dass... We note from your advertisement in (Zeitschrift) of (Datum) that... Wir entnehmen Ihrer Anzeige in (Zeitschrift) vom..., dass... When we visited your stand at the (Ort) trade fair, we were interested to see that... Als wir Ihren Stand bei der (Ort-)-Messe besuchten, sahen wir mit Interesse, dass... We understand from your sales brochure/leaflet that... Wir entnehmen Ihrer/m Verkaufsbroschüre/Prospekt, dass... You have been recommended to us by (Name), who informed us that... Sie wurden uns von der Firma (Name) empfohlen, die uns mitgeteilt hat, dass you manufacture/produce (Produkt) for the leisure/steel/... industry.... Sie (Produkt) für die Freizeit-/Stahl-/... Industrie berstellen/produzieren.... your company supplies (Produkt) at competitive prices.... Ihre Gesellschaft (Produkt) zu konkurrenzfähigen Bedingungen liefert.... you offer a wide range of (Produkt).... Sie ein breites Sortiment von (Produkt) anbieten. Background We are a leading importer/manufacturer/ wholesaler of (Produkt). Wir sind ein führender Importeur/Hersteller/ Großhändler von (Produkt). At present we are extending our range of (Produkt). Gegenwärtig erweitern wir unser Sortiment von (Produkt). We are launching a new range of (Produkt) next year/shortly/... Nächstes Jahr/In Kürze/... bringen wir ein neues Sortiment von (Produkt) auf den Markt. There is a growing market in (Land) for (Produkt) at a competitive price. Es gibt einen wachsenden Markt in (Land) für (Produkt) zu einem konkurrenzfähigen Preis. We are (therefore) interested in (Produkt). Daher haben wir Interesse an (Produkt).

9 Request Please send us your current/new/latest catalogue and price list. Schicken Sie uns bitte Ihre(n) aktuelle(n)/ neue(n)/neueste(n) Katalog und Preisliste. Please send us (Zahl) samples of your (Produkt) for our inspection. Schicken Sie uns bitte (Zahl) Muster Ihrer (Produkt) zur Überprüfung. Would you please arrange for your representative to visit us? Würden Sie bitte veranlassen, dass Ihr(e) Vertreter/ Vertreterin uns besucht? Could you (also) please send us information on trade discounts/delivery periods? Könnten Sie uns (auch) Informationen über Handelsrabatte/Lieferzeitenschicken? Close Thank you in advance for your assistance/help. Danke im Voraus für Ihre Hilfe. We look forward to hearing from you shortly/soon, Wir freuen uns darauf, von Ihnen in Kürze/bald zu hören. We hope to hear from you in due course. Wir hoffen von Ihnen zu gegebener Zeit zu hören.

10 Terms used to write offers and quotations Opening Thank you for your enquiry of... Danke für Ihre Anfrage vom... With reference to your enquiry of... Mit Bezug auf Ihre Anfrage vom... We refer to your enquiry of... Wir beziehen uns auf Ihre Anfrage vom.. With reference to your telephone call of Mit Bezug auf Ihren Telefonanruf vom... Details... we have pleasure in submitting the following offer/quotation: wir freuen uns, das folgende Angebot vorzulegen: we are pleased to send you our quotation, as follows: gerne schicken wir Ihnen unser Angebot wie folgt:... Terms We are pleased/willing to give/offer... Wir sind bereit... einzuräumen/anzubieten.... a/an introductory/trade/volume discount of (10)% off/on list price.... einen Einföhrungs-/Handels-/Mengenrabatt von (10)% auf den Listenpreis.... a cash discount of (2) /o for payment/settlement within... days.... (2)% Skonto für Bezahlung/Begleichung innerhalb von... Tagen. All prices are net. Alle Preise sind netto. The prices are EXW/FOB Bremen/ CIF Liverpool/... Die Preise sind EXW/FOB Bremen/CIF LiverpooV... Payment should be made... Zahlung sollte... erfolgen.... in advance.... im Voraus on receipt of (the) consignment/goods/order.... bei Erbalt der Sendung/Ware/Bestellung according to our usual terms and conditions of business.... gemäß unserer üblichen Geschäftsbedingungen...

11 ... within 15/30/... days of delivery..... innerhalb von 15/30/... Tagen nach Lieferung... by irrevocable letter of credit.... durch unwiderrufliches Akkreditiv Delivery will be made... Lieferung erfolgt... The consignment/goods/order will be dispatched Die Sendung/Ware/Bestellung wird... ausgeliefert.... immediately on receipt of order by air/rail/road/ sea.... sofort nach Erbalt der Bestellung per LuftfracW Bahn/LKW/Seefracht.... within 7/15/... days of receipt of order innerhalb von 7/15/.. Tagen nach Erhalt der Bestellung... This offer/quotation is valid for... weeks/months after the above date. Dieses Angebot ist gültig für... Wochen/Monate nach dem o.g. Datum. This offer/... is binding until 30June/... Dieses Angebot ist verbindlich bis 30. Juni/... Close Thank you (again) for your interest/enquiry. Danke (nochmals) für Ihr(e) Interesse/Anfrage. We are sure/certain (that)... Wir sind sicher, das... We hope (that)... Wir hoffen, dass you will be satisfied with our offer/products,... Sie mit unserem Angebot/unseren Produkten zufrieden sein werden.... you will take advantage of this offer/quotation.... Sie von diesem vorteilhaften Angebot Gebrauch machen werden. If you have any questions/queries,... Wenn Sie irgendwelche Fragen haben,... Should you require any further information... Sollten Sie weitere Informationen benötigen, please contact/get in touch with me/the undersigned/us.... setzen Sie sich bitte mit mir/dem(der) Unterzeichner(m)/uns in Verbindung. We look forward to doing business with you. Wirfreuen uns, mit Ihnen in Geschäftsbeziehung zu treten.

12 Terms used to write orders Opening Thank you (very much) for... Danke (sehr) für... Many thanks for... Vielen Dank für your offer/quotation of (Datum).... Ihr Angebot vom (Datum).... your catalogue/price list.... Ihre(n) Katalog/Preisliste... your sales brochure/pamphlet about (Produkt).... Ihren(e) Verkaufsbroscbüre/Prospekt über (Produkt).... the sample(s) of (Produkt).... das/die Muster/Probe von (Produkt). Details We would like to place the following order: (Einzelheiten des Angebots) Wir möchten folgende Bestellung erteilen: (Einzelheiten des Angebots) Please supply/deliver the following items/products: (Ausgaben aus z.b. dem Katalog) Liefern Sie bitte die folgenden Gegenstände/Produkte: (Ausgaben aus z.b. dem Katalog) Terms We note that these prices include... Wir stellen fest, dass diese Preise... einschließen.... a/an introductory/trade discount of (Zahl) % off/on list (price).... einen Einfübrungs-/Handelsrabatt tow (zahl) % aufden/vom Listenpreis. We understand that you are willing to give/offer us... Wir entnehmen Ihrem Brief/Angebot, dass Sie bereit sind, uns... zu gewähren/anzubieten.... an additional cash discount of (Zahl) %.... ein zusätzliches Skonto von (Zahl)% a discount of (Zahl) % according to your usual terms and conditions of business.... einen Rabatt von (Zahl)% gemäß Ihren üblichen Geschäftsbedingungen...

13 ... a discount of...% on orders above a value over EUR (Zahl).... einen Rabatt von (Zahl)% für Bestellungen im Wert von über EUR (Zahl)... Payment will be made... Zahlung erfolgt by cheque.... per Scheck.... by credit transfer to your bank in (Ort).... durch Überweisung an Ihre Bank in (Ort).... in advance.... im Voraus.... immediately on delivery/on receipt of the consignment/your invoice.... sofort nach Lieferung/Erhalt der Sendung/Ihrer Rechnung.... within 15/30 days of delivery/receipt.... innerhalb von 15/30 Tagen nach Lieferung Erhält.... by acceptance at 60 days.... durch 60-Tage-Akzept.... by sight draft.... gegen Sichtwechsel.... by confirmed, irrevocable letter of credit.... durch bestätigtes, unwiderrufliches Akkreditiv.... cash against documents.... Kasse gegen Dokumente.... documents against acceptance.... Dokumente gegen Akzept. We note/understand that the consignment will be delivered/dispatched/sent... Wir stellen fest/ersehen, dass die Sendung... geliefert/ausgeliefert/versandt wird.... by road/rail to our (Ort) stores/to (Ort) for collection.... per LKW/Bahn nach unserem (Ort) Lager/nach (Ort) zum Abholen immediately on receipt of order.... sofort nach Erhalt der Bestellung within 15 days of receipt of order.... innerhalb von 15 Tagen nach Erbalt der Bestellung...

14 Closing Please acknowledge/confirm receipt of this order Bestätigen Sie bitte den Erhalt dieser Bestellung by fax.... per Fax.... in writing.... schriftlich.... by return/by return mail....umgehend/postwendend.... as soon as possible.... so bald wie möglich.... without delay.... unverzüglich. Could you please let us know... Könnten Sie uns bitte wissen lassen, when the goods leave/will leave your stores/works?... wann die Waren Ihr Lager/Werk verlassen werden?... when (exactly) we can expect delivery/to receive the consignment/ wann (genau) wir die/den Lieferung/Erhalt der Sendung erwarten können? Thank you in advance, and we look forward to ing-form'. Wir bedanken uns im Voraus und freuen uns darauf receiving the consignment by the due date/shortly,... die Sendung zum Fälligkeitsdatum/in Kürze zu erhalten.

15 Terms used to write acknowledgements Opening Many thanks/thank you for your order for (Produkt) of (Datum). Vielen Dank/Danke für Ihre Bestellung von (Produkt) vom (Datum). We are pleased to acknowledge/confirm receipt of your order for (Produkt) of (Datum). Wir freuen uns, den Erbalt Ihrer Bestellung von (Produkt) vom (Datum) zu bestätigen. Details We are pleased to confirm the particulars/terms set out in your order. Hiermit bestätigen wir die Einzelheiten/Bedingungen, die Ihrer Bestellung zugrunde liegen. We confirm the details/terms of your order as follows: Wir bestätigen die Einzelheiten/Bedingungen Ihrer Bestellung wie folgt: Please note that the goods will be dispatched on (Datum). Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass die Waren am (Datum) ausgeliefert werden. We expect that the consignment will leave our stores/works on (Datum). Wir rechnen damit, dass die Sendung unser Lager/Werk am (Datum) verlassen wird. We will inform you (by fax/phone/ ) as soon as the goods have left our stores. Wir werden Sie (per Fax/Telefon/ ) benachrichtigen, so bald die Waren unser Lager verlassen haben. As agreed, delivery will be made by air freight/... at our/your expense. Wie vereinbart, erfolgt die Lieferung per Luft-fracht/... auf unsere/ihre Kosten. Delivery will be made FOB Oslo/... Lieferung erfolgt FOB Oslo/... We are sorry to inform you that (Produkt) is out of stock at present. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass (Produkt) -zur Zeit vergriffen ist. We expect to be able to fill your order by (Datum) (at the latest). Wir gehen davon aus, dass wir Ihre Bestellung bis (spätestens) (Datum) ausführen können.

16 Closing Thank you/many thanks again for... Nochmals danke/vielen Dank für the/your order.... die/ihre Bestellung.... your interest in our products.... Ihr Interesse an unseren Produkten. We are certain/convinced/sure that... Wir sind sicher/überzeugt, doss... We hope that... Wir hoffen, dass you will be fully satisfied (with our products and service).... Sie (mit unseren Produkten und unserem Service) völlig zufrieden sein werden. If there are any problems, please contact me/us immediately. Falls es irgendwelche Probleme gibt, setzen Sie sich bitte mit mir/uns sofort in Verbindung.

17 Terms used to write complaints Situation We are sorry to say that our order of (Datum)... Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass unsere Bestellung vom (Datum)... We regret to inform you that our order no (Bestellnummer)... Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass unsere Bestellung-Nr. (Bestellnummer) has not (yet) arrived although it was due on/by (Datum).... (noch) nicht angekommen ist, obwohl sie am/bis (Datum) fällig war.... has not been delivered by the due date.... nicht zum fälligen Datum geliefert worden ist.... has not (yet) been delivered although it was due within (Zahl) weeks.... (noch) nicht geliefert worden ist, obwohl sie innerhalb von (Zahl) Wochen fällig war. On checking the consignment/delivery we discovered/found that it... Bei der Kontrolle der Sendung/Lieferung entdeckten/fanden wir heraus., dass sie is incomplete because (Zahl) items are missing.... unvollständig ist, da (Zahl) Gegenstände fehlen.... has been damaged (by moisture/dirt/rough handling) in transit.... (durch Feuchtigkeit/Dreck/unsachgemäße Behandlung) auf dem Transportweg beschädigt worden ist.... is not in accordance with our order.... nicht mit unserer Bestellung übereinstimmt.... does not meet our specification/quality requirements.... unsere Spezifikation/Qualitätsanforderungen nicht erfüllt. We found that several (Zahl) items... Wir stellten fest, dass mehrere/(zahl) Gegenstände have been broken/damaged/scratched because of insufficient/poor packaging.... wegen unzureichender/mangelhafter Verpackung zerbrochen/beschädigt/zerkratzt waren.

18 Request Could you please find out what has happened and... Könnten Sie bitte klären, was passiert ist, und inform us when we can expect delivery immediately/without delay?... uns sofort/unverzüglich mitteilen, wann wir die Lieferung erwarten können? Please look into the matter and let us know... Geben Sie bitte der Sache nach und lassen uns wissen when we can expect delivery of the correct/missing items.... wann wir die Lieferung der richtigen/fehlenden Gegenstände erwarten können.... when you will replace the damaged goods/items.... wann Sie die beschädigten Waren/Gegenstände ersetzen werden.... what we should do with the damaged goods.... was wir mit den beschädigten Waren machen sollen. We need the goods by (Datum) at the latest because... Wir benötigen die Waren bis spätestens (Datum), da... We would be grateful if you could do this without delay because... Wir wären dankbar, wenn Sie dies unverzüglich erledigen könnten, da our own customers are waiting for this order.... unsere eigenen Kunden auf diese Lieferung warten. Reason As our own customers are waiting for deliveries, Da unsere eigenen Kunden auf Lieferungen warten, As our stocks are now almost exhausted... Da unsere Lagerbestände jetzt fast aufgebraucht sind, we expect immediate action on your part.... erwarten wir sofortiges Handeln Ihrerseits. As the goods cannot be sold,... Da die Waren nicht verkauft werden können, we must return them at your expense.... müssen wir sie zu Ihren Kosten zurückschicken.... we ask you to arrange for their collection.... bitten wir Sie, die Abholung zu veranlassen.... we wish to cancel the order.... möchten wir die Bestellung stornieren.

19 Close We are sure that you will understand our position and... Wir sind sicher, dass Sie unsere Haltung verstehen werden und we look forward to receiving the delivery by (Datum)/ within (Zahl) days.... wir freuen uns darauf, die Lieferung bis (Datum)/innerhalb von (Zahl) Tagen zu erhalten.... we expect the immediate delivery of the correct/missing items.... wir erwarten die sofortige Lieferung der richtigen/fehlenden Gegenstände.... we hope to receive replacements for the damaged goods immediately/without delay.... wir hoffen, dass wir Ersatz für die beschädigten Waren sofort/unverzüglich erhalten werden. Thank you for your help, and we look forward to hearing from you shortly. Danke für Ihre Hilfe. Wir erwarten bald von Ihnen zu hören.