Geschäftsprozesse. Modellierung von Geschäftsprozessen

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1 Skript zur Vorlesung Geschäftsprozesse IT Kompaktkurs Modellierung von Geschäftsprozessen Sommersemester 2000/2001 Prof. Dr.-Ing. Brigitte Bärnreuther Fachhochschule Hof

2 skript4.doc: 2 1. Geschäftsprozesse: Modellierung Betriebliche Geschäftsprozesse Warum ist ein Modell notwendig? Was muss modelliert werden? Wie können Abläufe dargestellt werden? Objekte und Objekttypen Prozessbeispiel Produktionsprozess Modelltyp Funktionsbaum Modelltyp Organigramm Modelltyp Ereignisgesteuerte Prozesskette Modelltyp Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette Hinterlegung Vorgehensweise bei der Modellierung Zusammenfassung Geschäftsprozesse: Modellierung Heute wollen wir uns damit befassen, wie man Geschäftsprozesse geeignet modelliert. Wir werden feststellen, was modelliert werden muss und welche Mittel es dafür gibt. Der Modellierungsmethode, die ich Ihnen vorstellen möchte, liegt das Architekturkonzept integrierter Informationssysteme (ARIS) zugrunde, das Ende der 80er Jahre von Prof. Scheer entwickelt wurde. Auf Basis dieser Methode werden wir uns exemplarische Prozessmodelle aufbauen. 2. Betriebliche Geschäftsprozesse Man unterscheidet Operationale Prozesse: Auftragsabwicklung, Produktentwicklung, Service (Logistik) Managementprozesse Finanzreporting, Vermögensverwaltung, HR-Management Ein Prozeß endet nicht an den Grenzen von Organisationseinheiten, sondern erstreckt sich über Abteilungen hinweg. Bei den genannten Prozessen handelt es sich um unternehmensweite Prozesse mit relativ hoher Bedeutung. Man spricht auch von sog. Kernprozessen. Darunter gibt es aber noch sehr viele Detailprozesse, die sich in den einzelnen Bereichen abspielen, z.b. in der Produktion. 3. Warum ist ein Modell notwendig? Modelle sollen die Realität abbilden, konkret soll der Prozessablauf aus der betrieblichen Praxis dargestellt werden. Folgende Zielsetzungen werden dabei verfolgt:

3 skript4.doc: 3 Einführung von betriebswirtschaftlicher Anwendungssoftware (Standardsoftware oder Entwicklung von Individualsoftware); in der Praxis im Vorfeld einer SAP-Einführung Business Reengineering, Prozesse verbessern Prozeßkostenrechnung Einführung von Workflow-Systemen Zertifizierung ISO 9000, Abläufe im Unternehmen zertifizieren 4. Was muss modelliert werden? Zunächst muss man wissen, was modelliert werden soll. Wesentliche Bestandteile eines Geschäftsprozesses sind einzelne Funktionen. Eine Funktion ist eine fachliche Aufgabe, ein Vorgang bzw. eine Tätigkeit. Eine Funktion kann z.b. sein Werkzeug messen, Baugruppe bearbeiten, Baugruppe montieren. Eine Funktion bezieht sich meist auf ein Informationsobjekt, ein Datum. Auch diese Daten müssen modelliert werden. Dazu gehören Stammdaten und Bewegungsdaten. Die sog. Stammdaten, also solche, die sich selten ändern unterscheiden. Typischerweise sind das Artikel, Kunde, Material, Lieferant. Ferner müssen auch noch sog. Bewegungsdaten modelliert werden, das sind Daten, die während eines Geschäftsprozesses entstehen und sich häufiger ändern, also temporär sind, wie man sagt. Z.B. ein Fertigungsauftrag, eine Bestellung, ein Wareneingangsbeleg. Organisationseinheiten werden hier nur kurz behandelt, weil sie eingehend in der nächsten Folge besprochen werden. Für dieses Kapitel ist wichtig, dass Funktionen typischerweise von Organisationseinheiten im Unternehmen ausgeführt werden, also müssen auch diese modelliert werden. Dazu gehören z.b. der Vertrieb, das Lager und das Rechnungswesen. Dazu kommen noch Ereignisse, die eintreten oder ausgelöst werden. Typische Ereignisse wären Ware ist eingetroffen, Rechnung ist storniert usw. Ferner braucht man noch Ressourcen, die im Verlaufe des Geschäftsprozesses eingesetzt werden. Und zuletzt Leistungen, die durch den Geschäftsprozess erbracht werden, z.b. eine Dienstleistung wie die Beratung zur Geschäftsprozessoptimierung oder ein Produkt wie ein Beamer. 5. Wie können Abläufe dargestellt werden? Die textuelle Beschreibung ist eine Möglichkeit. Im Text kann z.b. die Qualitätskontrolle so behandelt werden, dass man festlegt für die Messung der Bauteile ist die Abteilung Qualitätssicherung fachlich verantwortlich. Dies ist aber nur ein sehr kleiner Ausschnitt.

4 skript4.doc: 4 Vor der Qualitätskontrolle muss das Bauteil erst gefertigt werden, dazu ist ein Rohteil notwendig, für die Qualitätskontrolle braucht man spezielle Messmittel, später wird es vielleicht mit einem anderen Teil zusammengebaut. Aber es gibt sehr viel übersichtlichere Verfahren, z.b. die tabellarische Darstellung. Hier würde derselbe Sachverhalt mit einer Zeile in einer Tabelle festgehalten. Es würde da z.b. heißen: Die Funktion heißt Messung, die zuständige Organisationseinheit ist die Abteilung Qualitätssicherung und die Beziehung zwischen beiden heißt ist fachlich verantwortlich. Ein Problem dabei ist, dass eine Vielzahl von Sachverhalten in Tabellen festgehalten werden muss. Das ist zwar schön systematisch, aber die Inhalte sind u.u. nicht auf Anhieb verständlich. Gegenüber den beiden genannten Möglichkeiten hat die grafische Methode große Vorteile. Hier wird derselbe Sachverhalt dargestellt durch eine Funktion Messen, eine Organisationseinheit Abteilung Qualitätssicherung und die verbindende Kante ist fachlich verantwortlich für. Die grafische Methode basiert darauf, das für jedes Element ein grafisches Symbol festgelegt wird. 6. Objekte und Objekttypen Konzeptionell muss man unterscheiden zwischen Objekten und Objekttypen. Die Modelle bestehen aus konkreten Objekten unterschiedlicher Objekttypen. D.h. es gibt den Objekttyp Funktion und in unserem Beispiel eine konkrete Ausprägung dazu, die Funktion Bauteil messen. Diese konkreten Objekte werden dann durch Kanten verbunden und mit den konkreten Tätigkeiten in Zusammenhang gebracht. Analog zu den Objekten und Objekttypen unterscheidet man auch Kanten und Kantentypen. Objekte können durch verschiedene Kantentypen verbunden werden, die Kanten können gerichtet oder ungerichtet sein. Die unterschiedlichen Kantentypen hängen von den Symbolen ab, die sie verbinden können. Um den Zusammenhang zwischen einer Organisationseinheit und einer Funktion darzustellen, wird keine Richtung angegeben, damit wird z.b. dargestellt, dass eine Organisationseinheit die Funktion ausführt. Zwischen Organisationselementen und Funktionen sind vielfältige ungerichtete Kantentypen möglich, um die unterschiedlichen Mitwirkungen am Prozessablauf dokumentieren zu können. Z.B. wirkt mit, stimmt zu, entscheidet über usw. Gerichtete Kantentypen in Zusammenhang mit Funktionen heißen beispielsweise ist Input für oder führt zu, erzeugt usw. 7. Prozessbeispiel Produktionsprozess Mit den bisher eingeführten Mitteln kann ein Produktionsprozess modelliert werden. Es beginnt mit der Fertigung, geht weiter über die Qualitätskontrolle, über die Montage bis zum Versand. Es handelt sich bei diesem Beispiel um einen sog. Kernprozess. Die Kernprozesse sind die wichtigsten Prozesse im Unternehmen und haben zum Ergebnis, dass ein Produkt oder eine Dienstleistung erstellt wird. Sie sind wertschöpfend. Solche Überblicksmodelle nennt man deshalb auch Wertschöpfungskettendiagramme. Die Funktionen werden in Form einer Funktionsfolge angeordnet und miteinander verbunden.

5 skript4.doc: 5 8. Modelltyp Funktionsbaum Bei der ARIS-Modellierungsmethode kennt man verschiedene Modelltypen. Das Wertschöpfungskettendiagramm ist eines davon. Ein weiterer Modelltyp ist der Funktionsbaum. Im Funktionsbaum für die Fertigung sind die Teilschritte aus der Fertigung des Einspielfilmes modelliert. Er stellt Funktionen in einem hierarchischen Modell dar, mit über- und untergeordneten Funktionen. Es sich um eine rein statische Darstellung. Der Funktionsbaum dient als Einstiegs- oder Überblicksmodell. 9. Modelltyp Organigramm Im Organigramm erkennt man den Zusammenhang von Organisationseinheiten untereinander, es wird die Aufbauorganisation des Unternehmens dargestellt. Das Oval stellt eine Organisationseinheit dar, das Rechteck symbolisiert eine Stelle. Eine Stelle ist die kleinste zu identifizierende Organisationseinheit im Unternehmen. Die Verantwortlichkeiten und Weisungsbefugnisse werden in der jeweiligen Stellenbeschreibung festgelegt. Eine Kante von einer Organisationseinheit zu einer anderen hat die Typbeschreibung ist übergeordnet, das bedeutet die Geschäftleitung ist der Produktion übergeordnet. Eine Kante von einer Stelle zu einer Organisationseinheit bzw. anderen Stelle hat die Typenbeschreibung ist fachlich vorgesetzt, in der umgekehrten Richtung hat sie den Typ wird gebildet durch. Die Kantentypen sind durch die Typen der Objekte, die die Kanten verbinden, festgelegt. Die Abbildung ist so zu verstehen: Der Leiter der Entwicklungsabteilung ist der Organisationseinheit Produktentwicklung fachlich vorgesetzt und die Organisationseinheit Produktentwicklung wird wiederum gebildet vom Konstrukteur. 10. Modelltyp Ereignisgesteuerte Prozesskette Neben der Funktion ist das Ereignis das wichtigsten Element bei der Modellierung. Ein Ereignis wird durch eine violette Raute dargestellt. Es beschreibt einen eingetretenen, betriebswirtschaftlich relevanten Zustand eines Informationsobjektes. Die Bezeichnung eines Ereignisses hat deshalb immer die Form Informationsobjekt Statusveränderung. (Funktionen wurden in der Kombination Informationsobjekt und Tätigkeit bezeichnet.) Beim Ereignis steht das Verb in der passiven Form: Das Werkzeug ist vermessen. Ereignisse steuern oder beeinflussen den Ablauf eines Geschäftsprozesses. Sie fungieren als Auslöser ( Trigger ) von Aktivitäten. Andererseits resultieren sie aus vorangegangenen Funktionen. Durch ein sequentielles Hintereinanderschalten von Ereignissen und Funktionen entsteht eine zusammenhängende Kette, die als Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) bezeichnet wird. Einerseits lösen Ereignisse Funktionen aus und andererseits erzeugen Funktionen Ereignisse. Mit diesen Elementen kann man eine richtige Prozessmodelle generieren.

6 skript4.doc: 6 Im Gegensatz zu den statischen Funktions-, Daten- und Organisationsmodellen beschreiben Ereignisgesteuerte Prozessketten den ablaufbezogenen (zeitlich-logischen) Zusammenhang von Funktionen. Mit Ereignisgesteuerten Prozessketten kann man nicht nur linear verlaufende Prozesse sondern auch parallele oder alternative Verzweigungen beschreiben. Dies wird durch sogenannte UND/XOR/ODER-Operatoren erreicht. Der UND-Operator entspricht einer Parallelisierung des Ablaufs, er kann insbesondere dazu genutzt werden, Wartezeitpunkte in Form von externen Ereignissen in der Prozessmodellierung wiederzugeben. Der XOR-Operator (exklusives ODER) und der ODER-Operator wird zur Modellierung von Alternativen im Prozessablauf verwendet. Der XOR-Operator läßt nur genau einen Pfad als Alternative zu. Der ODER-Operator läßt sowohl einen parallelen Ablauf des Prozesses als auch eine Entscheidung für einen einzelnen Pfad zu. Die Instanzierung der Prozesse läßt sich durch Kugeln veranschaulichen, die von oben nach unten durch das Modell laufen. In dieser Veranschaulichung der Prozessinstanz wird die Kugel bei einem XOR-Operator in eine Richtung gelenkt. Bei einem UND- Operator werden die Kugeln geclont und Kopien der Kugeln in die einzelnen Pfade gelenkt. Der ODER-Operator läßt dementsprechend eine Mischung dieser beiden Möglichkeiten zu. Bei der Modellierung mit Operatoren gibt es folgende Einschränkungen: Die Möglichkeit, dass nach einem Ereignis verzweigt wird, ist nur beim UND-Operator aber nicht beim ODER- oder XOR-Operator zulässig. Da im Fall eines ODER- bzw. XOR-Operators in jeder Prozessinstanz eine Entscheidung über den weiteren Verlauf des Prozesses notwendig ist, ist vor einer XOR- bzw. ODER-Verzweigung eine Funktion zwingend erforderlich, in der diese Entscheidung getroffen wird. Ein Ereignis kann keine Entscheidungen treffen. Als Beispiel für eine Ereignisgesteuerte Prozesskette wir ein Teilprozess aus der Qualitätskontrolle modelliert. 11. Modelltyp Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette Bei sog. erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette (eepk) wird die Abfolge von Funktionen und Ereignissen um weitere Modellelemente ergänzt: Fachbegriff: Er wird z.b. eingesetzt, um in der Qualitätskontrolle ein Protokoll darzustellen. Ein Fachbegriff dient zur Kommunikation zwischen Mitgliedern unterschiedlicher Gruppen im Unternehmen. Er wird auch als Input oder Output in der eigentlichen Ablaufbetrachtung verwendet.

7 skript4.doc: 7 Leistung: Das Element Leistung kann man zur Darstellung des Prüfergebnisses verwenden. Eine Leistung ist das Ergebnis einer wertschöpfenden Funktion. Für das gesamte Unternehmen gesehen stellt z.b. das hergestellte Produkt oder die bereitgestellte Dienstleistung eine Leistung dar. Resource: Mit dem Element Resource kann z.b. ein Messgerät dargestellt werden, dass von der Funktion Messen benutzt wird. Informationsträger: Messprogramm und Prüfergebnis werden in einer Datenbank als Qualitätsdaten gespeichert. Als Beispiel für eine erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette wir ein Teilprozess aus der Qualitätskontrolle modelliert. Bei der Realisierung von Prozessketten gibt es grundsätzlich zwei unterschiedliche Philosophien: Bei der schlanken Modellierung werden nur der zeitlich-logische Ablauf der Prozesse in der EPK dargestellt. Bei der sog. erweiterten Modellierung werden auch die statischen Beziehungen abgebildet. Weil man bei der schlanken Modellierung auf die Darstellung von Daten, Leistungen, Organisationseinheiten usw. verzichtet, stellt man sie in einem separaten Diagramm, dem sog. Funktionszuordnungsdiagramm dar. 12. Hinterlegung Mit Hilfe einer Hinterlegung wird ein Objekt mit einem Modell verbunden. Damit erreicht man, dass ein Objekt durch ein detailliertes Modell beschrieben werden kann. Im Beispiel kann die Funktion Qualitätskontrolle aus dem Produktionsprozess mit der erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette für die Qualitätskontrolle hinterlegt werden. Um zu kennzeichnen, dass der Funktion Qualitätskontrolle eine eepk hinterlegt ist, wird die Funktion in der Grafik mit diesem Symbol gekennzeichnet. Ein Objekt kann mit mehreren Modellen jeweils eines Modelltyps hinterlegt sein. Z.B. kann eine Funktion mit einem Funktionsbaum, einer eepk und einem Funktionszuordnungsdiagramm detailliert beschrieben werden. Um den Produktionsprozess zu vervollständigen, hinterlegt man für jede Funktion im Kerngeschäftsprozess ein weiteres Modell, z.b. für die Fertigung, für die Montage und für den Versand. 13. Vorgehensweise bei der Modellierung Im Rahmen eines Projektes empfiehlt sich die Top-Down-Vorgehensweise, indem man zunächst das Unternehmensziel als den Top-Prozess herausbildet und als Wertschöpfungskettendiagramm abbildet. Ebenso kann man das Organigramm auf der Top- Ebene festhalten.

8 skript4.doc: 8 Man beginnt mit Übersichtsmodellen auf oberstem Abstraktionsniveau. Davon ausgehend löst man die wichtigsten Kerngeschäftsprozesse heraus, wie den Produktionsprozess, die Produktentwicklung usw. und bildet damit Wertschöpfungskettendiagramme. Diese zählen dann zum Bereich der Grobmodelle. Ausgehend von der Wertschöpfungskette eines Kernprozesses listet man alle auftretenden Funktionen in Form eines Funktionsbaums auf. So erhält man einen Überblick über alle auftretenden Tätigkeiten. Zu den verfeinerten Modellen gehören EPKs und eepks, mit ihnen kann man die einzelnen Funktionen des Funktionsbaums hinterlegen Die dargestellte Hierarchie ist individuell veränderbar und hängt von dem konkreten Modellierungsprojekt ab. Bei der Neustrukturierung von Unternehmen stehen in der Praxis zunächst die groben Modelle im Vordergrund. Die detaillierteste Darstellung kann man dann mit eepks erreichen. 14. Zusammenfassung Eingangs wurde dargestellt, dass man Geschäftsprozesse aus unterschiedlichen Zielsetzungen heraus modelliert. Sehr häufig geschieht das im Vorfeld der Einführung von Standardsoftware. Eine grafische Modellierungsmethode wurde im Detail besprochen und die einzelnen Modellierungselemente wurden erklärt. Mit Hilfe der Elemente wurden ausgewählte Geschäftsprozesse dargestellt.