ADV e-government Konferenz 2014 Seite 1 von 11

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1 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 1 von 11 es ist so einfach der deutsche Titel eines Buches von Richard Faynman - Physiker und Nobelpreisträger Buchtipp: Es ist so einfach: Vom Vergnügen, Dinge zu entdecken, Richard P. Feynman Einfach ist auch die Implementierung der e-rechnung. Die folgende Darstellung der e- Rechnungsbehandlung beim ist in erster Linie für die öffentliche Verwaltung gedacht. Die grundsätzliche Idee ist auch in der Privatwirtschaft umsetzbar, die erforderliche Infrastruktur wird aber nicht in der gleichen Form verfügbar sein.

2 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 2 von 11 Warum ist das so einfach? Die Infrastruktur zum größten Teil bereits vorhanden, wenn man sich des Rechnungsportals des Bundes bedient. Nicht nur die technische Implementierung, vor allem die Bewusstseinsbildung - was ist den unter einer e-rechnung zu verstehen? - ist durch die Einführung der e-rechnung an den Bund geschehen. e-rechnung ist mittlerweile ein Begriff in der Wirtschaft. Technisch hält sich die Implementierung in Grenzen, vor allem, wenn man die Umsetzung in kleinen Schritten vollzieht. Ist der erste Schritt gesetzt, ist der Weg zur vollautomatisierten Rechnungseingangsbearbeitung aufbereitet: weiter Schritte sind nicht zeitkritisch und die erforderlichen außenwirksamen, organisatorischen Tätigkeiten (Information der Rechnungssteller, ) sind bereits erfolgt. Sie können sich auf die technische Umsetzung konzentrieren. Was waren die Gründe für das, um mit Eingangsbearbeitung von e- Rechnungen zu beginnen?

3 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 3 von 11 Sichtweise der Rechnungssteller: Wenn schon e-rechnung an den Bund, warum nicht an die gesamte öffentliche Verwaltung? Investition in die e-rechnungsstellung an den Bund sind bei vielen Rechnungstellern bereits erfolgt. Aber wenn Lieferanten als Rechnungssteller e-rechnungen erstellen müssen, dann immer in der gleichen Art und Weise. Lieferanten möchten nicht unterscheiden müssen, ob Bund, Land OOE, Land Steiermark, Gemeinde A oder Hauptverband der Sozialversicherungsträger der Rechnungsempfänger ist! Stellen Sie sich vor, die Formate sind unterschiedlich, die Einbringungswege unterscheiden sich es kann nicht Ziel sein, dass jeder Rechnungsempfänger ein "wenig anders" seine Rechnungen empfangen möchte! è Ein Anmeldung, ein Einbringungsweg, ein Format!

4 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 4 von 11 Was erwarten wir uns beim Land OÖ als Rechnungsempfänger? Wir möchten dazu beitragen, dass die e-rechnung an Masse gewinnt zuerst im öffentlichen Bereich um dann auch im B2B Bereich leichter Fuß zu fassen. Natürlich wird das in erster Linie ein Service für die Wirtschaft sein! ABER: Kosten soll es wenig sowohl in der Anschaffung als auch im Betrieb UND ausbaufähig soll alles sein! Daher haben wir folgenden Weg eingeschlagen:

5 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 5 von 11 Wir nutzen das Portal des Bundes und profitieren von vorhandenen technischen Zugängen; die formale, technische Rechnungsstruktur wird bereits von der Software des Bundes geprüft bevor die Rechnung an uns weitergeleitet wird. ABER, und das ist wichtig: der wesentliche Vorteil für uns liegt darin, dass wir, egal welches Format der Rechnungsstellerr einbringt, immer ein lesbares PDF und ein maschinenlesbares Format Austrofix Format mit den Originaldaten erhalten. Dieses Austrofix-Format sollte relativ stabil sein. Für die automatisierte Rechnungsweiterbearbeitung bietet das den Vorteil, dass nicht neue Formatversionen oder gar neue Formate voll in unsere Implementierung durchschlagen. Ja, wir gehen davon aus, dass ein Großteil der Formatänderungen keine Auswirkungen auf unsere Implementierung hat, solange das Austrofix-Format nicht zwangsläufig auch geändert werden muss! Nachdem wir die Mengen der e-rechnungen schwer abschätzen können wir haben ja keinen gesetzlichen Zwang haben wir uns für ein kostenschonendes Phasenkonzept entschieden.

6 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 6 von 11 Abbildung: BRZ GmbH So sieht das Schaubild der e-rechnungsanbindung an das Bundesportal aus. Die Details sind nicht relevant. Sie sehen unterschiedliche Zugangswege wie Unternehmensserviceportal, Peppol- Gateway aber auch die Bundesbeschaffungs GesmbH. Wichtig ist, dass diese Infrastruktur bereits alles abbildet und wir nur Nutzer, nicht Betreiber, sind. Damit minimieren sich auch die Kosten für zukünftige Erweiterungen und Adaptierungen!

7 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 7 von 11 Unsere erster Phase "PDF-Rechnung": Einfach oder? Bringt aber nichts! Stimmt bedingt, weil diese Phase bereits alle organisatorischen Arbeiten beinhaltet, die wir für den "Vollausbau" benötigen. Verständigung der Lieferanten, Mitteilung der erforderlichen Identifikationsdaten und entsprechende Hinweise auf den Bestellschreiben; interne Kommunikation und problematisieren unserer Bewirtschafter usw All das wird neben der zugegebenermaßen "billigen" Implementierung auf Schiene gelegt. Und weil wir den ohnehin einen signifikanten Teil der Papierrechnungen einscannen und papierlos weiterverarbeiten, ersparen wir uns das Scannen das sind nicht die überwältigenden Einsparungen, aber doch ein kleiner Schritt zur Kostenminimierung. Wie sieht es nun der Implementierungsteil aus?

8 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 8 von 11 Ein Webservice des Landes Oberösterreich nimmt die Dateien vom Rechnungsportal entgegen Original-XML-Rechnung, sämtliche Beilagen, ein lesbares PDF und das Austrofix-Format. Formale Prüfungen sind bereits durch das Bundes-Rechnungsportal erfolgt. Eine Prüfung auf gültige Adressierung (ist einer unserer Bewirtschafter der Empfänger?), später Prüfung auf gültige Bestellnummer im SAP-System Wird die Rechnung abgelehnt entsprechender Response als Antwort an den aufrufenden Webservice-Request -> Rechnung wird abgelehnt das Rechnungsportal erledigt den Rest Vorprüfungen durch positiv: Die entgegengenommenen Files werden so früh wie möglich archiviert Das PDF wird an den identifizierten Rechnungsempfänger innerhalb des Landes Oberösterreich weitergeleitet, alles wird protokolliert und ist archiviert! Vorteil: keine Prozessadaptierungen, kein Eingriff in das interne Kontrollsystem (IKS) oder anders ausgedrückt - wie jetzt vielleicht jemand denkt "Außen hui innen pfui" Aber es geht ja weiter:

9 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 9 von 11 Weitere Ausbaustufen: Einbinden des elektronischen Aktes (ELAK), mitschleifen des Austrofix-XML und, soweit möglich, Unterstützung bei der Rechnungsvorerfassung durch Vorbefüllen von Feldern. Dies ELAK - Integration in den Rechnungseingangsprozess ist ohnehin bereits umgesetzt es fehlt nur die autom. Vorbefüllung durch die Daten aus dem Austrofix-XML! Der Idealfall wird dann erreicht, wenn alle Daten im SAP vorhanden sind begonnen bei den Bestelldaten, den Lieferdaten, den Lieferantenkonditionen usw. DANN könnte der Rechnungseingangsprozess voll automatisch ablaufen! Das heißt aber, die bestehenden Bestellprozesse - Stichwort elektronischer Lieferschein müssen beim Land Oberösterreich vereinheitlicht und angepasst werden! Und das ist nicht mehr so einfach.

10 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 10 von 11 Warum erzähle ich Ihnen das? sind Sie aus dem öffentlichen Bereich? Nutzen Sie das Rechnungsportal des Bundes erfinden Sie nichts neu tragen Sie bei zur Mengenbildung an e-rechnungen es geht einfach Sie haben aber die wichtigsten Schritte für die Vollautomatisierung bereits durchgeführt Sind Sie aus der Privatwirtschaft - warum nicht Business to Business? erkundigen Sie sich bei Ihrem SW-Lieferanten, welche Möglichkeiten jetzt schon geboten werden für Ihre e-rechnungserstellung? e-rechnungsimport drag and drop? akzeptieren Sie e-rechnungen + PDF, auch wenn Sie die noch nicht importieren und alles automatisieren können beachten Sie aber Ihr internes Kontrollsystem! Sie sind ein Softwarelieferant im betrieblichen Bereich? können Sie e-rechnungen erstellen XML UND PDF-Format? Sie können e-rechnungen importieren vielleicht einfach mittels drag & drop und eine Vorausfüllung diverser Felder vornehmen es muss ja nicht gleich die Vollversion sein? Sie sind Provider im Bereich EDI? Erweitern Sie Ihr Angebot - warum keine Drehscheibe für e-rechnungen und Datenkonvertierung und PDF-Erstellung und All das sind erste Schritte lassen Sie Ihre Phantasie freien Lauf!

11 ADV e-government Konferenz 2014 Seite 11 von 11 Meine Kontaktdaten: Dipl.-Ing. Manfred Luidold Abteilung Informationstechnologie Software-Lösungen / Betriebswirtschaftliche Unterstützung 4021 Linz Kärntnerstraße 16 Tel.: ( ) Fax: ( ) Mobil: ( ) manfred.luidold@ooe.gv.at Büro: it.post@ooe.gv.at Internet: