Effiziente Lieferscheinabrechnungen

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1 Effiziente Lieferscheinabrechnungen Eine vollautomatisierte Lieferscheinerfassung und abrechnung bringt große Vorteile. Sie sparen viel Zeit und viel Geld. Information

2 I N V O I C E Intelligente und automatische Lieferscheinerfassung So einfach kann die Erfassung und Zuordnung von Schüttgut-Lieferscheinen sein einschließlich der automatischen Erstellung der Rechnungen. Im Transport- und Logistikgewerbe zählt nämlich jede Minute! Speditionsunternehmen, die Schüttgüter transportieren, werden vor besondere Aufgaben gestellt. Wir realisieren seit 1992 intelligente Lösungen, die auf diese Unternehmen zugeschnitten sind. Eine Schüttgutspedition liefert Baustoffe an Unternehmen und transportiert Baustoffe (Schüttgüter) zu Baustellenadressen. Sie nimmt auch Schüttgüter von der Baustelle mit, z.b. Fräsgut von Straßenbaustellen, und transportiert dieses Fräsgut zu bestimmten Lagerplätzen. Alle Lieferungen werden durch Lieferscheine belegt, die nach dem Empfang durch Unterschrift bestätigt werden. Diese Lieferscheine, die in der Regel vom Fahrer im Speditionsbüro abgeliefert werden, sind die Grundlage für die dann folgenden Rechnungsstellungen. Jeder, der damit zu tun hat, kennt das Problem der Lieferscheinzuordnung zum Kunden. Aus diesen Lieferscheinen, die sehr unterschiedlich im Format und Inhalt sind, müssen die Informationen entnommen werden, aus denen dann die Rechnungen erstellt werden. Mitarbeiter müssen die Lieferscheine identifizieren und die Lieferscheine für jeden Kunden, jede Baustelle und jede Materialart häufchenweise sortieren. Diese Arbeit ist sehr personal- und kostenintensiv und naturbedingt nicht fehlerfrei. Krankheits- oder Urlaubszeiten können den Rechnungsablauf erheblich negativ beeinflussen. Zudem ist es sehr wahrscheinlich, dass diese Leistungen nicht immer genügend zeitnah durchgeführt oder erledigt werden können. Dies führt zu einer Verzögerung der Rechnungsstellung und damit auch zu Verzögerungen im Zahlungseingang. Diese Verzögerungen sind unternehmensseitig absolut unerwünscht. Seite 2 von 7 - TransportCom

3 Nach dem zuvor geschilderten Sortier- und Identifizierungsvorgang werden die Lieferscheinhäufchen dann manuell erfasst. Die Multiplikation der Lieferscheinmengen mit den zuvor vereinbarten Auftragspreisen bildet die Rechnungssumme. Doch bevor die Rechnung versandt werden kann müssen die zu der Rechnung gehörenden Lieferscheine kopiert und den Rechnungen zugeordnet werden. Erst danach kann der Versand der Rechnung einschl. der Lieferscheine erfolgen. Bemängelt der Kunde eine Rechnung, z.b. wegen einer fehlerhaften Wiedergabe der auf dem Lieferschein enthaltenen Werte (Liefermenge, Materialart, Baustelle, Auftragsdaten, u.s.w.) erfolgt noch einmal ein wesentlicher Aufwand, der zeitintensiv ist und Personal bindend. Im Zuge der Reklamationserledigung müssen die Lieferscheine zu der Rechnung herausgesucht werden. Der Kunde erhält jetzt eine Korrektur der Rechnung in Form einer Gutschrift und der Lieferscheinbeleg muss kopiert und dem Kunden mitzugesandt werden. Sofern eine Reklamation mit Verspätung erfolgt, müssen die Lieferscheine, die zur Klärung benötigt werden, erst aus einer Vielzahl von Ordnern herausgesucht werden, in denen die Lieferscheine abgeheftet worden sind. Diese Arbeiten entfallen beim Einsatz von Invoice. Die Arbeit mit Invoice reduziert die Personalbindung und spart Zeit und Kosten. Beim Einsatz der Software Invoice von TransportCom sieht die Verarbeitung der Lieferscheine ganz anders aus. Die automatisierte Verarbeitung der Lieferscheine bringt wesentliche Vorteile. Scannererfassung Die Lieferscheine werden unsortiert von einem Scanner erfasst. Dabei spielt das Papierformat keine Rolle. Wenn Lieferscheine verkehrt herum eingelegt worden sind erfolgt eine Korrektur durch den Scanner bzw. durch das Programm. Nach dem Einscannen der Lieferscheine beginnt das Programm Invoice mit seiner Arbeit. Die Lieferscheine werden zonenoptimiert durch eine hochqualifizierte OCR-Engine identifi- TransportCom - Seite 3 von 7

4 ziert und elektronisch im PDF- oder JPG-Format gespeichert. Danach erfolgt die Weiterverarbeitung durch das Programm Invoice. Schnelle Handerfassung Lieferscheine, die extrem stark verschmutzt oder beschädigt sind und somit vom Programm nicht erkannt werden können, werden aussortiert und können durch Handeingabe entsprechend vervollständigt werden und zur Rechnung zugeordnet werden. Die Erstellung der Rechnung erfolgt vollautomatisch auf Grundlage der relevanten Lieferscheindaten in Verbindung mit den gespeicherten Auftragsdaten. Hierzu können Änderungen von berechtigten Personen jederzeit durchgeführt werden. Sammel- und Einzelrechnungen Rechnungen können automatisch als Sammelrechnungen (Zusammenfassung mehrerer Aufträge für den Kunden in einer Rechnung) sowie als Einzelrechnung (Rechnungsdaten eines Auftrages) erstellt werden. Identlauf Nach dem Identifizierungslauf können per Mausklick die Rechnungen gedruckt werden. Die Anzahl der Rechnungsausdrucke kann eingestellt werden. Ebenso kann eingestellt werden ob die Lieferscheine zur Rechnung mit ausgedruckt werden sollen. Dies stellt eine erhebliche Zeitersparnis dar. Automatische Mindermengenberechnung Eine Mindermengenberechnung kann mit dem Programm vereinbart werden und wird dem Kunden automatisch in Rechnung gestellt. Formulargenerator Die Rechnungen können auf vorgedrucktem Firmenpapier oder auf Trennvorlagen gedruckt werden. Ebenso ist es möglich Firmenvordrucke für den Rechnungsdruck zu speichern und zum jeweiligen Rechnungsdruck abzurufen. Jeder Rechnungsausdruck kann wahlweise in einer Vorschau dargestellt werden und ist somit bereits vor dem eigentlichen Ausdruck prüfbar. Papierloser Versand Die Rechnungen und die dazugehörigen Lieferscheine können mit dem Programm Invoice auch wahlweise papierlos versandt werden, z. B. per oder per Fax. Seite 4 von 7 - TransportCom

5 Das Programm erkennt die einwandfreie Zustellung und erstellt eine Empfangsbestätigung. Ausschluss von Doppelerfassungen Eine Doppelerfassung von Lieferscheinen ist ausgeschlossen. Noch nicht abgerechnete Lieferscheine werden angezeigt, so dass eine Lieferscheinabrechnung nicht vergessen werden kann. Rechnungsausgangsbuch, Zahlungserfassung und aktuelle OP-Listen zur Liquiditätsplanung Invoice erstellt automatisch ein Rechnungsausgangsbuch. In einem integrierten Zahlungsmodul können zu einer beliebigen Anzahl von Banken die eingehenden Zahlungen erfasst werden. Wobei eine zuschaltbare automatische Skontoberechnung diese Arbeit unterstützt. Somit erstellt Invoice eine aktuelle OP-Liste, die auch ausgedruckt werden kann. Eine lückenfreie Übersicht des Liquiditätsstandes ist jederzeit möglich. Speicherung der Lieferscheine Nach dem Einscannen können die Lieferscheine normalerweise vernichtet werden. Invoice speichert jeden Lieferschein im Originalformat. Mit dem Ausdruck der Rechnung werden die zur Rechnung gehörenden Lieferscheine in einem Langzeitarchiv gespeichert. Somit ist es möglich jeden Lieferschein blitzschnell zu wiederzufinden und auszudrucken oder zu versenden. Mit einer einfachen Suchangabe kann Invoice mitteilen zu welcher Rechnung welche Lieferscheine gehören oder welcher Lieferschein in welcher Rechnung verarbeitet wurde. Schnittstelle zur Übergabe der Rechnungsdaten Die gespeicherten Rechnungsdaten können monatlich an den Steuerberater oder die Debitorenbuchhaltung per Schnittstelle (DATEV) übermittelt werden. Frachtgutschriften Frachtgutschriften können ebenfalls eingescannt werden und automatisch auf die Vollständigkeit der Lieferungen kontrolliert werden. Rechnungsnummernkreise Das Programm verwaltet Rechnungsnummernkreise z.b. für alle Niederlassungen. Zum Jahresbeginn kann der Nummernkreis automatisch generiert oder von Hand eingestellt werden. Anschluss der Niederlassungen An dem Server in der Zentrale können beliebig viele Niederlassungen angeschlossen werden. Der Anschluss der Niederlassungen an den Zentralrechner hat den Vorteil, dass die Rechnungs- und die OP-Listen allumfassend sind. TransportCom - Seite 5 von 7

6 Kunden- und Lieferantenverwaltung Mit Invoice kann eine intelligente Kunden- und Lieferentenverwaltung aufgebaut werden. In dieser Verwaltung kann eine Vielzahl von Informationen hinterlegt werden. Z.B. die Umsatzangabe pro Kunden oder Lieferant. Die Rechnungserstellung kann außer dem Auslesen von Lieferscheinen per OCR-Erkennung auch durch Datenträger (z.b. Excel-Datei) erfolgen. Hierbei sind Fehler absolut ausgeschlossen. Datenübernahme Sofern bereits ein Programm mit entsprechenden Daten eingesetzt wird können diese Daten per Schnittstelle übernommen werden. Mit dem Einsatz von Invoice kann dann sofort mit den vorhandenen Daten weitergearbeitet werden. Modularer Aufbau Invoice besteht aus mehreren Modulen. In der Regel können die Module, abhängig von der Anforderung, für sich allein eingesetzt werden. Mit dem Programmeinsatz erhalten Sie eine umfassende Betreuung durch uns. Seite 6 von 7 - TransportCom

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