WEITERBILDUNGSPROGRAMM. VERANSTALTUNGsangebote DES WEITERBILDUNGSZENTRUMS

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1 WEITERBILDUNGSPROGRAMM VERANSTALTUNGsangebote DES WEITERBILDUNGSZENTRUMS DER FREIEN UNIVERSITÄT BERLIN januar - Dezember 2016

2 VORWORT 4 Berufsbezogene Weiterbildung EINZEL- UND TEAMCOACHING 6 HOCHSCHULE UND VERWALTUNG 8 Qualifizierung für Führungskräfte und Mitarbeiter/innen der Verwaltungs- und Serviceeinheiten der Freien Universität sowie für Interessierte anderer Institutionen Programm Veranstaltungen für Beschäftigte Fachkompetenzen Haushalt & Mittel bewirtschaften Fachkompetenz Personalmanagement und Personalverwaltung (außerhalb von Abt. I) Fachkompetenz Veranstaltungen organisieren Sozial- und Selbstkompetenzen: interkulturelle Kompetenz Sozial- und Selbstkompetenzen: Erfolgreich Kommunizieren Sonstige Veranstaltungen Veranstaltungen für Führungskräfte Fachkompetenz - Kompaktkurse Führungskompetenz Weiterbildungslehrgänge Train-the-trainer: Trainer/in in der Weiterbildung von Hochschulbeschäftigten Verwaltungs-Know-how für Quereinsteiger/innen Veranstaltungen zur Arbeitssicherheit (in Zusammenarbeit mit DAS) 58 Umwelt- und Energiemanagement IT-Programm / Datenverarbeitung FU-Spezifische IT-Verfahren - FU-spezifische Systeme - Verwaltung, IT-Sicherheit und Datenschutz Kompetenz im Umgang mit Standardbetriebssystemen und -programmen 73 INHOUSE-SCHULUNGEN 114 Veranstaltungen Für Wissenschaftler/Innen 118 Weiterbildungsprogramm für Wissenschaftler/innen 119 Rhoda-Erdmann-Programm 119 Sommeruniversität 119 SUPPORT 119 GESUNDHEIT 120 Gesundheitsförderung 121

3 LIFE WORK PLANNING/FU/DGB Kooperation 122 Life Work Planning 123 FU / DGB Kooperation 123 FremdSPRACHEN 124 Sprachkurse 125 BIBLIOTHEKEN UND ARCHIVE 132 Weiterbildung für Beschäftigte in öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken 133 Bibliotheksmanagement 133 Archive im Informationszeitalter 133 Archive für Einsteiger - Einführung in Grundlagen und Grundbegriffe der Archivarbeit 134 Gestern Kollege - heute Vorgesetzte/r Managementseminar für (zukünftige) Führungskräfte in Bibliotheken 134 Nachqualifizierung von Bibliotheksbeschäftigten zu Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste 135 Management im Kulturbereich 136 Management im Kunstmarkt 137 Museumsmanagement / Museumsmanagement für Volontär/innen 137 Kulturarbeit mit KIndern 138 Kunst und Kinder 139 Leseförderung 139 Angebote für Gasthörer/innen GasthörerCard-Programm 140 GasthörerCard 141 Exklusivprogramme Für Gasthörer/innen 142 GASTHÖRERCARDPROGRAMM / ART 143 Via Artium 143 EDV-ANgebot Für Gasthörer/innen 144 PC_Campus 145 Teilnahmebedingungen 146 Anmeldung 149 Impressum 153

4 Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter, Nach Wissen suchen, heißt Tag für Tag dazu gewinnen (Laotse, chinesischer Philosoph, 6. Jh. v. Chr.) es ist mir eine Freude Ihnen das neue Weiterbildungsprogramm 2016 präsentieren zu dürfen im Besonderen, weil Sie sich Tag für Tag für die Freie Universität Berlin engagieren. Unser Arbeitsumfeld ist gekennzeichnet durch organisatorische und technologische Veränderungen, oft auch verbunden mit neuen Aufgabenfeldern. Die vorliegenden berufsbegleitenden Qualifizierungsangebote eröffnen Ihnen die Möglichkeit, auf diese Verän- Foto: Bernd Wannenmacher derungen zu reagieren und unterstützen Sie dabei, vertiefte Kenntnisse in ausgewählten Feldern zu erwerben. Sie können sich bedarfsgerecht weiterbilden, auch über einen längeren Zeitraum hinweg. Das aktualisierte Kursangebot reicht von Themenbereichen wie Hochschulverwaltung, IT und Sprachen über die Arbeits- und Selbstorganisation bis hin zur Betrieblichen Gesundheitsförderung. Bitte zögern Sie nicht, sich durch das umfangreiche Programm inspirieren zu lassen und für Sie geeignete Kurse auszuwählen. Allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern wünsche ich informative und anregende Veranstaltungen in einer angenehmen Atmosphäre. Prof. Dr. Klaus Hoffmann-Holland Vizepräsident der Freien Universität Berlin 4 Vorworte

5 Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen der Freien Universität Berlin, liebe Kooperationspartner! Das vorliegende Bildungsprogramm 2016 bietet eine Vielzahl neuer Veranstaltungen, die Ihnen die Möglichkeit eröffnet, sich beruflich weiterzuentwickeln. Auf einige neu konzipierte und modular aufgebaute Veranstaltungsreihen möchten wir Sie in diesem Jahr besonders aufmerksam machen. Diese - ebenso wie alle anderen - Veranstaltungen vermitteln wertvolles Know-how für den Arbeitsalltag in der Hochschule: Interkulturelle Kompetenz Haushalt und Mittelbewirtschaftung Veranstaltungen planen und organisieren Personalarbeit Drittmittelfinanzierung und -abrechnung. Seminare für Beschäftigte in Bibliotheken informieren über aktuelle Veränderungen im Arbeitsumfeld wie z.b. die Folgen der Digitalisierung oder die Erschließung durch RDA. Angebote zu diesen Themen bieten Ihnen - neben vielen anderen attraktiven Veranstaltungen die Möglichkeit zur bedarfsgerechten Qualifizierung. Inhouse-Schulungen und Einzel- oder Teamcoachings sind passgenaue Angebote, die durch die Leitungen der verschiedenen Organisationseinheiten angefragt und vereinbart werden können. Der Internetseite des Weiterbildungszentrums entnehmen Sie bitte die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner und alle Veranstaltungshinweise: Die Beschäftigten des Weiterbildungszentrums wünschen Ihnen zahlreiche Anregungen für Ihre Arbeit und einen gedeihlichen Austausch mit Expertinnen und Experten der Freien Universität sowie mit Gästen aus anderen Hochschulen sowie Forschungs- und Kultureinrichtungen. Karin Abel Leiterin des Weiterbildungszentrums VORwortE 5

6 Einzel und Teamcoaching 6 Abschnitt

7 EINZEL- UND TEAMCOACHING Coaching ist ein individuelles Beratungsangebot. Ziel ist es, Führungskräfte und Teams auf die Wahrnehmung neuer Aufgaben vorzubereiten oder bei der Aufgabenwahrnehmung zu unterstützten. Die Reflexion und Entwicklung eigener Stärken sowie die Entwicklung von Handlungsmöglichkeiten in neuen, herausfordernden Situationen tragen zur Lösung von konkreten Aufgabenstellungen bei. Typische Fragestellungen: Vorbereitung auf eine neue Führungsaufgabe Strategische Planung Leitung von Veränderungsprojekten Aufbau neuer Organisationseinheiten (z.b. Institute, Forschungsverbünde, etc.) Verbesserung der teaminternen und teamübergreifenden Zusammenarbeit Karriereplanung von Wissenschaftler/innen. Dienstleistung des Weiterbildungszentrums: Einzelcoaching Das Weiterbildungszentrum vermittelt erfahrene Coaches. Aus den Mitteln des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) werden drei Sitzungen à 1,5 Zeitstunden zur Verfügung gestellt. Nach der Auswahl des geeigneten Coaches durch den/die Coachee regelt das Weiterbildungszentrum die vertraglichen Angelegenheiten. Pro Jahr stehen zentrale Mittel für dreißig Coachings zur Verfügung. Teamcoaching Vermittlung von geeigneten Coaches. Nach einer ersten Auftragsklärung und der Sichtung der Angebote von geeigneten Coaches, wird der Auftrag durch die Führungskraft des anfragenden Bereichs und die Vertreter/in des Weiterbildungszentrums erteilt. Der anfragende Bereich erhält vom Weiterbildungszentrum ein Kostenangebot. Zielgruppen Einzelcoaching für erfahrene Professor/innen Einzelcoaching für neu berufene Professor/innen Einzelcoaching für Leitungskräfte der Freien Universität, die neu in ihrer Funktion sind oder Veränderungsprojekte verantworten Teamcoaching für Projekt- und Arbeitsgruppen in Rahmen von Teamentwicklungs- und Veränderungsprozessen. Alle Informationen im Zusammenhang mit den Anfragen und der Durchführung von Coachings werden vertraulich behandelt. Leiterin Weiterbildungszentrum Karin Abel Tel: 030 / Mail: karin.abel@fu-berlin.de EINZEL- UND TEAMCOACHING 7

8 HOCHSCHULE UND VERWALTUNG

9 Qualifizierung für Führungskräfte und Mitarbeiter/innen der Verwaltungs- und Serviceeinheiten der Freien Universität sowie für Interessierte anderer Institutionen Programm VERANSTALTUNGEN FÜR BESCHÄFTIGTE Die Veranstaltungen richten sich an alle Beschäftigtengruppen zentraler und dezentraler Bereiche, die derzeit und zukünftig mit den entsprechenden Verwaltungsaufgaben betraut sind, insbesondere an Sachbearbeiter/innen und Mitarbeiter/innen in Sekretariaten. Der Fokus der Veranstaltungen liegt hier auf dem operativen Tagesgeschäft, einschließlich des notwendigen Hintergrundwissens, welches dafür benötigt wird. In Fällen, in denen darüber hinaus spezielle Beschäftigtengruppen angesprochen sind, wird dies explizit gekennzeichnet. Die Veranstaltungen gliedern sich in vier Bereiche, die auf unterschiedliche Tätigkeitsschwerpunkte fokussiert sind: Beschäftigte, zu deren Aufgaben Aspekte der Haushalts- und Mittelbewirtschaftung bzw. der Abrechnung gehören, z.b. in der Fachbereichsverwaltung oder in Forschungsgruppen, als Institutssekretär/in sowie als Wissenschaftler/in, die/der mit der Abrechnung von Haushalts- oder Drittmitteln zu tun hat fachkompetenzen HAUSHALT & MITTELBEWIRTSCHAFTUNG (AuSSerhalb von Abt. II) Beschäftigte, deren Tätigkeiten Personalfragen (insbesondere im Zusammenhang mit Einstellungsverfahren, mit Urlaubs- und Krankheitsregelungen, Arbeitszeitreglungen sowie bei Dienstreisen) außerhalb von Abt. I beinhalten und die Zuarbeiten für Führungskräfte und/oder andere Dienststellen der FU leisten wie z.b. in der Fachbereichsverwaltung oder in Forschungsgruppen, als Institutssekretär/in sowie als Wissenschaftler/in FACHKOMPETENZ: PERSONALVERWALTUNG (AUSSERHALB VON ABT. I) Beschäftigte, die mit der Organisation und Durchführung von Konferenzen, Tagungen, Netzwerktreffen u.ä., zu tun haben, z.b. in der Fachbereichsverwaltung, in Forschungsgruppen, als Institutssekretär/in sowie als Wissenschaftler/in Fachkompetenz: VERANSTALTUNGEN ORGANISIEREN Beschäftigte, die ihre eigenen Selbst- und/oder Sozialkompetenzen weiterentwickeln möchten, haben im Rahmen dieses Programmteils verschiedene Möglichkeiten dazu. Dieser steht allen Beschäftigtengruppen offen und ergänzt das Programm zur betrieblichen Gesundheitsförderung in spezifischen Aspekten. Neu sind hier insbesondere die Angebote zur Förderung der interkulturellen Kompetenz SOZIAL- UND SELBSTKOMPETENZEN HOCHSCHULVERWALTUNG 9

10 1.1 FACHKOMPETENZEN HAUSHALT & MITTEL BEWIRTSCHAFTEN 10 HOCHSCHULVERWALTUNG

11 HOCHSCHULVERWALTUNG 11

12 1.1.1 Haushalt und Mittel bewirtschaften Praxiswissen Rechnungsbearbeitung und Mittelbewirtschaftung HVH 03 / HVH 04 / HVH 05 in der täglichen Praxis Michael Grüner HVH 03: 2 Termine (11 UE): Mo, 29.2./ , Uhr / Uhr Alexander Leipold HVH 04: 2 Termine (11 UE): Mi, 21./ , Uhr / Uhr Kerstin Gladitz HVH 05: 2 Termine (11 UE): Mi, 9./ , Uhr / Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Sekretariate, Wissenschaftliche MA mit Verwaltungsaufgaben, Technische Assistent/innen, Beschäftigte in FBV (Professor/innen, die im Alltag in Prozesse der Rechnungsbearbeitung involviert sind), sonstige Mitarbeiter/innen Dieses Seminar wendet sich an Mitarbeiter/innen aus den Fachbereichen und der Verwaltung, die mit Aufgaben der Haushaltswirtschaft und/oder der Rechnungsbearbeitung befasst sind. Ziel der Veranstaltung ist es, praxisnah die geltenden Haushaltsregelungen an der Freien Universität Berlin auf Grundlage der Landeshaushaltsordnung (LHO) sowie der speziellen FU-internen Regelungen für die Haushaltswirtschaft zu vermitteln. Sie lernen die wesentlichen Regelungen und Handlungsvollmachten im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung von Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen kennen. Hierzu gehören insbesondere die Wahrnehmung der Wirtschafterbefugnisse - Anordnungsbefugnis und Befugnis zur rechtsgeschäftlichen Vertretung der Freien Universität Berlin - sowie die Inhalte der Feststellungsbefugnisse, speziell die Bescheinigungen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, mit den daraus resultierenden Verantwortlichkeiten. Anhand von Beispielen aus der alltäglichen Praxis werden typische Fälle besprochen, wie etwa im Zusammenhang mit Beschaffungen, Erstattungen und Vorschüssen. Ziel Sie erhalten einen kompakten Überblick über die zentralen Aufgaben und Regelungen der Haushaltswirtschaft in Ihrer täglichen Praxis, so dass Sie mehr Sicherheit bei der Ausübung der oben genannten Befugnisse und Aufgaben gewinnen. Inhalt Rechtliche Grundlagen der Bewirtschaftung: Wesentliche Grundzüge der Haushaltswirtschaft, Wirtschaftlichkeit- und Sparsamkeit 70 AV LHO Befugnisse und Verantwortlichkeiten: sachliche, rechnerische Richtigkeit, Bestell-, Wirtschafter- und Anordnungsbefugnis, Umgang mit Zahlungsanordnungen Wer muss mit wem sprechen bei Unklarheiten und wie sind die Abläufe zwischen Arbeitsgrup- 12 HOCHSCHULVERWALTUNG

13 pen, Instituten, Fachbereichsverwaltung, ZUV? Kontierungslogik: Fondstruktur, Kostenstellenstruktur, Kostenartenstruktur Allgemeine, kamerale, kaufmännische Begriffe und Begriffe aus SAP Praxisorientierter Überblick über zentrale IT-Verfahren (ora, Unikat, SAP); jedoch keine Schulung in ora, SAP, Unikat (nutzen Sie hierzu bitte die speziellen Schulungsangebote im IT-Programm Forderungsmanagement Selbstbewirtschaftungsmittel Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele Steuerliche Behandlung von Rechnungsvorgängen HVH 06 / HVH 07 Bettina Schmeing HVH 06: 1 Termin (4 UE): Do, , Uhr Michael Hierl HVH 07: 1 Termin (4 UE): Do, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Beschäftigte, die mit der Verwaltung von Finanzen zu tun haben, z.b. im Zusammenhang mit Bestellungen, Rechnungen und Vergabe Umsatzsteuer, also die Frage der Steuerpflichtigkeit von Umsätzen und wirtschaftlichen Aktivitäten, hat in den letzten Jahren auch an der Freien Universität Berlin an Bedeutung gewonnen. Als explizit anwendungsbezogener Kurs wendet er sich an Teilnehmer/innen, die im Arbeitsalltag mit der Einwerbung, Verwaltung und Bewirtschaftung von Mitteln zu tun haben. Ziel Sie erhalten einen klaren und verständlichen Einblick in die komplexe Materie der Umsatzsteuer ( Mehrwertsteuer ). Inhalt - Warum muss sich die Freie Universität mit der Umsatzsteuer beschäftigen? - Was ist bei einer Rechnung aus dem Ausland steuerlich zu beachten? - Was ist ein Intrastatbogen und wann muss dieser ausgefüllt werden? - Wann muss ich Rechnungen stellen und was ist dabei zu beachten? - Beantwortung praxisbezogener Fragen Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele Hinweis Umso praxisnah wie möglich zu sein, können eigene Beispielvorgänge mitgebracht werden. HOCHSCHULVERWALTUNG 13

14 Grundlagen der Vergabe öffentlicher Liefer- und HVH 08 Leistungsaufträge gemäss VOL/A Nando Lemke, Dr. Angela Stiehler 2 Termine (16 UE): Mo/Di, 13./ , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Beschäftigte, die mit der Vergabe von Aufträgen zu tun haben Die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen VOL/A Rechtscharakter; Einordnung in das System der Vergabevorschriften Sachlicher und persönlicher Geltungsbereich; Abgrenzung von VOB und VOF Grundsätze und Prinzipien der Öffentlichen Auftragsvergabe Abgrenzung zwischen nationaler und EU-weiter Vergabe Verfahren der nationalen Öffentlichen Auftragsvergabe Vergabearten und Voraussetzungen für ihre Durchführung Definition der öffentlichen und beschränkten Ausschreibung sowie der Freihändigen Vergabe Rolle des Öffentlichen Teilnahmewettbewerbs Erstellen der Vergabeunterlagen Leistungsbeschreibung bzw. Leistungsverzeichnis /Aufgabenbeschreibung Vertragsunterlagen (Überblick) Eignungs- und Zuschlagskriterien mit Gewichtung - Bewerbungsbedingungen Anforderungen aus BerlAVG hinsichtlich Frauenförderung, Mindestlohn und Tariftreue, ILO- Kernarbeitsnormen und Umweltaspekte Durchführung des Vergabeverfahrens (für öffentliche Ausschreibung) Veröffentlichungsvorschriften Versand der Vergabeunterlagen und Umgang mit Bieterfragen / Ortsbesichtigung - Entgegennahme und Öffnung der Angebote Prüfung der Angebote inkl. Eignungsprüfung Prüfung der Angemessenheit der Preise und Wertung der Angebote Zuschlagserteilung Informationspflichten gegenüber Bietenden Unterschiede bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben Dokumentationspflichten Voraussetzungen für zulässige Aufhebung von Verfahren Aktueller Stand des Rechtsschutzes für nationale Vergaben Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele 14 HOCHSCHULVERWALTUNG

15 Entgegennahme von Zahlungen, sichere Aufbewahrung von HVH 10 Bargeld und Errichtung von Geldannahmestellen für die Freie Universität Berlin Alexander Leipold 1 Termin (4 UE): Fr, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Beschäftigte, die mit der Verwaltung von Einzahlungen oder Prüfung von Geschäftsabläufen vertraut sind Die Erhebung eigener Einnahmen ist zentraler Bestandteil der dezentralen Budgetverantwortung an der Freien Universität Berlin. Eigene Einnahmen bilden insbesondere in Servicebereichen eine stetig wachsende Finanzierungsgrundlage. Angesichts zum Teil rückläufiger Zuweisungen des Landes sowie einer höheren Bedeutung von extern eingeworbenen Drittmitteln ist die ordnungsgemäße und sichere Entgegennahme von Zahlungen für die Freie Universität Berlin von hoher Bedeutung und wichtiger Bestandteil der Mittelbewirtschaftung. Ziele Sie erhalten einen Einblick in die Rechtsgrundlagen sowie die verwaltungspraktische Umsetzung von Einzahlungen für die Freie Universität Berlin. Inhalte Welche Rechtsgrundlagen sind bei der Entgegennahme von Zahlungen zu beachten? Welche Rolle spielt Bargeld im Universitätsalltag? Wie sind die Verwaltungsverfahren an der Freien Universität Berlin organisiert und wer hat welche Zuständigkeit? Wie ist Bargeld sicher zu verwahren? Wann muss eine Geldannahmestelle etabliert werden? Wie sind Prüfungen durchzuführen und worauf ist zu achten? Welche Formulare und Hinweise werden von der Abteilung II angeboten? Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele HOCHSCHULVERWALTUNG 15

16 1.1.2 Haushalt und Mittel bewirtschaften Hintergrundwissen Grundlagen der öffentlichen Haushaltswirtschaft HVH 01 Günter Brombosch 1 Termin (8 UE): Do, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Beschäftigte außerhalb der Haushaltsabteilung, die mit der Verwaltung von Finanzen zu tun haben, z.b. im Zusammenhang mit Bestellungen, Rechnungen und Vergabe Mit diesem Einführungsseminar in die öffentliche Haushaltswirtschaft bekommen Sie einen ersten Zugang zu der komplexen Thematik. Es werden keine Grundkenntnisse vorausgesetzt. In diesem Seminar geht es nicht um die alltägliche Praxis der Rechnungsbearbeitung an der FU. Vielmehr werden die rechtlichen Grundlagen und Erfordernisse der Haushaltswirtschaft vermittelt. Die Veranstaltung richtet sich damit im Wesentlichen an Führungskräfte und Mitarbeiter/ innen des gehobenen und höheren Dienstes aus der ZUV, in Fachbereichsverwaltungen, aus ZI und ZE ohne gesonderte Verwaltungsausbildung, zu deren Aufgaben die Planung und Verwaltung von Haushaltsmitteln gehören. Ziel Sie erhalten eine erste Übersicht und verstehen zentrale Begriffe und Strukturelemente der öffentlichen Haushaltswirtschaft, sofern sie relevant sind für die Haushaltsbewirtschaftung an der Freien Universität. Inhalt Aufbau/Struktur von Haushaltsplänen: Was ist ein Haushalt? Was ist ein Haushaltsplan, wie kommt er zustande? Unterschiede zwischen öffentlicher und privatwirtschaftlicher Buchhaltung und Überschneidungen (BgA) Rechtsgrundlagen der Haushaltswirtschaft (v.a. LHO, VOL, BerlAVG, etc.) Steuerung öffentlicher Haushalte, u.a.: System d. dez. Fach- und Ressourcenverwaltung, leistungsbezogene Planaufstellung/-umsetzung Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele 16 HOCHSCHULVERWALTUNG

17 Externe und interne Steuerungselemente der Freien Universität: HVH 09 Hochschulverträge - leistungsabhängige Mittelvergabe - Zielvereinbarungen Andrea Syring 1 Termin (4 UE): Do, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Führungskräfte sowie Beschäftigte, die mit der Verwaltung von Finanzen zu tun haben, z.b. im Zusammenhang mit Bestellungen, Rechnungen, Vergabe und Personal Mit dem gegenwärtigen Hochschulvertrag werden die Rahmenbedingungen für die Hochschulfinanzierung bis 2017 gesetzt. Dabei sind die Verfahren der Mittelzuweisung an die Hochschulen verändert worden. Der Grundgedanke, dass der größte Teil des Zuschusses von messbaren Leistungen der Hochschulen abhängig gemacht wird, ist erhalten geblieben; aber es hat Änderungen bei den Indikatoren gegeben. Das Grundprinzip Vergütung lautet Leistungsmenge x Refinanzierungsbeträge, wobei Zielzahlen als Rahmen mit dem Land vereinbart wurden. Die externen Steuerungssysteme werden FU-intern durch Instrumente wie z.b. Zielvereinbarungen und die leistungsabhängige Mittelvergabe umgesetzt; letztere wurden in 2013 ebenfalls neu verhandelt. Ziel Sie erhalten einen Überblick und ein grundlegendes Verständnis für die Zusammenhänge zwischen dem Finanzierungsmodell des Landes Berlin, den wichtigsten vertraglichen Verpflichtungen der Universität, deren Umsetzung in Zievereinbarungen und den damit verbundenen Auswirkungen auf FU interne Handlungsfelder. Inhalt Die wesentlichen vertraglichen Verpflichtungen der Freien Universität werden vorgestellt. Das Finanzierungsmodell im Land Berlin wird erklärt. Die Umsetzung über Zielvereinbarungen und das Modell zur leistungsabhängigen Mittelvergabe werden erläutert. Die Auswirkungen des Vertrages für FU-interne Handlungsfelder (Mittelzuweisung, Festlegung der Studienplatzzahlen, Zulassungsstrategie usw.) werden diskutiert. Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele HOCHSCHULVERWALTUNG 17

18 Struktur und Steuerungslogik im Haushalt der Freien Universität HVH 11 Wolfgang Multhaupt 1 Termin (4 UE): Do, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Führungskräfte mit Ressourcenverantwortung aus ZUV & ZE, FBV, ZI, Dekanaten, interessierte Beschäftigte Als Verwaltungsleiter/in, Dekan/in oder Mitarbeiter/in in der Fachbereichsverwaltung sind Sie regelmäßig gefordert, den Haushalt in Ihrem Bereich aufzustellen. Hierfür sind die Vorgaben aus dem Gesamthaushalt ebenso wichtig wie die Ermittlung der eigenen Bedarfe im Bereich. In diesem Seminar geht es darum zu verstehen, welche zentralen Aspekte und Prozesse aus dem Gesamthaushalt bei der Planung und Aufstellung des Haushalts von Bedeutung sind. Ziel ist es dabei, Ihnen die notwendigen Zuarbeiten zu erleichtern und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren zu vereinfachen. Ziel Sie erhalten das notwendige Hintergrundwissen, um den Haushaltsplan der FU zu lesen und die Steuerungslogik zu verstehen, um die Planung von Ressourcen in Ihrem Bereich zu optimieren. Inhalt Struktur des Haushaltsplans der FUB: Gliederung Finanzierungsströme, u.a. System der Hochschulverträge Steuerungslogik der FUB: Grundhaushalt Leistungsmittel Zielvereinbarungen Anreizsysteme Zweckbindungen Deckungsfähigkeit Übertragbarkeit Methoden Vortrag, Fragen, Diskussion, Fallbeispiele 18 Hochschulverwaltung

19 Betriebe gewerblicher Art - Steuerliche Verpflichtungen HVH 12 Michael Gose, Michael Hierl 1 Termin (2 UE): Di, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Führungskräfte der Verwaltung, die in ihrem Arbeitsbereich mit Fragestellungen zu wirtschaftlichen Tätigkeiten und den sich daraus ergebenden Betrieben gewerblicher Art befasst sind oder befasst sein werden. Die Freie Universität Berlin nimmt nicht nur hoheitliche Aufgaben wahr, sondern unterhält auch Einrichtungen, mit denen sie sich wirtschaftlich betätigt und die der Erzielung von Einnahmen dienen. Diese so genannten Betriebe gewerblicher Art (BgA) unterliegen der Umsatz- und Ertragsbesteuerung. In dieser Veranstaltung erfahren Sie, was einen BgA kennzeichnet und welche steuerlichen Verpflichtungen sich aus der jeweiligen Betätigung des BgA ergeben. Ziel Überblick über die steuerrechtlichen Grundlagen gewinnen Anforderungen an den eigenen Arbeitsbereich kennen Inhalt Merkmale eines BgA (an der Freien Universität u.a. BgA wissenschafltiche Dienstleistungen, Auftragsforschung, Veterinärmedizin, Zentraleinrichtung Hochschulsport, Werbung und Sponsoring, kurzfristige Vermietungen, Botanischer Garten und Botanisches Museum) Aufzeichnungs- und Erklärungspflichten (Grundzüge) Umsatzsteuer und Ertragssteuern (Körperschaftsteuern plus Solidaritätszuschlag, Gewerbesteuer, Kapitalertragssteuer) Methoden Vortrag und Diskussion Steuerungsrelevante Berichte und Auswertungen HVH 13 Wolfgang Multhaupt 1 Termin (4 UE): Mi, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Führungskräfte mit Ressourcenverantwortung aus ZUV & ZE, FBV,ZI, Dekanaten, interessierte Kostenstellenverantwortliche, Projektleitungen; Voraussetzung ist der Zugang zum SAP-GUI Die an der Freien Universität verwendeten Auswertungssysteme und Berichte liefern eine Fülle an Informationen über vergangene, aktuelle und künftige finanzielle Entwicklungen in den Bereichen. Doch die sinnvolle Interpretation der Daten und das darauf basierende Ziehen von Schlussfolgerungen ist auf Grund der Komplexität oft nicht einfach. Beides erfordert Übung und setzt ein Verständnis für die Zusammenhänge und Hintergründe voraus. Diese Kenntnisse Hochschulverwaltung 19

20 anhand von Beispielen aus der Freien Universität Berlin zu vermitteln, ist Sinn und Zweck dieser Veranstaltung. Der Schwerpunkt liegt auf Berichten aus den SAP Systemen, die einen SAP-GUI Zugang voraussetzen. Daneben werden auch webbasierte Auswertungssysteme (Statistikdatenbank, ora) angesprochen. Ziel Sie erhalten das notwendige Hintergrundwissen, um Aufbau, Ziele und Nutzen von Auswertungssystemen und Berichten an der Freien Universität Berlin effektiv nutzen zu können und im Umgang mit diesen sicherer zu werden Inhalt Arbeiten mit Auswertungssystemen, SAP & ora-berichten Eine IT-Schulung zur Arbeit mit SAP und ora findet jedoch nicht in diesem Seminar statt! Methoden Vortrag, Fragen, Diskussion, Fallbeispiele Trennungs- und Vollkostenrechnung HVH 14 Andrea Syring 1 Termin (3 UE): Do, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Führungskräfte sowie Beschäftigte, die mit der Verwaltung von Finanzen zu tun haben, z.b. im Zusammenhang mit Bestellungen, Rechnungen, Vergabe und Personal Seit dem gelten an der Freien Universität neue Verfahren bei der Kalkulation und Einleitung wirtschaftlicher Aktivitäten. Dies betrifft Auftragsforschung, wissenschaftliche und sonstige Dienstleistungen gegenüber Dritten und ähnliche Aktivitäten, die als Marktelement klassifiziert werden. Hintergrund für diese Verfahren sind Regelungen aus dem EU-Beihilferecht, nach denen alle Hochschulen in Europa verpflichtet sind, solche Aktivtäten zu Vollkosten den Auftraggebern in Rechnung zu stellen und ihre Kosten über das Rechnungswesen getrennt von denen für hoheitliche Aufgaben auszuweisen. Ziel Sie erhalten einen Überblick über die Trennungs- und Vollkostenrechnung und lernen deren Prinzipien an der Freien Universität Berlin kennen. Inhalt Die rechtlichen Hintergründe werden skizziert. Der Begriff Vollkosten (im Unterschied zu den direkten Kosten) und das Zustandekommen der Vollkosten wird erklärt. Das Verfahren zur Kalkulation der Vollkosten im Zuge der Planung von wirtschaftlichen Aktivitäten wird vorgestellt. 20 Hochschulverwaltung

21 Beispiele werden diskutiert und Fragen zu den FU-internen Verfahren und Prozessen geklärt. Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele Spezielle Aspekte der Haushalts- und Mittelbewirtschaftung: Drittmittel verwalten und abrechnen EU-Forschungsprojekte beantragen und bewirtschaften HVH 15 Horizon 2020 Sebastian Brocksch, Dr. Thomas Weitner 1 Termin (4 UE): Di, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Wissenschaftliche Mitarbeiter/innen; Sekretariate; Projektkoordinator/innen Vorgestellt werden die Förderinstrumente des EU-Forschungsrahmenprogramms Horizon 2020, in dessen Rahmen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowohl in Verbundprojekten als auch in Einzelvorhaben Projekte beantragen können. Dabei werden zum einen die Förderlinien vorgestellt, zum anderen auch ein erster Überblick über die Abwicklung von bewilligten Projekten gegeben. Ziele Die Teilnehmenden kennen die Grundzüge des Programms Horizon 2020 und können einschätzen, ob geplante Projekte nach den Richtlinien förderfähig sind. Hochschulverwaltung 21

22 Inhalt Vorstellung der Förderinstrumente - Verbundprojekte / Einzelprojekte - Vorstellung der Förderlinien - Überblick über Abwicklung Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele DFG-Projekte planen und beantragen HVH 16 Dr. Susanne Leder 1 Termin (4 UE): Di, , Uhr Veranstaltungsort: Seminarzentrum, Habelschwerdter Allee 45 Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Wissenschaftliche Mitarbeiter/innen; Projektkoordinator/innen Die DFG ist ein bekannter und beliebter Mittelgeber für Forschungsprojekte sowohl in der Einzelförderung als auch der großen Verbundprojekte. Ziele Die Teilnehmenden kennen die Förderformate der DFG im Überblick und können einschätzen, ob geplante Projekte förderfahig sind und was bei der Beantragung zu berücksichtigen ist. Inhalte Die Veranstaltung gibt einen Überblick über folgende Themen: Welche Förderformate gibt es und wie finde ich das für mich geeignete Format? Welche (formalen) Vorgaben muss ich für einen Antrag beachten? Wie verfasse ich einen Antrag und was sind Stolpersteine, die ich vermeiden sollte? Wie funktioniert das elan-portal? Was muss ich bei der Budgetkalkulation beachten? Welche Kosten kann ich beantragen? Der Schwerpunkt der Veranstaltung liegt auf dem Format der Sachbeihilfe (inkl. eigener Stelle und Emmy Noether), weniger auf den großen Verbundprojekten (Graduiertenkolleg, SFB, etc.) Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele 22 Hochschulverwaltung

23 DFG-Projekte durchführen und bewirtschaften HVH 17 Katharina Schweers 1 Termin (4 UE): Do, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Wissenschaftliche Mitarbeiter/innen; Sekretariate; Projektkoordination DFG-Projekte werden an zahlreichen Instituten und Einrichtungen durchgeführt. Bei der Abwicklung sind neben der zentralen Drittmittelverwaltung auch die Projekte gefragt meist in Person der beschäftigten Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter oder der Sekretariate. Ziele Die Teilnehmenden können unter Berücksichtigung der formalen Anforderungen der DFG Mittel abrufen und Verwendungsnachweise erstellen. Inhalte Die Veranstaltung gibt einen Überblick über folgende Themen: Was ist der Zuwendungsbescheid und welche Informationen liefert er mir? Was ist bei der Abrechnung von DFG-Projekten zu tun? Wie erfolgen Mittelabrufe und Verwendungsnachweise und was muss ich dabei beachten? Welche formalen und administrativen Besonderheiten sind bei DFG-Projekten zu berücksichtigen? Der Schwerpunkt der Veranstaltung liegt auf dem Format der Sachbeihilfe. Verbundprojekte wie Graduiertenkollegs oder SFBs werden lediglich am Rande thematisiert. Methoden Vortrag, offene Fragerunde, Fallbeispiele Bund-Projekte planen und beantragen HVH 18 Dr. Claudia Niggebrügge 1 Termin (4 UE): Di, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Wissenschaftliche Mitarbeiter/innen; Projektkoordinator/innen Verschiedene Einrichtungen des Bundes insbesondere die Ministerien wie das BMBF fördern Forschungsprojekte. Ziele Die Teilnehmenden kennen die Grundzüge der Förderformate des Bundes, können einschätzen ob und in welchem Umfang geplante Projekte förderfähig sind und was bei der Beantragung zu beachten ist. Hochschulverwaltung 23

24 Inhalte Die Veranstaltung gibt einen Überblick über folgende Themen: Welche Förderformate gibt es und wie finde ich das für mich geeignete Format? Welche (formale) Vorgaben muss ich für einen Antrag beachten? Wie verfasse ich einen Antrag und was sind Stolpersteine, die ich vermeiden sollte? Wie funktioniert das Antragsportal easyonline? Was muss ich bei der Budgetkalkulation beachten? Was muss ich bei der Zusammenarbeit mit möglichen Projektpartnern berücksichtigen? Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele Bund-Projekte durchführen und bewirtschaften HVH 19 Ines Gebhardi 1 Termin (4 UE): Do, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Wissenschaftliche Mitarbeiter/innen; Sekretariate; Projektkoordinator/innen Bundesfinanzierte Projekte (meist aus der Förderung des BMBF) werden an zahlreichen Instituten und Einrichtungen durchgeführt. Bei der Abwicklung sind neben der zentralen Drittmittelverwaltung auch die Projekte gefragt meist in Person der beschäftigten Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter oder der Sekretariate. Ziele Die Teilnehmenden können unter Berücksichtigung der formalen Anforderungen des Bundes (BMBF) Mittel abrufen und Verwendungsnachweise erstellen. Die Veranstaltung gibt einen Überblick über folgende Themen: Was ist der Zuwendungsbescheid und welche Informationen liefert er mir? Was ist bei der Abrechnung von Bund-Projekten zu tun? Wie erfolgen Mittelabrufe und Verwendungsnachweise und was muss ich dabei beachten? Welche formalen und administrativen Besonderheiten sind bei Bund-Projekten zu berücksichtigen? Wie funktioniert das Abwicklungsportal profionline? Was ist bei Verbundprojekten in der Vertragsgestaltung zu beachten? Methoden Vortrag, Fallbeispiele 24 Hochschulverwaltung

25 1.2 FACHKOMPETENZ: PERSONALMANAGEment UND PersonalVERWALTuNg (ausserhalb von Abt. I) Einstellung neuer Mitarbeiter/innen - Schritt für Schritt HVP 01 / HVP 02 von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung / Aktuelle Regelungen Falko Warnke, Angelika Wringe HVP 01: 1 Termin (8 UE): Di, , Uhr HVP 02: 1 Termin (8 UE): Mi, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Beschäftigte, die mit Einstellungsverfahren zu tun haben Ziele Ziel ist es, den Teilnehmer/innen einen Überblick über den gesamten Prozess von der Stellenausschreibung bis hin zum Vollzug der Einstellung zu vermitteln sowie die einzelnen Beteiligten und Akteure vorzustellen. Inhalt Stellenbeantragung: Handelt es sich um eine Wieder- oder Neubesetzung? Anforderungen & Voraussetzungen festlegen / Ausschreibungstext formulieren / Beteiligung der Interessenvertretungen Hochschulverwaltung 25

26 Bewerbungsverfahren: Bewerbersichtung / Kriterien festlegen / Vorstellungsgespräche / Auswahlbegründung / Absagetext Einstellungsverfahren: Welche Unterlagen werden benötigt? Wo finde ich die Einstellungsanträge und Unterlagen? Wer muss beteiligt werden? Mittelfreigabe / Weiterleitung an die Personalstelle Methoden Vortrag, Präsentation, Diskussion, Gruppenarbeit Einstellung neuer Mitarbeiter/innen - Vertiefungsseminar I: HVP 03 Stellenausschreibungsverfahren Falko Warnke, Angelika Wringe 1 Termin (4 UE): Do, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Beschäftigte, die immer wieder mit Stellenausschreibungen zu tun haben Ziele Ziel ist es, den Teilnehmer/innen vertiefende Kenntnisse über den Prozess der Stellenausschreibung zu vermitteln, benötige Formulare sowie die einzelnen Beteiligten und Akteure vorzustellen. Inhalt Bedarf ermitteln und Ausschreibungszeitpunkt definieren, Anforderungen und Kriterien festlegen, Adressatenkreis ermitteln, Beantragung der Ausschreibung und Beteiligung der Interessenvertretung, Veröffentlichung der Stellenanzeige und Auswahl entsprechender Medien. Methoden Vortrag, Präsentation, Diskussion, Gruppenarbeit Einstellung neuer Mitarbeiter/innen - Vertiefungsseminar II: HVP 04 Bewerbungsverfahren Heike Pantelmann, Falko Warnke, Angelika Wringe 1 Termin (8 UE): Mi, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Beschäftigte, die immer wieder mit Bewerbungsverfahren zu tun haben Ziele Ziel ist es, den Teilnehmer/innen vertiefende Kenntnisse über Bewerbungsverfahren zu vermitteln, best practices sowie die einzelnen Beteiligten und Akteure vorzustellen. 26 Hochschulverwaltung

27 Inhalte Sichtung der Bewerbungsunterlagen, Vorbereitung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen, Formulierung der Auswahlbegründung sowie Einladungs- und Absagetexten, Exkurs: diskriminierungsfreie und chancengerechte Personalauswahl Methoden Vortrag, Präsentation, Diskussion, Gruppenarbeit Einstellung neuer Mitarbeiter/innen - Vertiefungsseminar III: HVP 05 Einstellungsverfahren Falko Warnke, Angelika Wringe 1 Termin (4 UE): Do, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Beschäftigte, die immer wieder mit Einstellungsverfahren zu tun haben Ziele Ziel ist es, den Teilnehmer/innen vertiefende Kenntnisse über das Einstellungsverfahren zu vermitteln, benötige Formulare sowie die einzelnen Beteiligten und Akteure vorzustellen. Inhalte Zusammenstellung einzureichender Unterlagen, Vorstellung der Prozessbeteiligten, Beteiligung der Interessenvertretungen, Festlegung und Prüfung der formalen und persönlichen Einstellungsvoraussetzungen, Begründung von Beschäftigungs- und Dienstverhältnissen Methoden Vortrag, Präsentation, Diskussion, Gruppenarbeit Erstellung einer Stellen-/Aufgabenbeschreibung HVP 06 Angelika Alam, Susanne Wappler 1 Termin (8 UE): Mi, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Führungskräfte sowie alle in Fachbereichsverwaltungen, deren Tätigkeiten Personalfragen beinhalten und die Zuarbeiten für Führungskräfte und/oder für andere Dienststellen der FU leisten Die Bewertung eines Arbeitsgebietes/Dienstpostens bildet die Grundlage für die Eingruppierung/Besoldung eines/r Mitarbeiters/in. Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Bewertung der Arbeitsgebiete durch die Stellenwirtschaft ist grundsätzlich eine vom jeweiligen Bereich zu erstellende Beschreibung des Aufgabenkreises (BAK), die erkennen lässt, welche Tätigkeiten der/ die Stelleninhaber/in nach Zeitanteilen aufgeschlüsselt zu erledigen hat. Hochschulverwaltung 27

28 Ursachen für eine (Neu)Bewertung des Arbeitsgebietes/Dienstpostens können u. a. sein: neues/verändertes Arbeitsgebiet Änderung der Geschäftsverteilung durch strukturelle Veränderungen im Einsatzbereich. Ziel Sie erhalten das notwendige Wissen zu Aufbau, Elementen und Funktion einer Stellen-/Aufgabenbeschreibung, um Führungskräften und anderen Dienststellen der Freien Universität effektiv zuarbeiten zu können Inhalt Themen und Aspekte, die im Laufe des Seminars bearbeitet werden Inhalte und Aufbau einer Stellen-/Aufgabenbeschreibung Erstellung einer Bestandsaufnahme im jeweiligen Aufgabengebiet, Ermittlung der Arbeitsvorgänge Kompetenzen und Befugnisse unter Beachtung der organisatorischen Eingliederung Fachkenntnisse und Fähigkeiten Zeitanteile zu verwendende Gesetze, Verwaltungsvorschriften Methoden Vortrag, Fragerunde, Fallbeispiel, Übungsaufgabe Die tariflichen Regelungen zur Eingruppierung HVP 07 und Stufenfestsetzung Günther Hauer, Manuela Manthey 1 Termin (4 UE): Do , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Führungskräfte und Beschäftigte, die Anträge auf Einstellungen erstellen Das Seminar soll über spezielle tarifliche Regelungen informieren. Das Entgelt der Beschäftigten wird neben der Entgeltgruppe maßgeblich von der Stufenzuordnung bestimmt. Neben einem Einblick über die Eingruppierung nach der Entgeltordnung werden auch Grundsätze zur Stufenzuordnung vermittelt. Es können auch interessante Fälle aus der eigenen Praxis eingebracht und Fragen erörtert werden, allerdings ist zu beachten, dass keine individuelle Beratung erfolgen kann. Ziel Das Seminar richtet sich an dezentrale Sachbearbeitungen, Assistent/innen und Sekretär/innen bzw. alle, deren Tätigkeiten Personalfragen außerhalb von Abt. I + II beinhalten und die Zuarbeiten für Führungskräfte und/oder andere Dienststellen der Freien Universität leisten. 28 Hochschulverwaltung

29 Sie erhalten einen Überblick über die wichtigsten tariflichen Regelungen und Zuständigkeiten innerhalb der Freien Universität, um die notwendigen Unterlagen und Arbeitsschritte bei Personaleinstellungsverfahren effektiv vorbereiten zu können. Inhalt - Entgeltordnung - Stufenzuordnung - Vorübergehende Übertragung höherwertiger Tätigkeiten Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele Urlaubsregelungen in Sonderfällen HVP 08 Claudia Nobis 1 Termin (4 UE): Mo, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Führungskräfte sowie alle, deren Tätigkeiten die Bearbeitung von Urlaubsanträgen außerhalb von Abt. I beinhalten und die Zuarbeiten für Führungskräfte und/oder für andere Dienststellen der FU leisten Ziel Sie erreichen mehr Sicherheit bei der Berechnung von Urlaubsansprüchen in Sonderfällen und wissen, wie und wo Sie sich bei Unklarheiten die notwendigen Informationen beschaffen können. Inhalt Die Beantragung von Urlaub im Normalfall ist klar geregelt. Doch im Einzelfall können sich Unklarheiten ergeben: wieviel Urlaubsanspruch besteht z.b. im Jahr bei Elternzeit, Mutterschutz oder bei Veränderung der Arbeitszeit? In diesem Kurzseminar soll es um die Berechnung dieser und ähnlich gelagerter Fälle gehen. Methoden Erläuterung der rechtlichen Bestimmungen, Fragerunden, Bearbeitung von Fallbeispielen Dienstreisen HVP 09 Sandra Bongk, Melanie Utecht 1 Termin (4 UE): Mi, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Beschäftigte, die Dienstreiseanträge stellen und bearbeiten Hochschulverwaltung 29

30 Die Veranstaltung bietet die Möglichkeit, Fragen der Teilnehmer/innen zu behandeln. Die FU-Richtlinien über die Genehmigung, Anordnung und Abrechnung von Dienstreisen berücksichtigen die Novellierung des Bundesreisekostengesetzes sowie die sich aus der Budgetierung von Haushaltsmitteln ergebenden Aufgabenverlagerungen. Die Richtlinien übertragen den dezentralen Einrichtungen weitgehend die Befugnis, Dienstreisen für Beschäftigte ihres Bereiches zu genehmigen. Ziel Sie erhalten mehr Klarheit und Sicherheit in der Abrechnung von Dienstreisen. Inhalt Abgrenzung von Nebentätigkeit und Dienstreise sowie von Beurlaubung und Dienstreise Rechtsmittel gegen eine Ablehnung. Welche rechtliche Qualität hat die Genehmigung einer Dienstreise? Genehmigung der Nutzung des privateigenen Kfz und die daraus resultierenden rechtlichen Konsequenzen Unfallschutz Wesentliche Änderungen des BRKG Verfahrens Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele Regelungen zur Arbeitszeit in Sonderfällen HVP 10 Steffi Respondek, Sabine Wenzel 1 Termin (4 UE): Mi, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Führungskräfte sowie alle Beschäftigtengruppen( Beamte und Tarifbeschäftigte), die ihre Führungskräfte bei Fragen zur Arbeitszeit in Sonderfällen unterstützen, wie z.b. in der Fachbereichsverwaltung, oder als Sekretär/in Die Normalarbeitszeit ist durch Gesetze und tarifliche Vereinbarungen festgeschrieben. Wie sehen jedoch die Regelungen in Fällen von Elternzeit, Mutterschutz, Pflege- und Familienpflegezeit, Telearbeit, Rufbereitschaft, Wiedereinstieg nach langer Krankheit (sog. Hamburger Modell ) oder bei Veränderungen des Arbeitszeitvolumens aus? In diesem Kurzseminar soll es um die Bearbeitung dieser und ähnlich gelagerter Fälle gehen. Ziel Sie erreichen mehr Sicherheit bei der Erfassung, Berechnung und Kontrolle von Arbeitszeit in Sonderfällen und wissen, wie und wo Sie sich bei Unklarheiten die notwendigen Informationen beschaffen können. 30 Hochschulverwaltung

31 Inhalt Themen und Aspekte, die im Laufe des Seminars bearbeitet werden Erfassung, Berechnung und Kontrolle der Arbeitszeit insb. bei Teilzeit, Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit, Telearbeit, Rufbereitschaft, Veränderungen von Arbeitsverhältnissen Methoden Vortrag, Fragerunden, Bearbeitung von Fallbeispielen 1.3 FACHKOMPETENZ VERANSTALTUNGEN ORGANISIEREN Die einzelnen Teile können separat gebucht werden. Sie bauen nicht konsekutiv aufeinander auf, sind aber thematisch aufeinander abgestimmt. Sie richten sich an alle Beschäftigten, die mit der Organisation und Durchführung von Konferenzen, Tagungen, Netzwerktreffen u. Ä. zu tun haben. Veranstaltungen organisieren: HVV 01 Räume und Medienservice an der Freien Universität buchen und nutzen Stefanie Kanal, Christina Sieber, Andreas Sroka, Ilona Woschnik 1 Termin (3 UE): Mi, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: Die Teilnahme ist für Beschäftigte der Freien Universität Berlin kostenfrei Zielgruppe: Beschäftigte, die mit der operativen Detailplanung von Veranstaltungen zu tun haben, insbesondere Sachbearbeiter/innen, Sekretär/innen Ziel Sie erhalten einen Überblick, welche Möglichkeiten an der Freien Universität Berlin existieren Sie wissen, wer künftig Ihre Ansprechpartner/in ist und was bei einer Buchung zu beachten ist. Inhalt An der Freien Universität Berlin finden jedes Jahr etliche Veranstaltungen statt und irgendwo gibt es bereits genau das Serviceangebot, welches Sie für Ihr Vorhaben benötigen. Wir verschaffen Ihnen einen Überblick über die Räumlichkeiten der FU, erklären, wie Sie diese buchen können und wir stellen Ihnen verschiedene Leihoptionen vor. Nebenbei lernen Sie die Menschen kennen, die Sie bei der Planung und Umsetzung unterstützen können. Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele Hochschulverwaltung 31

32 Veranstaltungen effektiv planen und durchführen HVV 02 mit Werkzeugen des Projektmanagements Nicholas Hübner, Christina Sieber 1 Termin (8 UE): Do, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: 90,- für Externe (30,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Zielgruppe: Beschäftigte, die Veranstaltungen konzipieren und planen, insbesondere Wissenschaftler/ innen sowie Sachbearbeiter/innen und Sekretär/innen Wir geben Ihnen einen groben Überblick über Ziele und Methoden im Projektmanagement und zeigen Ihnen, wie Sie mit einfachen Mitteln und ohne spezielle Vorkenntnisse das Projekt Veranstaltung auf die Beine stellen können. Neben der Theorie werden wir mit Ihnen eine MindMap zur Konferenzorganisation erstellen und Sie bei der Erstellung Ihres Projektplans unterstützen. Mit ersten Arbeitspaketen in der Tasche, können Sie nach dieser Veranstaltung direkt mit der konkreten Planung loslegen bzw. fokussiert fortfahren. Ziel Sie können die Planung einer Veranstaltung für sich besser strukturieren und erwerben praktische Werkzeuge, die für eine professionelle Veranstaltungsplanung und Durchführung geeignet sind. Inhalt Prinzipien des Projektmanagements Geeignete Tools aus dem Projektmanagement für das Veranstaltungsmanagement MindMap zur Konferenzorganisation Erstellung eines Projektplans am praktischen Beispiel Nachhaltige Veranstaltungsplanung und Durchführung Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele, Gruppenarbeit Veranstaltungen gestalten HVV 03 Carola Pust 1 Termin (8 UE): Di, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: 90,- für Externe (30,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin) Zielgruppe: Beschäftigte, die Veranstaltungen konzipieren und planen, insbesondere Wissenschaftler/innen. Das Format einer Veranstaltung trägt entscheidend zur Atmosphäre und zum Erfolg bei. Unterschiedliche inhaltlich-thematische Zielsetzungen erfordern unterschiedliche Formate. Möchten Sie ein Publikum oder Teilnehmer/innen einer Veranstaltung aktiv einbinden, stehen 32 Hochschulverwaltung

33 Ihnen je nach Größe und Zeitrahmen der Veranstaltung ( Pers.; ½ Tag - 3 Tage) vielfältige Formate und Methoden zur Verfügung. Wir demonstrieren, wie Sie mit einfachen und auch anspruchsvollen - Methoden Zuhörende in Teilnehmende verwandeln, aus dem Wissen der Menschen schöpfen und eine lebendige Diskussion gestalten können. Einige Techniken können ergänzend zu klassischen Formaten eingesetzt werden, während andere diese ersetzen, je nachdem, welche Ziele Sie mit Ihrer Veranstaltung verfolgen. Ziel Am Ende des Tages werden Sie eine klare Vorstellung darüber haben, welche Methoden und Formate sich für Ihre Veranstaltung eignen und welche eher nicht. Auf dieser Grundlage werden Sie in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Inhalt unterschiedliche Formate wie Panel Discussion, Fishbowl, World Café, klassische Großgruppenformate oder Open Space werden vorgestellt; 2-3 davon werden in lebendiger Demonstration erfahr- und nachvollziehbar gemacht anschließend werden die Formate mit ihren Vor- und Nachteilen reflektiert und im Hinblick auf ihre jeweilige Eignung bewertet Methoden Vortrag, Fragen, Fallbeispiele, Gruppenarbeit Veranstatlungen finanzieren und abrechnen HVV 04 Ines Gebhardi, Michael Hierl, Nando Lemke 1 Termin (9 UE): Mi, , Uhr Veranstaltungsort: Weiterbildungszentrum Kosten: 30,- für Beschäftigte der Freien Universität Berlin Zielgruppe: Beschäftigte, die Veranstaltungen verwalten und abrechnen, insb. Sachbearbeiter/innen und Sekretär/innen Die gute Nachricht vorweg: An der FU Berlin steht Ihnen ein überaus tatkräftiges und hilfsbereites Team zur Seite, das Sie beim Verwalten von Drittmitteln, der Dokumentation und Meldung der Einnahmen und Ausgaben, Steuerangelegenheiten, sowie allen vertraglichen und rechtlichen Fragen rund um das Thema Gelder unterstützt. Im Themenblock Finanzen lernen Sie dieses Team und seine Kompetenzen kennen. Ziel Sie erhalten einen Überblick über Möglichkeiten der Förderung Sie wissen, wer für Sie Ansprechpartner/in ist Sie wissen, auf welche Punkte Sie bei der Antragsstellung und Abrechnung von Veranstaltungen achten müssen Hochschulverwaltung 33