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1 Kammerservice_NEWSLETTER sbb Ausgabe Nr. 3 / 2011_ Vorgehensweise für das Aufnahmeverfahren 2012 Hinweis zu gesperrten -Adressen von Stipendiumsanwärtern im DAS-Portal Hinweise zu regelmäßiger bzw. unregelmäßiger Teilnahme und Maßnahmeabbruch Neuer Hinweis zur Rückforderung von Fördermitteln Rubrik DAS-Portal im internen Bereich unserer Homepage Vorgehensweise für das Aufnahmeverfahren 2012 Mit den neuen Grundsätzen zur Durchführung des Weiterbildungsstipendiums vom September 2010 und der Einführung des DAS-Portals zu Beginn des Jahres 2011 hat sich das Aufnahmeverfahren grundlegend geändert. Die Vervollständigung der persönlichen Daten im DAS-Portal ist Bedingung für die Aufnahme in das Förderprogramm. Die meisten der zuständigen Stellen haben dies für die bereits zurückliegenden Aufnahmen berücksichtigt und darauf geachtet, dass sich die zur Förderung ausgewählten Stipendiaten im DAS-Portal zurückgemeldet haben. Wir möchten Ihnen hier noch einmal die wichtigsten Punkte nennen, die für die Aufnahme 2012 zu beachten sind: 1. Idealerweise führen Sie das Auswahlverfahren mindestens einen Monat vor dem geplanten Aufnahmedatum durch, damit Sie den Stipendiumsanwärtern eine angemessene Frist für die Rückmeldung im DAS-Portal geben können. 2. Nachdem Sie Ihre Auswahl aus den Ihnen vorliegenden Bewerbungen um ein Weiterbildungsstipendium getroffen haben, teilen Sie den Betreffenden bitte mit, dass sie für die Aufnahme im kommenden Jahr vorgesehen sind. Unter Anlage 1 finden Sie hierzu ein Musterschreiben. Die Word-Version dieses Schreibens finden Sie im internen Bereich Kammerservice auf unseren Internetseiten bei den Musterbriefen unter der Bezeichnung Aufnahme. Sie können das Word-Dokument auf Ihre Erfordernisse anpassen und Ihre Stipendiumsanwärter damit über ihre geplante Aufnahme informieren. 3. Danach erfassen Sie die Stipendiumsanwärter im DAS-Portal. Dort setzen Sie ihnen im Feld Rückmeldung bis eine Frist, innerhalb derer die Stipendiumsanwärter ihre persönlichen Angaben im DAS-Portal vervollständigen sollen. Hier empfiehlt es sich, das beabsichtigte Aufnahmedatum auch als Datum für die späteste Rückmeldung zu setzen. Somit haben Sie zum beabsichtigten Aufnahmedatum bereits einen Überblick über die Rückmeldungen der Stipendiumsanwärter im DAS-Portal. Beispiel: Geplanter Aufnahmetermin zum = Erfassung der Stipendiumsanwärter im DAS-Portal spätestens bis zum = Rückmeldung der Stipendiumsanwärter bis spätestens zum Die User der Software B3 führen die oben beschriebenen Schritte des Abschnitts 3. über den Datenabgleich bzw. Export von B3 nach DAS durch. 4. Die im DAS-Portal erfassten Stipendiumsanwärter erhalten automatisiert eine , mit der sie zur Vervollständigung ihrer Daten innerhalb der von Ihnen gesetzten Frist aufgefordert werden. Den Text der E- Mail finden Sie sowohl beigefügt unter Anlage 2 als auch im internen Bereich unserer Internetseiten in der Rubrik DAS-Portal. Die Vervollständigung der Daten durch die Stipendiumsanwärter ist obligatorisch. 5. Zum Aufnahmedatum bzw. Datum der Rückmeldefrist kontrollieren Sie, welche der Stipendiumsanwärter sich zurückgemeldet haben. B3-User führen hierfür einen Datenabgleich bzw. einen Import von DAS nach B3 durch. Die Stipendiumsanwärter, die sich bereits zurückgemeldet haben, d. h. ihre Daten im DAS-Portal erfolgreich vervollständigt haben, werden nun zu Stipendiaten. Bitte beachten Sie: Nur Stipendiaten können gefördert werden.

2 6. Stipendiumsanwärter, die auch 10 Tage nach dem gesetzten Rückmeldedatum ihre Daten im DAS-Portal nicht ergänzt haben, d. h., sich nicht zurückgemeldet haben, erhalten eine automatisierte Erinnerungs- (deren Text als Anlage 3 beigefügt ist). Die neue Rückmeldefrist beträgt 4 Wochen. Stipendiumsanwärter, die auch diesen Termin verstreichen lassen, werden im DAS-Portal von uns auf endgültig abgelehnt gesetzt. Bitte beachten Sie: Nur zurückgemeldete Stipendiaten könne Anträge auf Förderung von Weiterbildungen stellen und Zuschüsse aus dem Weiterbildungsstipendium erhalten. Hinweis zu gesperrten -Adressen von Stipendiumsanwärtern im DAS- Portal Bei der Erfassung der Daten der Stipendiumsanwärter kommt es hin und wieder vor, dass inkorrekte oder bereits erloschene E- Mail-Adressen erfasst wurden. Da diese -Adressaten vom DAS-Portal somit keine automatisierte erhalten können, werden die Datensätze solange gesperrt, d. h. vom -Versand ausgenommen, bis eine korrekte bzw. aktuelle - Adresse vom Stipendiumsanwärter eingeholt wurde. Für den Aufnahmejahrgang 2011 gibt es immer noch einige gesperrte Datensätze, d.h. fehlerhafte -Adressen. Da Sie sich als zuständige Stelle mittlerweile im DAS-Portal die Stipendiumsanwärter mit Sperrkennzeichen selbst anzeigen lassen können (siehe im DAS-Portal die Suchfunktion Stipendiaten mit -Sperrkennzeichen anzeigen ), bitten wir Sie um Ihre Unterstützung: Bitte kontaktieren Sie Ihre Stipendiaten mit Sperrkennzeichen (ggf. nochmals), um die korrekte -Adresse zu erfragen und korrigieren zu können. B3-Nutzer korrigieren die -Adressen in B3 und machen danach einen Datenabgleich WEB. Alle anderen korrigieren die -Adressen unmittelbar im DAS-Portal. Bitte vergessen Sie nicht, uns anschließend über die Änderung zu unterrichten, damit wir die Datensätze entsperren und den -Versand an die Betreffenden erneut anstoßen können. Neue Hinweise zu regelmäßiger bzw. unregelmäßiger Teilnahme und Maßnahmeabbruch Gemäß Förderrichtlinien sind Stipendiaten dazu verpflichtet, ihre regelmäßige Teilnahme an geförderten Weiterbildungen nachzuweisen. Dazu was bei der Feststellung von regelmäßiger und unregelmäßiger Teilnahme zu beachten ist, und wie zu verfahren ist, finden Sie neue Hinweise im Online-Handbuch (handbuch.begabtenfoerderung.de) unter Ziffer 4.3 oder dem Suchbegriff Teilnahme. Die Hinweise samt Überblicksschema haben wir Ihnen ebenfalls im internen Bereich unserer Homepage ( in der Rubrik Dokumente zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig haben wir die Hinweise zum Maßnahmeabbruch durch Stipendiaten überarbeitet. Der Abbruch einer Maßnahme führt nach Ziffer 5.1 der Förderrichtlinien zum Rücktritt von der Fördervereinbarung, sofern keine rechtfertigenden Gründe vorliegen. Eine Überblicksschema und was im Falle eines Maßnahmeabbruchs zu beachten ist, finden Sie im Hinweis zu Ziffer 5.1 im Online-Handbuch (handbuch.begabtenfoerderung.de) oder im internen Bereich unserer Homepage in der Rubrik Dokumente (

3 Neuer Hinweis zur Rückforderung von Fördergeldern Muss eine zuständige Stelle aus den in Ziffer 5.1 der Förderrichtlinien genannten Gründen von der Fördervereinbarung zurücktreten, sind die bereits ausgezahlten Fördergelder zinspflichtig zurückzufordern. Wie Sie in einem solchen Fall vorgehen, können Sie unserem neuen Hinweis zu Ziffer 5.2 der Förderrichtlinien entnehmen. Hier finden Sie auch ein Excel-Tool zu Zinsberechnung. Weiterhin steht Ihnen jedoch die SBB unterstützend zur Seite, wenn Fragen und Unklarheiten bei der Rückforderung von Fördergeldern von Stipendiaten bestehen. Den Hinweis und das Excel-Tool finden Sie im Online-Handbuch (handbuch.begabtenfoerderung.de) unter Ziffer 5.2 oder dem Suchbegriff Rückforderung und im internen Bereich unserer Homepage in der Rubrik Dokumente ( Rubrik DAS-Portal im internen Bereich unserer Homepage Ab sofort haben wir Ihnen im internen Bereich unserer Homepage die neue Rubrik DAS-Portal zur Verfügung gestellt. Hier finden Sie Hinweise und Informationen für Ihre Arbeit mit dem DAS-Portal. Insbesondere können Sie sich ein Anwenderhandbuch für zuständige Stellen downloaden, in dem die Arbeit mit dem DAS- Portal Schritt für Schritt erläutert wird. Das Handbuch und weitere Arbeitshilfen finden Sie im internen Bereich unserer Homepage in der Rubrik DAS-Portal ( Ihr Team SBB sbb Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung Gemeinnützige Gesellschaft mbh Lievelingsweg Bonn Tel.: Fax: Geschäftsführer: Wolf Dieter Bauer Gerichtsstand: Bonn, HRB7275

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