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1 Mehr als nur Kaffeegespräche 10 Tipps für eine bessere Unternehmenskommunikation Einfach. Anders. cloud.de

2 Inhalt Vorwort Videokonferenzen statt Telefonkonferenzen Firmenchats für schnelle Wege Introvertiert vs. Extrovertiert Stille Post Gemeinsame Dokumentenbearbeitung Alle für einen Kontext ist alles Wie viele Meetings sind notwendig? Reply All? Kritik gehört unter vier Augen Infos & Kontakt 15

3 Vorwort Hallo liebe Leser/innen, haben Sie auch noch den Unterrichtsstoff zum Thema Kommunikationstheorie im Hinterkopf? Man kann nicht nicht kommunizieren hieß es da bei Paul Watzlawick. Leider kann man sehr wohl nicht gut kommunizieren und das zeigt sich in so gut wie jedem Unternehmen. Überlegen Sie selbst, die meisten Fehler, die auf Arbeit gemacht werden, hätten durch eine bessere, schnellere oder einfachere Kommunikation verhindert werden können. Aber wie verbessert man die Kommunikationspolitik im Unternehmen? Mit diesem Whitepaper gebe ich Ihnen 10 Tipps, wie Sie mit Kollegen, Vorgesetzten und Geschäftspartnern besser und vor allem effektiver kommunizieren können. Dabei werde ich sowohl technische Lösungen (etwa durch Software-Anwendungen) als auch psychologische Kniffe vorschlagen, mit denen sich etliche Missverständnisse vorbeugen lassen. Und merken Sie sich: Wahr ist nicht, was A sagt, sondern was B versteht. (P. Watzlawick) Mit freundlichen Grüßen, Juliane Waack Redakteurin cloud world 3

4 1. Video- statt Telefonkonferenz Die nonverbale Kommunikation ist wichtig, das wissen wir mittlerweile alle, denn wer hat nicht schon auf die Frage nach dem Befinden ein Ja zur Antwort erhalten, während der Befragte wie ein Häufchen Elend vor einem saß? Gerade deshalb verwundert es, wie viele wichtige Gespräche und ganze Konferenzen mittlerweile via Telefon geführt werden, denn dadurch gehen w i c h t i g e N a c h r i c h t e n g e r a d e w e g s v e r l o r e n u n d g a n z e Gesprächsteilnehmer werden unsichtbar, wenn sie beispielsweise eher zurückhaltend sind und daher im Gespräch untergehen. Ob Bewerbungsgespräche, Kundenakquise oder Team-Meetings, die Telco regiert mittlerweile oftmals den Arbeitsalltag. Dabei gibt es mindestens zwei gute Gründe, auf Videokonferenzen zu setzen: Das Gespräch wird ehrlicher Im Rahmen von Kundenbefragungen hat eine Studie von Melanie C. Green und Jon A. Krosnick (Link s.u.) ergeben, dass Menschen am Telefon eher dazu neigen, zu lügen bzw. die Wahrheit etwas zu beschönigen. Das galt für anonym befragte Teilnehmer. Wenn diese jedoch jemandem gegenübersitzen, wurden die Antworten ehrlich, wahrscheinlich, weil eine persönlichere Beziehung aufgebaut werden konnte. Das verwundert nicht, denn während die nonverbalen Signale bei den meisten Menschen sehr deutlich werden, wenn diese lügen, muss man am Telefon nur seine Stimme unter Kontrolle halten. Dabei ist es nicht einmal das bewusste Lügen sondern vielmehr das Auslassen von Information oder das Schönreden, um Konflikten aus dem Weg zu gehen. 4

5 1. Video- statt Telefonkonferenz Die Aufmerksamkeit steigt Seien Sie ehrlich, sind Sie 100%ig aufmerksam bei einer Telefonkonferenz, die über eine Stunde dauert? In einer von Talkincloud.com zitierten Studie gaben mehr als 70% aller Befragten an, dass sie sich eher ablenken lassen und nicht wirklich zuhören, wenn sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen. Kein Wunder, am Telefon fällt nicht nur das Konzentrieren schwerer, da eben nicht zwei Sinne, sondern nur einer angesprochen wird. Gleichzeitig kriegt es zudem niemand mit, wenn man nebenbei kurz seine Mails checkt, auf Twitter die neusten Nachrichten nachliest oder seinen Report vorbereitet. Das geht in einer Videokonferenz natürlich nicht, zumal die visuelle Komponenten auch dazu beitragen, dass man sich leichter und besser konzentrieren kann. Links: https://web.stanford.edu/dept/communication/faculty/krosnick/docs/ 2003/2003%20NES%20Mode%20Paper.pdf 5

6 über cloud world cloud world ag ist der zentrale und neutrale Marktplatz für Cloud- Produkte und -Dienstleistungen im deutschsprachigen Raum und wurde 2013 in Pfäffikon, Schweiz) gegründet. Mit den Top-Domains cloud.de /.ch /.at / *.li ist cloud world der Anlaufpunkt für Cloud- Interessenten, -Experten und -Anbieter, der das Thema Cloud im deutschsprachigen Raum vorantreibt und eine erfolgreiche Werbe- Plattform für Anbieter bietet, die wiederum Anwendern durch Transparenz und Neutralität Vertrauen schafft. Neben einem Directory, das SaaS-, PaaS- und IaaS-Produkte sowie cloudrelevante Services listet, bietet cloud world Informationen und Ratgeber rund um die Cloud an (Info-Center, Blog, Newsletter und kostenlose Leitfäden). Darüber hinaus können Anwender einzelne SaaS-Produkte in zielgruppenspezifischen Bundles zu attraktiven Kondition direkt über den Marktplatz beziehen. cloud world ist auch an den deutschen Standorten Berlin und Karlsruhe vertreten. Lust auf mehr? Folgen Sie uns auf Twitter: https://twitter.com/cloudworldag Abonnieren Sie unseren Newsletter oder Blog: 6

7 Kontakt Ihre Ansprechpartnerin Juliane Waack Online-Editor Tel. Mobil Web Social Media Twitter: LinkedIn: Xing: +49 (0) (0) https://twitter.com/jules_mccloud https://de.linkedin.com/pub/juliane-waack/96/3ab/78 https://www.xing.com/profile/juliane_waack Die Icons wurden von der Windows Freeware Material Design verwendet. Link: https://github.com/google/material-design-icons/blob/master/readme.md Wichtiger Hinweis Dieses Whitepaper wurde von cloud world nach bestem Gewissen und Wissen erstellt. Wir übernehmen jedoch keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der Inhalte. 7

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