SEPA Leitfaden VR-Networld

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1 SEPA-Leitfaden für die VR-Networld Software Inhaltsverzeichnis 1 Voraussetzung 2 2 Der SEPA-Zahlungsverkehr IBAN und BIC ergänzen 2 3 Die Euro-Überweisung (SCT) Die Euro-Lastschrift - (SDD) Gläubiger-Identifikationsnummer SEPA-Mandate Mandatsverwaltung Bearbeiten von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Drucken und Versenden der Umdeutungslösung 9 4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen] Anlegen einer SEPA-Lastschrift SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) Einzelschritte zum Unwandeln von DTA-Dateien SEPA-Datei zur Übertragung einlesen 15 Seite 1 von 17

2 1 Voraussetzung Diese Anleitung gilt ausschließlich für die VR-Networld Software 5.0 oder höher. Bitte prüfen Sie den aktuellen Versionsstand Ihrer VR-Networld Software Hilfe Über VR-Networld Software. Ist hier eine niedrigere Version angegeben führen Sie bitte ein Online-Update durch oder bestellen Sie sich die Vollversion der VR-Networld Software in Ihrer Geschäftsstelle oder in unserem eshop. 2 Der SEPA-Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-Networld Software wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlugnsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technischen Änderungen sind in den einzelnen folgenden Zahlungstypen beschrieben. 2.1 IBAN und BIC ergänzen Bei allen nationalen Kontoverbindungen Ihres Adressbuches an Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige werden in der VR-Networld Software die IBAN und BIC automatisch ergänzt. Somit entfällt für Sie die zusätzliche Eingabe der IBAN und BIC Ihrer Kontakte. Bitte kontrollieren Sie vor jeder erstmaligen Transaktion an einen Ihrer Kontakte, ob die generierte IBAN und BIC stimmen. 3 Die Euro-Überweisung (Sepa-Credit-Transfer (SCT) Die Euroüberweisung ist ab für Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. In der VR-Networld Software rufen Sie die Euro-Überweisung über den Menüeintrag Transaktionen Überweisung wie folgt auf: Klicken Sie in der Übersicht Überweisung (neu) auf das Euro-Symbol oben links neben der Auswahl des Auftraggeberkontos aus. Seite 2 von 17

3 Die Euro-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl und der EU-Standardüberweisung. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten heutigen Schritten. 3.1 Die Euro-Lastschrift SEPA Direct Debit (SDD) Auch die Euro-Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen hier vorab Grundlagen und Voraussetzungen erfüllt werden, bevor Sie am Euro-Lastschriftverfahren teilnehmen können. Hierzu benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt. Seite 3 von 17

4 3.2 Gläubiger Indentifikationsnummer Creditor Identifier (CI) Um eine SEPA-Lastschrift einzureichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese können Sie in Deutschland bei der deutschen Bundesbank beantragen. Auch die VR-Networld Software stellt Ihnen den Link zur deutschen Bundesbank zur Verfügung. Über den Reiter Stammdaten - Gläubiger-Identifikations Neu gelangen Sie in die Übersicht der Gläubiger- Identifikation (Bild 1). Bild 1: Gläubiger-Identifikation Bild 2: Gläubiger-Identifikation Hier können Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben (Bild 2), die Sie von der deutschen Bundesbank erhalten haben oder über den hier integrierten Link (blaue Umrahmung) direkt auf die Internetseite der deutschen Bundesbank aufrufen fen um eine neue Gläubiger-Identifikation zu beantragen. Ist diese rechnerisch richtig wird diese von der VR-Networld Software gespeichert. Für jede CI kann in der VR-Networld Software eine aussagekräftige Bezeichnung vergeben werden, unter der Sie in der Mandatsverwaltung angesprochen werden kann. Über die jeweiligen Schaltflächen können Gläubiger-IDs neu angelegt, geändert oder gelöscht werden. Seite 4 von 17

5 3.3 SEPA-Mandate Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen die VR-Networld Software das integrierte Modul Lastschriftmandate zur Verfügung. 3.4 Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/ Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung, Versand der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken und an Ihre Zahlungspflichtigen per Post verschicken oder per Mail direkt versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für bestehende Zahlungspflichtigen kann über die Auswahl Umdeutung Einzugsermächtigung erzeugt werden. Aus dieser Übersicht heraus besteht die Möglichkeit, Mandate zu ändern, zu löschen oder zu drucken. Über den Button Neu erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift-Mandate. Seite 5 von 17

6 Anschließend haben Sie die Möglichkeit alle erforderlichen Daten des Zahlungspflichtigen zu hinterlegen. Feld Bezeichnung Gläubiger-ID: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in der VR-Networld Software erfasst haben (siehe Seite 4). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Feld Mandatsreferenz: Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Feld Mandatsdatum: Erfassen Sie hier das Datum der Ausstellung, an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Dieses wird nur innerhalb der VR-Networld Software unterschieden. Feld Lastschriftsequenz: Über das Drop Down Menü wählen Sie aus was für eine Sequenz die Lastschrift haben wird. Feld Lastschriftart: Wählen Sie aus ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für diese Mandat zugeordnet werden soll....gehen Sie anschließend auf den Button Übernehmen um das erstellte Mandat am Zahlungspflichtigen anzulegen. Seite 6 von 17

7 3.5 Bearbeiten von SEPA-Mandaten Über den Reiter Stammdaten Lastschriftmandate gelangen Sie in die Mandatsverwaltung für VR-Networld. Durch einen Doppelklick auf das gesuchte Mandat können Sie dieses bearbeiten. Im nun geöffneten Fenster können Sie das Mandat entsprechend bearbeiten und mit Klick auf Übernehmen das Mandat ändern Info: Beachten Sie bitte die Bearbeitung, führt zu einer Mandatsänderung, welche dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss. Seite 7 von 17

8 3.6 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken im Fenster der Mandatsliste erzeugen Sie das Mandat nach gesetzlichen Anforderungen automatisch und übergeben dies an Ihre Druckersteuerung. Alternativ können Sie über die Schaltfläche Versenden das Mandat automatisch an Ihr program zum Mailversand übergeben. 3.7 Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Zur Änderung von bestehenden Dauerlastschriften klicken Sie bitte auf der linken Navigationsleiste auf Baumansicht Mandant und wählen anschließend den Eintrag Dauerlastschriften aus. Nun haben Sie die Möglichkeit die auf SEPA umzustellenden Dauerlastschriften auszuwählen (Mehrfachauswahl ist möglich), diese sind dann blau markiert und können dann per Rechtsklick auf SEPA konvertiert (umgestellt) werden. Auch die Erzeugung eines SEPA-Mandates ist hier möglich. Seite 8 von 17

9 Vor der Konvertierung Ihrer Dauerlastschriften in das neue SEPA-Format kontrollieren Sie bitte die angezeigten Daten. Sie haben auch die Möglichkeit sich mit der Schaltfläche Vorschau die neue Sepa-Lastschrift anzeigen zu lassen. Bitte achten Sie darauf, dass nur die Dauerlastschriften umgestellt werden, bei denen ganz rechts der Haken Konvertieren gesetzt ist. Abschließend können Sie mit Klick auf Alle Bestätigen die Umstellung durchführen. 3.8 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Alle im Schritt auf SEPA umgestellten Dauerlastschriften sind nun unter Stammdaten Lastschriftmandate zu finden. Mit Setzen des Hakens Umdeutung Einzugsermächtigung kann abschließend über das Drucken oder Versenden das Umdeutungsformular für die umgedeuteten Zahlungspflichtigen für den Post oder Mailversand erzeugt werden. Seite 9 von 17

10 4. SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Besonderheiten: Obwohl es sich bei SEPA-Lastschriften immer um terminierte Lastschriften handelt, werden sie der Einfachheit halber bei der Joberstellung in VR-Networld wie normale Lastschriften behandelt. Die Vorgabe bis Fälligkeitsdatum im Ausgangskorb trägt nun die Kennzeichnung bis Fälligkeitsdatum bzw. bis Versanddatum. SEPA-Lastschriften werden also in dem Moment zum Versand angeboten, in dem das Versanddatum erreicht ist. Liegt das Versanddatum des Auftrags in der Vergangenheit, erfolgt der Hinweis, dass die notwendige Vorlaufzeit unterschritten wurde und eine fristgerechte Ausführung unter Beibehaltung des im Auftrag hinterlegten Ausführungsdatums nicht mehr möglich ist. In diesem Fall kann das Ausführungsdatum auf Wunsch angepasst werden. Wird der Geschäftsvorfall terminierte SEPA-Sammellastschrift Sammellastschrift von einer Bank nicht unterstützt, werden die Aufträge als terminierte Einzelaufträge versandt. 4.1 Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie mit Ihrem Berater die Details hierzu vorher klären. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine sogenannte vorautorisierte Zahlung. Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in der VR-Networld Software technisch, gem. HBCI-Spezifikation, als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum Erfassen, Ändern und Löschen, wie sie bei bankverwalteten Aufträgen bestehen. Über den Menüeintrag Transaktionen Schaltfläche Lastschrift gelangen Sie in den Lastschrift-Erfassungsmodus. Seite 10 von 17

11 Mit anschließender Auswahl der EURO-Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit eine SEPAwählen Sie ob Lastschrift zu erfassen. Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down Menü Sie eine Basis- oder Firmenlastschrift anlegen wollen. Im Feldbereich Ausführungszeitpunkt und Fälligkeitstermin, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Die VR-Networld Software zeigt Ihnen das späteste Versanddatum zur jeweiligen Turnusart an. Bei unterschreiten der Vorlaufzeiten gibt Sie einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Details, wird das jeweils aktuelle zum Zahlungspflichtigen igen zugeordnete Mandat und die Lastschriftsequenz vorgegeben. Bitte prüfen Sie dieses sorgfältig! Weiterhin besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. Erstellen Sie anschließend wie gewohnt den Zahlungsauftrag. Seite 11 von 17

12 4.2 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) Das bisherige Format DTAUS kann mit der aktuellen Version der VR-Networld Software aus den Datenbestand der VR-Networld Software bzw. aus externen Aufträgen (Überweisungen oder Lastschriften) in ein SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z.b. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt. Wichtige Information: Bitte kontrollieren Sie vor dem Senden der Aufträge die Richtigkeit der automatisch erzeugten Daten! Beachten Sie bitte, dass bei der Konvertierung von Inlandsaufträgen in SEPA-Aufträge nur maximal die ersten 5 Verwendungszweckzeilen des Auftrages übernommen werden können. Alle anderen Zeilen im Verwendungszweck werden gelöscht. Für den Import von DTA- bzw. SEPA-XML Dateien aktivieren Sie bitte die Funktion unter Extras Einstellungen bearbeiten Datenträgeraustausch Unterstützung für externe Zahlungsaufträge aktivieren. Seite 12 von 17

13 4.2.1 Anbei die Anleitung für die Einzelschritte zum Umwandeln von DTA-Dateien über den Menüeintrag Transaktionen Aufträge aus Datei kann eine DTA-Datei in SEPA- Aufträge umgewandelt werden Nun wählen Sie die DTA-Datei Datei aus und klicken auf Importieren. Die folgende Rückfrage bestätigen Sie bitte mit Ja. Seite 13 von 17

14 Bitte prüfen Sie vor dem Importieren zwingend die neuen SEPA-Daten zu dem Auftrag. Sind diese Daten korrekt so wählen Sie bitte rechts den Haken Konvertieren bei jedem umzuwandelnden Auftrag aus und bestätigen die Richtigkeit mit der Schaltfläche Alle Bestätigen. Abschließend können Sie die Aufträge mit Klick auf Importieren in die VR-Networld Software einlesen und können aus dem Ausgangskorb heraus versendet werden. Seite 14 von 17

15 4.3 SEPA-Datei zur Übertragung einlesen Um eine SEPA-Datei zur Übertragung einzulesen, gehen Sie bitte auf den Menüeintrag Transaktionen Datei zur Übertragung. Wählen Sie nun die Sepa-XML-Datei aus und klicken Sie unten rechts auf Einlesen. Sofern die SEPA-Datei erfolgreich eingelesen werden konnte, erscheint folgender Hinweis. Abschließend kann die SEPA-Datei über den Ausganskorb senden an die Bank übertragen werden. Seite 15 von 17

16 Weitere Informationen rund um die VR-Networld Software und deren Aktualisierung, sowie zu SEPA in der VR-Networld Software finden Sie im Handbuch. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung. Das Handbuch steht Ihnen in VR-Networld über die Hilfefunktion zur Verfügung. Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr, erhalten Sie auf unserer Homepage unter: / Firmenkunden / Zahlungsverkehr Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen Version der VR-Networld Software getestet, allerdings sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Volksbank Gütersloh eg kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Bei Fragen stehen Ihnen neben Ihren bekannten Ansprechpartnern in der Bank auch die Mitarbeiter unseres Supports mit Rat und Tat zur Seite. Sie erreichen uns telefonisch unter der Rufnummer bzw. per Fax unter während unserer Geschäftszeiten. Seite 16 von 17

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