Elektronische öffentliche Verwaltung Günstig, Effizient, Rechtssicher

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1 Elektronische öffentliche Verwaltung Günstig, Effizient, Rechtssicher Lukas Fässler, Rechtsanwalt & Informatikexperte, FSDZ Rechtsanwälte & Notariat AG, Zug Ursula Peter, Controlling & Organisation, Stadt Schaffhausen Eliel Malgo, Solution Advisor, UP-GREAT 1

2 Agenda Elektronische Aktenführung und digitale Langzeitarchivierung Eine Kurzeinführung Lukas Fässler, Rechtsanwalt & Informatikexperte, Projektcoach der Stadt Schaffhausen Projektübersicht Stadt Schaffhausen Ursula Peter, Projektleiterin Controlling & Organisation Stadt Schaffhausen Plattform mittels SharePoint und Extensions von UP-GREAT Eliel Malgo, Solution Advisor, UP-GREAT 2

3 Allgemeine Einführung Lukas Fässler, Rechtsanwalt & Informatikexperte 3

4 Aktenführung damals? 4

5 Aktenführung heute 5

6 Mehrschichtige Aktenführung 6

7 Erkenntnisse Hybride Aktenführung Nirgends mit Sicherheit Akten vollständig Gesetzliche Vorgaben zur Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Transparenz des Verwaltungshandelns sind nicht eingehalten Aktenführung ist individuell Mehrfachablagen sind an der Tagesordnung 7

8 Gesetzesgrundlagen Stadtverfassung (100.1) Art. 21 Art. 21 Gemeindegesetz ( ) Art. 3 8

9 Gesetzesgrundlagen (2) Weisungen des SR über die Aktenführung in der Verwaltung (210.11) 9

10 Günstig, Effizient, Rechtssicher 42% aller Geschäfte brauchen eine Unterschrift Wie viele davon könnten ohne Medienbruch in der Verwaltung elektronisch mit qualifizierter digitaler Signatur ausgeführt werden? Art. 14 Abs. 2bis OR setzt die digitale Unterschrift der eigenhändigen Unterschrift gleich 10

11 Günstig, Effizient, Rechtssicher Prozesse verzögern sich dadurch um 3.1 Tage Welche Standortvorteile kann sich ein Kanton / eine Stadt/Gemeinde schaffen, wenn seine/ihre Prozesse für Einwohner und Unternehmen schneller abgewickelt werden? Können Sie eine Garantie für eine Durchlaufszeit für ein Geschäft abgeben? 11

12 Günstig, Effizient, Rechtssicher 48% aller Dokumente werden nur deshalb ausgedruckt, damit sie unterschrieben werden können? Welche Papierkosten könnten Sie sparen? Welchen Zeitaufwand für die handschriftliche Unterschrift könnten Sie sparen? Welche Zeit für das Kopieren der Originale zwecks unnötiger Mehrfachablage könnten Sie sparen? Welche Zeit für das Verteilen und Ablagen dieser Mehrfachkopien könnten Sie einsparen? Und wie viel Zeit verlieren Sie beim Suchen der massgeblichen Unterlagen? Haben Sie bei der Suche an die in der privaten Ablage von Mitarbeitenden liegenden Informationen gedacht? 12

13 Grundsätze für die Zukunft Die Grundsätze des Stadtrates Schaffhausen (SRB Nr. 313 vom ) 1. Die Akten, die wir in unserer täglichen Verwaltungsarbeit erstellen, müssen aktuell, vollständig, beweistauglich und revisionssicher sein. 2. In den nächsten fünf Jahren soll sukzessive verwaltungsintern und im Verkehr mit unseren Einwohnenden, Unternehmen, dem Stadtparlament und Kommissionen sowie anderen Verwaltungen aller Ebenen der medienbruch-freie Informationsaustausch aufgebaut, gepflegt und weiterentwickelt werden. 3. Alle geschäftsrelevanten Informationen werden künftig in einer einzigen wenn immer möglich elektronischen Fassung in e-dossiers erfasst, bearbeitet, gespeichert, gesetzlich aufbewahrt und an das Stadtarchiv digital abgeliefert und dort elektronisch erschlossen. 13

14 Vom e-dossier zum e-archiv 14

15 Das Projekt der Stadt Schaffhausen Ursula Peter, Projektleiterin Controlling & Organisation 15

16 Projektphasen Phase II Phase III Ordnungssystem schaffen IST-Analyse Grobvorgehen 6/2014 9/ /2014 3/2015 6/2015 9/ /

17 Veränderung der Abläufe 17

18 Grobterminplan Phase III Teilprojekte im Überblick P A S P A S P A S P A S Projekt- Organisation Projektplan Projekthandbuch M i t a r b e i t e r i n f o Prozessmodellierung Kernprozesse / BPM-Ausbildung / Referatsinterne Prozesse IT-Soll-Landkarte für Ausschreibung Technische Zwischenlösung aufbauen / Teamräume implementieren Neues Ordnungssystem / Metadatenkatalog / Berechtigungskonzept / Archivplan M i t a r b e i t e r i n f o Konsolidierung aller Ergebnisse Weisung über die Aktenführung (210.11) / Reglement über Aktenablage und Archivierung (210.1.) / Gemeindearchivverordnung ( ) Vorbereitung Phase III 9/ /2014 3/2015 6/2015 9/ /

19 Grobterminplan Phasen III / IV und V Ausblick Phase III Ordnungssystem schaffen Phase IV Evaluation System Phase V Einführung System 3/2015 6/2015 9/ /2015 3/2016 6/2016 9/ /

20 GEVER Grundlagen Ohne GEVER kein egov 20

21 GEVER Grundlagen 21

22 GEVER Gemeinden POC Gever für Gemeinden mit Fokus auf folgende Themen: Technische Voraussetzungen schaffen (Infrastruktur) Sitzungsmanagement und Dossierverwaltung Collaboration (Team- und Projekträume, digitale Aktenführung) Protokollverwaltung 22

23 GEVER Gemeinden Weiteres Vorgehen: Abnahme POC bis Ende November Pilotbetrieb für Gemeinden Prüfung einheitliche Plattform durch die Stadt Schaffhausen 23

24 Plattform mittels SharePoint und Extensions von UP-GREAT Eliel Malgo, Solution Advisor, UP-GREAT 24

25 Worum geht s? Gross denken klein starten Klicken statt programmieren «As easy as an iphone» 25

26 Agenda Herausforderungen Lösung Demo GEVER = Information Management 26

27 Was ist das Problem? Fakten! Quelle: Dr. Pascal Sieber & Partners 27

28 Was ist das Problem? Datenchaos! 28

29 Was ist das Problem? Effektivität! GEVER SYSTEM NEWS INFOS Office & SharePoint File-Systeme GEVER Intranet Anderer Content Servers Office & Sharepoint Shared File- Systeme GEVER-Archiv Intranet-Archiv Div. Content- Typen 29

30 Was ist das Problem? Effizienz! 30

31 Das grosse Ziel Einfache und immer gleiche Bedienbarkeit Menschen und Informationen auf einer Plattform vernetzen GEVER, Prozesse, Intranet & News unter einem Dach Die richtige Information am richtigen Ort zur richtigen Zeit im Zugriff haben 31

32 Was ist das Problem? Effizienz! «As easy as an iphone 32

33 Was ist das Problem? Effizienz! und so selbstverständlich wie ein » 33

34 SharePoint? Ihre Lösung Lizenzen vorhanden 34

35 Die UP-GREAT Lösung 35

36 Klicken statt Programmieren 36

37 6 Mal schneller umgesetzt 37

38 6 Mal schneller umgesetzt 38

39 6 Mal schneller umgesetzt 39

40 6 Mal schneller umgesetzt 40

41 6 Mal schneller umgesetzt 41

42 6 Mal schneller umgesetzt 42

43 6 Mal schneller umgesetzt 43

44 6 Mal schneller umgesetzt 44

45 6 Mal schneller umgesetzt 45

46 6 Mal schneller umgesetzt 46

47 6 Mal schneller umgesetzt 47

48 Herzlichen Dank! 48

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