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1 IT-ADMINISTRATOR.DE 09/2013 Sonderdruck für SSP Europe Im Vergleichstest Secure Data Rooms

2 Im Vergleichstest: Secure Data Rooms Schließfächer im Internet von Thomas Bär und Frank-Michael Schlede Quelle: Dmitry Kalabin 123RF Der Wunsch, große Datenmengen sicher und unkompliziert über das Internet bereitzustellen, ist eine aktuelle Anforderung, mit der sich viele Administratoren auseinandersetzen müssen. Die Bordmittel der IT sind aber für solche Anwendungsfälle in der Regel nicht ausreichend. Dennoch kann die IT das Thema auch nicht schleifen lassen,will sie die eigenmächtige Speicherung von Firmendaten bei Dropbox & Co. durch die Anwender vermeiden. Viele IT-Profis greifen deshalb auf einen Dienstleister zurück, der ihnen die Daten- und Zugriffsbereitstellung abnimmt. Wir haben einen Blick auf Anbieter von Secure Data Rooms in Deutschland geworfen und im Test verglichen, wer bei Bedienkomfort, Administration und natürlich Sicherheit punkten kann. D er Daten- und Infor mationsaustausch innerhalb der eigenen Firma oder auch mit exter nen Kommunikations- und Geschäftspartnern läuft in den meisten Unternehmen auf die gleiche Art und Weise ab: Für die Benutzer ist der Versand von Angeboten und Text-Dokumente ebenso wie der von Bildern, Anfragen und Präsentationen per immer noch der einfachste Weg. Da es Mail- Clients für alle erdenklichen Endgeräte gibt, muss sich der Versender kaum darum sorgen, dass der Empfänger die Datei auch wirklich zeitnah und in einem für ihn lesbaren Format erhält. Die Standardisierung der Dateiformate, auch über die Betriebssystem-Grenzen hinweg, vereinfacht den Austausch noch einmal. Aber spätestens, wenn es um den Versand von Video-Daten, Datenbank-Dumps oder großen Präsentation geht, gerät das Mailing-System an seine Grenzen. Je nachdem, was der Mail-Administrator als zulässige Maximalgröße für eine eingetragen hat, ist ab einem bestimmten Volumen einfach Schluss. Häufig hilft den Anwendern dann auch eine Erweiterung der zulässigen Versandgröße nicht schließlich muss der Empfänger auch dazu in der Lage sein, eine größere Datei anzunehmen. Benutzer brauchen deshalb einen sicheren Austauschkanal für Dateien. Handelt es sich nur um einen Einzelfall, so besteht die Möglichkeit, die Datei auf einen über das Internet erreichbaren Web- Server zu kopieren. Ein regelmäßiger Austausch ist so allerdings nicht möglich, zumal diese Art und Weise einen administrativen Rattenschwanz an Aufgaben nach sich zieht. Als weitere Alternativen bieten sich FTP-Server und Dropbox an allerdings besitzen diese Programme durchaus ihre Tücken, sind unsicher oder aber nicht besonders attraktiv in Bezug auf die Benutzerführung. Anforderungen an den Datenaustausch Stellt sich die Frage, welche Anforderung IT-Administratoren an einen externen Dienstleister haben, der die Aufgabe übernimmt, die Unternehmensdaten nach der Freigabe durch Mitarbeiter für den Austausch bereitzustellen. In erster Linie möchte der Administrator möglichst wenig mit dem ganzen Vorgang zu tun haben, denn der Austausch von Dateien ist schlichtweg Benutzersache und diese sollen sich darum kümmern, dass die Daten nur dorthin gelangen, wo sie auch hin sollen. Somit besteht zunächst einmal die Forderung, dass sowohl das Verfahren als auch die Benutzerführung und die Benutzung selbst sehr einfach sein sollten. Nur so können die IT-Verantwortlichen auch sicherstellen, dass keine Nachfragen im Support auflaufen. Kurz gesagt es soll so einfach wie Dropbox sein, dabei jedoch eine höhere Sicherheit und mehr Möglichkeiten zur Steuerung bieten. Die Wunschvorstellung der Administratoren, dass sie dann mit dieser Thematik kaum oder gar nicht belastet werden, stößt selbstverständlich an Grenzen: Spätestens wenn ein Mitarbeiter das Un- 2 Auszug aus IT-Administrator September 2013, Artikel Seite

3 ternehmen verlässt, muss der Administrator dazu in der Lage sein, die freigegebenen Datenstände einzugrenzen oder auch zu löschen. Kommt die Sprache auf die Sicherheit, so verlangen deutsche Unternehmen, dass die erhöhten Anforderungen hinsichtlich des Zugriffsschutzes und der Unveränderlichkeit eingehalten werden. Sie wünschen sich Anbieter, die ihre Server in Europa oder besser noch in Deutschland selbst betreiben. Diese Anforderung ist nicht erst seit den spektakulären Enthüllungen durch den ehemaligen technischen Mitarbeiter der US-amerikanischen Geheimdienste für hiesige Unternehmen wichtig. Bei einem sicheren Datenraum als internes Verfahren wäre die Bedürfnislage der IT- Profis eine andere: Integration in das Client Lifecycle- und in das User-Management. Möchte ein Anwender die Technik nutzen, so würde im Idealfall eine elektronische Bestellung nach Freigabe durch den Budgetverantwortlichen automatisch einen Dropbox-ähnlichen Account erzeugen und mit den Quota-Regeln versehen. Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen, so würde die Box automatisch geschlossen oder erfüllt ein Zugriffsgerät nicht die Compliance-Anforderungen, so würde der Zugriff auf das Speichersystem automatisch untersagt. Eine denkbare Variante für einen solchen selbstgestrickten Secure Data Room für den internen Einsatz wäre beispielsweise ein Microsoft SharePoint-Server in direkter Zusammenarbeit mit NAP (Network Access Protection). Unser Testfeld Wir haben für diesen Vergleichstest eine Auswahl von Anbietern für Secure Data Rooms getroffen, die ihre Server in deutschen Rechenzentren betreiben. Alle Anbieter erlauben sowohl die sichere Speicherung von Informationen als auch deren Austausch und stellen für die Anwender eine leicht zu erlernende Oberfläche bereit. Im Idealfall kann der Benutzer nicht nur über den Windows-PC, sondern über sein Android- oder ios-gerät auf die Daten zugreifen. Für viele der hier v orgestellten Systeme bieten die Hersteller einen Demo-Zugang, der eigene Tests und Machbarkeitsstudien ermöglicht. In der Übersichtstabelle auf Seite 22 finden Sie alle Kandidaten mit ihren technischen Eckdaten. Alle Produkte bewiesen im Test, dass die Datenverbindung verschlüsselt ist und auf dem Rechner keinerlei Daten in einer lesbaren Form zurückblieben, sofern auf eine Synchronisation verzichtet wird. Hierfür nutzten wir einen virtualisierten Windows 7-PC, der nach dem Zugriff auf den Datenspeicher analysiert wurde: Keine der Softwarelösungen hinterließ brauchbare Spuren im Browser-Cache des Internet Explorers oder von Mozilla Firefox. Zwar fanden wir immer wieder Hinweise, dass ein Zugriff erfolgt war, jedoch konnten wir danach keine nutzbaren Dateien oder Dateiinhalte ausfindig machen. SSP Secure Data Space Die aus Regensburg stammende Firma SSP, eine Ausgründung der seit 1993 bestehenden A.P.E. GmbH IT-Security, bietet im Testfeld den klassischsten Vertreter einer Data Room-Lösung an: Die Oberfläche, die Sprache und die komplette Systematik orientieren sich ganz an den Gepflogenheiten, die Anwender von Programen wie Dropbox her kennen. IT-Verantwortliche dürften deshalb mit dieser Lösung eine problemlose und schnelle Akzeptanz bei ihren Anwendern erreichen Schneller, unkomplizierter Einstieg Die Anmeldung für eine vierwöchige Testphase besteht aus der Angabe einiger persönlichen Informationen und wird vom Hersteller innerhalb kurzer Zeit per beantwortet. Das in der genannte und vom Anbieter generierte Passwort gilt nur für die Erstanmeldung. Im Rahmen des Erstkontakts ist der Anwender gezwungen, ein persönliches Kennwort einzutragen. Das obligatorische Dashboard mit der Übersicht der letzten Ereignisse und den aktuellsten Infos darf beim Secure Data Space von SSP natürlich nicht fehlen. Zwei besonders wichtige Infos hat der Anwender sofort im Blick: Der Zeitstempel des letzten gescheiterten Login-Versuchs und der letzte erfolgreiche Anmeldevorgang. Ebenfalls auf einen Blick kann er sehen, wie viele Benutzerkonten für den Datenraum bereits angelegt sind und wie viel Speicherplatz noch zur Verfügung steht. Umfangreiche Optionen für den Datenaustausch Sowohl das Anlegen von Ordnern, das Hochladen von Dateien über das Web- Interface, das Verschieben von Ordnern und Dateien als auch das Umbenennen oder der Download eines ganzen Ordners als ZIP-Archiv sollte sich für die meisten Nutzer komplett von allein erklären. Während viele Data Room-Lösungen mit integrierten Viewern arbeiten, die eine Nutzung der lokal installierten Applikationen auch unter Microsoft Windows unnötig macht, bietet der Secure Data Space von SSP diese Funktion nicht an. Alle Dateien werden direkt herunterge- Bild 4: Bei SSP ist der Up- und Download auch für nicht angemeldete Benutzer des Datenraums möglich, sofern vom Datenraum-Inhaber zugelassen. Auszug aus IT-Administrator September 2013, Artikel Seite

4 Leistungsmerkmale Secure Data Rooms Anbieter Drooms FTAPI net-files SSP Europe Grau Data Produkt Drooms Virtual Dataroom FTAPI SecuTransfer net-files Dataroom SSP Secure Data Space DataSpace 2.0 Benutzerverwaltung integriert, auch übergreifend für mehrere Datenräume eines Unternehmens Rollenbasiertes Berechtigungssystem Verschlüsselung der Datenübertragung Nein inklusive Ende-zu- Ende Verschlüsselung, Client-seitig AES-256 SSP SDS Triple-Crypt Technologie (= Device / Wire und Server) AES-256 Bit HTTPS Verschlüsselung der Datei-/Dokumentenablage inklusive Ende-zu-Ende Verschlüsselung, Serverseitig Kombination ae (RSA 2048 Bit) und e (AES- 256) Verschlüsselung SSP SDS Triple-Crypt Technologie (= Device / Wire und Server) AES-256 Bit Optional Gesichertes Rechenzentrum / Standort, Frankfurt/ Zürich, Nürnberg/Frankenstein (und On Premise), zwei Standorte in München gespiegelt, Nürnberg, München und Neuenstadt Installierbar im eigenen Rechenzentrum oder optional bei einem Service Provider nach Wahl Absicherung mit Firewall Nein (bei On Premise Installation möglich) Je nach Security-Struktur IPS vorhanden Auf Anfrage Nein (bei On Premise- Installation möglich) Je nach Security-Struktur Virenschutz integriert Nein, Virenscan immer aktiv Je nach Security-Struktur Möglichkeit zur 2-Faktor- Authentifizierung (mehrstufige Authentifizierungsprozesse via und SMS mit zeitlich beschränkten Passwortgültigkeiten möglich), (Benutzer/Passwort plus Zusatzsoftware), per SMS-TAN, über Radius Aktuell noch nicht Sicherer Dokumenten-Viewer (integrierte Lösung) Nein, optional mit Wasserzeichen mit ios-app teilweise mit Android-App, mit Black Berry 10 Mobile Apps ios Nein ios App (ab 08/2013), andere über Browser mit mobilem UI ios, Android, Blackberry, Windows Desktop Client, Outlook Plug-In Für mobile Geräte, die HTML5 unterstützen (Android, Black Berry 10, ios, Windows Phone) sowie auf den Betriebssystemen Windows, Linux und Mac OS über WebDav oder CMIS. Vorhandene Standard-Schnittstellen Protokollierung aller Aktivitäten SFTP, Drag&Drop (vom Desktop) Nur als Professional Service WebDAV, net-files API WebDAV, API über SDS Webservices Teilweise, alle Aktivitäten werden revisionssicher protokolliert WebDAV, CMIS, JSON API 4 Auszug aus IT-Administrator September 2013, Artikel Seite

5 Hersteller SSP Europe GmbH Preis SSP Secure Data Space unterliegt einem Staffelpreis: Für einen Benutzer mit 5 GByte Speicherplatz sind 8,33 Euro pro Monat fällig. Ab 51 User-Lizenzen betragen die Kosten zirka 1,90 Euro im Monat. In der dedizierten Variante des Datenraums mit einer Grundlizenz für 10 Benutzer, 50 GByte Speicherplatz und einem Admin-Account liegt der Preis bei etwa 60 Euro. So urteilt IT-Administrator (max. 10 Punkte) Umsetzung 7 Handhabung Aufwand der Konfiguration Sicherheit Benutzersteuerung SSP Secure Data Space laden und dann lokal geöffnet.als äußerst praktisch haben wir die Funktion des Upload Kontos empfunden. Es handelt sich dabei um ein Alias-Konto für Benutzer, die Daten in den Data Space hochladen dürfen, ohne dass sie einen eigenen Benutzerzugang besitzen. Der administrativ berechtigte Datenraum-Nutzer kann den Alias-Namen, die adresse oder die Datei- beziehungsweise Volumengrenze zu jedem Upload-Konto einzeln definieren. Lediglich die Einstufung für das Upload-Limit verwunderte uns im Test etwas: Anstelle eines frei einzugebenden Werts gibt es ein Auswahlmenü mit 1, 5, 10, 50, 100, 500 und 700 MByte oder unbegrenzt. Ein Eingabefeld würde dem Anwender an diese Stelle eine deutlich feinere Steuerung erlauben. Die Software bietet analog zum Upload auch die Erstellung eines Download- Links an, ohne dass der Anwender hierfür über einen eigenen Account verfügen muss. Per verschickt SSP dann einen Hyperlink auf Wunsch mit einem Passwort versehen, das dem Anwender über einen anderen Kontaktweg mitgeteilt werden muss. Lädt der Empfänger die Daten herunter, so kann die Software den Versender je nach gesetztem Optionshäkchen per über den erfolgreichen Download informieren. Neben dem Web-Interface bietet SSP eine lokale Windows-Client-Software an, die über einen integrierten Scheduler die Daten aus dem Datenraum in ein lokales Verzeichnis synchronisiert. Das Programm residiert nach der Installation im Task- Tray und bietet die Synchronisationsdienste auf die gleiche Art und Weise an, wie es die Nutzer beispielsweise auch von Microsoft Skydrive her kennen. Diese Funktion ist zweifellos sehr praktisch, jedoch sollte den Anwendern bei deren Verwendung klar sein, dass die Daten so möglicherweise von unerwünschten Personen eingesehen werden können, sofern diese Zugriff auf das lokale Dateisystem erlangen können. Ein weiteres Plug-In ermöglicht die Einbindung der Software in Microsoft Outlook 2007 und höher. Fazit Als reine Datenaustausch-Plattform mit der Möglichkeit, auch nicht angemeldeten Kontakt-Partnern den Up- und Download zuzuweisen, ist die Variante von SSP äußerst leistungsfähig und besonders leicht in der Bedienung. Besonders gut hat uns die Übersicht gefallen, die zeigt, welche Dateien der einzelne Benutzer aktuell freigibt. Weiterer Pluspunkt: Sie bietet dem Nutzer auch die Möglichkeit, eine Freigabe einfach durch einen Mausklick wieder zu beenden. Gesamtfazit Wie unser Vergleichstest zeigt, bietet der Markt eine große Palette an Werkzeugen, die einen sicheren und komfortablen Datenaustausch über das Inter net ermöglichen. Hier und da g ibt es kleine Unterschiede in der Philosophie der Softw are, ansonsten liegt das Testfeld ziemlich dicht beieinander, von einem Ausreißer nach unten einmal abgesehen. Es fällt schwer, einen echten Sieger zu krönen, da es letztendlich auf die in der Praxis tatsächlich benötigte Anforderung ankommt. Unabhängig davon, welcher Anbieter aus Kundensicht präferiert wird, gehört zudem immer eine große Portion Vertrauen dazu. So nützt ein technisch versierter und kostengünstiger Betreiber wenig, wenn der IT-Verantwortliche diesem aus welchem Grunde auch immer nicht so recht traut oder nicht sicher sein kann, ob dieser Dienst in einem hr auch noch angeboten wird. (jp) Auszug aus IT-Administrator September 2013, Artikel Seite

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