Einsparmöglichkeiten im FM durch gezielte Anwendung von Instandhaltungsstrategien. Wolfgang Moderegger, AIS Management GmbH Zürich, 28.

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1 Einsparmöglichkeiten im FM durch gezielte Anwendung von Instandhaltungsstrategien AIS Management GmbH Wolfgang Moderegger, AIS Management GmbH Zürich, 28. Mai 2009

2 AIS Management GmbH: Wolfgang Moderegger AIS Management GmbH Wir sind Lösungsanbieter für Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe im Internet, insbesondere Bau und Facility Management (E-Procurement und E-Sourcing) Wolfgang Moderegger Geschäftsführer AIS Management GmbH, München Architekturstudium in München verantwortlich für die Planung industrieller Anlagen sowie für Projekte im Neubau, in der Bauwerkserhaltung und im Gebäudebetrieb Verbandsarbeit und weitere Tätigkeiten Dozent an der FH Kufstein für "Immobilienwirtschaft und Facility Management", an der European Business School ebs Immobilienakademie und an der TU München für "Baurealisierung und -informatik" Arbeitsgruppenleiter CEN TC 348 WG 3 Quality Management, Service Level and Key Performance Indicators in FM Mitglied des DIN Normenausschuss Heiz- und Raumlufttechnik (NHRS) Leiter des verbandsübergreifenden Arbeitskreises Leistungsverzeichnis und Vertrag von GEFMA und IFMA Leiter des RealFM Regionalkreises München Leiter der RealFM Branchenzirkel Banken und Versicherungen, Automotive und Chemie und Pharma Redaktionsbeirat der Zeitschrift industriebau des Callwey Verlags

3 AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung Consulting Leistungen / Produkte z.b. Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Facility Services, Bauwerkserhaltung Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Benchmarking Einkauf und Lieferantenmanagement planungs- und baubegleitendes Facility Management Ergebnis Bewältigung komplexer Aufgaben, Aufdeckung und Umsetzung von Optimierungspotenzialen Data & Knowledge Capital betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken aktiv in Forschung und Lehre Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien (DIN, CEN etc.) einzigartiger Pool an Primärdaten, maximale Marktnähe, Wettbewerbsvorsprung E-Solutions FM-Marktforum (E-Sourcing) Secure Dataroom (E-Collaboration) Single-Sign-on, Integration mit SAP Software und Wissensarchive kostengünstigeres, schnelleres, präziseres Projekt-, Einkaufs- und Facility Management

4 Technisches Gebäudemanagement (TGM): Leistungsbild und Bestandteile angelehnt an Standardleistungsverzeichnis Facility Services (GEFMA 520) Leistungen Bestandteile (Auszug) Koordination Leistungen Ansprechpartner für Auftraggeber Betriebsführung / Objektbetrieb Bedienung und Inspektion von Anlagen der technischen Gebäudeausrüstung (TGA) Stellen, Schalten, Steuern, Regeln Überwachen, Überprüfen Störungsmanagement wiederkehrende Prüfungen Wartung / Instandsetzung Objektmanagement Energiemanagement Kostengruppen 300, 400 Wartungsplanung Instandhaltungspolitik operative Durchführung Energiecontrolling Erfassung Aufbereitung und Auswertung Daten weitere Dokumentation und Berichtswesen Mangelanspruchsmanagement (Gewährleistungsmanagement)

5 TGM: Detail Instandhaltung DIN Gliederung in vier Grundmaßnahmen Instandhaltung Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus einer Betrachtungseinheit zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustandes oder der Rückführung in diesen, so dass sie die geforderte Funktion erfüllen kann. Wartung Inspektion Instandsetzung Verbesserung Maßnahmen zur Maßnahmen zur Maßnahmen zur Kombination aller Verzögerung des Feststellung und Rückführung einer technischen und Abbaus des Beurteilung des Betrachtungseinheit in administrativen Abnutzungsvorrats Ist-Zustandes einer den funktionsfähigen Maßnahmen sowie Betrachtungseinheit Zustand, mit Maßnahmen des einschl. der Abnutzung Ausnahme von Managements zur und dem Ableiten der Verbesserungen Steigerung der notwendigen Funktionssicherheit Konsequenzen für eine einer Betrachtungseinheit, zukünftige Nutzung ohne die geforderte Funktion zu ändern

6 TGM: weitere Regelwerke (Auszug) Was Grundbegriffe gemäß DIN EN Inspektion gemäß VDMA Inhalt / Abgrenzung dient primär als Übersetzungshilfe (Deutsch, Englisch, Französisch) keine Strukturierung der Instandhaltung wie in DIN Definition der Instandhaltung unterscheidet sich nicht von der in DIN Begriffe wie Instandhaltungsmanagement, -ziele, -strategie, -planung werden erläutert beschreibt wesentliche Merkmale der Inspektion von technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden keine eindeutige Abgrenzung gegenüber Bedienung / Wartung Bedeutung der Inspektion im Rahmen von Instandhaltungsstrategien nicht klar dargestellt Sinnhaftigkeit von Inspektionsintervallen nicht geklärt Wartung VDMA AMEV (Arbeitskreis Maschinen und Elektrotechnik) - Wartung 2006 beschreibt Leistungsprogramm für Wartung von technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden Gliederung auf Bauteilebene keine Intervalle angegeben keine Berücksichtigung von Lauf- / Nutzungszeiten, Nutzungsintensität Begrenzung auf TGA beschreibt Wartungs-, Inspektions-, Instandsetzungsarbeiten von technischen Anlagen und Einrichtungen in öffentlichen Gebäuden Variante der VDMA für die öffentliche Hand Checkliste ähnlich der VDI 6022 Nummerierung in Anlehnung an Kostengruppe DIN 276 zeitliche Wartungs- bzw. Inspektionsintervalle ein, drei, sechs Monate, jährlich sowie bei Bedarf DKIN (Deutsche Komitee Instandhaltung) fachliche Förderung von Theorie und Praxis der Instandhaltung von Gebäuden, Anlagen und Arbeitsmitteln fachliche Förderung der Erforschung wissenschaftlicher Grundlagen der Instandhaltung Empfehlung Nr. 1 schon 1977 entstanden, Abgrenzung / Unterscheidung Begriffe Wartung, Inspektion, Instandsetzung

7 Instandhaltungsmaßnahmen im Spannungsverhältnis Instandsetzung Inspektion Störungsmanagement Zusammenspiel Verbesserung Wartung Maßnahmen interdependent Art und Umfang der Maßnahmen aufeinander abzustimmen

8 Anlagenabnutzung: Abnutzungsvorrat als wesentliche Größe Abnutzungsvorrat 100 % Z0 Soll-Zustand nach Instandsetzung Relation Anlagenverbrauch durch Nutzung Z1 Ist-Zustandsabweichung Z0 / Z1 Z2 Z3 0 t0 t1 Schadensgrenze t2 A t3 Z4 Schadens- eintritt D Ausfall C Zeit B Z0 Soll-Zustand bei Erst-Inbetriebnahme Z1, 2, 3 Ist- Zustände durch Inspektion festgestellt Z4 Instandsetzungszeitpunkt A Nutzungsdauer B Abnutzungsbereich für Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen C Instandsetzungsdauer D Restabnutzungsvorrat Abnutzungsvorrat korreliert negativ mit Anlagennutzungszeit Instandhaltung als Maßnahme, um Verlust von Abnutzungsvorrat zu begegnen

9 Instandhaltungsstrategie 1: Reaktion nach Anlagenausfall Feuerwehrstrategie reaktive Instandhaltung Handlungsschema Abnutzungsvorrat Schadensgrenze Maßnahmen nach Überschreitung Schadensgrenze: Instandsetzung Ausfallpunkt Zeit Anlagenkomplettausfall Komponentenausfall management by crash nicht typisch deutsche Mentalität

10 Instandhaltungsstrategie 2: Antizipation Anlagenausfall Inspektionsstrategie zustandsorientierte Instandhaltung Handlungsschema Abnutzungsvorrat Maßnahmen mit Erreichung Schadensgrenze: Instandsetzung Schadensgrenze theoretische Sekunde vor Schadensgrenze Ausfallpunkt Zeit zumeist bei Büroimmobilien zu finden

11 Instandhaltungsstrategie 3: Reaktion vor Erreichen des Anlagenausfalls Präventivstrategie vorbeugende Instandhaltung Handlungsschema Abnutzungsvorrat Maßnahmen vor Erreichung Schadensgrenze: Instandsetzung Schadensgrenze Intervalle bestimmen Sicherheitspuffer Ausfallpunkt Zeit v.a. im Industriebereich

12 Instandhaltungsstrategien: Gesamtübersicht Verläufe Abnutzungsvorrat in Abhängigkeit von Instandhaltungseingriffen Abnutzungsvorrat Präventivstrategie Inspektionsstrategie Schadensgrenze 1 1 Feuerwehrstrategie Zeit kaum Handlungsspielraum bei Kostengruppe 440

13 Instandhaltungsstrategien: Zusammenfassung Feuerwehrstrategie Instandsetzung Inspektion Inspektionsstrategie Störungsmanagement Zusammenspiel Verbesserung Wartung Präventivstrategie Wahl der Strategie anhängig von Typ und Bedeutung der Anlage

14 Welche Strategie für was und warum? Strategie Beispiel reaktiv Ausfall erlaubt keine Funktionsbeeinträchtigung lediglich Komfortbeeinträchtigung kurze Wiederherstellungszeit Störungsmanagement WC Abluftanlage Beleuchtungsanlagen / Licht im Büro zustandsorientiert kein Ausfall gewünscht Restrisiko eines Ausfalls vorhanden lediglich Komfortbeeinträchtigung Lüftungsanlage Büro Heizung (Kesselwartung) präventiv Ausfall unter keinen Umständen max. Verfügbarkeit erforderlich hoher Schaden bei Ausfall Elektroversorgung Kälte- und Lufttechnik Rechenzentrum

15 Praxisbeispiel: Instandhaltungsstrategie für RLT-Anlagen Zusammenspiel Service Level und Instandhaltungsstrategie Nutzeranforderungen und Tätigkeitsbeschreibung (VDMA 24186) Basis für Service Level bei RLT-Anlagen Übersetzung Service Level in Instandhaltungsstrategie Service Level A: hohe Verfügbarkeit Service Level B: hohe Werterhaltung Service Level C: Minimierung Kosten Instandhaltungsaufwand-, -kosten Präventivstrategie Inspektionsstrategie Feuerwehrstrategie Einsparung vorher nachher Klimaanlage 1 Klimaanlage 2 Klimaanlage 3 Klimaanlage 4 Klimaanlage 5 Klimaanlage 6 Klimaanlage Rechenzentrum Klimaanlage Reinraum Klimaanlage Konferenzraum Klimaanlage Konferenzraum Klimaanlage Büroraum Klimaanlage Büroraum Wartung nach VDMA / AMEV differenzierte Wartung bis zu 30 % Ersparnis durch differenzierte Instandhaltungsstrategie

16 Anlehnung an die Service Level Definition gem. IFMA-Instandhaltungsleitfaden Beim Betrieb und der Instandhaltung von technischer Gebäudeausrüstung ist immer ein Mindestaufwand an Leistungen und Kosten notwendig (Erfüllung von gesetzlichen Vorschriften). Leistung / Kosten Mindestaufwand Servicelevel A Servicelevel B Servicelevel C

17 Der gesetzliche Mindeststandard Auszug: gesetzliche Verpflichtungen zur Instandhaltung

18 Der gesetzliche Mindeststandard Problemstellung: Prüfpflichten in jedem Bundesland und jedem Ort anders! Prüfgegenstand Brandschutz Schallschutz Standsicherheit Arbeitsstätten Beherbergungsstätten Hochhäuser Krankenhäuser Verkaufsstätten Versammlungsstätten Großgaragen Abwasseranlagen Aufzugsanlagen Blitzschutzanlagen Brandmeldeanlagen CO-Warnanlagen Druckgeräte Elektrische Anlagen und Geräte Feuerlöschanlagen und tragbare Feuerlöscher Kraftbetätigte Türen und Tore Lüftungstechnische Anlagen Rauchabzugsanlagen Sicherheitsbeleuchtungsanlagen Rechtsgrundlage der Prüfpflicht (hier für Düssseldorf /NRW) BauPrüfVO NRW BauPrüfVO NRW BauPrüfVO NRW ArbStättV BeVO NRW HochhVO NRW KhBauVO NRW VkVO NRW VStättVO NRW GarVO NRW BauO NRW / Abwassersatzung D dorf BauO NRW / BetrSichV TPrüfVO NRW TPrüfVO NRW TPrüfVO NRW BetrSichV UVV GUV-V A2 / BGV A2 TPrüfVO NRW TPrüfVO NRW TPrüfVO NRW TPrüfVO NRW TPrüfVO NRW

19 Quelle: Nachkalkulation von spezifischem Gebäudeverbund Kurztext Gesamtpreis inkl. Anteil zur Verteilung Nebenleistungen Wartung absolut [ /qm] Einmalige Leistungen gesamt ,00 6,23 % 3,42 % 0,16 Objektmanagement gesamt ,00 22,02 % 12,09 % 0,56 Betriebsführung / Objektbetrieb gesamt ,04 33,47 % 18,38 % 0,85 Dokumentation und Berichtswesen gesamt ,20 5,73 % 3,14 % 0,15 Wartung alle Gebäude ,37 100,00 % 54,91 % 2,53 Instandsetzung alle Gebäude ,57 10,34 % 5,68 % 0,26 Energiemanagement gesamt 2.184,00 0,75 % 0,41 % 0,02 Verfolgung von Mängelansprüchen gesamt ,00 3,58 % 1,97 % 0,09 Gesamtsumme ,18 100,00 % 4,62 BGF [m²] NGF [m²] Einmalige Leistungen Wartung Geb. 1 zu Wartung gesamt 36% Wartung Geb. 2 zu Wartung gesamt 15% Wartung Geb. 3 zu Wartung gesamt 48% Objektmanagement 12% 6% Instandsetzung Betriebsführung/ Objektbetrieb 18% 6% Sonstige 3% Wartung 55% Wartung Geb.1; ,96 Wartung Geb. 2; ,78 Wartung Geb. 3; ,63

20 Ergebnisse gemäß Auswertung Kosten je Kostengruppe Wartung Inspektion Instandsetzung gesamt 470 Nutzungsspezifische Anlagen 5.995,94 759,14 598, , Wärmeversorgunganlagen 5.535, ,61 625, , Bautechnik - Dach und Fach , , , , Abwasser-, Wasser-, Gasanlagen , , , , Starkstromanlagen , , , , Förderanlagen , , , , Sicherheitsstechn. Anlagen , , , , RLT-Anlagen , , , , Gebäudeautomation , , , ,30 Summe , , , ,67 Instandsetzung 7% Inspektion 15% Wartung 78%

21 Kalkulationsbeispiel Basierend auf Nutzeranforderungen und Tätigkeitsbeschreibung erfolgte eine Kalkulation für drei Servicelevel bei RLT-Anlagen. Berücksichtigt wurden 9 Anlagen mit 112 verschiedenen Bauelementen und 687 verschiedenen Tätigkeiten. Servicelevel A Tätigkeit Intervall %-Anteil an Kosten Instand- Gesamtkosten haltung 2x 1 x 3% 7% Servicelevel B 1 x 2 x 5% 17% Tätigkeit Intervall 1 x %-Anteil an Gesamtkosten 14% Kosten Instandhaltung Servicelevel C 2 x 20% 1 x 16% Tätigkeit Intervall %-Anteil an Gesamtkosten Kosten Instandhaltung 2 x 7% 1 x 5% 0,5 x 3% 3 x 4% 2 x 3% 1 x 1% 1 x X % 1 x X % 1 x X % 100 % 85% 55% Einsparung 0% 15% 45%

22 Ergebnis der Kalkulation Geb. 3 SL A SL B SL C RLT 22 Abluft WC/Teeküche Dach m³/h Wartungszeit [h] 0,7 0,5 0,3 Kosten gesamt [ ] 42,19 35,29 27,51 Einsparung [%] 0% 16% 35% Einsparung [ ] 6,90 14,68 RLT 05 Cafe/Bistro Zentrale West 1, Zuluft 4.550m³/h, Abluft 5.000m³/h Wartungszeit [h] 17,5 9,2 2,8 Kosten gesamt [ ] 685,42 355,98 118,93 Einsparung [%] 0% 48% 83% Einsparung [ ] 329,44 566,49 RLT 04 Büro Zentrale Ost, Zuluft m³/h, Abluft m³/h Wartungszeit [h] 14,5 7,6 2,8 Kosten gesamt [ ] 574,23 295,37 119,95 Einsparung [%] 0% 49% 79% Einsparung [ ] 278,86 454,28 gesamte 9 RLT- Anlagen SL A SL B SL C Kosten gesamt [ ] 3.638, ,05 984,26 Einsparung [%] 0% 45% 73% Einsparung [ ] 1629, ,11 Bei detaillierter Betrachtung der einzelnen Tätigkeiten sind erhebliche Einsparpotenziale vorhanden.

23 Korrelation zwischen Wartung und Instandsetzung (1) Stellschrauben Bauelemente an welchen Bauelementen/ Anlagen können Wartungstätigkeiten positiven Einfluss auf Instandsetzung haben Leistungszyklen dynamischer Leistungsplan - nutzungsabhängig, betriebszeitenabhängig - z.b. alle 14 Monate = 16% Ersparnis Servicelevel B oder C Tätigkeiten welche Tätigkeiten sind wirklich notwendig: - gesetzliche Vorgaben - vorbeugende Tätigkeiten - werterhaltende Tätigkeiten

24 Korrelation zwischen Wartung und Instandsetzung (2) wirkungsvolle Tätigkeiten Beispiele Funktionskontrollen/ energetische Betrachtungen über Betriebsführungspersonal, GLT- oder Energiemesssysteme Prüfungen/ Inspektionen auf Grund gesetzlicher Vorgaben funktionserhaltende Maßnahmen z.b.: Förder- und Hebetechnik, Brandschutztechnik, druckbeaufschlagte Anlagen; VDI 6022, 6023, Umwelttechnik z.b.: Ölwechsel, Filterwechsel, Schmierungen, Entkalkungen, Justierungen, Reinigungsarbeiten

25 Fazit bei der Entwicklung einer Instandhaltungsstrategie Ein Zusammenhang zwischen Wartungstätigkeiten und Instandsetzungskosten besteht Die Beeinflussbarkeit der Instandsetzungskosten durch Wartungstätigkeiten ist geringer als allgemein angekommen Die Leistungsreduzierung auf Servicelevel C kann bis zu 50% Kostenersparnis nach sich ziehen Zur Ausarbeitung der Instandhaltungsstrategie sind spezifische Fachkenntnisse in verschiedenen Fachgebieten erforderlich (technisch, kaufmännisch, juristisch) Datengrundlagen zur geplanten Ausarbeitung meist nicht vorhanden Gesetzliche Mindeststandards und allgemein anerkannte Regeln der Technik meist nicht einfach zu recherchieren Wirrwarr an Normen, Regelungen, Richtlinien welche davon sind allgemein anerkannt? Alterungsverhalten und Schwachstellen unterliegen vielen Einflussparametern und müssen eingeschätzt werden

26 Referenzen (Ausschnitt) Branchenlinien Banken + Versicherungen Energie + Versorgung Handel + Dienstleistungen Industrie Real Estate Öffentliche Hand Kundenauszug

27 AIS Management GmbH Kontakt Wolfgang Moderegger Rosenheimer Str. 139 D München Telefon: +49 (0)89 / Telefax: +49 (0)89 / Homepage: Helpdesk FM-Marktforum Tel.: +49 (0)89 / Secure Dataroom Tel.: +49 (0)89 /

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