Vertriebssteuerungs und Opportunity. Management System. Bedienungsanleitung. Wolfgang Kuhn

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1 Vertriebssteuerungs und Opportunity Management System Bedienungsanleitung Wolfgang Kuhn

2 Vertriebssteuerungsprogramm oder Opportunity Management System für den Mittelstand Das Softwarepaket basiert auf Excel und besteht aus 4 Komponenten: 1. Einem Programm (dem eigentlichen Hauptprogramm) für den Vertriebsleiter (Forecast_LOGO_2011.xls); 2. einem Programm für die Mitarbeiter des Vertriebs (Forecast_NNn2011.xls), wobei jeder Mitarbeiter seine individuell von ihm zu pflegende Excel Datei als Kopie dieser Datei vom Vertriebsleiter erhält; 3. einem Programm für den Vorstand (Report_LOGO_2011.xls); 4. einer Datei (Forecast_Backup_jjjjmmtt.xls) für das Erstellen von Backups. Mitarbeiter Vertrieb Forecast_NNa2011.xls Forecast_NNx2011.xls MA Datenübernahme Vertriebsleiter Forecast_LOGO_2011.xls Backup / Recovery Vorstand Ende max. 5 Backups: Forecast_Backup_ 2011mmtt.xls Report_LOGO_2011.xls Die Mitarbeiter pflegen in ihren jeweiligen Excel Dateien ihre Opportunities bis sie zu einem erfolgreichen Abschluß oder im Negativfall zum Verlust des Projektes, sei es dass der Kunde das Projekt aufgegeben oder sich für das Angebot eines Mitbewerbers entschieden hat, geführt haben. Der Vorteil dieser Software liegt darin, dass es außer Excel keine weiteren, zum Teil oft sehr komplexen und kostenintensiven anderen Softwarekomponenten (z.b. SAP) voraussetzt. Wolfgang Kuhn

3 Außerdem haben der Vertriebsleiter wie auch der Vorstand jederzeit eine aktuelle Sicht auf den Auftragseingang bzw. auf den gewichteten Outlook zum Jahresende, sowohl in Zahlenform als auch in verschiedenen grafischen Ansichten. Aus Sicht des Vertriebsleiters ist ein weiterer Vorteil darin zu sehen, dass von den Mitarbeitern einmal angelegte Opportunities nicht mehr gelöscht werden können. Die Mitarbeiter des Vertriebs haben lediglich die Möglichkeit ihre Projekte oder Opportunities zu ändern und neu zu bewerten und zu gewichten, indem sie die Abschlußwahrscheinlichkeit (Chance) neu einschätzen. Lediglich der Vertriebsleiter kann in die Excel Dateien seiner Mitarbeiter manuell eingreifen, wenn nötig (!), und aufgrund der Tatsache, dass ihm die Passworte für den Schutz einiger Tabellenblätter bekannt sind, diese inhaltlich ändern, also auch Zeilen und damit Opportunities löschen. Diese Möglichkeit sollte jedoch nur in Ausnahmesituationen und am besten gar nicht angewendet werden. Beginn / Hauptmenu Zu Beginn initialisiert der Vertriebsleiter seine Excel Datei bzw. sein Programm, indem er den Button Initialisierung drückt und anschließend in folgender Maske seinen Namen, sein Kürzel bzw. seine ID, das aktuelle Jahr sowie sein AE Ziel (für seinen Bereich) eingibt. Als Speicherort trägt er den Pfad zu allen Excel Dateien ein. Dabei wird ihm automatisch der Pfad vorgegeben, von dem er dieses Programm bzw. diese/seine Excel Datei aufgerufen und gestartet hat. Wolfgang Kuhn

4 Wie man sieht, dient diese Routine auch zum Übertragen von Inhalten in ein Folgejahr bzw. zum Neustart oder der Initalisierung inkl. Löschung aller Inhalte. Manuell kann der Vertriebsleiter die gewünschten Änderungen auch direkt im Tabellenblatt Vorgaben vornehmen, wenn er vorab den Blattschutz aufhebt. Dazu muß er jedoch das Passwort kennen. Für den Fall, dass zur Initialisierung bereits eine Backup Datei existiert, deren Datenbestand übernommen werden soll, ist in den betreffenden Feldern das Datum (Tag, Monat und Jahr) einzutragen, an dem die Backup Datei erstellt wurde (das Datum ist Bestandteil des Datei Namens). Wird nach Initialisierung ein Recovery durchgeführt, wird neben dem Datenbestand (Opportunities, Wins und Losses) auch die MA_Liste der bereits vorhandenen Mitarbeiter Dateien sowie die Liste der verfügbaren Backup Dateien wiederhergestellt. Die Namens ID wird dazu verwendet, eine von dem Vertriebsleiter selbst initiierte Opportunity mit einer eindeutigen, ihm selbst zuzuordnenden Identifikationsnummer zu belegen und diese in die Liste aller Opportunities zu übernehmen. Die neue Excel Datei erhält, falls sich das Jahr nicht geändert hat, den gleichen Namen (wie oben genannt) mit den Anhängsel..(1), da sich eine Datei gleichen Namens bereits in dem Pfad bzw. am genannten Speicherort befindet. Wolfgang Kuhn

5 Mit dem Microsoft Explorer sollte man später die ursprüngliche Datei löschen und der so neu angelegten Datei den ursprünglichen Namen (ohne Anhängsel..(1)) wieder geben. Führt man direkt im Anschluß daran eine Recovery durch, wird der letzte, aktuelle Datenbestand wiederhergestellt. Mitarbeiter Verwaltung Anschließend, d.h. nach Starten/Öffnen der neuen Datei, legt der Vertriebsleiter für alle seine Mitarbeiter über den Button MA Verwaltung die notwendigen Excel Dateien an, falls diese nicht bereits schon existieren. Diese werden automatisch unter dem angegebenen Pfad (Speicherort) angelegt. Indem man das Namensfeld aktiviert, kann man neue Mitarbeiter Dateien anlegen. Dazu ist es notwendig, die Mitarbeiter ID (2 bis maximal 3 stellig) zur eindeutigen Identifizierung von Opportunities dieses Mitarbeiters, selbstverständlich den Namen des Mitarbeiters und das persönliche AE Ziel festzulegen. Anschließend wird der Button neu zum Anlegen des Mitarbeiters gedrückt. Wird dagegen das Namensfeld nicht aktiviert, ist ein Neuanlegen eines Mitarbeiters nicht möglich und lediglich z.b. das nachträgliche Ändern der Identifikation (ID) oder des AE Ziels möglich. Im Fall, dass die ID des Mitarbeiters geändert wurde, wird eine Kopie der aktuellen Mitarbeiter Datei unter dem neuen Namen (ID ist im Dateinamen enthalten) angelegt. Damit ist die Initialisierung abgeschlossen und die Mitarbeiter (wie auch der Vertriebsleiter) können beginnen, ihre aktuellen Projekte / Opportunities aufzunehmen. Dies geschieht mit dem Button Opportunities bearbeiten. Wolfgang Kuhn

6 Opportunities bearbeiten Diese Benutzeroberfläche ist im Grunde genommen selbsterklärend und bedarf hier keiner weiteren Erörterung. Für die Mitarbeiter ist dieses Menu zur Pflege und Verwaltung ihrer Opportunities identisch, bis auf die Tatsache, dass sie nicht über die Möglichkeit des Löschens von Opportunities verfügen. Im Fall der Neuaufnahme einer Opportunity wird der Button neu gedrückt und es wird das folgende, neue Fenster geöffnet. Wolfgang Kuhn

7 In diesem Menu sind bis auf eine Ausnahme die identischen Felder zu füllen. Die einzige Ausnahme besteht darin, dass hier das Datum des Projektbeginns eingetragen werden sollte. Voreingestellt ist das jeweilige aktuelle Datum. Als Abschlußdatum ist das voraussichtliche Datum einzutragen, zu dem mit einer Entscheidung des Kunden bzw. mit einem erfolgreichen Abschluß gerechnet werden darf. Mitarbeiter Daten übernehmen / Datensynchronisation Eine sehr wichtige Funktion dieses Programms besteht für den Vertriebsleiter in der Möglichkeit in regelmäßigen Abständen seinen Datenbestand zu aktualisieren und mit den Daten seiner Mitarbeiter zu synchronisieren. Dazu wird der Button MA Datenübernahme gedrückt und es erscheint das folgende Fenster. Wolfgang Kuhn

8 Wie man leicht erkennt, hat der Vertriebsleiter hier die Möglichkeit, seinen Datenbestand mit den Daten von all seinen Mitarbeitern in einem Rutsch zu synchronisieren oder dies mit jedem Mitarbeiter einzeln zu tun. Ein Anhalt hierfür liefert ihm das in der im Fenster angezeigten Liste enthaltene Datum der letzten Datenübernahme. Im Folgenden findet ein Abgleich zwischen den zu übernehmenden Daten und dem aktuellen in der Datei des Vertriebsleiters enthaltenen Datenbestand statt. Der Vertriebsleiter erhält je Datensatz (Opportunity) die Möglichkeit, den Datensatz zu übernehmen oder nicht. Ein besonderes Augenmerk wird dabei darauf gelegt, wenn sich in dem zu übernehmenden Datensatz der Wert für die Einschätzung der Abschlußwahrscheinlichkeit, des zu erwartenden Abschluß Zeitpunktes oder des Umsatzes (AE) gegenüber dem derzeitigen bestand geändert haben. Haben sich die Daten beim Mitabeiter gegenüber dem Bestand nicht geändert, kann der Vertriebsleiter zum nächsten Datensatz übergehen, indem er den Button weiter drückt. Beendigung des Programms Sobald der Vertriebsleiter das Programm beendet (Drücken des Buttons Ende/Abbruch im Hauptmenu), wird er vom System gefragt, ob der aktuelle Datenbestand dem Vorstand in dessen Excel Datei zur Verfügung gestellt werden soll. Wolfgang Kuhn

9 Die Liste der Opportunities, der Wins und Losses werden dann in die Datei Report_LOGO_2011.xls übertragen. Backup / Recovery Diese Funktion wurde implementiert, um a) dem Entwickler der Software und damit natürlich auch dem Vertriebsleiter eine elegante Möglichkeit zu schaffen, von einer Programmversion auf eine neue zu wechseln, ohne alle Projektdaten neu erfassen zu müssen; b) eine Sicherung der Projektdaten zu gewährleisten, um bei einem eventuellen Datenverlust oder einer Zerstörung der Excel Dateien schnell eine Wiederherstellung des Datenbestandes sicherzustellen. Dazu ist es natürlich notwendig, in regelmäßigen Abständen über den Button Backup / Recovery den Datenbestand (Inhalt der Tabellenblätter FC_LOGO, WINS und LOSSES) zu sichern. Die Sicherunsgdatei ist eine Kopie der mit dem Programm ausgelieferten Datei Forecast_ Backup_jjjjmmtt.xls, welche im Dateinamen das aktuelle Datum erhält. Es werden maximal bis zu 5 dieser Backup Dateien vorgehalten und über das Programm verwaltet. Bei Auslieferung einer neuen Programmversion ist es daher notwendig, dass im Tabellenblatt Vorgaben die Liste der verfügbaren Backups neu erstellt und mit dem Datum der jüngsten zur Verfügung stehenden Backup Datei gefüllt wird. Dies kann automatisch bei der Initialisierung erfolgen, wenn dort dieses Datum eingetragen und anschließend eine Wiederherstellung (Recovery) durchgeführt wird. Wolfgang Kuhn

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