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1 Inhaltsverzeichnis Vorwort 1 Einleitung Informationen in unterschiedlichen Formen Datenklassen nach Lebensdauer Namensvielfalt der Begriffe Aufgaben von DM-Systemen Vorteile von DM-Systemen DM-Terminologie Die Vision des EDMS DMS-Architekturen Übergreifender DMS-Ansatz DMS-Architektur Dokumentenerfassung Erfassung über Scanner Arbeitsablauf beim Scannen Scanner-Software Dokumententrennung Archivierungsszenarien Barcode- und OCR-Erkennung Anforderungen an die Erfassungsarbeitsplätze Attributierarbeitsplätze Nutzungs- und Recherchearbeitsplätze Dokumentenanzeige Viewer Annotationen Kommentare am Dokument Elektronischer Stempel Das Retrievalsystem Recherchemasken Volltextsuche Archiv-/Ablagesystem Der Archiv-Server (Ablage-Server) Caching Logische Archive Pools und Cluster Vorgangssteuerung Workflow-Komponenten Workflow-Server Spezielle Server Druck-Server (Print-Server) COLD-Server OCR-Server V

2 Fax-Server und -server Authentifikations-Server COLD Computer Output to Laser Disc Baukastenkonzept bei DM-Systemen Anwendungsintegration Stand-alone-Lösungen Lose gekoppelte Systeme Voll integrierte DM-Systeme Schnittstellen der DMA und ODMA WebDAV als Ablageschnittstelle Die Frage des führenden Systems Archivierungsphasen Auslagerung von DMS-Recherchetabellen Auslagerung der Dokumente aus der Jukebox Löschen von Dokumenten Netz-Anforderungen Datenbankanforderungen Verteilte DM-Systeme Intra- und Internet als DMS-Basis Hybridsysteme DMS-Administration und Betrieb Kommentar zu DMS-Architekturen DMS-Trends Das Internet ändert (fast) alles Vorgangssteuerung, Workflow-Systeme Vorgangssteuerungssysteme Begriffe der Vorgangssteuerung Workflow Management Coalition Phasen der Vorgangssteuerung Analyse und Modellierung Umsetzungsphase Die Nutzungsphase (Laufphase) Struktur eines Workflow-Systems Standardisierte Schnittstellen zu WF-Systemen Es muss nicht immer Workflow sein Eine Workflow-Bilanz VI Content- und Knowledge-Management Content-Management Anforderungen ermitteln Portale Portal-Management

3 4.1.4 Autorensysteme Datenimport- und -export, UCM Statische versus dynamische Seiten Asset-Management XML als strategisches Format? Personalisierung CM-Workflows Konsistente Verweise Volltext-Recherchen Content-Delivery-Services Sicherheitsaspekte Rechtliche Aspekte bei CM-Systemen Knowledge-Management Wissen finden und aufdecken KM-Technologien Wissensverzeichnisse elearning elektronisch unterstützes Lernen Anwendungsbereiche für KM Sicherheitsaspekte bei KM-Systemen Speichermedien Die Speicherhierarchie Hauptspeicher Magnetplattenspeicher Bandspeicher Optische Speichermedien WORM-Systeme Wiederbeschreibbare optische Platten CD-Systeme Jukeboxen Plattenroboter Optische Bänder Hierarchical-Storage-Management-Systeme Bussysteme DAS, NAS, SAN und iscsi DAS Direct-Attached-Storage NAS Network-Attached-Storage SAN Storage-Area-Network iscsi SCSI-over-IP SRM Storage-Management Aufgaben des Speicher-Managements Backup-Systeme Snapshot-Technik Journaling File-Systeme VII

4 Storage Policy Speicherstrategie Die richtigen Speichermedien Entwicklung der Speicher Kommentar zu den Speichermedien Erfassungs- und Ausgabe-Peripherie Geräte zur Datenerfassung Scanner Kameras zur Vorlagenerfassung Digitalisierer Geräte zur Datenausgabe Bildschirme Drucker Fax-Ein-/Ausgabe Ausgabe auf Film Kommentar zur Peripherie VIII Datenformate Das Problem der Datenformate Aufzeichnungsformate Dateisystemformate Dateiformate Datenkodierung Vergleich von CI und NCI Speicherbedarf bei CI und NCI De-jure- und De-facto-Standards Das Faxformat TIFF GIF und PNG CI-Formate Kodierung reiner Texte ohne Formatierung HTML Hypertext Markup Language XML Extensible Markup Language PDF Adobe Acrobat Weitere Distributionsformate Die Fontproblematik ODA/ODIF SGML, DDL und DTD CALS DCA/DIA, MO:DCA und AFP Komprimierung Faxkomprimierung Die JPEG-Komprimierung

5 7.6.3 Weitere Komprimierungsverfahren Welche Komprimierung für welches Dokument? Konvertierung zwischen NCI und CI OCR-Erkennung Formularverarbeitung Barcodes (Strichcodes) Raster-Vektor-Konvertierung Die Wandlung von CI zu NCI Sehr kleine und große Dokumente Farbe in Dokumenten Selbsttragende Dokumente und Archive Verschlüsselung von Dokumenten Dokumentenechtheit elektronische Signaturen Digitale Identifikationen und digitale Zertifikate Digitale Wasserzeichen Die Viewer-Thematik Kommentar zu den Formaten Rechtliche Aspekte der Archivierung Handels- und Steuerrecht Explizite Forderung nach Originalen Aufbewahrungsfristen Aufbewahrungsort GDPdU Prüfbarkeit und Datenzugriff Elektronische Abrechnung nach 14 Abs. 4 UStG Archivierung digitaler Unterlagen Nachweis der Datensicherheit (nach Gob/GoBS) Weitere Sicherheitsmaßnahmen Unterrichtung und Mitsprache des Betriebsrats Zivilprozessrecht SigG das Signaturgesetz Wesentliche Punkte des SigG Signaturstufen Technik-Komponenten des SigG Signaturgesetze anderer Ländern Offene Punkte zur elektronischen Signatur Datenschutz personenbezogener Daten BDSG Urheberrecht Copyright Bildschirmarbeits-Verordnung Weitere Gesetze und Verordnungen Zusammenfassung rechtlicher Aspekte Code of Practice die 10 Archivregeln der VOI Juristische Positionen anderer Staaten IX

6 X Kritische Punkte in DM-Systemen Informationsverteilung im Unternehmen Datenwachstum Datenerfassung Welche Dokumente sind zu erfassen? Qualitätsanforderungen Mengen- und Zeitbedarf Arbeitsablauf bei der Erfassung Formularerfassung COLD Ablage und Retrieval Indizieren Attributvergabe Dokumentensicht und Ablageorganisation Archivkapazitäten Sicherheit in Archiv- und DM-Systemen Sicherheitsbedarf und Sicherheitskonzept Vertraulichkeit der Daten Dokumentensichtbarkeit Sicherer Datentransport Schutz gegen Datenveränderung Hardening der Server-Systeme Systemverfügbarkeit Sicherheit ist eine Kombination von Maßnahmen Sicherheit ist ein ständiger Prozess Angemessener Aufwand und Kosten Aspekte des Gesamtsystems Einbindung der weiteren IT Die Administration und Betriebsführung Notwendige Infrastruktur PC-Infrastruktur Software-Distribution und -Updates Netzinfrastruktur Datenerfassung Server-Betrieb Die Verfahrensdokumentation Die schnelle IT-Entwicklung Data-Ownership Verantwortlichkeit für Daten Datenlebensdauer Alte Dokumente löschen Dokumente komprimieren und migrieren Zusammenfassen zu Makro-Dokumenten Die menschliche Psyche Typische Fehler in DM-Projekten

7 Die Planung von DM-Systemen Das Projekt DMS-Lösung Analyse des Archivguts Gesamtübersicht der Dokumente Papier als Ausgangsbasis (NCI-Daten) CI-Daten aus Text- und anderen Systemen Erfassung von Mikrofilmen (NCI Daten) Ausgabe/Kopie auf Mikrofilm Auflösung von der Erfassung bis zur Ausgabe Arbeitsabläufe bei der Archivierung Attributierung der Dokumente Die Struktur der Ablage Kapazitätsanforderungen Vorgangsbearbeitung IT-Infrastruktur Anbindung zum Anwendungssystem Sicherheitsaspekte DM-Systeme im praktischen Einsatz DMS in Banken und Versicherungen Anwendung am Beispiel einer Versicherung Eine große, verteilte Lösung bei einer Bank Archive in Behörden und Verwaltungen Ein Archivsystem in einer Verwaltung DM im kommerziellen Umfeld Dokumenten-Management in SAP-R/ Beispiel für Archiv mit Workflow in R/ Systeme im technischen Bereich Technisches Archiv im Großanlagenbau Groupware-Archive Großes -archiv im Bereich Automotive DMS im Internet und ASP-DMS Ein Web-DMS bei Vodafone Sichere Dokumentenkollaboration Secure Dataroom sicherer Datenraum Secure Dataroom bei Siemens Business Services Tabellen und Beispiele 669 A.1 Datenvolumina A.2 Audio- und Videodaten A.3 Darstellung bei unterschiedlichen Auflösungen A.4 Einige Dokumentenmuster XI

8 Literatur- und Quellenverzeichnis 695 Glossar 711 Stichwortverzeichnis 747 Last not least 761 XII

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