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1 Kurzvortrag UNTERNEHMEN ONLINE

2 Unternehmen online so bucht man heute DIGITALISIERUNG DER BELEGE ZAHLUNGEN LASTSCHRIFTEN KONTOUMSÄTZE PRÜFEN BELEGE SUCHEN MAHNWESEN + ZAHLUNGEN SEPA-UMSTELLUNG BEI LASTSCHRIFTEN

3 Warum Belege digitalisieren Die elektronische Verwaltung nimmt zu: E-Bilanz ELSTAM Der neue Personalausweis Druck auf Unternehmen steigt Wir helfen Ihnen dabei

4 Warum Belege digitalisieren Ihr Nutzen Quelle: Gartner Group

5 Warum Belege digitalisieren Quelle: Datev

6 Warum Belege digitalisieren Belege verlassen nicht das Unternehmen Auswertungen lassen sich von jedem PC aus ansehen von Auswertungen direkt zum Beleg springen verbessertes Controlling Weniger Mitarbeiterwechsel

7 Vorteile Unternehmen online zu anderer Software minimaler Installationsaufwand Dokumentenverwaltung im DATEV-Rechenzentrum (hohe Datensicherheit durch Stick) keine Cloud sondern Rechenzentrum seit 1974 mit 2,5 Mio. Finanzbuchhaltungen und 10 Mio. Lohnabrechnungen/Monat Möglichkeiten der Digitalisierung per Fax oder Scanner gleiche Datenbasis im Unternehmen und in der Kanzlei automatische Rechnungserkennung und Vorbelegung der Erfassungsfelder z.b. bei Überweisungen

8 Unternehmen Online

9 Was kann Unternehmen online

10 Weitere Möglichkeiten der Digitalisierung Digitale Dokumentenablage DATEV DMS classic pro für Unternehmen

11 Digitale Dokumentenablage Die integrierte Dokumentenablage unter DATEV Mittelstand pro ermöglicht die strukturierte Ablage aller geschäftsrelevanten Dokumente, wie beispielsweise Lieferantenrechnungen und Verträge. Belege aus dem Auftragswesen werden beim Druck automatisch in der digitalen Kundenakte abgelegt.

12 DATEV DMS classic pro für Unternehmen

13 Dokumentenmanagement Umfassend recherchieren in den eigenen Dokumenten: Volltexterkennung von Textinhalten nicht nur in MS Office- Dokumenten, sondern auch innerhalb von Bilddateien, z. B. TIFF und JPG ermöglicht Volltextrecherchen über den gesamten Datenbestand durch OCR-Erkennung

14 Belege digitalisieren und bearbeiten Digitalisieren über Scan-Modul / Belegtransfer Auswahl des Belegtyps Hochladen nach Unternehmen Online in die Belegverwaltung Belege Online: Belege bearbeiten, Zahlungen vorbereiten oder sofort bezahlen Bank Online: Bezahlung aller vorbereiteten Lieferantenrechnungen, Prüfen der Kontoumsätze

15 Wie werden Belege digitalisiert?

16 Unternehmen Online Benutzeroberfläche

17 Startseite Belege

18 Belegübersicht Unbearbeiteter Beleg Beleg mit Texterkennung

19 Belege heften Zu heftende Belege markieren und über das Symbol der Büroklammer heften

20 Startseite Bank

21 Bank Belegübersicht Ansicht der noch nicht bezahlten Rechnungen

22 Zahlen direkt vom Belegbild Überweisungsträger wird mit den durch die Texterkennung erkannten Werten ausgefüllt

23 Beleg bezahlen Überweisung mit Skontoabzug

24 Beleg bezahlen

25 Startseite Bank Zahlung steht unter Zahlungen ausführen bereit.

26 Übersicht Zahlungen

27 Zahlungen

28 Lastschriften Zu den Lastschriften gelangen Sie über: Startseite Belege Kundenrechnungen Rechnung für die eine Lastschrift erstellt werden soll anhaken und auf den Button Bezahlen klicken

29 Lastschriften Lastschrift wird vom Programm automatisch ausgefüllt. Wenn die Kundendaten bereits vorhanden sind, können diese ausgewählt werden. Die Bankverbindung braucht dann nicht mehr erfasst werden.

30 Lastschriften Geschäftspartner auswählen

31 Lastschriften Die Bereitstellung an die Bank erfolgt wie bei den Zahlungen.

32 Kontoumsätze prüfen

33 Zuordnen von Belegen zu den Kontoumsätzen

34 Belege finden Über die Belegübersicht-Suche können die digitalisierten Belege leicht wiedergefunden werden. Die Belege können nach einem Suchbegriff durchsucht werden. Die Suche lässt sich durch Angabe weiterer Suchkriterien in den allgemeinen Beleginformationen weiter eingrenzen

35 Belege finden

36 Ausblick E-Bilanz Der Jahresabschluss 2013 muss in digitaler Form und in einem gesetzlich vorgegebenen Format (Taxonomie) dem Finanzamt eingereicht werden. Zahlreiche zusätzliche Buchungen und Unterscheidungen sind seit erforderlich. Elektronische Rechnung Prüfen elektronischer Rechnungen in Unternehmen Online möglich Signieren elektronischer Ausgangsrechnungen Paypal Einbindung des Paypal-Kontos in die Buchführung und Import der Kontenbewegungen (für alle online-shop- Betreiber)

37 Ausblick Datenschnittstelle Lohn Import vorerfasster Personalfragebögen (Muster auf Archivierung Dokumente, die im ORGINAL in digitaler Form erstellt wurden, sind auch ausschließlich in digitaler Form aufzubewahren. Dazu zählen neben den E-Rechnungen auch Verträge, die mit digitaler Unterschrift versehen wurden oder s, die für die Buchführung relevante Daten enthalten. Fernbetreuung Wir lassen Sie nicht im Regen stehen Bei Problemen mit den DATEV-Programmen können wir uns über die Fernbetreuung auf Ihren PC aufschalten und direkt helfen

38 Mahnwesen und Zahlungen durch Steuerwerk Import der Kundeninformationen in unser Rechnungswesenprogramm Einlesen der Kundenrechnungen via DATEV-Schnittstelle oder buchen der digitalen Ausgangsrechnungen Buchen der digitalen Eingangsrechnungen Buchen der Bankbewegungen Erstellung einer Mahnvorschlagsliste Erstellung einer Zahlungsvorschlagsliste Versand der Mahnungen als pdf oder Word-Dokument zum drucken der Mahnungen in Ihrem Unternehmen oder Versand der Mahnungen via Fax, Mail oder Brief aus unserer Kanzlei direkt an die Kunden Bereitstellen der Zahlungen als z.b. DTAUS-Datei

39 SEPA bei Lastschriften Bestehende Einzugsermächtigungen bleiben bestehen Bei neuen Kunden muss ein SEPA-Lastschriftmandant angefordert werden Die Erstattungsfrist für Lastschriften beträgt 8 Wochen Kunden sind beim ersten Mal einer SEPA-Lastschrift 14 Tage vorher über die Höhe und den Einzugstermin der SEPA Lastschrift zu informieren Sofern wir die Lastschriften ausführen erfolgt die Umstellung der Bankverbindungen durch unser Rechnungswesenprogramm

40 Muster Vorschlagsliste Mahnungen

41 Muster Vorschlagliste Zahlungen

42 Muster Auswertungen

43 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! steuerwerk Engelblecker Straße Mönchengladbach Tel.: Fax: Web:

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