BMD FIBU Schnittstelle

Transkript

1 Partner mit einer BMD-Fibu-Schnittstelle können nun Kassendaten von Ihrem Systembetreuer die Schnittstelle für Debitoren-, Rechnungs- und Kassendaten freischalten lassen. Die Schnittstelle ist wie im Folgenden beschrieben einzurichten: Szenario 1 FIBU-Konfiguration allgemein (1) Cips: Navigieren Sie zu <System> <FIBU Einstellungen>. Folgende Maske wird nun angezeigt: (2) Definieren Sie das Exportverzeichnis für Kassendaten. Entgegen der Definition der Dateien für Ausgangsrechnungen müssen Sie hier keinen Dateinamen definieren, sondern lediglich den Zielordner für den Export anführen. Die Dateinamen werden automatisch nach der Logik Buchungsstapel_Kassa_<Datum>_<Uhrzeit>.csv erstellt. Anmerkung: Wenn Sie von mehreren Arbeitsplätzen aus Überleitungen durchführen, sollten Sie hier einen UNC-Pfad wie z.b. \\server\fibudaten\ verwenden, um auf eine Ordnerfreigabe auf einem Serverrechner zuzugreifen. (3) Definieren Sie die Belegcodes für Zielrechnungen sowie Kassabuchungen. Bitte beachten Sie, dass bisher für Ausgangsrechnungen die Schnittstelle immer für die Spalte Symbol den Wert AR übergeben hat. Zukünftig wird der hier hinterlegte Wert übergeben. Für Kassendaten können Sie theoretisch auch AR hinterlegen.

2 Szenario 2 Kontendefinition in Cips (1) Cips: Navigieren Sie zu <System> <Firmendaten> <Firmenstamm>. In der Maske finden Sie folgenden Bereich zur Definition allgemeiner FIBU-Konten: Hinterlegen Sie hier Ihre Standarderlöskonten mit vollem Mehrwertsteuersatz sowie die für Kassendatenüberleitungen spezifischen Konten für Fehlbeträge bzw. Überschüsse. (2) Cips: Navigieren Sie zu <System> <Firmendaten> <Warengruppen Erlöskonten>. Folgende Maske wird nun angezeigt: Hinterlegen Sie für jede 1-stellige Warengruppe abweichende Erlöskonten für Ziel-, Bar- und Auslandszielerlöse. 2- oder 4-stellige Warengruppenzuordnungen für bestimmte Mehrwertsteuersätze übersteuern gegebenenfalls Einstellungen für übergeordnete Warengruppen. Sollten Sie Automatikkonten verwenden und die Notwendigkeit haben, den Buchungsschlüssel zur Unterscheidung des jeweiligen Kontos nach dessen Mehrwertsteuer heranziehen zu müssen, tragen Sie die betroffenen Konten mit dem Buchungsschlüssel als Präfix in diesen beiden Konfigurationsmasken ein.

3 Szenario 3 Kontendefinition in Cash (1) Cash: Navigieren Sie zu <Stammdaten> <Kassen> und wählen Sie den Reiter Schalter. Folgende Maske wird nun angezeigt: Definieren Sie je Kasse das jeweilige (oder jeweils ein gemeinsames) Kassenkonto sowie ein Konto für die jeweilige Abschöpfung. (2) Navigieren Sie zu <Stammdaten> <Zahlungsarten>. Folgende Maske wird nun angezeigt: Hinterlegen Sie je Zahlungsart das entsprechende FIBU-Konto.

4 (3) Navigieren Sie zu <Stammdaten> <Ein-/Auszahlungstexte>. Folgende Maske wird nun angezeigt: Hinterlegen Sie je Zahlungsgrund ein eigenes Konto. Anmerkung: Viele Partner werden hier beispielsweise Privatentnahmen der Eigentümer hinterlegt haben. Sollten Sie für mehrere Personen unterschiedliche Konten führen müssen, müssen Sie diese als eigene Zahlungsgründe anlegen und mit einem eigenen Konto versehen. Anmerkung: Sollten Sie Automatikkonten verwenden, beachten Sie bitte auch in Cash bei betroffenen Konten die Hinweise wie in Szenario 2 im letzten Punkt beschrieben.

5 Szenario 4 Buchungsüberleitung Kassendaten (1) Cash: Initiieren Sie den Druck eines Kassenberichts (entweder nach Abschluss einer Kasse oder über das Menü unter <Auswertungen> <Kassenbericht>). Folgende Maske wird nun angezeigt: (2) Definieren Sie die gewünschten Auswertungsparameter. (3) Wählen Sie die Option Buchungsliste drucken. (4) Anschließend können Sie bei aktiver Schnittstelle die Option BMD Buchungsstapel erstellen aktivieren. Wird der Druck mit dieser Option aktiviert ausgeführt, wird im Zielverzeichnis für FIBU-Daten (s. Szenario 1) eine Datei mit folgender Namensgebung angelegt: Buchungsstapel_Kassa_<Datum>_<Uhrzeit>.csv Bsp.: Buchungsstapel_Kassa_ _ csv (5) Die Überleitungsdatei kann nun in BMD importiert und archiviert werden.