wertvolle Navigationshilfe für Ihr Unternehmen

Transkript

1 Die Buchhaltung - wertvolle Navigationshilfe für Ihr Unternehmen Ein gutes Reporting auf Basis zuverlässiger, aktueller Zahlen ist die wertvolle Erde für ein gesundes Unternehmenswachstum.

2 Warum Buchhaltung und Controlling heute einen so hohen Stellenwert haben Sich rasch ändernde Märkte, eine restriktive Kreditpolitik der Banken, erhöhter Kosten- und Wettbewerbsdruck sind heute signifikant für die Wirtschaft weltweit. Damit kommt einer vorausschauenden operativen wie strategischen Unternehmenssteuerung bei großen, wie auch mittleren und kleinen Firmen ein noch nie da gewesener Stellenwert zu. Die rechtzeitige und richtige Einschätzung des eigenen Unternehmens und des Marktes ist in günstigen Fällen eine Frage der Gewinnoptimierung - in weniger günstigen Fällen eine Frage des Überlebens. Richtig einschätzen und ebenso richtig steuern setzt neben der erforderlichen fachspezifischen Professionalität das rechtzeitige Vorhandensein fundamentaler Zahlen und Daten voraus. Aus diesem Grund wird die Qualität professionellen Controllings und effizienter, aktueller Buchhaltung an einem ehest möglichen Zeitpunkt gemessen, an dem relevante Informationen den Entscheidungsträgern zur Verfügung stehen.

3 Wenn Zahlen sprechen lernen Viel zu oft wird die Buchhaltung als lästiger Verwaltungsaufwand abgetan, die in erster Linie den Zweck hat, die Pflichten gegenüber dem Finanzamt zu erfüllen. Dabei kann eine gut und vor allem aktuell geführte Buchhaltung viel mehr. Sie liefert die Zahlen zur optimalen Steuerung eines Unternehmens und wird damit zur wertvollen Navigationshilfe bei der Unternehmensführung. Gerne zeigen wir Ihnen in dieser kleinen Bröschüre, wie auch Ihre Zahlen sprechen lernen und im Rahmen einer unternehmensorientierten Buchhaltung effektiv genutzt werden können und wie Sie direkt und unmittelbar davon profitieren. Kurt Kriegler Geschäftsführer

4 Organisation ist die halbe Miete Je besser und übersichtlicher Ihre Buchhaltung organisiert ist, desto effizienter kann sie geführt werden und umso aussagekräftiger ist sie. Versuchen Sie, jeden Beleg so wenig oft wie möglich in die Hand zu nehmen. Arbeiten Sie Belege möglichst tagesaktuell, jedenfalls schnellstmöglich ab. Werden Ausgangsrechnungen automatisch in Ihre Buchhaltung übernommen? Können Bankbuchungen direkt in Ihre Buchhaltung importiert werden? Werden mögliche Auswertungen/Statistiken Ihres Buchhaltungssystems optimal genutzt? TIPP 1

5 Prompt gebucht ist halb gewonnen Je aktueller Ihre Buchhaltung, desto wertvoller. Vor allem Zahlungsein- und -ausgänge sollten möglichst tagesaktuell erfasst werden. Nutzen Sie die Vorteile des Online-Banking auch für Ihre Buchhaltung. Werden Zahlungseingänge aktuell gebucht, kann direkt aus der Buchhaltung heraus effizient gemahnt werden. Auch über Ihre eigenen Lieferantenverbindlichkeiten bewahren Sie stets den aktuellen Überblick. Aktuelle Salden zu Ihren Bankkonten in der Buchhaltung geben Ihnen jederzeit verbindlich Auskunft zum aktuellen Cash-Bestand und ermöglichen Ihnen eine zuverlässige Cash-Planung. TIPP 2

6 Wer sucht, der findet? Sorgen Sie dafür, dass eingehende Rechnungen direkt bei der Buchhaltung eingehen und erst nach der Bearbeitung dort im Haus weitergereicht werden. Nur so ist sichergestellt, dass alle Aufwände einer Periode auch wirklich erfasst sind. Buchen Sie Eingangsrechnungen sofort, damit Aufwände und Verbindlichkeiten korrekt erfasst sind. Organisieren Sie die hausinterne Weitergabe von Rechnungen und sorgen Sie für einen sicheren Rücklauf. Das Suchen nach Rechnungen zum Ende einer Buchungsperiode ist zeitaufwändig, mühsam und verursacht häufig Fehler, da dabei gerne Rechnungen übersehen werden, was sowohl ein falsches Ergebnis als auch eine mangelhafte Cash-Planung zur Folge hat. TIPP 3

7 Online-Banking optimal nutzen Kennen und nutzen Sie alle Möglichkeiten und Vorzüge, die Ihnen Ihre Bank über das Online-System bietet? Prüfen Sie Ihre Möglichkeiten! Erfassen Sie jede Eingangsrechnung, aber auch jede andere Zahlungsverpflichtung umgehend im Online- Banking. Die dazugehörenden Durchführungstermine sichern die pünktliche Erledigung und helfen bei der Cash- Planung. Dies ist eine wichtige Dispositionshilfe bei allfälligen Engpässen als auch für die Entscheidungen zu einer sinnvollen Veranlagung bei hohen Bankguthaben. TIPP 4

8 Ohhjeee - Kassabuch Das Führen eines Kassabuches ist selbst in gut organisierten Buchhaltungen ein ungeliebtes Kind. Viele unterschiedliche Belege und Belegarten, unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, und, und, und... TIPP 5 Nehmen Sie sich die Zeit und erstellen Sie ein speziell auf Ihr Unternehmen abgestimmtes Kassabuch (wenn nötig auch mehrere). Excel - beispielsweise - bietet dazu fantastische Möglichkeiten mit automatischen Berechnungen und automatisierten Buchungsvorgängen (Gerne senden wir Ihnen dazu ein Lösungsbeispiel zu). Wobei natürlich eine Lösung direkt im Buchhaltungssystem optimal ist. So ist auch Ihr Kassabuch nicht nur vorschriftsmäßig, übersichtlich und aktuell geführt, sondern liefert ebenfalls aktuelle und informative Daten für das gesamte Finanzwesen des Unternehmens.

9 Mahnen, aber mit System Scheuen Sie sich davor, Mahnungen auszusenden? Dürfen gute Kunden ohnehin nicht gemahnt werden? Oder mahnen Sie erst, wenn das Bankkonto nach baldigen Eingängen schreit? TIPP 6 Scheuen Sie sich nicht, sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist eine freundliche Zahlungserinnerung auszusenden. Halten Sie sich an regelmäßige Mahnläufe, beispielsweise alle 14 Tage und erziehen Sie somit Ihre Kunden zu pünktlichen Zahlern. Ein gutes Mahnwesen zeugt auch von einem gut organisierten, professionell geführten Unternehmen, was Ihre Kunden durchaus zu schätzen wissen. Ein solides Mahnwesen verbessert auch den Cashflow - nachhaltig.

10 Ausgangsrechnungen direkt buchen Ausgangsrechnungen sollten direkt aus Ihrem Buchhaltungssystem heraus erstellt, zumindest aber automatisch in dieses übertragen werden können. Sie ersparen sich viel Zeit durch den Wegfall der manuellen Buchung oder die automatische Übernahme der Ausgangsrechnungen. Sie minimieren Fehlerquellen, die durch manuelle Buchungsläufe entstehen können. Sie gewinnen Information, da jede Rechnung sofort im System und damit in Umsatz- als auch OP-Listen erfasst ist. Sie haben Ihre Umsatzzahlen tagesaktuell zur Hand und verkürzen damit die Reaktionszeit für allfällig notwendige unternehmerische Maßnahmen. TIPP 7

11 Die Lüge mit dem Warenbestand Wenn Sie Rechnungen für den Einkauf von Handelswaren direkt als Wareneinsatz buchen, liefert Ihre Buchhaltung im Periodenergebnis falsche Zahlen. Nur wenn Sie den realen Periodenverbrauch durch Ermittlung des Lagerbestandes unter Berücksichtigung von Zu- und Abgängen feststellen und als effektiven Wareneinsatz verbuchen, stimmt das Ergebnis. Beachten Sie, dass durch Preiserhöhungen, zusätzliche Kosten oder Produktionsänderungen teils dramatische Differenzen möglich sind. Nur durch die Ermittlung des tatsächlichen Wareneinsatzes kann die Buchhaltung ein realistisches Reporting liefern. TIPP 8

12 Kostenwahrheit in jeder Periode Ob das 13. und 14. Monatsgehalt, ob jährlich zahlbare Versicherungsprämien, Abschreibungsposten oder allfällige Jahres-Bonifikationen, in vielen Buchhaltungen verfälschen derlei Aufwände das Periodenergebnis. Auch wenn solche Zahlungen nur einmal im Jahr zu leisten sind, kostenmäßig gehören diese meistens anteilig in jede Buchungsperiode. Legen Sie sich für jede Buchungsperiode einen Buchungsbeleg für derartige Aufwände an und buchen Sie diese regelmäßig. So können Sie für Ihre Management-Entscheidungen auch während des Jahres stets auf ehrliche Zahlen zurück greifen. TIPP 9

13 Organisierter Monatsabschluss Organisieren Sie Ihre Buchhaltung so, dass der Monatsabschluss jeweils zu einem fixen Termin erfolgt. Informieren Sie alle Abteilungen oder MitarbeiterInnen im Unternehmen, die damit zu tun bzw. Daten dafür vorzubereiten haben, über diesen Rhythmus und halten Sie diesen konsequent ein. TIPP 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich so entsprechend organisieren und können relevante Belege und Daten wie etwa Kassa- oder Reisekostenabrechnungen pünktlich bereit stellen. So kann sich die Geschäftsleitung darauf einstellen und weiß zuverlässig, zu welchem Termin die jeweils aktuellen Reports und Auswertungen bereit stehen. Dementsprechend können im Unternehmen Meetings mit den verantwortlichen Bereichsleitern und Mitarbeiter-Innen frühzeitig und regelmäßig angesetzt werden.

14 Vorbereiteter Jahresabschluss Während des laufenden Jahres fallen immer wieder Buchungen oder Belege an, die - aus unterschiedlichsten Gründen - für den Jahresabschluss relevant sind. Legen Sie gleich zu Jahresbeginn einen Ordner Bilanz an und legen Sie Belege, die irgendwie für die Jahresbilanz relevant sind, dort schon jetzt in Kopie ab. So sparen Sie sich in der ohnehin turbulenten Zeit des Jahresabschlusses das lästige und oft mühsame Zusammentragen allenfalls relevanter Belege. Hilfreich ist dabei auch, wenn Sie die OP-Listen für Debitoren und Kreditoren schon während des Jahres immer wieder abstimmen. Idealerweise zu jedem Periondenabschluss. TIPP 11

15 Wir machen das für Sie Wir freuen uns, wenn wir Ihnen mit unserem kleinen Ratgeber ein paar hilfreiche Tipps für die Führung einer ordentlichen und vor allem effizienten und aussagekräftigen Buchhaltung geben konnten. Alternativ dazu möchten wir Ihnen natürlich gerne unsere Dienstleistungen in Sachen Buchhaltung anbieten, die selbstverständlich die hier angeführten Tipps bis ins Detail berücksichtigt und Ihnen somit stets aktuelle und wertvolle Daten für Ihre Unternehmensführung liefert. Sehr gerne informieren wir Sie in einem persönlichen Gespräch über unsere Leistungen, unsere Kompetenz, Ihre daraus resultierenden Vorteile und natürlich auch über die damit verbundenen Kosten. Rufen Sie uns einfach an oder senden Sie uns eine . Wir freuen uns darauf. Ihr Buchhaltungs-Team von B Plus

16 Solide entwickelt, gesund gewachsen, stark bis in den kleinsten Ast: Ihr Unternehmen. B.Plus Buchhaltungs GmbH Zentrale: 5300 Hallwang/Salzburg Hallwanger Landesstraße 6 office@buchhaltung-plus.at Region Flachgau Telefon: 43 (0) flachgau@buchhaltung-plus.at Regionalleitung: Anita Manglberger BHF