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1 cgmunich-report 02 IT-Unterstützung von Facility Management Prozessen durch den Einsatz von ERP- und CAFM-Systemen erstellt in Zusammenarbeit mit

2 Inhaltsverzeichnis 4-7 Teil 1 Management Summary 11 Fakten zur Prozessunterstützung im Facility Management durch IT-Systeme 8-18 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management Teil 3 Systemunterstützung durch CAFM & SAP Teil 4 Beispielprozesse im Facility Management Teil 5 Entscheidungsunterstützung bei der Systemauswahl Teil 6 Weiterführende Informationen und Werkzeuge 2

3 Vorwort Prozess ist das derzeit meistgebrauchte Wort im Umfeld von Facility Management. Business Process Management (Geschäftsprozess-Management) im Facility Management und die Rolle geeigneter EDV-Tools zur Abbildung und Unterstützung der Prozesse sind daher im Betrachtungsfokus des cgmunich-report 02. Im Kerngeschäft der Unternehmen ist seit mehr als 20 Jahren Business Process Management (BPM) der anerkannte Weg um Prozesse effizienter und reibungsloser zu gestalten. Der Aufwand hierbei ist hoch, der Nutzen aber meist um ein Vielfaches größer. Gerade in einer IT-durchdrungenen Unternehmenswelt liefert BPM darüber hinaus die Basis um IT-Tools wirklich als Werkzeuge für die jeweiligen Prozessschritte einzusetzen, weil die Prozesse erst verstanden werden und dann die IT dem Prozessverständnis folgt. Ist das Prozessverständnis hergestellt und die, aus Sicht der Prozesse, funktionalen Anforderungen an IT definiert, gilt es die unterschiedlichen Optionen der FM-Software- Unterstützung abzuwägen. Spezialsysteme (CAFM) mit häufig graphischem Schwerpunkt, Standard-Software-Lösungen, wie z.b. Microsoft Visio komplexe ERP-Systeme, wie z.b. SAP Navision sind die möglichen unterstützenden Tools. Für komplexe Einkaufsprozesse bei Gebäudedienstleistungen kann ebenfalls mit spezialisierten IT-Systemen eine massive Prozessoptimierung erreicht werden. Wichtig ist bei allen FM- Prozessen, dass sie nicht als Insel-Lösungen entwickelt werden, sondern dass sie Bestandteil der Prozess-Welt der Organisation sind. Nur dies schafft auch die Basis, um IT-Werkzeuge unternehmensspezifisch als Workflow-Unterstützung zu integrieren. Dieser cgmunich-report soll helfen, das prozessbezogene Denken im FM zu forcieren und die Basis für professionelle Entscheidungen rund um IT-Unterstützung von FM-Prozessen zu ermöglichen. Er dient darüber hinaus als Arbeitshilfsmittel für den professionellen Facility Manager. Dies wird noch unterstützt dadurch, dass wir die dargestellten Beispielprozesse auf Wunsch als xml-dateien zur Verfügung stellen. Robert Oettl, cgmunich GmbH Januar

4 Teil 1 Management Summary 11 Fakten zur Prozessunterstützung im Facility Management durch IT-Systeme Teil 1 Management Summary 11 Fakten zur Prozessunterstützung im Facility Management durch IT-Systeme Fakt 1: Ohne Prozessmanagement keine sinnvolle und wirtschaftliche IT-Unterstützung im Facility Management! Transparente Abläufe sind das A und O jeder professionell funktionierenden Organisation. Insbesondere eine Workflow-Unterstützung durch IT-Systeme fordert detaillierte Prozesse, um Andockstellen für Werkzeuge zu erkennen und diese an die spezifischen Abläufe im Unternehmen anzupassen. Fakt 2: Prozess ist das meist gebrauchte Wort auf FM-Tagungen! FM als integraler Bestandteil der Geschäftsprozesse FM-Prozesse und ihre Widerspiegelung in komplexen Vertragswerken sind nur zwei beispielhafte Vortragstitel vom Herbst Zweifellos wird Geschäftsprozessmanagement nun auch im FM-Bereich entdeckt, genutzt und von den Akteuren in der Branche vorangetrieben. Fakt 3: Prozess-Modellierung im Sekundärgeschäft steht am Anfang! Ob ipv -integrale Prozessverantwortung von ZVEI e.v. und GEFMA e.v. Organisatorische Transparenz im Risikomanagement viel ist von Prozessen im FM als unabdingbare Voraussetzung für dies und das die Rede. Professionell erarbeitete Abläufe, inklusive der zugehörigen Funktionen, Beziehungen und aufbauorganisatorischen Schnittstellen besitzen jedoch Seltenheitswert. Verbände, Schulungsanbieter, Berater, Systemhersteller und Dienstleister sind gefordert Prozessdenken als Kundenorientierung zu verstehen und dies auch zu leben. Fakt 4: In 62% der Unternehmen in Deutschland sind CAFM-Systeme im Einsatz! Bereits der cgmunich-report 01 Trendanalyse CAFM (Anzahl befragter Unternehmen n=222) hat gezeigt, dass IT im Planen, Bauen und Betreiben kein Luxus, sondern Realität und Notwendigkeit ist. 4

5 Teil 1 Management Summary 11 Fakten zur Prozessunterstützung im Facility Management durch IT-Systeme Fakt 5: In 78% der großen Unternehmen mit Sitz in Deutschland (n=50; Kriterium: Umsatz > 250 Mio. p.a.) wird das ERP-System SAP im Bereich Facility Management genutzt! Facility Management ist integrierter Bestandteil der Gesamtorganisation und hat Einfluss auf die Produktkosten. Diese Tatsache wurde, zumindest systemtechnisch, von vielen Unternehmen bereits erkannt. Die klugen Anbieter bieten bereits die geeigneten Schnittstellen an und können auf Referenzprojekte verweisen. Berater sind gefordert ihr Knowhow zu erweitern. Fakt 6: 22% der Konzerne (n=50; Sitz in D) nutzen zwei mehr unterschiedliche CAFM-Systeme! mehr als ein CAFM-System im Einsatz 22,0% genau ein CAFM-System im Einsatz 50,0% kein CAFM-System im Einsatz 28,0% Grafik: Historische Versäumnisse bewusste Verschleierung? Facility Management hat sich in den meisten Konzernen kaum strukturiert und sehr standortbezogen entwickelt. Aus diesem Grunde haben beinahe ein Viertel aller Unternehmen mehr als ein CAFM-System (meist zur Unterstützung der gleichen Prozesse) im Einsatz. Ein übergeordnetes Reporting und daraus resultierendes Controlling ist beinahe unmöglich, die Harmonisierung ist überfällig. 5

6 Teil 1 Management Summary 11 Fakten zur Prozessunterstützung im Facility Management durch IT-Systeme Fakt 7: Software hat keinen ROI! Trotz aller mal mehr, mal weniger wissenschaftlicher Versuche Software-Systeme mit ROI-Betrachtungen schmackhaft zu machen stellen unsere Berater fest: Der ROI kann nur durch das Zusammenspiel von Prozessoptimierung, Vermeidung doppelter Datenhaltung und Reduzierung von adhoc-aktionen erreicht werden. Die professionelle Prozessunterstützung durch geeignete Tools liefert also den ROI, nicht die Implementierung einer Software an sich (vgl. auch Fakt 1). Fakt 8: Die beste Unterstützung von FM-Prozessen bringen integrierte ERP- (z.b. SAP) und CAFM-Systeme! Erfolgreiche Beispiele (Tank & Rast, swisscom, Stadtwerke München) haben es gezeigt: Professionelle Projekte, transparente Prozesse und integrierte CAFM-/ERP-Lösungen liefern den größten Nutzen bei der Unterstützung der Sekundär-Prozesse zur Steigerung der Immobilien-Performance und bei der Integration von FM-Prozessen in die übrigen Geschäftsprozesse bzw. die Prozesslandkarte der Gesamtorganisation. Fakt 9: Im Bereich von flächenbezogenen Prozessen sind CAFM-Software-Systeme aufgrund der meist sehr guten Visualisierungsmöglichkeiten den ERP- Systemen (ERP = Enterprise Resource Planing, z.b. SAP) überlegen! Nicht umsonst sind in vielen SAP-durchdrungenen Unternehmen parallel CAFM-Projekte realisiert worden. Dies trifft umso häufiger zu, je höher die Umzugsrate und flächen- / raumbezogene Neu-Organisation notwendig ist. Ausnahmen bilden hierbei Unternehmen, bei denen das Immobilien- Facility Management als Kerngeschäft definiert ist. Fakt 10: Bei unternehmensübergreifenden Prozessen sind ERP-Systeme (z.b. SAP) den CAFM-Systemen überlegen! kaufmännische (Immobilien) verwaltungs-, Einkaufs- und Abrechnungsprozesse, Materialwirtschaft usw. sind Standards in ERP-Systemen. Ein Aufsetzen auf diese Standards kann viel Customizing und Eigenentwicklung ersparen. 6

7 Teil 1 Management Summary 11 Fakten zur Prozessunterstützung im Facility Management durch IT-Systeme Fakt 11: Pauschalaussagen zur Prozess-Unterstützung im Facility Management durch geeignete IT-Werkzeuge sind (wie fast immer) falsch! CAFM und / ERP als Prozessunterstützung im Facility Management hängt von vielen Faktoren in Ihrer Organisation ab. Unternehmensbezogen vom Organisationskonzept (mit den Prozessen), über das Fachkonzept zum IT- und Datenkonzept ist der einzige Erfolg versprechende Weg um eine nutzbringende, gar wertschöpfende Harmonisierung von FM-Prozessen zu realisieren. Diese 11 Fakten basieren auf Projekterfahrung der cgmunich-berater und umfassenden Research-Ergebnissen unserer Analysten. Der vorliegende cgmunich-report untermauert diesen Extrakt mit umfassenden Detail-Informationen. 7

8 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management 1. Das Problem der Definitionen von Facility Management Der Versuch einer Einordnung der unterschiedlichen Begriffe im Facility Management hat gezeigt, dass es kaum möglich ist, eine einheitliche, allgemein gültige Definition für FM zu finden bzw. zu entwickeln. Der Grund dafür liegt in den unterschiedlichen Interessen der Vertreter von FM, CREM und GM. Zwar ist man sich in den Fachgremien weitgehend darüber einig, dass Gebäudemanagement in jedem Fall als Teilfunktion der Disziplinen FM und CREM angesehen werden kann, welche sich wiederum in ihren strategischen Aufgaben überschneiden. Solange aber nicht der Versuch unternommen wird, gemeinsam zu prüfen, mit welchen Funktionen in den Sekundärprozessen von Unternehmen sie sich zu beschäftigen haben, welche Methoden und Werkzeuge dafür benötigt werden und wie eine sinnvolle Zusammenarbeit im Interesse der Nutzer gestaltet werden kann, wird FM ein Sammelbegriff bleiben. CREM CREM Corporate Real Estate Management Corporate Real Estate Management IM IM Immobilienmanagement Immobilienmanagement FM FM Facility Management Facility Management FM umfasst das GM und überschneidet sich mit CREM / IM GM GM Gebäudemanagement Gebäudemanagement Abb.: Überlappung CREM, FM, GM Es liegt somit im Verantwortungsbereich des Anwenders, sich je nach Praxisfall die Funktionen zu definieren, welche seiner Auffassung nach zum Facility Management gehören, wie er diese strukturieren will und welche Organisationseinheiten eines Unternehmens diese Aufgaben später wahrnehmen sollen. Basierend auf dieser sehr theoretischen Darstellung des Grundverständnisses der einzelnen Begrifflichkeiten im Umfeld von Facility Management, wird das Thema im folgenden cgmunich-report mehr unter praxisrelevanten Gesichtspunkten betrachtet. Dabei steht insbesondere der prozessorientierte Ansatz von Facility Management im Mittelpunkt. 8

9 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management 2. Ganzheitliches FM durch Prozessorientierung In den letzten Jahren ist in den Unternehmen eine Abkehr von traditionellen, funktional gegliederten, hin zu prozessorientierten Organisationsstrukturen erkennbar. Dieser Trend lässt sich nach Erfahrungen der cgmunich-berater auch im Umfeld des mnen Facility Management feststellen, das das Ziel verfolgt, die durch Prozesse integrierte anstelle der nach Funktionen getrennte Organisation einzuführen. Die Bereiche des kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements, als drei voneinander unabhängige Säulen, widersprechen dem ganzheitlichen und interdisziplinären Ansatz des FM. Um der Anforderung nach ganzheitlicher Betrachtung Folge zu leisten, müsste stattdessen berücksichtigt werden, dass die einzelnen Prozesse sowohl unterschiedliche Fachabteilungen als auch unterschiedliche Gebiete des Gebäudemanagements betreffen, d.h. Facility Management in der Praxis ist unter prozessorientierten Gesichtspunkten zu betrachten: Unternehmensleitung Personalabteilung Einkauf, Rechnungswesen Fertigung Liegenschaftsverwaltung KGM IGM TGM Abb.: Funktionalstruktur contra Prozessorientierung 9

10 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management 3. Modellierung von Prozessen Grundlagen Bei der Modellierung von Prozessen können verschiedene Methoden und Darstellungsformen angewendet werden. In diesem Kapitel soll nicht auf alle theoretischen Grundsätze der Geschäftsprozessmodellierung eingegangen werden (siehe hierzu DIN-Fachbericht 80). Vielmehr soll ein pragmatischer Lösungsansatz vorgestellt werden. Je nach Detaillierungsgrad der Betrachtungsebenen unterscheiden wir grundsätzlich zwischen der Prozesslandkarte mit den einzelnen Geschäftsprozessen, den Teilprozessen der Geschäftsprozesse und den Funktionen der Teilprozesse. Für die Darstellung der Zusammenhänge der einzelnen Prozesse auf Ebene der Prozesslandkarte bieten sich Standardflussdiagrammshapes an: Prozess Instandhaltung Prozess Operatives Controlling Prozess Flächenmanagement Abb.: Zusammenhänge von Prozessen Die Darstellung von Teilprozessen auf der Ebene von Wertschöpfungsketten und deren Abfolge erfolgt in der Regel durch die Blockpfeildarstellung: Kernprozess 1 Kernprozess 2 Kernprozess 3 Strategische Prozess-Zusammenhänge Trennung Kern-, Support- bzw. Sekundär-Prozesse Stufe 1 Prozess- Landkarte Sek.P FM Sek.P Log Sek.P IT Sek.P HR Zusammenhänge einzelner Wertschöpfungsketten (Chrono)logische Zusammenhänge von Hauptprozessen in einzelnen Wertschöpfungsketten Stufe 2 Wertschöpfungsketten Detaillierte, transparente und widerspruchsfreie Prozessdarstellung Stufe 3 Prozesse (z.b. EPK-Methode) Zuordnung zu Prozessschritten Intelligente Prozesse Basis für IT-Abbildung Stufe 4 Ressourcen, Daten, Dokumente, Schnittstellen Abb.: Detaillierungs-Ebenen im Prozessmanagement 10

11 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management Teilprozess Bedarfsfestellung Teilprozess Beauftragung Teilprozess Leistungserbringung Teilprozess Abrechnung Abb.: Wertschöpfungskette (Bsp.) Bei der detaillierten Modellierung der Teilprozesse unterscheidet man nach der Notation der EPK (EPK := Ereignisgesteuerten Prozesskette als grafisches Modell des Geschäftsprozesses) grundsätzlich folgende Begrifflichkeiten: Geschäftsprozess: Zeitlich - logische Abfolge von Funktionen Funktion: Prozessschritt - Menge von Tätigkeiten Triviales Ereignis: Eingetretener Zustand eines Objekts, der immer auf eine Funktion folgt Ereignis: Eingetretener Zustand eines Objekts (bzw. Attributs) Tätigkeit: Verrichtung, die sinnvoll nicht weiter untergliedert werden kann Operator: Logische Verbindungen zwischen Funktionen und Ereignissen EDV-System: Leistungsdaten, Rückmeldung Fertigstellung Leistung abnehmen Protokoll Funktion Leistung abgenommen entweder Triviales Ereignis Operator Freigabe erteilt Freigabe nicht erteilt Ereignis Abb.: Beispiel EPK-Darstellung 11

12 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management Bei der Formulierung der Funktionen und Ereignisse ist begrifflich darauf zu achten, dass sich Funktionen aus einem Objekt und Verb sowie Ereignisse aus einem Objekt und Zustand zusammensetzen. Die Schnittstellen zu verwendeten EDV-Systemen, Dokumenten, Auswertungen, Regelwerken usw. werden über Informations-Shapes dargestellt. Die inhaltlichen Beschreibungen der Funktionen, Ereignisse und Schnittstellen sowie die Zuordnung von Verantwortlichkeiten werden den graphischen Darstellungen durch weitere Dokumentationen hinzugefügt. Dies kann zum Beispiel in Tabellenform erfolgen: Abb.: Beispiel Beschreibung Funktionen Systemunterstützung bei der Modellierung Abhängig von der Komplexität der Prozesslandschaft und den hinterlegten Informationen bieten sich für die reine Modellierung von einfachen Prozessen Werkzeuge wie z.b. Microsoft-Visio an. Die Dokumentation kann dann mit Hilfe gängiger Text- Tabellenverarbeitungsprogramme mit und ohne Verknüpfung erfolgen. 12

13 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management Bei der Betrachtung zusammenhängender Prozesse einer komplexen Prozesslandschaft bis hin zu den einzelnen Beziehungen zwischen Funktionen und Ereignissen zu Organisationseinheiten mit Stellen und Mitarbeitern, zu Arbeitsmitteln, Dokumenten, Belegen und einzelnen Informationen bzw. Datenattributen, kommt man mittlerweile kaum noch ohne eine professionelle graphische Oberfläche mit Datenbankanbindung aus. Abb.: Beispiel einer alphanumerischen Beziehungsansicht einer Standardsoftware Um die spezifischen Anforderungen abzudecken gibt es die verschiedene Standard-Software- Systeme auf dem Markt, von der reinen Modellierung bis hin zur Simulation im Rahmen der Prozesskostenrechnung, die sämtliche Funktionalitäten bieten. Über Datenbankabfragen können die erforderlichen Reports für Analyse und Maßnahmenentwicklung abgerufen werden. Außerdem lassen sich über html-exporte die gesamten Prozessmodelle mit verknüpften Informationen direkt im Intranet veröffentlichen. Die im folgenden cgmunich-report verwendeten Prozesse wurden mit dem Modellierungs-Tool Nautilus erstellt. Dieses Tool nutzt als Grafik ebenfalls Microsoft-Visio und ist relativ einfach erlernbar. 13

14 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management Prozessinformationen und Daten Graphische Modellierung Alphanumerische Datenpflege SQL Datenbank Export Import Export Export XML - Format HTML - Format Reports Abb.: Funktionsprinzip Prozessmodellierungs-Werkzeuge Die folgende Liste stellt eine Systemauswahl gängiger Systeme dar: Unternehmen: System: Homepage: BOC GmbH ADONIS Gedilan Consulting GmbH Nautilus ibo Software GmbH Prometheus IDS Scheer AG ARIS igrafx FlowCharter mineco AG ivyframe ViCon GmbH ViFlow Abb.: Gängige Prozess-Modellierungs-Tools 14

15 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management Beispieldarstellung der Modellierung mit Report Anhand des folgenden Beispiels aus dem Geschäftsprozess Instandhaltung wird der Zusammenhang zwischen grafischer Darstellung und Verknüpfung mit den Informationen aus der alphanumerischen Datenbank deutlich. Das Beispiel stellt den Eingang einer Störungsmeldung über verschiedene Übermittlungswege, sowie deren Aufnahme und Beurteilung mit den entsprechenden Beziehungen zu Funktionen, Ereignissen, Organisationseinheiten, Stellen, Mitarbeitern, Werkzeugen, Dokumenten und Informationen dar. Störungsmeldung via Telefon eingegangen Störungsmeldung annehmen Störungsmeldung angenommen Störungsmeldung ins System eingeben Störungsmeldung ins System eingegeben Störungsmeldung viaintranet direkt im System eingegangen Störungsmeldung aus GLT-System direkt imsystem eingegangen Störungsmeldung via direkt im System eingegangen Störungsmeldung prüfen und beurteilen Störungsmeldung geprüft und beurteilt entweder Störmeldung wirdnicht weiter verfolgt Störmeldung wird weiter verfolgt Abb.: Auszug der graphischen Modellierung aus dem Prozess Instandhaltung 15

16 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management Auszug aus dem Report mit den Informationen zu den Beziehungen: Funktion: Störungsmeldung annehmen Beschreibung: Telefonische Störungsmeldungen werden tagsüber von der verantwortlichen Stelle (Call-Center) angenommen. Funktion: Störungsmeldung ins System eingeben Beschreibung: Der Mitarbeiter des Call-Centers gibt die angenommene Störungsmeldung in das EDV-System ein. Dabei wird über die Leistungsart das entsprechende Gewerk zugeordnet um die Meldung in die Meldeliste des verantwortlichen Mitarbeiters zu übertragen. 16

17 Teil 2 Prozessorientierung im Facility Management Funktion: Störungsmeldung prüfen und beurteilen Beschreibung: Die in die Meldeliste des jeweiligen Gewerkeverantwortlichen eingegangene Störungsmeldung wird gesichtet und geprüft. Dabei wird beurteilt, ob eine Instandsetzungsmaßnahme erforderlich ist nicht. 17

18 Teil 3 Systemunterstützung durch CAFM & SAP Teil 3 Systemunterstützung durch CAFM & SAP Nach Erfahrung der cgmunich-berater ist professionelles Facility Management, gerade in größeren Organisationseinheiten, ohne die Unterstützung von IT-Systemen nicht mehr vorstellbar. 1. CAFM Computer Aided Facility Management Computer Aided Facility Management (CAFM), also computerunterstütztes Facility Management, beinhaltet den Einsatz bzw. die Anwendung von IT-Systemen zur Unterstützung sämtlicher FM-Funktionen. Ein CAFM-System unterstützt somit alle im Facility Management beteiligten Personen und Prozesse und umfasst aufgrund seines ganzheitlichen Ansatzes und der Orientierung am Gebäudelebenszyklus sowohl das strategische Management, als auch die operative Leistungserbringung. Diese Definitionen finden sich gleichermaßen in den theoretischen und wissenschaftlichen Betrachtungen zum Thema IT im Facility Management und den Richtlinien GEFMA 400ff. Demnach sollte ein CAFM-System insbesondere den folgenden Anforderungen gerecht werden: CAFM-Funktionalitäten: Um die Komplexität des Facility Managements abdecken zu können muss ein CAFM-System die elementaren Aufgabenbereiche des FM mit seinen angebotenen Funktionalitäten abbilden können. Dazu zählen neben den Aufgaben der im cgmunich-report dargestellten Prozesse (Instandhaltungsmanagement, Flächen- und Umzugsmanagement sowie Vertragsmanagement) auch Aufgaben wie Reinigungs- und Betriebskostenmanagement, Controlling, Schließanlagenverwaltung usw.. Prozessunterstützung: Die Durchführung sämtlicher Prozesse muss durch Einsatz einer geeigneten Workflow-Technologie begleitet und unterstützt werden. Das heißt, dass die Funktionalitäten nicht nur durch rein statische Tabellensichten abgebildet werden, sondern durch, entsprechend der erforderlichen Abläufe, angeordnete Eingabemasken verknüpft sind, durch automatisierte, systemimmanente Workflows (z.b. Helpdesk, -Benachrichtigung, Freigabeprozeduren etc.) umgesetzt werden. 18

19 Teil 3 Systemunterstützung durch CAFM & SAP Sonstige Anforderungen: Da die zukünftigen Nutzer oftmals von gewohnten individuellen Lösungen (Excel/Access) Abschied nehmen müssen, ist die Benutzerfreundlichkeit für die Akzeptanz und der damit verbundenen Pflegedisziplin eine wichtiges Kriterium. Weitere Anforderungen, auf die im Detail nicht weiter eingegangen werden soll, sind z.b. die eingesetzte Technologie, Customizing, die Qualifikation der Anbieter, schneller Datenzugriff (Performance), Erfüllung der Controlling-Aufgaben und Unterstützung der internen Kommunikation (siehe hierzu auch cgmunich-report 01 vom Januar 2004 Trendanalyse Nutzung von CAFM-Software-Systemen ). ja, arbeiten mit CAFM 62% nein, arbeiten nicht mit CAFM 26% Einsatz von CAFM ist geplant 12% Abb.: Einsatz von CAFM-Systemen Im Rahmen der Nutzerbefragung für den cgmunich-report 01 wurden über 200 Unternehmen (n=222) in Deutschland zum Einsatz von CAFM-Systemen befragt, von denen insgesamt 62% CAFM-Systeme im Einsatz haben. Die damit verbundene Zielsetzung ist in der nächsten Abbildung dargestellt. 19

20 Teil 3 Systemunterstützung durch CAFM & SAP Schneller Zugriff auf Daten 4,80 Controlling 4,67 Verbesserung der Kommunikation 4,59 Erstellen einer einheitlichen Datenbasis 4,28 Prozessoptimierung 4,27 Kostentransparenz 4,07 3,40 3,60 3,80 4,00 4,20 4,40 4,60 4,80 5,00 Wichtigkeitsgrad [5=sehr wichtig... 3=neutral... 1=unwichtig] Abb.: Ziele des CAFM-System Einsatzes Wichtig hierbei ist, dass Prozessorientierung zu den sechs wesentlichen Gründen für den CAFM-Einsatz gehört, aber letztendlich nicht als Selbstzweck sondern als Unterstützung der anderen Ziele, wie z.b. Verbesserung der Kommunikation gesehen wird. 2. System-Übersicht CAFM Die Anforderungen an CAFM-Systeme stellen sich also, gerade was die Abdeckung der erforderlichen Funktionalitäten angeht, als sehr umfangreich heraus, so dass es den speziellen Systemen schwer fällt, sämtliche FM-Prozesse abzubilden. Hinzu kommen Kundenwünsche nach Sonder- und Speziallösungen, was es insbesondere sehr kleinen CAFM-Anbietern ermöglicht, in den Markt zu drängen. So existieren neben den etablierten Anbietern (z.b.: BuiSy, Aperture, FaMe, Nemetschek, Speedikon FM), die ihre Hauptkunden klassischer Weise im Bereich großer Unternehmen suchen, auch Systeme, welche sich auf bestimmte Nischen wie Kommunen, Kliniken Pflegeeinrichtungen konzentrieren. Die Zeitschrift Der Facility Manager veröffentlichte beispielsweise im März 2004 eine Marktübersicht mit den Kennzahlen von 42 CAFM-Anbietern, berücksichtigt man weitere am Markt verfügbare Studien ergibt dies mehr als 50 am Markt angebotene Systeme. 20

21 Teil 3 Systemunterstützung durch CAFM & SAP Die Vielzahl der angebotenen Systeme macht es schwer den CAFM-Markt als Ganzes zu betrachten. Aufgrund der teilweise jedoch gravierenden Unterschiede der einzelnen Systeme ist es ebenso wenig sinnvoll, ein einzelnes System herauszugreifen und im Rahmen dieser Studie den Funktionalitäten von ERP-Systemen gegenüberzustellen. Aus diesem Grund wird unter dem Begriff CAFM in den weiteren Ausführungen ein von den cgmunich-beratern und Analysten definierter Pool von Systemen verstanden, von denen ausgegangen werden kann, dass sie in der Lage sind, die im Folgenden vorgestellten klassischen FM-Prozesse in geeigneter Weise zu unterstützen. Hersteller (Firmenname) Name der Software APERTURE Software GmbH Aperture Version 8 ARCHIBUS, Inc. ARCHI/FM 14.2 AT+C EDV GmbH AT+C Facility Manager FM.7 Bentley Systems, INC, Dt. Niederlassung Bentley Facilities Planer, BF Manager, BF Inquirer BFM Building + Facility Management GmbH KeyLogic conject AG BuiSy 6.0 dg Digital-Graphics AG / dg Digital Graphic GmbH f acts FAME Facilities Management Software GmbH FaMe-FM Graphisoft Deutschland GmbH ArchiFM 7.0 Horstick GmbH Gesellschaft für Gebäudeinformation G-Info IMS Ges. f. Informationssysteme mbh IMSware.CAFM / IMSware.NET INIT GmbH fminit + fmonline 3.0 Kessler Real Estate Solutions GmbH FAMOS Loy+Hutz AG visual FM Nemetschek CREM Solutions GmbH & Co. KG Allfa FT / TT pit - cup GmbH pit - FM Planon Deutschland GmbH Planon FacilitySolution RIB Software AG ARRIBA openfm speedikon Facility Management AG X-WORLD Gesellschaft für Softwareentwicklung und Consulting für Immobilienbewirtschaftung mbh speedikon FM Version 3.1, FM Webdesk X-world Abb.: Übersicht CAFM-Systeme und Anbieter (Auswahl cgmunich) 21

22 Teil 3 Systemunterstützung durch CAFM & SAP 3. CAFM-Knowledge-Base cgmunich Aufgrund der oben beschriebenen Vielzahl von Systemen und Anbietern am deutschen Markt, wurde von der cgmunich GmbH eine Datenbank mit den wesentlichen Anbieterinformationen und spezifischen Systemeigenschaften des oben genannten System-Pools aufgebaut. Abb.: Auszug Herstellerinformationen in der cgmunich-cafm-knowledge-base Mit variabel anzupassenden Bewertungskriterien können somit sehr schnell die erforderlichen Systemeigenschaften, die im Rahmen einer Anforderungsanalyse definiert wurden, im Datenpool ermittelt und bewertet werden. Abb.: Auszug Systemeigenschaften in der cgmunich-cafm-knowledge-base 22

23 Teil 3 Systemunterstützung durch CAFM & SAP 4. Enterprise Resource Planning System SAP In den letzten Jahren hat der FM-Markt neben den klassischen CAFM-Systemen mehr und mehr auch die Präsenz von ERP-Systemen, allen voran SAP zu spüren bekommen. Sogenannte ERP- (Enterprise Resource Planing) Systeme, sind betriebswirtschaftliche Standardsoftware-Systeme, die im Wesentlichen aus den fünf Modulen Finanzwesen, Personalwesen, Fertigung, Logistik und Kundenmanagement bestehen. Verbreitete und allgemein bekannte Systeme sind hierbei: Hersteller (Firmenname) Name der Software Agilisys Automotive GmbH XPPS Microsoft Deutschland GmbH MBS Navision Oracle Oracle ERP Solutions Ordat GmbH FOSS PeopleSoft (Übernahme durch Oracle) PeopleSoft Enterprise One 8.11 SAP AG SAP R/3 SSA Global BAAN Abb.: ERP-Systeme (Beispiele) Die Bedeutung anderer ERP-Systeme ist dabei im Bereich Facility Management als gering einzustufen. Aus diesem Grunde fokussiert sich die Betrachtung dieses cgmunich-reports auf SAP. Die letzten Neuentwicklungen an der Software, aber auch die Teilnahme an Veranstaltungen rund ums Thema Facility Management, wie bspw. an der FM-Messe in Düsseldorf auch an der Expo Real in München zeigen, welche zunehmend wichtige Rolle FM auch in der Unternehmensstrategie der SAP AG spielt. 23

24 Teil 3 Systemunterstützung durch CAFM & SAP Durch Ergänzung um graphische Visualisierungsmöglichkeiten kann SAP sowohl führendes als auch integrierendes FM-Werkzeug im Unternehmen sein. Die Abbildung veranschaulicht die Funktionsunterstützung von SAP im Facility Management. Dabei sind die Prozesse, die genauer betrachtet werden, rot markiert. Es fällt jedoch auf, dass der Bereich des infrastrukturellen FM nicht in der SAP Solution Map für das Immobilienmanagement abgebildet ist, was wohl an der fehlenden Grafikunterstützung liegen mag, die insbesondere in den Abläufen des Flächenmanagements erforderlich ist. In der späteren Analyse der SAP-Unterstützung wird sich jedoch zeigen, dass SAP selbst in diesem Bereich Möglichkeiten liefert, die Prozessabläufe systemseitig zu unterstützen. Immobilien Zugang und Abgang Immobilien Portfolio Kaufmännisches Management Technisches Management Controlling & Reporting Architektur Ausstattung Nutzung Partner Liegenschaften Kaufen Bauen Mieten Verkaufen Vertragsmanagement Konditionsanpassung Umsatzmiete Nebenkostenabrechnung Buchhaltung Drittverwaltung Gebäudebetrieb Wartung & Instandhaltung Mnisierung & Sanierung Planen Buchen & Abrechnen Analysieren Reporting Korrespondenz Abb.: SAP-Solution-Map Immobilienmanagement (Quelle: SAP AG) Das Problem beim Einsatz von SAP im Bereich Facility Management besteht in der systemseitigen Abbildung der relevanten FM-Prozesse, da SAP kein spezielles FM-Modul zur Verfügung stellt. Die Herausforderung liegt somit darin, die einzelnen Komponenten bzw. Module des SAP-Systems an die FM-Anforderungen anzupassen. Dabei wird bei der Konzeption und Einführung eines FM-gerechten SAP-Systems im Wesentlichen auf Funktionalitäten folgender SAP-Module zurückgegriffen: Finanzwesen (FI) Instandhaltung (PM) Controlling (CO) Projektmanagement (PS) Immobilienmanagement (RE) Personalwesen (HR) Materialwirtschaft (MM) Berichtswesen (BW) Im Folgenden wurde im Rahmen einer Unternehmensbefragung die Verbreitung von SAP im Bereich Facility Management hinterfragt. 24

25 Teil 3 Systemunterstützung durch CAFM & SAP 5. Einsatz von SAP und CAFM in der Praxis Im Rahmen der Erstellung des cgmunich-reports 02 wurden insgesamt 100 Unternehmen (Kriterien: Umsatz > 250 Mio. p.a., Firmensitz bzw. Zentrale in Deutschland) befragt. Insgesamt waren davon genau 50 Unternehmen auskunftsbereit (n=50). Die Unternehmen gehören unterschiedlichen Branchen an. Ziel war es eine Übersicht bzgl. des Einsatzes und der Verbreitung von klassischen CAFM-Systemen und SAP, als führendes ERP-System in der Praxis zu bekommen. Die Abb. veranschaulicht die Verbreitung von SAP innerhalb der befragten Unternehmen. Demnach ist bei 78% der Befragten SAP für die Abdeckung einzelner mehrerer FM-Prozesse im Einsatz, nur 22 % verwenden kein SAP im Bereich Facility Management. SAP nicht im Einsatz 22,0% SAP im Einsatz 78,0% Abb.: SAP-Einsatz im Facility Management Die Abbildung auf der folgenden Seite veranschaulicht die Ergebnisse der Umfrage, bzgl. der Verwendung von SAP für das Facility Management. Demnach haben 36 Unternehmen das Modul FI, 38 Unternehmen CO, usw. für den Bereich Facility Management im Einsatz, d.h. in einem Großteil der befragten Unternehmen werden die kaufmännischen Prozesse der Kostenverrechnung und des Controllings mit SAP abgebildet. Daneben finden auch die Module für die Instandhaltung (PM), Materialwirtschaft (MM) und des Personalwesens weite Verbreitung, wohingegen Projektsteuerung (PS), Immobilienmanagement (RE-Classic) 1 und Reporting (BW) nur relativ selten zum Einsatz kommen. 1 Die Nachfolgeversion von RE-Classic, RE-FX wird noch in keinem der befragten Unternehmen eingesetzt und wurde deshalb in dieser Darstellung nicht berücksichtigt. 25

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